Wetenschappelijk neurologisch bewijs: de dagvoorzitter maakt echt verschil

28 januari 2020
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Het modereren en (mede) ontwerpen van het Best Event Awards World Festival in Milaan was een eer: leren, netwerken en interacteren. De sprekerslijst was van wereldklasse, met voor elk wat wils. Voor ons – de professionele dagvoorzitters – was de workshop met Ben Moorsom (Neuroscaping) één van de hoogtepunten.
Ben specialiseert zich in de neurologische en psychologische benadering van events; Hij levert wetenschappelijk onderzoek waarmee we de ervaring van de deelnemers kunnen optimaliseren en waarmee we de doelen van onze bijeenkomsten beter halen. Ik was blij om te horen dat de typische ‘Dagvoorzitter.nl manier’ bewezen effectief is. Wat we al die jaren al deden op basis van ons onderbuikgevoel blijkt wetenschappelijk onderbouwd.

DSC_7775

Dit is wat ik van Ben leerde:

Ons brein is heftig vervuild
We hebben zo veel aan ons hoofd, dat het steeds moeilijker wordt om ons te concentreren op iets nieuws en om echt iets te leren. In ‘onze manier van modereren’ gebruik we veel korte interactie-formats (de basismoderaties) om deelnemers open te stellen voor het volgende programma-onderdeel. Dit helpt de deelnemers om een bewuste afweging te maken van hun behoefte en om zich gericht te focussen op wat de volgende spreker/workshop/sessie voor ze kan betekenen. Onze moderatoren maken voortdurend contact met de deelnemers (in plaats van ze alleen maar te laten zitten en luisteren) en dat helpt ze om te concentreren en afleiding buiten te sluiten.
Als professionele dagvoorzitter is het NIET onze taak om nog meer mentale vervuiling toe te voegen. Het lijkt wel of iedere bijeenkomst deze dagen flitsend en dynamisch moet zijn, maar in mijn visie creëert dat alleen maar meer ruis. Goed meeting design ontwerpt ook ‘rustmomenten’: om na te kunnen denken en verwerken.

Aandacht moeten we geven én verdienen
Je kunt van deelnemers niet verwachten dat ze hun volle aandacht geven aan sprekers/inhoud, zonder dat wij (de organisatoren) daar ons best voor doen. Net zo min kun je eisen dat ze spontaan komen met vragen/ideeën/input. de enige manier om interactie op gang te krijgen is door echt contact te maken met deelnemers en door daar actief in te investeren. En dat is nu precies een belangrijk kenmerk van ónze manier van modereren: we verkleinen voortdurend de afstand tussen podium en zaal; letterlijk (door de zaal in te lopen) en figuurlijk.
Ben zijn onderzoek laat duidelijk zien, dat de aandacht krijgen hard werken is: aandacht kan bij deelnemers al na vijf minuten weg zakken. Strategische interventies door de dagvoorzitter haalt mensen van hun mentale automatische piloot en helpt ze om aandacht te geven aan nieuwe informatie of ideeën. Dat betekent dus, dat de dagvoorzitter met enige regelmaat in beeld moet zijn.

Cognitieve barrieres staan betrokken deelnemers in de weg
Engagement (betrokkenheid) is hét buzzword in ons vak en bij veel event-organizers. Wat blijkt: engagement is niet zo makkelijk te krijgen, als we wellicht denken. Sterker nog: het is ons eigen brein dat betrokkenheid in de weg staat. Onderzoek toont namelijk aan dat mensen tot wel 52% van de tijd mentaal afdwalen.
Wat helpt, is om hier niet tegen te vechten. Afdwalen is een ongecontroleerde gedachte, die niets met het onderwerp te maken heeft, of een willekeurig beeld dat zo maar door ons hoofd schiet. Dat kan de boodschappenlijst zijn bijvoorbeeld, of een aankomende vergadering. Maar slecht is het afdwalen niet. Het is slechts een manier om de hersenen even rust te geven, door even niets over iets belangrijks na te denken. En die mentale pauzes hebben we gewoon nodig.
Als dagvoorzitter moet je dus de grens zoeken: aandacht vragen op de belangrijke momenten, maar voorkomen dat je de deelnemers voortdurend opeist. Een echte professional voelt ook wanneer deelnemers weer even moeten opladen.

