Onderdruk je instinct: de vele tegenstrijdigheden in het dagvoorzitterschap

30 maart 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
1 reactie »

Bijeenkomsten gaan altijd over verandering (althans, de succesvolle). De enige manier om te zorgen dat dingen veranderen, is zaken anders aan te pakken en anders naar dingen te kijken. Voor de dagvoorzitter-gespreksleider betekent dat: dappere keuzes maken en in veel gevallen tegen je natuurlijke instinct in gaan. Het is een vak dat bol staat van tegenstrijdigheden.

Geodata for Inclusive Finance and Food - 16-02-2017 - Hulstkamp

Als er gevaar dreigt, vlucht je. Als je een strijd niet kunt winnen, buig je mee. Als er brand is ga je blussen. Dat klinkt logisch, want dat is de meest verstandige keuze. Maar niet voor de professionele dagvoorzitter. Die zal het gevaar onverschrokken tegemoet treden, de tegestand het hoofd bieden en het vuurtje zelf verder opstoken. Dat is wat wij geleerd hebben, in onze vele jaren op het podium. En dat is wat we onze deelnemers leren in de workshops die we geven.
Dit zijn de meest voorkomende instinctieve reacties die iedere dagvoorzitter (en met hem de opdrachtgever) zou moeten onderdrukken:

Wees een dienaar, om de baas te zijn: bijeenkomsten gaan niet (we herhalen: niet) over jou, de dagvoorzitter. Ze gaan over de opdrachtgever en zelfs meer nog over de deelnemers. Tegelijkertijd hebben ze jouw hulp nodog, juist om het over hen en de doelen van de dag te laten gaan. iemand moet immers verantwoordelijkheid nemen voor allen en dus moet iemand de leiding nemen. En die persoon ben jij, de dagvoorzitter!
Dit dwingt je te balanceren tussen twee uitersten: op de achtergrond en in the spotlight. Een leider én een dienaar. Met charisma en bescheidenheid.

Serieus spelen: Het is een lastig uit te roeien misverstand, dat mensen zich alleen serieus genomen voelen, als je serieus bent. Diep van binnen wil iedereen graag spelen, wedstrijdjes doen, keet schoppen. De wetenschap heeft al lang geleden aangetoond dat je beter leert, als je speelt. Of zoals onze collega Marco Bakker altijd zegt: ‘Je kunt plezier maken niet serieus genoeg nemen”.

Val in de rede, uit beleefdheid: het is een misvatting dat het altijd onbeleefd is om iemand te onderbreken; en dat je iemand altijd netjes uit moet laten praten. Er is een aantal uitstekende redenen om iemand iedere paar zinnen in de rede te vallen; al is het alleen maar met korte vragen als hoe, waarom of oh ja?
De eerste is, dat het voor de meeste mensen veel natuurlijker voelt. In het dagelijks leven vallen we elkaar aantoonbaar 3-4 keer per minuut in de rede. Zo laat je een interview dus meer voelen als een gesprek dan als een ondervraging.
Ten tweede geeft het de gespreksleider echt leiding over het gesprek. Met de kleine – schijnbaar nutteloze – tussenvragen geef je de interviewee ongemerkt toestemming om door te praten of stimuleer je hem om uit te wijden.
Tot slot help je zo je gesprekspartner om keuzes te maken. De expert kan in het algemeen moeiteloos drie dagen over het onderwerp praten. Hij of zij zal je dankbaar zijn, als je helpt keuzes te maken, binnen de tijd te blijven, echte verbinding te maken met de deelnemers en binnen het doel van de dag te blijven.
Een onderbreking kan zo een hele stimulerende en effectieve manier zijn om iemand een goed verhaal te laten vertellen. Dat deel van je taak verwaarlozen, dat zou pas onbeleefd zijn.

