Onderdruk je instinct: de vele tegenstrijdigheden in het dagvoorzitterschap

30 maart 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
1 reactie »

Bijeenkomsten gaan altijd over verandering (althans, de succesvolle). De enige manier om te zorgen dat dingen veranderen, is zaken anders aan te pakken en anders naar dingen te kijken. Voor de dagvoorzitter-gespreksleider betekent dat: dappere keuzes maken en in veel gevallen tegen je natuurlijke instinct in gaan. Het is een vak dat bol staat van tegenstrijdigheden.

Geodata for Inclusive Finance and Food - 16-02-2017 - Hulstkamp

Als er gevaar dreigt, vlucht je. Als je een strijd niet kunt winnen, buig je mee. Als er brand is ga je blussen. Dat klinkt logisch, want dat is de meest verstandige keuze. Maar niet voor de professionele dagvoorzitter. Die zal het gevaar onverschrokken tegemoet treden, de tegestand het hoofd bieden en het vuurtje zelf verder opstoken. Dat is wat wij geleerd hebben, in onze vele jaren op het podium. En dat is wat we onze deelnemers leren in de workshops die we geven.
Dit zijn de meest voorkomende instinctieve reacties die iedere dagvoorzitter (en met hem de opdrachtgever) zou moeten onderdrukken:

Wees een dienaar, om de baas te zijn: bijeenkomsten gaan niet (we herhalen: niet) over jou, de dagvoorzitter. Ze gaan over de opdrachtgever en zelfs meer nog over de deelnemers. Tegelijkertijd hebben ze jouw hulp nodog, juist om het over hen en de doelen van de dag te laten gaan. iemand moet immers verantwoordelijkheid nemen voor allen en dus moet iemand de leiding nemen. En die persoon ben jij, de dagvoorzitter!
Dit dwingt je te balanceren tussen twee uitersten: op de achtergrond en in the spotlight. Een leider én een dienaar. Met charisma en bescheidenheid.

Serieus spelen: Het is een lastig uit te roeien misverstand, dat mensen zich alleen serieus genomen voelen, als je serieus bent. Diep van binnen wil iedereen graag spelen, wedstrijdjes doen, keet schoppen. De wetenschap heeft al lang geleden aangetoond dat je beter leert, als je speelt. Of zoals onze collega Marco Bakker altijd zegt: ‘Je kunt plezier maken niet serieus genoeg nemen”.

Val in de rede, uit beleefdheid: het is een misvatting dat het altijd onbeleefd is om iemand te onderbreken; en dat je iemand altijd netjes uit moet laten praten. Er is een aantal uitstekende redenen om iemand iedere paar zinnen in de rede te vallen; al is het alleen maar met korte vragen als hoe, waarom of oh ja?
De eerste is, dat het voor de meeste mensen veel natuurlijker voelt. In het dagelijks leven vallen we elkaar aantoonbaar 3-4 keer per minuut in de rede. Zo laat je een interview dus meer voelen als een gesprek dan als een ondervraging.
Ten tweede geeft het de gespreksleider echt leiding over het gesprek. Met de kleine – schijnbaar nutteloze – tussenvragen geef je de interviewee ongemerkt toestemming om door te praten of stimuleer je hem om uit te wijden.
Tot slot help je zo je gesprekspartner om keuzes te maken. De expert kan in het algemeen moeiteloos drie dagen over het onderwerp praten. Hij of zij zal je dankbaar zijn, als je helpt keuzes te maken, binnen de tijd te blijven, echte verbinding te maken met de deelnemers en binnen het doel van de dag te blijven.
Een onderbreking kan zo een hele stimulerende en effectieve manier zijn om iemand een goed verhaal te laten vertellen. Dat deel van je taak verwaarlozen, dat zou pas onbeleefd zijn.

Als het vast zit, geen kracht zetten: Het overkomt iedere dagvoorzitter eens in de zoveel tijd, dat deelnemers geen enkele aandrang vertonen tot interactie … maar dan ook echt geen enkele. Het is een echte nachtmerrie: geen vragen uit de zaal, geen reactie op jouw vragen. De natuurlijke reactie is om te gaan ‘duwen’. En het vervelende is: hoe harder je probeert mensen in de actieven stand te krijgen, hij geslotener ze worden.
De truc is om te accepteren dat ‘het vast zit’, om tijd te nemen om je opties te overwegen, het proces met aandacht te observeren en ze dan zachtjes te masseren, totdat ze wel willen. Dat vraagt tijd en geduld; veel geduld!

Geniet van de stilte: je taak als dagvoorzitter is om het gesprek op gang te krijgen en te zorgen voor energie; toch? Maar dat betekent niet dat je iedere seconde vol moet praten, zoals veel moderatoren doen. Er zijn twee redenen om de stilte te koesteren.
Om te beginnen hebben mensen simpelweg tijd nodig, om met een vraag of antwoord te komen. Ga maar na: de spreker heeft wekenlang de tijd gehad om zich voor te bereiden, net als de gespreksleider. En dan verwachten we van volkomen onvoorbereide deelnemers, dat ze i een fractie van een seconde met een briljante vraag of observatie komen? Geef ze alsjeblieft een beetje bedenktijd. Of beter nog: ontwerp tijd, ruimte en vormen om ze daarbij te helpen.
Verder hebben we vaak te maken met de introverten; en dat zijn er veel. De makkelijkste weg die de dagvoorzitter kan nemen, is zich richten op diegenen die altijd hun woordje klaar hebben. Maar daarmee mis je de input van de introverte, meer bescheiden deelnemers. En vergeet niet: ze zijn stil, niet dom! Het is daarom de taak van de gespreksleider om te leren ook die mensen zich veilig genoeg te laten voelen om mee te praten.

Als er slecht nieuws is, zorg dat het verteld wordt: uit gewoonte willen de meeste organisatoren het positief en gezellig houden. Ons wordt altijd verteld om uitdagingen te zien, geen problemen. Volgens ons is dat niet altijd productief. Door het ontkennen van slecht nieuws, negatieve resultaten en onaangename informatie creëer je geen duurzaam resultaat. Potentiële problemen moeten (h)erkend worden en aangepakt.
Wij – dagvoorzitters – willen van nature aardig gevonden worden. Maar soms is dat gewoon niet je rol. Om iets te leren moeten deelnemers uitgedaagd worden en daarom is er vaak behoefte aan de advocaat van de duivel. Dat is jouw rol, zelfs als je dat een slechte beoordeling oplevert.

