Hoe kun je deelnemers raken, als je bijeenkomst virtueel is?

20 maart 2020
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Er zijn veel goede redenen om te kiezen voor een virtueel event in plaats van een live bijeenkomst. Maar als je het doet, vermijd dan de grootste valkuilen: investeer tijd en moeite, om te zorgen dat je online event interactief is en je deelnemers werkelijk betrekt. Maak niet de fout om terug te schakelen naar ‘uitsluitend zenden’. Laat deelnemers voelen dat je echt contact met ze maakt, zelfs al zit je niet fysiek bij elkaar. Toon je kijkers dat ze deel uitmaken van de show en dat ze dus niet alleen maar toeschouwers zijn. Kortom: doe alles wat je live ook zou doen, maar dan online.
Dit zijn een paar ideeën om je virtuele event menselijk te maken, in plaats van alleen maar een technisch hoogstandje.

alfred-rowe-FVWTUOIUZd8-unsplash

(picture by Alfred Rowe on Unsplash)

Ontwerp voor digitaal

Behandel online events, precies zoals je met een live meeting om zou gaan: start met het bepalen van scherpe doelen, om vervolgens de meest effectieve werkvormen te ontwerpen. Vertrouw er daarbij op dat er een technische oplossing gevonden kan worden voor elk mogelijk wild idee. En begin dus niet andersom: dat je eerst het platform en de tools kiest, voordat je precies weet wat je wilt.

Wat je in ieder geval niet moet doen, is simpelweg het face2face format kopiëren naar online. De menselijke ervaring moet net zo goed voelen, maar je live-ontwerp moet (helaas) tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd, specifiek voor online.

Ontwerp een geweldige opening

Net als bij live-events, doe je de ‘codering’ in de eerste paar minuten van je virtuele meeting. Op een onderbewust niveau toon je de deelnemers wat voor een soort bijeenkomst dit gaat worden, welke bijdrage je van hun verwacht en welke (ongeschreven) regels er gelden in deze tijdelijke tribe.
Dat betekent dat als je een interactieve sessie wilt, dat je er meteen mee moet beginnen. Sla die eindeloze introducties over en maak meteen een echte verbinding.  Dit helpt om de tone of voice te zetten, het tempo te bepalen en het doel van de bijeenkomst helder te maken.

Een interactieve start kan werkelijk alles zijn; wees creatief: speel een spel met alle deelnemers. Laat iedereen naar alle andere camera’s kijken en posten hoeveel mensen hij al kent. Doe een snelle poll of wordcloud. Laat 100 camera’s samen het logo van het bedrijf vormen, door gekleurde papiertjes voor de lens te houden. Maak het speels.

Plan specifieke interactiemomenten

In het algemeen kunnen virtuele deelnemers voortdurend vragen stellen of opmerkingen maken in de chat. Vaak werkt het beter om daar specifieke momenten voor te kiezen, zodat mensen eerst kunnen luisteren en dan pas reageren; of dat ze eerst input mogen geven en dan met volle aandacht kunnen luisteren.
Een optie is zelfs om te vragen naar een specifiek soort vragen of opmerkingen. dat geeft het event precies de structuur die mensen nodig hebben om aangehaakt te blijven en helpt deelnemers begrijpen wat je van ze wilt op welk moment.

Hou ze scherp

Als mensen online zijn, dwalen hun gedachten nog sneller af dan in een zaal. Het is daarom extra belangrijk om ze met grote regelmaat bij de les te houden. Wij adviseren om iedereen minstens iedere 3-5 minuten actief te betrekken. En let op: actief betrekken is meer dan alleen maar vragen of er nog vragen zijn. Actief betrekken betekent: mensen laten nadenken, ze laten bewegen, ze dingen laten doen en actie laten ondernemen.
Het is bovendien belangrijk om regelmatig  van format te wisselen. Want hoe briljant je werkvorm ook, het wordt sneller saai dan je denkt. Hak je event daarom in stukjes en bedenk voor ieder deel het best passende format. Mocht je inspiratie kunnen gebruiken, stuur ons dan gerust je vraag en wij komen met een paar ideetjes. Want ideeën zijn er duizenden, ook voor online.

Kom terzake

In het echt is een eindeloze spreker al verschrikkelijk en zorgt langdradigheid er voor dat deelnemers afhaken. Online is de concentratieboog nog korter. Dus als je gaat presenteren, kom dan snel ter zake;  cut the crap.
Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je alleen een korte samenvatting geeft en details communiceert in een document dat je verstuurt in de chat of per email. Of je zet wat info op het scherm en geeft mensen even rustig de tijd om te lezen, zonder dat jij er doorheen praat.

Wissel de groepsgrootte

Ieder programma onderdeel heeft een eigen aanpak en dynamiek nodig. Dus als het enigszins kan, laat mensen dan afwisselend werken in groepjes van 2-4-8-10. En ja, dat kan best een uitdaging zijn, als iedereen alleen thuis zit aan zijn eigen scherm. Maar laat je daar niet door weerhouden en wees creatief: sommige platforms hebben de optie om in kleinere groepen uiteen te gaan. Je kunt mensen samen laten werken in whatsapp groepen. Je kunt separate conference calls doen. Of je laat ze naar elkaar roepen vanaf hun balkons.
Deze kleinere groepen kunnen dieper in de inhoud duiken, elkaar verhalen vertellen, vragen voorbereiden, met mogelijke oplossingen komen of aan een opdracht werken. Als je eenmaal begint met nadenken, zijn er miljoenen formats. Wij helpen je met alle liefde om de meest passende te vinden of te ontwerpen.

Werk met meerdere streams

Niet iedereen heeft behoefte aan dezelfde inhoud. Je zou vooraf kunnen communiceren, welke content besproken wordt op welk tijdstip, zodat deelnemers zelf kunnen bepalen wanneer ze inloggen. Of je programmeert een aantal sessies parallel, zodat iedereen kan kiezen.
En zelfs als je wilt dat alle deelnemers alle sessies/sprekers bezoeken is het mogelijk om de groep te splitsen. In plaats van – laten we zeggen – 100 man naar vier opeenvolgende sprekers te laten luisteren, kun je deze experts ook vragen om hun verhaal vier keer op rij te doen; je kunt je voorstellen dat een carrousel van vier groepen van 25 een andere dynamiek geeft dan één massa van 100.

Sta ze toe om uit te schakelen

Ieder mens heeft op zijn tijd behoefte aan alleen zijn: om na te denken over een probleem, om zich voor te bereiden op de volgende sessie, of om informatie te verteren.  Het kan raar voelen om de uitzending even stil te leggen, maar het is wel heel krachtig om mensen te vragen eerst individueel een lijst van uitdagingen op te schijven, vijf minuten door de tuin te wandelen om na te denken over een vraag of om een tekening te maken (‘een schets van de toekomst’, bijvoorbeeld). Ze zullen er van opfrissen, het zal hun concentratie verhogen en zorgen dat ze beter luisteren of mee doen.
Verder hebben mensen zo nu en dan ook gewoon andere dingen aan hun hoofd. Dus plan liefst regelmatige pauzes, voor de WC, de email of wat dan ook.

