Webinar online dagvoorzitter en programma-ontwerp

20 april 2020
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws
Geen reacties »

Modereer je bijeenkomsten? Ontwerp je dynamische, interactieve meetings? Worstel je – net als vele anderen – met de grote verandering naar online events? Of sta je simpelweg voor je eerste virtuele dagvoorzitterschap of ontwerp van je eerste online programma?
Dan is deze workshop (online, uiteraard😉) voor jou!

THE SHOW MUST GO ON(LINE)!

alfred-rowe-FVWTUOIUZd8-unsplash

(picture by Alfred Rowe on Unsplash)

Wat?

Dagvoorzitter.nl gaat je helpen om de omslag te maken. We gaan oefenen met het leiden van virtuele groepen en werken aan het interactief en energiek maken van online events.
We gaan vier onderwerpen met je behandelen, verspreid over twee dagen: op dag 1 oefenen we de opening/afsluiting en de basis moderatie & interactie vormen. Dag 2 gaat over het ontwerp van een effectief online programma en de keuze van het juiste platform/tool/team.

Kosten

Per dag betaal je € 225 (corporate) of € 125 (ZZP-tarief). Voor de volle twee dagen is het € 395/195.

Wanneer?

De eerst volgende training wordt gegeven 0p 3 & 4 september, door Kjell Lutz.
Op donderdag werken we van 13.30 – 16.30. Op vrijdagochtend van 09.30 – 12.30
(En geen zorgen: als je één van de modules niet kunt volgen, kun je gewoon in een latere training bijschuiven. Of je krijgt de opname van dat deel)

We kunnen de workshop ook in-company verzorgen.

Info & registratie

Wil je meer weten? Stuur even een berichtje naar info@dagvoorzitter.nl
En wil je mee doen: boek snel. We hebben een beperkt aantal stoelen.

 

Van live naar online – praktijklessen van Stefan Wijers

1 april 2020
Categorieën: Gastblog, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

In deze coronatijden roept de hele evenementenbranche in koor: “Dan gaan we toch over op online!” Maar kan dat zomaar? Is dat niet ingewikkeld of kostbaar en wat komt daar allemaal niet bij kijken? Ja, het kan, schrijft dagvoorzitter Stefan Wijers, maar dan moet je er wel wat voor doen. En let wel, virtueel blijft écht iets anders dan live.

Stefan NVTZ webinar

Foto: Ans Verstraeten/NVTZ

Aanvankelijk zou ik 8 fysieke regiobijenkomsten modereren voor een koepelorganisatie in de zorg. Toen kwam het coronavirus en allerlei ongekende maatregelen werden van kracht. Al gauw voel je dan aan dat je ‘iets moet’ met de geplande bijeenkomsten. Op 26 maart zou de aftrap zijn. De eerste gedachte die bij je opkomt is: dan maar afblazen; of in elk geval uitstellen. ‘Omkatten’ kwam eerst niet in mij op, want ik zat nog in de groef van “ja maar, o jee, corona, gevaar, 1,5 meter afstand, lukt niet…”

Omdenken

Hoewel het advies ‘thuiswerken’ gold, had ik toch besloten naar Utrecht te rijden voor een cruciaal go, no-go overleg. In de Volkskrant van die ochtend had ik een interessant stuk gelezen over acteurs die les krijgen in digitaal lesgeven. Maar nóg was bij mij het kwartje niet gevallen.
Pas in de auto dwong ik mezelf als het ware tot om-denken en toen kwam het aha-moment: waarom gaan we niet online? De opdrachtgever bleek voor het idee te porren, maar had wel allerlei vragen. Vooral over de mate van interactie die we met virtueel konden waarmaken. Mijn huiswerk die dag was om na te gaan wat er allemaal kon en wat online gaan zou kosten.

Na een belrondje kwam ik er achter dat verschillende wegen naar Rome leiden, ook wat online gaan betreft. Je kunt grofweg kiezen voor een studiowebinar of voor doe-het-zelf.
Bij een studiowebinar wordt jouw bijeenkomst vanuit een professionele (en doorgaans kostbare) televisiestudio uitgezonden naar de deelnemers. Of je kiest voor een van de vele videocommunicatie tools. Denk aan Skype, Webinargeek, Adobe Connect en Zoom.

