Hoe meet je de toegevoegde waarde van de dagvoorzitter?

6 januari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken
1 reactie »

Al eerder schreef ik over de toegevoegde waarde van de dagvoorzitter. Ik betoogde dat je eerst de doelen van de dag helder meetbaar moet maken, voordat je de eisen aan de dagvoorzitter scherp kunt stellen. En ik beloofde later eens op een rij te zetten, welke onderdelen van het dagvoorzitterschap je meetbaar kunt maken. Bij deze dus.

De ROI-deskundigen zijn het er over eens: de ‘winst’ van een bijeenkomst is pas meetbaar, als je inzet op gedragsverandering bij de deelnemers. En ook dan pas is het nut van een investering in een dagvoorzitter hard te maken, immers: dan pas kun je benoemen of je een interviewer zoekt, een coach, een moderator, een inspirator, een debatleider, een interactiespecialist etc.
Als je de dagvoorzitter wilt beoordelen op zijn toegevoegde waarde, kun je meten op een paar onderwerpen:

Event architectuur:
Een goede dagvoorzitter heeft waarde in het voortraject. Hij heeft alle mogelijke doelen, boodschappen en publieken al eens mee gemaakt en weet dus wat wel en niet werkt. Hij kan adviseren over de volgorde/indeling van het programma, over werkvormen, manieren van interactie, gespreksformats etc.
Als het doel van de dag duidelijk is, is meetbaar of dat gehaald is. Als je de dagvoorzitter de dag mede laat ontwerpen, dan mag je hem daar ook op afrekenen.

Sfeer:
Het lijkt onmogelijk, maar ook ‘sfeer’ is meetbaar te maken. De kunst is niet alleen te kijken naar dit ongrijpbare begrip zelf, maar vooral te focussen op het concrete effect dat die sfeer moet helpen bereiken. Wil je dat iedereen zich vrij voelt vragen te stellen of opmerkingen te maken, zodat alle feiten, meningen en gevoels boven tafel komen, dan zoek je een dagvoorzitter die in staat is ‘veiligheid’ te bieden. Of dat gelukt is, is achteraf te meten door bijvoorbeeld iedereen de kans te geven de reslutaten van de dag anoniem aan te vullen. Wordt daar veel gebruik van gemaakt (vooraf kwantificeren wat ‘veel’ is!), dan heeft de dagvoorzitter zijn werk niet goed genoeg gedaan.
En zo kun je bijvoorbeeld ook bepalen dat het sfeereffect moet zijn dat mensen elkaar gaan vertrouwen (vooraf en na afloop meten), elkaar gaan begrijpen, veel nieuwe mensen leren kennen etc. En dan kun je niet alleen vaststellen wat de dagvoorzitter moet kúnnen, maar ook wat voor een sóórt mens hij moet zijn: een ‘zijden sok’ bijvoorbeeld, of juist iemand van de ‘harde hand’; een vlotte presentator of een bescheiden luisteraar.

Interactie:
Ook voor dit onderdeel geldt: het succes en dus de toegevoegde waarde van de gespreksleider zijn pas hard te maken, als je een stap dieper gaat. Vast stellen dat de dagvoorzitter interactie op gang moet brengen is niet genoeg. Je moet benoemen wat er met die interactie bereikt moet worden.
Afhankelijk van je doel, zoek je een discussieleider die deelnemers nader tot elkaar brengt, doorvraagt tot de onderste steen boven is, misschien zelfs polariseert, aanwezigen tot nieuwe inzichten brengt, helpt een beslissing te nemen of van elkaar laat leren etc.
Als je dát boven tafel hebt, kun je kiezen voor de toon van de dag: zwart-wit of juist genuanceerd.

Informatie:
Misschien wel één van de makkelijkst te meten onderdelen. Als je primaire doel is content over te dragen, is dat heel simpel meetbaar en dus is de rol van de dagvoorzitter dat ook. Iets lastiger wordt het al, als je geen harde informatie over wilt dragen, maar een visie … een cultuur … een manier van denken. Dan zoek je een meer coachende gespreksleider, die mensen naar een inzicht of prestatie kan leiden.

Presentatie:
Hier gaat het over de basis van het vak: zorgen dat alles volgens schema gaat, zorgen dat iedereen netjes aangekondigd wordt. Dan zou je zeggen: niet veel aan te meten. Maar niets is minder waar, want ook op dit onderdeel valt veel te kiezen. Soms verwacht je van de dagvoorzitter vooral bescheidenheid en representativiteit. In de evaluatie van zijn waarde voor de bijeenkomst moet dan vooral opvallen, dat hij onopvallend was en dat niemand zich aan hem stoorde.
Maar andere keren zul je behoefte hebben aan een meer ‘opgewonden type’. Vanuit het gestelde doel zul je dan niet meer tevreden zijn met een keurig zeventje, zonder al te veel uitschieters. Je calculeert dan in dat bepaalde mensen door hem (soms onaangenaam) geprikkeld worden, maar streeft wel naar een hogere gemiddelde waardering.

Tot slot: maak het jezelf niet te gemakkelijk en zeg niet ‘mijn dagvoorzitter moet eigenlijk op alle punten scoren’. Dat maakt ten eerste het meten omvangrijk en dus vrijwel onmogelijk. Bovendien helpt een scherpe keuze je op twee punten: het maakt de doelen van de dag nog scherper én met heldere keuzes kunnen wij als bureau ook gerichter de meest geschikte dagvoorzitter voorstellen.

Gerelateerde artikelen:

Wat is uw dagvoorzitter waard? http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2012/10/wat-is-uw-dagvoorzitter-waard/

Dé discussie bestaat niet: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/

Hoe maak je interactie succesvol: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/04/geslaagde-gesprekken-hoe-maak-je-interactie-succesvol/

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

1 reactie op “Hoe meet je de toegevoegde waarde van de dagvoorzitter?”

  1. marie louise grove:

    Jan Jaap laat hiermee heel mooi vanuit een andere invalshoek de toegevoegde waarde en mogelijkheden van een dagvoorzitter zien. Voor mij is het verfrissend om te realiseren dat je ook de dagvoorzitter op ROI kunt beoordelen.

Mijn reactie