Functieprofiel: wat moet een dagvoorzitter minimaal kunnen?

23 juli 2013
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
2 reacties »

In september gaat ‘Leren modereren, een training dagvoorzitter-gespreksleider’ van start, onder leiding van Kim Coppes en ondergetekende. De samenstelling van het lesprogramma leidde ons tot de vraag: wat moet een dagvoorzitter minimaal kunnen? Natuurlijk wisten we dat al wel, maar we hadden het nooit expliciet gemaakt. Een blik op de lijst bewijst eens te meer: het is een vak.

DSC_0140

Als je ooit voor een groep gaat staan, vraag je dan af of je het volgende kunt. En als je ooit een dagvoorzitter zoekt, hanteer dan deze selectiecriteria:

Voorzitten: Het klinkt erg voor de hand liggend, maar veel mensen beheersen de basisbeginselen niet. Hoe structureer je een bijeenkomst? Hoe verdeel je spreektijd en aandacht? Hoe zoek je de juiste balans tussen snelheid en voldoende diepgang? Hoe hou je orde, maar geef je toch ruimte aan spontane ingevingen?

Modereren: je moet interactie op gang kunnen brengen en in de hand kunnen houden; beiden vallen niet altijd mee. Een zaal kan zwijgen als het graf, terwijl je hun inbreng hard nodig hebt. Maar deelnemers kunnen ook te veel aan het woord zijn, naar je zin: de mensen met de eindeloze vraag, het stokpaardje. En het kan ronduit agressief worden. Met allemaal moet je als gespreksleider overweg kunnen. Je moet daarom kunnen variëren in toon, tempo en aanpak.

Interviewen: het vraaggesprek is een wezenlijk onderdeel van het vak. Je praat met deelnemers in de zaal, doet podiuminterviews en leidt panels. Alle drie vragen ze een andere aanpak. Daarnaast moet je je er voortdurend van bewust zijn, dat een live podiuminterview iets wezenlijk anders is dan een vraaggesprek voor krant of TV.

Ontwerpen: als dagvoorzitter moet je de bijeenkomst mede vorm kunnen geven. Is het niet vanaf het eerste moment in het proces, dan moet je toch minimaal  jouw rol in het geheel kunnen doorontwikkelen. Dat betekent keuzes maken tussen formats en de uitvoering daarvan naar je hand zetten: kies je voor scherp of meegaand, polariseren of bruggenbouwen, snelkookpan of stoven? Bovendien neem je tijdens de dag ad hoc beslissingen, als zaken anders lopen dan verwacht. Tijd voor overleg is er meestal niet en jij bent degene die het op het podium waar moet maken.
Je kunt je opdrachtgevers op alle vlakken adviseren: opbouw van de dag, vormkeuzes, sprekers, stellingen formuleren, vragen bedenken, de meest effectieve zaalopstelling, noem maar op. En belangrijker nog: je helpt ze (deel)doelen stellen, want jij weet wat haalbaar is en wat effectief

Presenteren: Je voelt je thuis op het podium, zonder jezelf hinderlijk te profileren. Je weet hoe je goede (aankondigings)teksten schrijft en hoe je die overtuigend brengt.

Mensenkennis: Je weet hoe groepen en individuen reageren. Je bent je bewust van de sfeer in de zaal en handelt daar naar. Je leest de blikken en lichaamshouding van deelnemers en reageert daar op.

Zelfkennis: Je weet in welke onderdelen van het vak je echt uitblinkt en welke vaardigheden je minder beheerst. Door je daar bewust van te zijn, kun je er ‘omheen werken’ of inschatten wanneer de opdracht zelfs aan een ander te laten.  Naast je expertise neem je ook altijd jezelf mee: een dagvoorzitter is ook een mens. Je weet wat voor een soort type je bent en kunt dat gericht inzetten: een bescheiden verbinder, een uitgelaten sfeermaker,  een uitgesproken criticaster of een analytische observator. Je weet ook wanneer jouw type contrapoductief werkt. Ik schuif zelf de opdracht graag door, als blijkt dat de groep meer baat heeft bij een zachtaardige, weloverwogen aanpak van bijvoorbeeld Hans Etman, dan bij mijn impulsieve en meer dominante toon.

