Zelf je dagvoorzitter boeken: goedkoop of duurkoop?

31 januari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

De perceptie bij veel mensen is dat een tussenpersoon duur is en niets toevoegt. En om het dicht bij huis te houden: een dagvoorzitter kun je toch prima zelf zoeken en boeken? Lang leve internet! Waarom adviseren wij van Dagvoorzitter.nl dan toch Dagvoorzitter.nl? Een paar redenen om te kiezen voor een bureau dat zich specialiseert in dagvoorzitters:

Professionaliteit: heb je een netwerk dat ervaring heeft met de inzet van dagvoorzitters, dan zal het je ongetwijfeld lukken de professionals te onderscheiden van de prutsers. Maar niet iedereen heeft genoeg kennis van de markt om de echt goede dagvoorzitters eruit te pikken. In dat geval kan een bureau zekerheid geven.

Matching: niet iedere dagvoorzitter is hetzelfde en elke bijeenkomst is uniek. Omdat doelgroep, doel, boodschap etc iedere keer weer verschillen, moet er ook onderscheid gemaakt worden in wat de dagvoorzitter kan: expertise, ervaring, achtergrond, toon en type mens. Een dagvoorzitter kan nog zo professioneel zijn: als de match met onderwerp, organisator en vooral deelnemers niet klopt, wordt niet het maximale rendement gehaald uit de bijeenkomst.
Maar waarom kun je dat dan niet zelf? Simpelweg omdat het zoeken van de juiste dagvoorzitter niet alleen maar gaat over meetbare grootheden. Omdat je het niet alleen maar hebt over iemands aantal jaren ervaring en de techniek van het voorzitten, maar over ‘ongrijpbare’ begrippen als persoonlijkheid en het aanvoelen van het publiek. En omdat de meeste dgvoorzitters (goede uitzonderingen daar gelaten) zelf beweren dat ze alles kunnen en je nooit naar een collega door zullen verwijzen, als die beter bij de opdracht past. Een goed bureau kent zijn dagvoorzitters van haver tot gort en kan het onderscheid dus wél maken.

Advies (gratis): om te kunnen bepalen wie de beste dagvoorzitter is voor de gelegenheid, zal degene die het voorstel doet meer moeten weten van het evenement. Dat betekent dat hij/zij vragen gaat stellen, net zo lang tot het beeld helder is. De praktijkervaring leert, dat deze vragen een bij-effect hebben: de organisator wordt gedwongen na te denken (nog beter dan hij al deed) over cruciale vragen en krijgt daarmee zijn eigen bijeenkomst nog scherper in beeld. Vaak lopen deze vragen naadloos over in een belangrijke toegevoegde waarde van een professionele dagvoorzitter: hij kan adviseren hoe het programma zo in te richten, dat de gestelde doelen gehaald worden.

Beschikbaarheid: gelukkig heb je meestal voldoende voorbereidingstijd en dus voldoende ruimte om een dagvoorzitter te zoeken. Maar een enkele keer komt een bijeenkomst pas kort van te voren in beeld. Dan is het fijn te kunnen vertrouwen op een bureau dat ook in heel korte tijd voor een gespreksleider kan zorgen.

Zekerheid: dagvoorzitters zijn ook maar mensen. Ze kunnen ziek worden … of een reis rond de wereld winnen. Het is voor iedere organisator een gerust gevoel, dat er gegarandeerd een vervanger klaar staat, mocht de nood aan de man komen.

Geen omkijken naar: het is misschien niet het zwaarst wegende argument, maar het is toch wel lekker als alle rompslomp je uit handen genomen wordt. Zodat jij je kunt concentreren op andere zaken: de sprekers, de gasten, de techniek, de locatie, noem maar op. En zelfs daarin kan een bureau helpen: ze zitten immers in een uitgebreid netwerk van gerelateerde aanbieders en kunnen dus meer zorgen uit handen nemen.

