Ervaringen als digitale dagvoorzitter

4 januari 2011
Categorieën: Je publiek beter bereiken
11 reacties »

Evenementen staan niet langer op zich. Dankzij de social media maakt iedere bijeenkomst voortaan onderdeel uit van een voortgaande reeks communicatiemomenten, on-line en off-line. De organisator bepaalt niet meer in zijn eentje wat er besproken wordt en hoe het proces eruit ziet: de deelnemers eisen échte interactie.
Ook de rol van de dagvoorzitter digitaliseert, nu de manier waarop mensen met elkaar in gesprek gaan verandert. Wat mij opvalt is dat social media vooral gebruikt wordt voor event-marketing en nog heel weinig om het inhoudelijke resultaat te verbeteren. Ik hoop dat daar snel verandering in komt en zet daarom mijn ervaringen met digitaal discussiëren graag op een rij, met daarbij de kanttekening dat ik ook nog zoekende ben en open sta voor input.

Voorafgaand aan het evenement
Om te beginnen wil ik het hebben over de inzet van social media in de aanloop naar een bijeenkomst. Steeds vaker leid ik als dagvoorzitter bijvoorbeeld discussiegroepen op LinkedIn of communiceer ik met toekomstige deelnemers via Twitter.
Een paar ervaringsfeiten:

Stel vragen die er echt toe doen: als er op een discussieonderwerp geen respons komt, ga er dan niet vanuit dat de doelgroep niet wil, maar durf simpelweg toe te geven dat de vraag ze dus kennelijk niet interesseert. Wees blij met dit inzicht, verwijder het topic en probeer het opnieuw;

Maak vooraf een heldere keuze: hoe wil  je de social media gebruiken in relatie tot het congres? Wil je inventariseren, wil je bepaalde discussiepunten alvast aanzwengelen om daar live op door te gaan, wil je polsen wat er leeft, wil je deelnemers mee laten beslissen over de concrete invulling van de dag, … etc. Vanuit deze keuze volgt vanzelf de juiste balans in de manier waarop je verschillende social media (niet) inzet.

Kies voor een mix: integreer vanaf dag één prikkelende gesprekken via Twitter, LinkedIn, mail, etc

Geef het woord aan de deelnemers: vraag je publiek wie ze willen horen, wat ze willen leren, welke onderwerpen ze willen bespreken en stem daar je programma op af. Geef bijvoorbeeld 10 opties voor sprekers en nodig de 6 meest populaire uit. Of stel een paar programma-elementen voor en kijk welke men kiest.

Zorg voor structuur: dat de grens tussen zender en ontvanger verdwijnt, wil niet zeggen dat er geen behoefte meer is aan gespreksleiding. Zonder regelmatige samenvattingen en doorvertalingen naar vervolgvragen is er geen focus in de groep en zullen mensen afhaken. Feit is wel dat de digitale dagvoorzitter niet meer bepaalt, maar veel meer begeleidt.
De situatie kan ontstaan dat één discussie erg wijdlopig wordt en dat het zinnig kan zijn te splitsen, net zoals het kan voorkomen dat je een aantal separaat ontstane discussies juist samen wilt voegen. Dan kan het helpen één of meerdere discussies (met vooraankondiging) stop te zetten en nieuwe (met heldere inleiding) te starten;

Maak de moderator zichtbaar: Zet liefst de dagvoorzitter in (als hij ervaring heeft met dit fenomeen) als moderator. Hij/zij is gewend gesprekken te leiden en ze leren hem vast kennen voor de dag zelf.
Laat hem minimaal één keer per dag naar lopende discussies kijken én reageren. Ook als een groepslid zelf een gespreksonderwerp post (en daar hoop je natuurlijk op), reageer dan snel; niet om zijn onderwerp over te nemen, maar wel om steeds zichtbaar te maken dat er een groepsleider is;

Stimuleer sprekers om mee te doen: door ook hen on-line in een vroeg stadium met deelnemers in gesprek te brengen ontstijgt het programma het niveau van zenden&ontvangen. Het stelt de sprekers bovendien in staat hun optredens op maat te snijden (en dat mag ook van hem/haar geëist worden, vind ik);

Kies voor continuïteit: Social media lenen zich voor een voortdurend proces, in tegenstelling tot de momentopname dat een evenement vaak is. De keren dat ik tot nu toe op deze manier heb gewerkt, heb ik ook na het event nog een aantal weken lopende gesprekken begeleid, om vervolgens het beheer over te dragen aan de opdrachtgever. Gaat het echter om een doorgaand proces en komt er op termijn wellicht weer een live-bijeenkomst, dan kan ik me voorstellen dat het beheer in handen blijft van de digitale dagvoorzitter.

