J2

Iedereen kent ze: de lastpakken die een grote stempel drukken op de discussie. Je bent geneigd een hekel aan ze te hebben en ze de mond te snoeren.
Maar tegelijk zijn dit vaak de mensen die écht betrokken zijn en kunnen helpen het gesprek naar een hoger nivo te tillen. Een debat gaat immers pas de diepte in, als gezapigheid wordt voorkomen.
Koester daarom deze ‘luizen in de pels’, maar weet hoe je met ze om moet gaan. Ik zet er een paar op een rij (en sta zoals altijd met open armen voor aanvullingen):

Het stokpaardje: welke kant het gesprek ook op gaat, die ene man op rij zeven blijft steeds maar terug komen op dat ene punt. Hem de mond snoeren lukt niet en is in mijn ogen ook geen optie: iedereen heeft immers recht van spreken en dit punt zit hem – op zijn zachtst gezegd - duidelijk hoog .
Ik kies in deze gevallen vaak voor twee tactieken, niet zelden in combinatie: om te beginnen stel ik de persoon een aantal vragen over zijn stokpaard. Het vergroot de kans dat hij ook anderen de ruimte zal geven, omdat ik hem serieus heb genomen en podium heb gegeven voor zijn punt.
Daarnaast leg ik de beslissing hoe lang dit stokpaard te berijden vaak bij de zaal: ik vraag gewoon, of dit een thema is dat het verdient uitgediept te worden. Door het te vragen maak ik de lastpak ‘controleerbaar’: als 200 man hem steunen, gaan we er op door. Geeft het publiek aan geen interesse te hebben, dan bindt hij wel in (meestal stel ik wel voor, dat de verantwoordelijke manager na afloop even persoonlijk contact met hem op neemt).

De eindeloze vraag: Je geeft iemand het woord en hij is duidelijk van zins dat niet meer af te geven. In plaats van een korte, heldere vraag komt er een betoog, bestaand uit een eindeloze reeks bijzinnen en zonder helder einddoel.
Zo iemand in de rede vallen met de vraag het kort te houden en to-the-point te komen heeft – hoe beleefd of bot ook gesteld – meestal geen enkel effect. Er zijn wel twee andere effectieve manieren om zo iemand te onderbreken.
Ten eerste kun je er voor kiezen om vragen te stellen naar aanleiding van het betoog: door in te zoomen op een onderdeel van wat diegene zegt, kan hij zich nooit beledigd voelen. Je toont immers oprechte interesse. En met die vraagstelling geef je jezelf de kans het gesprek de richting op te sturen, waarvan jij denkt dat vragensteller, publiek en je opdrachtgever er het meest bij gebaat zijn.
Een andere mogelijkheid is een poging te doen zelf naar de conclusie van het betoog te komen. Je onderbreekt de vragensteller dan met de opmerking ‘dus als ik het goed begrijp is uw punt …’ En het grappige is, dat het niet eens uit maakt of je goed hebt gegokt: klopt je aanname, dan zegt hij ‘ja’ en kun je verder. Maar zit je er naast, dan zal diegene in 90% van de gevallen ineens wel in staat blijken om zijn punt in twee zinnen samen te vatten … gewoon, omdat jij het ook in twee zinnen deed.

De frontale aanval: Soms worden discussies echt onvriendelijk; er wordt gescholden en op de man gespeeld. In die gevallen is belangrijk: vragen stellen en vertalen.
Vragen stellen naar aanleiding van een tirade kan helpen iemand ‘tot rust te brengen’ en weer op redelijke toon te laten discussiëren. Plat gezegd: door de puist helemaal leeg te knijpen, voorkom je dat hij terug komt. Door iemand juist ruimte te geven zijn verhaal te doen in plaats van hem af te kappen leg je oprecht contact, toon je begrip en haal je er daarmee de scherpe kanten af. Vaak is het gal kunnen spuwen al genoeg.
Daarnaast is het cruciaal steeds te vertalen: laat (bijvoorbeeld) de directeur niet rechtstreeks reageren op de tirade, maar vat deze in ‘passende bewoordingen’ samen; ontdaan van de scheldwoorden en de scherpe kanten. Maar pas op: geef de ‘opstandeling’ niet het gevoel dat je zijn standpunt afzwakt, want dan brandt hij weer los.
Als er vanaf het podium vervolgens antwoord is gegeven op de vraag uit de zaal, geef het woord dan niet meteen terug aan de ‘aanvaller’. Stel zelf een vervolgvraag aan de directie, in lijn met de tirade: verplaats je in de boosheid uit de zaal en verwoordt hem in acceptabele bewoordingen.
Conclusie: laat de strijdende partijen nooit rechtstreeks met elkaar praten, maar vertaal keer op keer. Zo voelen beiden kampen zich vertegenwoordigd en beschermd, terwijl jij zorgt dat het taalgebruik ‘binnen de perken blijft’.

