Wetenschappelijk neurologisch bewijs: de dagvoorzitter maakt echt verschil

28 januari 2020
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Het modereren en (mede) ontwerpen van het Best Event Awards World Festival in Milaan was een eer: leren, netwerken en interacteren. De sprekerslijst was van wereldklasse, met voor elk wat wils. Voor ons – de professionele dagvoorzitters – was de workshop met Ben Moorsom (Neuroscaping) één van de hoogtepunten.
Ben specialiseert zich in de neurologische en psychologische benadering van events; Hij levert wetenschappelijk onderzoek waarmee we de ervaring van de deelnemers kunnen optimaliseren en waarmee we de doelen van onze bijeenkomsten beter halen. Ik was blij om te horen dat de typische ‘Dagvoorzitter.nl manier’ bewezen effectief is. Wat we al die jaren al deden op basis van ons onderbuikgevoel blijkt wetenschappelijk onderbouwd.

DSC_7775

Dit is wat ik van Ben leerde:

Ons brein is heftig vervuild
We hebben zo veel aan ons hoofd, dat het steeds moeilijker wordt om ons te concentreren op iets nieuws en om echt iets te leren. In ‘onze manier van modereren’ gebruik we veel korte interactie-formats (de basismoderaties) om deelnemers open te stellen voor het volgende programma-onderdeel. Dit helpt de deelnemers om een bewuste afweging te maken van hun behoefte en om zich gericht te focussen op wat de volgende spreker/workshop/sessie voor ze kan betekenen. Onze moderatoren maken voortdurend contact met de deelnemers (in plaats van ze alleen maar te laten zitten en luisteren) en dat helpt ze om te concentreren en afleiding buiten te sluiten.
Als professionele dagvoorzitter is het NIET onze taak om nog meer mentale vervuiling toe te voegen. Het lijkt wel of iedere bijeenkomst deze dagen flitsend en dynamisch moet zijn, maar in mijn visie creëert dat alleen maar meer ruis. Goed meeting design ontwerpt ook ‘rustmomenten’: om na te kunnen denken en verwerken.

Aandacht moeten we geven én verdienen
Je kunt van deelnemers niet verwachten dat ze hun volle aandacht geven aan sprekers/inhoud, zonder dat wij (de organisatoren) daar ons best voor doen. Net zo min kun je eisen dat ze spontaan komen met vragen/ideeën/input. de enige manier om interactie op gang te krijgen is door echt contact te maken met deelnemers en door daar actief in te investeren. En dat is nu precies een belangrijk kenmerk van ónze manier van modereren: we verkleinen voortdurend de afstand tussen podium en zaal; letterlijk (door de zaal in te lopen) en figuurlijk.
Ben zijn onderzoek laat duidelijk zien, dat de aandacht krijgen hard werken is: aandacht kan bij deelnemers al na vijf minuten weg zakken. Strategische interventies door de dagvoorzitter haalt mensen van hun mentale automatische piloot en helpt ze om aandacht te geven aan nieuwe informatie of ideeën. Dat betekent dus, dat de dagvoorzitter met enige regelmaat in beeld moet zijn.

Cognitieve barrieres staan betrokken deelnemers in de weg
Engagement (betrokkenheid) is hét buzzword in ons vak en bij veel event-organizers. Wat blijkt: engagement is niet zo makkelijk te krijgen, als we wellicht denken. Sterker nog: het is ons eigen brein dat betrokkenheid in de weg staat. Onderzoek toont namelijk aan dat mensen tot wel 52% van de tijd mentaal afdwalen.
Wat helpt, is om hier niet tegen te vechten. Afdwalen is een ongecontroleerde gedachte, die niets met het onderwerp te maken heeft, of een willekeurig beeld dat zo maar door ons hoofd schiet. Dat kan de boodschappenlijst zijn bijvoorbeeld, of een aankomende vergadering. Maar slecht is het afdwalen niet. Het is slechts een manier om de hersenen even rust te geven, door even niets over iets belangrijks na te denken. En die mentale pauzes hebben we gewoon nodig.
Als dagvoorzitter moet je dus de grens zoeken: aandacht vragen op de belangrijke momenten, maar voorkomen dat je de deelnemers voortdurend opeist. Een echte professional voelt ook wanneer deelnemers weer even moeten opladen.

Afleiding verlaagt de waardering voor een bijeenkomst
Als je bij de sportwedstrijd van je kind voortdurend op je telefoon kijkt, geniet je minder van de wedstrijd, volgens wetenschappelijk onderzoek. Afleiding kortom, vermindert onze ervaring. En omgekeerd: als je er in slaagt mensen ‘in het moment te laten zijn’, zullen ze je bijeenkomst hoger waarderen. Je kunt je voorstellen dat een hogere waardering leidt tot een hogere kans dat mensen daadwerkelijk iets doen met het geleerde.
Tegelijkertijd laat onderzoek zien dat mensen maar 25-32% van de tijd echt opletten.
De dagvoorzitter kan op twee manieren helpen: om te beginnen door te zorgen dat mensen zo min mogelijk afgeleid zijn en zo veel mogelijk aangehaakt bij de bijeenkomst. Maar belangrijker nog, door te zorgen dat ze opletten, juist op de meest belangrijke momenten en door deelnemers te helpen kiezen wanneer je op moeten letten. De goede dagvoorzitter weet wanneer te handelen: wanneer mensen aan te spreken en wanneer ze tijd te geven om na te denken, te verteren en plannen te maken.

Voorpret verhoogt de waardering
Hoe meer je je verheugt op iets, hoe meer je het zult waarderen, hoe meer indruk het zal maken, hoe groter de kans is dat je iets leert of verandert. Dat wetenschappelijke feit verklaart het succes van twee zaken die wij altijd benadrukken in onze trainingen.
Om te beginnen is er de aankondiging van het volgende programmaonderdeel of de volgende spreker. De waarde van een goed bedachte introductie wordt erg onderschat en wij vinden dat dagvoorzitters daar meer tijd in zouden moeten investeren. Een mooie aankondiging helpt deelnemers zich te verheugen en helpt ze dus meer waarde uit het programmaonderdeel te halen.
Een tweede vorm van ‘gestuurde voorpret’ noemen wij de basismoderatie: kleine interacties die deelnemers aanzetten om alvast na te denken over het volgende onderdeel.
Vergelijk het met een vakantie: hoe meer tijd je steekt in de voorpret (dagdromen, brochures doorbladeren) en in de voorbereiding (reserveren, inpakken, etc), hoe meer je er van zult genieten; volgens onderzoek.

Optimale inrichting van de ruimte en techniek leidt tot hogere concentratie
Als dagvoorzitter vinden we ook de zaalopstelling, licht en geluid (deels) onze verantwoordelijkheid. En onderzoek toont het belang daarvan. Het blijkt namelijk dat slechte ‘omstandigheden’ een groot negatief effect hebben op het leer-/luistervermogen van deelnemers. De reden is vrij simpel: als je brein bijvoorbeeld al zijn aandacht nodig heeft om te kunnen verstaan wat er gezegd wordt (als het geluid slecht is), is er minder hersencapaciteit over om de informatie te verwerken. En als de stoelopstelling niet strookt met de werkvorm, gaat daar aandacht heen in plaats van naar de inhoud..
De dagvoorzitter kan hier een belangrijke rol spelen. Al is het alleen maar door in te grijpen, als er zaken zijn die afleiden.

Ben Moorsom’s algemene conclusie was: ‘Op weg naar het brein van de deelnemer is er enorme concurrentie. Ga niet in gevecht. Help je deelnemers navigeren’. Als dagvoorzitter kunnen wij die navigator zijn!

JJ

 

De mooiste momenten van het Best Event Award Festival

14 januari 2020
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Hoewel de lijst van prachtige projecten die we – als Dagvoorzitter.nl – in 2019 deden vrijwel eindeloos voelt, kan er maar één echt hoogtepunt zijn: Het Best Event Awards World Festival in Milaan. Samen met Salvatore Sagone en zijn briljante ADC-team kwam alles wat wij doen bij elkaar in één grote climax. Ons optreden (met maar liefs 6 dagvoorzitters) werk hoog gewaardeerd door de deelnemers, de top van ons vak. Graag deel ik wat gedachten over dit mooie evenement.

78754164_2854742371204051_1480669771769839616_o

Voor wie ons niet kent: wij leveren professionele dagvoorzitters, trainingen en meeting design. Dus je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen hoe het voelde om gevraagd te worden voor het modereren en (mede) ontwerpen van het Best Event Awards World Festival: het is als spelen in de Eredivisie en is een enorme waardering voor onze vernieuwende manier van modereren.
In Milaan, ontwierpen en modereerden we voor onze vakgenoten en dus waren we extra blij dat de evaluaties extreem positief waren.

Zoals ieder jaar, was het festival verdeeld in drie onderdelen: de pitches, het educatieve congres en de award show. Bij ieder element zijn we trouw gebleven aan de typische Dagvoorzitter.nl manier van modereren: interactief, doelgericht en met de deelnemer centraal.