De luis in de pels jeukt en dat is lekker: als je een makkelijke bijeenkomst wilt, richt je dan tot diegenen die je het gewenste antwoord zullen geven. Als je een haalbaar en gedragen resultaat wilt, zoek dan de luis in de pels. Het zijn de dwarsliggers, die nieuwe inzichten geven.

Als het pijn doet, moet je dieper snijden: soms worden bijeenkomsten ‘onvriendelijk’. Bij gelegenheid krijg je te maken met verbale agressie: tegen sprekers, tegen andere deelnemers of zelfs tegen jou. De natuurlijke reactie is om te gaan sussen. Je wilt mensen vertellen het netjes te houden, naar elkaar te luisteren etc. Klinkt bekend?
Helaas maakt dat zaken allen maar erger. Als je iemand die boos is vertelt dat hij niet boos mag zijn, wordt hij hoogstwaarschijnlijk woedend. De oplossing is, om het te laten gebeuren. Misschien moet je de emoties zelfs nog wat verder opstoken, bijvoorbeeld door prikellende vragen te stellen. Na een tijdje zul je merken, dat de energie uit de woede vloeit en dat mensen (al is het maar een beetje) minder agressief gaan doen. Je hebt het vertrouwen van het publiek gewonnen, ze merken dat ze gehoord worden en zullen dus meer bereid zijn tot een redelijk gesprek.

Wees radicaal neutraal: we vinden allemaal iets, van veel dingen. Dat laten we merken door te spreken of in onze lichaamstaal. Een dagvoorzitter moet zijn meningen echter liefst verbergen, vanwege de simpele reden dat de bijeenkomst niet over jou gaat (moeten we dat blijven herhalen?). Als je jouw mening laat zien, loop je het risico dat je sommige deelnemers van je vervreemd en dat ze minder mee gaan praten.
Betekent dit dat jouw bijeenkomsten saai moeten zijn, dat je niet een beetje mag provoceren? Allerminst! Zorg er allen voor dat als je een ander standpunt inbrengt, je duidelijk laat merken dat dit niet jouw standpunt is. Je moet soms stoken, maar niet door een kant te kiezen of een standpunt in te nemen. Je doet het door iedereen te vertegenwoordigen en alle perspectieven in te brengen in het gesprek.

Chaos is goed: dagvoorzitters zijn net mensen. Ook zij vinden het prettig als alles volgens plan en voorspelbaar verloopt. Maar is dat effectief en onderhoudend? Neuh … niet altijd. Kies daarom eens voor georganiseerde chaos.
Bijvoorbeeld: als je deelnemers met elkaar laat praten over een onderwerp, kan het zsoms lastig zijn ze weer stil te krijgen. Goed gedaan! Dat betekent namelijk dat ze ‘aan staan’, dus wees blij met deze puinhoop.
Nog een voorbeeld: op een bepaald moment voel je de energie weg zakken. Dan kun je gewoon doorgaan met het programma en hopen dat het vanzelf beter wordt … wat waarschijnlijk niet gaat gebeuren. Dus waarom niet ingegrepen, door bijvoorbeeld het programma om te gooien, de zaalopstelling te veranderen of het format van het volgende onderdeel. Wordt dat chaotisch? ja, vast. Zal het nieuwe energie brengen? Ja, zeker!

Weet alles, maar hou het voor je: een goede dagvoorzitter bereidt zich goed voor. Je moet weten wat er speelt en je moet alle informatie hebben die nodig is om de deelnemers te kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Tegelijkertijd moet je de neiging onderdrukken om te laten merken, hoe veel je weet. Omdat de bijeenkomst niet om jou draait (ja, we blijven het herhalen) en omdat mensen een hekel hebben aan opscheppers.
Waar je al die (heimelijke) kennis in kunt zetten, is inde vorm van de juiste vraag op het juiste moment. Het laat je zien als intelligente gespreksleider, niet als inhoudelijk expert. En zo hoort het.

Vergeet de tijd, om op tijd te komen: Ja natuurlijk, tijdbewaking is één van onze belangrijkste taken. Maar dat betekent niet dat je als dagvoorzitter het programma tot op de seconde nauwkeurig moet uitvoeren. De tijd moet je vriend zijn, zeiden de Rolling Stones al.
Een goede dagvoorzitter heeft gevoel voor timing, zonder de druk van de klok. Je moet bijeenkomsten ontwerpen en uitvoeren met een goed gevoel voor ritme en ruimte om na te denken. Je moet je bewust zijn van het beoogde programma en tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om dit aan te passen, als het doel van de dag daarom vraagt.
Voortdurend op de tijd wijzen geeft de dag een gehaast gevoel. Door de tijd (in samenwerking met sprekers en event managers) op een meer subtiele manie te bewaken, geef je de deelnemers het gevoel dat ze  alle tijd van de wereld hebben.

Conclusie: soms is een omweg sneller (en leuker). Vaak smaakt het hooghangende fruit beter. En Confucius had gelijk toen hij zei: ‘Wie haast heeft, moet even gaan zitten’.

Kim Coppes
Jan-Jaap In der Maur

 

Frans Miggelbrink: de meerwaarde van de congrescolumn

3 februari 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Te veel congressen gaan uit als een nachtkaars. Te veel afsluitende acts slaan de plank volledig mis. Congrescolumnist en dagvoorzitter Frans Miggelbrink bewijst dat het beter kan: dat een spetterende, humorvolle finale ook inhoudelijk bij kan dragen aan het doel van de dag.
Frans is te boeken bij Dagvoorzitter.nl. Boekt u hem in combinatie met één van onze dagvoorzitters, dan krijgt u 25% korting op de congrescolumn.

Congrescolumn

Hoe kan het toch, dat het nog steeds geaccepteerd wordt: dat de afsluiter van een bijeenkomst op zijn best betiteld kan worden als ‘fantastisch, maar zonder enige toegevoegde waarde’; en op zijn slechtst als ‘tenenkrommend, zonder enige relatie met de bijeenkomst’. Waarom nemen we er genoegen mee, dat een groot deel van de deelnemers eerder naar huis gaat, terwijl de afsluiting van de dag juist hét moment is om een punt te zetten?
En het kan ook anders! Stel je eens voor: bij binnenkomst zit er een man druk te schrijven. Voor iedereen zichtbaar, met een bureaulampje en enorme stapels papier. Hij observeert alles wat er gebeurt; maar dan met een frisse, andere blik. Hij ziet de parkeerproblemen bij het congres over bereikbaarheid. Hij gniffelt om de bureaucratie aan de inschrijfbalie bij de bijeenkomst over minder regels. En hij schrijft … en schrijft … en schrijft.

