J2

Onlangs was ik dagvoorzitter van ‘Give Marketeers a Break’ (GMAB), georganiseerd door Top Marketeers Network (WerfSelect). Het werd een hele inspirerende, bijzondere bijeenkomst.

Het doel van GMAB was de marketeers buiten hun vaste kaders te laten denken over de vraag hoe het marketingvak de komende jaren moet veranderen. Om vastgeroeste patronen te doorbreken en ‘ja maar …’ uit te sluiten, werd gekozen voor een niet alledaagse aanpak:

Om te beginnen werd de toon op een aantal momenten gezet door meditatie. Waar je wellicht zou verwachten dat marketeers te nuchter en te zakelijk zouden zijn voor ‘die zweverige onzin’ werden de optredens van Tijn en Kris Touber zeer enthousiast ontvangen en werd de sfeer er aantoonbaar productiever van.

Verder werd voorkomen dat de groep zou vervallen in algemeenheden en afschuifgedrag, door alle deelnemers de hele dag consequent aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheid. Iedereen werd door mijn co-host Dennis Kerkhoven uitgedaagd zijn eigen ‘doorbraakvraag‘ te formuleren en anderen te helpen de zijne te beantwoorden.

En tot slot was het grootste deel van het programma ‘open space’. In zes breaking zones kon iedereen naar behoeven in- en uitlopen, op zoek naar nieuwe inzichten. De zones stonden onder leiding van een storyteller en een alchemist. De laatste functie werd vervuld door mijn goede collega’s Rob Janssen, Bart Cosijn, Hans Etman, Niels van der Schaaff, Ron Vervuurt en Arthur Tolsma.
Het was een mooi beeld: steeds wisselende gespreksgroepen, mensen die met hun eigen krukje dé plek voor hun zochten.

Al met al een geslaagd voorbeeld hoe een bijeenkomst effectiever kan zijn, als je het aan durft te kiezen voor een vernieuwend programma. Alle hulde aan mijn opdrachtgeefsters Annelies Ruis en Madelon Engels!

Kijk voor een impressie ook eens op: http://www.facebook.com/pages/Give-marketeers-a-break/102647216504795 

Het is aardig om te zien waar betrekkelijk ongeoefende dagvoorzitters het meest mee worstelen. Dat zegt veel over waar de echte toegevoegde waarde van een professioneel gespreksleider ligt.

Naast dat ik zelf dagvoorzitter-discussieleider ben, verzorg ik ook trainingen; individueel en groepsgewijs. Zo bereid ik bijvoorbeeld eens per jaar een groep vrijwilligers van het International Documentary Festival Amsterdam (IDFA) voor op hun rol van gespreksleider bij de interactie tussen regisseur en publiek, na afloop van de vertoning van een documentaire.

De punten waar deze groep (en vele anderen) het meest moeite mee heeft zijn:

De bescheiden baas: veel beginnende dagvoorzitters worstelen met de balans tussen baas zijn over het programma en ruimte geven aan de deelnemers. Met regelmaat zie ik deelnemers aan de Masterclass vooral hun eigen pad volgen: ze willen – uit enthousiasme - vooral hun eigen vragen beantwoord zien en vergeten te kijken of het publiek misschien een hele andere kant op wil.
En soms wordt het nog erger: dan wil de gespreksleider vooral laten zien hoe goed hij zich heeft voorbereid en hoe ontzettend goed hij mee kan praten over het onderwerp. Het ego wint het dan van de goede dagvoorzitter.
Omgekeerd zie ik ook regelmatig gespreksleiders de grip op de gebeurtenissen volledig verliezen. Ze geven het publiek alle ruimte, maar vergeten die ruimte af te bakenen, in inhoud en tijd.
Mijn uitgangspunt is: jij bent de baas, maar het draait niet om jou. Uiteindelijk moet je als dagvoorzitter-discussieleider dus bepalend aanwezig zijn, zonder daarvoor erkenning te willen krijgen. Mijn ideaal is bereikt, als iedereen in de zaal het gevoel had dat het volledig om hem/haar ging en dat ik niet ben opgevallen. En dat mijn zorgvuldig voorbereidde vragen dan helemaal niet gesteld worden … jammer dan.