Gebruik tools

Online is het lastig om oldskool dingen te doen, zoals bodyvoting, hand opsteken etc. Maar gelukkig zijn er hulpmiddelen die hetzelfde doen, maar dan online.
Allereerst is er de optie van polling/voting, bijvoorbeeld met Slido. Dat geeft snel inzicht in wat mensen denken, willen en nodig hebben. Sommige stemsystemen zijn ook geweldig te gebruiken om de belangrijkste vragen op te halen. En een snelle wordcloud doet wonderen, als je wilt weten wat de belangrijkste uitdagingen en oplossingen zijn.
Als je op zoek bent naar uitgebreidere mogelijkheden, zoals netwerken en allerlei speelse functies, kijk dan eens naar Presenterswall.
En als je dieper wilt graven, dan raden wij onze eigen tool aan: ConsensIQ. Het helpt groepen om betere voorspellingen te doen, een diepere dialoog te hebben over dilemma’s/uitdagingen en om meer gebalanceerde, breed gedragen beslissingen te nemen.
Eigenlijk is er een tool voor alles wat je maar kunt willen. Dus hou je niet in, bedenk de gekste dingen en ga zoeken naar de passende oplossing.

Maak lol

Ook online willen mensen graag plezier hebben. dus waarom doe je niet een  quiz of een ander spelletje? Of ga op zoek naar andere leuke gadgets, zoals ‘the wheel of names‘, een thuisbingo of  bouw met zijn allen aan een kettingreactie op afstand. Geef je deelnemers eens een gekke opdracht, zoals het googlen van de gekste oplossing ooit … of wat je dan ook maar kunt bedenken.

Bereid je goed voor; ook technisch

Natuurlijk, een bepaalde mate van improvisatie maakt je event beter; menselijker. Maar alleen in een goede voorbereiding vind je de ruimte voor flexibiliteit.
Dus alsjeblieft, bereid de inhoud goed voor. Laat je deelnemers voelen dat je weet waar je het over hebt. Laat ze je niet betrappen, terwijl je moet zoeken naar de juiste info of het goede document.
En zorg dat de techniek in orde is. Dat betekent dat jij je al ruim van te voren in moet loggen op het gekozen platform. Zeker de opening is cruciaal en dan wil je niet aan de deelnemers willen vragen, of ze je nog 5 minuten willen geven om een paar settings goed te krijgen.

Weet wie er kijken

Net als in het echte event-leven, is het belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn. Zo voorkom je dat je ze dingen vertelt die ze al weten of ze informatie geeft die voor hun niet relevant is. De simpelste manier is om het ze gewoon te vragen, voorafgaand aan het evenement of tijdens de bijeenkomst.

Conclusie

Als je verhuist van live naar online verandert er … niets! Het is alleen maar een ander medium, met een andere dynamiek en andere tools. Maar de deelnemers en hun behoeften blijven hetzelfde. Wees creatief en dan is alles mogelijk.

JJ

Wetenschappelijk neurologisch bewijs: de dagvoorzitter maakt echt verschil

28 januari 2020
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Het modereren en (mede) ontwerpen van het Best Event Awards World Festival in Milaan was een eer: leren, netwerken en interacteren. De sprekerslijst was van wereldklasse, met voor elk wat wils. Voor ons – de professionele dagvoorzitters – was de workshop met Ben Moorsom (Neuroscaping) één van de hoogtepunten.
Ben specialiseert zich in de neurologische en psychologische benadering van events; Hij levert wetenschappelijk onderzoek waarmee we de ervaring van de deelnemers kunnen optimaliseren en waarmee we de doelen van onze bijeenkomsten beter halen. Ik was blij om te horen dat de typische ‘Dagvoorzitter.nl manier’ bewezen effectief is. Wat we al die jaren al deden op basis van ons onderbuikgevoel blijkt wetenschappelijk onderbouwd.

DSC_7775

Dit is wat ik van Ben leerde:

Ons brein is heftig vervuild
We hebben zo veel aan ons hoofd, dat het steeds moeilijker wordt om ons te concentreren op iets nieuws en om echt iets te leren. In ‘onze manier van modereren’ gebruik we veel korte interactie-formats (de basismoderaties) om deelnemers open te stellen voor het volgende programma-onderdeel. Dit helpt de deelnemers om een bewuste afweging te maken van hun behoefte en om zich gericht te focussen op wat de volgende spreker/workshop/sessie voor ze kan betekenen. Onze moderatoren maken voortdurend contact met de deelnemers (in plaats van ze alleen maar te laten zitten en luisteren) en dat helpt ze om te concentreren en afleiding buiten te sluiten.
Als professionele dagvoorzitter is het NIET onze taak om nog meer mentale vervuiling toe te voegen. Het lijkt wel of iedere bijeenkomst deze dagen flitsend en dynamisch moet zijn, maar in mijn visie creëert dat alleen maar meer ruis. Goed meeting design ontwerpt ook ‘rustmomenten’: om na te kunnen denken en verwerken.

Aandacht moeten we geven én verdienen
Je kunt van deelnemers niet verwachten dat ze hun volle aandacht geven aan sprekers/inhoud, zonder dat wij (de organisatoren) daar ons best voor doen. Net zo min kun je eisen dat ze spontaan komen met vragen/ideeën/input. de enige manier om interactie op gang te krijgen is door echt contact te maken met deelnemers en door daar actief in te investeren. En dat is nu precies een belangrijk kenmerk van ónze manier van modereren: we verkleinen voortdurend de afstand tussen podium en zaal; letterlijk (door de zaal in te lopen) en figuurlijk.
Ben zijn onderzoek laat duidelijk zien, dat de aandacht krijgen hard werken is: aandacht kan bij deelnemers al na vijf minuten weg zakken. Strategische interventies door de dagvoorzitter haalt mensen van hun mentale automatische piloot en helpt ze om aandacht te geven aan nieuwe informatie of ideeën. Dat betekent dus, dat de dagvoorzitter met enige regelmaat in beeld moet zijn.

Cognitieve barrieres staan betrokken deelnemers in de weg
Engagement (betrokkenheid) is hét buzzword in ons vak en bij veel event-organizers. Wat blijkt: engagement is niet zo makkelijk te krijgen, als we wellicht denken. Sterker nog: het is ons eigen brein dat betrokkenheid in de weg staat. Onderzoek toont namelijk aan dat mensen tot wel 52% van de tijd mentaal afdwalen.
Wat helpt, is om hier niet tegen te vechten. Afdwalen is een ongecontroleerde gedachte, die niets met het onderwerp te maken heeft, of een willekeurig beeld dat zo maar door ons hoofd schiet. Dat kan de boodschappenlijst zijn bijvoorbeeld, of een aankomende vergadering. Maar slecht is het afdwalen niet. Het is slechts een manier om de hersenen even rust te geven, door even niets over iets belangrijks na te denken. En die mentale pauzes hebben we gewoon nodig.
Als dagvoorzitter moet je dus de grens zoeken: aandacht vragen op de belangrijke momenten, maar voorkomen dat je de deelnemers voortdurend opeist. Een echte professional voelt ook wanneer deelnemers weer even moeten opladen.