The Pitches

Op de eerste dag werd er gepitcht: uit alle inzendingen waren de beste projecten geselecteerd en die mochten presenteren voor de jury. Voor ons was dit deel waarschijnlijk het meest uitdagend.
In vier ruimtes werden tientallen projecten gepresenteerd, verdeeld over een aantal categorieën. Om binnen de tijd te blijven en om deelnemers gelijke kansen te geven, was het schema strak en de procedure strikt. Dat gaf onze dagvoorzitters (Hans Etman, Kjell Lutz, Samme Allen en Jan-Jaap In der Maur) weinig ruimte om hun rol te spelen. En toch slaagden ze er in om de energie de hele dag door hoog te houden, met behulp van kleine spelletjes, korte interacties, snelle energizers en door simpelweg waardering te tonen voor het feit dat zo’n dag voor iedereen lang en taai is.
Een paar voorbeelden: In ‘mijn zaal’ liet ik juryleden de high-five run doen (zo veel mogelijk high fives met deelnemers in 60 seconden), vroeg ik de deelnemers om ‘we houden van jullie’ te roepen naar de juryleden (en de juryleden terug naar de zaal: ‘dank, wij ook van jullie’) en droeg ik de juryleden op om de deur uit te lopen, in de zon te gaan staan en met de ogen dicht drie keer diep in te ademen. En als je denkt dat deze  1-3 minuten lange interacties weinig voorstellen, dan had je erbij moeten zijn: het hielp mensen weer op te laden, liet ze zien dat er iemand voor ze zorgde en liet de hele dag voelen als een feestje.

78319301_2869344956410459_1072090945945600000_o 78859377_2869692513042370_5335706638542176256_o

Het educatieve congres

Devolgende dag was er het educatieve congres, gemodereerd door Jan-Jaap. In het design deden we een paar dingen anders dan anders; als uitgangspunten formuleerden we:
1. Minstens de helft van de tijd wordt gereserveerd voor interactie
2. Geen twee sessies zijn hetzelfde
3. Ieder onderdeel leidt tot praktisch toepasbare leerpunten, die meteen in praktijk gebracht kunnen worden
4. Deelnemers voelen zich geliefd, gezien en betrokken
5. Het thema is ‘the nature of events’, de rode draad is ‘co-creation’.

78298692_2869669249711363_3613776639516737536_o 78783013_2869669409711347_7227525408990691328_o 78532012_2869666436378311_8469085340550823936_o

We openden met een spectaculair voorbeeld: Rockin100 is de grootste rockband op aarde en toont de echte waarde van co-creatie. Uiteraard gaven we zelf het goede voorbeeld, door deelnemers mee te laten doen in de openingssong ‘We will rock you’: een aantal weken voor het congres vroegen we om vrijwilligers. we selecteerden er een paar om mee te zingen in de band. En dat was geen makkie: ze moesten thuis al oefenen en repeteerden de avond voorafgaand aan het congres met de band.
Omdat deze deelnemers er moeite in moesten steken en omdat ze zelf op het podium stonden veranderde hun ervaring: ze waren voor het eerst echt onderdeel van het event. Het veranderde – op afstand – ook de ervaring van de andere deelnemers: je collega’s op het podium zien verandert ook jouw gevoel. Mensen worden daardoor meer betrokken en ze doen als vanzelf makkelijk mee in de rest van het event.
The openingsact veranderde zelfs het onvermijdelijke openingspraatje van de organisator. Salvatore Sagone had het lef om ook een stukje te spelen op zijn gitaar en kwam daarmee in een diepere, meer persoonlijk verbinding met zijn gasten.

De eerste keynote – Walter Faaij – liet de deelnemers zien hoe stammen-structuren een bijeenkomst kunnen veranderen en hoe je nieuwe waarden kunt vinden, als je naar events kijkt door de bril van de antropoloog. Ook hier was de aanpak weer zeer interactief. Als moderator hadden we bovendien al vanaf dag 1 stiekem een aantal ‘rituelen’ geïntroduceerd, zodat de deelnemers zich deel van een (tijdelijke) stam gingen voelen.
Wat deze presentatie verder anders maakte, was dat we hem in tweeën hadden gehakt. Aan het einde van deel 1 gaf Walter de deelnemers een onderzoeks-opdracht. Later op de ochtend kwam hij terug op het podium om de bevindingen te analyseren.

78579342_2869668086378146_600305375643697152_o 79379381_2869669926377962_1045855859772489728_o 78889172_2869671939711094_1574076978221285376_o

Nadat de deelnemers samen de opstelling van de stoelen hadden omgebouwd (ook een vorm van co-creatie), had de tweede keynote de vorm van een teamopdracht. Zie het voor je: honderden mensen die met meubels lopen te sjouwen. Het gafvze nieuwe energie in de vorm van een beetje lichaamsbeweging en het liet ze weer voelen dat ze echt integraal onderdeel waren van dit event; hun event.
Na een korte introductie door Michela Russo van Kantar Media, werkten acht groepen aan een serie uitdagingen, allemaal rond de vraag ‘hoe betrek je de deelnemer van de toekomst’? De jury bestond uit een aantal Kantar-millenials. Het winnende team won een speciaal webinar met het Kantar Millenial Lab.

De laatste spreker van de ochtend  Cyriel Kortleven, liet de deelnemers zien hoe ‘creatief denken’ werkt. Dat was precies de lichte, entertainende, maar toch leerzame sessie die mensen nodig hadden aan het einde van een wel besteedde ochtend. Cyriel deed net dat stapje extra, door kleine verwijzingen naar de eerdere presentaties op te nemen in zijn verhaal. Hij knoopte daarmee alle elementen van de ochtend aan elkaar.

The Workshops

Copy of DSC_4727 (1)

Na de lunch konden de deelnemers kiezen uit een keur aan workshops. Onze dagvoorzitters(Hans, Kjell en Jan-Jaap, plus Desiree Hoving) deden extra hun best om het echte WORKshops te laten zijn, in plaats van de bekende lange presentaties voor kleinere groepjes. De uitdaging was bovendien om ze schaalbaar te maken voor iedere groepsgrootte, omdat deelnemers volledig vrij waren in hun keuze. Een sessie kon dus net zo goed 8 als 80 deelnemers hebben.
De gespreksleiders deden de voorbereiding in nauw overleg met de sprekers. Ook zij moesten werkelijk tijd en aandacht investeren, om workshops zo interactief en leerzaam mogelijk te maken. In de sessies waren we er om de sprekers te helpen zich aan te passen aan het aantal  deelnemers en belangrijker nog: aan hun behoeften.

Copy of DSCF5041 Copy of DSC_4775 Copy of DSC_4746

Al met al had het educatieve congres de ‘dagvoorzitter.nl handtekening’: echt contact maken verkiezen boven een ‘gelikte show’.

De Award Show

77394928_2854750544536567_6784081060859740160_o

“s Avonds modereerden Jan-Jaap samen met Sandy Nijhuis het laatste deel van het festival: de award show. OOk hier maakten we een paar heldere keuzes:

1. Het moest de snelste BEA award show ooit worden
2. We gingen de awards in hoog tempo uitreiken; geen eindeloze, ceremoniële plichtplegingen. Daarmee creëerden we ruimte voor:
3. De deelnemers moesten zich echt onderdeel voelen van de viering, op ieder moment tijdens de avond. Normaal gesproken zitten mensen bij dit soort gelegenheden verveeld te wachten op hun categorie. Wij wilden dat ze zich gedurende de hele ceremonie gezien en geliefd zouden voelen.

78371278_2854748891203399_4293454522619002880_o 77227449_2855157087829246_2666097693406789632_o 78258190_2854744134537208_1667703812120379392_o

Dus wat hebben we gedaan? De awards zelf werden uitgereikt in een zeer gestructureerd, waanzinnig snel format. Jan-Jaap en Sandy deden om de beurt een categorie, beiden vanaf hun eigen kant van de catwalk. Zo kon een nieuwe catergorie meteen beginnen, zodra de andere was afgerond (zelfs terwijl de foto’s van de winnaars nog gemaakt werden). Door deze strakke regels kwamen publiek en genomineerden in een ritme, waardoor we iedere categorie in anderhalve minuut af konden handelen (inclusief het aankondigen van de genomineerden, het bekend maken van goud/zilver/brons en het maken van de foto’s).
Na een aantal uitreikingen werden deelnemers het enorme tempo moe. Precies op die momenten hadden we een aantal publieksinteracties gepland (daarbij geholpen door Hans. Hij liep door de zaal, terwijl Sandy en Jan-Jaap werkten vanaf het podium). We lieten deelnemers naar elkaar zwaaien, foto’s maken, voor elkaar juichen, de jury bedanken, de wave doen en de staande ovatie oefenen voor de winnaar van de Grand Prix.
Het zorgde er voor dat mensen zich onderdeel voelden van de avond, in plaats van alleen maar toeschouwer. In plaats van een volledig gedramatiseerde show, maakten we er een feestje van, waarbij iedereen zich betrokken en welkom voelde.
We zeggen speciaal ‘duizendmaal dank’ tegen de event-teams van ADC, Next Group en Clonework, voor het vertrouwen, omdat ze steeds mee durfen te gaan in onze idiote ideeën en voor het ontwerpen van de beste staging en grisch ontwerp ooit. Ze zorgden ervoor dat wij precies de show neer konden zetten die we voor ogen hadden.

