J2

Als dagvoorzitter heb  je een aantal manieren om discussies te leiden, interviews te beïnvloeden en de tijd te bewaken. Er is de techniek, het concept en jouw vakmanschap. Een middel dat in mijn ogen te weinig gebruikt wordt is de non-verbale communicatie.

In het algemeen – merk ik vooral tijdens de opleidingen die ik geef – zijn dagvoorzitters zich te weinig bewust van de kracht van hun lijf. Ik zet een paar toepassingen van het lichaam op een rij, in de hoop dat jullie zullen aanvullen:

Staan: De plek waar je gaat staan bepaalt (mede) de loop van een gesprek. Simpelweg door een spreker op het podium een vraag te stellen en daarna tussen het publiek te gaan staan, helpt hem zijn blik naar hun te richten. Dat maakt een heel andere indruk dan dat je hem op het podium interviewt en het publiek tot (afstandelijk) toeschouwer maakt.

Lopen: door een paar passen te zetten, maak je eenvoudig een hoop duidelijk. Als een spreker tegen het eind van spreektijd zit, zet ik vanaf de rand van het podium vaak een paar passen naar hem toe. De kans is groot, dat ik dan niet eens meer verbaal in hoef te grijpen.
En ook tijdens zaalinteractie leg ik heel wat meters af: door naar iemand in de zaal toe te stappen, geef je hem echte, unieke aandacht. Zeker in heel heftige discussies kan dit helpen de emoties binnen de perken te houden: in plaats van dat de persoon in de zaal woedend en dus luid tegen iemand op het podium te keer gaat, is hij ineens op een kleinere afstand in gesprek met jou.
Ook handig: begin langzaam bij iemand weg te lopen, en hij snapt dat hij tot zijn punt moet komen. Dat helpt om de vragen uit de zaal kort te houden.
Tot slot: door op het juiste moment uit de zaal naar het podium te lopen, of omgekeerd, vervul je automatisch een brugfunctie en help je ‘de partijen’ tot elkaar te komen.

Wijzen: Overduidelijk wijzen – met gestrekte arm – helpt de discipline in de gesprekken te houden. Degene die aangewezen wordt heeft het woord, de rest luistert. Zeker in combinatie met lopen helpt het je de baas te blijven over de discussie.
Ook in het vervullen van de brugfunctie maakt wijzen je sterker. Doorvragen bij het management, terwijl je naar iemand in de zaal wijst (‘maar deze meneer gaf net aan, wat zijn probleem is…’) werkt twee kanten op: het dwingt de ene partij zich bewust te zijn van het perspectief van de ander en tegelijkertijd voelt de andere partij (of het nu de zaal is waar je naar wijst of de directie) dat je hem op dat moment vertegenwoordigt.

Knikken en blikken: een hoofdknik of een bepaalde blik kan een statement sturen, zonder dat je verbaal in hoeft te grijpen. Duidelijk waarneembaar knikken stimuleert de spreker in zijn betoog en laat hem voelen dat je vol aandacht bent (zelfs als je ondertussen nadenkt of de zaal scant).
En als je midden in een betoog ineens verbazing laat zien, enthousiasme of verontwaardiging bijvoorbeeld, stuur je degene die aan het woord is om juist om dat deel van zijn verhaal in te zoomen. Doe je dat niet, dan maak jij geen keuzes en de spreker dus ook niet: hij zal zijn verhaal helemaal tot het einde afdraaien. Door eerder non-verbaal in te haken, laat je de spreker afslagen maken en bepaal jij de loop van het gesprek.
Ook het publiek kun je op deze manier ’bespelen’: door op het juiste moment een bijvoorbeeld aangenaam verraste blik de zaal in te werpen of je armen vragend naar ze uit te strekken, betrek je mensen bij het verhaal op het podium en daag je ze uit te reageren.