Afleiding verlaagt de waardering voor een bijeenkomst
Als je bij de sportwedstrijd van je kind voortdurend op je telefoon kijkt, geniet je minder van de wedstrijd, volgens wetenschappelijk onderzoek. Afleiding kortom, vermindert onze ervaring. En omgekeerd: als je er in slaagt mensen ‘in het moment te laten zijn’, zullen ze je bijeenkomst hoger waarderen. Je kunt je voorstellen dat een hogere waardering leidt tot een hogere kans dat mensen daadwerkelijk iets doen met het geleerde.
Tegelijkertijd laat onderzoek zien dat mensen maar 25-32% van de tijd echt opletten.
De dagvoorzitter kan op twee manieren helpen: om te beginnen door te zorgen dat mensen zo min mogelijk afgeleid zijn en zo veel mogelijk aangehaakt bij de bijeenkomst. Maar belangrijker nog, door te zorgen dat ze opletten, juist op de meest belangrijke momenten en door deelnemers te helpen kiezen wanneer je op moeten letten. De goede dagvoorzitter weet wanneer te handelen: wanneer mensen aan te spreken en wanneer ze tijd te geven om na te denken, te verteren en plannen te maken.

Voorpret verhoogt de waardering
Hoe meer je je verheugt op iets, hoe meer je het zult waarderen, hoe meer indruk het zal maken, hoe groter de kans is dat je iets leert of verandert. Dat wetenschappelijke feit verklaart het succes van twee zaken die wij altijd benadrukken in onze trainingen.
Om te beginnen is er de aankondiging van het volgende programmaonderdeel of de volgende spreker. De waarde van een goed bedachte introductie wordt erg onderschat en wij vinden dat dagvoorzitters daar meer tijd in zouden moeten investeren. Een mooie aankondiging helpt deelnemers zich te verheugen en helpt ze dus meer waarde uit het programmaonderdeel te halen.
Een tweede vorm van ‘gestuurde voorpret’ noemen wij de basismoderatie: kleine interacties die deelnemers aanzetten om alvast na te denken over het volgende onderdeel.
Vergelijk het met een vakantie: hoe meer tijd je steekt in de voorpret (dagdromen, brochures doorbladeren) en in de voorbereiding (reserveren, inpakken, etc), hoe meer je er van zult genieten; volgens onderzoek.

Optimale inrichting van de ruimte en techniek leidt tot hogere concentratie
Als dagvoorzitter vinden we ook de zaalopstelling, licht en geluid (deels) onze verantwoordelijkheid. En onderzoek toont het belang daarvan. Het blijkt namelijk dat slechte ‘omstandigheden’ een groot negatief effect hebben op het leer-/luistervermogen van deelnemers. De reden is vrij simpel: als je brein bijvoorbeeld al zijn aandacht nodig heeft om te kunnen verstaan wat er gezegd wordt (als het geluid slecht is), is er minder hersencapaciteit over om de informatie te verwerken. En als de stoelopstelling niet strookt met de werkvorm, gaat daar aandacht heen in plaats van naar de inhoud..
De dagvoorzitter kan hier een belangrijke rol spelen. Al is het alleen maar door in te grijpen, als er zaken zijn die afleiden.

Ben Moorsom’s algemene conclusie was: ‘Op weg naar het brein van de deelnemer is er enorme concurrentie. Ga niet in gevecht. Help je deelnemers navigeren’. Als dagvoorzitter kunnen wij die navigator zijn!

JJ

 

De mooiste momenten van het Best Event Award Festival

14 januari 2020
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Hoewel de lijst van prachtige projecten die we – als Dagvoorzitter.nl – in 2019 deden vrijwel eindeloos voelt, kan er maar één echt hoogtepunt zijn: Het Best Event Awards World Festival in Milaan. Samen met Salvatore Sagone en zijn briljante ADC-team kwam alles wat wij doen bij elkaar in één grote climax. Ons optreden (met maar liefs 6 dagvoorzitters) werk hoog gewaardeerd door de deelnemers, de top van ons vak. Graag deel ik wat gedachten over dit mooie evenement.

78754164_2854742371204051_1480669771769839616_o

Voor wie ons niet kent: wij leveren professionele dagvoorzitters, trainingen en meeting design. Dus je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen hoe het voelde om gevraagd te worden voor het modereren en (mede) ontwerpen van het Best Event Awards World Festival: het is als spelen in de Eredivisie en is een enorme waardering voor onze vernieuwende manier van modereren.
In Milaan, ontwierpen en modereerden we voor onze vakgenoten en dus waren we extra blij dat de evaluaties extreem positief waren.

Zoals ieder jaar, was het festival verdeeld in drie onderdelen: de pitches, het educatieve congres en de award show. Bij ieder element zijn we trouw gebleven aan de typische Dagvoorzitter.nl manier van modereren: interactief, doelgericht en met de deelnemer centraal.

The Pitches

Op de eerste dag werd er gepitcht: uit alle inzendingen waren de beste projecten geselecteerd en die mochten presenteren voor de jury. Voor ons was dit deel waarschijnlijk het meest uitdagend.
In vier ruimtes werden tientallen projecten gepresenteerd, verdeeld over een aantal categorieën. Om binnen de tijd te blijven en om deelnemers gelijke kansen te geven, was het schema strak en de procedure strikt. Dat gaf onze dagvoorzitters (Hans Etman, Kjell Lutz, Samme Allen en Jan-Jaap In der Maur) weinig ruimte om hun rol te spelen. En toch slaagden ze er in om de energie de hele dag door hoog te houden, met behulp van kleine spelletjes, korte interacties, snelle energizers en door simpelweg waardering te tonen voor het feit dat zo’n dag voor iedereen lang en taai is.
Een paar voorbeelden: In ‘mijn zaal’ liet ik juryleden de high-five run doen (zo veel mogelijk high fives met deelnemers in 60 seconden), vroeg ik de deelnemers om ‘we houden van jullie’ te roepen naar de juryleden (en de juryleden terug naar de zaal: ‘dank, wij ook van jullie’) en droeg ik de juryleden op om de deur uit te lopen, in de zon te gaan staan en met de ogen dicht drie keer diep in te ademen. En als je denkt dat deze  1-3 minuten lange interacties weinig voorstellen, dan had je erbij moeten zijn: het hielp mensen weer op te laden, liet ze zien dat er iemand voor ze zorgde en liet de hele dag voelen als een feestje.

78319301_2869344956410459_1072090945945600000_o 78859377_2869692513042370_5335706638542176256_o

Het educatieve congres

Devolgende dag was er het educatieve congres, gemodereerd door Jan-Jaap. In het design deden we een paar dingen anders dan anders; als uitgangspunten formuleerden we:
1. Minstens de helft van de tijd wordt gereserveerd voor interactie
2. Geen twee sessies zijn hetzelfde
3. Ieder onderdeel leidt tot praktisch toepasbare leerpunten, die meteen in praktijk gebracht kunnen worden
4. Deelnemers voelen zich geliefd, gezien en betrokken
5. Het thema is ‘the nature of events’, de rode draad is ‘co-creation’.