Als het vast zit, geen kracht zetten: Het overkomt iedere dagvoorzitter eens in de zoveel tijd, dat deelnemers geen enkele aandrang vertonen tot interactie … maar dan ook echt geen enkele. Het is een echte nachtmerrie: geen vragen uit de zaal, geen reactie op jouw vragen. De natuurlijke reactie is om te gaan ‘duwen’. En het vervelende is: hoe harder je probeert mensen in de actieven stand te krijgen, hij geslotener ze worden.
De truc is om te accepteren dat ‘het vast zit’, om tijd te nemen om je opties te overwegen, het proces met aandacht te observeren en ze dan zachtjes te masseren, totdat ze wel willen. Dat vraagt tijd en geduld; veel geduld!

Geniet van de stilte: je taak als dagvoorzitter is om het gesprek op gang te krijgen en te zorgen voor energie; toch? Maar dat betekent niet dat je iedere seconde vol moet praten, zoals veel moderatoren doen. Er zijn twee redenen om de stilte te koesteren.
Om te beginnen hebben mensen simpelweg tijd nodig, om met een vraag of antwoord te komen. Ga maar na: de spreker heeft wekenlang de tijd gehad om zich voor te bereiden, net als de gespreksleider. En dan verwachten we van volkomen onvoorbereide deelnemers, dat ze i een fractie van een seconde met een briljante vraag of observatie komen? Geef ze alsjeblieft een beetje bedenktijd. Of beter nog: ontwerp tijd, ruimte en vormen om ze daarbij te helpen.
Verder hebben we vaak te maken met de introverten; en dat zijn er veel. De makkelijkste weg die de dagvoorzitter kan nemen, is zich richten op diegenen die altijd hun woordje klaar hebben. Maar daarmee mis je de input van de introverte, meer bescheiden deelnemers. En vergeet niet: ze zijn stil, niet dom! Het is daarom de taak van de gespreksleider om te leren ook die mensen zich veilig genoeg te laten voelen om mee te praten.

Als er slecht nieuws is, zorg dat het verteld wordt: uit gewoonte willen de meeste organisatoren het positief en gezellig houden. Ons wordt altijd verteld om uitdagingen te zien, geen problemen. Volgens ons is dat niet altijd productief. Door het ontkennen van slecht nieuws, negatieve resultaten en onaangename informatie creëer je geen duurzaam resultaat. Potentiële problemen moeten (h)erkend worden en aangepakt.
Wij – dagvoorzitters – willen van nature aardig gevonden worden. Maar soms is dat gewoon niet je rol. Om iets te leren moeten deelnemers uitgedaagd worden en daarom is er vaak behoefte aan de advocaat van de duivel. Dat is jouw rol, zelfs als je dat een slechte beoordeling oplevert.

De luis in de pels jeukt en dat is lekker: als je een makkelijke bijeenkomst wilt, richt je dan tot diegenen die je het gewenste antwoord zullen geven. Als je een haalbaar en gedragen resultaat wilt, zoek dan de luis in de pels. Het zijn de dwarsliggers, die nieuwe inzichten geven.

Als het pijn doet, moet je dieper snijden: soms worden bijeenkomsten ‘onvriendelijk’. Bij gelegenheid krijg je te maken met verbale agressie: tegen sprekers, tegen andere deelnemers of zelfs tegen jou. De natuurlijke reactie is om te gaan sussen. Je wilt mensen vertellen het netjes te houden, naar elkaar te luisteren etc. Klinkt bekend?
Helaas maakt dat zaken allen maar erger. Als je iemand die boos is vertelt dat hij niet boos mag zijn, wordt hij hoogstwaarschijnlijk woedend. De oplossing is, om het te laten gebeuren. Misschien moet je de emoties zelfs nog wat verder opstoken, bijvoorbeeld door prikellende vragen te stellen. Na een tijdje zul je merken, dat de energie uit de woede vloeit en dat mensen (al is het maar een beetje) minder agressief gaan doen. Je hebt het vertrouwen van het publiek gewonnen, ze merken dat ze gehoord worden en zullen dus meer bereid zijn tot een redelijk gesprek.

