Geen sprekers meer … experts, alsjeblieft!

20 oktober 2017
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Wat gebeurt er, als je een spreker op het podium zet? Precies, dan spreekt hij of zij! Deelnemers leunen achterover en luisteren (in het meest gunstige geval); de spreker praat … soms eindeloos en oeverloos. Wat zou er nu gebeuren, als we ze niet langer ‘spreker’ zouden noemen, maar het alleen nog maar zouden hebben over ‘experts’? Dat zou een eindeloze bron aan interactieve, verbindende mogelijkheden openen. En dat is precies waarom wij -  de dagvoorzitters – geen sprekers meer op het podium willen. Wij willen experts!

people-sleeping

In onze Workshop Interaction Design nemen we het gemiddelde, traditionele congres als startpunt. Want dat is toch nog steeds de standaard: een lange rij sprekers. En dan nemen we onze deelnemers mee op een zoektocht naar alternatieven die ieder programmaonderdeel leuker en effectiever maken. Het mooie van deze opties is dat ze geen van allen meer tijd of geld kosten. Maar ze zorgen wél voor meer betrokkenheid tussen expert en deelnemers. Dit zijn een paar mogelijkheden:

Het gemodereerde interview

In plaats van een presentatie door de spreker, kan de dagvoorzitter hem ook interviewen. Dit zorgt er voor dat de belangrijkste vragen gesteld worden, dat vanuit hún perspectief in de behoeften van de deelnemers voorzien wordt en dat er interactie is tussen zaal en podium.
Heb je deze stap eenmaal genomen, dan opent zich een keur aan mogelijkheden om de deelnemers ook echt actief te betrekken bij het verhaal van de expert: vragen voorbereiden in groepjes, een stemapp gebruiken om de belangrijkste uitdagingen te bepalen, enz.

een andere vorm van een gemodereerd interview is het panel-gesprek. En ja, we weten het: in de meeste gevallen zijn panels dodelijk saai en oninteressant. Maar geloof me: mits goed voorbereid en uitgevoerd, kunnen panels inspirerend en energiek zijn!

Het participatieve interview

In een ‘gewoon’ interview’ door de gespreksleider is de expert nog steeds leidend. Als je nog een stap verder zet, zijn het de deelnemers die de expert direct ondervragen. De dagvoorzitter begeleidt in dat geval het proces alleen nog maar.

Een bekend format is de town-hall meeting of ook wel college tour: de expert staat (of zit) alleen maar op het podium om vragen van het publiek te beantwoorden. Mocht het toch een beetje te eng zijn, om het initiatief volledig bij de deelnemers te leggen (bijvoorbeeld omdat een minimale inhoud gegarandeerd moet zijn), laat de dagvoorzitter het gesprek dan indelen in een aantal heldere hoofdstukken en geef de expert toestemming om ieder hoofdstuk te openen met 1 minuut presentatie. Of maak gebruik van korte video-clips.

Een andere variatie is het zogenaamde kampvuur-gesprek, vooral geschikt voor wat kleinere groepen: De expert en de deelnemers zitten in een kring (als het ware rond een kampvuur), als gelijken. De expert mag openen met 1-2 minuten presentatie, maar daarna is het initiatief volledig aan de deelnemers en hun vragen. Het mooie aan dit format is de intimiteit. Deelnemers en expert voelen zich daardoor veel vrijer om werkelijk naar elkaar te luisteren en op elkaar te reageren.
Zelf gebruik ik deze vorm regelmatig in de ‘dying moments’ (dat zijn ze soms bijna letterlijk) van een congresdag, wanneer er vaak minder mensen in de zaal zitten. Het aanpassen van de zaalopstelling brengt dan nieuwe energie en verbinding.
Maar, zul je wellicht zeggen, dit werkt alleen met kleinere groepen en ik heb 300 man in de zaal. Een terechte tegenwerping, maar denk dan eens aan deze optie: in plaats van alle experts na elkaar op het podium te zetten voor een plenaire zaal, kun je ze ook 6 keer laten spreken in een carrousel. Dat betekent kampvuursessies met 50 mensen!

TV-formats

Er is een keur aan TV-programma’s met een rol voor experts, die met een paar kleine aanpassingen prima naar het podium vertaald kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan De Wereld Draait door, Zomergasten, Nieuwsuur, Klasgenoten, diverse talkshows en ga zo nog maar even door. Het fijne is, dat deelnemers de vorm meteen herkennen en daardoor direct ‘in het verhaal’ zitten. Maar let op: ieder TV-format heeft voor- en nadelen, dus kies met zorg. De talkshow zoals Arjan Lubach die doet, zorgt meteen voor energie … maar tegelijkertijd is de vorm wel een beetje oppervlakkig. Op sommige momenten op een dag, is dat precies wat je nodig hebt. Op andere momenten is een andere vorm wellicht beter.
Hetzelfde geldt overigens voor de gespreksleider: niet iedere professional is geschikt voor ieder format. Dus als je het interaction design rond hebt, kijk dan goed wie er het beste zou passen.

Als je op zoek gaat naar TV-formats, ben je geneigd eerst naar de meer inhoudelijke opties te kijken: talkshow/interview-format/journalistieke programma’s. Maar durf ook eens verder te gaan! Stel je eens voor dat je dit Out-of-the-box format zou gebruiken, waarbij de expert reageert op de uitkomsten. Of deze misschien, waarbij de expert rond loopt en reflecteert op wat hij ziet. Hoe veel sterker zou dat zijn, in vergelijking tot een spreker op het podium!?