Het allermooiste compliment kregen we tijdens de afterparty (en nee, die persoon was niet volledig dronken). Iemand zei: ‘Misschien moet het BEA World Festival volgend jaar het BEA World Festival maar winnen’.

JJ

Vernieuwende formats en geweldige foto’s van Conventa Crossover

11 september 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Onlangs was ik weer dagvoorzitter in Ljubljana (Sloveni), tijdens de Conventa Crossover Conference. Het was weer een event om te onthouden, met dank aan de organisatie n de deelnemers. Graag deel ik een paar formats uit het meeting design, die we gebruikten om te zorgen voor interactie, betrokkenheid en energie.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-45

Maar eerst wil ik ook de fotograaf (Matjaz Tavcar) bedanken, voor het maken van de perfecte dagvoorzitter-foto! Hij laat wat mij betreft precies zien waar mijn vak om draait. Er zijn twee dingen die me opvallen aan het plaatje (zie hier boven):

1. De spreker is scherp, de dagvoorzitter niet. En zo hoort het. Want de spreker is de held van het verhaal; de gespreksleider is slechts zijn ‘trouwe assistent’. De spreker die je ziet is Patrick Roubroeks (Xsaga) … wat was hij goed!

2. De dagvoorzitter luistert weliswaar naar de spreker, maar observeert het publiek. En dat is ook precies waar zijn focus hoort te liggen. Het gaat immers om de deelnemers; de spreker is er om hen te dienen.

Maar goed, terug naar de formats die ik beloofde. We deden een paar dingen anders, deze keer:

Opening

In tegenstelling tot de meeste events, was deze opening niet ‘groots en luid’, maar eerder intiem en persoonlijk. Als dagvoorzitter zat ik op de rand van het podium, vertraagde en gaf deelnemers de kans om te reflecteren op mijn vragen. Het zorgde voor een ontspannen, informele sfeer, nodigde deelnemers uit om hun persoonlijke uitdagingen te benoemen en hielp iedereen zich open te stellen en te delen. Met dat gevoel gingen de deelnemers meteen daarna naar de workshops.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-5

Keynotes campfires

Na de workshops waren er twee keynote sprekers. De eerste sprak eigenlijk niet eens, maar interacteerde en co-creerde met de deelnemers. We vroegen deelnemers om te komen met wilde ideen voor events. Patrick Roubroeks voorzag de suggesties van commentaar en gaf iedereen zo een leerzaam inzicht in zijn creatieve manier van denken.
Verder waren er geen plenaire Q&A’s, direct na de sprekers. In plaats daarvan kregen beiden een persoonlijk hoekje, nadat ze allebei gesproken hadden. De deelnemers konden vrij kiezen: met n van de twee nog wat door praten in een kleinere setting, of email checken, ntwerken etc.
Deze keynote campfires zorgden ervoor dat de sprekers alleen maar tijd hoefden te investeren in diegenen die cht genteresseerd waren en dat ze juist die mensen ook hun volle aandacht konden geven. vergelijk dat eens met de ‘normale’ situatie, waar vaak honderd man ongeduldig zitten te wachten, totdat slecht 10 mensen hun vragen hebben gesteld. Bovendien droeg ook dit weer bij aan de intime sfeer die zo kenmerken is voor Conventa Crossover.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-54

Panel

Nog een format dat we hebben ingezet, was ‘panel on demand’. Zo zag het eruit:

Om te beginnen vroegen we de deelnemers te helpen bij het verbouwen van de ruimte. In plaats van de klassieke opstelling met drie mensen op het podium, werden de stoelen in en vierkant geplaatst; in het midden bleef er plek over voor het panel.
Vervolgens hoorden de deelnemers dat ze de keuze hadden uit vier onderwerpen (allemaal binnen het overkoepelende thema van het panel). Elk onderwerp correspondeerde met n van de vakken in het vierkant. Iedereen moest zijn favoriete onderwerp kiezen en plaats nemen in het bijbehorende kwadrant. Dat leidde ertoe dat 40% van de deelnemers in n vak zat, terwijl er in een ander vak maar 6 mensen zaten.
Het panel draaide zijn stoelen vervolgens naar het vak met de meeste mensen en besteedde de meeste tijd aan dit onderwerp. Na drie keer draaien was het minst populaire onderwerp aan de beurt. Ieder pannellid mocht daar twee zinnen aan wijden. Over het geheel genomen was dit een leuke, lichte vorm met stevige inhoud. Het publiek was actief betrokken, omdat het panel zich liet leiden door hn wensen. En ze waren vol energie, omdat ze fysiek actief waren geweest.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-69

Awards

Er was ook tijd gereserveerd voor de Conventa Crossover Awards. Meestal helpt dit onderdeel de energie om zeep: er waren 16 deelnemers, die allemaal de kans moeseten krijgen om te pitchen. Het oorspronkelijke – maar tamelijk traditionele – idee was om iedere finalist 10 minuten het podium te geven. Dat zou een zit van 2 (!) uur betekend hebben, en dat is voor niemand leuk.
Tegelijkertijd wilden we de pitches ook niet t kort laten zijn. We wilden deelnemers namelijk niet alleen laten stemmen, maar ze ook iets laten leren van de projecten. Dit was onze oplossing:

Allereerst mocht iedere finalist een video veryonen van 90 seconden, aangevuld met een pitch va 30 seconden. Dus slechts 2 minuten in totaal. Daarna kreeg iedere finalist een statafel toegewezen. In vier rondes van 15 minuten hadden deelnemers daarna de kans om maximaal vier projecten te bezoeken, om daar vragen te stellen en meer informatie te krijgen.
Wederom betekende dit, dat deelnemers allen tijd hoefden te investeren in projecten waar ze cht in genteresseerd waren. En de finalisten hoefden alleen te presenteren aan mensen die cht wilden luisteren. Uiteindelijk hadden somigge projecten zo vier rondes lang hun tafel vol en spraken anderen maar maar een heel klein groepje mensen. Is dat eerlijk? Misschien niet. Maar h … dit was een wedstrijd!

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-108

Anarchy Session

een laatste format dat ik wil delen, is de Anarchy Session. In een open space format mochten deelnemers vrijuit kiezen, waar ze het over wilden hebben. We vroegen ze om na te denken over de toekomst van ‘het vak’ en de belangrijkste uitdagingen. Iedereen die de dialoog aan wilde gaan over een bepaald vraagstuk, kon n van de ‘conversation corners’ claimen. Iedereen die naar zo’n hoek toe wilde gaan om mee te praten was welkom.
het werd een hele dynamische sessie, waarin mensen ideen uitwisselden, kennis deelden en netwerkten.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-91

Shits happens

En van de keynote sprekers had als thema ‘shit happens’… en hij bleek gelijk te hebben: de afsluitende keynote spreker kwam niet opdagen. Met een goede reden, maar toch: we hadden een uitdaging.
Eerder stoppen was geen optie, want dat lukte niet met de catering n met de geplande award show. Dus, wat te doen?
Gelukkig hadden we wel de Powerpoint presentatie van de spreker; gelukkig waren de deelnemers inmiddels genoeg vertrouwd met elkaar om een beetje keet te kunnen schoppen. En dus besloten we om een groepsgewijze’powerpoint karaoke’ te doen: bij iedere nieuwe slide gooide ik mijn catchbox naar iemand in het publiek. Diegene moest zich dan al improviserend een weg slaan door die slide.We hadden lol n we leerden ook nog iets.

Ik hoop dat ze me volgend jaar terug vragen voor Conventa Crossover. Dit is namelijk echt een uniek event, dankzij de breidwilligheid van iedereen om te delen en te experimenteren!

Jan-Jaap

Energizers & entertainment: droom van iedere dagvoorzitter … of drama?

4 september 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Elke zichzelf respecterende dagvoorzitter heeft ze op het repertoire: energizers. Iedere organisator zet het van tijd tot tijd op het programma: entertainment. Ze doen beiden wonderen, mits met zorg gekozen. Helaas doen deze ‘leukigheden’ net zo vaak schade aan de uitkomsten van bijeenkomsten.

1933661_10154021280679493_2339704884382838670_o

Vraag er naar bij deelnemers en je krijgt zonder enige twijfel een paar horrorverhalen te horen: over het congres dat opende met een briljante act, om meteen daarna de bezoekers in een diepe slaap te sussen. Of dat moment dat de dagvoorzitter iedereen mee laat doen aan een rondje buikdansen, waardoor iedereen zich ongemakkelijk voelt. Misschien wel de zaal vol mensen die allemaal denken ‘daar gaan we weer’, als ze gevraagd wordt de nek van degene voor zich te masseren. Of de zoveelste keer dat je moet praten met degene naast je, zonder dat je precies weet waarom.
Aan de andere kant weten we allemaal dat een bijeenkomst succesvoller is, als we de informatie en de leermomenten ‘makkelijk verteerbaar’ maken. Dus waar ligt dan de balans? Hier zijn een paar tips om rampen te voorkomen.