Afleiding verlaagt de waardering voor een bijeenkomst
Als je bij de sportwedstrijd van je kind voortdurend op je telefoon kijkt, geniet je minder van de wedstrijd, volgens wetenschappelijk onderzoek. Afleiding kortom, vermindert onze ervaring. En omgekeerd: als je er in slaagt mensen ‘in het moment te laten zijn’, zullen ze je bijeenkomst hoger waarderen. Je kunt je voorstellen dat een hogere waardering leidt tot een hogere kans dat mensen daadwerkelijk iets doen met het geleerde.
Tegelijkertijd laat onderzoek zien dat mensen maar 25-32% van de tijd echt opletten.
De dagvoorzitter kan op twee manieren helpen: om te beginnen door te zorgen dat mensen zo min mogelijk afgeleid zijn en zo veel mogelijk aangehaakt bij de bijeenkomst. Maar belangrijker nog, door te zorgen dat ze opletten, juist op de meest belangrijke momenten en door deelnemers te helpen kiezen wanneer je op moeten letten. De goede dagvoorzitter weet wanneer te handelen: wanneer mensen aan te spreken en wanneer ze tijd te geven om na te denken, te verteren en plannen te maken.

Voorpret verhoogt de waardering
Hoe meer je je verheugt op iets, hoe meer je het zult waarderen, hoe meer indruk het zal maken, hoe groter de kans is dat je iets leert of verandert. Dat wetenschappelijke feit verklaart het succes van twee zaken die wij altijd benadrukken in onze trainingen.
Om te beginnen is er de aankondiging van het volgende programmaonderdeel of de volgende spreker. De waarde van een goed bedachte introductie wordt erg onderschat en wij vinden dat dagvoorzitters daar meer tijd in zouden moeten investeren. Een mooie aankondiging helpt deelnemers zich te verheugen en helpt ze dus meer waarde uit het programmaonderdeel te halen.
Een tweede vorm van ‘gestuurde voorpret’ noemen wij de basismoderatie: kleine interacties die deelnemers aanzetten om alvast na te denken over het volgende onderdeel.
Vergelijk het met een vakantie: hoe meer tijd je steekt in de voorpret (dagdromen, brochures doorbladeren) en in de voorbereiding (reserveren, inpakken, etc), hoe meer je er van zult genieten; volgens onderzoek.

Optimale inrichting van de ruimte en techniek leidt tot hogere concentratie
Als dagvoorzitter vinden we ook de zaalopstelling, licht en geluid (deels) onze verantwoordelijkheid. En onderzoek toont het belang daarvan. Het blijkt namelijk dat slechte ‘omstandigheden’ een groot negatief effect hebben op het leer-/luistervermogen van deelnemers. De reden is vrij simpel: als je brein bijvoorbeeld al zijn aandacht nodig heeft om te kunnen verstaan wat er gezegd wordt (als het geluid slecht is), is er minder hersencapaciteit over om de informatie te verwerken. En als de stoelopstelling niet strookt met de werkvorm, gaat daar aandacht heen in plaats van naar de inhoud..
De dagvoorzitter kan hier een belangrijke rol spelen. Al is het alleen maar door in te grijpen, als er zaken zijn die afleiden.

Ben Moorsom’s algemene conclusie was: ‘Op weg naar het brein van de deelnemer is er enorme concurrentie. Ga niet in gevecht. Help je deelnemers navigeren’. Als dagvoorzitter kunnen wij die navigator zijn!

JJ

 

De mooiste momenten van het Best Event Award Festival

14 januari 2020
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Hoewel de lijst van prachtige projecten die we – als Dagvoorzitter.nl – in 2019 deden vrijwel eindeloos voelt, kan er maar één echt hoogtepunt zijn: Het Best Event Awards World Festival in Milaan. Samen met Salvatore Sagone en zijn briljante ADC-team kwam alles wat wij doen bij elkaar in één grote climax. Ons optreden (met maar liefs 6 dagvoorzitters) werk hoog gewaardeerd door de deelnemers, de top van ons vak. Graag deel ik wat gedachten over dit mooie evenement.

78754164_2854742371204051_1480669771769839616_o

Voor wie ons niet kent: wij leveren professionele dagvoorzitters, trainingen en meeting design. Dus je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen hoe het voelde om gevraagd te worden voor het modereren en (mede) ontwerpen van het Best Event Awards World Festival: het is als spelen in de Eredivisie en is een enorme waardering voor onze vernieuwende manier van modereren.
In Milaan, ontwierpen en modereerden we voor onze vakgenoten en dus waren we extra blij dat de evaluaties extreem positief waren.

Zoals ieder jaar, was het festival verdeeld in drie onderdelen: de pitches, het educatieve congres en de award show. Bij ieder element zijn we trouw gebleven aan de typische Dagvoorzitter.nl manier van modereren: interactief, doelgericht en met de deelnemer centraal.

