Meditatie en open space tijdens GMAB

20 januari 2012
Categorieën: Geen rubriek
1 reactie »

Onlangs was ik dagvoorzitter van ‘Give Marketeers a Break’ (GMAB), georganiseerd door Top Marketeers Network (WerfSelect). Het werd een hele inspirerende, bijzondere bijeenkomst.

Het doel van GMAB was de marketeers buiten hun vaste kaders te laten denken over de vraag hoe het marketingvak de komende jaren moet veranderen. Om vastgeroeste patronen te doorbreken en ‘ja maar …’ uit te sluiten, werd gekozen voor een niet alledaagse aanpak:

Om te beginnen werd de toon op een aantal momenten gezet door meditatie. Waar je wellicht zou verwachten dat marketeers te nuchter en te zakelijk zouden zijn voor ‘die zweverige onzin’ werden de optredens van Tijn en Kris Touber zeer enthousiast ontvangen en werd de sfeer er aantoonbaar productiever van.

Verder werd voorkomen dat de groep zou vervallen in algemeenheden en afschuifgedrag, door alle deelnemers de hele dag consequent aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheid. Iedereen werd door mijn co-host Dennis Kerkhoven uitgedaagd zijn eigen ‘doorbraakvraag‘ te formuleren en anderen te helpen de zijne te beantwoorden.

En tot slot was het grootste deel van het programma ‘open space’. In zes breaking zones kon iedereen naar behoeven in- en uitlopen, op zoek naar nieuwe inzichten. De zones stonden onder leiding van een storyteller en een alchemist. De laatste functie werd vervuld door mijn goede collega’s Rob Janssen, Bart Cosijn, Hans Etman, Niels van der Schaaff, Ron Vervuurt en Arthur Tolsma.
Het was een mooi beeld: steeds wisselende gespreksgroepen, mensen die met hun eigen krukje dé plek voor hun zochten.

Al met al een geslaagd voorbeeld hoe een bijeenkomst effectiever kan zijn, als je het aan durft te kiezen voor een vernieuwend programma. Alle hulde aan mijn opdrachtgeefsters Annelies Ruis en Madelon Engels!

Kijk voor een impressie ook eens op: http://www.facebook.com/pages/Give-marketeers-a-break/102647216504795 

 

De 5 grootste uitdagingen voor de beginnende gespreksleider

5 januari 2012
Categorieën: Geen rubriek
2 reacties »

Het is aardig om te zien waar betrekkelijk ongeoefende dagvoorzitters het meest mee worstelen. Dat zegt veel over waar de echte toegevoegde waarde van een professioneel gespreksleider ligt.

Naast dat ik zelf dagvoorzitter-discussieleider ben, verzorg ik ook trainingen; individueel en groepsgewijs. Zo bereid ik bijvoorbeeld eens per jaar een groep vrijwilligers van het International Documentary Festival Amsterdam (IDFA) voor op hun rol van gespreksleider bij de interactie tussen regisseur en publiek, na afloop van de vertoning van een documentaire.

De punten waar deze groep (en vele anderen) het meest moeite mee heeft zijn:

De bescheiden baas: veel beginnende dagvoorzitters worstelen met de balans tussen baas zijn over het programma en ruimte geven aan de deelnemers. Met regelmaat zie ik deelnemers aan de Masterclass vooral hun eigen pad volgen: ze willen – uit enthousiasme – vooral hun eigen vragen beantwoord zien en vergeten te kijken of het publiek misschien een hele andere kant op wil.
En soms wordt het nog erger: dan wil de gespreksleider vooral laten zien hoe goed hij zich heeft voorbereid en hoe ontzettend goed hij mee kan praten over het onderwerp. Het ego wint het dan van de goede dagvoorzitter.
Omgekeerd zie ik ook regelmatig gespreksleiders de grip op de gebeurtenissen volledig verliezen. Ze geven het publiek alle ruimte, maar vergeten die ruimte af te bakenen, in inhoud en tijd.
Mijn uitgangspunt is: jij bent de baas, maar het draait niet om jou. Uiteindelijk moet je als dagvoorzitter-discussieleider dus bepalend aanwezig zijn, zonder daarvoor erkenning te willen krijgen. Mijn ideaal is bereikt, als iedereen in de zaal het gevoel had dat het volledig om hem/haar ging en dat ik niet ben opgevallen. En dat mijn zorgvuldig voorbereidde vragen dan helemaal niet gesteld worden … jammer dan.

