No show … van de dagvoorzitter!

13 maart 2014
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Het gebeurt ons steeds vaker: einde van de middag, de telefoon gaat. Aan de lijn is een opdrachtgever in paniek. Overmorgen heeft hij een belangrijke bijeenkomst en nog geen half uur geleden heeft de dagvoorzitter afgezegd.
Voor ons als bureau is dit natuurlijk een gloriemoment, als blijkt dat we binnen een uur een uitstekende oplossing voor handen hebben. Maar voor de opdrachtgever is het een ramp.

leeg podium

Vaak blijkt het te gaan om een niet-professionele (maar lang niet altijd gratis) dagvoorzitter: iemand uit eigen gelederen of een expert uit het vakgebied waar het congres over gaat. De twee belangrijkste redenen waarom deze mensen afhaken zijn angst en agenda.
Angst steekt de kop op, als mensen zich anderhalve dag voor hun optreden ineens realiseren waar ze aan begonnen zijn. Ze zijn te laat gestart met de voorbereiding, hebben nooit goed nagedacht over hun rol … en dan slaat de paniek toe. Ze bedenken een rotsmoes en laten de organisatie met de ellende zitten. Kun je alleen hun dat kwalijk nemen?Nee, ook de organisator heeft een bewust risico genomen met zijn keuze. Dit is wel een probleem, wat voorkomen kan worden: niet door persé altijd een (duur)betaalde professional in de hand te nemen, maar door mensen te helpen te taak aan te kunnen. Er zijn soms hele goede redenen om te werken met interne dagvoorzitters, maar geef ze dan de nodige training/coaching.
En dan de agenda: voor mensen die het dagvoorzitterschap ‘erbij doen’, heeft het meestal niet de hoogste prioriteit. We hebben ze allemaal voorbij zien komen: de ambtenaar, die niet onder een ingelaste afspraak met de minister uit kon. De vakexpert, die een uitnodiging om voor een exclusief publiek te spreken niet voorbij kon laten gaan. En dit probleem – dat van onbetrouwbaarheid – is met geen training op te lossen.

Zijn professionele dagvoorzitters daarmee voor 100% betrouwbaar? Nee, natuurlijk niet. Ze kunnen ziek worden, maar dan weet je wel zeker dat ze echt héél erg ziek zijn, voordat ze afzeggen. En dat ze door de koorts heen al voor alternatieven gezorgd hebben, voordat ze de opdrachtgever bellen.
En ook onder de professionals zitten natuurlijk rotte appelen: zij die gewoon afzeggen, als ze ergens ander een paar honderd euro meer kunnen vangen. En ook daar zijn degenen die afzeggen uit angst op hun bek te gaan. We kennen zelfs het verhaal van een collega, die twee dagen van te voren af zegde, om vervolgens doodleuk in de zaal te gaan zitten.

Maar in het algemeen durf ik de stelling aan: met een professional heb je een meer betrouwbare oplossing.

Jan-Jaap In der Maur

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

Mijn reactie