Into the heart of meetings moet je gelezen hebben!

3 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Voor opdrachtgevers is het leven een stuk gemakkelijker geworden. Bij de selectie van een organisator van hun bijeenkomst hoeven ze voortaan nog maar één vraag te stellen: heb je ‘Into the heart of meetings’ gelezen? Dit fantastische boek van Eric de Groot en Mike van der Vijver is verplichte kost voor iedereen die professioneel bezig is met evenementen.

Ik werd door elk woord geïnspireerd en alles wat ik al steeds voelde, maar niet precies kon plaatsen viel ineens op zijn plek. Het boek getuigt van een geweldige visie op het vak en bevat tegelijkertijd een praktisch toepasbare werkwijze. ‘Into the heart of meetings’ kent in mijn ogen maar één zwakke plek: het bewijst dat het ontwerpen van een geslaagde bijeenkomst iets anders is dan het schrijven van een leesbaar boek. Maar daarover later meer, eerst doe ik een poging de belangrijkste punten op een rij te zetten (en dan maar hopen dat de schrijvers er blij mee zijn). into the heart of meetings De Groot en Van der Vijver omschrijven het begrip ‘meeting’ als: een fysieke ervaring rond specifieke inhoud en met een specifiek doel. Er is in hun ogen dus altijd sprake van iets ondergaan, emotie en inhoud, waarbij lichaam en geest elkaar beïnvloeden. Zie zien een evenement als een tijdelijk eco-systeem ontworpen om conventies, sociale en culturele patronen te sturen en om deelnemers door de juiste stimulans/serie gebeurtenissen bereid te maken om te veranderen.
Er zijn in de ogen van de schrijvers zes redenen om een bijeenkomst te organiseren: leren, netwerken, motiveren, beslissen, richting geven en rituelen. Ieder van deze doelen moet voor een geslaagde bijeenkomst gekwantificeerd worden; bijvoorbeeld: wat moet ‘netwerken’ meetbaar opleveren? Ze noemen dat Return on Effort.
Ze hanteren daarbij een paar basisbegrippen:

Content Flow: Iedere bijeenkomst draait om inhoud en het verplaatsen daarvan. De centrale vraag is welke kennis waarheen moet en wat de ontvanger er vervolgens mee moet doen.  De inhoud zal alleen de goede kant op stromen, als de ontvangers daar klaar voor gemaakt zijn. Deze ‘klik’ bereik je op twee manieren: de inhoud moet interessant zijn en de ontvanger moet er belang bij hebben. Goede inhoud ‘bekt lekker’, heeft persoonlijke impact op de deelnemers, draagt een ‘intrinsiek conflict’ in zich en maakt nieuwsgierig.
De auteurs maken onderscheid tussen tastbare en abstracte resultaten, om vervolgens te constateren dat het één niet zonder het ander kan. De abstracte winst (‘wij-gevoel’ bijvoorbeeld) draagt altijd enorm bij aan de tastbare beslissingen. Hoe meer abstracte effecten, hoe meer magie de bijeenkomst kent.

Experience Concept: Als is vastgesteld waar de inhoud naartoe moet reizen, is de volgende vraag: hoe verplaats je de inhoud het meest effectief? Welke ervaring moet de deelnemers ondergaan, om de inhoud binnen te krijgen? Belangrijk daarbij is je te realiseren dat een bijeenkomst altijd gaat over iets dat elders plaats vindt (voorbeeld: een recente bijeenkomst over het aanpakken van de problemen waar de detailhandel mee te maken heeft. Het gaat over winkels, maar je zit in een vergaderzaal) en dat er dus ‘geregisseerde elementen’ in het programma moeten zitten om die andere wereld voelbaar te maken. Met name aan het begin van het programma moet dit bewust ingepland worden. En aan het einde van de dag moet de oogst uit de zaal bewust concreet toepasbaar gemaakt worden naar de ‘echte wereld’.