The Pitches

Op de eerste dag werd er gepitcht: uit alle inzendingen waren de beste projecten geselecteerd en die mochten presenteren voor de jury. Voor ons was dit deel waarschijnlijk het meest uitdagend.
In vier ruimtes werden tientallen projecten gepresenteerd, verdeeld over een aantal categorieën. Om binnen de tijd te blijven en om deelnemers gelijke kansen te geven, was het schema strak en de procedure strikt. Dat gaf onze dagvoorzitters (Hans Etman, Kjell Lutz, Samme Allen en Jan-Jaap In der Maur) weinig ruimte om hun rol te spelen. En toch slaagden ze er in om de energie de hele dag door hoog te houden, met behulp van kleine spelletjes, korte interacties, snelle energizers en door simpelweg waardering te tonen voor het feit dat zo’n dag voor iedereen lang en taai is.
Een paar voorbeelden: In ‘mijn zaal’ liet ik juryleden de high-five run doen (zo veel mogelijk high fives met deelnemers in 60 seconden), vroeg ik de deelnemers om ‘we houden van jullie’ te roepen naar de juryleden (en de juryleden terug naar de zaal: ‘dank, wij ook van jullie’) en droeg ik de juryleden op om de deur uit te lopen, in de zon te gaan staan en met de ogen dicht drie keer diep in te ademen. En als je denkt dat deze  1-3 minuten lange interacties weinig voorstellen, dan had je erbij moeten zijn: het hielp mensen weer op te laden, liet ze zien dat er iemand voor ze zorgde en liet de hele dag voelen als een feestje.

78319301_2869344956410459_1072090945945600000_o 78859377_2869692513042370_5335706638542176256_o

Het educatieve congres

Devolgende dag was er het educatieve congres, gemodereerd door Jan-Jaap. In het design deden we een paar dingen anders dan anders; als uitgangspunten formuleerden we:
1. Minstens de helft van de tijd wordt gereserveerd voor interactie
2. Geen twee sessies zijn hetzelfde
3. Ieder onderdeel leidt tot praktisch toepasbare leerpunten, die meteen in praktijk gebracht kunnen worden
4. Deelnemers voelen zich geliefd, gezien en betrokken
5. Het thema is ‘the nature of events’, de rode draad is ‘co-creation’.

78298692_2869669249711363_3613776639516737536_o 78783013_2869669409711347_7227525408990691328_o 78532012_2869666436378311_8469085340550823936_o

We openden met een spectaculair voorbeeld: Rockin100 is de grootste rockband op aarde en toont de echte waarde van co-creatie. Uiteraard gaven we zelf het goede voorbeeld, door deelnemers mee te laten doen in de openingssong ‘We will rock you’: een aantal weken voor het congres vroegen we om vrijwilligers. we selecteerden er een paar om mee te zingen in de band. En dat was geen makkie: ze moesten thuis al oefenen en repeteerden de avond voorafgaand aan het congres met de band.
Omdat deze deelnemers er moeite in moesten steken en omdat ze zelf op het podium stonden veranderde hun ervaring: ze waren voor het eerst echt onderdeel van het event. Het veranderde – op afstand – ook de ervaring van de andere deelnemers: je collega’s op het podium zien verandert ook jouw gevoel. Mensen worden daardoor meer betrokken en ze doen als vanzelf makkelijk mee in de rest van het event.
The openingsact veranderde zelfs het onvermijdelijke openingspraatje van de organisator. Salvatore Sagone had het lef om ook een stukje te spelen op zijn gitaar en kwam daarmee in een diepere, meer persoonlijk verbinding met zijn gasten.

De eerste keynote – Walter Faaij – liet de deelnemers zien hoe stammen-structuren een bijeenkomst kunnen veranderen en hoe je nieuwe waarden kunt vinden, als je naar events kijkt door de bril van de antropoloog. Ook hier was de aanpak weer zeer interactief. Als moderator hadden we bovendien al vanaf dag 1 stiekem een aantal ‘rituelen’ geïntroduceerd, zodat de deelnemers zich deel van een (tijdelijke) stam gingen voelen.
Wat deze presentatie verder anders maakte, was dat we hem in tweeën hadden gehakt. Aan het einde van deel 1 gaf Walter de deelnemers een onderzoeks-opdracht. Later op de ochtend kwam hij terug op het podium om de bevindingen te analyseren.

78579342_2869668086378146_600305375643697152_o 79379381_2869669926377962_1045855859772489728_o 78889172_2869671939711094_1574076978221285376_o

Nadat de deelnemers samen de opstelling van de stoelen hadden omgebouwd (ook een vorm van co-creatie), had de tweede keynote de vorm van een teamopdracht. Zie het voor je: honderden mensen die met meubels lopen te sjouwen. Het gafvze nieuwe energie in de vorm van een beetje lichaamsbeweging en het liet ze weer voelen dat ze echt integraal onderdeel waren van dit event; hun event.
Na een korte introductie door Michela Russo van Kantar Media, werkten acht groepen aan een serie uitdagingen, allemaal rond de vraag ‘hoe betrek je de deelnemer van de toekomst’? De jury bestond uit een aantal Kantar-millenials. Het winnende team won een speciaal webinar met het Kantar Millenial Lab.

