Wat er mis gaat bij heidagen en wat je er aan kunt doen

29 mei 2013
Categorieën: Gastblog
Geen reacties »

Heidagen, managementsessies, brainstorm … hoe je het ook noemen wilt, er wordt in ons land 10.000-den keren per jaar in kleine groepen gepraat over grote onderwerpen. Soms met een helder doel en een doelgerichte opzet, vaak zonder scherpe focus. Soms met een externe, professionele facilitator-dagvoorzitter, vaak alleen met eigen mensen. Soms met resultaat, vaak … u snapt het punt.
Een gastblog van Ricardo Bravenboer, branddesigner en eigenaar van Brave Brands, over zijn oplossing voor mislukte heidagen: durf te dromen! 

Tijdens mijn werknemersbestaan kwam de bureauretraite elk jaar langs. Het is de heidag voor ontwerpbureaus. Meestal zonder resultaat…
We kropen een dag samen op een über toffe locatie. We gingen ‘iets leuks’ doen en nadenken over de toekomst. We stapten in kayaks, bouwden een toren, of dansten de tango om vervolgens te brainstormen over ‘Hoe gaan we het anders doen?’
Er was een case waar aan werd gewerkt. Van het vergroten van de efficiëntie tot het verbeteren van klantcontact. Van slimmer organiseren tot het bedenken van een nieuwe werkplekinrichting. Er moesten oplossingen worden bedacht.

TNT aan tafel 16x9

Niemand vroeg zich af of die oplossingen ook écht ergens aan bijdroegen. 

Meestal belandden de plannen in een la en ging iedereen de volgende dag weer aan de slag. De nieuwe plannen zaten nog bij niemand in het systeem. Ze nodigden meestal ook niet uit om er mee aan de slag te gaan.

Met dromen ligt dat anders.

Ik neem regelmatig een dag de tijd om te dromen. Doelloos dwaal ik door de duinen. Ik geniet ik van een langs scherende meeuw, een tjilpende merel, een wegspringend duinkonijn en het ruisen van de wind.
Het geeft de ruimte om mijn gedachten de vrije loop te laten. En soms ga ik even zitten om mijn dromen te vangen. Met stift en papier visualiseer ik mijn droom, zodat ik hem niet kan vergeten.

Een droom kan van alles zijn.

Hij kan snel komen of langzaam opbloeien. Zakelijk of privé gerelateerd zijn. Pas na mijn droomdag sta ik mezelf toe om mijn dromen concreet te maken. Om het pad te tekenen richting die droom. Om te bepalen wat de eerste stap is die ik ga zetten. Mijn droomdag is om te dromen, niet om plannen te maken.
En dat zouden alle bedrijven moeten doen. Plannen maken vanuit hun dromen. Want dromen zijn inspirerend, daar wil je best een stapje dichterbij komen.
Geef iedereen eens de kans om te dromen. Laat elke medewerker geheel vrij en laat hem zijn dromen dromen. Misschien is het iets dat te maken heeft met het bedrijf, maar misschien ook wel iets persoonlijks. Dromen zijn dromen, ze zijn niet te sturen en dat moet je dan ook niet verwachten.
Wow! Wat waardevol zal dat zijn om iedereen zijn dromen met elkaar te laten delen. En om van daaruit te bedenken hoe je samen ervoor kunt zorgen, dat iedereen een stapje dichter bij zijn droom kan komen. Het bedrijf kan de katalysator zijn van ieders droom. Waanzinnig toch? Om als bedrijf samen de veiligheid en het vertrouwen te geven aan iedereen om te kunnen en mogen dromen. Om open naar elkaar te kunnen zijn en zo samen stappen te zetten.
Die dromen zijn niet alleen voor elk individu belangrijk, ze helpen ook om het kompas van het bedrijf te kunnen stellen. Vanuit dromen kun je samen bepalen wat nou écht de gezamenlijke koers is. Waar je samen voor wilt gaan.