De doelgerichte vragensteller: veel ongeoefende gespreksleiders verliezen kostbare tijd met omtrekkende bewegingen en dat gaat helaas vaak ten koste van de diepte van het gesprek. De grote kunst is om inleidende vragen achterwege te laten en meteen to-the-point te komen, zeker als je zoals bij het IDFA 10 minuten hebt om de vragen van 200 mensen af te handelen. Een podiuminterview is wezenlijk anders dan bijvoorbeeld een interview voor de krant: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/10/congresinterview-een-zaal-vol-vragen/
Verder zie ik vaak dat gespreksleiders – uit onzekerheid – het lef missen om directe, korte vragen te stellen. Het voorzichtige betoog dat ze houden leidt tot tijdverlies, maar ook tot net zulke vage antwoorden en daar is niemand mee geholpen. Als dagvoorzitter moet je (foute) keuzes durven maken!

De sfeergevoelige observator: het op gang brengen van een geslaagd gesprek tussen ‘zaal en podium’ vereist dat je beide partijen observeert. En dat is precies waar veel gespreksleiders ‘in opleiding’ kansen missen: tijdens de vertoning van de film kijken veel IDFA-moderatoren alleen naar het scherm, terwijl reacties uit de zaal tijdens de voorstelling je veel kunnen vertellen over welke kant het publiek tijdens de Q&A op wil; wanneer lachen ze, op welke momenten ontstaat geroezemoes, etc?
En ook tijdens het vraaggesprek met de regisseur vergeten sommige moderatoren hun aandacht te verdelen: ze luisteren vol aandacht naar de spreker, terwijl één oog op de zaal gericht zou moeten zijn.

De microfoon bewaker:
Eén van de gouden dagvoorzitters-wetten is: geef nooit de microfoon uit handen. Tegelijkertijd mag het nimmer een strijd worden. Tijdens IDFA heb ik moderator en regisseur beiden verbeten aan de microfoon zien trekken en dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.
Om te beginnen wordt de kans dat je de ‘strijd om de mic’ wint een stuk groter, als je durft mee te geven. Sta de spreker toe de microfoon naar zich toe te trekken, maar laat niet los; wees niet bang de microfoon even samen vast te hebben. Knik hem – als hij je vragend aan kijkt – bemoedigend toe: ‘ik hou hem wel voor je vast’. De kans is dan groot, dat hij begrijpt dat je hem wilt helpen met het vast houden van de microfoon, in plaats van hem er van wilt ‘beroven’.
Mocht de interviewee vervolgens toch zelf de microfoon vast willen houden, accepteer dan dat hij zich daar kennelijk veiliger bij voelt. Het is tijd voor plan B: het gaat uiteindelijk niet om die ene microfoon, maar om het feit dat jij baas wilt blijven over het gesprek. Zorg daarom dat je altijd een tweede microfoon bij de hand hebt (zelf werk ik graag met een headset voor mezelf) en vraag de technicus die iets harder te zetten, zodat jij in volume de overhand hebt.

De technische detaillist: veel gespreksleiders overschatten het belang van techniek; het gaat natuurlijk om de inhoud. Maar net zo vele discussieleiders onderschatten de rol van licht en geluid.
Ik doe bij het IDFA zelf ook regelmatig Q&A’s en niet zelden keer kijkt de (vrijwillige) technicus van dienst me verbaast of zelfs licht geïrriteerd aan als ik de microfoons wil testen. Soms bleek mijn bemoeizucht terecht: batterijen bleken bijna leeg, het geluid ging rond zingen als ik de zaal in liep of microfoonsnoeren bleken te kort. Allemaal uitzonderingen op een verder perfecte organisatie, maar het gaat precies om die details.
Vele moderatoren stonden tijdens IDFA op het podium van Tuschinksi 1, ik kreeg te horen dat ik de eerste was die de stand van het voetlicht aangepast wilde hebben: standaard stond dit zo hoog, dat de regisseur en ik vanaf het podium de zaal niet konden zien. En dan weet je zeker dat echte interactie nooit tot stand zal komen

De balletdanser: Tijdens de IDFA-training merk ik ook dat veel moderatoren zich niet bewust zijn van hun lichaam of zich er geen raad mee weten. En dat terwijl lichaamstaal een krachtige tool is voor de dagvoorzitter: door op het juiste moment naar mensen toe te bewegen of zelfs te wijzen, kun je ze laten merken dat je echt aandacht voor ze hebt. Door juist bij iemand weg te bewegen spoor je hem aan zijn betoog af te ronden. Door je slim op te stellen, kun je de blik van de spreker op het podium naar de zaal richten en zo interactie op gang helpen.
Met een actieve houding en open blik help je een gesprek dynamischer te maken. En door op het juiste moment de juiste blik te trekken, kun je een vraag stellen zonder het woord te nemen.