Ervaring: een bureau dat zich specialiseert in dagvoorzitters heeft de kennis en eigen (podium)ervaring. Daarin onderscheidt zo’n bureau zich van veel sprekers- en communicatiebureaus, die dagvoorzitters aanbieden als ‘bijproduct’. Het echte dagvoorzitters-bureau kan dus beter mee denken over het programma en beter de juiste dagvoorzitter selecteren.

Conclusie: de fee die het bureau rekent (en die overigens ingehouden wordt op de betaling aan de betreffende dagvoorzitter) levert meer op dan alleen het afhandelen van de facturen. Zo beschouwd is een bureau eigenlijk heel goedkoop … zeggen wij zelf. We zijn benieuwd naar jullie reacties.

Winnaars ‘Lars For Free’ bekend

22 januari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Nieuws
Geen reacties »

Ook dit jaar weer gaf dagvoorzitter Lars Sorensen bedrijven en instellingen de kans mee te dingen naar een gratis optreden. Uit de inschrijvingen selecteerde Lars 5 winnaars van Lars For Free (#LFF), die in zijn ogen het meest gebaat waren bij zijn dynamiek, energie en beleving. Lasr Sorensen en Dagvoorzitter.nl feliciteren:

World Forum Next Generation Event 2013
Vrouw & Passie Powerdag 2013
Circle Economy Boostcamp 2013
Technology & Society Congres 2013
Jonge Ondernemersprijs Noord-Nederland 2013

Ondernemers uit hele verschillende hoeken gaven aan gratis gebruik te willen maken van de toegevoegde waarde van een professionele dagvoorzitter: evenementen in de categorie MVO, met een beperkt budget, maar ook opdrachtgevers die de kans grijpen een keer gratis kennis te maken met Lars Sorensen en Dagvoorzitter.nl

Nu al is zeker dat de actie Lars For Free (#LFF) in 2014 een vervolg krijgt. Inschrijven kan vanaf 1 november 2013: stuur een aanvraag, voorzien van motivatie, naar info@dagvoorzitter.nl
En ook in de rest van 2013 zijn de dagvoorzitters van Dagvoorzitter.nl bij gelegenheid bereid gratis op te treden. Ziet u de toegevoegde waarde van een professionele dagvoorzitter, maar heeft u geen budget? Of wilt u tegen een ‘kennismakingstarief’ de diensten van Dagvoorzitter.nl proberen? Laat het ons weten en we kijken wat we kunnen doen.

Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk

18 januari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Verhalen uit de praktijk
1 reactie »

De juiste dagvoorzitter op het juiste moment, dat is waar Dagvoorzitter.nl voor staat. Het belang van een professional op het podium, die de juiste match is met publiek en opdrachtgever laat zich het beste vertellen in verhalen uit de praktijk. Bijvoorbeeld die van Marion van der Voort:

“In de voorbereiding toont zich de meester. Die zegswijze geldt bij uitstek voor de dagvoorzitter: zodra de bijeenkomst start is het echte werk al gedaan. Pas als het doel van de dag helder omschreven is, de architectuur van de bijeenkomst klopt, de sprekers zijn geïnstrueerd en de locatie met zorg is uitgekozen, is er succes.

Het gebeurde me kort geleden nog: ik werd uitgenodigd de bijeenkomst ‘even’ voor te bespreken. Het programma was immers al volledig dicht getimmerd, de uitnodiging was de deur uit en techniek, zaal en sprekers waren vastgelegd. En toen kwam ik als dagvoorzitter die de boel volledig op zijn kop zet. Dat was even schrikken …