78298692_2869669249711363_3613776639516737536_o 78783013_2869669409711347_7227525408990691328_o 78532012_2869666436378311_8469085340550823936_o

We openden met een spectaculair voorbeeld: Rockin100 is de grootste rockband op aarde en toont de echte waarde van co-creatie. Uiteraard gaven we zelf het goede voorbeeld, door deelnemers mee te laten doen in de openingssong ‘We will rock you’: een aantal weken voor het congres vroegen we om vrijwilligers. we selecteerden er een paar om mee te zingen in de band. En dat was geen makkie: ze moesten thuis al oefenen en repeteerden de avond voorafgaand aan het congres met de band.
Omdat deze deelnemers er moeite in moesten steken en omdat ze zelf op het podium stonden veranderde hun ervaring: ze waren voor het eerst echt onderdeel van het event. Het veranderde – op afstand – ook de ervaring van de andere deelnemers: je collega’s op het podium zien verandert ook jouw gevoel. Mensen worden daardoor meer betrokken en ze doen als vanzelf makkelijk mee in de rest van het event.
The openingsact veranderde zelfs het onvermijdelijke openingspraatje van de organisator. Salvatore Sagone had het lef om ook een stukje te spelen op zijn gitaar en kwam daarmee in een diepere, meer persoonlijk verbinding met zijn gasten.

De eerste keynote – Walter Faaij – liet de deelnemers zien hoe stammen-structuren een bijeenkomst kunnen veranderen en hoe je nieuwe waarden kunt vinden, als je naar events kijkt door de bril van de antropoloog. Ook hier was de aanpak weer zeer interactief. Als moderator hadden we bovendien al vanaf dag 1 stiekem een aantal ‘rituelen’ geïntroduceerd, zodat de deelnemers zich deel van een (tijdelijke) stam gingen voelen.
Wat deze presentatie verder anders maakte, was dat we hem in tweeën hadden gehakt. Aan het einde van deel 1 gaf Walter de deelnemers een onderzoeks-opdracht. Later op de ochtend kwam hij terug op het podium om de bevindingen te analyseren.

78579342_2869668086378146_600305375643697152_o 79379381_2869669926377962_1045855859772489728_o 78889172_2869671939711094_1574076978221285376_o

Nadat de deelnemers samen de opstelling van de stoelen hadden omgebouwd (ook een vorm van co-creatie), had de tweede keynote de vorm van een teamopdracht. Zie het voor je: honderden mensen die met meubels lopen te sjouwen. Het gafvze nieuwe energie in de vorm van een beetje lichaamsbeweging en het liet ze weer voelen dat ze echt integraal onderdeel waren van dit event; hun event.
Na een korte introductie door Michela Russo van Kantar Media, werkten acht groepen aan een serie uitdagingen, allemaal rond de vraag ‘hoe betrek je de deelnemer van de toekomst’? De jury bestond uit een aantal Kantar-millenials. Het winnende team won een speciaal webinar met het Kantar Millenial Lab.

De laatste spreker van de ochtend  Cyriel Kortleven, liet de deelnemers zien hoe ‘creatief denken’ werkt. Dat was precies de lichte, entertainende, maar toch leerzame sessie die mensen nodig hadden aan het einde van een wel besteedde ochtend. Cyriel deed net dat stapje extra, door kleine verwijzingen naar de eerdere presentaties op te nemen in zijn verhaal. Hij knoopte daarmee alle elementen van de ochtend aan elkaar.

The Workshops

Copy of DSC_4727 (1)

Na de lunch konden de deelnemers kiezen uit een keur aan workshops. Onze dagvoorzitters(Hans, Kjell en Jan-Jaap, plus Desiree Hoving) deden extra hun best om het echte WORKshops te laten zijn, in plaats van de bekende lange presentaties voor kleinere groepjes. De uitdaging was bovendien om ze schaalbaar te maken voor iedere groepsgrootte, omdat deelnemers volledig vrij waren in hun keuze. Een sessie kon dus net zo goed 8 als 80 deelnemers hebben.
De gespreksleiders deden de voorbereiding in nauw overleg met de sprekers. Ook zij moesten werkelijk tijd en aandacht investeren, om workshops zo interactief en leerzaam mogelijk te maken. In de sessies waren we er om de sprekers te helpen zich aan te passen aan het aantal  deelnemers en belangrijker nog: aan hun behoeften.

Copy of DSCF5041 Copy of DSC_4775 Copy of DSC_4746

Al met al had het educatieve congres de ‘dagvoorzitter.nl handtekening’: echt contact maken verkiezen boven een ‘gelikte show’.

De Award Show

77394928_2854750544536567_6784081060859740160_o

“s Avonds modereerden Jan-Jaap samen met Sandy Nijhuis het laatste deel van het festival: de award show. OOk hier maakten we een paar heldere keuzes:

1. Het moest de snelste BEA award show ooit worden
2. We gingen de awards in hoog tempo uitreiken; geen eindeloze, ceremoniële plichtplegingen. Daarmee creëerden we ruimte voor:
3. De deelnemers moesten zich echt onderdeel voelen van de viering, op ieder moment tijdens de avond. Normaal gesproken zitten mensen bij dit soort gelegenheden verveeld te wachten op hun categorie. Wij wilden dat ze zich gedurende de hele ceremonie gezien en geliefd zouden voelen.

78371278_2854748891203399_4293454522619002880_o 77227449_2855157087829246_2666097693406789632_o 78258190_2854744134537208_1667703812120379392_o

Dus wat hebben we gedaan? De awards zelf werden uitgereikt in een zeer gestructureerd, waanzinnig snel format. Jan-Jaap en Sandy deden om de beurt een categorie, beiden vanaf hun eigen kant van de catwalk. Zo kon een nieuwe catergorie meteen beginnen, zodra de andere was afgerond (zelfs terwijl de foto’s van de winnaars nog gemaakt werden). Door deze strakke regels kwamen publiek en genomineerden in een ritme, waardoor we iedere categorie in anderhalve minuut af konden handelen (inclusief het aankondigen van de genomineerden, het bekend maken van goud/zilver/brons en het maken van de foto’s).
Na een aantal uitreikingen werden deelnemers het enorme tempo moe. Precies op die momenten hadden we een aantal publieksinteracties gepland (daarbij geholpen door Hans. Hij liep door de zaal, terwijl Sandy en Jan-Jaap werkten vanaf het podium). We lieten deelnemers naar elkaar zwaaien, foto’s maken, voor elkaar juichen, de jury bedanken, de wave doen en de staande ovatie oefenen voor de winnaar van de Grand Prix.
Het zorgde er voor dat mensen zich onderdeel voelden van de avond, in plaats van alleen maar toeschouwer. In plaats van een volledig gedramatiseerde show, maakten we er een feestje van, waarbij iedereen zich betrokken en welkom voelde.
We zeggen speciaal ‘duizendmaal dank’ tegen de event-teams van ADC, Next Group en Clonework, voor het vertrouwen, omdat ze steeds mee durfen te gaan in onze idiote ideeën en voor het ontwerpen van de beste staging en grisch ontwerp ooit. Ze zorgden ervoor dat wij precies de show neer konden zetten die we voor ogen hadden.

Het allermooiste compliment kregen we tijdens de afterparty (en nee, die persoon was niet volledig dronken). Iemand zei: ‘Misschien moet het BEA World Festival volgend jaar het BEA World Festival maar winnen’.

JJ

Geen sprekers meer … experts, alsjeblieft!