Effectieve bijeenkomsten draaien tegenwoordig om twee dingen: ROI (ofwel: verandert er ook daadwerkelijk iets) en Meeting Design.
Eén van de belangrijke uitgangspunten bij dat laatste – zeg maar: programma ontwerp – is content conversie: stelt het programma de deelnemers in staat om de gegeven informatie & inspiratie ‘geestelijk te verteren’ en te vertalen naar daadwerkelijke actie. Samenvattingen tussendoor en een zorgvuldig uitgedacht einde zijn daarbij cruciaal. Dat kan bijvoorbeeld met een congrescolumn.

Nieuwe lading

Halverwege de dag krijgt ‘de zonderling aan het tafeltje’ het woord. Hij vat op ludieke wijze samen, zodat het beter beklijft. Hij voorziet alles in een duidelijk Achterhoeks accent van een frisse blik, zodat het makkelijk verteerbaar is. Hij relativeert, vergroot uit, maakt bijzaken tot hoofdzaak en andersom, trekt uitspraken uit hun verband en geeft ze een nieuwe lading.
De column heeft een toon die het doel van de dag persoonlijker maakt: “En morgenvroeg om zeven uur gaan we allemaal, samen met deze bestuurders in een geel pak met een reflecterende driehoek de straat op en regelen we het verkeer, met de wethouder voorop. Want vanaf vandaag gaat deze stad voor veiligheid. Dat is hier net voor mijn ogen afgesproken. En als na vandaag er ooit nog iemand is die zegt dat het anders is, jonassen we hem met zijn allen de plomp in”.
Is hij eenmaal klaar, dan verheugen de aanwezigen zich al op zijn afsluiter, aan het einde van de dag. Thuis wachten lauwe aardappels, want niemand wilde voortijdig vertrekken.

“Ach ja”, wordt vaak gezegd, “het is deze doelgroep”. Het blijven ambtenaren. Het blijven specialisten. Het blijven beleidsmakers. Die gaan altijd eerder weg. Complete nonsens, volgens Frans: als de dag goed in elkaar zit en de acts een integraal onderdeel uitmaken van het programma, wil niemand ze missen.
De ludieke afsluiting heeft zichzelf overbodig gemaakt. Deelnemers moesten zo nodig “getrakteerd” worden op grappig bedoelde trapeze werkers, pipo’s of stand-up comedians, die niet bij machte waren om de inhoud te analyseren en de programma onderdelen binnen een groter kader te plaatsen:”Vandaag ging het hier over astma geloof ik. Nou: Mijn vriendin heeft ook zoiets. Ik ken haar uit het café de blaffende hond” en de tenen stonden weer eens krom.

Bovenop de inhoud

Frans (Miggel voor vrienden) doet dat anders: bovenop de inhoud en met de doelstelling van de dag als leidraad. Humorvol, maar vooral inhoudelijk. Scherp, maar met respect voor alle deelnemende sprekers en meningen. Als afsluiter zet hij de punt, die iedere bijeenkomst nodig heeft; maakt hij de vertaling naar ‘wat gaan we morgen anders doen’. En omdat hij dat doet op lichte toon, voelt het niet als een opgedrongen dienstmededeling.

De columns van Frans zijn niet op voorhand thuis verzonnen. Dat kan niet. De columnist Miggelbrink gebruikt dat wat er op het podium en in de zaal gezegd wordt. En dat voel je. Hij houdt pas op met schrijven in de laatste minuut met de laatste opmerking van het congres. En dan stapt hij meteen, met frisse moed het podium op: de dag wordt gebundeld in vijftien minuten. Schrappen, strepen en een intensieve zoektocht naar wat het begin te maken heeft met het einde. Wat hebben de sprekers gemeen. Waar ligt de passie. Waar ligt het gevoel en wat doen we er morgen mee?
Inhoud staat voorop, maar komt nooit uit de verf zonder relativering. De dwarse kijk en vooral de verrassende invalshoek. Dat de staatssecretaris zelf  zegt dat ze het boegbeeld is, bijvoorbeeld: ”Deze staatssecretaris staat met de armen breeduit voorop de boeg van het schip van duurzaamheid … en dat lijkt veel op de poster van de film Titanic. Ik weet niet of dat de bedoeling was van deze staatssecretaris”.

Bovenal versterkt de column het gemeenschappelijke doel. Het maakt het concreet en het geeft ontspanning. Maar ook aanknopingspunten om tijdens de borrel samen anders naar het onderwerp te kijken: ”En het ging over ouders en professionals die samen dagelijks barrières oprichten door te beschermend te zijn …. en dat je daarin door kunt schieten. Dat zit in de genen van ouders. Ouders zijn misschien wel de grootste barrières, want ouders zijn bang voor ongelukken. Bang voor drukke wegen. Voor rolstoelers die vastzitten in de modder. Want het gaat om gelukkig zijn”.
Deze manier helpt mensen informatie verwerken, concreet maken en relativeren:”Toen was er een pauze en moest iedereen elkaar anders vasthouden, zo werd gezegd. Nou, dat vonden de wethouders wel leuk. Dat is nog eens leuke politiek. We komen hier vaker lachten de wethouders. Wie wil me vasthouden. Maar daar was dan weer niemand voor te vinden”.
Iedereen in de zaal heeft hetzelfde meegemaakt. De humor en relativering van de column versterken dat gemeenschappelijke gevoel.

Referenties

Frans Miggelbrink is de vaste columnist bij politiek cafe Piment van Wouke van Scherrenburg en vaste columnist bij Cobouw café. Een door Nederland rondtrekkend café voor bouwend Nederland.

“Frans Miggelbrink weet net de juiste puntjes uit een gesprek op te pakken om het verhaal ‘smeuïg’ en voor het publiek herkenbaar te presenteren. Je krijgt als publiek heel direct, maar zeker ook op een hilarische manier een spiegel voorgehouden. Dit werkt uitstekend als intermezzo binnen een inhoudelijk programma”. Maryse Maes Communicatieadviseur i.o.v. Provincie Zuid-Holland

 

Gratis dagvoorzitter? 5 tips om hem te vinden!