Voor de duidelijkheid: ik generaliseer. En mijn observaties doen niets af aan de vele uitstekende Q&A’s er volbracht zijn door al die geweldige en soms zeer talentvolle vrijwillige moderatoren.

Weet jij meer zaken waar (beginnende) dagvoorzitters mee worstelen? Ik hoor het graag.

Dagvoorzitters zijn er in alle soorten en maten: verschillende expertises, wisselende kwaliteit en dus uiteenlopende prijzen. Dus is de vraag: hoe veel geld geef je uit aan je dagvoorzitter?
Ik doe een poging tot het formuleren van handvatten:

€ 0 - € 750:

In deze prijscategorie vallen allereerst de ‘amateurs’: mensen die misschien prima een dag kunnen voorzitten, maar die het niet voor hun beroep doen. Het kan goed uitpakken voor weinig geld, maar is een gok.
Ook de lichtste groep presentatoren valt in deze prijsklasse: mensen die de boel vakkundig aan elkaar kunnen praten, prima een paar sprekers aan kunnen kondigen, maar inhoudelijk geen grote toegevoegde waarde hebben.
Tot slot zullen sommige professionele dagvoorzitters (waaronder ik) bereid zijn voor dit bedrag te werken, als het gaat om een goed doel met maatschappelijke relevantie.

€ 750 - € 1250:

Dit is de overgangscategorie van de professionele amateurs naar de goedkopere professionals. In deze groep vind je enerzijds de talentvolle dagvoorzitters: nog niet heel veel ervaring, de wens te groeien, gedreven en daardoor prima inzetbaar.
Aan de andere kant zijn er de professionele dagvoorzitters in de lichtere categorie: ze beheersen presentatie/aankondiging en zijn in staat een niet al te zwaar inhoudelijk interview uitstekend uit te voeren.
Echter: in deze prijsklasse vallen ook de goedbetaalde schnabbelaars, die op routine en zonder echte liefde voor het vak een paar extra centen op komen halen.

€ 1250 - € 2000:

Dit is – in mijn ogen - de eerste prijsklasse waar je naar mag kijken, als je werkelijk professionele bijeenkomsten wilt organiseren. Kwaliteit en werkelijk toegevoegde waarde kosten nu eenmaal geld.
Dagvoorzitters in deze prijsklasse zijn in staat uw doelgroep en doel te begrijpen en kunnen daardoor echt inhoudelijke gesprekken voeren en op het podium de juiste inhoudelijke keuzes maken. Ze zijn in staat te luisteren, te schiften, samen te vatten en verbindingen te leggen.
Zie ook ‘podiumbeest of prutser’: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/podiumbeest-of-prutser/

€ 2000 - € 3000:

In deze categorie vind je de top-professionals. Mensen met een ruime ervaring, voor wie dagvoorzitten echt hun vak is.
Meer dan voorzitters in de andere prijsklassen zijn ze in staat met je mee te denken en te adviseren over inhoudelijke keuzes in het programma. Verder kunnen ze iedere format/gespreksvorm aan en zijn ze in staat ieder denkbare discussie te leiden of de zwaarste interviews te doen.

€ 3000 - …

Hier hebben we het over de categorie goeroes en BN-ers: mensen die vanwege hun naam meer kunnen vragen; omdat ze op een bepaald gebied dé autoriteit zijn of omdat ze simpelweg bekend genoeg zijn om een zaal vol te krijgen. Dat is een kwaliteit die in veel gevallen voldoende waarde heeft om de uitgave te rechtvaardigen … en in even zo vele gevallen zonde is van het geld, omdat hun echte dagvoorzitterskwaliteiten te wensen over laten.
Zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/11/je-publiek-beter-bereiken-bn%e2%80%99er-expert-collega-of-professional/ )

Het is maar een indicatie. Ik zal ongetwijfeld een paar mensen beledigd hebben, door de grenzen tussen de categoriën niet 100 euro meer omhoog of omlaag te leggen. En ik heb ook geen rekening gehouden met ‘onderhandelingsbereidheid. Het is – kortom – maar een indicatie … ik ben benieuwd naar jullie bevindingen.

