De bijeenkomst, de borrel … en dan?

15 maart 2013
Categorieën: Gastblog, Geen rubriek, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Bijeenkomsten staan – gelukkig – steeds minder op zichzelf. Er wordt vooraf gecommuniceerd en ook na afloop gaat ‘de actie’ steeds vaker gewoon door. Verslaglegging kan helpen het momentum vast te houden.
Een gastblog van bedrijfsjournalist Rob Visser, CommuniCadans, over de mogelijkheden en randvoorwaarden. 

Van een evenement kun je op allerlei manieren verslag doen. Niet alleen achteraf in het relatieblad, maar ook simultaan of direct na afloop via bijvoorbeeld Facebook of Twitter. Het kan variëren van een journalistiek, inhoudelijk verslag tot een sfeerimpressie, een reeks tweets of een gedegen mindmap. Wat zijn de voor- en nadelen van deze alternatieven?

mindmap

 

Kies je voor een tekstueel verslag, mindmap of social media?

Tekst is het domein van de linker hersenhelft, die dempend werkt voor de creativiteit. Die wordt juist gestimuleerd door het gebruik van mindmaps. Maar die hebben door hun sterke structuur ook weer een bepaalde hardheid, een soort eenduidigheid die verstarrend kan werken. Alsof een bepaald brokje informatie ‘alleen maar daar’ kan staan.
In dat opzicht kan tekst dan juist wat meer meeslepend zijn. Door de zinspeling en de cadans van de woorden ontstaat een bepaalde gelaagdheid van betekenissen die bij de lezer emoties kunnen wekken en daarmee ook betrokkenheid. Dit voordeel van tekst wordt wel eens onderschat.
Een tekst heeft per definitie veel minder structuur dan een mindmap en is daarmee ook minder efficiënt om te lezen.

Ten opzichte van tweets en Facebookberichten heeft een tekstverslag veel meer lengte. Dat is een drempel voor de leesbaarheid, maar de lezer die prijs stelt op diepgang en volledigheid neemt graag plaats onder een douche van honderden woorden of meer.
Twitter en Facebook hebben als enorm voordeel dat het live karakter betrokkenheid en creativiteit schept: degenen die meelezen vormen met elkaar tijdelijk een community. Sommigen zitten in de zaal, maar ook wie aan de andere kant van het land zit  voelt zich verbonden. Daar tegenover staat de vluchtigheid van sociale media, alsof de realiteit uiteenvalt in hapklare brokjes met hier en daar een Like of RT.

Tekstverslag achteraf

Een journalistiek verslag is een tekstuele weergave van een gebeurtenis. In tegenstelling tot notulen (die in chronologische volgorde geschreven zijn) staat bij een verslag het nieuws vooraan. Overeenkomst met notulen is dat het gaat om rationele informatie die op een systematische manier is verzameld en gepresenteerd, gericht op waarde voor de lezer.
Wie een verslag maakt, diept heel doelgericht het onderwerp uit. De reportage is een journalistiek genre dat feiten vervlecht met sfeer en waarbij de selectie deels berust op toeval. De schrijver van een reportage schetst in geuren en kleuren waar hij tegenaan loopt.

Welke vorm kies je?

Een bedrijfsjournalist die terugblikt op de teambuilding voor medewerkers doet er goed aan een reportage te maken met de geëigende wanhoopskreten, druppels zweet en glorieuze overwinningen.
Voor het debat tussen directie en ondernemingsraad is het genre verslag meer geschikt, al kunnen sfeerelementen hier een uiterst belangrijke rol vervullen, zeker als het onderwerp de gemoederen in beroering brengt. Tegenstellingen worden verzacht wanneer partijen die als kemphanen tegenover elkaar staan toch weer een beetje mens worden.
Bovendien: hoe ernstig de gevolgen of de noodzaak van een voorgenomen maatregel zijn is vaak niet met het verstand te bevatten. Daarvoor is een concreet sfeerbeeld nodig, zoals de diepe zucht van een OR-lid met veertig dienstjaren.

Twitteren tijdens een event

Twitter is bij uitstek geschikt voor een realtime verslag: iedere tweet is heet van de naald! Naast de inhoud verdient ook de sfeer aandacht: in het ideale geval ontstaat een enorme synergie, maar het kan ook uitlopen op cynisme. Wees voorbereid op beide situaties: aarzel niet de discussie te prikkelen en negeer in eerste instantie negatieve uitlatingen. Ga je er wel op in, zeg dan dat er achter deze uitlating een positieve intentie zit en geef daar antwoord op.