Wees radicaal neutraal: we vinden allemaal iets, van veel dingen. Dat laten we merken door te spreken of in onze lichaamstaal. Een dagvoorzitter moet zijn meningen echter liefst verbergen, vanwege de simpele reden dat de bijeenkomst niet over jou gaat (moeten we dat blijven herhalen?). Als je jouw mening laat zien, loop je het risico dat je sommige deelnemers van je vervreemd en dat ze minder mee gaan praten.
Betekent dit dat jouw bijeenkomsten saai moeten zijn, dat je niet een beetje mag provoceren? Allerminst! Zorg er allen voor dat als je een ander standpunt inbrengt, je duidelijk laat merken dat dit niet jouw standpunt is. Je moet soms stoken, maar niet door een kant te kiezen of een standpunt in te nemen. Je doet het door iedereen te vertegenwoordigen en alle perspectieven in te brengen in het gesprek.

Chaos is goed: dagvoorzitters zijn net mensen. Ook zij vinden het prettig als alles volgens plan en voorspelbaar verloopt. Maar is dat effectief en onderhoudend? Neuh … niet altijd. Kies daarom eens voor georganiseerde chaos.
Bijvoorbeeld: als je deelnemers met elkaar laat praten over een onderwerp, kan het zsoms lastig zijn ze weer stil te krijgen. Goed gedaan! Dat betekent namelijk dat ze ‘aan staan’, dus wees blij met deze puinhoop.
Nog een voorbeeld: op een bepaald moment voel je de energie weg zakken. Dan kun je gewoon doorgaan met het programma en hopen dat het vanzelf beter wordt … wat waarschijnlijk niet gaat gebeuren. Dus waarom niet ingegrepen, door bijvoorbeeld het programma om te gooien, de zaalopstelling te veranderen of het format van het volgende onderdeel. Wordt dat chaotisch? ja, vast. Zal het nieuwe energie brengen? Ja, zeker!

Weet alles, maar hou het voor je: een goede dagvoorzitter bereidt zich goed voor. Je moet weten wat er speelt en je moet alle informatie hebben die nodig is om de deelnemers te kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Tegelijkertijd moet je de neiging onderdrukken om te laten merken, hoe veel je weet. Omdat de bijeenkomst niet om jou draait (ja, we blijven het herhalen) en omdat mensen een hekel hebben aan opscheppers.
Waar je al die (heimelijke) kennis in kunt zetten, is inde vorm van de juiste vraag op het juiste moment. Het laat je zien als intelligente gespreksleider, niet als inhoudelijk expert. En zo hoort het.

Vergeet de tijd, om op tijd te komen: Ja natuurlijk, tijdbewaking is één van onze belangrijkste taken. Maar dat betekent niet dat je als dagvoorzitter het programma tot op de seconde nauwkeurig moet uitvoeren. De tijd moet je vriend zijn, zeiden de Rolling Stones al.
Een goede dagvoorzitter heeft gevoel voor timing, zonder de druk van de klok. Je moet bijeenkomsten ontwerpen en uitvoeren met een goed gevoel voor ritme en ruimte om na te denken. Je moet je bewust zijn van het beoogde programma en tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om dit aan te passen, als het doel van de dag daarom vraagt.
Voortdurend op de tijd wijzen geeft de dag een gehaast gevoel. Door de tijd (in samenwerking met sprekers en event managers) op een meer subtiele manie te bewaken, geef je de deelnemers het gevoel dat ze  alle tijd van de wereld hebben.

Conclusie: soms is een omweg sneller (en leuker). Vaak smaakt het hooghangende fruit beter. En Confucius had gelijk toen hij zei: ‘Wie haast heeft, moet even gaan zitten’.

Kim Coppes
Jan-Jaap In der Maur