Deze blog kwam tot stand op speciaal verzoek van Boris Veldhuijzen van Zanten. Ik vond inspiratie bij Gerrit Heijkoop. Beiden dank!

We kennen ze allemaal: de creatieve onderdelen, bedoeld om de deelnemers ‘wakker te houden’ en het programma afwisselend te maken. Rollenspellen, quizen, hoe vaak kun je hinkelen, filosofische vragen, noem maar op …

Vaak werken ze geweldig, maar even zo vaak slaan ze de plank volledig mis.
Een geslaagde energiser voegt inhoudelijk iets toe aan het programma, brengt nieuwe inzichten; is met zorg uitgekozen en op een bepaald moment geprogrammeerd.
Een mislukte energiser jaagt je deelnemers tegen je in het harnas. Mensen zijn allergisch  voor onzin onder de noemer van creativiteit.

Daarom: gebruik energisers alleen, als ze een duidelijk doel dienen en een boodschap hebben die aansluit op het programma. Energiser zijn er niet om je dag te redden, maar om hem een stap verder te brengen.

Ik ben benieuwd naar jullie mening: wat maakt een energiser effectief of mislukt? Wat zijn goede voorbeelden uit jullie eigen praktijk?

Ik ben er nog altijd niet uit: wat is een dagvoorzitter nu eigenlijk? Iedere keer bedenk ik weer een nieuw antwoord; kom ik met een nieuwe vergelijking die meteen mank gaat.

Als het gaat om de inhoudelijke functie die je hebt als dagvoorzitter-discussieleider, kom ik tot twee analogieën: de tolk-vertaler en de relatietherapeut.

Om te beginnen de tolk-vertaler dan maar: zelfs als mensen oprecht met elkaar willen praten, begrijpen ze elkaar vaak niet. Dat komt simpelweg, omdat hun perspectief verschilt en dus hun interpretatie van wat gezegd wordt.
De directeur die wil reorganiseren hoort dingen heel anders dan de werknemers die bang zijn hun baan te verliezen. De wethouder die voor de uitbreiding van het bedrijventerrein is, interpreteert wat gezegd wordt anders dan de bewoners die overlast vrezen.
Ik zie het dan als mijn taak net zo lang door te vragen, tot alle inzichten boven tafel zijn en iedereen elkaars standpunten niet alleen gehoord, maar ook daadwerkelijk begrepen heeft.

Aansluitend schakel ik over naar mijn rol als relatietherapeut: de kunst is alle deelnemers zich veilig en gesteund te laten voelen, zonder partij te kiezen. Dat betekent dat ik de directeur het vuur aan de schenen zal leggen, als zijn antwoord onduidelijk of ontwijkend is. Op dat moment voelt ‘de zaal’ zich vertegenwoordigd.
Meteen daarna moet ik echter de directeur steunen: door de juiste vragen te stellen kan ik hem helpen zijn standpunt goed over te brengen op de zaal en bij de luisteraars begrip te kweken voor zijn mening. Op dat moment voelt de directeur zich gesterkt.
Op deze manier kun je als dagvoorzitter helpen begrip te kweken voor elkaars standpunten en problemen.

Al eerder vergeleek ik mijn werk eens met de simultaanschaker (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/simultaanschaken/), omdat je op het podium zo veel tegelijk doet.
En zo kun je bezig blijven. De rol van de dagvoorzitter verschilt immers per evenement: de ene keer ben je vooral discussieleider, met als taak ‘strijdende partijen’ nader tot elkaar te brengen. Maar de volgende keer gaat het vooral om kennis maken (dating-buro), informatie uitwisselen (analist), tot nieuwe inzichten komen (journalistiek interveiwen) of noem maar op. Het is daarom cruciaal om iedere keer samen met de opdrachtgever te zoeken naar de juiste analogie voor die specifieke gelegenheid.
Ik ben erg benieuwd naar jullie vergelijkingen. Misschien kom ik er dan eindelijk eens achter wie ik ben. 

Ik heb al vaker geblogd over het feit dat programma’s van evenementen effectiever zouden mogen. En ik wil nog een stap verder gaan: we zouden niet alleen conceptueel moeten kijken naar de dag als geheel, maar ook per programmaonderdeel moeten afwegen hoe dat het beste tot zijn recht komt. Ik doe een poging de belangrijkste uitgangspunten op een rij te zetten:

Wat is het doel: de totale dag heeft een doel, maar ieder separaat onderdeel heeft daar binnen als het goed is zijn eigen functie, boodschap en soms zelfs zijn eigen doelgroep. Het is in mijn ogen cruciaal voor een geslaagde dag om dit helder te benoemen.