Op Facebook verslag doen

Dit medium heeft een lagere actualiteit dan twitter en omdat de lengte van bijdragen niet beperkt is, kan de leesbaarheid gevaar lopen. Tegenover deze twee nadelen staan veel voordelen:

-         Het geven van een Like vraagt niet meer dan een muisklik.

-         Je kunt door de lengte iets meer de diepte in.

-         Je kunt discussie oproepen door heel snel een peiling te maken.

-         Een foto is direct zichtbaar via een thumbnail.

-         Conversaties worden automatisch gegroepeerd (helaas is niet goed te zien wie op wie reageert).

 Tips voor Facebooken tijdens een event

-         Het is verstandig om per bericht een maximum lengte in te stellen: zeven regels tekst is gemakkelijker te tellen dan het equivalent van vijfhonderd tekens.

-       Facebook heeft een faciliteit om een event aan te maken en zo deelnemers te werven. Doe dit zo lang mogelijk van tevoren. De pagina die hiermee ontstaat heeft een url die je ook via twitter en e-mail kunt verspreiden.

-         Deelnemers kunnen zich via Facebook aanmelden en je kunt instellen dat zij ook anderen mogen werven.

Met mindmaps verslag doen

Te midden van alle aandacht voor sociale media lijkt de mindmap wat naar de achtergrond geraakt. Dat is jammer, want ook dit medium heeft veel voordelen:

-         Het is breinvriendelijk: een goed gemaakte mindmap is met plaatjes en verbindingen een snoepkraam voor de hersenen.

-         Doordat de samenhang tussen de verschillende elementen grafisch is weergegeven, ontstaat direct overzicht. Hierdoor kan de lezer ook snel het antwoord op de eigen vragen vinden.

-         Een mindmap is snel klaar, dus het verslag van een bijeenkomst is snel te verspreiden.

-         En ook snel te lezen door gebruik van trefwoorden of korte zinnen.

 Deze mindmap ‘Smashin’ scope’ is bedacht door Tony Buzan. Hij heeft een zakelijke stijl met

rechte lijnen:

Dit voorbeeld van mindmap.nl is een meer persoonlijke mindmap met meer vrijheid, maar iets

minder goed leesbaar. Hij heet ‘hoe te mindmappen’:

 

Tips voor het lezen van een mindmap

Mensen die voor het eerst een mindmap zien, hebben wel eens moeite deze te lezen. Geef dan de volgende aanwijzingen:

-         Vorm een eerste indruk en bekijk de tak(ken) die dicht bij het centrum van demindmap zit(ten), dus ver van de uiteinden.

-         Check of hier iets staat dat raakt aan je interesse. Zo ja, check dan ook de subtakken.

-         Voeg naar wens eigen associaties toe: tekeningen, markeringen, notities, pijlen, etc.

-         Bestaat de mindmap uit meerdere vellen, leg dan een paar aangrenzende vellen tegen elkaar (twee vellen is al prima).

 

Bereid je goed voor

Welke vorm van verslaglegging je ook kiest, een goede voorbereiding is van belang, vooral op de volgende punten:

-         Vraag vooraf of je een deelnemerslijst kunt krijgen, uiteraard met correct gespelde namen. Ook vermelding van de persoonlijke Twitter- en Facebookaccounts van de deelnemers zijn handig om hen te steunen bij het netwerken, maar ook voor de tweets en berichten die jij gaat maken.

-         Als je live verslag doet via sociale media, heb je natuurlijk een internetverbinding nodig, al dan niet draadloos.

-         Regel dat een fotograaf regelmatig foto’s levert, die je naar Twitter of Facebook kunt uploaden. Of maak zelf wat foto’s.

-         Bespreek van tevoren met de organisator of dagvoorzitter de structuur van de bijeenkomst en de belangrijkste begrippen die ter sprake zullen komen, met hun spelling en betekenis.

-         Vraag direct na afloop de dagvoorzitter of opdrachtgever drie conclusies uit de discussie te selecteren en neem deze op in het verslag.

-         Vraag de opdrachtgever vooraf in hoeverre het gewenst is dat aanwezigen die deelnemen aan de discussie worden genoemd. Dit kan eervol voor hen zijn, maar het kan ook de noodzaak scheppen om het betreffende citaat nog aan hen voor te leggen. Een andere afweging is dat anonimiteit van uitspraken enerzijds een bepaalde onbevangenheid geeft: het gaat niet meer om wie het zegt, maar om de inhoud. Tegelijk geeft het noemen van namen wel weer een bepaald commitment: wie een uitspraak doet, bijvoorbeeld een toezegging, is erop aanspreekbaar en dat komt de helderheid ten goede.