Laat het over inhoud gaan

Mensen zijn bereid alles te doen – en leuk te vinden! – als ze begrijpen waarm ze het doen. Kies de formats daarom zorgvuldig en zorg dat er een heldere connectie is met het onderwerp van de dag, met het voorliggende leerpunt of met het specifieke programmaonderdeel.
Deelnemers praten namelijk echt graag met hun buurman, zo lang ze maar duidelijk is wat ze erbij te winnen hebben.

Zorg voor een doortimmerd ontwerp

De algemene regel is even scherp als simpel: als je energizers en acts nodig hebt, is je programma kennelijk niet goed ontworpen. Want laten we eerlijk zijn: in te veel gevallen zijn ze alleen bedoeld om te verhullen dat het programma waardeloos is. Maar luister: je deelnemers zijn niet dom, daar trappen ze niet in. En dit is dus precies waarom ze de energizers (en dus jouw event) haten.
Investeer dus in het ontwerp van een geweldige bijeenkomst. Zorg dat de stevige inhoud verpakt is in een afwisseling van formats, zaalopstelling, aansprekende leermomenten etc. en je hoeft je geen zorgen te maken. Als deelnemers iedere stap in het dagschema leuk en interessant vinden, komt de energie vanzelf. Ook zonder noodgrepen!

Laat ze hard werken

We zijn veel te veel bezig met ‘het leuk maken’, terwijl lol hebben nooit een doel op zich is. Ja, als je een vrijgezellenfeest organiseert, dan draait het alleen maar om de pret. Maar als je naar een congres gaat, zoek je inhoud, kennis, inzichten en netwerken; energie en entertainment zijn echt alleen een middel.
In het algemeen krijgen mensen energie van hard werken. Zolang het harde werk gaat over hun passie, problemen en perspectieven. Dus als je zoekt naar nieuwe energie, kijk dan eens verder dan ‘lol hebben’ en laat ze zweten. Nog niet overtuigd: vergelijk het met de sportschool. Na een uurtje bikkelen kom je bekaf thuis. Maar je bent wel heel erg lekker moe.

Pluk de dag

Wat gisteren werkte hoeft dat vandaag niet weer te doen. Dus hou op met iedere hetzelfde trucje te doen. Vul je gereedschapskist met allerlei verschillende vormen, en kies daaruit steeds de juiste. Kijk naar onderwerp, context, doelgroep. Wissel vormen af en ontwikkel gaandeweg regelmatig nieuwe.

Doe het voor de deelnemer

Laat jezelf leiden door de mensen in de zaal. Observeer, luister en voel wat zij nodig hebben. Als je de energie eruit volt lopen, handel! Als je goed naar je deelnemers hebt gekeken, zul je op ieder moment weten wat te doen. Dit gaat over het maken van de echte connectie.
Je zult dan ook merken dat je niet te veel moet willen en vooral: niet te snel. Aan het ende van de derde congresdag kan zelfs buikdansen werken (soms …). Maar meteen na het openingswoord op dag 1 voelen mensen zich gewoon nog niet veilig genoeg om voor gek te staan voor 200 anderen!

Leef in het moment

Energizers kun je niet volledig vooraf plannen. Energie moet je leveren, als het nodig is. Blijf daarom scherp en kom in actie, als de boel inkakt.
Massages zullen maar zelden werken, maar soms is daar ineens het moment van uitzondering.

Zorg voor het perfecte einde

De slot-act zou meer moeten zijn dan een manier om deelnemers wakker te krijgen net voor de borrel of om ze te belonen voor het feit dat ze niet eerder vertrokken zijn. Het zou de dag aan een effectieve conclusie moeten helpen. De ideale afsluiter is daarom fris, positief, verbindend, scherp, gerelateerd aan de inhoud. Het entertainment zet een duidelijke punt, bekrachtigd uitkomsten en vat afspraken samen. En ja, dan mag het ook best leuk zijn.
De laatste minuten zijn geen goed moment om wonden open te rijten, want er is geen tijd meer voor hechtingen. Dus waarom dan een comedian programmeren die iedereen nog even snel beledigt, of een dansact die niemand iets zegt? De beste performers (en ik ken er een aantal) snappen wat bijeenkomsten doen, snappen wat hun rol is en pakken die met verve. Als je een afsluitende act huurt, neem er dan eentje die je bijeenkomst opstuwt naar een grotere hoogte.

Conclusie

Als je goed ontwerpt heb je minder energizers en entertainment nodig. En als je ze inzet, zorg dan dat ze cht iets toevoegen aan content, communicatie en connectie.

 

Sponsors: hoe maak je ze blij, zonder je deelnemers te irriteren?

15 juni 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

We snappen allemaal, waarom we sponsors nodig hebben; toch? Tegelijkertijd begrijpt iedereen, waarom deelnemers een hekel hebben aan de gesponsorde delen van een programma … toch? De uitdaging is dus om dit ‘gearrangeerde huwelijk’ tot een gelukkige te maken. Vanuit onze ervaring als interactie deskundigen hebben we een paar suggesties.

sponsored by

Maak keuzes

Partners koppelen is succesvoller, als iemand echt tijd en moeite investeert in het maken van de match. Als organisator moet je daarom wellicht niet zo maar iedere sponsor accepteren, die je toevallig kunt krijgen (en ja, ik weet dat het moeilijk is om dat geld te laten liggen … maar wees dapper). Kies alleen die sponsoren die cht passen bij de inhoud van de bijeenkomst en die werkelijk waarde hebben voor de deelnemers. Daar maak je alle partijen gelukkiger mee.

Denk als een deelnemer

Zorg er voor dat je sponsoren volledig begrijpen wat de deelnemers nodig hebben. En laat ze zichzelf vervolgens presenteren vanuit dat perspectief. Daar worden zowel de sponsor, als de deelnemer beter van. Dat betekent dus dat jij – de organisator – tijd moet investeren: scan de presentaties van de sponsoren en bespreek ze, waar nodig.
Immers: een sponsor koopt het recht om zichzelf te laten zien, maar niet het recht om de deelnemers te vervelen tot ze in slaap vallen. Zelfs al betalen ze flink, het is ok om streng te zijn tegen je sponsoren.

Ontwerp en zorg voor interactie

Ook bij de inzet van sponsoren zouden we moeten zoeken naar formats die de deelnemer centraal stellen en die hen toegevoegde waarde leveren. Laat een sponsor eens minder presenteren en meer interacteren. Zoek eens naar hun gedeelde belang, zodat ze echt met elkaar in gesprek komen. En als een sponsor daar niet voor open staat … zoek een andere!

Een paar ‘deelnemer-gerichte’ sponsor formats zijn (en sommige zijn prima te combineren):

Vragenvuur: De sponsor staat op het podium, maar presenteert niet. Hij/zij beantwoordt uitsluitend gerichte vragen uit het publiek

Case-study: Haal een paar echte problemen uit de zaal, waar deelnemers mee worstelen. In plaats van een plat verkooppraatje te houden, gebruikt de sponsor zijn expertise om deelnemers te helpen deze real-life problemen op te lossen. Als alternatief kun je de zaal laten werken aan een fictieve case, waarbij de sponsor optreedt als coach.

Buzzword bingo: Bepaal een aantal dingen die de sponsor niet mag zeggen (bijvoorbeeld: “ons product…”). Als de bingo kaart vol is, krijgt de betreffende sponsor een ‘straf’ (liefst wel een ludieke).

Quick tour: alle sponsoren hebben een stand. Vervolgens breng je een carrousel op gang, waarbij alle deelnemers bij iedere stand een presentatie van n minuut krijgen. Later kunnen ze dan gericht terug naar enkele stands van hun keuze, om verdiepende vragen te stellen.

Gepland netwerken: programmeer tijdvakken, wanneer deelnemers tijd krijgen om met een paar sponsors te praten. Mensen kunnen per tijdvak inschrijven op 1-2 sponsoren (maak eens gebruik van NetworkTables). Sp0nsoren zullen zo niet met iedereen kunnen praten, maar weten zeker dat ze mensen aan de stand krijgen die cht interesse hebben in hun aanbod.

Sponsor hackathon: aan iedere tafel werkt een sponsor aan een bepaalde case. In een open-space format mogen de deelnemers daarna zelf kiezen aan welke tafel(s) ze een bijdragen willen leveren.

Panellist: sponsoren nemen als expert zitting in een panel. Dit helpt ze om mee te praten over een onderwerp, in plaats van over hun product. Doen ze dat goed, dan wekken ze vanzelf interesse in hun product.

Sponsor-quiz: doe een paar rondes in een quiz-format, verspreid over het congres. Stel 3-5 vragen per sponsor en laat die de antwoorden uitleggen. De winnaar gaat naar huis met een mooi prijzenpakket, aangeboden door de sponsoren.

Samenvattend: werk alleen met sponsoren en formats, die werkelijk toegevoegde waarde hebben voor de deelnemers. Alleen op die manier gaan alle betrokkenen tevreden naar huis.

Jan-Jaap

Geen sprekers meer … experts, alsjeblieft!

