Je publiek beter bereiken: BN’er, expert, collega of professional?

30 november 2010
Categorieën: Je publiek beter bereiken
1 reactie »

Als je op zoek gaat naar een geschikte dagvoorzitter voor je bijeenkomst, heb je ruwweg vier mogelijkheden: een Bekende Nederlander, een expert op het vakgebied, een intern iemand of een professioneel dagvoorzitter.

Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen:

De Bekende Nederlander is bij uitstek een goede publiekstrekker. Mensen vinden het nu eenmaal leuk om beroemdheden te zien en ‘de show’ is gegarandeerd uitstekend. Ze hebben echter ook nadelen: ze zijn in het algemeen een stuk duurder dan de andere opties; een flink deel van de BN’ers (de goeden niet te na gesproken) is inhoudelijk niet sterk en beschouwt jouw opdracht vooral als schnabbel. Ik hoorde onlangs op de radio een uitspraak over een in vergetelheid geraakte TV-presentator: “Die zal wel dagvoorzitter geworden zijn”.

Een Expert weet als geen ander waar jouw bijeenkomst over gaat, waardoor het allemaal goed voorbereid en serieus over komt. Zijn inhoudelijke kracht kan echter ook zijn zwakte zijn: een expert kan gaan spreken in plaats van luisteren. Hij weet alles van het onderwerp, maar niets van het begeleiden van groepen en het bewerkstelligen van effectieve communicatie/discussie. Een goed alternatief kan de combinatie zijn van een professioneel dagvoorzitter voor de interactieve gespreksleiding en het maken van keuzes, en de expert als ‘sidekick’ voor de diepere inhoud.

Collega’s zijn soms een prima optie: hun aanwezigheid voelt vertrouwd en ze kennen interne gevoeligheden. Aan de andere kant kunnen ze bepaalde vragen niet stellen, die door iemand van buiten wel gesteld kunnen worden. Vaak kunnen collega’s wel ‘goed babbelen’, maar het leiden van een groep kan net te hoog gegrepen zijn. Een korte training door een professional zou kunnen helpen.

De professionele dagvoorzitter combineert een aantal belangrijke eigenschappen: hij heeft voldoende afstand tot de organisatie en de inhoud om kritisch te zijn en keuzes te maken. Hij heeft bovendien ervaring met ‘groepscommunicatie’ en interactie (cruciaal voor de bijeenkomst van vandaag; Zie ook mijn blog over het ‘moderne programma: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/ ).
Hij kan daarom in tijdens de bijeenkomst, in voor- en natraject een toevoegde waarde hebben als consultant en ervaringsdeskundige (zie ook:
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/07/je-publiek-beter-bereiken-voortdurende-communicatie/ ).
De investering in een professioneel dagvoorzitter is echter flink. Of de kosten tegen de baten opwegen is een afweging die iedereen keer op keer moet maken.

Als eerder schreef ik over het professionaliseren van bijeenkomsten: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/06/ .
Ik ben benieuwd welke keuzes jullie maken en waarom.

Je publiek beter bereiken: inspireren

15 november 2010
Categorieën: Je publiek beter bereiken
Geen reacties »

Je moet als dagvoorzitter, discussieleider of spreker meer willen bereiken dan alleen het informeren van je publiek. Mensen komen naar je toe in de verwachting geïnspireerd te worden en gemotiveerd.

We kennen allemaal de voorbeelden: aan de ene kant de man (of vrouw), waar we vooraf niet van verwachtten. Saai gekleed, kleurloze uitstraling … tot het moment dat hij begon te spreken. Je werd mee gevoerd in zijn betoog en hing ademloos een uur aan zijn lippen.
Daar tegenover staan de (vele) negatieve voorbeelden: strak in het pak en een tot in de puntjes verzorgde power-point. Maar na vijf minuten feiten en cijfers voelt het alsof je al een uur op je stoel zit.

