Zelf dagvoorzitter zijn? Leer van de professionals!

22 april 2013
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Al eerder betoogden we: het is niet altijd nodig een professionele dagvoorzitter in te huren. In een aantal gevallen kun je het prima zelf. Een aantal van jullie hebben het talent bepaalde bijeenkomsten zelf te modereren, maar simpelweg niet de ervaring. De oplossing is simpel: profiteer mee van de expertise van de professional.
Gebruik maken van de mogelijkheden heeft een paar voordelen: aan de ene kant benut je je eigen talent beter en haal je net die paar procentjes meer uit de bijeenkomsten die je zelf leidt. En tegelijkertijd leer je de grenzen aan je eigen talent kennen en krijg je beter inzicht wanneer het echt toegevoegde waarde heeft een professional in te huren.

Cot 16x9 3

Er zijn een paar manieren:

Lezen:

Dagvoorzitter.nl geeft regelmatig kennis weg via het weblog. En wil je alle relevante informatie overzichtelijk op een rij, download dan het E-book dat Jan-Jaap In der Maur en Niels van der Schaaff schreven. Gewapend met deze tips&trics kun je de eerste stappen zetten.

Coaching:

Heb je al enige ervaring en wil je een volgende stap zetten, of heb je een bijeenkomst in het verschiet en wil je hulp bij de voorbereiding, dan geeft Dagvoorzitter.nl je graag persoonlijke en op maat gesneden coaching. Simpele, concrete vragen beantwoorden we gratis. We horen het graag, als we je kunnen helpen.

Training:

Met regelmaat geeft Dagvoorzitter.nl groepstrainingen, op alle nivo’s. Zo oefenen we ieder jaar met de (amateur-)moderatoren van het IDFA, geven we workshops van een dagdeel aan leden van Logeion en helpen we bedrijven op aanvraag met op maat gesneden stoomcursussen.
Wil je écht de diepte in, informeer dan naar de intensieve 2-daagse workshop o.l.v. experts Kim Coppes en Jan-Jaap In der Maur. In 2 dagen oefenen zij, met veel persoonlijke aandacht, alle basisvaardigheden van de dagvoorzitter met je: podium-presence, presenteren, modereren, interviewen, interactie en het ontwerpen van een effectief programma. Laat het ons weten, als je interesse hebt in een van de opties.

World Cafe en Open Space: succesvolle formats voor werken in deelgroepen

11 april 2013
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Werken in deelgroepen kan enorm helpen een dag tot een succes te maken. Mits met beleid ingezet werkt het vaak beter om niet de hele dag plenair met elkaar te praten. Kleinere gezelschappen kennen een andere dynamiek en afwisseling in het programma houdt de mensen fris. Het World Café en de Open Space zijn twee specifieke concepten om te werken met deelgroepen. Ze hebben ieder hun eigen aandachtspunten.

GMAB12 Breaking zone
Hans Etman leidt Open Space sessie (foto: Olof wessels)

Eerder gaven we al ’8 tips voor het succesvol werken in deelgroepen’ en keken we naar de zin en onzin van terugkoppeling. Een belangrijke succesfactor voor deelgroepen is – net als bij ieder programmaonderdeel – de werkvorm: een haarscherp doel in combinatie met een zorgvuldig gekozen concept leidt tot echt resultaat. Twee formats zijn erg populair:

World Café:

De naam zegt het al: deze vorm zet mensen in ‘kroeg-opstelling’, waarbij overal in de ruimte mensen met elkaar praten over deelonderwerpen. In een aantal rondes kan in hele korte tijd heel veel bereikt worden. Verslaglegging gebeurt vaak op papieren tafelkleden.
Een aantal punten is belangrijk:

1)
Zorg voor goede gespreksleiders voor iedere subgroep. Zorg dat ze niet alleen op de hoogte zijn van het onderwerp, maar dat ze ook het doel van de dag helder voor ogen hebben en de basisprincipes van gespreksleiding beheersen. Vaak worden interne mensen ingezet voor deze functie. Een stevige voorbespreking of zelfs een korte training kan dan enorm helpen.

2)
Bepaal de rol van de dagvoorzitter. Gaat hij/zij rond om indrukken op te doen en later plenair verslag te doen? Is hij een coach voor alle groepen en breekt hij daarom in bij de gesprekken? Legt hij verbindingen tussen de groepen? Hoe helderder de afspraken, hoe groter de oogst.

3)
Werk het format verder uit. Ook het World Café kun je op allerlei manieren invullen, afhankelijk van je doel. Denk daarom na over de relatie tussen de verschillende groepen, bepaal hoe je wilt dat ze elkaar beïnvloeden en wat de concrete oogst van iedere groep moet zijn. Op basis daarvan kun je kiezen voor een geregisseerde groepsindeling, of een vrije.  En je kunt bepalen of er iedere ronde volgens een vast schema doorgeschoven wordt of dat je het over laat aan de spontaniteit.  Tot slot is ook de opbouw belangrijk: zijn alle rondes identiek, of geef je per ronde een vervolgopdracht?

4)
Denk na over het (plenaire) vervolg: hebben de groepen samen gewerkt en is het nu tijd voor concrete afspraken, bijvoorbeeld? Of worden de uitkomsten nu voor het eerst bij elkaar gelegd en is verzamelen, bespreken en keuzes maken de volgende stap?

Open Space:

Deze vorm neemt het World Café een stap verder: het staat iedereen vrij op ieder gewenst moment van groep te wisselen. Gesprekken kunnen daardoor steeds opnieuw beginnen, van richting veranderen of eindeloos de diepte in gaan. De onvoorspelbaarheid is tegelijkertijd de kracht én zwakte.
Ook bij deze vorm moet een aantal zaken afgewogen worden:

1)
hoe doe je het praktisch? Groepen kunnen per minuut van grootte wisselen. Is er een maximale groepsomvang of kun je de ruimte zo inrichten, dat er geen beperkingen zijn?

2)
Schrik niet als een groep tijdelijk leeg loopt. Vaak stroomt hij juist daarom een paar minuten later ineens weer vol. Hou tegelijkertijd de optie open om groepen  op te heffen.

3)
Wees net zo flexibel als het format en de deelnemers: durf groepen samen te voegen, of nieuwe op te richten. Dat kan gebeuren door de organisatie, eventueel in overleg met de dagvoorzitter. Maar je kunt het ook aan de deelnemers zelf laten om nieuwe groepen te beginnen.

4)
Denk na over de relatie met het doel van de dag en de rest van het programma. Geef waar nodig richting: Open Space is iets anders dan doelloze, totale anarchie.

5)
Overweeg om te werken in meerdere rondes. Dat geeft je de optie tussendoor plenair te peilen en bij te sturen. Of je kunt kiezen voor een opbouw, waarbij iedere ronde start met een verdiepingsvraag.

Voor beide vormen geldt: je geeft je deelnemers veel vrije ruimte. Overweeg dan ook om ze zeggenschap te geven over de loop van de gesprekken. Geef bijvoorbeeld iedereen een joker, waarmee hij de totale bijeenkomst één keer stil mag leggen. De dagvoorzitter bespreekt dan met iedereen het voorstel tot verbetering van het proces/de inhoud en eventueel wordt er bijgestuurd. Onze dagvoorzitter Gert-Jan Jansen bijvoorbeeld heeft veel ervaring met het principe van de ‘rode fluit’