Dansen: hoe meer je door de zaal ‘danst’ in plaats van sjokt, hoe beter en opener de sfeer zal zijn. Als jij – zonder te overacteren - voortdurend uitstraalt dat je het naar je zin hebt, interesse toont en nieuwsgierig bent, zal de zaal dat oppikken en je volgen.

Onlangs was ik dagvoorzitter van ‘Give Marketeers a Break’ (GMAB), georganiseerd door Top Marketeers Network (WerfSelect). Het werd een hele inspirerende, bijzondere bijeenkomst.

Het doel van GMAB was de marketeers buiten hun vaste kaders te laten denken over de vraag hoe het marketingvak de komende jaren moet veranderen. Om vastgeroeste patronen te doorbreken en ‘ja maar …’ uit te sluiten, werd gekozen voor een niet alledaagse aanpak:

Om te beginnen werd de toon op een aantal momenten gezet door meditatie. Waar je wellicht zou verwachten dat marketeers te nuchter en te zakelijk zouden zijn voor ‘die zweverige onzin’ werden de optredens van Tijn en Kris Touber zeer enthousiast ontvangen en werd de sfeer er aantoonbaar productiever van.

Verder werd voorkomen dat de groep zou vervallen in algemeenheden en afschuifgedrag, door alle deelnemers de hele dag consequent aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheid. Iedereen werd door mijn co-host Dennis Kerkhoven uitgedaagd zijn eigen ‘doorbraakvraag‘ te formuleren en anderen te helpen de zijne te beantwoorden.

En tot slot was het grootste deel van het programma ‘open space’. In zes breaking zones kon iedereen naar behoeven in- en uitlopen, op zoek naar nieuwe inzichten. De zones stonden onder leiding van een storyteller en een alchemist. De laatste functie werd vervuld door mijn goede collega’s Rob Janssen, Bart Cosijn, Hans Etman, Niels van der Schaaff, Ron Vervuurt en Arthur Tolsma.
Het was een mooi beeld: steeds wisselende gespreksgroepen, mensen die met hun eigen krukje dé plek voor hun zochten.

Al met al een geslaagd voorbeeld hoe een bijeenkomst effectiever kan zijn, als je het aan durft te kiezen voor een vernieuwend programma. Alle hulde aan mijn opdrachtgeefsters Annelies Ruis en Madelon Engels!

Kijk voor een impressie ook eens op: http://www.facebook.com/pages/Give-marketeers-a-break/102647216504795 

Het is aardig om te zien waar betrekkelijk ongeoefende dagvoorzitters het meest mee worstelen. Dat zegt veel over waar de echte toegevoegde waarde van een professioneel gespreksleider ligt.

Naast dat ik zelf dagvoorzitter-discussieleider ben, verzorg ik ook trainingen; individueel en groepsgewijs. Zo bereid ik bijvoorbeeld eens per jaar een groep vrijwilligers van het International Documentary Festival Amsterdam (IDFA) voor op hun rol van gespreksleider bij de interactie tussen regisseur en publiek, na afloop van de vertoning van een documentaire.

De punten waar deze groep (en vele anderen) het meest moeite mee heeft zijn:

De bescheiden baas: veel beginnende dagvoorzitters worstelen met de balans tussen baas zijn over het programma en ruimte geven aan de deelnemers. Met regelmaat zie ik deelnemers aan de Masterclass vooral hun eigen pad volgen: ze willen – uit enthousiasme - vooral hun eigen vragen beantwoord zien en vergeten te kijken of het publiek misschien een hele andere kant op wil.
En soms wordt het nog erger: dan wil de gespreksleider vooral laten zien hoe goed hij zich heeft voorbereid en hoe ontzettend goed hij mee kan praten over het onderwerp. Het ego wint het dan van de goede dagvoorzitter.
Omgekeerd zie ik ook regelmatig gespreksleiders de grip op de gebeurtenissen volledig verliezen. Ze geven het publiek alle ruimte, maar vergeten die ruimte af te bakenen, in inhoud en tijd.
Mijn uitgangspunt is: jij bent de baas, maar het draait niet om jou. Uiteindelijk moet je als dagvoorzitter-discussieleider dus bepalend aanwezig zijn, zonder daarvoor erkenning te willen krijgen. Mijn ideaal is bereikt, als iedereen in de zaal het gevoel had dat het volledig om hem/haar ging en dat ik niet ben opgevallen. En dat mijn zorgvuldig voorbereidde vragen dan helemaal niet gesteld worden … jammer dan.