Je mag me een dromer noemen,
Maar hopelijk ben ik niet de enige.
Ik zie het voor me. Wie begint?
Wie durft te (laten) dromen?

Ricardo helpt bedrijven bij het aantrekken van hun ideale klant met een combinatie van creativiteit en wetenschap. Zijn visie: door drijfveren van het bedrijf te vertalen in visuele identiteit, boodschap en merkstrategie, maak je van je bedrijf een transparant en betekenisvol merk.

IMEX: heel erg de moeite waard!

25 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Nieuws
Geen reacties »

Voor vertrek vroeg ik me af: waarom ga ik eigenlijk naar de IMEX? Achteraf kan ik zeggen: het was de moeite van de autorit meer dan waard!

Je moet wel weten waar te kijken: op het eerste gezicht lijkt deze internationale bijeenkomst voor event-professionals verdacht veel op de vakantiebeurs. Zo ver het oog reikt worden je exotische bestemmingen aangeboden. Of het nu Australië is, Dubai of Texas: ze vinden allemaal dat je vooral bij hun moet komen vieren of confereren. Het lijkt alles hotels en congrescentra wat de klok slaat. En dat is voor ons als bureau dat zich richt op inhoudelijke concepten natuurlijk helemaal niet zo interessant.

IMex Holland

Maar wie verder kijkt, vindt de onderstroom: een groeiende groep mensen die uit wil stijgen boven techniek en catering. Professionals die geloven dat event-architectuur, meeting-design en ROI dé termen zijn die de boventoon horen te voeren. Toen ik die mensen eenmaal gevonden had, werd het een inspirerend verblijf. Ik zet de highlights op een rij:

Wat gebouwen je vertellen:

Mike van der Vijver – schrijver van ‘into the heart of meetings’ -  hield een workshop over ‘the venue message’. Zijn stelling: iedere zaal geeft een boodschap af, die het gedrag van de deelnemers beïnvloedt. Een hotel dat zegt ‘ik ben 40 en heb botox nodig’ is dus niet de beste ruimte om een creatieve, innovatieve sfeer te creëren. En twee dagen later zag ik het zelf in praktijk gebracht: de bedoeling was een geanimeerde gedachtewisseling, de zaal zei ‘hier gedempt en beheerst spreken’.
Mike zijn boodschap: kies de venue liefst pas als je concept/programma bepaald. Maar luister minimaal goed naar je geboekte zaal en pas hem waar nodig aan.

waldorf statler

Meetings als wetenschap:

Jonathan Bradshaw (meetology) gaf één van de vele ‘campfire sessions’: kleine, intensieve groepen die onder leiding van een expert van gedachten wisselen. Jonathan specialiseert zich in het wetenschappelijk onderbouwen van werking en effectiviteit van live-meetings. In de sessie die ik bij woonde ging het over factoren die creativiteit bevorderen. Het ging over Pixar films, Darwin, Einstein, Waldorf & Statler en dat brainstormen aantoonbaar niet werkt; over de voordelen van liggen, spelen, liefde, zeurpieten en … elektrocutie. Ik heb Jonathan gevraagd zijn verhaal te vatten in een blog, dus hopelijk binnenkort meer.

Stop met organiseren, begin met creëren:

William Thomson stelde vast dat nog steeds 95% van budgetten naar de zaal, de techniek en de catering gaat. En dat meetings aantoonbaar effectiever worden, als je meer geld uitgeeft aan de inhoud.
Waarom, vroeg hij zich af, zijn bijeenkomsten zo saai? Terwijl we weten dat een carnaval in Rio meer blijft hangen dan de inhoud van een saaie speech. Dus waarom altijd alleen maar sprekers inzetten?
En waarom is netwerken nooit meer dan een half uurtje praten tijdens de lunch, terwijl iedereen zegt het belangrijk te vinden? Er moet in zijn ogen meer ruimte voor gemaakt worden en er zou gewerkt moeten worden met gerichte netwerk-concepten. Je kunt aan gerichte matching doen via bijvoorbeeld de badges en je kunt toeval een handje helpen met gamification.
William zijn boodschap: organiseer altijd, alsof de deelnemers er zelf voor moeten betalen.

