Vernieuwende formats en geweldige foto’s van Conventa Crossover

11 september 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Onlangs was ik weer dagvoorzitter in Ljubljana (Slovenië), tijdens de Conventa Crossover Conference. Het was weer een event om te onthouden, met dank aan de organisatie én de deelnemers. Graag deel ik een paar formats uit het meeting design, die we gebruikten om te zorgen voor interactie, betrokkenheid en energie.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-45

Maar eerst wil ik ook de fotograaf (Matjaz Tavcar) bedanken, voor het maken van de perfecte dagvoorzitter-foto! Hij laat wat mij betreft precies zien waar mijn vak om draait. Er zijn twee dingen die me opvallen aan het plaatje (zie hier boven):

1. De spreker is scherp, de dagvoorzitter niet. En zo hoort het. Want de spreker is de held van het verhaal; de gespreksleider is slechts zijn ‘trouwe assistent’. De spreker die je ziet is Patrick Roubroeks (Xsaga) … wat was hij goed!

2. De dagvoorzitter luistert weliswaar naar de spreker, maar observeert het publiek. En dat is ook precies waar zijn focus hoort te liggen. Het gaat immers om de deelnemers; de spreker is er  om hen te dienen.

Maar goed, terug naar de formats die ik beloofde. We deden een paar dingen anders, deze keer:

Opening

In tegenstelling tot de meeste events, was deze opening niet ‘groots en luid’, maar eerder intiem en persoonlijk. Als dagvoorzitter zat ik op de rand van het podium, vertraagde en gaf deelnemers de kans om te reflecteren op mijn vragen. Het zorgde voor een ontspannen, informele sfeer, nodigde deelnemers uit om hun persoonlijke uitdagingen te benoemen en hielp iedereen zich open te stellen en te delen. Met dat gevoel gingen de deelnemers meteen daarna naar de workshops.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-5

Keynotes campfires

Na de workshops waren er twee keynote sprekers. De eerste sprak eigenlijk niet eens, maar interacteerde en co-creëerde met de deelnemers. We vroegen deelnemers om te komen met wilde ideeën voor events. Patrick Roubroeks voorzag de suggesties van commentaar en gaf iedereen zo een leerzaam inzicht in zijn creatieve manier van denken.
Verder waren er geen plenaire Q&A’s, direct na de sprekers. In plaats daarvan kregen beiden een persoonlijk hoekje, nadat ze allebei gesproken hadden. De deelnemers konden vrij kiezen: met één van de twee nog wat door praten in een kleinere setting, of email checken, ntwerken etc.
Deze keynote campfires zorgden ervoor dat de sprekers alleen maar tijd hoefden te investeren in diegenen die écht geïnteresseerd waren en dat ze juist die mensen ook hun volle aandacht konden geven. vergelijk dat eens met de ‘normale’ situatie, waar vaak honderd man ongeduldig zitten te wachten, totdat slecht 10 mensen hun vragen hebben gesteld. Bovendien droeg ook dit weer bij aan de intime sfeer die zo kenmerken is voor Conventa Crossover.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-54

Panel

Nog een format dat we hebben ingezet, was ‘panel on demand’. Zo zag het eruit:

Om te beginnen vroegen we de deelnemers te helpen bij het verbouwen van de ruimte. In plaats van de klassieke opstelling met drie mensen op het podium, werden de stoelen in en vierkant geplaatst; in het midden bleef er plek over voor het panel.
Vervolgens hoorden de deelnemers dat ze de keuze hadden uit vier onderwerpen (allemaal binnen het overkoepelende thema van het panel). Elk onderwerp correspondeerde met één van de vakken in het vierkant. Iedereen moest zijn favoriete onderwerp kiezen en plaats nemen in het bijbehorende kwadrant. Dat leidde ertoe dat 40% van de deelnemers in één vak zat, terwijl er in een ander vak maar 6 mensen zaten.
Het panel draaide zijn stoelen vervolgens naar het vak met de meeste mensen en besteedde de meeste tijd aan dit onderwerp. Na drie keer draaien was het minst populaire onderwerp aan de beurt. Ieder pannellid mocht daar twee zinnen aan wijden. Over het geheel genomen was dit een leuke, lichte vorm met stevige inhoud. Het publiek was actief betrokken, omdat het panel zich liet leiden door hún wensen. En ze waren vol energie, omdat ze fysiek actief waren geweest.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-69

Awards

Er was ook tijd gereserveerd voor de Conventa Crossover Awards. Meestal helpt dit onderdeel de energie om zeep: er waren 16 deelnemers, die allemaal de kans moeseten krijgen om te pitchen. Het oorspronkelijke – maar tamelijk traditionele – idee was om iedere finalist 10 minuten het podium te geven. Dat zou een zit van 2 (!) uur betekend hebben, en dat is voor niemand leuk.
Tegelijkertijd wilden we de pitches ook niet té kort laten zijn. We wilden deelnemers namelijk niet alleen laten stemmen, maar ze ook iets laten leren van de projecten. Dit was onze oplossing:

Allereerst mocht iedere finalist een video veryonen van 90 seconden, aangevuld met een pitch va 30 seconden. Dus slechts 2 minuten in totaal. Daarna kreeg iedere finalist een statafel toegewezen. In vier rondes van 15 minuten hadden deelnemers daarna de kans om maximaal vier projecten te bezoeken, om daar vragen te stellen en meer informatie te krijgen.
Wederom betekende dit, dat deelnemers allen tijd hoefden te investeren in projecten waar ze écht in geïnteresseerd waren. En de finalisten hoefden alleen te presenteren aan mensen die écht wilden luisteren. Uiteindelijk hadden somigge projecten zo vier rondes lang hun tafel vol en spraken anderen maar maar een heel klein groepje mensen. Is dat eerlijk? Misschien niet. Maar hé … dit was een wedstrijd!

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-108

Anarchy Session

een laatste format dat ik wil delen, is de Anarchy Session. In een open space format mochten deelnemers vrijuit kiezen, waar ze het over wilden hebben. We vroegen ze om na te denken over de toekomst van ‘het vak’ en de belangrijkste uitdagingen. Iedereen die de dialoog aan wilde gaan over een bepaald vraagstuk, kon één van de ‘conversation corners’ claimen. Iedereen die naar zo’n hoek toe wilde gaan om mee te praten was welkom.
het werd een hele dynamische sessie, waarin mensen ideeën uitwisselden, kennis deelden en netwerkten.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-91

Shits happens

Eén van de keynote sprekers had als thema ‘shit happens’… en hij bleek gelijk te hebben: de afsluitende keynote spreker kwam niet opdagen. Met een goede reden, maar toch: we hadden een uitdaging.
Eerder stoppen was geen optie, want dat lukte niet met de catering én met de geplande award show. Dus, wat te doen?
Gelukkig hadden we wel de Powerpoint presentatie van de spreker; gelukkig waren de deelnemers inmiddels genoeg vertrouwd met elkaar om een beetje keet te kunnen schoppen. En dus besloten we om een groepsgewijze ’powerpoint karaoke’ te doen: bij iedere nieuwe slide gooide ik mijn catchbox naar iemand in het publiek. Diegene moest zich dan al improviserend een weg slaan door die slide. We hadden lol én we leerden ook nog iets.

Ik hoop dat ze me volgend jaar terug vragen voor Conventa Crossover. Dit is namelijk echt een uniek event, dankzij de breidwilligheid van iedereen om te delen en te experimenteren!

Jan-Jaap

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

Mijn reactie