De doelgerichte vragensteller: veel ongeoefende gespreksleiders verliezen kostbare tijd met omtrekkende bewegingen en dat gaat helaas vaak ten koste van de diepte van het gesprek. De grote kunst is om inleidende vragen achterwege te laten en meteen to-the-point te komen, zeker als je zoals bij het IDFA 10 minuten hebt om de vragen van 200 mensen af te handelen. Een podiuminterview is wezenlijk anders dan bijvoorbeeld een interview voor de krant: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/10/congresinterview-een-zaal-vol-vragen/
Verder zie ik vaak dat gespreksleiders – uit onzekerheid – het lef missen om directe, korte vragen te stellen. Het voorzichtige betoog dat ze houden leidt tot tijdverlies, maar ook tot net zulke vage antwoorden en daar is niemand mee geholpen. Als dagvoorzitter moet je (foute) keuzes durven maken!

De sfeergevoelige observator: het op gang brengen van een geslaagd gesprek tussen ‘zaal en podium’ vereist dat je beide partijen observeert. En dat is precies waar veel gespreksleiders ‘in opleiding’ kansen missen: tijdens de vertoning van de film kijken veel IDFA-moderatoren alleen naar het scherm, terwijl reacties uit de zaal tijdens de voorstelling je veel kunnen vertellen over welke kant het publiek tijdens de Q&A op wil; wanneer lachen ze, op welke momenten ontstaat geroezemoes, etc?
En ook tijdens het vraaggesprek met de regisseur vergeten sommige moderatoren hun aandacht te verdelen: ze luisteren vol aandacht naar de spreker, terwijl één oog op de zaal gericht zou moeten zijn.

De microfoon bewaker:
Eén van de gouden dagvoorzitters-wetten is: geef nooit de microfoon uit handen. Tegelijkertijd mag het nimmer een strijd worden. Tijdens IDFA heb ik moderator en regisseur beiden verbeten aan de microfoon zien trekken en dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.
Om te beginnen wordt de kans dat je de ‘strijd om de mic’ wint een stuk groter, als je durft mee te geven. Sta de spreker toe de microfoon naar zich toe te trekken, maar laat niet los; wees niet bang de microfoon even samen vast te hebben. Knik hem – als hij je vragend aan kijkt – bemoedigend toe: ‘ik hou hem wel voor je vast’. De kans is dan groot, dat hij begrijpt dat je hem wilt helpen met het vast houden van de microfoon, in plaats van hem er van wilt ‘beroven’.
Mocht de interviewee vervolgens toch zelf de microfoon vast willen houden, accepteer dan dat hij zich daar kennelijk veiliger bij voelt. Het is tijd voor plan B: het gaat uiteindelijk niet om die ene microfoon, maar om het feit dat jij baas wilt blijven over het gesprek. Zorg daarom dat je altijd een tweede microfoon bij de hand hebt (zelf werk ik graag met een headset voor mezelf) en vraag de technicus die iets harder te zetten, zodat jij in volume de overhand hebt.