FRESH diner:

Op de dinsdagavond kwam de FRESH-movement bij elkaar. Allemaal mensen die willen dat onze branche een volgende stap zet in zijn evolutie. Eens per jaar organiseren zij een conferentie in Kopenhagen. Ik hoop van harte dat jullie er komende januari allemaal bij zijn.
De avond werd gehost door ‘onze’ Lars Sorensen. Hij eindigde de bijeenkomst met een fantastische, geïmproviseerde rap in het Engels. Eerder op de dag werden Lars en ik (Jan-Jaap In der Maur) al geïnterviewd over ons vak.

Waarom ga ik eigenlijk naar de IMEX?

19 mei 2013
Categorieën: Geen rubriek, Nieuws
Geen reacties »

De koffer is gepakt, het hotel geboekt. Nog even inhoudelijk voorbereiden: welke exposanten en workshops wil ik bezoeken? En dan slaat ineens de twijfel toe: waarom wilde ik ook alweer persé naar de IMEX toe?

IMEX

 

Natuurlijk: een groot deel van mijn netwerk is er. Maar rechtvaardigt dat de kilometers heen en weer naar Frankfurt? En ja: er staan ook interessante nieuwe contacten te wachten … hoop ik.
Maar scrollen door de lijst van exposanten en aangeboden sessies bevestigt weer eens het beeld: minimaal 95% van de deelnemers is nog steeds uitsluitend bezig met locatie, catering en techniek. Het aantal mensen dat bezig is met content, communicatie en technologie die werkelijk iets toevoegt is op de vingers van één hand te tellen.

Is dat erg? Eigenlijk niet: ik ben al lang blij dat ik maar 5% van de stand hoef te bezoeken. En ik reken erop dat de mensen die daar staan mijn verblijf de moeite waard zullen maken, net als de deelnemers aan het FRESH diner op de dinsdagavond. Ik verwacht inspiratie te vinden bij mensen die voor de markt uitlopen, nieuwe inzichten te krijgen van de thought-leaders van ons vak.
Ik hoop de komende jaren een verschuiving te zien, van een beurs over randvoorwaarden als bitterballen, licht en geluid naar Return on Investment en werkelijk effectieve event-architectuur. En als IMEX 2013 daar een eerste stap in is en ik daar bij mag zijn, dan is gaan meer dan de moeite waard.

9 tips die een goede facilitator toepast

12 mei 2013
Categorieën: Gastblog
1 reactie »

Deelnemers aan bijeenkomsten zijn steeds minder passief, interactie wordt steeds serieuzer en in steeds meer vormen toegepast. Co-creatie is één van de meest verregaande manieren van interactie .
Een gastblog van Marieke Schoenmaker, directeur Gamechanger.

The Next Co-creator Community is een Co-creation Learning Platform dat experimenteert met co-creëren. Soms laten we het faciliteren over aan de groep en een andere keer zetten we een goede facilitator in om de co-creatie sessie te begeleiden. Dat doen we bewust om de deelnemers te laten ervaren wat het verschil tussen beiden is. En steeds weer komen de deelnemers tot de conclusie dat de resultaten veel beter zijn als de sessie door een goede facilitator wordt begeleid. Hoe doet een goede facilitator dat?

9-Tips-die-een-goede-faciliator-toepast-650x350

Wat is een goede facilitator?

Een goede facilitator is nuttig wanneer een groep probeert om te gaan met nieuwe of moeilijke kwesties. Hij of zij helpt de groepsleden het beste uit zichzelf te halen als ze geconfronteerd worden met de onvermijdelijke verwarring en frustratie die verband houdt met het het bij elkaar brengen verschillende opvattingen en belangen. Als je de rol van facilitator accepteert dien je neutraal te zijn.
Probeer eens gebruik te maken van de volgende 9 technieken:

1. Aanvoelen van de groepsdynamiek

Als mensen verveeld of onoplettend lijken, kun je het tempo van de sessie versnellen. Als mensen zwijgzaam en gespannen lijken vanwege meningsverschillen, zorg er dan voor dat zij zich veilig voelen hun mening in de openbaarheid te brengen.

2. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om te spreken

Nodig de deelnemers uit te spreken. Maak, indien noodzakelijk gebruik van de klok: “We hebben vijftien minuten over. Ik denk dat we moeten luisteren naar de mensen die voor een tijdje niet hebben gesproken”. Een andere manier om mensen rustig te laten spreken is om een ronde te starten, waarin je rond de tafel beweegt en iedereen een paar minuten krijgt om zijn standpunten te presenteren.

3. Aanmoedigen van een open gesprek

Probeer mensen, als ze terughoudend lijken, eens te stimuleren met een uitnodigende vraag: “Over moeilijke kwesties zijn mensen het niet altijd eens. Heeft iemand een ander standpunt?”

4. Mensen betrekken met open vragen

Open vragen vereisen meer dan een ja en/of nee antwoord. Enkele voorbeelden:

“We lijken hiermee moeite te hebben. Wat denk je dat we moeten doen?’

“Kun je daar meer over zeggen?”

‘Wat bedoel je als je zegt. . . ? ‘

5. Humor inzetten

Humor is een van de beste manieren om de toon van sessies te beïnvloeden. Het maakt dat een sessie meer gaat lijken op een café waar je op je gemak leuke en interessante gesprekken voert.

6. Samenvatten

Wanneer je samenvat, probeer je kort het punt dat iemand net heeft gemaakt, te herhalen: “Laat me zien of ik heb begrepen wat je. . . “Als jouw samenvatting een deelnemer niet overtuigt dat hij gehoord is, dien je woordelijk te herhalen wat er gezegd werd.

7. Leren omgaan met moeilijk gedrag

Als twee leden een verhitte discussie krijgen, geef dan een korte samenvatting van de punten van ieder en zet de discussie vervolgens terug naar de groep. Of onderbreek de ‘one-man’ show met een opmerking dat hem of haar krediet geeft voor zijn bijdrage, maar vraag de deelnemer om andere punten te reserveren voor later. Vat de bijdrage van iemand die hetzelfde punt over en herhaalt samen. Hierdoor laat je de de deelnemer weten dat hij is gehoord. Wees ook niet angstig om iemand direct te onderbreken “Wacht even, laat Rob afmaken wat hij te zeggen heeft.” Legitimeer negatieve gevoelens over moeilijke kwesties. Je zou kunnen zeggen: “Ja, het zal moeilijk zijn om verkeersopstoppingen te verminderen op de A1, maar er zijn succesvolle modellen waarnaar we kunnen kijken.”

8. Gemeenschappelijk fundament identificeren

Vat de verschillen in standpunten op een flip-over samen en noteer op een aparte flip-over waarover raakvlakken bestaan. Focus je in de rest van de sessie op de raakvlakken. Bijvoorbeeld: “Het lijkt erop dat we het erover eens zijn dat. . . ” De verschillen parkeer je tot een later moment.

9. Overweeg een evaluatieronde aan het einde van de sessie

Ga aan het einde van de sessie snel rond de hele groep en geef mensen de kans om terug te geven wat zij als voordelen en als nadelen van de sessie hebben ervaren. Laat ze over de nadelen ook bedenken wat zij eraan kunnen doen om dat nadeel in de volgende sessie weg te nemen.

Conclusie

Een goede facilitator is goud waard. Hoe meer goede facilitators er zijn, hoe beter het is!  Wil je meer leren over technieken om co-creatie sessies goed te faciliteren? Meld je dan aan voor deze ‘Gamechanging Co-creatie Audiocursus‘

Into the heart of meetings moet je gelezen hebben!

3 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Voor opdrachtgevers is het leven een stuk gemakkelijker geworden. Bij de selectie van een organisator van hun bijeenkomst hoeven ze voortaan nog maar één vraag te stellen: heb je ‘Into the heart of meetings’ gelezen? Dit fantastische boek van Eric de Groot en Mike van der Vijver is verplichte kost voor iedereen die professioneel bezig is met evenementen.

