Je publiek beter bereiken: de zaalopstelling

5 juli 2010
Categorieën: Je publiek beter bereiken
2 reacties »

In de meeste gevallen wordt de locatie voor een evenement al geboekt, voordat het programma bekend is. Te vaak worden doelen niet (volledig) gehaald, omdat zaal en indeling niet naadloos aansluiten bij de opzet van de bijeenkomst.

Om het maximale uit een dag te halen, moeten de deelnemers zich goed voelen in de ruimte waarin ze vaak uren achter elkaar doorbrengen. Maak bij een volgende gelegenheid eens een bewuste keuze, bijvoorbeeld uit de volgende opties:

 

Theater-opstelling:

Als de spreker centraal moet staan in een meer traditionele presentatie, is de theateropstelling het meest geschikt. Het gebruik van een podium suggereert autoriteit, kracht en geeft een meer formele, traditionele uitstraling. Tegelijkertijd schept het afstand en staat het interactie in de weg.

Er kan gekozen worden voor een opstelling in rechte rijen of voor een knik aan het einde, zodat iedereen de spreker goed kan zien.

 

Stadion-opstelling:

Is vergelijkbaar met de theater-opstelling, alleen vormen de tribunes een volle cirkel rond het podium. Hij is vooral geschikt voor meer informele bijeenkomsten, waarbij de afstand met het publiek niet te groot mag voelen.

Deze opstelling vereist een dynamisch programma dat regelmatig van opstelling verandert, om te voorkomen dat een deel van het publiek steeds tegen de achterkant van de actie aan zit te kijken.

Hij leent zich bijvoorbeeld goed voor het indelen van de aanwezigen in ‘doelgroep-vakken’ en het op het podium roepen van deelnemers. Vaste plekken voor sprekers zijn in dit geval taboe; niet iedere spreker kan er mee omgaan, dat hij zich ‘vrij door de ruimte moet bewegen. Daarnaast kan het plaatsen van projectieschermen een extra uitdaging zijn.

 

U-vorm:

Is meer geschikt voor kleinere groepen, waarbij afstand en interactie afgewisseld moeten worden. De ene spreker kan afstand houden door aan het open einde te blijven staan, een meer geoefende facilitator kan de U binnen lopen en de interactie zoeken.

 

Vrije indeling:

Met losse stoelen en tafels kan de ruimte gedurende de dag steeds weer anders ingedeeld worden, variërend van plenaire sessies tot kleine groepen. De deelnemers hebben zo steeds maximaal (oog)contact met de mensen waar ze op dat moment mee communiceren. Deze zaalindeling leent zich bij uitstek voor brainstorms en Group-decision-bijeenkomsten.

 

Informele indeling:

Deze opzet gaat nog een stap verder dan de vrije indeling. Door te werken met bijvoorbeeld statafels in caféstijl, loungebanken of bean bags wordt een hele vrije, open sfeer gecreëerd. Het leent zich vooral voor een combinatie van netwerken met meer informele werkvormen, zoals World-café, open space, speeddaten, poster-gesprekken etc.

 

Mix-vorm:

Binnen een programma is vaak sprake van meerdere vormen, ieder met hun eigen doel. En waarom zou je dan ook niet werken met meerdere opstellingen, verdeeld over meerdere ruimtes of juist binnen één zaal. Het publiek de opstelling laten ombouwen kan erg inspirerend zijn!

 

Welke opstelling je ook kiest, hou er rekening mee dat een zaal bestaat uit meer dan stoelen en tafels alleen. Denk ook na over de aankleding en de atmosfeer: niets is zo ellendig als een kale ruimte met zuurstofgebrek.

 

Tot slot: ik heb één keer een opdrachtgever mee gemaakt, die een reeds geboekte zaal afzegde, de extra kosten voor lief nam en een nieuwe locatie zocht, omdat dit voor zijn evenement beter bleek. Hij beloofde een volgende keer pas een plek te huren, nadat het format voor de dag bekend was.

Hoe denken jullie daarover?

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

2 reacties op “Je publiek beter bereiken: de zaalopstelling”

  1. Twitter Trackbacks for Jkwadraat weblog » Blog Archive » Je publiek beter bereiken: de zaalopstelling [dagvoorzitter.nl] on Topsy.com:

    [...] Jkwadraat weblog » Blog Archive » Je publiek beter bereiken: de zaalopstelling dagvoorzitter.nl/weblog/2010/07/je-publiek-beter-bereiken-de-zaalopstelling/ – view page – cached In de meeste gevallen wordt de locatie voor een evenement al geboekt, voordat het programma bekend is. Te vaak worden doelen niet (volledig) gehaald, omdat zaal en indeling niet naadloos aansluiten bij de opzet van de Tweets about this link [...]

  2. de zaalopstelling « Hoe organiseer ik een…:

    [...] Bron: dagvoorzitter.nl [...]

Mijn reactie