 

Accepteer dat ‘de mensen’ nog moeten wennen: het betrekken van je bezoekers gaat de ene keer beter dan de andere.

 

Tijdens het evenement

En dan komt de dag van het evenement. En ook tijdens het congres biedt de communicatie via de sociale media grote kansen. Mijn tips zijn:

 

Accepteer dat het bestaat: twitteren, chatten etc. tijdens een bijeenkomst is niet onbeleefd, het is de nieuwe manier van communiceren. Accepteer ook dat mensen steeds vaker slechts een deel van het programma actief zullen volgen en op andere momenten hun aandacht aan iets anders geven. Aan de congresorganisator de uitdaging zo te programmeren dat niemand ook maar een seconde wil missen

 

Gebruik het in je voordeel: probeer te achterhalen (en dat is niet moeilijk, want het is immers on-line te volgen) waarom/waarover iemand bijvoorbeeld Twittert. Doet hij het, omdat het congres voor hem niet interessant is of is het juist zo aansprekend dat hij het met iedereen wil delen. Gebruik deze kennis in je voordeel in plaats van je er tegen te verzetten.

 

Werk met een social-media-manager: heel veel toegevoegde waarde van de social media gaat verloren, omdat niemand zich er op toelegt. Als dagvoorzitter wil ik graag weten als één bepaalde opmerking in veel tweets terug komt, maar zelf kan ik niet op het podium tijdens een forumdiscussie on-line gesprekken volgen. Ik ben daarom erg blij als er iemand is, die dit voor me doet.

 

Laat de deelnemers aan het roer: ook tijdens de dag kun je het programma nog aanpassen aan de wensen van de aanwezigen. Via social media, maar ook een toepassing als What’s on (http://www.triqle.eu/content/triqles-whats), kun je deelnemers bijvoorbeeld mede laten bepalen welke workshops in de middag nog een keer herhaald moeten worden, welke sprekers de meeste tijd moeten krijgen, welke vraag de dagvoorzitter moet stellen aan de minister etc.

 

Zorg voor toegevoegde waarde: veel toepassingen worden vooral ingezet als ‘trucje’. Een twitter-fountain is prachtig, maar wat voegt het wezenlijk toe, als je de geplaatste tweets niet gebruikt om je programma inhoudelijk vorm te geven? En waarom laat je mensen stemmen per SMS, als je vervolgens niets met de uitslagen doet?

 

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen. Hoe geven jullie invulling aan het gebruik van social media tijdens evenementen?

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

11 reacties op “Ervaringen als digitale dagvoorzitter”

  1. Lykle:

    Zoals je weet zijn wij de bedenkers van Twitterfountain. In onze ervaring zien we dat veel deelnemers het moeilijk vinden om ueberhaupt actief te worden. En soms lijkt er dan van een Twitterfountain en andere inzet van social media eerder een afschrikkend effekt uit te gaan, dan een stimulerend effekt.

    Volgens mij is het echter onomkeerbaar, we zullen in 2011 zien dat steeds meer congressen en events twee/meerrichtingen-verkeer gaan worden. Deelnemers en sprekers met elkaar in gesprek. We hopen dat zelf ook te kunnen stimuleren bij onze klanten, en in de events waaraan we meewerken.

  2. Jerre:

    Dag Jan-Jaap,

    Goed stuk en mooi om te lezen dat jij je hier ook mee bezig houdt. Met name de toegevoegde waarde van social media tijdens een evenement vind ik erg interessant. Waarom ga je met Twitter, stemkastjes of SMSsystemen de interactie aan als je daarna niks met de input doet?

