Moderation design: een prachtige symfonie

21 oktober 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

De dagvoorzitter is als de dirigent van een symfonie-orkest: het is aan jou om het werk van de componist zo goed mogelijk uit te voeren en je publiek in vervoering te brengen. Daarom is het  onvoorstelbaar: een dirigent die de bladmuziek pas voor het eerst in kijkt, vlak voor hij het podium op stapt; die niet na heeft gedacht over de vertaling die hij wil geven aan wat de componist bedacht heeft. Net zo min is het denkbaar, dat een dagvoorzitter volledig vertrouwt op wat zijn gevoel hem tijdens de bijeenkomst zelf ingeeft. En toch gebeurt dat nog (te) veel.

Conductor

De dirigent verdiept zich in de compositie en de bedoelingen die de componist daarmee had. Voor een deel liggen die duidelijk vast, maar voor een ander deel geeft de dirigent er zijn eigen interpretatie aan.  En net zo zou iedere dagvoorzitter zich moet verdiepen in het Meeting Design: een goede bijeenkomst is met grote zorg en tot in detail ontworpen en dan ben jij , de dagvoorzitter, degene die moet zorgen dat jouw interpretatie leidt tot een (meer dan) geslaagde bijeenkomst.
Iedere dagvoorzitter zou voor zichzelf een zogenaamd  ’ Moderation Design’ moeten uitwerken: de bewuste keuze in toon, tempo en stijl om het ontwerp van de dag zo effectief mogelijk ‘op te voeren’.

Toon:
Afhankelijk van de opbouw van de dag, kies je steeds wisselende manieren om de deelnemers aan te spreken. Je kunt scherp openen, omdat de opbouw van de dag vraagt dat je mensen eerst confronteert met een aantal zaken. In andere gevallen dicteert het Meeting Design een open en uitnodigende toon, bijvoorbeeld als het onderwerp gevoelig ligt.
Vervolgens pas je in de loop van de bijeenkomst je toon een paar keer heel bewust aan: na scherpte geef je ruimte voor reflectie, bijvoorbeeld. Of je schakelt door naar een zakelijke toon, als de uitnodigende opening zijn effect heeft gehad. Het is maar net wat je wilt bereiken.

Tempo:
Een goed Meeting Design maakt ook keuzes die te maken hebben met dynamiek: rust voor reflectie is op zijn tijd net zo belangrijk, als dynamiek en snelheid op andere momenten. Nadat mensen in hoog tempo overladen zijn met informatie of inspiratie, hebben ze tijd nodig dit te verwerken. En vervolgens kan het zaak zijn dit te vertalen naar concrete afspraken of maatregel, waarbij het tempo weer omhoog moet.  Die constante en bewuste wisseling in tempo houdt de deelnemers bij de les en zorgt dat ieder programma-onderdeel precies doet wat het moet doen. Toon en tempo hangen uiteraard nauw samen.

Stijl:
In het boek ‘Into the heart of meetings’ wordt gesproken over ‘facilitation  style’: een hele precieze omschrijving van de aanpak door de dagvoorzitter in een paar woorden. Dat kan entertainend zijn, bombastisch, dynamisch, beheerst, beschouwend, en ga zo maar door. Je kunt de rol aannemen van de journalist, de coach, de hofnar, de advocaat van de duivel etc … De mogelijkheden zijn oneindig en dus is het zaak hier veel tijd en aandacht aan te besteden.

Een goed Moderation Design maken is een proces dat begint bij het Meeting Design en een goede briefing van de gespreksleider. Vervolgens wordt er in de aanloop naar de bijeenkomst voortdurend aan geschaafd. Uiteindelijk gaat de dagvoorzitter het podium op met een helder idee, wat hij gaat doen op welk moment.
Maar let wel: toon, tempo en stijl mogen nooit in beton gegoten zijn. Iedere meeting kent moment dat het anders loopt dan gepland, en dan moet je het Moderation Design ter plekke aan kunnen passen. Dat moet altijd ‘on the spot’, dus ook dan is het heel belangrijk dat de dagvoorzitter zich tot in detail heeft verdiept in doel en ontwerp van de bijeenkomst. Alleen dan kan hij in een fractie van een seconde de juiste aanpassingen maken.

Tot slot: het Moderation Design is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van Meeting Owner, Meeting Designer en dagvoorzitter. Pas als ze allemaal bereid zijn erin te investeren én op het juiste moment bereid zijn de ander te vertrouwen, komt het echt tot zijn recht.

Jan-Jaap In der Maur