De technische detaillist: veel gespreksleiders overschatten het belang van techniek; het gaat natuurlijk om de inhoud. Maar net zo vele discussieleiders onderschatten de rol van licht en geluid.
Ik doe bij het IDFA zelf ook regelmatig Q&A’s en niet zelden keer kijkt de (vrijwillige) technicus van dienst me verbaast of zelfs licht geïrriteerd aan als ik de microfoons wil testen. Soms bleek mijn bemoeizucht terecht: batterijen bleken bijna leeg, het geluid ging rond zingen als ik de zaal in liep of microfoonsnoeren bleken te kort. Allemaal uitzonderingen op een verder perfecte organisatie, maar het gaat precies om die details.
Vele moderatoren stonden tijdens IDFA op het podium van Tuschinksi 1, ik kreeg te horen dat ik de eerste was die de stand van het voetlicht aangepast wilde hebben: standaard stond dit zo hoog, dat de regisseur en ik vanaf het podium de zaal niet konden zien. En dan weet je zeker dat echte interactie nooit tot stand zal komen

De balletdanser: Tijdens de IDFA-training merk ik ook dat veel moderatoren zich niet bewust zijn van hun lichaam of zich er geen raad mee weten. En dat terwijl lichaamstaal een krachtige tool is voor de dagvoorzitter: door op het juiste moment naar mensen toe te bewegen of zelfs te wijzen, kun je ze laten merken dat je echt aandacht voor ze hebt. Door juist bij iemand weg te bewegen spoor je hem aan zijn betoog af te ronden. Door je slim op te stellen, kun je de blik van de spreker op het podium naar de zaal richten en zo interactie op gang helpen.
Met een actieve houding en open blik help je een gesprek dynamischer te maken. En door op het juiste moment de juiste blik te trekken, kun je een vraag stellen zonder het woord te nemen.

Voor de duidelijkheid: ik generaliseer. En mijn observaties doen niets af aan de vele uitstekende Q&A’s er volbracht zijn door al die geweldige en soms zeer talentvolle vrijwillige moderatoren.

Weet jij meer zaken waar (beginnende) dagvoorzitters mee worstelen? Ik hoor het graag.

Dagvoorzitters zijn er in alle soorten en maten: verschillende expertises, wisselende kwaliteit en dus uiteenlopende prijzen. Dus is de vraag: hoe veel geld geef je uit aan je dagvoorzitter?
Ik doe een poging tot het formuleren van handvatten:

€ 0 - € 750:

In deze prijscategorie vallen allereerst de ‘amateurs’: mensen die misschien prima een dag kunnen voorzitten, maar die het niet voor hun beroep doen. Het kan goed uitpakken voor weinig geld, maar is een gok.
Ook de lichtste groep presentatoren valt in deze prijsklasse: mensen die de boel vakkundig aan elkaar kunnen praten, prima een paar sprekers aan kunnen kondigen, maar inhoudelijk geen grote toegevoegde waarde hebben.
Tot slot zullen sommige professionele dagvoorzitters (waaronder ik) bereid zijn voor dit bedrag te werken, als het gaat om een goed doel met maatschappelijke relevantie.

€ 750 - € 1250:

Dit is de overgangscategorie van de professionele amateurs naar de goedkopere professionals. In deze groep vind je enerzijds de talentvolle dagvoorzitters: nog niet heel veel ervaring, de wens te groeien, gedreven en daardoor prima inzetbaar.
Aan de andere kant zijn er de professionele dagvoorzitters in de lichtere categorie: ze beheersen presentatie/aankondiging en zijn in staat een niet al te zwaar inhoudelijk interview uitstekend uit te voeren.
Echter: in deze prijsklasse vallen ook de goedbetaalde schnabbelaars, die op routine en zonder echte liefde voor het vak een paar extra centen op komen halen.