In al deze gevallen geldt dus: geef de lastpakken oprechte aandacht, stel vragen en hou ze zo ‘in de hand’. Lichaamstaal - een paar stappen naar iemand toe zetten bijvoorbeeld - helpt daarbij enorm (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2012/02/lichaamstaal-5-manieren-om-een-evenement-succesvol-te-maken/)

Cruciaal is: als je ingrijpt, doe dat dan met 100% overtuiging, anders maak je het alleen maar erger. Ben je nog niet helemaal zeker van de beste aanpak, volg dan de tactiek van de voetbalscheidsrechter, als twee teams met elkaar op de vuist gaan: laat de situatie gewoon even voort duren, doe een paar stappen terug, observeer en grijp pas in als je zeker weet wat je te doen staat.

Techniek: het wordt tegelijkertijd overschat én onderschat. Natuurlijk moet je jezelf er niet blind op staren en vooral focussen op de inhoud. Maar te vaak wordt vergeten dat de (microfoon)techniek een allesbepalende stoorzender kan zijn.

Voor mij als dagvoorzitter is de microfoon mijn grootste vriend (of vijand, als hij kwaad wil). Microfoontechniek ken vele facetten, die ik wil proberen op een rij te zetten:

Microfoongebruik:
Er eentje in je hand hebben is één ding, weten wat je er mee moet een tweede. Los van het feit dat een microfoon iedereen verstaanbaar maakt (als het goed is, tenminste), heeft hij een belangrijke regiefunctie: wie de microfoon heeft mag spreken, de rest luistert.
Precies daarom willen veel mensen hem graag zelf in de hand hebben; met name degenen die zichzelf graag lang horen praten. De ‘gouden dagvoorzitterswet’ is daarom de microfoon nooit uit handen te geven. Maar wat nu als iemand er toch aan blijft trekken: dan mag het nooit een voor de zaal zichtbare strijd worden. Je kunt dit voorkomen door mee te geven. Als de spreker de mic naar zich toe trekt, trek dan niet meteen terug, maar hou hem vast en sta de ander toe de microfoon naar zijn mond te brengen. De kans is groot dat hij hem – zeker na een geruststellend knikje van jouw kant- alsnog los zal laten. Doet hij dit niet, probeer dan iets meer kracht te zetten, zonder dat dit het publiek opvalt. En wil de ander echt niet toegeven, gun hem dan de microfoon, maar zorg dat je een plan B hebt: zie microfoonkeuze.

Microfoonkeuze:
Mijn voorkeur gaat uit naar een headset. Deze beweegt mee met mijn mond, wat ik ook doe en daardoor ben ik altijd goed verstaanbaar. Daarnaast hou ik daarmee mijn handen vrij voor het vasthouden van cue-cards, gesticuleren, een tweede microfoon etc.
Een revermicrofoon is een goed alternatief, op het moment dat je vrij statisch bent en je positie ten opzichte van de zaal steeds dezelfde is.
In combinatie met de headset gebruik ik graag een handheld: deze kan ik gebruiken om te interviewen en mensen in de zaal aan het woord te laten. Waarom dan niet alleen een handheld? Omdat ik met een headset iemand in de rede kan vallen, zonder de microfoon weg te halen (handig, als hij hem vast houdt bijvoorbeeld; zie boven) en omdat ik dan altijd een noodoplossing bij de hand heb, mocht één van de twee uitvallen.

Microfooninstelling: Het lijkt een dooddoener, maar een microfoon moet goed werken. Dat betekent dat het nivo precies goed moet zijn, dat je nergens in de zaal ‘rondzingen’ veroorzaakt en dat de batterijen nieuw/vol moeten zijn. Verder kan de instelling – los van het nivo – de verstaanbaarheid enorm vergroten.

Microfoonvertrouwen: Je kunt je werk pas goed doen, als je er op kunt rekenen dat de microfoon werkt. Dat betekent: testen! Loop met al je microfoons de hele zaal door; ook als interactie niet gepland is, want je weet immers nooit wat er onverwacht kan gebeuren. Laat iemand mee luisteren voor verstaanbaarheid en geluidsnivo.
Werk je – zoals ik – met meerdere mics tegelijk, test ze dan ook terwijl ze allemaal aan staan.