Facilitation style: Het zal jullie niet verbazen, dat dit onderdeel ons het meeste aanspreekt. De combinatie van Content Flow en Experience Concept wordt mogelijk gemaakt door een hele reeks mensen: de dagvoorzitter – natuurlijk -, maar ook sprekers, technici, cateringpersoneel, hostesses, etc. De Groot en Van der Vijver omschrijven in hun meeting designs altijd de stijl van de dag; bijvoorbeeld: ‘ontspannen formeel’ of’ ‘vertrouwd kritisch’. Alle betrokken partijen kunnen daar hun eigen aanpak uit destilleren. De dagvoorzitter kan daarmee zijn toon, tempo en aanpak bepalen.

Content providers: Veel bijeenkomst beginnen met het vastleggen van de sprekers (en vaak ook de dagvoorzitter), terwijl de architectuur nog niet af is. Dat is volgens de schrijvers net zoiets als meubels kopen, terwijl je nieuwe huis nog niet eens ontworpen is. Zij pleiten ervoor om eerst  te bepalen welke functies programmaonderdelen hebben en dan pas te bepalen, wie de benodigde inhoud mag brengen. In onze ogen kan de dagvoorzitter juist in die fase een belangrijke rol spelen, vanuit zijn ervaring met de effectiviteit van programma’s en interactie.
En heel belangrijk: zij zien sprekers niet als enige mogelijkheid om te voorzien in inhoud. Het kan ook met discussie, co-creatie, gericht inzetten van groepsdynamiek, coaching, gaming (denk eens aan Cyriel Kortleven), muziek, poëzie, film, theater en noem maar op.

Venue Message: Wij bepleitten al eerder, eerst na te denken over de aanpak, alvorens een locatie te kiezen. En ook ‘Into the heart of meetings’ zegt: ieder doel kent zijn eigen ideale venue, dus denk eerst goed na wát je er precies wilt gaan doen. Ook een locatie geeft een boodschap af en die moet je bewust inzetten: wat doet de ruimte met je gemoed, in welke modus brengt de ruimte je en wat zijn er functioneel de mogelijkheden.

Net als wij en vele anderen, zeggen De Groot en Van de Vijver dat je een geslaagd meeting design niet kunt bereiken, zonder kennis van de doelgroep. Maar zijn gaan nog een stap verder: zij zeggen dat je altijd moet praten met de doelgroep, voordat je de bijeenkomst ontwerpt. En dat vereist dat de opdrachtgever bereid is geld vrij te maken voor deze research.

Een geslaagde bijeenkomst – tot slot – kent niet alleen harde uitkomsten, maar legt deze ook vast. ‘Into the heart of meetings’ onderscheid 4 elementen:

Outcomes ownership: Vastgelegd wordt wat er is besloten en wie er op welk moment wat doet om de resultaten uit te voeren of te verzilveren.

Power of Ritualisation: Met een sluitingsceremonie wordt de verantwoordelijkheid voor de resultaten over gedragen.

Post-meeting communication: Door middel van follow-up wordt verzekerd dat iedereen ook doet wat hij belooft.

Design impact: De resultaten worden vastgelegd op een manier die iedereen aanspreekt. Dus zowel visueel (kijken), mondeling (luisteren) als fysiek (doen).

Zoals gezegd: ‘Into the heart of meetings’ lezen is wel iets voor doorzetters. Op zich is de schrijfstijl vlot, maar daarmee is het boek nog niet makkelijk leesbaar. De schrijvers hebben namelijk erg veel woorden nodig om to the point te komen. Veel omhaal van woorden en te veel nodeloze uitleg over hoe het boek in elkaar steekt leiden af van de inhoud. De uitgeschreven toneelstukjes aan het eind van ieder hoofdstuk voegen in mijn ogen niets toe en werden door mij al snel over geslagen. Een goede redacteur de vrije hand geven bij het redigeren zou het boek minimaal 75 pagina’s korter maken en een stuk leesbaarder.

Maar bovenaan blijft staan, wat een geweldige bijdrage De Groot en Van der Vijver leveren aan het naar een volgende niveau tillen van ons vak. Aan hun heb ik een verzoek: schrijf hetzelfde boek nog een keer, maar dan specifiek gericht op meeting owners. De komende tijd zal ik met enige regelmaat een passage uit het boek nemen en proberen die te vertalen naar het niveau van de dagvoorzitter/gespreksleider.

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

Mijn reactie