€ 1250 - € 2000:

Dit is – in mijn ogen - de eerste prijsklasse waar je naar mag kijken, als je werkelijk professionele bijeenkomsten wilt organiseren. Kwaliteit en werkelijk toegevoegde waarde kosten nu eenmaal geld.
Dagvoorzitters in deze prijsklasse zijn in staat uw doelgroep en doel te begrijpen en kunnen daardoor echt inhoudelijke gesprekken voeren en op het podium de juiste inhoudelijke keuzes maken. Ze zijn in staat te luisteren, te schiften, samen te vatten en verbindingen te leggen.
Zie ook ‘podiumbeest of prutser’: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/podiumbeest-of-prutser/

€ 2000 - € 3000:

In deze categorie vind je de top-professionals. Mensen met een ruime ervaring, voor wie dagvoorzitten echt hun vak is.
Meer dan voorzitters in de andere prijsklassen zijn ze in staat met je mee te denken en te adviseren over inhoudelijke keuzes in het programma. Verder kunnen ze iedere format/gespreksvorm aan en zijn ze in staat ieder denkbare discussie te leiden of de zwaarste interviews te doen.

€ 3000 - …

Hier hebben we het over de categorie goeroes en BN-ers: mensen die vanwege hun naam meer kunnen vragen; omdat ze op een bepaald gebied dé autoriteit zijn of omdat ze simpelweg bekend genoeg zijn om een zaal vol te krijgen. Dat is een kwaliteit die in veel gevallen voldoende waarde heeft om de uitgave te rechtvaardigen … en in even zo vele gevallen zonde is van het geld, omdat hun echte dagvoorzitterskwaliteiten te wensen over laten.
Zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/11/je-publiek-beter-bereiken-bn%e2%80%99er-expert-collega-of-professional/ )

Het is maar een indicatie. Ik zal ongetwijfeld een paar mensen beledigd hebben, door de grenzen tussen de categoriën niet 100 euro meer omhoog of omlaag te leggen. En ik heb ook geen rekening gehouden met ‘onderhandelingsbereidheid. Het is – kortom – maar een indicatie … ik ben benieuwd naar jullie bevindingen.

Deze blog kwam tot stand op speciaal verzoek van Boris Veldhuijzen van Zanten. Ik vond inspiratie bij Gerrit Heijkoop. Beiden dank!

Een dikke keel, een hese stem: je maakt het als dagvoorzitter of spreker liefst niet mee. Je stem is je medium en dan kun je geen ruis gebruiken.
Een paar tips (met dank aan verschillende collega’s voor hun bijdrage), speciaal in dit seizoen:

Verwen: neem je rust als de verkoudheid toe heeft geslagen; slaap voldoende. Schuif alles aan de kant, dat niet onmiddellijke haast heeft en geniet van deze gedwongen ontspanning (hier ben ik erg goed in!).

Smeer: thee met honing doet wonderen. Net als veel sprekers/dagvoorzitters zweer ik bij IslaMoos. En ook smeren aan de buitenkant kan helpen, bijvoorbeeld met lichte tijgerbalsem. Vooral géén melk drinken, benadrukt collega Job Boot!

Bestrijdt: Als het echt niet anders kan, stort ook ik me vol met ieder denkbaar paardenmiddel. Dagvooorzitster Pauline van Aken houdt er een hele huisapotheek op na: Nysileen bij griep en verkoudheid; Echinaforce met extra vitamine C voor extra weerstand. Oscilococcium bij de eerste symptomen.

Gebruik techniek: zet liever je microfoon iets harder, zodat jij wat zachter kunt spreken en niet hoeft te forceren. Nuttige tip van Niels van der Schaaff: kies bij verkoudheid liever voor een handheld microfoon ipv een revers. Een handheld kun je je weg houden, als je ineens moet hoesten of niezen.

Accepteer: geef je over aan de relaxte stem, waar je op dat moment mee ‘gezegend’ bent. “Er in gaan hangen” noemt dagvoorzitster Kim Coppes dat.
Collega Rob Janssen gaat nog een stap verder en ziet de humor er van in: als dagvoorzitter word je zo gedwongen nog meer dan anders niet te spreken, maar te luisteren.

Voorkom: een gezonde stem huist in een gezond lichaam. Hou jezelf dus in topvorm: eet gezond, sport, stop met roken en drinken (ja natuurlijk: ik ben ook niet roomser dan de paus)

Ik ben erg benieuwd naar jullie middeltjes en remedies. Wie heeft er nog tips?