Microfoonvriendschap: Wordt maatjes met de technicus! Hij is cruciaal voor jouw optreden, dus praat goed met hem door wat je wilt en vraag hem of er beperkingen zijn.
En als je de handheld noodgedwongen moet afgeven (zie boven) laat hem dan het nivo van jouw headset iets hoger zetten. Zo blijf jij ‘baas over de bijeenkomst’.

Als dagvoorzitter heb  je een aantal manieren om discussies te leiden, interviews te beïnvloeden en de tijd te bewaken. Er is de techniek, het concept en jouw vakmanschap. Een middel dat in mijn ogen te weinig gebruikt wordt is de non-verbale communicatie.

In het algemeen – merk ik vooral tijdens de opleidingen die ik geef – zijn dagvoorzitters zich te weinig bewust van de kracht van hun lijf. Ik zet een paar toepassingen van het lichaam op een rij, in de hoop dat jullie zullen aanvullen:

Staan: De plek waar je gaat staan bepaalt (mede) de loop van een gesprek. Simpelweg door een spreker op het podium een vraag te stellen en daarna tussen het publiek te gaan staan, helpt hem zijn blik naar hun te richten. Dat maakt een heel andere indruk dan dat je hem op het podium interviewt en het publiek tot (afstandelijk) toeschouwer maakt.

Lopen: door een paar passen te zetten, maak je eenvoudig een hoop duidelijk. Als een spreker tegen het eind van spreektijd zit, zet ik vanaf de rand van het podium vaak een paar passen naar hem toe. De kans is groot, dat ik dan niet eens meer verbaal in hoef te grijpen.
En ook tijdens zaalinteractie leg ik heel wat meters af: door naar iemand in de zaal toe te stappen, geef je hem echte, unieke aandacht. Zeker in heel heftige discussies kan dit helpen de emoties binnen de perken te houden: in plaats van dat de persoon in de zaal woedend en dus luid tegen iemand op het podium te keer gaat, is hij ineens op een kleinere afstand in gesprek met jou.
Ook handig: begin langzaam bij iemand weg te lopen, en hij snapt dat hij tot zijn punt moet komen. Dat helpt om de vragen uit de zaal kort te houden.
Tot slot: door op het juiste moment uit de zaal naar het podium te lopen, of omgekeerd, vervul je automatisch een brugfunctie en help je ‘de partijen’ tot elkaar te komen.

Wijzen: Overduidelijk wijzen – met gestrekte arm – helpt de discipline in de gesprekken te houden. Degene die aangewezen wordt heeft het woord, de rest luistert. Zeker in combinatie met lopen helpt het je de baas te blijven over de discussie.
Ook in het vervullen van de brugfunctie maakt wijzen je sterker. Doorvragen bij het management, terwijl je naar iemand in de zaal wijst (‘maar deze meneer gaf net aan, wat zijn probleem is…’) werkt twee kanten op: het dwingt de ene partij zich bewust te zijn van het perspectief van de ander en tegelijkertijd voelt de andere partij (of het nu de zaal is waar je naar wijst of de directie) dat je hem op dat moment vertegenwoordigt.

Knikken en blikken: een hoofdknik of een bepaalde blik kan een statement sturen, zonder dat je verbaal in hoeft te grijpen. Duidelijk waarneembaar knikken stimuleert de spreker in zijn betoog en laat hem voelen dat je vol aandacht bent (zelfs als je ondertussen nadenkt of de zaal scant).
En als je midden in een betoog ineens verbazing laat zien, enthousiasme of verontwaardiging bijvoorbeeld, stuur je degene die aan het woord is om juist om dat deel van zijn verhaal in te zoomen. Doe je dat niet, dan maak jij geen keuzes en de spreker dus ook niet: hij zal zijn verhaal helemaal tot het einde afdraaien. Door eerder non-verbaal in te haken, laat je de spreker afslagen maken en bepaal jij de loop van het gesprek.
Ook het publiek kun je op deze manier ’bespelen’: door op het juiste moment een bijvoorbeeld aangenaam verraste blik de zaal in te werpen of je armen vragend naar ze uit te strekken, betrek je mensen bij het verhaal op het podium en daag je ze uit te reageren.

Dansen: hoe meer je door de zaal ‘danst’ in plaats van sjokt, hoe beter en opener de sfeer zal zijn. Als jij – zonder te overacteren - voortdurend uitstraalt dat je het naar je zin hebt, interesse toont en nieuwsgierig bent, zal de zaal dat oppikken en je volgen.