De doelgerichte vragensteller: veel ongeoefende gespreksleiders verliezen kostbare tijd met omtrekkende bewegingen en dat gaat helaas vaak ten koste van de diepte van het gesprek. De grote kunst is om inleidende vragen achterwege te laten en meteen to-the-point te komen, zeker als je zoals bij het IDFA 10 minuten hebt om de vragen van 200 mensen af te handelen. Een podiuminterview is wezenlijk anders dan bijvoorbeeld een interview voor de krant: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/10/congresinterview-een-zaal-vol-vragen/
Verder zie ik vaak dat gespreksleiders – uit onzekerheid – het lef missen om directe, korte vragen te stellen. Het voorzichtige betoog dat ze houden leidt tot tijdverlies, maar ook tot net zulke vage antwoorden en daar is niemand mee geholpen. Als dagvoorzitter moet je (foute) keuzes durven maken!

De sfeergevoelige observator: het op gang brengen van een geslaagd gesprek tussen ‘zaal en podium’ vereist dat je beide partijen observeert. En dat is precies waar veel gespreksleiders ‘in opleiding’ kansen missen: tijdens de vertoning van de film kijken veel IDFA-moderatoren alleen naar het scherm, terwijl reacties uit de zaal tijdens de voorstelling je veel kunnen vertellen over welke kant het publiek tijdens de Q&A op wil; wanneer lachen ze, op welke momenten ontstaat geroezemoes, etc?
En ook tijdens het vraaggesprek met de regisseur vergeten sommige moderatoren hun aandacht te verdelen: ze luisteren vol aandacht naar de spreker, terwijl één oog op de zaal gericht zou moeten zijn.

De microfoon bewaker:
Eén van de gouden dagvoorzitters-wetten is: geef nooit de microfoon uit handen. Tegelijkertijd mag het nimmer een strijd worden. Tijdens IDFA heb ik moderator en regisseur beiden verbeten aan de microfoon zien trekken en dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.
Om te beginnen wordt de kans dat je de ‘strijd om de mic’ wint een stuk groter, als je durft mee te geven. Sta de spreker toe de microfoon naar zich toe te trekken, maar laat niet los; wees niet bang de microfoon even samen vast te hebben. Knik hem – als hij je vragend aan kijkt – bemoedigend toe: ‘ik hou hem wel voor je vast’. De kans is dan groot, dat hij begrijpt dat je hem wilt helpen met het vast houden van de microfoon, in plaats van hem er van wilt ‘beroven’.
Mocht de interviewee vervolgens toch zelf de microfoon vast willen houden, accepteer dan dat hij zich daar kennelijk veiliger bij voelt. Het is tijd voor plan B: het gaat uiteindelijk niet om die ene microfoon, maar om het feit dat jij baas wilt blijven over het gesprek. Zorg daarom dat je altijd een tweede microfoon bij de hand hebt (zelf werk ik graag met een headset voor mezelf) en vraag de technicus die iets harder te zetten, zodat jij in volume de overhand hebt.

De technische detaillist: veel gespreksleiders overschatten het belang van techniek; het gaat natuurlijk om de inhoud. Maar net zo vele discussieleiders onderschatten de rol van licht en geluid.
Ik doe bij het IDFA zelf ook regelmatig Q&A’s en niet zelden keer kijkt de (vrijwillige) technicus van dienst me verbaast of zelfs licht geïrriteerd aan als ik de microfoons wil testen. Soms bleek mijn bemoeizucht terecht: batterijen bleken bijna leeg, het geluid ging rond zingen als ik de zaal in liep of microfoonsnoeren bleken te kort. Allemaal uitzonderingen op een verder perfecte organisatie, maar het gaat precies om die details.
Vele moderatoren stonden tijdens IDFA op het podium van Tuschinksi 1, ik kreeg te horen dat ik de eerste was die de stand van het voetlicht aangepast wilde hebben: standaard stond dit zo hoog, dat de regisseur en ik vanaf het podium de zaal niet konden zien. En dan weet je zeker dat echte interactie nooit tot stand zal komen

De balletdanser: Tijdens de IDFA-training merk ik ook dat veel moderatoren zich niet bewust zijn van hun lichaam of zich er geen raad mee weten. En dat terwijl lichaamstaal een krachtige tool is voor de dagvoorzitter: door op het juiste moment naar mensen toe te bewegen of zelfs te wijzen, kun je ze laten merken dat je echt aandacht voor ze hebt. Door juist bij iemand weg te bewegen spoor je hem aan zijn betoog af te ronden. Door je slim op te stellen, kun je de blik van de spreker op het podium naar de zaal richten en zo interactie op gang helpen.
Met een actieve houding en open blik help je een gesprek dynamischer te maken. En door op het juiste moment de juiste blik te trekken, kun je een vraag stellen zonder het woord te nemen.

Voor de duidelijkheid: ik generaliseer. En mijn observaties doen niets af aan de vele uitstekende Q&A’s er volbracht zijn door al die geweldige en soms zeer talentvolle vrijwillige moderatoren.

Weet jij meer zaken waar (beginnende) dagvoorzitters mee worstelen? Ik hoor het graag.