Jan-Jaap In der Maur

LEF: de locatie van de toekomst

17 juli 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken
Geen reacties »

Onlangs bracht ik een bezoek aan het LEF future center en ik was onder de indruk: dit is precies hoe we in onze branche naar locaties zouden moeten kijken! In het overgrote deel van de gevallen kiezen organisatoren van bijeenkomsten hun venue met weinig zorg en wordt er niet of nauwelijks gekeken naar de invloed die de locatie heeft op het halen van de gestelde doelen. En dat moet anders: de locatie hoort naadloos aan te sluiten bij de meeting. Het LEF future center pakt de zaken wezenlijk anders aan.

lef in bedrijf-20

Neurologie, psychologie en sociologie dienden als basis voor het ontwerp van het LEF. Uitgangspunt is dat 95% van je handelen en denken gestuurd wordt door onbewuste routine. Als je die kunt doorbreken, worden nieuwe verbindingen gemaakt in de hersenen. Het gevolg: je bent ineens ook in staat nieuwe verbindingen te zien in informatie of tussen (zakelijke) relaties.
Om dit te bereiken, maakt het LEF gebruik van een aantal elementen. Ik noem de belangrijkste:

Beeld: iedere ruimte maakt gebruik van projectie. De vertoonde, steeds wisselende beelden beïnvloeden je op de 13 belangrijkste emoties, op individueel en groepsniveau.

lef in bedrijf-18

Beweging: groepen verplaatsen zich met grote regelmaat naar een nieuwe ruimte. Er is een afwisseling tussen staan, zitten en zelfs liggen. Uitgangspunt is dat iedereen actief deel neemt en dat mee liften zonder werkelijke bijdrage niet voor komt.

lef in bedrijf-49

Inrichting: iedere ruimte kent zijn eigen architectuur en meubilair, steeds bedoeld om het proces op een bepaalde manier te sturen. Een ruimte met veel glas en de blik naar buiten brengt je in de modus ‘weidse blik’. Met zijn allen zitten in een boot brengt als vanzelf gesprek op gang. Werken aan een Esscher-achtige tafel prikkelt de fantasie.

lef in bedrijf-36

Professionele facilitatoren: de gespreksleider moet precies weten, hoe met groepen en individuen om te gaan. Hij of zij kent het einddoel en stuurt daar met een zorgvuldig opgebouwde dag naar toe. Hij of zij stelt de juiste uitgangsvraag, creëert een veilige omgeving en maakt een bewuste keuze voor de modus (contemplatief, introspectief, …).

lef in bedrijf-47

Catering: voeding en drinken helpen doelen te bereiken. Het moet niet alleen gezond en duurzaam zijn, maar ook de juiste energie geven: weinig suikers, veel fruit. Soms liever even geen koffie. Er is onder andere het sportmenu: iedere 90 minuten iets eten helpt om de hele dag door te kunnen werken, zonder echte pauze. Het is vooral geschikt voor eenvoudige vraagstukken, die vragen om een snelle, oppervlakkige productie van oplossingen.
Maar wil je bijvoorbeeld het groepsgevoel stimuleren, dan is de samenwerkingslunch ideaal: naar buiten met een picknickmand, waaruit je alles moet delen.

lef in bedrijf-42

Onderzoek en resultaat:  het LEF bouwt ook aan haar expertise en doet onderzoek. De resultaten zijn zeer waardevol voor iedereen die zich bezig houdt met bijeenkomsten. De resultaten van het LEF zijn verbluffend: in 85% van de gevallen worden de doelen van bijeenkomsten gehaald. Er wordt daardoor binnen projecten enorm bespaard op (doorloop)tijd en manuren; dat levert per jaar zo’n 8 miljoen euro op.  Bovendien zijn er bij-effecten die ook waarde hebben voor de organisatie: inhoudelijke verrijking, het realiseren van doorbraken en verbetering van samenwerking. LEF deelt haar kennis en onderzoek met iedereen die interesse heeft.

Het LEF kent maar één nadeel: het is van Rijkswaterstaat en is daardoor niet voor iedereen ‘te boeken’ als all-in faciliteit. Ik daag onze markt uit deze kans op te pakken!

Gastblog: bijeenkomsten moeten emotioneler

12 juli 2013
Categorieën: Gastblog, Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken
Geen reacties »

Return on Investment wordt steeds belangrijker in onze branche. Maar waarom meten we alleen op het behalen van harde, zakelijke doelstellingen? Waarom kijken we nog zo weinig naar de Return on Emotions, naar hoe een bijeenkomst ons persoonlijk raakt?
Een prachtige en zeer persoonlijke gastblog van Marga Groot Zwaaftink, eigenaresse van Commgres Congresbureau.

Ik heb als kind brandwonden opgelopen. Een ervaring die ik me niet kan herinneren. Wat wel diepe indruk op mij maakte, is mijn opname in het Brandwonden Ziekenhuis in Beverwijk toen ik een puber was, voor een huid operatie. Op de kinderafdeling lagen vele kids die wél in hun gezicht zichtbare brandwonden hadden, dat is mij bespaard gebleven! Toen besefte ik me dat ik enorm geluk had gehad! En bewonderde ik deze kids enorm omdat die positief in hun leven stonden, ondanks alle ‘blikken’.

