Wat zegt u?

4 juni 2013
Categorieën: Gastblog
1 reactie »

 

De locatie: een cruciaal onderdeel van iedere bijeenkomst. Des te onbegrijpelijker is het, dat hij vaak zo onbezonnen geboekt wordt. Er wordt gekeken naar bereikbaarheid en of de plek van het congres ‘mooi’ is, maar niet naar de invloed op de inhoud en het bereiken van het doel van de meeting.
Een gastblog over The Venue Message door Mike van der Vijver, MindMeeting en co-auteur van ‘Into the heart of meetings’.

Soms volmondig en recht-voor-zijn-raap, soms bedeesd en bescheiden; soms vanuit de hoogte en afstandelijk, soms joviaal en jolig. Als ontwerper van bijeenkomsten luister ik naar de boodschap die gebouwen uitspreken. Wat ze zeggen is belangrijk, omdat dat het gedrag van de deelnemers in de bijeenkomst beïnvloedt. En op zijn beurt bepaalt dat gedrag hoe succesvol de bijeenkomst zal blijken.

pratend gebouw

Laten we een stevig gebouw nemen, de Ridderzaal bij voorbeeld. Wie daar binnenstapt verandert ongewild zijn gedrag: zachter praten, iets voorovergebogen lopen, je kind bij de hand nemen – een beetje zoals in een kerk. Sommige dingen kunnen overduidelijk niet: Kinderen rennen niet dwars door de Ridderzaal en je gaat er niet uitgebreid staan zoenen. Hoe komt dat? Hoe weet je je dat ongepast is?
Het precieze mechanisme ken ik niet, maar het heeft ongetwijfeld te maken met signalen waar we ontvankelijk voor zijn en die in ons hoofd worden doorgeschakeld naar de aan-en-uit-knop voor aanvaardbaar of onaanvaardbaar gedrag. In mijn werk gaat het mij niet zozeer om het mechanisme maar om het verschijnsel op zich.

Bijna alle bijeenkomsten worden immers gehouden in gebouwen en het is mijn ervaring dat alle gebouwen iets zeggen tegen mensen. Niet alleen tegen mensen die bereid zijn te luisteren, maar tegen iedereen. In het Nederlands hebben we er nog geen goed woord voor bedacht; in het Engels noemen we het de Venue Message. Meestal nodigt het gebouw je uit of draagt het je iets op. De boodschap klinkt als een zin uit een theaterdialoog waarbij jij als bezoeker – doorgaans ongemerkt – reageert op de prikkel die erin vervat is. Zo zegt De Ridderzaal: “Ik ben de geschiedenis van ons land!” Iedereen die niet totaal analfabeet is, ontvangt die boodschap met ontzag. En ontzag en zoenen – dat gaat niet samen.
Als ontwerper van programma’s is het van fundamenteel belang die boodschap op te vangen. Daartoe moet je jezelf voorstellen dat je een soort groot vlindernet op je hoofd hebt waarmee je iets ongrijpbaars uit de lucht kan vissen. Of een apart stel oren, terwijl het gebouw – als in een Harry Potter film – zijn mond opent en iets zegt. Tegen jou.

In de praktijk is het vaak zò dat de plek van de bijeenkomst al geregeld is wanneer je als meeting designer wordt ingeschakeld. Lang niet altijd past de boodschap van die plek bij het doel van de bijeenkomst en dat is niet zo leuk. Als ontwerper heb je dan twee opties: òf je haalt de organisator over om alsnog te verkassen, òf je probeert de boodschap van het gebouw naar je hand te zetten. Dat kan vaak met betrekkelijk eenvoudige middelen.

Venue message 2

Bovenstaande foto toont een voorbeeld. Het gaat om een bijeenkomst in een kleurloos hotel een kilometer of tien buiten een middelgrote stad ergens in Europa. Doel is een open uitwisseling tussen deelnemers die uiteenlopende belangen hebben. Als ze binnenkomen, lopen ze tegen een grote tafel aan met daarop een keur aan kruiden, specerijen en andere ingrediënten om toverdrankjes mee te brouwen. De hele ruimte ruikt naar de Egyptische kruidenmarkt in Istanboel. Het verrassende contrast tussen de futloze omgeving en de geurenrijkdom opent onverwachte luikjes in het deelnemerbrein, getuige de rijke gesprekken.

Het is jammer dat veel gebouwen voor vergaderingen en conferenties een weinig sprekende boodschap hebben. Talloze congreshotels zeggen: “Ik ben een beetje belegen,” of: “ik doe sjiek.” Grote tentoonstellingsruimtes met bijbehorende vergaderruimtes lijken te zeggen: “Wat kom je hier doen?” of: “Jij bent klein,” of: “Nu zie ik er zo uit, maar morgen ben ik weer heel anders.”
Veel bijeenkomsten worden gehouden om mensen te inspireren of om samen op nieuwe ideeën te komen. Dat is althans de bedoeling van het programma en dan helpen de boodschappen van de meeste gebouwen niet echt mee. De meest gebruikte oplossing voor een slecht passende Venue Message is de palmboom. Daar ga ik verder niets over zeggen, want u snapt vanzelf wel waar ik heen wil.

Laatst was ik op werkbezoek bij een bedrijf dat lampen produceert, geen gloeilampen maar design-spul waar je van gaat likkebaarden. Het gebouw was op het eerste gezicht een rare kubus, maar eenmaal binnen! Overal onverwachte ruimtes waar een deel van de collectie kon worden gepresenteerd. Er stond een metalen frame dat een papieren rol droeg van 5 meter breed en dat tegelijkertijd dienst deed als projectiescherm en als mammoet-flipchart. In het midden van de kubus was een soort dakterras dat aansloot op een complete keuken, met kok die elke dag goed eten maakt voor gasten. Dank zij een balkon wandelden we dwars over de productie-afdeling (met overal daglicht). Aan de overzijde stonden hometrainers waar medewerkers elektriciteit mee konden opwekken. En ga zo maar door.
Dit gebouw zei: “Kom mij ontdekken!” En de deelnemers aan deze opmerkelijke bijeenkomst ontdekten met open mond en open geest de nieuwe lampencollectie. Venue Message en doel van de bijeenkomst in perfecte harmonie!

Mike van der Vijver ontwerpt, faciliteert en presenteert bijeenkomsten. Hij is mede-oprichter van MindMeeting en co-auteur van het onlangs verschenen “Into the Heart of Meetings,” het eerste boek over Meeting Design. Deze blog is gebaseerd op een hoofdstuk daaruit.

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

1 reactie op “Wat zegt u?”

  1. Martijn:

    Wij vonden dat ook altijd een uitdaging om bijzondere locaties ‘eigen’ te maken. Inmiddels weten we tamelijk goed hoe we dat kunnen doen en met betrekkelijk eenvoudige middelen.
    Interessant dat het hierboven ook over de Ridderzaal gaat. Met ons team van de Rode Draad/Red Line Project hebben wij het TEDXBinnenhof.com event op on-TEDse wijze mogen aankleden, openen en sluiten…saillant detail is dat 10 dagen voordat het event van start ging wij pas contact maakten met elkaar.
    Voor een impressie http://www.rodedraadvooruwevent.nl/tedxbinnenhof.html

Mijn reactie