Energizers & entertainment: droom van iedere dagvoorzitter … of drama?

4 september 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Elke zichzelf respecterende dagvoorzitter heeft ze op het repertoire: energizers. Iedere organisator zet het van tijd tot tijd op het programma: entertainment. Ze doen beiden wonderen, mits met zorg gekozen. Helaas doen deze ‘leukigheden’ net zo vaak schade aan de uitkomsten van bijeenkomsten.

1933661_10154021280679493_2339704884382838670_o

Vraag er naar bij deelnemers en je krijgt zonder enige twijfel een paar horrorverhalen te horen: over het congres dat opende met een briljante act, om meteen daarna de bezoekers in een diepe slaap te sussen. Of dat moment dat de dagvoorzitter iedereen mee laat doen aan een rondje buikdansen, waardoor iedereen zich ongemakkelijk voelt. Misschien wel de zaal vol mensen die allemaal denken ‘daar gaan we weer’, als ze gevraagd wordt de nek van degene voor zich te masseren. Of de zoveelste keer dat je moet praten met degene naast je, zonder dat je precies weet waarom.
Aan de andere kant weten we allemaal dat een bijeenkomst succesvoller is, als we de informatie en de leermomenten ‘makkelijk verteerbaar’ maken. Dus waar ligt dan de balans? Hier zijn een paar tips om rampen te voorkomen.

Laat het over inhoud gaan

Mensen zijn bereid alles te doen – en leuk te vinden! – als ze begrijpen waaróm ze het doen. Kies de formats daarom zorgvuldig en zorg dat er een heldere connectie is met het onderwerp van de dag, met het voorliggende leerpunt of met het specifieke programmaonderdeel.
Deelnemers praten namelijk echt graag met hun buurman, zo lang ze maar duidelijk is wat ze erbij te winnen hebben.

Zorg voor een doortimmerd ontwerp

De algemene regel is even scherp als simpel: als je energizers en acts nodig hebt, is je programma kennelijk niet goed ontworpen.  Want laten we eerlijk zijn: in te veel gevallen zijn ze alleen bedoeld om te verhullen dat het programma waardeloos is. Maar luister: je deelnemers zijn niet dom, daar trappen ze niet in. En dit is dus precies waarom ze de energizers (en dus jouw event) haten.
Investeer dus in het ontwerp van een geweldige bijeenkomst. Zorg dat de stevige inhoud verpakt is in een afwisseling van formats, zaalopstelling, aansprekende leermomenten etc. en je hoeft je geen zorgen te maken. Als deelnemers iedere stap in het dagschema leuk en interessant vinden, komt de energie vanzelf. Ook zonder noodgrepen!

Laat ze hard werken

We zijn veel te veel bezig met ‘het leuk maken’, terwijl lol hebben nooit een doel op zich is. Ja, als je een vrijgezellenfeest organiseert, dan draait het alleen maar om de pret. Maar als je naar een congres gaat, zoek je inhoud, kennis, inzichten en netwerken; energie en entertainment zijn echt alleen een middel.
In het algemeen krijgen mensen energie van hard werken. Zolang het harde werk gaat over hun passie, problemen en perspectieven. Dus als je zoekt naar nieuwe energie, kijk dan eens verder dan ‘lol hebben’ en laat ze zweten. Nog niet overtuigd: vergelijk het met de sportschool. Na een uurtje bikkelen kom je bekaf thuis. Maar je bent wel heel erg lekker moe.

Pluk de dag

Wat gisteren werkte hoeft dat vandaag niet weer te doen. Dus hou op met iedere hetzelfde trucje te doen. Vul je gereedschapskist met allerlei verschillende vormen, en kies daaruit steeds de juiste. Kijk naar onderwerp, context, doelgroep. Wissel vormen af en ontwikkel gaandeweg regelmatig nieuwe.

Doe het voor de deelnemer

Laat jezelf leiden door de mensen in de zaal. Observeer, luister en voel wat zij nodig hebben. Als je de energie eruit volt lopen, handel! Als je goed naar je deelnemers hebt gekeken, zul je op ieder moment weten wat te doen. Dit gaat over het maken van de echte connectie.
Je zult dan ook merken dat je niet te veel moet willen en vooral: niet te snel. Aan het ende van de derde congresdag kan zelfs buikdansen werken (soms …). Maar meteen na het openingswoord op dag 1 voelen mensen zich gewoon nog niet veilig genoeg om voor gek te staan voor 200 anderen!

Leef in het moment

Energizers kun je niet volledig vooraf plannen. Energie moet je leveren, als het nodig is. Blijf daarom scherp en kom in actie, als de boel inkakt.
Massages zullen maar zelden werken, maar soms is daar ineens het moment van uitzondering.

Zorg voor het perfecte einde

De slot-act zou meer moeten zijn dan een manier om deelnemers wakker te krijgen net voor de borrel of om ze te belonen voor het feit dat ze niet eerder vertrokken zijn. Het zou de dag aan een effectieve conclusie moeten helpen. De ideale afsluiter is daarom fris, positief, verbindend, scherp, gerelateerd aan de inhoud. Het entertainment zet een duidelijke punt, bekrachtigd uitkomsten en vat afspraken samen. En ja, dan mag het ook best leuk zijn.
De laatste minuten zijn geen goed moment om wonden open te rijten, want er is geen tijd meer voor hechtingen. Dus waarom dan een comedian programmeren die iedereen nog even snel beledigt, of een dansact die niemand iets zegt? De beste performers (en ik ken er een aantal) snappen wat bijeenkomsten doen, snappen wat hun rol is en pakken die met verve. Als je een afsluitende act huurt, neem er dan eentje die je bijeenkomst opstuwt naar een grotere hoogte.

Conclusie

Als je goed ontwerpt heb je minder energizers en entertainment nodig. En als je ze inzet, zorg dan dat ze écht iets toevoegen aan content, communicatie en connectie.

 

Stem of voeg toe aanUitleg over het gebruik van deze icons :  Plaatsen/stemmen op NUjij Plaatsen/stemmen op eKudos Plaatsen/stemmen op MSN Reporter Plaatsen/stemmen op Digg Stumble it! Voeg dit artikel toe aan Del.icio.us Voeg toe aan je Google bladwijzers Abonneer je op de RSS-feed van deze site Verstuur deze pagina per e-mail via Feedburner

Mijn reactie