Zoom

Binnen de opleidingspoot van de opdrachtgever was al wat ervaring opgedaan met Zoom. Dus was het logisch om daarop voort te borduren. Ook scheelde dat in de kosten, omdat geen externe expertise ingekocht hoefde te worden.
In principe zijn veel tools gebaseerd op zelf doen. Ook Zoom. Maar persoonlijk zou ik tijdens het modereren niet gauw 100% zelf aan de knoppen willen zitten. Ik concentreer mij liever op het luisteren, de interactie en de flow. Dus met een medewerker van de opdrachtgever, die zich nadrukkelijk in de spelonken en krochten van Zoom verdiepte, ging ik het ombouwproces van live naar online tegemoet.

Het oorspronkelijke draaiboek moest worden omgewerkt naar een script voor virtueel. We waren het snel eens met elkaar dat we alle interactiemogelijkheden binnen één tool wilden houden. Naast Zoom nog met een andere tool werken, zeg Mentimeter, zou te ingewikkeld zijn voor onze deelnemers.
Ook beseften we dat het middagprogramma tot maximaal 2 uur moest worden teruggebracht. Om de aandachtsspanne vast te houden, hebben we de vuistregel gehanteerd dat er om de 5 á 8 minuten een nieuwe poll of vraag aan de deelnemers voorgelegd moest worden. Het programma kende geen sprekers, wel mensen die kort gingen reflecteren op wat deelnemers inbrachten.

Slapeloze nachten

De laatste nachten voor ‘uur U’ heb ik tamelijk onrustig geslapen. Zou het allemaal gaan werken, zouden de deelnemers zo’n online geheel wel pruimen en zou het niet toch te lang zijn, die 2 uur?
De dag van tevoren hebben we een generale repetitie gehouden en die verliep uiteraard met de nodige haken en ogen… Het is zeker de moeite waard om vooraf goed te oefenen en te kijken of alles werkt. Ook hadden we de dag ervoor een moment (call) waarop de deelnemers alvast even konden inloggen en zich vertrouwd konden maken met Zoom. Zo’n 5 á 6 van de 28 deelnemers maakten daar gebruik van.
Voor alle zekerheid zijn de medewerker die mij hielp en ikzelf op dezelfde locatie gaan zitten tijdens de bijeenkomst. Op zich kun je overal vandaan op Zoom inbellen, maar het leek me wel zo handig om direct een fysieke hulplijn te hebben, voor het geval dat.

Om erin te komen, brachten wel elkaar via het scherm een Sudanese groet. Vervolgens schreef iedereen in de chat zijn naam achterstevoren: Hallo Naftes Sreijw! Deze elementen werkten als luchtige ijsbreker om iedereen in de virtuele omgeving te laten landen. Bovendien raakte iedereen al een beetje vertrouwd met de look & feel van Zoom.
Daarna volgde het inhoudelijk programma. Dat was voor de behapbaarheid in twee stukken geknipt, met een ultrakorte pauze iets over de helft.
Het programma bevatte een afwisseling van polls (meerkeuze) en open vragen. Hierdoor hield iedereen maximaal de aandacht erbij. Een open vraag werd om te beginnen door iedereen beantwoord via de chat (en dus niet via video). Dit om de vaart erin te houden en iedereen erbij te betrekken. Als moderator vroeg ik vervolgens mondeling om verduidelijking bij een paar deelnemers: “Michiel, kom er even in. Je schrijft…”

Werkt het? Ja,dus!

Voortdurend had ik alle 28 postzegels van deelnemers voor me in beeld, zodat ik de mensen er makkelijk bij kon betrekken en in de gaten kon houden wie nog weinig had gezegd. In het tweede deel deden wij een groepsopdracht en werd iedereen voor de afwisseling ingedeeld in groepjes al naar gelang de zorgsector waar men in werkte. Het was spannend of het goed zo werken … ja dus. Mensen hadden het leuk gevonden in de groepjes en ze kwamen keurig terug met resultaat.

Al met al heb ik de virtuele bijeenkomst als plezierig ervaren en als ik de terugmeldingen mag geloven, de ‘mensen in de zaal’ ook. Tijdens de voorbereiding bevond ik me regelmatig ver buiten mijn comfortzone als gespreksleider. Vooral vanwege onbekendheid met de techniek en omdat ik het moeilijk vond in te schatten, wat online wel of niet zou werken. Zouden de mensen alleen maar door elkaar heen kakelen of zou het oorverdovend stil blijven, als je de deelnemers een vraag ging stellen?
De techniek werkte voortreffelijk: geen bevroren gezichten, black-outs of mensen die er zomaar uit gegooid werden. Online is veel intenser (en vermoeiender) dan een normale bijeenkomst. Maar uiteindelijk gaat het bij virtueel ook om de goede mix van goed luisteren, variatie aanbrengen en zorgen voor ritmewisseling in het programma.

Stefan Wijers