De laatste spreker van de ochtend  Cyriel Kortleven, liet de deelnemers zien hoe ‘creatief denken’ werkt. Dat was precies de lichte, entertainende, maar toch leerzame sessie die mensen nodig hadden aan het einde van een wel besteedde ochtend. Cyriel deed net dat stapje extra, door kleine verwijzingen naar de eerdere presentaties op te nemen in zijn verhaal. Hij knoopte daarmee alle elementen van de ochtend aan elkaar.

The Workshops

Copy of DSC_4727 (1)

Na de lunch konden de deelnemers kiezen uit een keur aan workshops. Onze dagvoorzitters(Hans, Kjell en Jan-Jaap, plus Desiree Hoving) deden extra hun best om het echte WORKshops te laten zijn, in plaats van de bekende lange presentaties voor kleinere groepjes. De uitdaging was bovendien om ze schaalbaar te maken voor iedere groepsgrootte, omdat deelnemers volledig vrij waren in hun keuze. Een sessie kon dus net zo goed 8 als 80 deelnemers hebben.
De gespreksleiders deden de voorbereiding in nauw overleg met de sprekers. Ook zij moesten werkelijk tijd en aandacht investeren, om workshops zo interactief en leerzaam mogelijk te maken. In de sessies waren we er om de sprekers te helpen zich aan te passen aan het aantal  deelnemers en belangrijker nog: aan hun behoeften.

Copy of DSCF5041 Copy of DSC_4775 Copy of DSC_4746

Al met al had het educatieve congres de ‘dagvoorzitter.nl handtekening’: echt contact maken verkiezen boven een ‘gelikte show’.

De Award Show

77394928_2854750544536567_6784081060859740160_o

“s Avonds modereerden Jan-Jaap samen met Sandy Nijhuis het laatste deel van het festival: de award show. OOk hier maakten we een paar heldere keuzes:

1. Het moest de snelste BEA award show ooit worden
2. We gingen de awards in hoog tempo uitreiken; geen eindeloze, ceremoniële plichtplegingen. Daarmee creëerden we ruimte voor:
3. De deelnemers moesten zich echt onderdeel voelen van de viering, op ieder moment tijdens de avond. Normaal gesproken zitten mensen bij dit soort gelegenheden verveeld te wachten op hun categorie. Wij wilden dat ze zich gedurende de hele ceremonie gezien en geliefd zouden voelen.

78371278_2854748891203399_4293454522619002880_o 77227449_2855157087829246_2666097693406789632_o 78258190_2854744134537208_1667703812120379392_o

Dus wat hebben we gedaan? De awards zelf werden uitgereikt in een zeer gestructureerd, waanzinnig snel format. Jan-Jaap en Sandy deden om de beurt een categorie, beiden vanaf hun eigen kant van de catwalk. Zo kon een nieuwe catergorie meteen beginnen, zodra de andere was afgerond (zelfs terwijl de foto’s van de winnaars nog gemaakt werden). Door deze strakke regels kwamen publiek en genomineerden in een ritme, waardoor we iedere categorie in anderhalve minuut af konden handelen (inclusief het aankondigen van de genomineerden, het bekend maken van goud/zilver/brons en het maken van de foto’s).
Na een aantal uitreikingen werden deelnemers het enorme tempo moe. Precies op die momenten hadden we een aantal publieksinteracties gepland (daarbij geholpen door Hans. Hij liep door de zaal, terwijl Sandy en Jan-Jaap werkten vanaf het podium). We lieten deelnemers naar elkaar zwaaien, foto’s maken, voor elkaar juichen, de jury bedanken, de wave doen en de staande ovatie oefenen voor de winnaar van de Grand Prix.
Het zorgde er voor dat mensen zich onderdeel voelden van de avond, in plaats van alleen maar toeschouwer. In plaats van een volledig gedramatiseerde show, maakten we er een feestje van, waarbij iedereen zich betrokken en welkom voelde.
We zeggen speciaal ‘duizendmaal dank’ tegen de event-teams van ADC, Next Group en Clonework, voor het vertrouwen, omdat ze steeds mee durfen te gaan in onze idiote ideeën en voor het ontwerpen van de beste staging en grisch ontwerp ooit. Ze zorgden ervoor dat wij precies de show neer konden zetten die we voor ogen hadden.

Het allermooiste compliment kregen we tijdens de afterparty (en nee, die persoon was niet volledig dronken). Iemand zei: ‘Misschien moet het BEA World Festival volgend jaar het BEA World Festival maar winnen’.

JJ