Marga Groot Zwaaftink

Het lot (daar geloof ik in) zorgde dat ik deze week een telefoontje kreeg van een relatie. Zij werkt voor ‘Dokters van de wereld’ dat o.a. artsen uitzendt naar gebieden waar zij brandwonden patiënten opereren die anders nooit deze hulp zouden krijgen. Op haar vraag of ik mee wilde brainstormen over kansen op een samenwerking tussen congressen en fondsenwerving zei ik meteen ja.
Dit gesprek kwam vol bij mij binnen: maximale impact! Waarom, dacht ik later. Omdat ik emotioneel diep betrokken ben! Een stap verder denkend: waarom zou niet elk congres naast een rationele, ook een emotionele doelstelling moeten hebben? Alleen dan gaan mensen immers over tot actie? Is het dromen of kan onze doelstelling ‘congressen met impact’ nog sterker waar worden gemaakt met  het zoeken en benoemen van de ‘emotionele ‘ doelstelling voor het congres?

Dromen realiseren kan!
1. Deelnemers research: vraag wat er nodig is aan potentiële deelnemers, om ‘geraakt’ te worden. Wat maakt dat zij de motivatie op voelen laaien om zaken anders aan te pakken?
2. Stel dezelfde vraag aan de sprekers die je belt en zorg dat ze het samen met jou als organisator benoemen: welke emotie gaat haar of zijn optreden losmaken?
3. Bouw gerichte interactie in tussen de deelnemers zodat zij verhalen kunnen uitwisselen en reflectie mogelijk is. Dat vraagt een grondige voorbereiding met stellingen samen met de dagvoorzitter maar die tijdsinvestering komt er zeker uit!

Het zou prachtig zijn als het lukt om de ratio én de emotie van onze deelnemers te raken! Ik ben om: ga zeker meedenken én me hard maken voor deze doelstelling. En ga helpen meer projecten in het buitenland te realiseren voor hulp aan brandwonden patiënten, via Dokters van de Wereld

Marga Groot Zwaaftink

De dagvoorzitter: haal maximaal rendement uit de investering

7 juli 2013
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Komende week spreek ik op de Meeting Show UK. Over de keuze: wel of geen professional. Maar vooral over: hoe zorg je dat je maximaal gebruik maakt van je dagvoorzitter? Ik schat dat de capaciteiten van professionele gespreksleiders nog niet voor 50% worden benut. En dat is jammer, gezien de hoogte van de investering. Wat kan er in mijn ogen beter:

_MG_7857

Betere briefing: vaak wordt de gespreksleider slecht geïnformeerd. Over de doelen (als die al helder zijn), over het publiek, noem maar op. Een dagvoorzitter die niet tot in detail aanvoelt, waar hij naartoe werkt, zal altijd kiezen voor de veilige weg. De bijeenkomst wordt dan zeker niet slecht, maar het maximale wordt er ook niet uit gehaald. Ga daarom de diepte in, neem het programma tot in detail door. Praat over inhoud, toon, tempo, stijl, opbouw en de samenhang tussen de verschillende onderdelen in het programma. Gebeurt dat dan niet altijd? Nee, echt niet!

Eerder contact: maar al te vaak is de dagvoorzitter een sluitpost. Hij of zij wordt gebeld, als alles dicht getimmerd is, en dan liefst pas twee weken voorafgaand aan de bijeenkomst. En dat is dubbel jammer: om te beginnen gaat dat ten koste van een gedegen briefing (zie boven). Als het te kort dag is, is er voor de dagvoorzitter geen ruimte meer door te vragen tot hij voldoende geïnformeerd is. Door je gespreksleider in een vroeg stadium mee te laten groeien in het proces, krijgt hij veel meer ‘verbinding’ met de bijeenkomst en zal hij zijn werk dus een stuk beter doen.
Maar veel belangrijker nog: je ontneemt jezelf als opdrachtgever de kans gebruik te maken van al zijn kennis en ervaring. Een professionele dagvoorzitter heeft honderden bijeenkomsten gedaan; hij weet wat wel en niet werkt en kan je dus helpen scherpere keuzes te maken. Zo wordt niet alleen het optreden van je dagvoorzitter beter, maar de hele opzet van je dag.

Betere keuze: steeds meer organisatoren maken een bewuste keuze voor of tegen een professionele dagvoorzitter. Dat is goed. Jammer genoeg denkt de grote meerderheid dat ze met het maken van die keuze klaar zijn … alle professionele dagvoorzitters zijn immers hetzelfde, toch? Maar niets is minder waar: je haalt pas maximaal rendement uit je dagvoorzitter, als je heel bewust kiest wie er het beste past; bij je doelen, de opzet van de dag, je publiek. Je moet dan nadenken over de gewenste vaardigheden, kennis en persoonlijkheid van je dagvoorzitter.

Als alle organisatoren op deze drie punten verbetering zouden aanbrengen, zou de toegevoegde waarde van dagvoorzitters aanmerkelijk stijgen … en dus het succes van bijeenkomsten.

Jan-Jaap In der Maur