Wat is het (deel)concept: als je voor ieder programmaonderdeel een eigen doel benoemt, is het een logische stap ze ook een individueel concept te gunnen (passend binnen het totaalconcept van de dag).
Door hier scherp over te discussiëren kan voor ieder programmapunt de meest effectieve vorm gekozen worden. Dit wordt ook bepaald door wat in het programma vooraf gaat en wat volgt: de vorm van een forumdiscussie moet anders zijn, afhankelijk van of hij aansluit op een ronde workshops of op een plenaire interactie. De keuze voor een speech of het interviewen van een spreker heeft (onder andere) te maken met wat er na komt.

Wat is de opbouw: de separate onderdelen, met ieder hun eigen doel en concept, moeten samen een maximale bijdrage leveren aan de overkoepelende doelstelling voor de dag. Dat betekent dat je ze in samenhang moet bekijken: op welke plek in het programma komt een bepaald onderdeel het best tot zijn recht? Plaats je de spreker traditioneel voor de zaaldiscussie of draai je het om; eindig je met workshops, of open je er voor de verandering eens mee?

Hoort het wel in het programma: schuivend met programmaonderdelen en spelend met concepten, kan het zijn dat een onderdeel simpelweg niet blijkt te passen. In dat geval rest maar één maatregel: laten vallen.

Wat is de uitvoering: ieder concept stelt zijn eigen eisen aan de ruimte; aan techniek, zaalopstelling etc. (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/07/je-publiek-beter-bereiken-de-zaalopstelling/). NHet is daarom erg belangrijk niet te kiezeniet iedere locatie is geschikt voor alle denkbare vormen en dus is het zaak daar bewust mee om te gaan.
Het liefst wordt de locatie pas geboekt, nadat helder is welke eisen het programma stelt. Tegelijkertijd kan het boeken van de locatie niet eindeloos uitgesteld worden en dus kan het gebeuren dat onderdelen aangepast moeten worden of zelfs afvallen, gedicteerd door de (on)mogelijkheden van de ruimte en de techniek.

Zie voor gerelateerde artikelen:
Verschillende discussievormen: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/
Ideeën voor de terugkoppelling: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/03/je-publiek-beter-bereiken-de-terugkoppeling/
Interviewtechnieken: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/
Tips voor meer interactiviteit: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/03/tien-tips-voor-een-interactief-evenement/
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/04/geslaagde-gesprekken-hoe-maak-je-interactie-succesvol/

Het kiezen van de juiste kleding voor een bijeenkomst is niet alles bepalend voor het eindresultaat, maar het helpt wel. Zelf hou ik de volgende tien uitgangspunten aan:

Doelgroep: voor een zaal met gemeente-ambtenaren kleed ik me anders, dan voor een groep topmanagers van een multinational of een zaal vol MBO-studenten. Zij kleden zich immers ook anders.

Doel: de ene bijeenkomst heeft meer een ‘handen-uit-de-mouwen-karakter, dan de andere. Dat bepaalt de keuze tussen nette broek met colbert, pak zonder strop of met.

Verhouding: bij sommige evenementen ben ik prominent aanwezig, bij andere gelegenheden blijf ik meer op de achtergrond. In het eerste geval durf ik ‘uit te pakken’; in het tweede geval zorg ik dat ik net iets ‘saaier’ gekleed ga dan bijvoorbeeld de sprekers.
Hetzelfde geldt voor verschillen in generatie: voor een zaal met vooral mensen die ouder zijn dan ik, kies ik mijn meest conservatieve pak; voor een jonger publiek trek ik juist iets moderns aan.

Uitstraling: je kleding zegt iets over hoe serieus je de bijeenkomst neemt. Ik kies daarom eerder voor een beetje overdressed, dan voor te simpel.

Gemak: wat er ook gebeurt, ik zal nooit iets aantrekken dat niet fijn draagt.

Handelsmerk: voor sommige sprekers/dagvoorzitters is kleding deel van hun ‘merk’. Ze dragen bijzondere sokken, hele uitgesproken pakken, rare dassen, brillen etc. Zelf durf ik langzaamaan meer te kiezen voor opvallende schoenen.