    Een interessant boek dat hierover geschreven is The Bachchannel van Cliff Atkinson – een aanrader voor iedereen die écht iets met social media wil doen tijdens een event!

    De beste wensen voor 2011,

    Jerre

  3. Jkwadraat:

    @Lykle: ja, dat wist ik :-) Een uitstekende toepassing, die ongetwijfeld steeds meer gebruikt zal worden. In mijn optiek is er vooral veel winst te boeken in gezamenlijke keuzes maken: zowel leveranciers van bijvoorbeeld Twitterfountain, Spilter of Sendsteps, als de opdrachtgever, als de dagvoorzitter zouden meer samen moeten werken om het maximale uit de mogelijkheden te halen.
    De door jou geschetste terughoudendheid zal in mijn ogen snel verdwijnen, als mensen ook echt zien dat hun input opgepakt wordt.

    @Jerre: ik ga het boek zsm bestellen.

    Groet,

    Jan-Jaap

  4. Lykle:

    @Jan-Jaap, dank voor de pluim. We denken graag met jou en event organisatoren mee om Twitterfountain nog nuttiger te maken.

    @Jerre, dank voor het noemen van het boek. Ik vond ook al een korte presentatie door Cliff Atkinson op YouTube, goed verhaal. http://www.youtube.com/watch?v=cSectN4EaZo

  5. Otto Wijnen:

    Sterke bundeling van actuele ontwikkelingen: de rol van dagvoorzitter wordt hierdoor ook steeds meer specialistisch en faciliterend.

    In reactie op het onderdeel “geef het woord aan de deelnemers”: er worden ook al congressen begonnen met een serie Pecha Kucha presentaties, waarna het publiek bepaalt welke spreker de keynote mag verzorgen. Een aanpak die in mijn ogen navolging verdient!

  6. Jkwadraat:

    Dank Otto, voor je reactie.
    een volgende stap zou kunnen zijn, dat de Pecha Kucha’s vooraf on-line komen, van commentaar voorzien kunnen worden en uiteindelijk punten krijgen.

  7. Paulus Veltman:

    Goed verhaal, Jan-Jaap.

    Voor mij als spreker en docent is vooral het contact voor en na een optreden pure winst ten opzichte van vroeger. Ik heb een veel beter beeld van wat de mensen verwachten en kan ook achteraf nog wat support leveren en waardevolle contacten uitbouwen.

    Tijdens een optreden werk ik zelf graag met een Twitter backchannel. Meestal vraag ik dan gewoon iemand uit het publiek als “twoderator”. Die onderbreekt me als er interessante vragen of opmerkingen in de Twitterfeed verschijnen.

    Kijk in de hoek social event-producten ook eens naar
    http://www.twoppy.com/ kijken. Ik kwam ze laatst tegen. Hun enthousiasme is aanstekelijk.

  8. Gerrit - Triqle:

    Hey Jan-Jaap,
    Mooie ‘wrap-up’ van de gesprekken die onder andere wij met elkaar hebben gehad. Heel herkenbaar.
    En wat gaaf dat je ons noemt!!! We hebben onze eerste mail voor meer informatie al ontvangen. :-)

    Gerrit

  9. Michiel Smilde:

    Hoi Jan-Jaap,

    Ter aanvulling op je betoog wijs ik je/jullie graag op de mogelijkheden van \What’s On\. Een mooi Social Media management Tool. Een product van http://www.triqle.eu/content/triqles-whats.

    Hrt grt Michiel Smilde

  10. Donatello:

    Goed verhaal Jan-Jaap,
    Dit verhaal staat nog in de kinderschoenen inderdaad maar dit zijn nuttige tips die ik zeker zie. een aanvulling: maak als dagvoorzitter vanaf het begin duidelijk dat beltonen ongewenst zijn maar dat twitteren zeker mag en lees als goede voorbeeld een Tweet voor. Daarmee maak je het direct onderdeel van het programma.

    gr en succes,

    Donatello

  11. Terwijl het congres plaatsvindt, deel 3 van Handboek Social Media voor Congressen | De Ondernemers BV:

    [...] In der Maur (@dagvoorzitternl) deelt hier zijn ervaringen als digitale dagvoorzitter en geeft ook een aantal [...]

Mijn reactie