10 maart 2016
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Voor veel events is het een impasse: je wilt wél de professionele dagvoorzitter die je event precies de juiste toon geeft, alles in goede banen leidt en je opdrachtgever euforisch de champagne laat ontkurken. Maar je níet het budget dat past bij die doorgewinterde professional. Gelukkig hoeft niet alles van waarde duur te zijn.

gratis

 

Er zijn verschillende dagvoorzitters die hun diensten in ruil voor extra aandacht, de belofte van meer opdrachten in de toekomst of de exposure aan het juiste publiek met korting of zelfs om niet willen aanbieden. Zeker goede doelen, NGO’s en non-profit sector weten de weg naar deze event-professionals goed te vinden. Het blijft echter wel een precaire vraag; “..kun je ook voor minder..”. Immers: de professionele dagvoorzitter, moderator en presentator ziet het niet als een snabbel, en zal dus ook de voorbereiding  gedegen  aanpakken. Je vraagt hem of haar in feite dus niet zo maar om even iets minder te factureren; maar eigenlijk dus om de hoeveelheid tijd en toewijding voor je event te herschalen.
Vaak wordt er alleen gekeken naar gage of dagtarief en niet naar het aantal uren dat de gevraagde professional bereid is voor dat bedrag te investeren. Het is goed om dat te beseffen, alvorens iemand te vragen zich voor 100% in te zetten, maar dan wel graag voor 50% van de prijs of als het kan zelfs voor niets.
De vraag die interessant is om te stellen, is dan ook of de dagvoorzitter wel de juiste persoon is om op de bezuinigen. Of kan er ruimte gewonnen worden bij de inkoop op catering? Licht? Locatie? Soms gaat dat niet. En komt het toch echt aan op de bereidwilligheid van die ene perfect passende dagvoorzitter die je op het oog had voor deze productie.

Voor dat geval een aantal tips;

• Vind de professional die  al een connectie heeft met het thema of doel van het event. Heeft de dagvoorzitter iets met sport of duurzaamheid?

• Ga op zoek naar zijn/haar reden om hieraan belangeloos te willen meewerken. Heeft zij zelf misschien ook ontwikkelingswerk gedaan? Of heeft hij ooit gecollecteerd voor de hartstichting?

• Probeer ‘alternatieve waarde’ aan te bieden. Misschien heeft de opdrachtgever geen geld, maar wel een mediapartnership en kun je een interview of advertentie regelen. De traditionele manier van alternatieve waarde is de betaling in natura: er zijn dagvoorzitters, waarvan bekend is dat ze veel doen voor 4 kistjes Rioja Reserve.

• Zoek naar de mogelijkheden voor een langere samenwerking. Misschien is het voor de betreffende presentator of dagvoorzitter ook wel interessant om voor langere tijd aan een merk, doel of thema verbonden te zijn en kun je samen zoeken naar hoe zich dat vertaalt in een alternatieve waarde of misschien een inkoopvoordeel voor meerdere events. Er zijn al voorbeelden van organisaties die een abonnement hebben op een dagvoorzitter en voor een paar honderd euro per maand recht hebben op de inzet van de diensten van de presentator op een aantal momenten in het jaar.

• Ook loont het de moeite om internet en social media in gaten te houden op signalen van professionals, die zich om verschillende redenen actief aanbieden met korting of zelfs gratis. De redenen zijn uiteenlopend; van een rustige maand, tot de kans om zich te profileren voor nieuw publiek of werkelijke maatschappelijke betrokkenheid.

lars zwart wit

Een professional die dit al een aantal jaren doet, is Lars Sørensen. Ieder jaar geeft Sørensen zichzelf een aantal dagen weg via socialmedia onder de noemer #LarsForFree. Lars is expert in Live Communicatie en Eventdesign, veelgevraagd dagvoorzitter en was in 2014 nog genomineerd dagvoorzitter van het jaar.

Iedereen kan een aanvraag doen. Een onafhankelijke commissie gaat over de toekenning van de 3 dagen #LarsForFree. Eerdere winnaars waren: War Child, NOC NSF, Expeditie Geluk, Universiteit Groningen, Platform 50+ Power, Circle Lab en De Duurzaamheidsfabriek.

Een buitenkansje dus. Aanvragen kunnen vanaf 1 maart  ingezonden worden. Kijk voor meer informatie op de homepage van Lars of neem contact op via info@dagvoorzitter.nl.

Lars Sorensen

 

Dagvoorzitters: pas op voor het ‘Jack van Gelder’-syndroom!

21 januari 2014
Categorieën: Gastblog
Geen reacties »

De rol van de dagvoorzitter: het is een onderwerp waar je uren over kunt praten. Hoe aanwezig mag hij nu precies zijn? Waar de ligt de grens tussen gespreksleiding en spreken? Moeten je oren open en je mond dicht, of mag het ook wel eens andersom?
Hans Janssen – Denk Producties – ziet bijna dagelijks dagvoorzitter aan het werk. Hele goeie en hele slechte. Hij heeft een hele duidelijke mening over de rol van de dagvoorzitter.

Dagvoorzitter zijn op een seminar of congres is niet makkelijk. Het lijkt makkelijk. Maar dat is het niet. Zeker niet als je zelf van alles meemaakt in je leven. Of als je vanwege je dagvoorzitterswerk allerlei leuke wist-u-datjes hoort. Of als je een mening hebt over het onderwerp van de bijeenkomst die je voorzit.
Want … lieve dagvoorzitter: jouw mening, jouw kennis en jouw inhoudelijke inbreng is niet nodig. Sterker nog: die is niet eens gewenst!

megafoon

De slechtste gespreksleider van Nederland is elke zondag op TV. Jack van Gelder. Die vindt zijn eigen mening minimaal even belangrijk als die van zijn tafelgenoten. Sterker nog: wellicht vindt hij die mening nog wel belangrijker. ‘Jongens als ik zeg dat Philip Cocu PSV niet meer op de rit krijgt, wat zeggen jullie dan?’. ‘Ik denk dat Ronaldo op dit moment beter is dan Messi, vinden jullie dat ook?’. Dat soort vragen. Die stelt Jack van Gelder. De hele tijd. Dat zijn geen vragen. Dat zijn dwangmatige verlangens om zijn eigen mening bekrachtigd te zien. Door de experts aan tafel. Dat doe je niet. Niet als gespreksleider! En niet als dagvoorzitter.
Een goede dagvoorzitter cijfert zichzelf weg. Staat 100% ten dienste van de sprekers die hij of zij (en zij heeft daarbij een evolutionaire voorsprong) aankondigt. En slikt dus de een eigen anekdote in. Houdt de eigen mening voor zich. Brengt die inhoudelijke ‘bijdrage’ toch maar niet. Want daar ben je niet voor. Er staan experts op het programma. Keien! En jij ben het cement tussen de keien. Jij maakt het bouwwerk van losse stenen. Jij bent geen steen. Je verbindt de stenen. En laat ze glimmen.