20 oktober 2017
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Wat gebeurt er, als je een spreker op het podium zet? Precies, dan spreekt hij of zij! Deelnemers leunen achterover en luisteren (in het meest gunstige geval); de spreker praat … soms eindeloos en oeverloos. Wat zou er nu gebeuren, als we ze niet langer ‘spreker’ zouden noemen, maar het alleen nog maar zouden hebben over ‘experts’? Dat zou een eindeloze bron aan interactieve, verbindende mogelijkheden openen. En dat is precies waarom wij - de dagvoorzitters – geen sprekers meer op het podium willen. Wij willen experts!

people-sleeping

In onze Workshop Interaction Design nemen we het gemiddelde, traditionele congres als startpunt. Want dat is toch nog steeds de standaard: een lange rij sprekers. En dan nemen we onze deelnemers mee op een zoektocht naar alternatieven die ieder programmaonderdeel leuker en effectiever maken. Het mooie van deze opties is dat ze geen van allen meer tijd of geld kosten. Maar ze zorgen wl voor meer betrokkenheid tussen expert en deelnemers. Dit zijn een paar mogelijkheden:

Het gemodereerde interview

In plaats van een presentatie door de spreker, kan de dagvoorzitter hem ook interviewen. Dit zorgt er voor dat de belangrijkste vragen gesteld worden, dat vanuit hn perspectief in de behoeften van de deelnemers voorzien wordt en dat er interactie is tussen zaal en podium.
Heb je deze stap eenmaal genomen, dan opent zich een keur aan mogelijkheden om de deelnemers ook echt actief te betrekken bij het verhaal van de expert: vragen voorbereiden in groepjes, een stemapp gebruiken om de belangrijkste uitdagingen te bepalen, enz.

een andere vorm van een gemodereerd interview is het panel-gesprek. En ja, we weten het: in de meeste gevallen zijn panels dodelijk saai en oninteressant. Maar geloof me: mits goed voorbereid en uitgevoerd, kunnen panels inspirerend en energiek zijn!

Het participatieve interview

In een ‘gewoon’ interview’ door de gespreksleider is de expert nog steeds leidend. Als je nog een stap verder zet, zijn het de deelnemers die de expert direct ondervragen. De dagvoorzitter begeleidt in dat geval het proces alleen nog maar.

Een bekend format is de town-hall meeting of ook wel college tour: de expert staat (of zit) alleen maar op het podium om vragen van het publiek te beantwoorden. Mocht het toch een beetje te eng zijn, om het initiatief volledig bij de deelnemers te leggen (bijvoorbeeld omdat een minimale inhoud gegarandeerd moet zijn), laat de dagvoorzitter het gesprek dan indelen in een aantal heldere hoofdstukken en geef de expert toestemming om ieder hoofdstuk te openen met 1 minuut presentatie. Of maak gebruik van korte video-clips.

Een andere variatie is het zogenaamde kampvuur-gesprek, vooral geschikt voor wat kleinere groepen: De expert en de deelnemers zitten in een kring (als het ware rond een kampvuur), als gelijken. De expert mag openen met 1-2 minuten presentatie, maar daarna is het initiatief volledig aan de deelnemers en hun vragen. Het mooie aan dit format is de intimiteit. Deelnemers en expert voelen zich daardoor veel vrijer om werkelijk naar elkaar te luisteren en op elkaar te reageren.
Zelf gebruik ik deze vorm regelmatig in de ‘dying moments’ (dat zijn ze soms bijna letterlijk) van een congresdag, wanneer er vaak minder mensen in de zaal zitten. Het aanpassen van de zaalopstelling brengt dan nieuwe energie en verbinding.
Maar, zul je wellicht zeggen, dit werkt alleen met kleinere groepen en ik heb 300 man in de zaal. Een terechte tegenwerping, maar denk dan eens aan deze optie: in plaats van alle experts na elkaar op het podium te zetten voor een plenaire zaal, kun je ze ook 6 keer laten spreken in een carrousel. Dat betekent kampvuursessies met 50 mensen!

TV-formats

Er is een keur aan TV-programma’s met een rol voor experts, die met een paar kleine aanpassingen prima naar het podium vertaald kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan De Wereld Draait door, Zomergasten, Nieuwsuur, Klasgenoten, diverse talkshows en ga zo nog maar even door. Het fijne is, dat deelnemers de vorm meteen herkennen en daardoor direct ‘in het verhaal’ zitten. Maar let op: ieder TV-format heeft voor- en nadelen, dus kies met zorg. De talkshow zoals Arjan Lubach die doet, zorgt meteen voor energie … maar tegelijkertijd is de vorm wel een beetje oppervlakkig. Op sommige momenten op een dag, is dat precies wat je nodig hebt. Op andere momenten is een andere vorm wellicht beter.
Hetzelfde geldt overigens voor de gespreksleider: niet iedere professional is geschikt voor ieder format. Dus als je het interaction design rond hebt, kijk dan goed wie er het beste zou passen.

Als je op zoek gaat naar TV-formats, ben je geneigd eerst naar de meer inhoudelijke opties te kijken: talkshow/interview-format/journalistieke programma’s. Maar durf ook eens verder te gaan! Stel je eens voor dat je dit Out-of-the-box format zou gebruiken, waarbij de expert reageert op de uitkomsten. Of deze misschien, waarbij de expert rond loopt en reflecteert op wat hij ziet. Hoe veel sterker zou dat zijn, in vergelijking tot een spreker op het podium!?

Nog een laatste suggestie in deze categorie: waarom niet eens een wat speelser TV-format geprobeerd? Neem bijvoorbeeld ‘Dit was het nieuws’, waarin 4 experts een vriendelijke strijd met elkaar aan gaan. Het zou de bijeenkomst minimaal enorm opfrissen.

Case Study

Het nadeel van veel sprekers is dat ze vooral hun eigen verhaal vertellen en het aan de toehoorders laten om dit te vertalen naar hun eigen dagelijkse praktijk. Door de spreker te vervangen door de expert, kun je dit omdraaien. Het is zo krachtig om deelnemers eerst aan een case te laten werken, een opdracht te laten doen of een voorbeeld uit hun eigen praktijk in te laten brengen. De expert kan daar dan op reageren en fungeren als side-coach.
In plaats van een zaal vol luisteraars, zie je dan groepjes en/of individuen werken aan een taak. De expert is er – onder leiding van de dagvoorzitter – om ze te helpen als ze vast lopen of om leerpunten te benoemen, als ze die eenmaal aan den lijve hebben ondervonden.

Spelletjes

We weten allemaal dat ook volwassen beter leren, als ze spelen. Dus laten we eens een pub-quiz organiseren in plaats van een rechtoe-rechtaan presentatie. De teams strijden om ‘de beker met de grote oren’, de expert verklaart de antwoorden of treedt op als jury. Iedereen heeft meer lol n luistert beter.
Op neem een willekeurig gezelschapsspel en maak er een expert-format van. Wat dacht je van Ganzenbord, waarbij deelnemers op ieder vak een vraag mogen leggen, de expert de dobbelsteen gooit en antwoord geeft op welke vraag er ook boven komt.