Interviewen is één ding, interviewen tijdens een bijeenkomst een heel ander. Een diepte-interview voor de krant of een vraaggesprek op TV stelt echt andere eisen aan de interviewer dan een dialoog op het podium.

Waarin verschilt het ‘congresinterview’ nu eigenlijk van andere vormen:

Publiek: het belangrijkste verschil zit hem in mijn ogen in het publiek. Aanwezigen kunnen de spreker of geïnterviewde bijna letterlijk aanraken.
Die directe relatie maakt meteen voelbaar, als het publiek afhaakt of het al dan niet eens is met de spreker. Dat vereist een reactie van de interviewer.
Vaak gaat het nog een stap verder: het publiek wordt werkelijk deelnemer aan het gesprek - zeg maar ‘mede-interviewer’ – als de reactie uit de zaal beloond wordt met ‘de microfoon’. De interviewee wordt niet meer door één, maar misschien wel door een paar honderd mensen ondervraagt.

De interviewee: doordat het publiek – in tegenstelling tot de lezer of de TV kijker - voelbaar aanwezig is en hun reactie op wat de interviewee zegt meteen zichtbaar wordt, staat hij/zij anders in het gesprek. Dat kan twee kanten op: er kan een klik ontstaan met de zaal, waardoor hij vrijuit gaat spreken. Of hij voelt zich juist ‘bedreigd’ en gaat overdreven voorzichtig formuleren.
De interviewer moet hier uiteraard op reageren.

Doel: natuurlijk heb je als dagvoorzitter, net als de krantenjournalist of Pauw&Witteman, een idee waar jij (of je opdrachtgever) heen wil. Maar omdat de zaal echt mee praat en gesprekken (als het goed is) niet volledig voorgekookt zijn, kan de route tijdens het gesprek meerdere keren veranderen. En dus staat zelfs het einddoel niet volledig vast.
Dat vereist flexibiliteit en echte interesse van alle deelnemers. De gesprekleider moet hierin voortdurend schakelen en keuzes maken.

Concepten: een interview op het podium kan – zelfs binnen één congresdag - in vele vormen gevoerd worden. Vergelijk weer met Pauw & Witteman: daar heeft ieder interview zijn eigen dynamiek, maar de basisvorm is altijd dezelfde.
Hoe anders is het op het podium: de ene keer een betrekkelijk kleine zaal, de andere keer gebruik maken van de grote ruimte. Soms een hectische omgeving met veel invloeden, vaak ook een klein, intiem gesprek tegen een grote achtergrond.  Weinig afleiding wordt afgewisseld met show, visuele middelen, muziek.
Dat betekent dat in de voorbereiding met andere ogen gekeken moet worden: meerdere scenario’s uitwerken en per onderdeel heel bewust kiezen voor de meest effectieve vorm.

De interviewer: een dagvoorzitter-interviewer heeft een duidelijk andere taak dan een schrijvend journalist of een TV-presentator. De journalist is er om kritisch te zijn, de presentator wil vooral zijn publiek aan zich binden. Een dagvoorzitter combineert een aantal elementen: hij vertegenwoordigt (kritisch) de zaal, helpt de spreker/opdrachtgever zijn doel te bereiken en doet dit door alle aanwezigen een leuke én zinvolle dag te bezorgen.
De gespreksleider op evenementen denkt en handelt minder vanuit zichzelf en meer vanuit zijn doelgroep. Dat vereist hele specifieke kwaliteiten.

Samenvattend: het live gevoel, in combinatie met echte inbreng van de toeschouwers maakt een podiuminterview wezenlijk anders dan een gesprek voor krant, TV, radio, een boek of internet.

NB: dank voor de input, Kim Coppes, Marijke Roskam, Donatello Piras en Tessa Smits!