Accessoires: Kies horloges, ringen en kettingen met beleid. Onderwerp ze aan dezelfde criteria als de rest van je kleding, met één toevoeging: alles wat rammelt gaat ten koste van de aandacht voor jouw betoog.

Techniek: Er moet in je pak ruimte zijn voor de zender van je microfoon (en voor jezelf, mocht je kilo’s aankomen).

Details: controleer regelmatig of alle knopen nog vast zitten en alle naden netjes zijn. Draag niets in je zakken: een bobbel van een sleutelbos bijvoorbeeld is geen gezicht.

Back-up: ik ga nooit de deur uit zonder een set reservekleding. Het zal je immers maar gebeuren dat je een kop koffie omgooit, net voor je op moet. Of dat je net voor de ingang de bijdrage van de hond van één van de buurtbewoners over het hoofd ziet.

Natuurlijk gaat het uiteindelijk om wát je zegt, niet om hóe je eruit ziet. Echter: als je uiterlijk niet past bij je boodschap, zal deze slechter over komen.
Stel je een spreker voor die vertelt over sales: dan wil je toch ook een goed geklede verkoper voor je zien. Spreekt deze ‘snelle jongen’ echter over een alternatieve geneeswijze, dan zul je hem ineens niet serieus nemen: je ziet immers nog steeds een verkoper voor je en geen vakman. 

Je wilt je publiek niet in de kou laten staan, je deelnemers niet in het duister laten tasten, het de aanwezigen niet te heet onder de voeten laten worden … klimaat is een vaak vergeten element in het slagen van een bijeenkomst. Mensen die zich prettig voelen, nemen meer informatie op en doen actiever mee.

Afhankelijk van het programma-onderdeel zou de zaal kouder of juist iets warmer moeten zijn: temperatuur kan helpen actief te worden/blijven of juist comfortabel te luisteren.
Hetzelfde geldt voor het licht. De juiste keuze in dag- of kunstlicht, veel of weinig, hard of zacht, met of zonder een kleurtje kan een belangrijke bijdrage leveren aan hoe het publiek zich gedraagt: meegaand of kritisch, actief of passief, introvert of communicatief. Bij velen - mezelf incluis - is deze wetenschap nog onderbelicht.

En vergeet niet dat zaken elkaar beïnvloeden en dat het belangrijk is de hele dag scherp te zijn: de temperatuur in de zaal kan snel oplopen, als hij vol zit met mensen; licht dat voor het ene programmaonderdeel perfect is, kan een ander doel later op de dag juist hinderen. Vertrouw dus niet op één standaardinstelling voor de hele dag.

We weten allemaal dat het - helaas - niet altijd perfect kan zijn. Benoem dat vooral: erkennen dat het in de zaal veel te warm is verzacht het leed en vergroot de bereidheid bij de deelnemers om door de zure appel heen te bijten.

Gesprekken bestaan er in vele verschijningsvormen: het interview, het forum, de discussie, de brainstorm, de workshop … ja, zelfs een goede speech is een gesprek.

Maar wanneer kun je die gesprekken nu geslaagd noemen? Waneer is de interactie zo  écht, dat de dialoog meer is dan een uitwisseling van loze woorden.
Een écht gesprek bestaat uit praten en luisteren, uit het uitwisselen van kennis en informatie, uit het bereiken van een gezamenlijk doel. Een goed gesprek voldoet in mijn ogen altijd aan een aantal vaste randvoorwaarden (aanvulling zijn meer dan welkom!).

Focus:
Het is volledig duidelijk wat het doel van de bijeenkomst én van ieder individueel onderdeel is. Ook over de doelgroep is volstrekte helderheid. Helaas moet deze open deur nog steeds opnieuw ingetrapt worden.

Concept:
Het totale programma heeft de vorm die – gegeven de doelgroep - het beste bijdraagt aan het bereiken van het doel.
En ook voor ieder separaat gesprek binnen de dag wordt heel bewust gezocht naar het meest doelmatige format. Of het nu gaat om een discussie, een interview, een forum of welke gespreksvorm dan ook: er zijn altijd tientallen manieren om het in te vullen en dus moet per programmaonderdeel heel bewust gekozen worden voor het juiste format.
Zie ook de blogs over:
1: Betere programma’s: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/
2: Betere forumdiscussies: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/je-publiek-beter-bereiken-de-paneldiscussie/
3: professionaliseren van bijeenkomsten: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/06/je-publiek-beter-bereiken-professionaliseren-van-bijeenkomsten/
4: Interviewtechniek: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/
5: dé discussie bestaat niet: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/

