Wat is uw dagvoorzitter waard?

30 oktober 2012
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Wat een dagvoorzitter kost, weet iedereen: veel. Maar wat de inzet van een professioneel gespreksleider oplevert is onduidelijker. En dus is lastig vast te stellen of ‘veel’ hetzelfde is als ‘duur’. De waarde van de dagvoorzitter voor het slagen van de bijeenkomst – zeg maar: de Return on Investment (ROI) – bepaalt of het de investering waard is.

Om vast te stellen of uw dagvoorzitter zijn geld waard is, moet een aantal stappen gezet worden:
1) Bepaal het doel van de bijeenkomst.
Het lijkt een open deur, maar waar het evenementen betreft is ROI-denken nog geen gemeengoed. Als al niet helder is wat een bijeenkomst op moet leveren, hoe kun je dan verwachten dat deze rekensom wel gemaakt kan worden met betrekking tot de dagvoorzitter? Dat is alsof de dirigent zijn eerste violist vraagt ‘mooi te spelen’, terwijl de interpretatie van de volledige symfonie door hem nog niet gemaakt is.

2) Bepaal wat de rol van de dagvoorzitter is.
Al te vaak worden al de dagvoorzitters van Nederland op één hoop gegooid, terwijl ieder van deze professionals zijn eigen kwaliteiten en persoonlijke kenmerken heeft. De één is vooral interviewer, de ander debatleider of interactie-specialist. Je hebt rustige, representatieve dagvoorzitters en ‘opgewonden types’, die voortdurend prikkelend willen zijn. Vanuit het doel van de bijeenkomst volgt automatisch het type dagvoorzitter dat je zoekt. Je vraagt de beste sushi-kok van Nederland immers ook niet om jouw Hollandse-pot-eethuis naar een Michelin-ster te koken.

3) Bepaal vooraf de meetpunten.
Als je in de combinatie van de eerste twee punten de ideale dagvoorzitter gevonden hebt, is het zaak hem of haar gericht in te zetten. Benoem daarom zo concreet mogelijk wat er op de dag (liefst ook nog uitgesplitst naar de separate programma-onderdelen) bereikt moet worden en welke prestatie je van de dagvoorzitter verwacht. Vergelijk het met het huren van een privéchauffeur: wil je dat hij je ergens snel brengt of comfortabel? Wil je dat hij zo zuinig mogelijk rijdt of zo veilig mogelijk? Vind je een gesprek onderweg prettig, of lees je liever je krant?
Zo moet je liefst ook van de dagvoorzitter benoemen, waar je hem op gaat ‘afrekenen’: doe je dat op het verbinden van mensen, op begrip kweken voor elkaar. Wil je dat de dagvoorzitter de groep helpt een concreet gezamenlijk resultaat te bereiken of moet interactie vooral leiden tot het doorhakken van knopen. Moet de sfeer in de eerste plaats veilig, ontspannen, dynamisch, kritisch of actief zijn.
Ervaring leert dat dit een lastig punt is, want hoe maak je het concreet of sterker nog: meetbaar? Wat kan helpen is om vooraf de evaluatievragen te bepalen. En de kunst is vooral om niet tevreden te zijn met het eerste antwoord en twee lagen dieper te gaan: reken je de dagvoorzitter af op het verbinden van mensen, praat dan door over de vraag wanneer de verbinding geslaagd is en wat deze verbinding op moet leveren. Zo kom je dichter in de buurt van een werkelijke ROI-bepaling van de dagvoorzitter. In een volgende blog zal ik op dit punt dieper ingaan.

4) Geef de dagvoorzitter een eerlijke kans.
De toegevoegde waarde van de dagvoorzitter zal hoger zijn, als hij vroeger in het proces wordt ingeschakeld. Te vaak worden wij pas twee weken voor een evenement gebeld. Dat voelt alsof je Klaas-Jan Huntelaar bent die in de 89ste minuut het veld in wordt gestuurd met de opdracht de wedstrijd te beslissen. De kans van slagen was groter geweest, als hij een week voor de wedstrijd had geweten dat hij in de basis zou starten.
En dat geldt ook voor dagvoorzitters: laat ze mee denken en groeien in het project en ze zullen meer toegevoegde waarde hebben. Dan kunnen ze hun kennis en ervaring delen bij het vaststellen van het programma. Zegt u bijvoorbeeld vooral interactie te willen, dan kunnen ze u helpen te bepalen wat u verwacht van die interactie en hoe dit doel te bereiken. Echt professionele dagvoorzitters hebben ROI hoog in het vaandel, dus maak daar gebruik van!

Iedereen is het er over eens: als een dagvoorzitter géén toegevoegde waarde heeft, hou het geld dan in je zak. Maar het omgekeerde is veel minder het geval: dat als die ‘dure’ dagvoorzitter aantoonbaar meer oplevert dan hij kost, dat hij dan zeker ingezet wordt. Daar valt nog een wereld te winnen in ROI-denken.

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

Mijn reactie