Debat-dialoog

Laat deelnemers eens eerst met elkaar praten. De lijst mogelijkheden is eindeloos: Lagerhuisdebat, tafellakensessies, Lego Serious Play … alles wat ze aan het denken zet over het onderwerp, voordat de expert aan het woord komt om op hun bevindingen te reageren. Ik durf te wedden dat de expert zijn verhaal beter aan zal sluiten bij de behoefte van de deelnemers n dat zij met meer aandacht zullen luisteren.

Deelnemers als experts

Waarom zou de expert op het podium moeten staan? En waarom zou het pers iemand van buiten de groep moeten zijn? In veel gevallen zit de echte expertise in de zaal, bij de deelnemers. Dus laten we de spreker niet behandelen als de alles-wetende half-god. Maak hem deel van de groep en zoek de kennis ook daar. Als je de expert en de deelnemers samen laat werken en samen laat zoeken naar antwoorden, gebeuren er wonderen.
Ooit werkte ik met een keynote spreker die de dag opende en er daarna op stond om de hele bijeenkomst aanwezig te blijven. Hij nam deel aan alle gesprekken, verwees voortdurend terug naar zijn presentatie, stelde vragen, leerde zelf nieuwe dingen en hielp deelnemers de vertaling te maken naar hun eigen situatie. Deze spreker voelde zich niet groter dan de deelnemers, maar maakt de deelnemers groter!

Conclusie

Ik zou nog eindeloos door kunnen gaan met het noemen van formats met een expert in de hoofdrol. En jullie ook, als je jezelf toe staat om creatief te zijn.
Dus mogen we het woord ‘spreker’ alsjeblieft verwijderen uit het woordenboek? Hem of haar gebruiken als expert maakt bijeenkomsten leuker n effectiever. En dat is in ieders belang: deelnemers, dagvoorzitter, organisator en spreker … sorry: expert!

Het succes van Leren Modereren: “Ik zou de workshop zo weer doen”.

19 februari 2016
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Kim Coppes en Jan-Jaap  In der Maur trainden zo’n 200 mensen in hun workshop Leren Modereren. Een recente enquete ter gelegenheid van het 2-jarig bestaan laat ongelofelijke resultaten zien: deelnemers waarderen de workshop met een NetPromoterScore van 80! Of zoals één van de studenten zegt: “Ik zou dezelfde workshop zo weer doen”.

LM groep heeft lol

Dagvoorzitterschap is hip. Steeds meer mensen – en echt niet allemaal professioneel gespreksleider – leiden bijeenkomsten. Daarom begonnen Kim Coppes en Jan-Jaap In der Maur een professionele dagvoorzitter-workshop, waarmee ze iedereen de basisbeginselen van effectieve gespreksleiding willen aanleren.

Vanaf dag 1 tot en met de meest recente sessie, zitten vrijwel alle workshops volledig vol. Deelnemers aan de in-company trainingen én aan de open workshops zijn iedere keer weer zeer tevreden. Eén van de leerlingen zei: “Ik heb nog nooit in mijn leven zo veel geleerd in twee dagen”.

NPS score 80

Het recente onderzoek toonde de relevantie, de kwaliteit én effectiviteit van de workshop. Niet alleen scoorde hij een NPS van 80, ook waardeerde meer dan 70% van de deelnemers de training met een 9 of een 10. De laagste score was altijd nog een 7.
De deelnemers roemen de voortdurende praktische oefening en de persoonlijke aandacht. Ze noemen de workshop origineel, speels, interactief, effectief, direct toepasbaar, memorabel en zelfs een ‘diepe ervaring, die mijn leven veranderd heeft, persoonlijk en professioneel’.

LM JJ doceert

De impact en effectiviteit werd op verschillende elementen getest en gemiddeld beoordeeld met een 4,3 op een schaal van 5. Er werden opmerkingen gemaakt als: “de feedback was eerlijk en direct. We leerden zoveel vaardigheden, die we meteen toe konden passen”.

Veel deelnemers noemden het de beste training ooit. “En ik heb er veel gevolgd”, voegt eentje daar aan toe. Een zeer ruime meerderheid geeft aan, dat ze nieuwe dingen hebben geleerd, dat ze hun vaardigheden als dagvoorzitter-gespreksleider aanzienlijk hebben verbeterd en dat ze in staat zijn gebleken het geleerde ook daadwerkelijk in de praktijk toe te passen. Eén blije deelnemer zei: “de cursus speelt nog steeds door mijn hoofd. En ik gebruik wat ik geleerd heb iedere dag”.

LM Kim lacht

Perfecte trainers: 64%

De kwaliteit van de trainers Jan-Jaap In der Maur en Kim Coppes bleek een belangrijke factor in de effectiviteit van de workshop. Niet minder dan 64% van de deelnemers gaf de twee een perfecte 5 op de schaal van 5. De overige 36% gaf niet lager dan een 4 uit 5.
De studenten roemden vooral de passie, creativiteit, persoonlijke aandacht en de lol van de twee trainers. De mooiste testimonials zeiden: “coachen wordt je niet, dat bén je. De trainers waren niet aan het trainen, ze waren ons aan het helpen”.

LM deelnemer oefent

Het succes verklaard

Aanvankelijk waren Kim en Jan-Jaap vooral overdonderd door het succes. Inmiddels hebben ze wel een idee van de redenen: “Om te beginnen veranderen bijeenkomsten. Vroeger draaiden ze vooral om sprekers, nu zijn ze steeds interactiever en gericht op de deelnemers. Bovendien verandert de maatschappij: van top-down naar bottom-up, naar een wereld van samenwerking. En dat betekent dat er in alle lagen meer besproken moet worden. Ambtenaren, werknemers van grote organisaties, eigenlijk iedereen komt steeds vaker in de situatie dat hij gesprekken moet leiden. Wij denken dat dialoog de basis is voor de volgende generaties. En professionele gespreksleiding is de basis voor een succesvolle dialoog”.

Jan-Jaap In der Maur

Verkiezing Dagvoorzitter van het Jaar weer van start

13 februari 2015
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

“Wanneer beginnen jullie weer? Dat werd ons voortdurend gevraagd”, zeggen Jan-Jaap In der Maur (Dagvoorzitter.nl) en Marga Groot Zwaaftink (Commgres), de initiatiefnemer van de verkiezing ‘Dagvoorzitter van het Jaar’.
De eerste editie was een doorslaand succes, volgens Jan-Jaap: “veel aandacht voor ons mooie vak, kwalitatief zeer hoogwaardige inzendingen en drie prachtige winnaars”. Vanaf 1 maart is de inschrijving voor de verkiezing van 2015 geopend, via www.dagvoorzittervanhetjaar.nl.

banner 2

 

Marga Groot Zwaaftink is overtuigd van het belang van de verkiezing: “het vak – want dat is het – wint erbij. Maar ook de deelnemers hebben er direct voordeel van gehad”.
Oud-winnaars Rens de Jong (Dagvoorzitter van het Jaar), Stefan Wijers (Dagvoorzitterschap van het Jaar 2013) en Rick van der Kleij (Talent van het Jaar 2013) zijn eensgezind in hun enthousiasme voor de competitie. “Het is een hele fijne bevestiging, dat je goed bezig bent. En het is ook gewoon leuk om met vakgenoten te praten over het vak, zegt Rens.
“Het is heel motiverend”, vult Rick aan, “om te reflecteren op wat je kunt, hoe jij je onderscheidt en wat je nog kunt leren”. Stefan noemt de beoordeling door een kritische jury niet alleen spannend en leerzaam, maar heeft ook aantoonbaar profijt gehad van zijn titel: “Echt onvoorstelbaar veel mensen hebben gereageerd op de nominatie en de onderscheiding. Bestaande en nieuwe opdrachtgevers refereren er nog regelmatig aan en het blijkt voor hen reden te meer om met me in zee te gaan”.