20 oktober 2017
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Wat gebeurt er, als je een spreker op het podium zet? Precies, dan spreekt hij of zij! Deelnemers leunen achterover en luisteren (in het meest gunstige geval); de spreker praat … soms eindeloos en oeverloos. Wat zou er nu gebeuren, als we ze niet langer ‘spreker’ zouden noemen, maar het alleen nog maar zouden hebben over ‘experts’? Dat zou een eindeloze bron aan interactieve, verbindende mogelijkheden openen. En dat is precies waarom wij - de dagvoorzitters – geen sprekers meer op het podium willen. Wij willen experts!

people-sleeping

In onze Workshop Interaction Design nemen we het gemiddelde, traditionele congres als startpunt. Want dat is toch nog steeds de standaard: een lange rij sprekers. En dan nemen we onze deelnemers mee op een zoektocht naar alternatieven die ieder programmaonderdeel leuker en effectiever maken. Het mooie van deze opties is dat ze geen van allen meer tijd of geld kosten. Maar ze zorgen wl voor meer betrokkenheid tussen expert en deelnemers. Dit zijn een paar mogelijkheden:

Het gemodereerde interview

In plaats van een presentatie door de spreker, kan de dagvoorzitter hem ook interviewen. Dit zorgt er voor dat de belangrijkste vragen gesteld worden, dat vanuit hn perspectief in de behoeften van de deelnemers voorzien wordt en dat er interactie is tussen zaal en podium.
Heb je deze stap eenmaal genomen, dan opent zich een keur aan mogelijkheden om de deelnemers ook echt actief te betrekken bij het verhaal van de expert: vragen voorbereiden in groepjes, een stemapp gebruiken om de belangrijkste uitdagingen te bepalen, enz.

een andere vorm van een gemodereerd interview is het panel-gesprek. En ja, we weten het: in de meeste gevallen zijn panels dodelijk saai en oninteressant. Maar geloof me: mits goed voorbereid en uitgevoerd, kunnen panels inspirerend en energiek zijn!

Het participatieve interview

In een ‘gewoon’ interview’ door de gespreksleider is de expert nog steeds leidend. Als je nog een stap verder zet, zijn het de deelnemers die de expert direct ondervragen. De dagvoorzitter begeleidt in dat geval het proces alleen nog maar.

Een bekend format is de town-hall meeting of ook wel college tour: de expert staat (of zit) alleen maar op het podium om vragen van het publiek te beantwoorden. Mocht het toch een beetje te eng zijn, om het initiatief volledig bij de deelnemers te leggen (bijvoorbeeld omdat een minimale inhoud gegarandeerd moet zijn), laat de dagvoorzitter het gesprek dan indelen in een aantal heldere hoofdstukken en geef de expert toestemming om ieder hoofdstuk te openen met 1 minuut presentatie. Of maak gebruik van korte video-clips.

Een andere variatie is het zogenaamde kampvuur-gesprek, vooral geschikt voor wat kleinere groepen: De expert en de deelnemers zitten in een kring (als het ware rond een kampvuur), als gelijken. De expert mag openen met 1-2 minuten presentatie, maar daarna is het initiatief volledig aan de deelnemers en hun vragen. Het mooie aan dit format is de intimiteit. Deelnemers en expert voelen zich daardoor veel vrijer om werkelijk naar elkaar te luisteren en op elkaar te reageren.
Zelf gebruik ik deze vorm regelmatig in de ‘dying moments’ (dat zijn ze soms bijna letterlijk) van een congresdag, wanneer er vaak minder mensen in de zaal zitten. Het aanpassen van de zaalopstelling brengt dan nieuwe energie en verbinding.
Maar, zul je wellicht zeggen, dit werkt alleen met kleinere groepen en ik heb 300 man in de zaal. Een terechte tegenwerping, maar denk dan eens aan deze optie: in plaats van alle experts na elkaar op het podium te zetten voor een plenaire zaal, kun je ze ook 6 keer laten spreken in een carrousel. Dat betekent kampvuursessies met 50 mensen!

TV-formats

Er is een keur aan TV-programma’s met een rol voor experts, die met een paar kleine aanpassingen prima naar het podium vertaald kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan De Wereld Draait door, Zomergasten, Nieuwsuur, Klasgenoten, diverse talkshows en ga zo nog maar even door. Het fijne is, dat deelnemers de vorm meteen herkennen en daardoor direct ‘in het verhaal’ zitten. Maar let op: ieder TV-format heeft voor- en nadelen, dus kies met zorg. De talkshow zoals Arjan Lubach die doet, zorgt meteen voor energie … maar tegelijkertijd is de vorm wel een beetje oppervlakkig. Op sommige momenten op een dag, is dat precies wat je nodig hebt. Op andere momenten is een andere vorm wellicht beter.
Hetzelfde geldt overigens voor de gespreksleider: niet iedere professional is geschikt voor ieder format. Dus als je het interaction design rond hebt, kijk dan goed wie er het beste zou passen.

Als je op zoek gaat naar TV-formats, ben je geneigd eerst naar de meer inhoudelijke opties te kijken: talkshow/interview-format/journalistieke programma’s. Maar durf ook eens verder te gaan! Stel je eens voor dat je dit Out-of-the-box format zou gebruiken, waarbij de expert reageert op de uitkomsten. Of deze misschien, waarbij de expert rond loopt en reflecteert op wat hij ziet. Hoe veel sterker zou dat zijn, in vergelijking tot een spreker op het podium!?

Nog een laatste suggestie in deze categorie: waarom niet eens een wat speelser TV-format geprobeerd? Neem bijvoorbeeld ‘Dit was het nieuws’, waarin 4 experts een vriendelijke strijd met elkaar aan gaan. Het zou de bijeenkomst minimaal enorm opfrissen.

Case Study

Het nadeel van veel sprekers is dat ze vooral hun eigen verhaal vertellen en het aan de toehoorders laten om dit te vertalen naar hun eigen dagelijkse praktijk. Door de spreker te vervangen door de expert, kun je dit omdraaien. Het is zo krachtig om deelnemers eerst aan een case te laten werken, een opdracht te laten doen of een voorbeeld uit hun eigen praktijk in te laten brengen. De expert kan daar dan op reageren en fungeren als side-coach.
In plaats van een zaal vol luisteraars, zie je dan groepjes en/of individuen werken aan een taak. De expert is er – onder leiding van de dagvoorzitter – om ze te helpen als ze vast lopen of om leerpunten te benoemen, als ze die eenmaal aan den lijve hebben ondervonden.

Spelletjes

We weten allemaal dat ook volwassen beter leren, als ze spelen. Dus laten we eens een pub-quiz organiseren in plaats van een rechtoe-rechtaan presentatie. De teams strijden om ‘de beker met de grote oren’, de expert verklaart de antwoorden of treedt op als jury. Iedereen heeft meer lol n luistert beter.
Op neem een willekeurig gezelschapsspel en maak er een expert-format van. Wat dacht je van Ganzenbord, waarbij deelnemers op ieder vak een vraag mogen leggen, de expert de dobbelsteen gooit en antwoord geeft op welke vraag er ook boven komt.

Debat-dialoog

Laat deelnemers eens eerst met elkaar praten. De lijst mogelijkheden is eindeloos: Lagerhuisdebat, tafellakensessies, Lego Serious Play … alles wat ze aan het denken zet over het onderwerp, voordat de expert aan het woord komt om op hun bevindingen te reageren. Ik durf te wedden dat de expert zijn verhaal beter aan zal sluiten bij de behoefte van de deelnemers n dat zij met meer aandacht zullen luisteren.

Deelnemers als experts

Waarom zou de expert op het podium moeten staan? En waarom zou het pers iemand van buiten de groep moeten zijn? In veel gevallen zit de echte expertise in de zaal, bij de deelnemers. Dus laten we de spreker niet behandelen als de alles-wetende half-god. Maak hem deel van de groep en zoek de kennis ook daar. Als je de expert en de deelnemers samen laat werken en samen laat zoeken naar antwoorden, gebeuren er wonderen.
Ooit werkte ik met een keynote spreker die de dag opende en er daarna op stond om de hele bijeenkomst aanwezig te blijven. Hij nam deel aan alle gesprekken, verwees voortdurend terug naar zijn presentatie, stelde vragen, leerde zelf nieuwe dingen en hielp deelnemers de vertaling te maken naar hun eigen situatie. Deze spreker voelde zich niet groter dan de deelnemers, maar maakt de deelnemers groter!

Conclusie

Ik zou nog eindeloos door kunnen gaan met het noemen van formats met een expert in de hoofdrol. En jullie ook, als je jezelf toe staat om creatief te zijn.
Dus mogen we het woord ‘spreker’ alsjeblieft verwijderen uit het woordenboek? Hem of haar gebruiken als expert maakt bijeenkomsten leuker n effectiever. En dat is in ieders belang: deelnemers, dagvoorzitter, organisator en spreker … sorry: expert!

Het waarom van de dagvoorzitter: openen, verteren, vertalen, toepassen.