Dank daarvoor. Namens alle sprekers van Nederland. Namens alle programmeurs zoals ik. En namens alle mensen in de zaal.

hans janssen

 Hans Janssen

Waardevolle evenementen zijn geen raketwetenschap

13 januari 2014
Categorieën: Gastblog
Geen reacties »

Evenementen moeten aantoonbaar effectief zijn. Dat is een overtuiging, die steeds meer mensen delen. Maar vervolgens moet je dat ook waar maken en de vraag is dan: hoe? Dat is een probleem dat eveneens veel vakgenoten met elkaar gemeen hebben.
Rob Captijn – Strategy Director en partner bij BENG! – deed al aan EventROI, toen de term nog niet eens bestond. Hij heeft een heldere visie op hoe je bijeenkomsten werkelijk van waarde laat zijn.

In een Amerikaans onderzoek naar de content marketingtrends voor 2014, verkoos 70% van de deelnemende marketeers het evenement – voor het vierde jaar op rij- als meest waardevolle medium voor content overdracht. Content is King. En daar weten we in Nederland inmiddels ook alles van. Een dagvoorzitter speelt binnen dergelijke evenementen een steeds prominentere rol bij de overdracht van die content, ten bate van de overtuiging en activatie van zijn gehoor en de concrete Return on Investment van het evenement.

trends1

Speaking of ROI: er is geen onderwerp waar harder tegenaan gehikt wordt door de evenementenindustrie dan het hardmaken van die concrete opbrengst van het evenement. Op z’n best wordt ROI door vakgenoten gedefinieerd als “ het meten van resultaat”, terwijl het toch eigenlijk een no brainer zou moeten zijn dat er verdomd weinig te meten valt, als je die resultaten niet eerst proactief stimuleert. Daarom spreek ik liever over waardecreatie.

Ik heb ter inspiratie eens de Event Tactics op een rij gezet zoals we die bij BENG! hanteren. Zeg maar: hoe wij het medium, samen met onze klanten, strategisch benaderen om tot maximale ROI te komen.

Kosten of waarde?

We staan als industrie voor de principiële keuze tussen blijven concurreren op kosten of onderscheiden op waarde. Mij dunkt dat de laatste optie voor alle stakeholders zowel de meest interessante-, als de meest duurzame is. Daarvoor zullen we onszelf moeten aanleren om onze waarde ook proactief te onderbouwen én te bewijzen. Ik noem dat “Eventmanagement 3.0”.

Waardecreatie d.m.v. Evenementen in 12 heldere stappen

Voor wie als marketing- of eventmanager waardevoller wil worden voor zijn onderneming of de klanten van zijn bureau, heb ik ter verdieping ook nog “De BENG! Placemat”, die ik eerder dit jaar voor ons kantoor in New York ontwikkelde onder de titel: “Event ROI Architecture”, waarin ik waardecreatie d.m.v. events in 12 heldere stappen beschrijf. Die kun je hier gratis downloaden.

Na 25 jaar in de voorhoede mag ik concluderen, dat het genereren van verbluffend rendement van je evenement geen raketwetenschap is. Het is een denkroutine die je je eigen moet maken. Door de juiste vragen te stellen en de juiste conclusies te trekken. En het goede nieuws is, dat alles dat je daarvoor nodig hebt, inmiddels bewezen effectief beschikbaar is. Dus doe er je voordeel mee. In je persoonlijke belang, dat van je baas of opdrachtgever en de toekomst van ons prachtvak.

rob captijn

Rob Captijn is strategy director en partner in de Brand Entertainment Group, kortweg: BENG! Hij won meest recent de Best European Event Award voor beste ROI en was de afgelopen acht jaar juryvoorzitter van de Gouden Giraffe Effectief.
www.bengnl.com | robc@bengnl.com | @rcaptijn

 

Klootzak!

9 januari 2014
Categorieën: Gastblog
Geen reacties »

Als dagvoorzitter neem je voortdurend beslissingen. Soms is het voor het welslagen van de bijeenkomst nodig af te wijken van het vastgestelde programma. Er is dan niet altijd ruimte voor overleg.
Gespreksleider Stefan Wijers ondervond dat de reactie van de opdrachtgever hierop kan verschillen. En trok daar lering uit.

Twee gebeurtenissen kort na elkaar zijn van beslissende invloed geweest op hoe ik mijn werk als dagvoorzitter doe. De eerste was een spontaan interview met gevolgen aan het slot van een symposium over preventie in de zorg. De tweede was een ontmoeting met Staatssecretaris Ben Knapen van Ontwikkelingssamenwerking. Deze column gaat over jezelf in de spiegel kunnen kijken en waar je voor op aarde bent als dagvoorzitter.

vloeken

Toen de topambtenaar, die bij ontstentenis van de minister een praatje had gehouden, het podium wilde verlaten hield ik hem staande: ‘Wacht even, vindt u het goed dat ik een paar vragen stel?’ Het was niet afgesproken, maar in een fractie van een seconde besloot ik een paar dingen voor te leggen waarvan in wist dat het publiek, 350 man, er zwanger van was en op ‘verlossing’ wachtte.
Leuk was anders, dat merkte ik wel, maar de meneer kon moeilijk anders dan meewerken. Toen ik het vervolgens waagde om op te werpen of het ook weleens moeilijk is loyaal te zijn aan het beleid van de minister was de boot aan en hield de zaal z’n adem in. De ogen van de ondervraagde stonden op onweer, afgemeten merkte hij op: ‘Ik zit al lang in dit vak en deze storm zal ik ook weten te doorstaan.’
Mijn opdrachtgever was pijnlijk verrast en stelde tijdens zijn afsluiter hoorbaar voor eenieder, ‘Stefan, dit was niet afgesproken’. Zo goed en zo kwaad als het kon reageerde ik met een kwinkslag en verder lachte ik als een boer met kiespijn. Tijdens de borrel nog nooit zoveel commentaar gekregen. Variaties op ‘Goed zo Stefan, eindelijk van katoen gegeven’ tot ‘Dit is not done; je hebt die man in z’n hemd gezet’. De gebeurtenis bleef nadien door mij hoofd spoken, had ik hier nu wel goed aan gedaan?

