Vastgesnoerd aan het podium

23 september 2013
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Je droomt er wel eens van: de ideale dag, waarop je alles naar je hand kunt zetten en alles perfect loopt. De praktijk is weerbarstiger. En misschien ligt daar dan ook wel een belangrijke kracht van de echte professional: dat hij ook onder minder ideale bijeenkomsten een keurige voldoende scoort. Ik had laatst zo’n bijeenkomst: een microfoon met snoer maakte me bijna het werken onmogelijk.

handen gebonden

De afspraak was toch zo helder geweest: ik werk het liefst met een headset in combinatie met een draadloze handheld microfoon. Ik had begrip voor het feit dat een headset deze keer niet haalbaar was, maar de draadloze handheld werd me uitdrukkelijk beloofd. Eenmaal op locatie bleek het anders: alles wat ik tot mijn beschikking had, was een microfoon aan een (te kort) snoer.
Ik wilde interactie met het publiek en dus wilde ik de zaal in. Ik kreeg techniek die me toe stond maximaal twee meter bij het podium vandaan te gaan. En toch werd het nog een redelijk interactieve bijeenkomst: ik besloot vlak bij het podium een statafel te benoemen tot ‘ik bemoei me er even mee’ tafel. Maar daarmee was ik er nog niet. Want dat vraagt van mensen een bewuste beslissing aan te haken bij het gesprek, in combinatie met de actie naar voren te lopen. En dat gaat toch aanmerkelijk stroever dan wanneer ik door de zaal kan lopen, mensen in hun ogen kan kijken en ze direct aan kan spreken op hele kleine signalen die ze afgeven. Daarom ging ik nog een stap verder: veel meer dan ik gepland had, ben ik zaken in stemming gaan brengen. Dat gaf me de kans om voor- of tegenstemmers persoonlijk naar de tafel te vragen.

En zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen van momenten waarop je het als dagvoorzitter maar moet redden met wat je aangeboden wordt. Je wilt liefst het hele programma mee vormgeven, maar in praktijk zijn sprekers, locatie, panelleden en het programma al bepaald en bewijs jij je meerwaarde in het schaven aan de details: volgorde van sprekers, gespreksvorm met het panel, lengte van programmaonderdelen.
Of je wordt pas een week van te voren benaderd en moet je meerwaarde vooral bewijzen in het kunnen werken met een halve voorbereiding. Dar kun je klagerig over doen … of je kunt besluiten, dat dat simpelweg één van de kenmerken is van een professioneledagvoorzitter.

Jan-Jaap In der Maur

Een goed evenement is als een symfonie

12 september 2013
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Een geslaagde bijeenkomst is als een symfonie: de componist kiest weloverwogen voor een opbouw, met wisselingen in tempo en intensiteit. Zijn muzieknotatie wordt geïnterpreteerd door de dirigent, die alle instrumenten harmonieus samen laat spelen. Hoe vertaalt deze vergelijking zich naar een event architectuur en de rol van de dagvoorzitter, in het voortraject en tijdens de bijeenkomst?

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

De vergelijking is niet van mezelf: in het boek ‘Into the heart of meetings’ maken de schrijvers de vergelijking tussen evenementen en muziek. Veel bijeenkomsten hebben in mijn ogen duidelijke overeenkomsten met experimentele jazz: de bespelers van de verschillende instrumenten beginnen tegelijk, eindigen min of meer synchroon en daar tussenin gaat iedereen zo’n beetje zijn eigen gang. Dat levert (soms) prachtige muziek op, maar of het nu echt tot een perfecte climax leidt is maar de vraag. Een goed evenement wordt in mijn ogen ‘gecomponeerd’ rond een aantal elementen:

Ontwerp: Een mooie symphonie heeft een duidelijke visie en wil een bepaald gevoel over brengen. In de fase van de event architectuur betekent dit dat opdrachtgever en dagvoorzitter samen de opbouw van de bijeenkomst bepalen: wat willen we bereiken bij ons publiek en hoe doen we dat het meest effectief.
Bij het ‘componeren’ van een bijeenkomst moet ieder onderdeel zijn functie hebben en dus zijn eigen vorm krijgen. En het programma moet, net als een muziekstuk, afwisselend zijn, terwijl de onderdelen toch voelen als één geheel. De dagvoorzitter kiest – als het goed is – voor ieder onderdeel in het programma een andere toon, tempo en aanpak (zie onder).

