Professionele dagvoorzitters: Eenoog doet ook maar wat

12 juni 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Een flink aantal dagvoorzitters noemt zich ‘professional’. En met recht: ze doen hun opdrachten niet als snelle bijverdienste, maar leven echt voor hun vak. Ze leveren aantoonbaar meerwaarde ten opzichte van de ‘amateurs’.
En toch is het vak dagvoorzitter nog lang niet volwassen. We zijn Рin alle eerlijkheid Р̩̩noog in het land der blinden. We doen dingen beter dan anderen, op basis van ervaring en een beetje kennis. Maar als je eerlijk bent, doet ̩̩noog zo nu en dan ook maar wat.

cycloop

Onze branche verandert. Er komt steeds meer focus op ROI en meeting design. Dat betekent – gelukkig – dat het belang van een goede dagvoorzitter prominenter zichtbaar wordt. Maar het betekent ook dat zichtbaar wordt welke groei dagvoorzitters nog door moeten maken, om het een werkelijk volwassen vak te mogen noemen.
Wij denken, dat éénoog op een paar vlakken bij moet leren:

Moderation design:
Dagvoorzitters kiezen maar weinig bewust voor een bepaalde toon, tempo of stijl. Als je de bijeenkomst werkelijk naar zijn doel wilt helpen, kun je hier niet om heen.
Iedere gespreksleider moet in zijn voorbereiding zijn aanpak tot in detail voorbereiden: betekent het meeting design dat ik confronterend begin of juist uitnodigend? Waar in het programma breng ik rust en waar voer ik het tempo op? Welke stijl kies ik voor het interview? Is er bij een bepaald onderdeel ruimte voor een luchtige aanpak, of blijf ik serieus?
We komen er simpelweg niet meer mee weg, om dit op de dag zelf te beslissen op basis van wat ons gevoel ons ingeeft. Binnenkort een uitgebreidere blog hierover.

Vaardigheden:
We kunnen allemaal een interview doen, interacteren met de zaal, een debat leiden, een spreker aankondigen en werkvormen bedenken/begeleiden. Het zijn de basisvaardigheden van het vak. Maar hoe goed zijn we er nu eigenlijk in? Nemen we ons vak serieus genoeg om te trainen op onze zwakke plekken? Ik denk dat veel vakmensen deze vragen met ‘nee’ moeten beantwoorden.
Ik vind dat iedere dagvoorzitter met regelmaat verdiepingscursussen of volledige opleidingen moet volgen in de echte dagvoorzitters-vaardigheden.

Zelfkennis:
Ieder mens heeft een ‘fabrieksinstelling’: je persoonlijkheid. Die is deels flexibel en binnen grenzen kun je jezelf anders programmeren, al is het maar voor de duur van een bijeenkomst. Maar daar zitten grenzen aan en dus is het voor een dagvoorzitter belangrijk, zich bewust te zijn van zijn/haar ‘default stand’.
Met die kennis kun je twee dingen doen: je moderation design zo bijschaven, dat jouw persoonlijkheid maximaal bijdraagt aan het halen van het doel van de dag. En belangrijker nog: weten wanneer jouw karakter een succesvolle bijeenkomst in de weg staat en dan besluiten dat je de opdracht aan een ander laat.
En feitelijk geldt hetzelfde voor je vaardigheden. Natuurlijk kan ik een spreker aankondigen, maar presenteren is niet mijn sterkste punt. Ik zal daarom altijd proberen te beginnen met interactie. En als het programma (bijna) volledig leunt op presentatievaardigheden, stuur ik een ander.

Wetenschap:
Dagvoorzitters doen veel op gevoel; en dat doen ze goed. Maar wat weten we nu eigenlijk van psychologie, de werking van de hersenen, groepsdynamica, biologie en ga zo maar door? Door kennis op die gebieden te vergroten, kun je je vak beter uitoefenen.
De Meetology Group is hier mee bezig: ze doen onderzoek naar het functioneren van bijeenkomsten en vertalen dat terug naar effectievere meetings en gespreksleiding. En ook Meetovation is bezig allerlei wetenschappen bij elkaar te brengen. Wat ons betreft verplichte kost voor dagvoorzitters.

Kunst en cultuur:
Muziek, film, grafisch ontwerp, schilderkunst, toneel. Ze kunnen de standaard bijeenkomst naar een ander niveau helpen tillen, door ze bewust toe te passen in het meeting design. Aan ons dagvoorzitters de taak, te weten wat dit met mensen doet; hoe je er gebruik van kunt maken om interactie te sturen.

Jan-Jaap

Dagvoorzittersnachtmerrie

10 juni 2014
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

En dan ineens weet je, dat dagvoorzitten echt je vak is: als je er over gaat dromen. Mijn dochtertje haalde me vanochtend uit een ware dagvoorzittersnachtmerrie. Hij ging over het belang van voorbereiding.

nachtmerrie-720x346

De droom begon met het moment dat ik binnen kwam op de locatie van een bijeenkomst die ik moest leiden. Ineens realiseerde ik me, dat ik me helemaal niet had voorbereid. Even een momentje van paniek, maar toen kwam de rust: ik was immers altijd ruim op tijd, ik was een professional, dus dat ging nog makkelijk goed komen.
In de volgende scene stond ik aan een bartafel met de mannen van MiEr. Ik maakte een geintje over het feit, dat ik ze waarschijnlijk verkeerd aan zou kondigen; als Acda & de Munnik, ofzo. En toen gebeurde het: het licht dimde, de openingsclip startte op het beeldscherm en ik realiseerde me ‘ik moet nu het podium op’.
De paniek die me toen overviel is onbeschrijfelijk: ik had geen idee wat ik ging doen, wat het doel van de dag was, wie er in de zaal zaten en hoe het programma eruit zag. Sterker nog: ik had werkelijke geen enkel idee wat het onderwerp van de bijeenkomst was …!

Toen mijn dochter aan ons bed stond, droomde ik net dat ik de zaal in liep naar de eerste vragensteller: in mijn onderbroek, die ook nog eens van mijn kont zakte … ik was zo blij dat het niet echt was.

Jan-Jaap