Enkele maanden later zou Ben Knapen een Engelstalig Clingendael-symposium afsluiten. Met het ministerie waren strakke afspraken gemaakt: eerst ging de bewindsman zijn praatje houden en daarna was er gelegenheid voor vragen uit de zaal. Een bont gezelschap van binnen- en buitenlandse experts uit de hoek van ontwikkelingssamenwerking was bijeen en tijdens de speech van Knapen zei mijn gevoel plots: dit moet anders! Bezuinigingen hangen in de lucht en als we straks de zaal vrij spel geven, verzanden we alleen maar in negatieve energie. Maar ja, afspraak is afspraak. Of niet?
Pull yourself together, zei ik tegen mezelf. Durf op je intuïtie te vertrouwen en doe je ding! Zo kwam het dat we de boel omdraaiden en dat ik spontaan meneer Knapen uitnodigde zelf de vraag aan de zaal te stellen die hij altijd al had willen stellen. Ook hier allereerst ongemak in de ogen van bevraagde, maar ik praatte nog even door en na enkele seconden zag ik dat de oud-NRC-hoofdredacteur er klaar voor was. Via twee vragen, ‘Klopt het dat Nederland in sommige dingen goed is?’ en ‘Klopt het ook dat Nederland in het buitenland in sommige andere dingen minder goed is?’, wist Knapen zijn publiek daarheen te verleiden, met mij als assistent die met de microfoon links en rechts door de zaal beende, waar hij ze hebben wilde. Namelijk accepteren dat je een euro maar beter in kunt zetten waar die het meest effectief is.
Ook hier was er na afloop een borrel en een BZ-topambtenaar voegde me half in scherts toe: ‘klootzak!’ en wilde weten of ik dit met de Staatssecretaris af had gesproken. Nee dus en dat had ik wel moeten doen vond hij.

In de kern is een dagvoorzitter een procesbegeleider. Iemand die zijn talent inzet, zeker ook in het voortraject, om een geslaagde bijeenkomst te maken en het doel van bijeen zijn te bereiken. ‘Wat wil je dat de mensen morgen anders doen dan vandaag?’ is daarbij de simpele edoch dikwijls lastige vraag die volstaat. Op de weg van A naar B kan je, zelfs als opdrachtgever die de factuur betaalt, voor verrassingen komen te staan. Verrassingen die niet allemaal vooraf vallen in te calculeren en waar de moderator van dienst handelingsvrijheid in heeft. Je moet de kern willen en kunnen raken – en zondig hard ook! Dus op het moment suprême beslissen, we doen het toch anders.
Tegelijk moet je vermijden dat je een ongeleid projectiel bent en dat je opdrachtgevers tegen je in het harnas jaagt.
Mijn les uit de gebeurtenissen die ik beschreef is deze: Help mensen in hun kracht komen, zoals ik dat sterk voelde bij Ben Knapen. Als een kentering nodig is om dat te bewerkstelligen c.q. het doel van de bijeenkomst nóg dichterbij te brengen, doe het dan. Maar ga niet iemand, zoals de zorgambtenaar, onvoorbereid op een toch ietwat lullige manier een beurt geven voor een volle zaal. Dan ben je verkeerd bezig. Het vak van dagvoorzitter heeft met lef en durven te maken. Tegelijk moet je betrouwbaar zijn en ben je in the end een dienaar. Het blijft koorddansen.

Stefan Wijers

Een bijeenkomst zonder sprekers …?!

10 december 2013
Categorieën: Gastblog
Geen reacties »

Veel bijeenkomsten zijn traditioneel van opzet, en dat is lang niet altijd slecht. Sprekers zijn vaak een belangrijk onderdeel van het programma, en dat is niet voor niets: ze hebben in veel gevallen een grote toegevoegde waarde. Maar wat zou er gebeuren, als er nu eens geen sprekers waren?
Hester Macrander is een duizendpoot op het gebied van taal en theater: ze schrijft, zit voor, presenteert, creëert, geeft workshops & lessen, zingt, speelt, regisseert en bemoeit zich overal mee. Dagvoorzitter zijn is haar belangrijkste bussiness, waar alles in samenkomt. Op een dag kreeg zij de kans het eens helemaal anders te doen.

Hoe zinvol is een bijeenkomst waarin vele deelnemers stilletjes luisteren naar een spreker en er eventueel een (zaal)discussie volgt? Het hangt van de kwaliteit van de spreker af of dit echt relevant is en de deelnemers dus werkelijk activeert. En: goede sprekers zijn er weinig…
De organisatie, in dit geval een gemeente, zat ermee omhoog: ze hadden geen sprekers, maar wel een bijeenkomst met medewerkers uit de kinder- en jeugdzorg. Met het oog op de samenwerking die van deze partijen in de toekomst wordt verwacht, wilde de wethouder het door laten gaan. Ze hadden wel een dagvoorzitter, namelijk mij. ‘Wat nu?’ vroeg de gemeentelijk beleidsmedewerkster nerveus.

Leeg podium

Ik stelde voor om er een interactieve netwerkbijeenkomst ervan te maken. Dit keer zou mijn taak dus verder gaan dan wat je als dagvoorzitter als gereedschap voorhanden hebt om mensen te activeren, zoals een stelling de zaal in slingeren, of vragen stellen. Ik geef workshops en lessen, dit omzetten in een interactief symposium moest lukken. Bovendien vraag ik me al lang af of de opbrengst van een bijeenkomst niet hoger is als mensen zelf actief zijn. Luisteren naar sprekers is een passieve activiteit en workshops zijn maar al te vaak nog eens minilezingen. Dikwijls zie ik deelnemers halverwege de dag helemaal gaar zijn en wegglippen. Zelf actief zijn geeft volgens mij meer energie.

Het doel van de bijeenkomst was gericht op toekomstige samenwerking en dat gaat makkelijker als je elkaar kent en van elkaar weet wat je doet. Als je het netwerkmoment overlaat aan de borrel na het symposium, praat iedereen weer met de mensen die men al kent. Dus ik was enthousiast: ik wilde zoveel mogelijk mensen op inhoudelijk niveau intensief met elkaar in contact brengen. Voor dit doel verdiepte ik me in ‘coöperatieve werkvormen’ zoals die in het basisonderwijs worden gebruikt. Naast de vormen die ik al ken en kon gebruiken was dat weer nieuw, dus inspirerend en bruikbaar.