Aanpak/vorm: Afhankelijk van de opbouw in de dag en het doel van ieder individueel onderdeel, moet de vorm bepaald worden. Net zoals een componist er voor kiest om passages vooral op te bouwen rond de strijkers, het slagwerk of de blazers. Er kan gekozen worden voor een interview, een debatvorm, een spreker of allerlei andere soorten creatieve werkvormen. Er moet dus ook gekozen worden voor een dagvoorzitter precies de juiste vaardigheden bezit; die zeg maar ‘het juiste instrument bespeelt’.

Stijl: 10 verschillende dirigenten kennen evenzo vele stijlen die leiden tot verschillende uitvoeringen van het muziekstuk. Net zo hoort een dagvoorzitter gekozen te worden die past bij het doel en programma; in vaardigheden en persoonlijkheid. En dus moet de opdrachtgever daarin een bewuste keuze maken. Is mijn dag het meest gediend bij een zachtaardige dagvoorzitter, of werkt een ander karakter beter: provocatief, intuïtief, empatisch, entertainend, onderzoekend, gedienstig …? En – zegt ‘Into the heart of meetings’ – deze ‘facilitation style’ moet het liefst door iedereen uitgedragen worden: niet alleen de gespreksleider, maar ook de sprekers, interviewees en zelfs de hostesses en cateringmedewerkers.

Toon: De gekozen dagvoorzitter heeft vanuit zijn persoonlijke stijl een basistoon. Maar binnen het programma moet hij daar wel in kunnen variëren, net zoals een dirigent zijn eerste violist vraagt bepaalde passages zwaarder of juist lichter aan te zetten. Het kan daarom zijn dat de gespreksleider enthousiast begint, met een open blik om vervolgens te schakelen naar een meer kritische benadering. Hij kan schakelen tussen polariserend en samensmeltend, tussen stimulerend en sturend, al naar gelang de opbouw van de dag dit vraagt. Een goede dagvoorzitter zet deze wisselingen doelbewust in.

Tempo: Ieder onderdeel vraagt om zijn eigen snelheid, binnen het muziekstuk en tijdens het evenement. Een interview bijvoorbeeld kan in alle rust afgenomen worden, of kan bestaan uit een spervuur aan vragen. Welke aanpak de dagvoorzitter kiest is afhankelijk van het moment op de dag, het doel van het interview binnen het programma en de onderdelen ervoor en erna. Net zo kan de gespreksleider de zaal in hele korte tijd hele snelle opdrachten geven, of ze juist meer ruimte geven om ergens eens in alle rust over na te denken.

Het evenement dat ik niet had willen missen

5 september 2013
Categorieën: Nieuws
Geen reacties »

Recent was ik deelnemer aan ‘het evenement dat niemand wil missen’. En de bijeenkomst maakte zijn titel zeker waar: in de zaken die besproken werden zat meerwaarde, de dingen die bleven liggen gaven me inzicht in de stand van ons vak.
Het meest heb ik genoten van initiatiefnemer en dagvoorzitter Erik Peekel (Aaaaha!, the Actor Factory). Met deze gespreksleider is het ineens een genot om concurrenten te hebben en hij bewees eens te meer dat dagvoorzitten een vak is. Erik was volledig in zijn element, het format paste hem als een oude jas en hij tilde de bijeenkomst naar een hoger niveau.

 

evenementnietmissen

 

Wat heb ik persoonlijk uit het evenement gehaald, waardoor ik het niet wilde missen?
Het programma stak goed in elkaar: veel interactie, ruimte om van elkaar te leren en elkaar te leren kennen.
De setting paste naadloos bij de opzet: een zeer geslaagde zaalopstelling met rijen tegenover elkaar.
Er werd feilloos gebruik gemaakt van ‘the wisdom of the crowd’, waardoor iedereen met nieuwe inzichten naar huis ging.
Veel nieuwe contacten met interessante mensen.

Heb ik dan niets op te merken? Mensen die me kennen, weten dat dit niet waar kan zijn. Daarom een paar observaties.
Ik ben verdwaald in de parkeergarage van het World Forum. Door een slechte routing begon ik net dat ene procentje minder positief aan de bijeenkomst.
Er werd gewerkt met de netwerktool Connect. Veel potentie ging verloren, omdat het niet uitgelegd werd, niet gepromoot.
We zijn als branche voor mijn gevoel nog steeds teveel bezig met de buitenkant en te weinig met ROI, het benoemen van scherpe doelen en afgewogen Event Architectuur.

Al met al zeg ik met volle overtuiging: als dit evenement weer eens georganiseerd wordt, mis het niet!

Jan-Jaap In der Maur