Mijn conclusie: het gaat om voelbare, zichtbare passie. Of je nu als manager voor een groep staat, als trainer optreedt, een discussie leidt of als key-note spreker op het podium staat, je moet daar alleen gaan staan als je een bijdrage wilt leveren; als je denkt dat jouw verhaal zin heeft en als je voor je toehoorders het verschil wilt maken.

 

Je publiek beter bereiken: sprekers introduceren

2 november 2010
Categorieën: Je publiek beter bereiken
2 reacties »

Het introduceren van de sprekers is een erg onderschatte taak van de dagvoorzitter. In de voorbereiding gaat alle aandacht naar de forumdiscussie en de interactie met de zaal; de aankondigingen van de sprekers worden vaak op het laatste moment in elkaar geflanst of zelfs volledig geïmproviseerd.

Met een slechte voorbereiding van de introducties doe je de sprekers tekort. Een goeie aankondiging maakt de toehoorders warm voor het verhaal dat volgen gaat en zet de toon voor de spreker. Zo help je vooraf al contact te leggen tussen de spreker en zijn publiek.
Ik heb geprobeerd een paar tips op een rij te zetten; aanvullingen zijn van harte welkom:

-       Verdiep je in het onderwerp: het helpt enorm, als je weet waar het over gaat;

-       Verdiep je in het publiek: waarom is deze speech relevant door deze doelgroep? Je motiveert zo de toehoorders aandachtig te luisteren;

-       Verdiep je in de spreker: leer hem/haar persoonlijk kennen en vraag je af waarom hij/zij bij uitstek geschikt is om dit verhaal te vertellen. Je versterkt hiermee de geloofwaardigheid van de spreker en kunt hem oprecht aankondigen;

-       Bereid je voor: schrijf de introductie volledig uit, overleg met de spreker of dit de lading dekt en oefen!

-       Improviseer: dit lijkt in tegenspraak met het vorige punt, maar is het niet. Een perfecte voorbereiding wil niet zeggen dat je de tekst letterlijk van een papiertje moet lezen. Juist vanuit een stevige voorbereiding kun je de aankondiging spontaan en uit je hoofd brengen (eventueel met minimale aantekeningen op een cue-card);

-       Wees enthousiast: als jij al geen zin hebt in het komende verhaal, wat kun je dan nog van het publiek verwachten? Maar overdrijf niet en schep geen verwachtingen die de spreker niet waar kan maken

-       Pas je toon aan: overleg met de spreker wat de tone-of-voice is van zijn voordracht. Is het losjes en humoristisch, dan kun jij dat ook zijn. Is hij serieus en zakelijk, dan hou jij je ook in;

-       Check je feiten: zorg dat alles klopt wat je zegt; en dat je bijvoorbeeld weet hoe de naam van de spreker of bepaalde termen uitgesproken moeten worden;

-       Wees oppervlakkig: geef geen details uit de komende speech, doe geen beloftes over exacte inhoud. Immers: misschien heeft de spreker zijn verhaal nog wel aangepast of wil hij tijdens de voordracht keuzes maken. Hou het zo algemeen, dat je de spreker niet voor het blok zet;

-       Blijf bij het onderwerp: geef alleen informatie over de spreker, die relevant is voor het onderwerp. Noem dus niet al zijn vroegere en huidige functies; laat privé informatie achterwege, tenzij het wezenlijk iets toevoegt;

-       Werk naar een climax: door je introductie op te bouwen (zonder schreeuwerig te worden), verleidt je het publiek de spreker te ontvangen met applaus; je kunt daar zelfs om vragen;

-       Zorg voor een soepele overgang: weet waar de spreker zich bevindt, zodat je naar hem kunt kijken op het moment dat je hem noemt. Overleg of hij speciale wensen heeft voor zijn opkomst (muziek, attributen, etc);

-       Hou het kort: een puntige introductie is krachtiger; een lange inleiding leidt af van de spreker.

Samen gevat bevat een goede inleiding een paar elementen: wat is het onderwerp en waarom is dit belangrijk? Wie is de spreker en wat is zijn/haar autoriteit?