Op de dag zelf had ik pennen, stiften, post-its blokjes, kleurrijke blaadjes en kartonnen bordjes over de tafels verspreid. Men wist meteen waar men aan toe was!

Mijn opdrachten werkten gelukkig als een tierelier. Geen enkele weerstand, iedereen deed wat ik vroeg, er ontstond een gegons van geanimeerde gesprekken, die ik soms wreed moest onderbreken voor een volgende opdracht. Ik zorgde ervoor dat men telkens van gesprekspartners moest wisselen. Soms twee aan twee, soms met zijn drieën, soms in een groepje. Op drie flapovers konden per inhoudelijke categorie op post-it’s ideeën en plannen geplakt worden, dus die kwamen in de loop van de bijeenkomst vol te hangen.

Mijn laatste opdracht was: ga met acht a tien mensen bij elkaar zitten en maak een rondje waarbij je vragen stelt, zonder antwoorden te bespreken, die beurtelings beginnen met: ‘wie, wat, waar, waarom, wanneer, hoezo, hoe, waartoe’? Zo kom je erachter welke vragen er leven. Destilleer daar thema’s uit voor de volgende bijeenkomst, schrijf die ook op post-its en plak op.

Ik clusterde dat en aldus werden de thema’s voor de vervolgbijeenkomst in 2014 door de deelnemers bepaald. De gemeente heeft nu ruim de tijd er (een) spreker(s) bij te zoeken. Als ze dat al wil, want dit organisatie-overstijgend delen van kennis en informatie werd door de deelnemers als zeer zinvol ervaren. De volgende dag vond ik een juichend mailtje in mijn mailbox van de gemeentelijk beleidsmedewerkster: ze had nog nooit zoveel enthousiaste reacties gehad. Volgens mij is dit het symposium van de toekomst!

Hester Macrander
www.hestermacrander.nl

Ook in 2014: Lars For Free. Inschrijving nu geopend.

16 november 2013
Categorieën: Gastblog, Nieuws
Geen reacties »

Na het succes van de afgelopen twee jaren, bieden we ook in 2014 Lars for Free. Heb jij een evenement, seminar of debat dat schreeuwt om professionele leiding, maar heb je geen of weinig budget? Stuur ons een mail en wie weet is Lars Sorensen je gratis dagvoorzitter: professioneel, origineel, dynamisch en energiek.

Lars mailchimp

Steeds meer organisaties en bedrijven zien de meerwaarde van een professionele presentator of dagvoorzitter. Het is nu eenmaal een rol die meer inhoudt dan alleen het aankondigen van sprekers , een microfoon vast houden en op je horloge kijken. Een goede dagvoorzitter creëert de juiste dynamiek én verbinding tussen sprekers en zaal, inhoud en vorm, proces en programma. Niet iedere organisatie heeft echter het budget voor een professional. Maak gebruik van #LFF en wellicht is de door jou gezochte presentator, dagvoorzitter, trainer of acteur volledig gratis.

Uit de inzendingen selecteren we 5 projecten waar Lars zich 1 dag gratis volledig voor gaat inzetten. De afgelopen jaren heeft hij op deze manier onder ander als dagvoorzitter een event gepresenteerd voor communicatie studenten in Groningen, een workshop presentatie techniek gegeven voor zorgprofessionals, als acteur in een voorstelling gespeeld rondom het thema pesten en als voice-over stemmen in gesproken voor War Child Nederland.

Gebruik je creativiteit en stuur voor 14 januari 2014 je aanvraag in via info@dagvoorzitter.nl

Be Sociable, Share!

Een goede facilitator is als een schoolmeester: hij laat zijn klas stralen

8 november 2013
Categorieën: Gastblog
Geen reacties »

Faciliteren is een belangrijke taak van de dagvoorzitter. Ieder heeft daarin zijn eigen stijl, zijn eigen aanpak en wellicht zelfs zijn eigen favoriete tools. Maar er zijn ook wetmatigheden, uitgangspunten die voor iedereen hetzelfde zijn. Jesse Bussemaker, eigenaar van Een dag in vorm, ontwerpt en faciliteert hei- en strategiedagen. Hij put uit zijn ervaring als docent en constateert: faciliteren is eigenlijk hetzelfde als les geven aan kleuters.

In 2000 ben ik na de Academie voor Lichamelijke Opvoeding begonnen als gymleraar op een basisschool in Amsterdam Zuidoost. Op dagen dat er zeven of meer verschillende groepen aan je voorbij trekken, moet je vlot leren schakelen om telkens weer aan te sluiten bij de belevingswereld van de doelgroep. Deze uitdaging, maar ook de uitdaging om met alle leerlingen op een prettige manier het einde van de les te halen, bleken mijn voornaamste drijfveren om het onderwijs jarenlang als een krachtige leeromgeving te ervaren waarin ik veel kon oefenen. In mijn huidige werkzaamheden als facilitator van heidagen, merk ik dat het lesgeven en mijn uitdagingen daarbinnen voor mij de ideale voorbereiding was voor een rol als facilitator.

IMG_6177

 

Binnen het lesgeven vond ik lesgeven aan kleuters verreweg het leukst. Er bestaat geen zuiverder feedback dan lesgeven aan kleuters. Alle keuzes die je maakt hebben effect, gewenst of ongewenst. Hoe hard je spreekt, welke woorden je kiest, waar je gaan staan of juist gaat zitten, welke volgorde je hanteert bij de instructie. Wanneer je een opdracht niet exact in de juiste volgorde vertelt of voordoet, dan doen kleuters je allemaal fout na. Over hun gedrag zit nog geen filter van fatsoen of hoffelijkheid. Als je te dichtbij gaat staan en te hard praat, plast er zeker één in zijn broek. Wanneer je op gelijke hoogte of liever nog iets lager gaat zitten en rustig en duidelijk spreekt, afgestemd op hun belevingswereld, dan willen ze allemaal met je mee. De puzzel die ik 10 jaar geleden dagelijks probeerde op te lossen, is exact dezelfde die mij vandaag de dag als facilitator zo prikkelt; ‘Hoe zorg ik ervoor dat mensen met mij mee willen?’