2 juli 2017
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Waarom doen dagvoorzitters wat ze doen? Waarom gebruiken ze de interactie-formats die ze gebruiken? Wat is hun werkelijke toegevoegde waarde en hoe profiteer je daar maximaal van?
Deze vragen kun je alleen beantwoorden, als je een dieper begrip hebt van het waarom van de dagvoorzitter.

16177663_10154914531954493_2012640785359463232_o

 

Echt effectieve gespreksleiding is heel veel meer dan zaken soepel laten verlopen (zoals het in het woordenboek staat). Het gaat over interactie, verbinding, dynamiek.Er zijn een paar redenen voor de dagvoorzitter om zijn mond open te doen en contact te maken met de deelnemers; een paar doelen die zijn interventies kunnen dienen.

Open de geesten:

Als je wilt dat mensen informatie opnemen, iets leren of veranderen, is het van wezenlijk belang dat hun geest open staat. De dagvoorzitter kan daar een belangrijke rol in spelen. Voorafgaand aan een spreker, een workshopronde, een panel of welk programmaonderdeel dan ook, kan hij helpen ze aan te zetten voor wat er komt.
Een goede dagvoorzitter heeft een breed scala aan opties in zijn gereedschapskist. In de basis vallen die allemaal in een paar categorien (en kosten ze geen van allen veel tijd of geld):

  • Je kunt de deelnemers een vraag stellen, ze daar even op laten kauwen en dan vragen om reacties.
  • Je kunt deelnemers ook een opdracht geven, om bijvoorbeeld iets te tekenen, bouwen en schrijven.
  • Je kunt ze met elkaar laten praten; of met zichzelf (je zult verbaasd zijn hoe krachtig het is om mensen priv reflectietijd te geven)
  • En ga zo maar door

Verteren:

Tijdens de meeste bijeenkomsten proppen we deelnemers vol met informatie en inspiratie, zonder ze tijd te geven om te slikken. Het heeft veel weg van het voeden van de ganzen voor foie gras.Goed dagvoorzitterschap betekent: bewust tijd reserveren, om mensen te laten reflecteren op wat ze net geleerd hebben. En daar steeds de best passende vorm voor zoeken. Dit zal ze helpen om een bewuste keuze te maken, wat ze willen onthouden.
Je kunt dat op een aantal manieren doen:

  • Deelnemers de hele dag door aan een concreet project laten werken (individueel of in groepen) en daar na ieder programmaonderdeel tijd voor reserveren.
  • Ze simpelweg tijd en soms de duidelijke opdracht geven om aantekeningen te maken.
  • En ook hier weer: ze met elkaar laten praten, in n van de vele beschikbare formats.
  • En ga zo maar door

NB: als je een Q&A in het programma op neemt, plan dan ook verteer-tijd in. Het is namelijk niet eerlijk om van deelnemers te verwachten dat ze een briljante, relevante vraag hebben, 3 seconden nadat de spreker heeft afgerond. In een eerdere blog gaf ik al een paar Q&A-tips.

Vertalen:

De volgende stap is om deelnemers te helpen om hetgeen ze net verteerd hebben te vertalen naar hun dagelijkse praktijk. Immers: bijeenkomsten zijn (bijna) altijd in een ruimte die ver weg is van de werkelijke werkplek, de echte situatie of het concrete probleem.Een goede moderator vindt manieren om mensen zich (in hun hoofd) te laten verplaatsen naar de wereld buiten.
Dat kan bijvoorbeeld inhouden:

  • Mensen vragen hun ogen te sluiten en zich voor te stellen wat het effect gaat zijn van wat ze net geleerd hebben op bijvoorbeeld hun werk.
  • Ze opdragen om de perfecte situatie, zoals ze die net hebben leren zien, te tekenen. Op een platte grond bijvoorbeeld.
  • Een gesprek met alle aanwezige stakeholders over het perfecte plaatje.
  • Of welke creatieve oplossing je dan ook maar kunt bedenken

Toepassen:

Als mensen geen actie ondernemen, verandert er niets en is de bijeenkomst verspilde tijd. De dagvoorzitter kan helpen om echt resultaat te boeken, na ieder onderdeel en aan het eind van de dag.De truc is hier, om mensen ter plekke in actie te laten komen. Tevreden zijn met hun belofte dat ze morgen actie zullen ondernemen, heeft het risico in zich dat ze die belofte zullen breken.
De manier om dit voor elkaar te krijgen, is door deelnemers al tijdens de bijeenkomst werkgroepen te laten vormen, afspraken in de agenda te laten zetten of processen te laten opstarten (in plaats van dit pas n het event te doen, zoals meestal gebeurt). En dit hoeft zich helemaal niet te beperken tot de mensen op locatie: je kunt deelnemers ook prima een collega laten bellen of een email laten versturen.

Energie geven:

Voor alle elementen tot nu toe genoemd, is het van cruciaal belang dat deelnemers de energie hebben om dat allemaal te doen. En natuurlijk is het risico op lage energie een stuk kleiner, als je alles doet zoals hier boven omschreven; maar toch Modereren betekent ook: de energie in de gaten houden en ingrijpen, als hij weg zakt. Er bestaat natuurlijk een flink aantal algemene energizers, maar in alle eerlijkheid: die zijn mensen een beetje zat. De beste energizers hebben enige relatie met de inhoud of de deelnemers.
Een paar voorbeelden:

  • Verander de samenstelling van deelgroepen, zodat mensen weer eens een paar nieuwe gezichten zien.
  • Laat mensen bewegen: een korte wandeling als verteer moment of stemmen met je lijf, bijvoorbeeld.
  • Verander de opstelling van de zaal: van cabaret naar campfire, bijvoorbeeld. En laat de deelnemers dan zelf de tafels eens weg sjouwen ze vinden het geweldig!
  • Verander het programma: draai sprekers spontaan om. Verander van en presentatie naar een interview .. als het maar voor opwinding zorgt.
  • En ga zo maar door

Verbinden:

Mensen worden blij, als ze echt contact kunnen maken en echt goeie gesprekken mogen voeren. De dagvoorzitter is er om dat te faciliteren.De beste bijeenkomsten die ik bij heb gewoond verbonden de deelnemers in voortdurend wisselende samenstellingen: n-op-n, groepen van 3-5-10 en plenair. Door constant te zoeken naar de beste groepsgrootte en het beste (netwerk)format, help de gespreksleider doelen te behalen..

Hetzelfde geldt voor het verbinden van de deelnemers met de spreker: als dagvoorzitter zoek je de juiste toon en vorm om het te laten voelen als een twee-gesprek in plaats van een massa-gesprek. Het openen van de geesten, verteren, vertalen en toepassen gaat een stuk makkelijker, als je alternatieven zoekt voor de sprekers; bijvoorbeeld:

  • Interview
  • Town Hall Meeting
  • College Tour
  • Campfire
  • Etc.

Conclusie: heel veel dagvoorzitters doen interactie, alleen maar om de interactie. Echte verbinding leg je alleen, als de dagvoorzitter het doel van de dag werkelijk begrijpt, als hij het programma ontwerp volledig doorgrondt en op basis daarvan weloverwogen keuzes maakt.

Het DNA van een geslaagd panel

1 mei 2017
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Het is niet al te vaak, dat je ons vak in de pers ziet verschijnen. Dus als koningin Maxima plaats neemt in een panel over ‘vrouwen aan de top’, is dat een buitenkansje om de wereld ‘het leven van de dagvoorzitter’ te laten zien. De foto bij het artikel geeft een zeldzame inkijk in wat een panel tot een succes maakt … of een mislukking.Wat kunnen we leren van het optreden van onze koningin, Ivanka Trump en Angela Merkel?

WP_20170426_08_53_41_Rich

Laten we eerlijk zijn: de meeste panels zijn niet best, op het vlak van inhoud, interactie n entertainment. Het is – naar onze bescheiden mening – n van de moeilijkste onderdelen van het dagvoorzitters-vak. Laten we de foto eens analyseren.

De grootte van het panel

Wij zijn er van overtuigd dat 3 deelnemers het maximum is voor een geslaagd panel … desnoods 4, als ze een pistool op je hoofd zetten. Maar als je nauwkeurig naar deze foto kijkt, zie je in ieder geval een vijfde panellid (los van de gespreksleider), net buiten beeld aan de linker kant. Uit ervaring weten wij, dat dit er minstens n te veel is en dat bij meer dan vier deelnemers de energie, interactie en inhoud in een vrije val raken. Panelleden gaan dan vechten voor hun kans om iets te zeggen, in plaats van te luisteren en echt te reageren op de anderen. En sommige zullen het zelfs opgeven, wazig voor zich uit gaan staren en daarmee een negatieve invloed hebben op de bijeenkomst.
Dus als je met alle geweld meer dan vier mensen in het panel wilt zetten, zoek dan naar alternatieve concepten: wissel panelleden per onderwerp, wissel het panel af met korte 1-op-1 interviews, geef ieder panellid n kans om individueel de zaal toe te spreken, etc; mogelijkheden te over.