Continuïteit:
De dialoog beperkt zich niet tot die ene bijeenkomst; voortraject en nabeschouwing vormen een intergraal onderdeel van het proces. Al dan niet digitaal (social media) wordt in de aanloop van de bijeenkomst al met de deelnemers van gedachten gewisseld over doel, inhoud en aanpak. Na afloop worden de uitkomsten opgepakt en verder uitgewerkt, eventueel ook weer via de digitale weg.
Zie de eerdere blog over mijn ervaringen: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/

Vrijheid:
Iedere vraag die gesteld moeten worden, wordt ook gesteld. Er wordt een sfeer gecreëerd, waarin iedereen zich vrij voelt te zeggen wat hij vindt.
Iedere mening telt en wordt gewaardeerd. Deelnemers gaan beleefd en respectvol met elkaar om.
Zie ook deze 10 tips voor een interactief evenement: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/03/tien-tips-voor-een-interactief-evenement/

Gelijkwaardigheid:
Deelnemers spreken met elkaar op basis van gelijkwaardigheid; waar er sprake is van hiërarchie, wordt dit helder benoemd.

Duidelijkheid:
Alle deelnemers kennen insteek en doel van de discussie. Bij aanvang is helder of het gaat om bijvoorbeeld inventarisatie, prioritering en/of het nemen van beslissingen. Feiten, meningen of gevoelens worden helder benoemd en geschieden.
Duidelijk is wat er gaat gebeuren met de uitkomst van de bijeenkomst;

Volledigheid:
De gespreksleider en de deelnemers behandelen alle aspecten van het onderwerp, van belang voor het bereiken van het doel. De juiste vraag wordt gesteld op het juiste moment. Vanuit die volledigheid worden hoofd- en bijzaken soepel geschieden binnen de context van het evenement.

Uiteraard zijn dit alleen maar de algemene randvoorwaarden, waarmee het allemaal begint. Je komt pas echt tot de beste oplossing, als je binnen deze grenzen net zo lang doorgraaft tot je de meest effectieve aanpak hebt gevonden. Daarover in eerdere (zie boven) en latere blogs meer.

We zijn het er met zijn allen gelukkig steeds meer over eens: de tijd is voorbij, dat bijeenkomsten alleen maar bestonden uit zenden. Tegelijkertijd merk ik dat veel opdrachtgevers de interactie wel met de mond belijden, maar nog niet altijd in daden omzetten; dat is niet (of in ieder geval niet altijd) uit onwil, maar veel meer uit onwennigheid.

Ik doe een poging de belangrijkste tips op een rij te zetten, maar ben natuurlijk ook erg benieuwd naar aanvullingen en voorbeelden uit jullie praktijk:

1: wees eerlijk
Natuurlijk mag je als congres-organisator enige ‘zend-tijd’ nemen, om bijvoorbeeld informatie over te brengen of nieuw beleid aan te kondigen. Maar doe dat dan in alle openheid en probeer het niet – zoals vaak gebeurt – weg te moffelen onder een sausje van interactie. Vijf minuten vragen mogen stellen over een speech van 30 minuten is natuurlijk niet verboden, maar noem het géén interactie. Je publiek is niet gek.

2: trek heldere grenzen
Interactie toestaan betekent dat je niet precies kunt voorspellen, welke lastige vragen of kritische opmerkingen er gaan komen. Om toch te zorgen voor focus die leidt tot een resultaat, is het cruciaal helder te zijn in wat wel open staat voor discussie en wat niet.

3: geef alternatieven
Als je een bepaalde vraag of opmerking niet wilt of kunt behandelen, stuur de inbrenger dan niet ‘het bos in’. Geef hem of haar erkenning voor de inbreng, beloof dat je er op terug zult komen, geef aan hoe/wanneer je dat zult doen en hou je daar aan!

4. wees flexibel
Durf jouw route op ieder moment tegen het licht te houden en aan te passen. Gooi het programma om, als daar een goede aanleiding toe is en sla zijpaden in, die een toegevoegde waarde lijken te hebben: als zich een gespreksdeelnemer uit de zaal meldt met een geweldig leuk verhaal, geef hem ruimte. Als zich uit de discussies spontaan een nieuw, onvoorzien programmaonderdeel aandient, doen! Dat kan, als je een scherpe focus hebt op waarom je ‘t – samen - allemaal doet.
Er zijn steeds meer planningssystemen beschikbaar die het mogelijk maken de dag dynamisch in te richten en daarbij het programmaboekje voortdurend aan te passen. Maak daar gebruik van, door bijvoorbeeld lengte van onderwerpen flexibel te maken of inschrijving voor workshops tot kort voor aanvang vrij te geven.