We kennen ze allemaal: de creatieve onderdelen, bedoeld om de deelnemers ‘wakker te houden’ en het programma afwisselend te maken. Rollenspellen, quizen, hoe vaak kun je hinkelen, filosofische vragen, noem maar op …

Vaak werken ze geweldig, maar even zo vaak slaan ze de plank volledig mis.
Een geslaagde energiser voegt inhoudelijk iets toe aan het programma, brengt nieuwe inzichten; is met zorg uitgekozen en op een bepaald moment geprogrammeerd.
Een mislukte energiser jaagt je deelnemers tegen je in het harnas. Mensen zijn allergisch  voor onzin onder de noemer van creativiteit.

Daarom: gebruik energisers alleen, als ze een duidelijk doel dienen en een boodschap hebben die aansluit op het programma. Energiser zijn er niet om je dag te redden, maar om hem een stap verder te brengen.

Ik ben benieuwd naar jullie mening: wat maakt een energiser effectief of mislukt? Wat zijn goede voorbeelden uit jullie eigen praktijk?

Iedereen die wel eens een congres heeft bezocht, heeft het mee gemaakt: de aangekondigde spreker is slecht gekleed, vouwt wat smoezelige papieren uit en het onderwerp van zijn verhaal klinkt weinig aanlokkelijk … tot hij gaat praten. Vanaf seconde één hangt de zaal aan zijn lippen. Hij is gevat, grappig, improviseert zonder de draad van zijn verhaal te verliezen en is vooral waanzinnig inspirerend!

Het omgekeerde gebeurt ook: de spreker (of dagvoorzitter, natuurlijk) is tot in de puntjes voorbereid. Zowel zijn voorkomen als zijn presentatie voldoen aan alle eisen uit het ‘handboek perfect presenteren’ … en toch grijp je al snel naar je iPad om je mail te checken of wat te twitteren. Wat ontbreekt is het geloof in zijn eigen verhaal, de heilige overtuiging dat hij iets belangrijks heeft mede te delen.

Mijn conclusie: een technisch perfect verhaal leidt niet per definitie tot een geweldig optreden; een gepassioneerd optreden daarentegen kan een rammelende presentatie goed maken.
Enthousiasme wint van techniek!

Ik ben er nog altijd niet uit: wat is een dagvoorzitter nu eigenlijk? Iedere keer bedenk ik weer een nieuw antwoord; kom ik met een nieuwe vergelijking die meteen mank gaat.

Als het gaat om de inhoudelijke functie die je hebt als dagvoorzitter-discussieleider, kom ik tot twee analogieën: de tolk-vertaler en de relatietherapeut.

Om te beginnen de tolk-vertaler dan maar: zelfs als mensen oprecht met elkaar willen praten, begrijpen ze elkaar vaak niet. Dat komt simpelweg, omdat hun perspectief verschilt en dus hun interpretatie van wat gezegd wordt.
De directeur die wil reorganiseren hoort dingen heel anders dan de werknemers die bang zijn hun baan te verliezen. De wethouder die voor de uitbreiding van het bedrijventerrein is, interpreteert wat gezegd wordt anders dan de bewoners die overlast vrezen.
Ik zie het dan als mijn taak net zo lang door te vragen, tot alle inzichten boven tafel zijn en iedereen elkaars standpunten niet alleen gehoord, maar ook daadwerkelijk begrepen heeft.

Aansluitend schakel ik over naar mijn rol als relatietherapeut: de kunst is alle deelnemers zich veilig en gesteund te laten voelen, zonder partij te kiezen. Dat betekent dat ik de directeur het vuur aan de schenen zal leggen, als zijn antwoord onduidelijk of ontwijkend is. Op dat moment voelt ‘de zaal’ zich vertegenwoordigd.
Meteen daarna moet ik echter de directeur steunen: door de juiste vragen te stellen kan ik hem helpen zijn standpunt goed over te brengen op de zaal en bij de luisteraars begrip te kweken voor zijn mening. Op dat moment voelt de directeur zich gesterkt.
Op deze manier kun je als dagvoorzitter helpen begrip te kweken voor elkaars standpunten en problemen.