De selectie van de panelleden

Een goed panel is meer dan een willekeurige verzameling van sprekers. En het mag al helemaal niet – zoals in veel gevallen – het onderdeel zijn, waar je iedereen op het podium hijst die daar om wat voor een (meestal politieke, tactische) reden dan ook moet zijn, zonder daadwerkelijk iets bij te dragen aan het doel van de dag.
Afgaande op de foto, lijkt de organisatie in dit geval in ieder geval bewuste keuzes gemaakt te hebben met betrekking tot de samenstelling van het panel; en dat is positief. De panelleden hebben zelfs een verschillende, aanvullende achtergrond: een politica, iemand uit het corporate zakencircuit en twee ‘second-ladies’. En ook dat is goed: een succesvol panel bestaat altijd uit mensen die elkaar inhoudelijk aanvullen, omdat ze tegengestelde meningen hebben of omdat ze het vraagstuk allemaal bekijken vanuit een ander perspectief. Je kunt daarbij denken aan consument-producent-overheid, management-werkvloer-klant, of wat er dan ook maar werkt voor een specifiek vraagstuk.

Typecasting

Een goed panel herbergt niet alleen conflicterende standpunten of aanvullende perspectieven, maar brengt ook verschillende persoonlijkheden met elkaar in gesprek. In dit geval – oordelend naar de foto – zijn alle karakters aanwezig: de weloverwogen spreker, de denker, de flapuit, de sterke mening. Variatie in type deelnemer moet altijd een uitgangspunt zijn bij het samenstellen van een panel.

De gespreksleider

We kennen deze specifieke moderator niet persoonlijk, dus kunnen wij niet zeggen of ze professioneel is en of zij de best passende match is met dit panel/onderwerp. Wat we wel kunnen zien aan het plaatje, is dat haar fysieke positie helemaal fout is. Om te beginnen moet een dagvoorzitter wat ons betreft liefst staan. Dit stelt je namelijk in staat om regelmatig je positie ten opzichte van het panel te veranderen en maakt interactie met het publiek makkelijker; simpelweg door daarheen te lopen.
Maar als je dan toch moet zitten (en daar zijn soms goede redenen voor), zit dan niet in het midden! De gespreksleider moet op ieder moment alle panelleden in n oogopslag kunnen zien, om te kunnen observeren hoe ze reageren op elkaar en om interactie op gang te kunnen brengen. En dat is in dit geval overduidelijk niet het geval: de moderator kijkt naar onze koningin en kan op geen enkele manier zien, wat de rest aan het doen is.

Interactie

Natuurlijk (althans, dat vinden wij … getuige vele panels is niet iedereen dit met ons eens) wil je dat er interactie ontstaat tussen het panel en de deelnemers. Om dat op gang te krijgen is het cruciaal, dat je eerst interactie op gang brengt binnen het panel. En dat is precies waar het meestal fout gaat.
Ook in dit geval vrezen we het ergste: hun lichaamstaal lijkt te zeggen, dat geen van de overige panelleden staat te popelen om te reageren op wat onze Maxima zegt. Ze wachten ofwel beleefd op hun beurt om iets te zeggen, of nog erger: ze zijn al aan de beurt geweest en wachten nu lijdzaam op het einde van het panelgesprek.
De basisvraag hier is: als je de panelleden niet met elkaar in gesprek krijgt, waarom zet je ze dan als groep op het podium? Als je ze netjes n voor n wilt laten spreken, programmeer ze dan n elkaar, in plaats van samen.

Als je ze wl wilt laten interacteren, gebruik dan een aantal basis-trucs (naast dat je niet in het midden gaat zitten). Om te beginnen: ga niet met n en dezelfde vraag het hele rijtje af. Pak ieder antwoord op en laat dat volgen door een verdiepende vraag aan de volgende spreker. Vervolgens hop je het liefst van de ene spreker naar de andere, wanneer je maar kunt: als je Maxima iets vraagt en de vervolgvraag op haar antwoord kan net zo goed beantwoord worden door n van de anderen, kies dan voor die ander.
En tot slot, observeer voortdurend: je zult precies kunnen zien, wie er een mening heeft heeft over hetgeen een ander panellid zegt. Zodra je iemand ziet knikken, zuchten of wat dan ook, vraag die persoon wat zij denkt! Als je dat in het begin van het panelgesprek wat vaker en sneller doet, went het panel aan het idee dat het een echt gesprek moet worden en zullen ze steeds natuurlijker op elkaar gaan reageren.

Tot slot: als je meer wilt weten over de kunst van het panelgesprek, kijk dan eens op Powerful Panels.

Jan-Jaap

Onderdruk je instinct: de vele tegenstrijdigheden in het dagvoorzitterschap

30 maart 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
2 reacties »

Bijeenkomsten gaan altijd over verandering (althans, de succesvolle). De enige manier om te zorgen dat dingen veranderen, is zaken anders aan te pakken en anders naar dingen te kijken. Voor de dagvoorzitter-gespreksleider betekent dat: dappere keuzes maken en in veel gevallen tegen je natuurlijke instinct in gaan. Het is een vak dat bol staat van tegenstrijdigheden.

Geodata for Inclusive Finance and Food - 16-02-2017 - Hulstkamp

Als er gevaar dreigt, vlucht je. Als je een strijd niet kunt winnen, buig je mee. Als er brand is ga je blussen. Dat klinkt logisch, want dat is de meest verstandige keuze. Maar niet voor de professionele dagvoorzitter. Die zal het gevaar onverschrokken tegemoet treden, de tegestand het hoofd bieden en het vuurtje zelf verder opstoken. Dat is wat wij geleerd hebben, in onze vele jaren op het podium. En dat is wat we onze deelnemers leren in deworkshopsdie we geven.
Dit zijn de meest voorkomende instinctieve reacties die iedere dagvoorzitter (en met hem de opdrachtgever) zou moeten onderdrukken:

Wees een dienaar, om de baas te zijn: bijeenkomsten gaan niet (we herhalen: niet) over jou, de dagvoorzitter. Ze gaan over de opdrachtgever en zelfs meer nog over de deelnemers. Tegelijkertijd hebben ze jouw hulp nodog, juist om het over hen en de doelen van de dag te laten gaan. iemand moet immers verantwoordelijkheid nemen voor allen en dus moet iemand de leiding nemen. En die persoon ben jij, de dagvoorzitter!
Dit dwingt je te balanceren tussen twee uitersten: op de achtergrond en in the spotlight. Een leider n een dienaar. Met charisma en bescheidenheid.

Serieus spelen: Het is een lastig uit te roeien misverstand, dat mensen zich alleen serieus genomen voelen, als je serieus bent. Diep van binnen wil iedereen graag spelen, wedstrijdjes doen, keet schoppen. De wetenschap heeft al lang geleden aangetoond dat je beter leert, als je speelt. Of zoals onze collega Marco Bakker altijd zegt: ‘Je kunt plezier maken niet serieus genoeg nemen”.

Val in de rede, uit beleefdheid: het is een misvatting dat het altijd onbeleefd is om iemand te onderbreken; en dat je iemand altijd netjes uit moet laten praten. Er is een aantal uitstekende redenen om iemand iedere paar zinnen in de rede te vallen; al is het alleen maar met korte vragen als hoe, waarom of oh ja?
De eerste is, dat het voor de meeste mensen veel natuurlijker voelt. In het dagelijks leven vallen we elkaar aantoonbaar 3-4 keer per minuut in de rede. Zo laat je een interview dus meer voelen als een gesprek dan als een ondervraging.
Ten tweede geeft het de gespreksleider echt leiding over het gesprek. Met de kleine – schijnbaar nutteloze – tussenvragen geef je de interviewee ongemerkt toestemming om door te praten of stimuleer je hem om uit te wijden.
Tot slot help je zo je gesprekspartner om keuzes te maken. De expert kan in het algemeen moeiteloos drie dagen over het onderwerp praten. Hij of zij zal je dankbaar zijn, als je helpt keuzes te maken, binnen de tijd te blijven, echte verbinding te maken met de deelnemers en binnen het doel van de dag te blijven.
Een onderbreking kan zo een hele stimulerende en effectieve manier zijn om iemand een goed verhaal te laten vertellen. Dat deel van je taak verwaarlozen, dat zou pas onbeleefd zijn.

Als het vast zit, geen kracht zetten: Het overkomt iedere dagvoorzitter eens in de zoveel tijd, dat deelnemers geen enkele aandrang vertonen tot interactie … maar dan ook echt geen enkele. Het is een echte nachtmerrie: geen vragen uit de zaal, geen reactie op jouw vragen. De natuurlijke reactie is om te gaan ‘duwen’. En het vervelende is: hoe harder je probeert mensen in de actieven stand te krijgen, hij geslotener ze worden.
De truc is om te accepteren dat ‘het vast zit’, om tijd te nemen om je opties te overwegen, het proces met aandacht te observeren en ze dan zachtjes te masseren, totdat ze wel willen. Dat vraagt tijd en geduld; veel geduld!

