Oogcontact: een zaal vol individuën

14 maart 2011
Categorieën: Je publiek beter bereiken
16 reacties »

Als je wilt dat er naar je geluisterd wordt, moeten mensen merken dat je het ook echt tegen hun hebt. Oogcontact met de zaal is cruciaal: of je de aanwezigen nu als gespreksleider bij een discussie wilt betrekken of de deelnemers als spreker wilt boeien bij het uitdragen van je boodschap.
Om te zorgen dat iedere toehoorder zich persoonlijk benaderd voelt, kun je een aantal regels in acht nemen:

Kijk met enige regelmaat naar alle secties in de ruimte: voor, achter; links, rechts;

Kijk binnen iedere sectie steeds kort een paar mensen recht in de ogen aan;

Gebruik oogcontact om nadruk te leggen op de belangrijke punten in je verhaal. Kijk bijvoorbeeld op de juiste momenten naar de directeur, de afdeling verkoop of een vorige spreker;

Hou rekening met culturele verschillen: in sommige landen wordt te lang oogcontact als beledigend beschouwd. Weet wie er in de zal zitten en bereid je daar op voor;

Wees je bewust van wat je ogen doen, waar ze heen kijken en hoe lang. Neem het eens op en kijk het terug: dan kun je precies zien, hoe jij omgaat met oogcontact en wat je eventueel kunt veranderen.

En tot slot: beschouw de zaal niet als groep, maar als een verzameling individuën. Het zal je helpen écht contact tot stand te brengen

Tien tips voor een interactief evenement

3 maart 2011
Categorieën: Geen rubriek
2 reacties »

We zijn het er met zijn allen gelukkig steeds meer over eens: de tijd is voorbij, dat bijeenkomsten alleen maar bestonden uit zenden. Tegelijkertijd merk ik dat veel opdrachtgevers de interactie wel met de mond belijden, maar nog niet altijd in daden omzetten; dat is niet (of in ieder geval niet altijd) uit onwil, maar veel meer uit onwennigheid.

Ik doe een poging de belangrijkste tips op een rij te zetten, maar ben natuurlijk ook erg benieuwd naar aanvullingen en voorbeelden uit jullie praktijk:

1: wees eerlijk
Natuurlijk mag je als congres-organisator enige ‘zend-tijd’ nemen, om bijvoorbeeld informatie over te brengen of nieuw beleid aan te kondigen. Maar doe dat dan in alle openheid en probeer het niet – zoals vaak gebeurt – weg te moffelen onder een sausje van interactie. Vijf minuten vragen mogen stellen over een speech van 30 minuten is natuurlijk niet verboden, maar noem het géén interactie. Je publiek is niet gek.

2: trek heldere grenzen
Interactie toestaan betekent dat je niet precies kunt voorspellen, welke lastige vragen of kritische opmerkingen er gaan komen. Om toch te zorgen voor focus die leidt tot een resultaat, is het cruciaal helder te zijn in wat wel open staat voor discussie en wat niet.

3: geef alternatieven
Als je een bepaalde vraag of opmerking niet wilt of kunt behandelen, stuur de inbrenger dan niet ‘het bos in’. Geef hem of haar erkenning voor de inbreng, beloof dat je er op terug zult komen, geef aan hoe/wanneer je dat zult doen en hou je daar aan!

4. wees flexibel
Durf jouw route op ieder moment tegen het licht te houden en aan te passen. Gooi het programma om, als daar een goede aanleiding toe is en sla zijpaden in, die een toegevoegde waarde lijken te hebben: als zich een gespreksdeelnemer uit de zaal meldt met een geweldig leuk verhaal, geef hem ruimte. Als zich uit de discussies spontaan een nieuw, onvoorzien programmaonderdeel aandient, doen! Dat kan, als je een scherpe focus hebt op waarom je ‘t – samen – allemaal doet.
Er zijn steeds meer planningssystemen beschikbaar die het mogelijk maken de dag dynamisch in te richten en daarbij het programmaboekje voortdurend aan te passen. Maak daar gebruik van, door bijvoorbeeld lengte van onderwerpen flexibel te maken of inschrijving voor workshops tot kort voor aanvang vrij te geven.