Meer aanmeldingen
“We waren heel tevreden met het eerste jaar”, laat Marga Groot Zwaaftink weten, “maar we zagen ook punten ter verbetering. We hebben daarom bewust even pas op de plaats gemaakt en onszelf tijd en ruimte gegeven om een aantal aanpassingen uit te werken. Daardoor staat er nu een organisatie, die tot in lengte van jaren mee kan en die het vak dagvoorzitter de hoogwaardige aandacht geeft die het verdient”.
Om te beginnen werd de inschrijfprocedure eenvoudiger gemaakt en opent de inschrijving al in maart. Jan-Jaap rekent erop, dat dit gaat leiden tot meer aanmeldingen: “we merkten dat een bijeenkomst toch snel wegzakt. Dat betekent dat opdrachtgevers in november geen aanmelding meer doen voor een optreden dat al in april plaats vond. Nu kunnen ze het ijzer smeden, als het heet is”.
Daarnaast werden de beoordelingscriteria aangescherpt, op basis van de ervaringen van het eerste jaar. En het team dat de verkiezingen op zich neemt is uitgebreid. “Het eerste jaar bemanden we met zijn zessen drie jury’s én deden we de hele organisatie”, kijkt Marga terug. “En dat was eigenlijk niet te doen”.
Daarom werden nieuwe partners gezocht, die ieder de verantwoordelijkheid kunnen nemen voor één jury. Jan-Jaap vult aan: “dat heeft als bijkomend voordeel, dat de verkiezing ook breder gedragen wordt en daardoor nog geloofwaardiger is. Het is niet alleen meer van Dagvoorzitter.nl en Commgres. We zijn blij met Het Nederlands Debatinstituut als partner en zijn nog met een aantal partijen in gesprek.” Net als vorig jaar, is Congreswereld.nl de mediapartner.

Originaliteit, durf en inlevingsvermogen
De winnaars van de eerste editie nemen voor de verkiezing van 2015 allemaal plaats in een jury. Stefan Wijers heeft zijn persoonlijke criteria al op een rij: “Originaliteit, durf en inlevingsvermogen. Daar gaat het om, als je een goede vertaalslag wilt maken van het doel, naar het ontwerp en naar de uitvoering zelf. Nieuwsgierigheid en empathie zijn de basis en vervolgens ben ik benieuwd hoe kandidaten hun opdrachtgever mee weten te nemen in een aanpak die anders is dan anders”.
Rick gaat vooral op zoek naar zelfreflectie bij de kandidaten: “die is cruciaal om te kunnen groeien. En verder wil ik graag visie horen en hoe die aantoonbaar in praktijk is gebracht”. Rick zijn eigen uitverkiezing gaf ook hem een scherper beeld van zichzelf, vertelt hij: “Ik ben selectiever geworden in het soort bijeenkomsten die ik leid. Ik overweeg meer dan vroeger in hoeverre juist ik die ene bijeenkomst beter kan maken”.
Rens eist vooral dat een dagvoorzitter zorgt dat iedereen actief betrokken blijft: “Hij moet energie in de zaal brengen. En ik ben heel benieuwd naar de creatieve oplossingen die de genomineerden van dit jaar iedere dag weer vinden”.

Drie categorieën
Ook in 2015 wordt er gestreden om drie titels: ‘Talent van het Jaar’, voor de beste nieuwkomer. ‘Dagvoorzitterschap van het Jaar’ voor het beste, meest effectieve eenmalige optreden. En ‘Dagvoorzitter van het Jaar’ voor de echte professional, die een jaar lang op het allerhoogste niveau heeft geacteerd.
In de laatste categorie zullen de genomineerden voor het eerst ook live beoordeeld worden. Verder maken onder andere diepte-interviews deel uit van de beoordeling, met de kandidaten zelf en hun opdrachtgevers. De kandidaten worden beoordeeld op menselijke kenmerken als empathie en inlevingsvermogen, de beheersing van basis-dagvoorzittersvaardigheden, hun visie op het vak, hun investering in hun eigen ontwikkeling en het inzicht in hun sterke en zwakke kanten.

De jury’s staan onder leiding van Roderik van Grieken (Debatinstituut) en Hans Etman (Dagvoorzitter.nl). Voor de derde jury wordt nog een partner gezocht.
Elke jury bestaat naast de voorzitter uit de winnaar van de vorige editie, een opdrachtgever, een vakmens (meeting designer, vakjournalist, etc), een podiumdier (spreker, entertainer, etc) en twee ‘wildcards’.

Marga Groot Zwaaftink neemt met haar congresbureau Commgres de organisatie op zich. Jan-Jaap In der Maur (Dagvoorzitter.nl) bewaakt de selectie- en beoordelingscriteria, als algemeen juryvoorzitter.

Gert-Jan Jansen: niet goed, geld terug

5 januari 2014
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Gert-Jan Jansen is de meest ervaren dagvoorzitter-gespreksleider van ons bureau … en misschien wel van ons land. Wie weet krijgt u hem gratis is 2014!

IMG_6079

Ruim 20 jaar vakmanschap neemt Gert-Jan mee naar uw bijeenkomsten. En nog steeds loopt hij voorop in het zoeken naar nieuwe wegen, om uw bijeenkomsten nóg succesvoller te maken. Met overtuiging adopteerde Gert-Jan het ROI-denken: streven naar concrete en meetbare uitkomsten, zodat een bijeenkomst niet alleen maar geld kost, maar ook aantoonbaar iets oplevert. ‘Sessierendement‘ noemt hij dat zelf.
En omdat wij overtuigd zijn van Gert-Jan zijn toegevoegde waarde, komen we in 2014 met een unieke actie: iedere maand neemt Gert-Jan één opdracht aan met de afspraak ‘niet goed, geld terug’.

De voorwaarden zijn eenvoudig:
1) als u mee wilt doen, meldt u dat bij de boeking
2) alleen projecten met een meetbare doelstelling komen in aanmerking. Gert-Jan helpt u graag uw doel scherp te krijgen
3) Gert-Jan wordt vanaf stap 1 bij het project betrokken. Alleen als hij de event-architectuur van de bijeenkomst mede mag bepalen, kan hij zijn rol immers goed spelen en een succesvolle uitkomst garanderen
4) er wordt niet onderhandeld: als de doelstelling waar u en Gert-Jan achter stonden niet behaald wordt, stuurt Gert-Jan u geen factuur. Wordt het doel echter wél behaald, dan betaalt u Gert-Jan zijn normale tarief. Zonder compromis.

Voor meer informatie of aanmelding, kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Jan-Jaap In der Maur

Unconvention or Event Architecture?