 Professionaliteit vereist

Ondanks al hun verschillen hebben de vier besproken verslagvormen gemeen dat ze veel professionaliteit eisen. Empathie voor de lezer, oog voor relevantie en het vermogen informatie snel te verwerken. Wie dit doet met passie en talent is in staat veel enthousiasme te wekken en daarmee loyaliteit voor de organisator van het event.

Rob Visser is expert geloofwaardig communiceren bij CommuniCadans, hij richt zich op vertrouwen, beleving en overzicht.

Dit artikel is een bewerkte versie van een artikel dat is verschenen op De Communicatiedesk

Huur je een professional? Of bespaar je jezelf de kosten?

1 maart 2013
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Dagvoorzitter.nl verhuurt dagvoorzitters: mensen die van die functie hun vak hebben gemaakt. Maar vinden we daarom – zoals veel vakgenoten – dat je voor iedere bijeenkomst altijd een professionele dagvoorzitter in moet huren? Nee zeg!
Natuurlijk, we verdienen graag geld. Maar laten we ook eerlijk zijn: er zijn ook heel veel bijeenkomsten, die ook prima zonder een professionele, (duur) betaalde dagvoorzitter kunnen. Maar waar ligt dan de grens? We doen een poging hem te trekken:

U kunt afzien van een professionele dagvoorzitter, als:

… de bijeenkomst alleen maar bedoeld is om te zenden en feitelijke informatie over te dragen. U kunt met een gerust hart kiezen voor bijvoorbeeld een interne dagvoorzitter, als de directeur alleen maar praat. En als er geen ruimte gegeven wordt voor discussie, maar hooguit voor een enkele verhelderende vraag.

… de dagvoorzitter uitsluitend ceremoniemeester is. Als er niet meer hoeft te gebeuren dan het oplezen van de huishoudelijke mededelingen en het CV van de volgende spreker, zijn er voldoende prima spreekstalmeesters op de markt voor een bescheiden budget.

… het alleen gaat om de show en niet om de inhoud. In dat geval kijkt u beter naar een vlotte presentator. Een BN-er kan misschien zelfs mensen trekken, die anders niet zouden komen.

… de interactie in het programma volledig is voorgekookt. In dat geval hoeft een dagvoorzitter alleen maar de vooraf bepaalde vragen voor te lezen, zodat het management haar vooraf uitgewerkte antwoorden op kan lepelen.

… er op specialistisch niveau gepraat moet worden over een onderwerp. Als zowel de zaal als het podium gevuld zijn met vakbroeders en de gesprekken gaan over de inhoudelijke details van het vak, dan kan een inhoudelijk expert als dagvoorzitter een hele goede optie zijn.

Maar stel nu dat er geen behoefte is aan één van boven genoemde aanpakken. Dan zou de investering in een professionele dagvoorzitter zich wel eens terug kunnen betalen in een beter geslaagde bijeenkomst.
Wanneer kiest u voor iemand die van dagvoorzitten zijn vak heeft gemaakt? Als:

… het naast inhoud vooral gaat om inspiratie en interactie. Dan is kennis nodig van groepsprocessen en beheersing van gesprekstechnieken.

… een kritische blik nodig is. Vreemde ogen dwingen immers en een externe dagvoorzitter kan scherpere vragen stellen aan het management of de medewerkers.

… er ruimte moet zijn voor spontane ingevingen. Als het programma pas op de dag zelf zijn echte invulling krijgt en de uitkomsten niet zijn voorgekookt, is er behoefte aan iemand die kan werken vanuit improvisatie en experiment, zonder het einddoel uit het oog te verliezen.

… er een frisse kijk nodig is. Iemand van buiten kijkt nu eenmaal anders tegen zaken aan.

… er behoefte is aan een tolk/vertaler. De deelnemers spreken niet altijd dezelfde taal. Met een hoogleraar op het podium en een zaal vol leken, kan het effectief zijn als de dagvoorzitter juist niet te veel weet van het onderwerp.

… de deelnemers tegenover elkaar staan. Dan moet de dagvoorzitter in staat zijn mensen echt naar elkaar te laten luisteren en samen te laten werken.

… er nog geen helder idee is over de opbouw van de bijeenkomst. Een professionele dagvoorzitter heeft verstand van ‘event architectuur’: de kunst het juiste programmaonderdeel op de best passende plek te programmeren in de meest effectieve vorm.

… er toch een dagvoorzitter gekozen wordt voor wie het niet zijn vak is. In dat geval kan enige training/coaching door een vakman wonderen doen.