Geniet van de stilte: je taak als dagvoorzitter is om het gesprek op gang te krijgen en te zorgen voor energie; toch? Maar dat betekent niet dat je iedere seconde vol moet praten, zoals veel moderatoren doen. Er zijn twee redenen om de stilte te koesteren.
Om te beginnen hebben mensen simpelweg tijd nodig, om met een vraag of antwoord te komen. Ga maar na: de spreker heeft wekenlang de tijd gehad om zich voor te bereiden, net als de gespreksleider. En dan verwachten we van volkomen onvoorbereide deelnemers, dat ze i een fractie van een seconde met een briljante vraag of observatie komen? Geef ze alsjeblieft een beetje bedenktijd. Of beter nog: ontwerp tijd, ruimte en vormen om ze daarbij te helpen.
Verder hebben we vaak te maken met de introverten; en dat zijn er veel. De makkelijkste weg die de dagvoorzitter kan nemen, is zich richten op diegenen die altijd hun woordje klaar hebben. Maar daarmee mis je de input van de introverte, meer bescheiden deelnemers. En vergeet niet: ze zijn stil, niet dom! Het is daarom de taak van de gespreksleider om te leren ook die mensen zich veilig genoeg te laten voelen om mee te praten.

Als er slecht nieuws is, zorg dat het verteld wordt: uit gewoonte willen de meeste organisatoren het positief en gezellig houden. Ons wordt altijd verteld om uitdagingen te zien, geen problemen. Volgens ons is dat niet altijd productief. Door het ontkennen van slecht nieuws, negatieve resultaten en onaangename informatie creer je geen duurzaam resultaat. Potentile problemen moeten (h)erkend worden en aangepakt.
Wij – dagvoorzitters – willen van nature aardig gevonden worden. Maar soms is dat gewoon niet je rol. Om iets te leren moeten deelnemers uitgedaagd worden en daarom is er vaak behoefte aan de advocaat van de duivel. Dat is jouw rol, zelfs als je dat eenslechte beoordelingoplevert.

De luis in de pels jeukt en dat is lekker: als je een makkelijke bijeenkomst wilt, richt je dan tot diegenen die je het gewenste antwoord zullen geven. Als je een haalbaar en gedragen resultaat wilt, zoek dan de luis in de pels. Het zijn de dwarsliggers, die nieuwe inzichten geven.

Als het pijn doet, moet je dieper snijden: soms worden bijeenkomsten ‘onvriendelijk’. Bij gelegenheid krijg je te maken met verbale agressie: tegen sprekers, tegen andere deelnemers of zelfs tegen jou. De natuurlijke reactie is om te gaan sussen. Je wilt mensen vertellen het netjes te houden, naar elkaar te luisteren etc. Klinkt bekend?
Helaas maakt dat zaken allen maar erger. Als je iemand die boos is vertelt dat hij niet boos mag zijn, wordt hij hoogstwaarschijnlijk woedend. De oplossing is, om het te laten gebeuren. Misschien moet je de emoties zelfs nog wat verder opstoken, bijvoorbeeld door prikellende vragen te stellen. Na een tijdje zul je merken, dat de energie uit de woede vloeit en dat mensen (al is het maar een beetje) minder agressief gaan doen. Je hebt het vertrouwen van het publiek gewonnen, ze merken dat ze gehoord worden en zullen dus meer bereid zijn tot een redelijk gesprek.

Wees radicaal neutraal: we vinden allemaal iets, van veel dingen. Dat laten we merken door te spreken of in onze lichaamstaal. Een dagvoorzitter moet zijn meningen echter liefst verbergen, vanwege de simpele reden dat de bijeenkomst niet over jou gaat (moeten we dat blijven herhalen?). Als je jouw mening laat zien, loop je het risico dat je sommige deelnemers van je vervreemd en dat ze minder mee gaan praten.
Betekent dit dat jouw bijeenkomsten saai moeten zijn, dat je niet een beetje mag provoceren? Allerminst! Zorg er allen voor dat als je een ander standpunt inbrengt, je duidelijk laat merken dat dit niet jouw standpunt is. Je moet soms stoken, maar niet door een kant te kiezen of een standpunt in te nemen. Je doet het door iedereen te vertegenwoordigen en alle perspectieven in te brengen in het gesprek.

Chaos is goed: dagvoorzitters zijn net mensen. Ook zij vinden het prettig als alles volgens plan en voorspelbaar verloopt. Maar is dat effectief en onderhoudend? Neuh … niet altijd. Kies daarom eens voor georganiseerde chaos.
Bijvoorbeeld: als je deelnemers met elkaar laat praten over een onderwerp, kan het zsoms lastig zijn ze weer stil te krijgen. Goed gedaan! Dat betekent namelijk dat ze ‘aan staan’, dus wees blij met deze puinhoop.
Nog een voorbeeld: op een bepaald moment voel je de energie weg zakken. Dan kun je gewoon doorgaan met het programma en hopen dat het vanzelf beter wordt … wat waarschijnlijk niet gaat gebeuren. Dus waarom niet ingegrepen, door bijvoorbeeld het programma om te gooien, de zaalopstelling te veranderen of het format van het volgende onderdeel. Wordt dat chaotisch? ja, vast. Zal het nieuwe energie brengen? Ja, zeker!

Weet alles, maar hou het voor je: een goede dagvoorzitter bereidt zich goed voor. Je moet weten wat er speelt en je moet alle informatie hebben die nodig is om de deelnemers te kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Tegelijkertijd moet je de neiging onderdrukken om te laten merken, hoe veel je weet. Omdat de bijeenkomst niet om jou draait (ja, we blijven het herhalen) en omdat mensen een hekel hebben aan opscheppers.
Waar je al die (heimelijke) kennis in kunt zetten, is inde vorm van de juiste vraag op het juiste moment. Het laat je zien als intelligente gespreksleider, niet als inhoudelijk expert. En zo hoort het.

Vergeet de tijd, om op tijd te komen: Ja natuurlijk, tijdbewaking is n van onze belangrijkste taken. Maar dat betekent niet dat je als dagvoorzitter het programma tot op de seconde nauwkeurig moet uitvoeren. De tijd moet je vriend zijn, zeiden de Rolling Stones al.
Een goede dagvoorzitter heeft gevoel voor timing, zonder de druk van de klok. Je moet bijeenkomsten ontwerpen en uitvoeren met een goed gevoel voor ritme en ruimte om na te denken. Je moet je bewust zijn van het beoogde programma en tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om dit aan te passen, als het doel van de dag daarom vraagt.
Voortdurend op de tijd wijzen geeft de dag een gehaast gevoel. Door de tijd (in samenwerking met sprekers en event managers) op een meer subtiele manie te bewaken, geef je de deelnemers het gevoel dat ze alle tijd van de wereld hebben.

Conclusie: soms is een omweg sneller (en leuker). Vaak smaakt het hooghangende fruit beter. En Confucius had gelijk toen hij zei: ‘Wie haast heeft, moet even gaan zitten’.

Kim Coppes
Jan-Jaap In der Maur

 

Het awards-circus: twee keer brons en nog een medaille onderweg

3 februari 2017
Categorieën: Nieuws, Stand van het vak
Geen reacties »

Het is de afgelopen tijd steeds moeilijker voor ons geworden, om niet op te gaan scheppen. Ons project voor Westland Kaas (dat we deden, samen met MindMeeting) werd wereldwijd een aantal keren genomineerd n bekroond. Dat maakt ons blij en trots! Hopelijk willen jullie ons vergeven, dat we een kort overzicht geven van alle positieve aandacht die we kregen voor dit geweldige project.

Eubea

Om te beginnen werden we genomineerd in de categorie Meeting Design tijdens de European Best Event Awards. En uiteindelijk wonnen we een bronzen medaille. Dat we dit presteerden, in zware competitie met de beste bureaus ter wereld, was heel speciaal voor ons; zeker omdat de dagvoorzitter zo’n belangrijke rol speelde en we daarmee het belang van ons vak konden laten zien.

bollino_premio_eubea60

Eventex

Daarna gingen we door naar Eventex. Deze internationale competitie richt zich vooral op disruptieve, vernieuwende formats. We werden genomineerd in de categorie ‘Beste Congres’ en wonnen wederom een bronzen plak.

Eventex-2017-Best-Conference-3 (1)

Hans Etman, eigenaar van ons bureau, was dagvoorzitter van de twee-daagse conferentie na de award-show (dat was niet waarom we een prijs wonnen … erewoord). Hij hielp de organisatoren een dynamisch en disruptief programma te ontwerpen en kreeg daar hele goede recensies voor.

Gouden Giraffe

En nu concentreren we ons op de competitie dichter bij huis: we schreven ons in voor de Gouden Giraffes en werden wederom genomineerd; in de categorie ‘beste interne event’ deze keer. We wisten dat de genomineerden afgelopen vrijdag allemaal persoonlijk bezocht zouden worden. En dus volgenden we de hele dag nagelbijtend de live-stream of Facebook. Helemaal aan het einde van de middag ging dan eindelijk de deurbel, thuis bij onze eigenaar Jan-Jaap In der Maur. Je kunt hier zien, wat er toen gebeurde.
Op 10 februari worden de winnaars bekend gemaakt. We houden jullie op de hoogte.

Wil je alles lezen over dit geweldige en succesvolle project, kijk dan hier.