30 augustus 2013
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

For a post on our weblog, we are looking for input on this subject:

On the one hand, there are the event organisers in favour of the ‘unconvention’: meetings that let the attendees decide on scedule, goals and what content to discuss.
On the other side of the spectrum, there are the Event Architects, designing the meeting into the smallest detail. They believe you have to take the attendees by the hand, guiding them on a journey from a to b.

What is your opinion on this matter? What are pro’s and con’s to both approaches? What is the most future-proof?
Thanks for responding,

Jan-Jaap

Waarom ga ik eigenlijk naar de IMEX?

19 mei 2013
Categorieën: Geen rubriek, Nieuws
Geen reacties »

De koffer is gepakt, het hotel geboekt. Nog even inhoudelijk voorbereiden: welke exposanten en workshops wil ik bezoeken? En dan slaat ineens de twijfel toe: waarom wilde ik ook alweer persé naar de IMEX toe?

IMEX

 

Natuurlijk: een groot deel van mijn netwerk is er. Maar rechtvaardigt dat de kilometers heen en weer naar Frankfurt? En ja: er staan ook interessante nieuwe contacten te wachten … hoop ik.
Maar scrollen door de lijst van exposanten en aangeboden sessies bevestigt weer eens het beeld: minimaal 95% van de deelnemers is nog steeds uitsluitend bezig met locatie, catering en techniek. Het aantal mensen dat bezig is met content, communicatie en technologie die werkelijk iets toevoegt is op de vingers van één hand te tellen.

Is dat erg? Eigenlijk niet: ik ben al lang blij dat ik maar 5% van de stand hoef te bezoeken. En ik reken erop dat de mensen die daar staan mijn verblijf de moeite waard zullen maken, net als de deelnemers aan het FRESH diner op de dinsdagavond. Ik verwacht inspiratie te vinden bij mensen die voor de markt uitlopen, nieuwe inzichten te krijgen van de thought-leaders van ons vak.
Ik hoop de komende jaren een verschuiving te zien, van een beurs over randvoorwaarden als bitterballen, licht en geluid naar Return on Investment en werkelijk effectieve event-architectuur. En als IMEX 2013 daar een eerste stap in is en ik daar bij mag zijn, dan is gaan meer dan de moeite waard.

World Cafe en Open Space: succesvolle formats voor werken in deelgroepen

11 april 2013
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Werken in deelgroepen kan enorm helpen een dag tot een succes te maken. Mits met beleid ingezet werkt het vaak beter om niet de hele dag plenair met elkaar te praten. Kleinere gezelschappen kennen een andere dynamiek en afwisseling in het programma houdt de mensen fris. Het World Café en de Open Space zijn twee specifieke concepten om te werken met deelgroepen. Ze hebben ieder hun eigen aandachtspunten.

GMAB12 Breaking zone
Hans Etman leidt Open Space sessie (foto: Olof wessels)

Eerder gaven we al ’8 tips voor het succesvol werken in deelgroepen’ en keken we naar de zin en onzin van terugkoppeling. Een belangrijke succesfactor voor deelgroepen is – net als bij ieder programmaonderdeel – de werkvorm: een haarscherp doel in combinatie met een zorgvuldig gekozen concept leidt tot echt resultaat. Twee formats zijn erg populair:

World Café:

De naam zegt het al: deze vorm zet mensen in ‘kroeg-opstelling’, waarbij overal in de ruimte mensen met elkaar praten over deelonderwerpen. In een aantal rondes kan in hele korte tijd heel veel bereikt worden. Verslaglegging gebeurt vaak op papieren tafelkleden.
Een aantal punten is belangrijk:

1)
Zorg voor goede gespreksleiders voor iedere subgroep. Zorg dat ze niet alleen op de hoogte zijn van het onderwerp, maar dat ze ook het doel van de dag helder voor ogen hebben en de basisprincipes van gespreksleiding beheersen. Vaak worden interne mensen ingezet voor deze functie. Een stevige voorbespreking of zelfs een korte training kan dan enorm helpen.

2)
Bepaal de rol van de dagvoorzitter. Gaat hij/zij rond om indrukken op te doen en later plenair verslag te doen? Is hij een coach voor alle groepen en breekt hij daarom in bij de gesprekken? Legt hij verbindingen tussen de groepen? Hoe helderder de afspraken, hoe groter de oogst.

3)
Werk het format verder uit. Ook het World Café kun je op allerlei manieren invullen, afhankelijk van je doel. Denk daarom na over de relatie tussen de verschillende groepen, bepaal hoe je wilt dat ze elkaar beïnvloeden en wat de concrete oogst van iedere groep moet zijn. Op basis daarvan kun je kiezen voor een geregisseerde groepsindeling, of een vrije.  En je kunt bepalen of er iedere ronde volgens een vast schema doorgeschoven wordt of dat je het over laat aan de spontaniteit.  Tot slot is ook de opbouw belangrijk: zijn alle rondes identiek, of geef je per ronde een vervolgopdracht?

4)
Denk na over het (plenaire) vervolg: hebben de groepen samen gewerkt en is het nu tijd voor concrete afspraken, bijvoorbeeld? Of worden de uitkomsten nu voor het eerst bij elkaar gelegd en is verzamelen, bespreken en keuzes maken de volgende stap?

Open Space:

Deze vorm neemt het World Café een stap verder: het staat iedereen vrij op ieder gewenst moment van groep te wisselen. Gesprekken kunnen daardoor steeds opnieuw beginnen, van richting veranderen of eindeloos de diepte in gaan. De onvoorspelbaarheid is tegelijkertijd de kracht én zwakte.
Ook bij deze vorm moet een aantal zaken afgewogen worden:

1)
hoe doe je het praktisch? Groepen kunnen per minuut van grootte wisselen. Is er een maximale groepsomvang of kun je de ruimte zo inrichten, dat er geen beperkingen zijn?

2)
Schrik niet als een groep tijdelijk leeg loopt. Vaak stroomt hij juist daarom een paar minuten later ineens weer vol. Hou tegelijkertijd de optie open om groepen  op te heffen.

3)
Wees net zo flexibel als het format en de deelnemers: durf groepen samen te voegen, of nieuwe op te richten. Dat kan gebeuren door de organisatie, eventueel in overleg met de dagvoorzitter. Maar je kunt het ook aan de deelnemers zelf laten om nieuwe groepen te beginnen.

4)
Denk na over de relatie met het doel van de dag en de rest van het programma. Geef waar nodig richting: Open Space is iets anders dan doelloze, totale anarchie.

5)
Overweeg om te werken in meerdere rondes. Dat geeft je de optie tussendoor plenair te peilen en bij te sturen. Of je kunt kiezen voor een opbouw, waarbij iedere ronde start met een verdiepingsvraag.

Voor beide vormen geldt: je geeft je deelnemers veel vrije ruimte. Overweeg dan ook om ze zeggenschap te geven over de loop van de gesprekken. Geef bijvoorbeeld iedereen een joker, waarmee hij de totale bijeenkomst één keer stil mag leggen. De dagvoorzitter bespreekt dan met iedereen het voorstel tot verbetering van het proces/de inhoud en eventueel wordt er bijgestuurd. Onze dagvoorzitter Gert-Jan Jansen bijvoorbeeld heeft veel ervaring met het principe van de ‘rode fluit’