Zelf je dagvoorzitter boeken: goedkoop of duurkoop?

31 januari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

De perceptie bij veel mensen is dat een tussenpersoon duur is en niets toevoegt. En om het dicht bij huis te houden: een dagvoorzitter kun je toch prima zelf zoeken en boeken? Lang leve internet! Waarom adviseren wij van Dagvoorzitter.nl dan toch Dagvoorzitter.nl? Een paar redenen om te kiezen voor een bureau dat zich specialiseert in dagvoorzitters:

Professionaliteit: heb je een netwerk dat ervaring heeft met de inzet van dagvoorzitters, dan zal het je ongetwijfeld lukken de professionals te onderscheiden van de prutsers. Maar niet iedereen heeft genoeg kennis van de markt om de echt goede dagvoorzitters eruit te pikken. In dat geval kan een bureau zekerheid geven.

Matching: niet iedere dagvoorzitter is hetzelfde en elke bijeenkomst is uniek. Omdat doelgroep, doel, boodschap etc iedere keer weer verschillen, moet er ook onderscheid gemaakt worden in wat de dagvoorzitter kan: expertise, ervaring, achtergrond, toon en type mens. Een dagvoorzitter kan nog zo professioneel zijn: als de match met onderwerp, organisator en vooral deelnemers niet klopt, wordt niet het maximale rendement gehaald uit de bijeenkomst.
Maar waarom kun je dat dan niet zelf? Simpelweg omdat het zoeken van de juiste dagvoorzitter niet alleen maar gaat over meetbare grootheden. Omdat je het niet alleen maar hebt over iemands aantal jaren ervaring en de techniek van het voorzitten, maar over ‘ongrijpbare’ begrippen als persoonlijkheid en het aanvoelen van het publiek. En omdat de meeste dgvoorzitters (goede uitzonderingen daar gelaten) zelf beweren dat ze alles kunnen en je nooit naar een collega door zullen verwijzen, als die beter bij de opdracht past. Een goed bureau kent zijn dagvoorzitters van haver tot gort en kan het onderscheid dus wél maken.

Advies (gratis): om te kunnen bepalen wie de beste dagvoorzitter is voor de gelegenheid, zal degene die het voorstel doet meer moeten weten van het evenement. Dat betekent dat hij/zij vragen gaat stellen, net zo lang tot het beeld helder is. De praktijkervaring leert, dat deze vragen een bij-effect hebben: de organisator wordt gedwongen na te denken (nog beter dan hij al deed) over cruciale vragen en krijgt daarmee zijn eigen bijeenkomst nog scherper in beeld. Vaak lopen deze vragen naadloos over in een belangrijke toegevoegde waarde van een professionele dagvoorzitter: hij kan adviseren hoe het programma zo in te richten, dat de gestelde doelen gehaald worden.

Beschikbaarheid: gelukkig heb je meestal voldoende voorbereidingstijd en dus voldoende ruimte om een dagvoorzitter te zoeken. Maar een enkele keer komt een bijeenkomst pas kort van te voren in beeld. Dan is het fijn te kunnen vertrouwen op een bureau dat ook in heel korte tijd voor een gespreksleider kan zorgen.

Zekerheid: dagvoorzitters zijn ook maar mensen. Ze kunnen ziek worden … of een reis rond de wereld winnen. Het is voor iedere organisator een gerust gevoel, dat er gegarandeerd een vervanger klaar staat, mocht de nood aan de man komen.

Geen omkijken naar: het is misschien niet het zwaarst wegende argument, maar het is toch wel lekker als alle rompslomp je uit handen genomen wordt. Zodat jij je kunt concentreren op andere zaken: de sprekers, de gasten, de techniek, de locatie, noem maar op. En zelfs daarin kan een bureau helpen: ze zitten immers in een uitgebreid netwerk van gerelateerde aanbieders en kunnen dus meer zorgen uit handen nemen.

Ervaring: een bureau dat zich specialiseert in dagvoorzitters heeft de kennis en eigen (podium)ervaring. Daarin onderscheidt zo’n bureau zich van veel sprekers- en communicatiebureaus, die dagvoorzitters aanbieden als ‘bijproduct’. Het echte dagvoorzitters-bureau kan dus beter mee denken over het programma en beter de juiste dagvoorzitter selecteren.

Conclusie: de fee die het bureau rekent (en die overigens ingehouden wordt op de betaling aan de betreffende dagvoorzitter) levert meer op dan alleen het afhandelen van de facturen. Zo beschouwd is een bureau eigenlijk heel goedkoop … zeggen wij zelf. We zijn benieuwd naar jullie reacties.

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

Mijn reactie