Al eerder vergeleek ik mijn werk eens met de simultaanschaker (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/simultaanschaken/), omdat je op het podium zo veel tegelijk doet.
En zo kun je bezig blijven. De rol van de dagvoorzitter verschilt immers per evenement: de ene keer ben je vooral discussieleider, met als taak ‘strijdende partijen’ nader tot elkaar te brengen. Maar de volgende keer gaat het vooral om kennis maken (dating-buro), informatie uitwisselen (analist), tot nieuwe inzichten komen (journalistiek interveiwen) of noem maar op. Het is daarom cruciaal om iedere keer samen met de opdrachtgever te zoeken naar de juiste analogie voor die specifieke gelegenheid.
Ik ben erg benieuwd naar jullie vergelijkingen. Misschien kom ik er dan eindelijk eens achter wie ik ben. 

De standaard profielschets die veel opdrachtgevers geven, als ze zoeken naar een geschikte dagvoorzitter is: gevoel voor humor, interactieve bruggenbouwer, kritisch. In praktijk blijkt deze profielschets maar zelden te kloppen met wat er écht nodig is. Ik wil organisatoren van evenementen daarom uitdagen beter na te denken over hoe hun ideale dagvoorzitter er nu werkelijk uitziet … en dat iedere keer weer, want geen enkel congres is hetzelfde.

Neem nou humor: neem van mij aan dat er geen enkele professionele dagvoorzitter bestaat, die niet in staat is op het juiste moment een grap te maken. In die zin is het dus een overbodige toevoeging aan het profiel.
En tegelijkertijd blijkt als ik doorvraag humor vaak niet meer dan een bijzaak … een belangrijke bijzaak, maar toch: een smeermiddel, maar zeker geen dragende voorwaarde.
Voor een bloedserieus congres over innovatie dat ik recent deed, helpt het als er momenten van ontspanning zijn. Maar er komt echt geen tastbaar resultaat, als iedereen alleen maar huilend van het lachen over tafel ligt.
Dus alsjeblieft, vraag alleen om een dagvoorzitter met humor, als dat echt een leidend kenmerk is.

En wat te denken van interactieve bruggenbouwer? Hoe vaak blijkt deze gewenste eigenschap eigenlijk te betekenen: goed de microfoon kunnen brengen naar maximaal drie vragenstellers. In veel gevallen zoekt de opdrachtgever iemand die zenden eruit kan laten zien als interactie. Maar dan heb je een écht interactieve dagvoorzitter niet nodig.

Tot slot dan: kritisch. Veel mensen zeggen een kritische, mee denkende houding op prijs te stellen. En bijna net zo veel mensen vinden het niet leuk, als je dat dan ook echt doet. De directeur zegt vooraf dat de dagvoorzitter hem natuurlijk het vuur aan de schenen mag leggen, want hij gelooft in zijn verhaal. Maar als je het dan echt doet, spreekt zijn gezicht boekdelen.

Kortom: opdrachtgevers, wees eerlijk in wat je wilt en zoek dáár de meest geschikte dagvoorzitter bij. En ben je niet helemaal zeker van je zaak, consulteer dan gerust een aantal professionele dagvoorzitters: zij zullen graag mee denken en je ook nog eens doorverwijzen naar de meest geschikte man of vrouw.
Echte iedere professionele dagvoorzitter heeft een bepaalde mate van humor, kan in meer of mindere mate interactief bruggen bouwen en heeft een bepaald percentage kritische blik in zich. Ze verschillen in de verhouding: de één heeft echt humor als wapen, de ander is echt in de eerste plaats interactief. Pas als de verhouding van de dagvoorzitter aansluit op de verhouding van de bijeenkomst, is er een echte match.