Ik werd door elk woord geïnspireerd en alles wat ik al steeds voelde, maar niet precies kon plaatsen viel ineens op zijn plek. Het boek getuigt van een geweldige visie op het vak en bevat tegelijkertijd een praktisch toepasbare werkwijze. ‘Into the heart of meetings’ kent in mijn ogen maar één zwakke plek: het bewijst dat het ontwerpen van een geslaagde bijeenkomst iets anders is dan het schrijven van een leesbaar boek. Maar daarover later meer, eerst doe ik een poging de belangrijkste punten op een rij te zetten (en dan maar hopen dat de schrijvers er blij mee zijn). into the heart of meetings De Groot en Van der Vijver omschrijven het begrip ‘meeting’ als: een fysieke ervaring rond specifieke inhoud en met een specifiek doel. Er is in hun ogen dus altijd sprake van iets ondergaan, emotie en inhoud, waarbij lichaam en geest elkaar beïnvloeden. Zie zien een evenement als een tijdelijk eco-systeem ontworpen om conventies, sociale en culturele patronen te sturen en om deelnemers door de juiste stimulans/serie gebeurtenissen bereid te maken om te veranderen.
Er zijn in de ogen van de schrijvers zes redenen om een bijeenkomst te organiseren: leren, netwerken, motiveren, beslissen, richting geven en rituelen. Ieder van deze doelen moet voor een geslaagde bijeenkomst gekwantificeerd worden; bijvoorbeeld: wat moet ‘netwerken’ meetbaar opleveren? Ze noemen dat Return on Effort.
Ze hanteren daarbij een paar basisbegrippen:

Content Flow: Iedere bijeenkomst draait om inhoud en het verplaatsen daarvan. De centrale vraag is welke kennis waarheen moet en wat de ontvanger er vervolgens mee moet doen.  De inhoud zal alleen de goede kant op stromen, als de ontvangers daar klaar voor gemaakt zijn. Deze ‘klik’ bereik je op twee manieren: de inhoud moet interessant zijn en de ontvanger moet er belang bij hebben. Goede inhoud ‘bekt lekker’, heeft persoonlijke impact op de deelnemers, draagt een ‘intrinsiek conflict’ in zich en maakt nieuwsgierig.
De auteurs maken onderscheid tussen tastbare en abstracte resultaten, om vervolgens te constateren dat het één niet zonder het ander kan. De abstracte winst (‘wij-gevoel’ bijvoorbeeld) draagt altijd enorm bij aan de tastbare beslissingen. Hoe meer abstracte effecten, hoe meer magie de bijeenkomst kent.

Experience Concept: Als is vastgesteld waar de inhoud naartoe moet reizen, is de volgende vraag: hoe verplaats je de inhoud het meest effectief? Welke ervaring moet de deelnemers ondergaan, om de inhoud binnen te krijgen? Belangrijk daarbij is je te realiseren dat een bijeenkomst altijd gaat over iets dat elders plaats vindt (voorbeeld: een recente bijeenkomst over het aanpakken van de problemen waar de detailhandel mee te maken heeft. Het gaat over winkels, maar je zit in een vergaderzaal) en dat er dus ‘geregisseerde elementen’ in het programma moeten zitten om die andere wereld voelbaar te maken. Met name aan het begin van het programma moet dit bewust ingepland worden. En aan het einde van de dag moet de oogst uit de zaal bewust concreet toepasbaar gemaakt worden naar de ‘echte wereld’.

Facilitation style: Het zal jullie niet verbazen, dat dit onderdeel ons het meeste aanspreekt. De combinatie van Content Flow en Experience Concept wordt mogelijk gemaakt door een hele reeks mensen: de dagvoorzitter – natuurlijk -, maar ook sprekers, technici, cateringpersoneel, hostesses, etc. De Groot en Van der Vijver omschrijven in hun meeting designs altijd de stijl van de dag; bijvoorbeeld: ‘ontspannen formeel’ of’ ‘vertrouwd kritisch’. Alle betrokken partijen kunnen daar hun eigen aanpak uit destilleren. De dagvoorzitter kan daarmee zijn toon, tempo en aanpak bepalen.

