Succesvol werken in deelgroepen: 8 tips

13 april 2012
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Bijeenkomsten worden – gelukkig – steeds interactiever: door bezoekers zelf deel te laten nemen, te laten ervaren in plaats van te luisteren en passief te ondergaan, kom je sneller tot betere resultaten. Tegelijkertijd kent iedere dagvoorzitter het gevoel dat je voor een zaal staat die niet mee wil doen: de armen over elkaar, de blik op ‘ik kom echt niet van mijn plek, hoor’.
Om de kans te vergroten dat je het publiek in de ‘actieve stand’ krijgt, kun je als organisator een paar zaken in het oog houden:

Geef zin:
Mensen doen makkelijker mee, als ze weten wat ze er bij winnen. Geef daarom een heldere opsomming van wat de oefening of werkgroep ze gaat brengen, persoonlijk en professioneel. Let daarbij goed op dat je niet gaat uitleggen wat de organisator erbij wint, maar dat je laat zien wat het de deelnemer oplevert.

Hou het veilig:
Echte vooruitgang boek je pas, als je het aandurft mensen uit hun comfort zone te halen. Maar als je daarin te ver gaat, werkt het vaak averechts. Je gooit een kind ook niet in eéén keer in het diepe: je laat haar eerst samen met papa het water in gaan, geeft haar daarna vleugeltjes en gaat haar dan pas leren los zwemmen.

Bouw op:
Begin – als de stap anders te groot is – liefst met een kleine oefening. Sta mensen toe eerst iets te doen met een bekende, met een kleine groep en zonder van hun stoel te komen. Bouw daarna op naar het moment dat je mensen door de hele zaal met elkaar laat mixen, dat je lastiger opdrachten gaat geven, of noem maar op.

Leg uit:
Een oefening of deelsessie zal pas werken, als je de werkwijze helder uitlegt. Geef om te beginnen de regels en zorg dat dit er niet te veel zijn. Kun je de oefening niet kort en bondig uitleggen, pas hem dan aan of schrap hem uit het programma.
Geef ook precies aan, welke output je verwacht; in kwantitet en kwaliteit. Het product kan bijvoorbeeld zijn: ‘de10 belangrijkste aandachtpunten voor …’ of ‘een personeelsadvertentie voor de ideale collega’. Een voorbeeld geven kan enorm helpen.

Regel praktische zaken:
Geef precies aan hoe je de groepen in wilt delen, zodat iedereen snel zijn plek kan vinden. Omschrijf hoe groot groepen zijn (en zet een afgepast aantal stoelen neer) en hoeveel tijd iedere groep beschikbaar heeft.
Als er ruim de tijd is, kan het effectief zijn om de groepen niet naar vooraf ingerichte werkplekken te sturen, maar ze zelf de zaalindeling te laten bepalen en veranderen: hoe minder je voorkookt, hoe zelfstandiger groepen zich zullen voelen, hoe beter ze zelf aan het werk zullen gaan.

Kies groepssamenstelling:
Het succes van groepen is ook afhankelijk van de juiste samenstelling. Geef daarom aan wat je als organisator wilt: zitten bloedgroepen bij elkaar of juist niet? Kruip je met bekenden in een groep of liever met nieuwe mensen?
Laat de deelnemers vervolgens zelf groepen vormen op basis van deze richtlijnen. Een vooraf bepaalde groepsindeling kan de indruk wekken dat alles ‘voorgekookt’ is en dat komt de spontane deelname niet ten goede.

Koppel terug (of niet):
Maak vooraf duidelijk, hoe je de resultaten terug wilt koppelen naar alle deelnemers: is er één woordvoerder per groep? Gaan de groepen met elkaar in discussie of vullen ze elkaar juist aan? Heeft de terugkoppeling een bepaald format (gedicht, verslag in vaste opbouw, salespitch, …)?
En de belangrijkste beslissing: koppel alleen terug, als het wezenlijk iets toevoegt aan de deelsessies en ze in gezamenlijke samenhang naar een hoger nivo tilt. Kies een vorm, die de terugkoppeling meer laat zijn dan 5 x hetzelfde verslag. Zie ook:http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/03/je-publiek-beter-bereiken-de-terugkoppeling/

Ken je doelgroep:
De ene groep kan sneller het diepe in dan de ander. De ene deelnemer durft verder buiten het bekende terrein dan de ander. Pas als je daar helder zicht op hebt, kun je de juiste aanpak voor de gelegenheid bepalen.