Je publiek beter bereiken: het programma

31 augustus 2010
Categorieën: Je publiek beter bereiken
4 reacties »

Hoe is het toch mogelijk: we zijn het er in grote meerderheid over eens, dat deelnemers tegenwoordig ook echt willen déélnemen, maar in de meeste gevallen wordt nog steeds gekozen voor een traditionele dagindeling.

Een programma met de bekende ingrediënten (sprekers, forumdiscussie, subsessies en tot slot een plenaire samenvatting) gaat uit van de ouderwetse gedachte dat ‘het podium’ zendt en de zaal ontvangt.

 

De netto opbrengst van bijeenkomsten is aantoonbaar hoger, als gekozen wordt voor interactie en als de verzamelde kennis en creativiteit in de zaal ten volle benut worden.

De mogelijkheden om het onderscheid tussen zender en ontvanger weg te laten vallen, zijn eindeloos. Ik doe een paar voorzetten:

 

De zaal bepaalt:

Begin een onderwerp eens niet met een spreker, maar laat eerst de zaal aan het woord. Zet de ‘expert’ pas later in, als er behoefte ontstaan aan een ‘joker’ die de discussie in perspectief kan plaatsen.

 

De spreker bindt in:

Erg weinig sprekers hebben het in zich een zaal meer dan 15 minuten te boeien. Waarom geven we ze dan toch iedere keer 30-45 minuten het podium? Laat de spreker zich eens beperken tot een inleiding van 10 minuten, waarna hij de interactie met de zaal aangaat.
Nog sterker kan het zijn de inleiding vooraf op te nemen en on-line te plaatsen, waardoor er op de dag zelf meteen begonnen kan worden met de interactie.

 

Non-lineaire opbouw:

Veel evenementen houden zich aan de meest logische opbouw. Heb eens het lef die door elkaar te gooien en kom tot verrassende resultaten.

 

Actief leren:

Jeff Hurt laat in één van zijn blogs zien, dat testen bij ratten hebben aangetoond dat een prikkelende omgeving leidt tot het feitelijk groeien van hersencapaciteit (http://jeffhurtblog.com/2010/04/21/killing-me-softly-with-your-lecture/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+MidcourseCorrections+%28Midcourse+Corrections+-+Jeff+Hurt%27s+Blog%29).

 

Sprankelende concepten:

Ik zeg: traditioneel wanneer dat effectief is, maar vooral vernieuwend als dat zinnig is. Ik geef een verre van volledige lijst concepten, die roept om aanvulling is:

-       Stemmen met je lijf: mensen fysiek vragen laten beantwoorden, kan een heel goed alternatief zijn voor dure stemsystemen. Dit kan bijvoorbeeld door ze fysiek op te laten staan, naar een stemvak te lopen of ze meer naar links of rechts langs een muur te laten gaan staan, naarmate ze het meer of minder eens zijn met een stelling.

Dit creëert grote betrokkenheid en maakt in één oogopslag inzichtelijk, hoe de groep denkt over een probleem: kiezen ze allemaal voor een veilige middenweg, is er een kleine minderheid faliekant tegen, zijn de meningen verdeeld over het hele spectrum? Het is daarmee de ideale opmaat naar een goede discussie;

-       Praktijkstudie: waarom zou je een volledig afgerond praktijkvoorbeeld behandelen, als je er ook voor kunt kiezen alleen het probleem te schetsen en de aanwezigen gezamenlijk de oplossing te laten bedenken?

-       Fishbowl: de groep wordt verdeeld in twee kringen. De binnenste kring discussieert over een onderwerp. De buitenste kring observeert het proces, de groepsdynamiek en de gebruikte argumenten. Na verloop deelt de buitenste ring zijn observaties, waarna de rollen omdraaien;

-       Intermezzo: kort (max 5 min.) onderdeel binnen het programma, dat gebruikt kan worden om randvoorwaarden te schetsen, gemeenschappelijke delers te benoemen, feiten vast te stellen. Een intermezzo kan gebruikt worden als brug tussen twee onderdelen of als inleiding tot een discussie. Hij kan bestaan uit een snelle interactie met de zaal, of een korte speech door een erkende authoriteit;