Content providers: Veel bijeenkomst beginnen met het vastleggen van de sprekers (en vaak ook de dagvoorzitter), terwijl de architectuur nog niet af is. Dat is volgens de schrijvers net zoiets als meubels kopen, terwijl je nieuwe huis nog niet eens ontworpen is. Zij pleiten ervoor om eerst  te bepalen welke functies programmaonderdelen hebben en dan pas te bepalen, wie de benodigde inhoud mag brengen. In onze ogen kan de dagvoorzitter juist in die fase een belangrijke rol spelen, vanuit zijn ervaring met de effectiviteit van programma’s en interactie.
En heel belangrijk: zij zien sprekers niet als enige mogelijkheid om te voorzien in inhoud. Het kan ook met discussie, co-creatie, gericht inzetten van groepsdynamiek, coaching, gaming (denk eens aan Cyriel Kortleven), muziek, poëzie, film, theater en noem maar op.

Venue Message: Wij bepleitten al eerder, eerst na te denken over de aanpak, alvorens een locatie te kiezen. En ook ‘Into the heart of meetings’ zegt: ieder doel kent zijn eigen ideale venue, dus denk eerst goed na wát je er precies wilt gaan doen. Ook een locatie geeft een boodschap af en die moet je bewust inzetten: wat doet de ruimte met je gemoed, in welke modus brengt de ruimte je en wat zijn er functioneel de mogelijkheden.

Net als wij en vele anderen, zeggen De Groot en Van de Vijver dat je een geslaagd meeting design niet kunt bereiken, zonder kennis van de doelgroep. Maar zijn gaan nog een stap verder: zij zeggen dat je altijd moet praten met de doelgroep, voordat je de bijeenkomst ontwerpt. En dat vereist dat de opdrachtgever bereid is geld vrij te maken voor deze research.

Een geslaagde bijeenkomst – tot slot – kent niet alleen harde uitkomsten, maar legt deze ook vast. ‘Into the heart of meetings’ onderscheid 4 elementen:

Outcomes ownership: Vastgelegd wordt wat er is besloten en wie er op welk moment wat doet om de resultaten uit te voeren of te verzilveren.

Power of Ritualisation: Met een sluitingsceremonie wordt de verantwoordelijkheid voor de resultaten over gedragen.

Post-meeting communication: Door middel van follow-up wordt verzekerd dat iedereen ook doet wat hij belooft.

Design impact: De resultaten worden vastgelegd op een manier die iedereen aanspreekt. Dus zowel visueel (kijken), mondeling (luisteren) als fysiek (doen).

Zoals gezegd: ‘Into the heart of meetings’ lezen is wel iets voor doorzetters. Op zich is de schrijfstijl vlot, maar daarmee is het boek nog niet makkelijk leesbaar. De schrijvers hebben namelijk erg veel woorden nodig om to the point te komen. Veel omhaal van woorden en te veel nodeloze uitleg over hoe het boek in elkaar steekt leiden af van de inhoud. De uitgeschreven toneelstukjes aan het eind van ieder hoofdstuk voegen in mijn ogen niets toe en werden door mij al snel over geslagen. Een goede redacteur de vrije hand geven bij het redigeren zou het boek minimaal 75 pagina’s korter maken en een stuk leesbaarder.

Maar bovenaan blijft staan, wat een geweldige bijdrage De Groot en Van der Vijver leveren aan het naar een volgende niveau tillen van ons vak. Aan hun heb ik een verzoek: schrijf hetzelfde boek nog een keer, maar dan specifiek gericht op meeting owners. De komende tijd zal ik met enige regelmaat een passage uit het boek nemen en proberen die te vertalen naar het niveau van de dagvoorzitter/gespreksleider.