5. luister naar je publiek
Accepteer dat het niet meer ‘jouw’ bijeenkomst is, maar dat ‘jullie’ (jij en je deelnemers) samen het succes van het evenement bepalen. Dus als het publiek duidelijk andere verwachtingen heeft dan jij: benoem ze en doe er iets mee.
Sterker nog: wacht niet tot het publiek komt met tegenwerpingen of aanvullende vragen, maar vraag ze op de man af wat zij willen. Laat de deelnemers liefst vooraf en tijdens het evenement mee beslissen: welke sprekers willen ze, welke discussieonderwerpen? Welk programmaonderdeel vinden ze te lang en waar willen ze best een kwartier lunch voor opofferen?

6: giet niet alles in beton
Durf de dag in te gaan met open eindjes en zonder volledig uitgewerkte boodschap. Vertrouw op het feit dat de deelnemers ook kennis en gezond verstand hebben en laat je verrassen door hoeveel dit op kan leveren.
Ga het gesprek eens aan zonder vooropgezet einddoel en laat je leiden door wat de discussie brengt. En laat de wens eens los om de dag te voorzien van een afgeronde conclusie: het op gang brengen van een denkproces is vaak waardevoller dan het streven naar een (geforceerde) afronding.
Stimuleer ook sprekers om hun zekerheden los te laten en laat ze in plaats van 30 minuten nu een 7 minuten spreken en de rest van de tijd open laten voor vragen: als ze verstand hebben van hun onderwerp, zijn ze daar niet bang voor. Bovendien vindt echt niemand het erg, als je eens toegeeft niet alles te weten.

7: speel met vormen
Mensen worden het best gemobiliseerd, als ze verrast worden. Geef daarom ieder programmaonderdeel, met ieder zijn eigen doel, ieder het format die het verdient. Speel met lengte, groepsgrootte en aanpak; durf te vernieuwen!
Wijk daarom ook eens af van het standaard programma en durf te kiezen voor een minder voor de hand liggende opzet; begin bijvoorbeeld eens met een interactief onderdeel, vóórdat je gaat zenden.
Zie ook: ‘het programma’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/)  en ‘dé discussie bestaat niet’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/)

8: kies de juiste plek
De locatie en zijn indeling zijn cruciaal. Denk daarom eerst na wat je wilt bereiken, bepaal dan hoe en kies dan pas plek en inrichting.
Zie ook: ‘zaalopstelling’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/07/je-publiek-beter-bereiken-de-zaalopstelling/)

9: gebruik social media
Interactiviteit begint en eindigt niet op de dag van het evenement: je zet de toon door deelnemers ook al vooraf en na afloop met elkaar in gesprek te brengen en te houden. Zet de social media daarom niet alleen in om je evenement te promoten, maar vooral om een community te creëren waar inhoudelijk met elkaar gepraat word. Een ervaren moderator kan enorm helpen. 
Zie ook ‘ervaringen als digitale dagvoorzitter’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/)

10: wéés interactief
Dwing jezelf voortdurend met anderen in gesprek te gaan en daar de meerwaarde van te zien. Jouw kennis en mening zijn belangrijk, maar groeien pas echt als je ze toetst aan die van anderen. Realiseer je dat iedere deelnemer – net als jij – graag zijn kennis deelt en gehoord wil worden. Samen werken leidt tot betere resultaten.
En sta jezelf niet toe te zeggen ‘dat het publiek niet mee wilde praten’. Als een gesprek niet op gang komt, ligt dat niet aan de deelnemers, maar aan de organisatie: dan is of het onderwerp niet interessant (waarom heb je ze niet gevraagd, wat ze wilden horen?) of de gespreksvorm niet uitnodigend genoeg. Een ervaren dagvoorzitter kan helpen dit te voorkomen.
Zie ook ‘de dood van de discussie’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2008/10/de-dood-van-de-discussie/) en ‘de paneldiscussie’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/je-publiek-beter-bereiken-de-paneldiscussie/)