-       Open space: een breed scala aan werkvormen, waarin de deelnemers gezamenlijk agenda en aanpak bepalen. http://www.openspaceworld.org/;

-       Expert-tafels: een gestructureerd systeem om kennis rond afgebakende onderwerpen te mobiliseren. Aan losse tafels in de ruimte wordt over één onderwerp of stelling gediscussieerd onder leiding van een (zorgvuldig geïnstrueerde) gespreksleider;

-       Rolspellen: de ideale vorm om op een veilige manier gecompliceerde problemen te bespreken. Fouten mogen gemaakt worden, dus er wordt veel geleerd. Ik maak binnenkort gebruik van deze vorm, waarbij ik de rol van inhoudelijk discussieleider vervul en mijn collega Niels van der Schaaff (www.muizenkoning.nl) de begeleiding van de rolimprovisaties voor zijn rekening neemt;

-       World café: Deelnemers lopen van groep naar groep, nemen deel aan steeds wisselende lopende discussies en komen zo gezamenlijk tot verrassende oplossing.  http://www.theworldcafe.com/  

 

 

De kunst is, steeds de juiste mix te vinden. Een dagvoorzitter kan daarbij – met al zijn ervaring – een goede adviserende rol spelen.

En ook tijdens de bijeenkomst zelf wordt de toegevoegde waarde van een professionele gespreksleider groter, naarmate het programma minder traditioneel wordt. Want het wegvallen van de scheidslijn tussen zender en ontvanger betekent natuurlijk niet dat er geen doel meer is dat bereikt moet worden. De weg er naartoe is alleen minder voorspelbaar en dan is een goede gids van groot belang.

 

Simultaanschaken

3 augustus 2010
Categorieën: Over vragen stellen en discussie voeren
1 reactie »

Dagvoorzitters zijn net schakers: je hebt ze in alle soorten en maten. Je hebt de echte amateurs die de spelregels kennen, maar het verder alleen voor de lol doen. Dan zijn er de topamateurs/semiprofessionals die ook het nodige spelinzicht hebben, maar de echte ervaring en ‘t talent missen. Dan heb je natuurlijk de professionals en tot slot de simultaanschakers: zij die op meerdere borden tegelijk kunnen spelen én kunnen winnen. Afhankelijk van je eigen niveau, kies je wie je tegenover je wilt aan het bord.

Een echt professionele dagvoorzitter laat zich in mijn ogen het beste vergelijken met die simultaanschaker. Op ieder moment van de dag moet hij volledig overzicht hebben en op verschillende niveaus tegelijk kunnen denken:

Hij moet voortdurend luisteren naar degene die aan het woord is en daar goed op reageren: doorvragen, verduidelijken, verbanden leggen, samenvatten. Daarbij moet hij de doelgroep helder voor ogen houden en precies aanvoelen welke aanpak werkt bij welke geïnterviewde (al eerder schreef ik hier een blog over: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/).
Soms legt de dagvoorzitter iemand het vuur aan de schenen, soms helpt hij hem zijn verhaal beter over te brengen op de zaal. Een goede dagvoorzitter is zich bewust van zijn verschillende rollen binnen een programma en switcht daar bijna ongemerkt tussen.

Tegelijkertijd scant een goede dagvoorzitter zijn publiek: hoe wordt er gereageerd op wat gezegd wordt? Hoe is de sfeer en hoe moet daarop ingespeeld worden?
Maar het belangrijkste van alles is dat de dagvoorzitter steeds het einddoel in de gaten houdt en op basis daarvan inhoudelijke beslissingen neemt: ga ik nu samenvatten, verbreden of verdiepen? Laat ik een programmaonderdeel uitlopen of hou ik me strak aan de tijd? Gooi ik misschien zelfs programmaonderdelen om of hou ik vast aan de uitgezette koers? Benoem ik onverwachte ontwikkelingen of laat ik ze voorbij gaan?

Kortom: de volgende keer dat u een dagvoorzitter aan het werk ziet, bedenk dan dat hij meer doet dan alleen luisteren naar wat gezegd wordt. Terwijl hij luistert – naar u, een spreker, een deelnemer aan een discussie of wie dan ook – weegt hij tientallen beslissingen tegen elkaar af en neemt, hopelijk, de goede.