 

De vraag wat er nodig is om een heidag tot een succes te maken benader ik dus het liefste vanuit een zo goed mogelijk op de wensen van de deelnemers afgestemd programma. Daarnaast wil ik hen allemaal verbinden aan de doelstelling en prikkelend resultaat van de heidag door zorgvuldig een context te creëren waarin mensen met mij, of nog belangrijker, met elkaar mee willen.
De ideeën voor een heidag van de leidinggevende zijn lang niet altijd gelijk aan de wensen van zijn of haar medewerkers. Ook kom ik regelmatig tegen dat een leidinggevende niet precies weet welke wensen er precies leven onder medewerkers. In dat geval probeer ik aan de hand van voorgesprekken of een enquête de wensen van de medewerkers helder te krijgen. Deze wensen van de medewerkers zijn voor mij altijd het uitgangspunt. Ook hier geldt voor mij belangrijke onderwijsles: Als leerkracht win je het niet van 30 kleuters, al is op de macht natuurlijk alles mogelijk. Wanneer je hen een intrinsiek gemotiveerde stap wilt laten zetten binnen hun leerproces, kun je niet anders dan aan te sluiten bij de ‘zone van naaste ontwikkeling’ (Vygotski). Welke uitdagende, maar bereikbare vervolgstap kun je hen bieden?
Het plannen van voorgesprekken of het uitzetten van een enquête heeft nog een andere functie, je activeert namelijk daarmee de voorkennis van de deelnemers. Ook ‘het activeren van voorkennis’ is bekende onderwijstechniek. Voordat leerlingen iets nieuws leren verbind je de voorliggende opdracht aan wat zij eerder geleerd en gedaan hebben. Deelnemers aan de komende heidag raken hierdoor vroegtijdig betrokken bij het proces en worden door hun wensen uit te spreken ook deelverantwoordelijk voor het resultaat. Het is daarmee niet langer het (kwetsbare) feestje van de leidinggevende, maar een feestje van ons allemaal.

Ik geloof, opnieuw vanuit het onderwijs, sterk in het creëren van een context of klimaat waarin kinderen met jou willen leren. Ik denk dan ook dat een leerkracht vooral een verzorger en bewaker is van het klimaat waarin geleerd kan worden. Een facilitator dus. Of zoals Albert Einstein het verwoordt:’ I never try to teach my students anything, I only try to create an environment in which they can learn!’ Goed gezelschap dus.
Voor deze gelegenheid heb ik mijn afscheidsartikel (vanaf p. 9) uit 2008 in het vakblad voor gymleraren eens teruggelezen. Daar schrijf ik onder meer ‘Je zoekt naar een vervolgstap die voor de ander betekenisvol is. Daarbij maakt het niet uit of je lesgeeft aan kleuters, groep 8 of studenten van de Pabo.’ Inmiddels durf ik wel te stellen dat het helemaal niet uitmaakt wie ik begeleid of welke groep in faciliteer. De zoektocht is hetzelfde, maar de uitkomst van de puzzel is telkens anders. Invulling geven aan deze vervolgstap van de ander laat volgens mij goed zien waar het in faciliteren allemaal om draait; Het laten stralen van de ander!

Jesse Bussemaker

 

Visualising the meeting: 8 insights

31 oktober 2013
Categorieën: Gastblog
Geen reacties »

Live meetings and events are unique, simply because they move people in every sense: hear, feel and see. Recently Onno Kruitwagen, Certified
Professional Facilitator (CPF) at OK-worx, learned firsthand that using visuals in facilitated meetings can be fun, surprising, personal and profound. He shares his experiences and gives some pointers.

Last month, I was asked to facilitate a meeting for a team of senior project managers. The team leader wanted to discuss the future of her team. The main challenge was to combine the individual views about the future into a collective ambition. This challenging request somehow coincided with my recent interest in using visuals in facilitated meetings. The literature about visuals told me that they can be very helpfull in determining the course of a team or organization, and helps to shape the future. So it didn’t take much convincing: we were going to use visuals.

 

 Visuals Onno K

During the meeting I used an image set of 200 different visuals, divided into categories like people, nature, and life. Lots of different shapes, sizes and colors. I will never forget the participants’ faces when they saw the big table full of images. This was all new to them. They thought we were only going to talk!
I used the images to get to know the participants’ motivation to join the team (what made them tick?), and how they individually perceived the future of it. After that, we combined their individual views into a collective ambition. By the end of the session, we also determined the main activities for 2013 and the individual contributions of the team members, but we didn’t use the visuals for this anymore.

I would like to share my experiences with you, and give you some advice about using visuals as a facilitator.

 1.
You can chose to create your own image set, this way it is tailor made, or you can buy an existing one. There has been an interesting discussion about this on the IAF-group on LinkedIn (topic title: “Looking for picture cards”). I bought my image set at VisualsSpeak, because I didn’t feel like making my own one, and the image set of VisualsSpeak has lots of beautiful images (yes, I am a happy customer).

2.
I think most participants are not familiar with using visuals. They might feel surprised and want to know why you decided to use visuals. Expect these questions, and make sure you have some convincing answers for them. I have noticed that participants are easily convinced if you have a good explanation, and truly believe in what you are doing is helpful.

3.
Participants should be able to see all the visuals on the table (or floor), so make sure you have enough space for that. Also make sure you have enough space for the participants to walk around the visuals. I remember that my room was too small, so it was a bit crowded when the participants had to select their visuals at the table.

4.
Start with some easy exercises using the visuals. I started my session by asking the participants to select an image that indicated how they had entered the room. This way, they started to feel more comfortable with using the visuals. I recommend that facilitators participate in these exercises, so they can set an example and break the ice.

5.
Be prepared for some very personal, surprising and confronting stories. Images can do a lot with people, you can really get to the bottom of it. One of the participants literally said that he had never expected the answers he had given.

6.
Using visuals can be surprising for participants. Even so, I advise facilitators to use the visuals in different kind of ways during the meeting. This way, participants stay challenged and focused. I sometimes asked the participants to select one visual, and sometimes I asked them to selected a couple of them. You can use visuals in many ways, so make sure you do.

7.
I found out that the participants really liked to talk about the visuals they selected. This took more time than I expected. Keep this in mind. It is such a shame to stop these personal stories too early.

8.
Although some of the participants started a bit reluctant, at the end of the meeting they told me that they liked working with the visuals. They said it was fun, surprising, personal and profound, and it helped their team in shaping the future.

Onno Kruitwagen

Onno Kruitwagen is a Certified Professional Facilitator (CPF) at OK-worx. He is self employed, and helps project and team leaders to get more result out of their meetings. Onno creates customized programs that are tailored to the client’s needs, the participants and the intended outcome of the meeting. Onno is also a board member of the IAF Netherlands Chapter.

 Email: onno@OK-worx.nl

Twitter: OKworx

LinkedIn: nl.linkedin.com/in/onnokruitwagen