5. luister naar je publiek
Accepteer dat het niet meer ‘jouw’ bijeenkomst is, maar dat ‘jullie’ (jij en je deelnemers) samen het succes van het evenement bepalen. Dus als het publiek duidelijk andere verwachtingen heeft dan jij: benoem ze en doe er iets mee.
Sterker nog: wacht niet tot het publiek komt met tegenwerpingen of aanvullende vragen, maar vraag ze op de man af wat zij willen. Laat de deelnemers liefst vooraf en tijdens het evenement mee beslissen: welke sprekers willen ze, welke discussieonderwerpen? Welk programmaonderdeel vinden ze te lang en waar willen ze best een kwartier lunch voor opofferen?

6: giet niet alles in beton
Durf de dag in te gaan met open eindjes en zonder volledig uitgewerkte boodschap. Vertrouw op het feit dat de deelnemers ook kennis en gezond verstand hebben en laat je verrassen door hoeveel dit op kan leveren.
Ga het gesprek eens aan zonder vooropgezet einddoel en laat je leiden door wat de discussie brengt. En laat de wens eens los om de dag te voorzien van een afgeronde conclusie: het op gang brengen van een denkproces is vaak waardevoller dan het streven naar een (geforceerde) afronding.
Stimuleer ook sprekers om hun zekerheden los te laten en laat ze in plaats van 30 minuten nu een 7 minuten spreken en de rest van de tijd open laten voor vragen: als ze verstand hebben van hun onderwerp, zijn ze daar niet bang voor. Bovendien vindt echt niemand het erg, als je eens toegeeft niet alles te weten.

7: speel met vormen
Mensen worden het best gemobiliseerd, als ze verrast worden. Geef daarom ieder programmaonderdeel, met ieder zijn eigen doel, ieder het format die het verdient. Speel met lengte, groepsgrootte en aanpak; durf te vernieuwen!
Wijk daarom ook eens af van het standaard programma en durf te kiezen voor een minder voor de hand liggende opzet; begin bijvoorbeeld eens met een interactief onderdeel, vóórdat je gaat zenden.
Zie ook: ‘het programma’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/)  en ‘dé discussie bestaat niet’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/)

8: kies de juiste plek
De locatie en zijn indeling zijn cruciaal. Denk daarom eerst na wat je wilt bereiken, bepaal dan hoe en kies dan pas plek en inrichting.
Zie ook: ‘zaalopstelling’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/07/je-publiek-beter-bereiken-de-zaalopstelling/)

9: gebruik social media
Interactiviteit begint en eindigt niet op de dag van het evenement: je zet de toon door deelnemers ook al vooraf en na afloop met elkaar in gesprek te brengen en te houden. Zet de social media daarom niet alleen in om je evenement te promoten, maar vooral om een community te creëren waar inhoudelijk met elkaar gepraat word. Een ervaren moderator kan enorm helpen. 
Zie ook ‘ervaringen als digitale dagvoorzitter’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/)

10: wéés interactief
Dwing jezelf voortdurend met anderen in gesprek te gaan en daar de meerwaarde van te zien. Jouw kennis en mening zijn belangrijk, maar groeien pas echt als je ze toetst aan die van anderen. Realiseer je dat iedere deelnemer – net als jij – graag zijn kennis deelt en gehoord wil worden. Samen werken leidt tot betere resultaten.
En sta jezelf niet toe te zeggen ‘dat het publiek niet mee wilde praten’. Als een gesprek niet op gang komt, ligt dat niet aan de deelnemers, maar aan de organisatie: dan is of het onderwerp niet interessant (waarom heb je ze niet gevraagd, wat ze wilden horen?) of de gespreksvorm niet uitnodigend genoeg. Een ervaren dagvoorzitter kan helpen dit te voorkomen.
Zie ook ‘de dood van de discussie’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2008/10/de-dood-van-de-discussie/) en ‘de paneldiscussie’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/je-publiek-beter-bereiken-de-paneldiscussie/)