Het was niet de eerste keer en het zal zeker niet de laatste zijn: een bijeenkomst die volgens de opdrachtgever bedoeld is om inspraak te geven, maar uitdraait op eindeloos zenden. De opdrachtgever durft de zaal (meestal tégen de voorstellen) pas het woord te geven, nadat ze alle argumenten vóór het voorstel moesten aanhoren. Vier sprekers lang worden ze overladen met PowerPoints vol feiten, uitgesproken door een spreker die zich verschuilt achter een katheder, ver weg op een hoog podium.
Tegen de tijd dat de zaal het woord krijgt, zijn de bezoekers in het beste geval in slaap gesust en in het slechtste geval woedend, omdat ze het gevoel hebben dat de beslissing er door wordt gedrukt .
Ik stel voor écht connectie met de zaal te maken. Bijvoorbeeld door hen eerst aan het woord te laten. Of door sprekers niet te laten presenteren, maar ze te interviewen; door ze midden in de ruimte te zetten, waardoor ze kwetsbaarder en eerlijker over komen. En natuurlijk door duidelijk te maken wat er met alle reacties gebeurt.

Achteraf vraagt de opdrachtgever zich af of al die voorbereidingsuren wel nodig waren. Immers: de bijeenkomst is soepel verlopen, de weerstand viel mee en er vond een constructieve uitwisseling van argumenten plaats. Ik denk dan: je moet eens weten hoe het ook had kunnen lopen.
Ook deze keer was ik weer blij dat ik me vooraf intensief had bemoeid met de opzet. Juist door die voorbereiding was de bijeenkomst zelf een fluitje van een cent”.

Hoe meet je de toegevoegde waarde van de dagvoorzitter?

6 januari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken
1 reactie »

Al eerder schreef ik over de toegevoegde waarde van de dagvoorzitter. Ik betoogde dat je eerst de doelen van de dag helder meetbaar moet maken, voordat je de eisen aan de dagvoorzitter scherp kunt stellen. En ik beloofde later eens op een rij te zetten, welke onderdelen van het dagvoorzitterschap je meetbaar kunt maken. Bij deze dus.

De ROI-deskundigen zijn het er over eens: de ‘winst’ van een bijeenkomst is pas meetbaar, als je inzet op gedragsverandering bij de deelnemers. En ook dan pas is het nut van een investering in een dagvoorzitter hard te maken, immers: dan pas kun je benoemen of je een interviewer zoekt, een coach, een moderator, een inspirator, een debatleider, een interactiespecialist etc.
Als je de dagvoorzitter wilt beoordelen op zijn toegevoegde waarde, kun je meten op een paar onderwerpen:

Event architectuur:
Een goede dagvoorzitter heeft waarde in het voortraject. Hij heeft alle mogelijke doelen, boodschappen en publieken al eens mee gemaakt en weet dus wat wel en niet werkt. Hij kan adviseren over de volgorde/indeling van het programma, over werkvormen, manieren van interactie, gespreksformats etc.
Als het doel van de dag duidelijk is, is meetbaar of dat gehaald is. Als je de dagvoorzitter de dag mede laat ontwerpen, dan mag je hem daar ook op afrekenen.

Sfeer:
Het lijkt onmogelijk, maar ook ‘sfeer’ is meetbaar te maken. De kunst is niet alleen te kijken naar dit ongrijpbare begrip zelf, maar vooral te focussen op het concrete effect dat die sfeer moet helpen bereiken. Wil je dat iedereen zich vrij voelt vragen te stellen of opmerkingen te maken, zodat alle feiten, meningen en gevoels boven tafel komen, dan zoek je een dagvoorzitter die in staat is ‘veiligheid’ te bieden. Of dat gelukt is, is achteraf te meten door bijvoorbeeld iedereen de kans te geven de reslutaten van de dag anoniem aan te vullen. Wordt daar veel gebruik van gemaakt (vooraf kwantificeren wat ‘veel’ is!), dan heeft de dagvoorzitter zijn werk niet goed genoeg gedaan.
En zo kun je bijvoorbeeld ook bepalen dat het sfeereffect moet zijn dat mensen elkaar gaan vertrouwen (vooraf en na afloop meten), elkaar gaan begrijpen, veel nieuwe mensen leren kennen etc. En dan kun je niet alleen vaststellen wat de dagvoorzitter moet kúnnen, maar ook wat voor een sóórt mens hij moet zijn: een ‘zijden sok’ bijvoorbeeld, of juist iemand van de ‘harde hand’; een vlotte presentator of een bescheiden luisteraar.

Interactie:
Ook voor dit onderdeel geldt: het succes en dus de toegevoegde waarde van de gespreksleider zijn pas hard te maken, als je een stap dieper gaat. Vast stellen dat de dagvoorzitter interactie op gang moet brengen is niet genoeg. Je moet benoemen wat er met die interactie bereikt moet worden.
Afhankelijk van je doel, zoek je een discussieleider die deelnemers nader tot elkaar brengt, doorvraagt tot de onderste steen boven is, misschien zelfs polariseert, aanwezigen tot nieuwe inzichten brengt, helpt een beslissing te nemen of van elkaar laat leren etc.
Als je dát boven tafel hebt, kun je kiezen voor de toon van de dag: zwart-wit of juist genuanceerd.

Informatie:
Misschien wel één van de makkelijkst te meten onderdelen. Als je primaire doel is content over te dragen, is dat heel simpel meetbaar en dus is de rol van de dagvoorzitter dat ook. Iets lastiger wordt het al, als je geen harde informatie over wilt dragen, maar een visie … een cultuur … een manier van denken. Dan zoek je een meer coachende gespreksleider, die mensen naar een inzicht of prestatie kan leiden.

Presentatie:
Hier gaat het over de basis van het vak: zorgen dat alles volgens schema gaat, zorgen dat iedereen netjes aangekondigd wordt. Dan zou je zeggen: niet veel aan te meten. Maar niets is minder waar, want ook op dit onderdeel valt veel te kiezen. Soms verwacht je van de dagvoorzitter vooral bescheidenheid en representativiteit. In de evaluatie van zijn waarde voor de bijeenkomst moet dan vooral opvallen, dat hij onopvallend was en dat niemand zich aan hem stoorde.
Maar andere keren zul je behoefte hebben aan een meer ‘opgewonden type’. Vanuit het gestelde doel zul je dan niet meer tevreden zijn met een keurig zeventje, zonder al te veel uitschieters. Je calculeert dan in dat bepaalde mensen door hem (soms onaangenaam) geprikkeld worden, maar streeft wel naar een hogere gemiddelde waardering.

Tot slot: maak het jezelf niet te gemakkelijk en zeg niet ‘mijn dagvoorzitter moet eigenlijk op alle punten scoren’. Dat maakt ten eerste het meten omvangrijk en dus vrijwel onmogelijk. Bovendien helpt een scherpe keuze je op twee punten: het maakt de doelen van de dag nog scherper én met heldere keuzes kunnen wij als bureau ook gerichter de meest geschikte dagvoorzitter voorstellen.

Gerelateerde artikelen:

Wat is uw dagvoorzitter waard? http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2012/10/wat-is-uw-dagvoorzitter-waard/

Dé discussie bestaat niet: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/

Hoe maak je interactie succesvol: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/04/geslaagde-gesprekken-hoe-maak-je-interactie-succesvol/

Lars For Free: gratis optreden van onze meest energieke dagvoorzitter!

1 januari 2013
Categorieën: Nieuws
Geen reacties »

Dagvoorzitter Lars Sorensen geeft ook in 2013 weer vijf gratis optredens weg. Lars is de meest energieke dagvoorzitter uit ons bestand en één van de meest actieve dagvoorzitters van ons land.
Steeds meer organisaties en bedrijven zien de toegevoegde waarde van een professionele dagvoorzitter. Hij creëert de juiste dynamiek én verbinding tussen sprekers en zaal, inhoud en vorm, proces en programma. Niet iedere organisatie heeft echter het budget voor een professional. Zij kunnen gebruik maken van de “Lars For Free regeling”: ook in 2013 geeft Lars zijn ervaring, energie en enthousiasme voor voor vijf dagen weg!
Aanvragen kunnenvoor 18 januari ingezonden worden naar info@dagvoorzitter.nl. Uit de inzendingen kiest Lars vijf projecten. Non-profit organisaties en MVO-projecten krijgen voorrang.