Nog een laatste suggestie in deze categorie: waarom niet eens een wat speelser TV-format geprobeerd? Neem bijvoorbeeld ‘Dit was het nieuws’, waarin 4 experts een vriendelijke strijd met elkaar aan gaan. Het zou de bijeenkomst minimaal enorm opfrissen.

Case Study

Het nadeel van veel sprekers is dat ze vooral hun eigen verhaal vertellen en het aan de toehoorders laten om dit te vertalen naar hun eigen dagelijkse praktijk. Door de spreker te vervangen door de expert, kun je dit omdraaien. Het is zo krachtig om deelnemers eerst aan een case te laten werken, een opdracht te laten doen of een voorbeeld uit hun eigen praktijk in te laten brengen. De expert kan daar dan op reageren en fungeren als side-coach.
In plaats van een zaal vol luisteraars, zie je dan groepjes en/of individuen werken aan een taak. De expert is er  – onder leiding van de dagvoorzitter – om ze te helpen als ze vast lopen of om leerpunten te benoemen, als ze die eenmaal aan den lijve hebben ondervonden.

Spelletjes

We weten allemaal dat ook volwassen beter leren, als ze spelen. Dus laten we eens een pub-quiz organiseren in plaats van een rechtoe-rechtaan presentatie. De teams strijden om ‘de beker met de grote oren’, de expert verklaart de antwoorden of treedt op als jury. Iedereen heeft meer lol én luistert beter.
Op neem een willekeurig gezelschapsspel en maak er een expert-format van. Wat dacht je van Ganzenbord, waarbij deelnemers op ieder vak een vraag mogen leggen, de expert de dobbelsteen gooit en antwoord geeft op welke vraag er ook boven komt.

Debat-dialoog

Laat deelnemers eens eerst met elkaar praten. De lijst mogelijkheden is eindeloos: Lagerhuisdebat, tafellakensessies,  Lego Serious Play … alles wat ze aan het denken zet over het onderwerp, voordat de expert aan het woord komt om op hun bevindingen te reageren. Ik durf te wedden dat de expert zijn verhaal beter aan zal sluiten bij de behoefte van de deelnemers én dat zij met meer aandacht zullen luisteren.

Deelnemers als experts

Waarom zou de expert op het podium moeten staan? En waarom zou het persé iemand van buiten de groep moeten zijn? In veel gevallen zit de echte expertise in de zaal, bij de deelnemers. Dus laten we de spreker niet behandelen als de alles-wetende half-god. Maak hem deel van de groep en zoek de kennis ook daar. Als je de expert en de deelnemers samen laat werken en samen laat zoeken naar antwoorden, gebeuren er wonderen.
Ooit werkte ik met een keynote spreker die de dag opende en er daarna op stond om de hele bijeenkomst aanwezig te blijven. Hij nam deel aan alle gesprekken, verwees voortdurend terug naar zijn presentatie, stelde vragen, leerde zelf nieuwe dingen en hielp deelnemers de  vertaling te maken naar hun eigen situatie. Deze spreker voelde zich niet groter dan de deelnemers, maar maakt de deelnemers groter!

Conclusie

Ik zou nog eindeloos door kunnen gaan met het noemen van formats met een expert in de hoofdrol. En jullie ook, als je jezelf toe staat om creatief te zijn.
Dus mogen we het woord ‘spreker’ alsjeblieft verwijderen uit het woordenboek? Hem of haar gebruiken als expert maakt bijeenkomsten leuker én effectiever. En dat is in ieders belang: deelnemers, dagvoorzitter, organisator en spreker … sorry: expert!

Het succes van Leren Modereren: “Ik zou de workshop zo weer doen”.

19 februari 2016
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Kim Coppes en Jan-Jaap  In der Maur trainden zo’n 200 mensen in hun workshop Leren Modereren. Een recente enquete ter gelegenheid van het 2-jarig bestaan laat ongelofelijke resultaten zien: deelnemers waarderen de workshop met een NetPromoterScore van 80! Of zoals één van de studenten zegt: “Ik zou dezelfde workshop zo weer doen”.

LM groep heeft lol

Dagvoorzitterschap is hip. Steeds meer mensen – en echt niet allemaal professioneel gespreksleider – leiden bijeenkomsten. Daarom begonnen Kim Coppes en Jan-Jaap In der Maur een professionele dagvoorzitter-workshop, waarmee ze iedereen de basisbeginselen van effectieve gespreksleiding willen aanleren.

Vanaf dag 1 tot en met de meest recente sessie, zitten vrijwel alle workshops volledig vol. Deelnemers aan de in-company trainingen én aan de open workshops zijn iedere keer weer zeer tevreden. Eén van de leerlingen zei: “Ik heb nog nooit in mijn leven zo veel geleerd in twee dagen”.

NPS score 80

Het recente onderzoek toonde de relevantie, de kwaliteit én effectiviteit van de workshop. Niet alleen scoorde hij een NPS van 80, ook waardeerde meer dan 70% van de deelnemers de training met een 9 of een 10. De laagste score was altijd nog een 7.
De deelnemers roemen de voortdurende praktische oefening en de persoonlijke aandacht. Ze noemen de workshop origineel, speels, interactief, effectief, direct toepasbaar, memorabel en zelfs een ‘diepe ervaring, die mijn leven veranderd heeft, persoonlijk en professioneel’.

LM JJ doceert

De impact en effectiviteit werd op verschillende elementen getest en gemiddeld beoordeeld met een 4,3 op een schaal van 5. Er werden opmerkingen gemaakt als: “de feedback was eerlijk en direct. We leerden zoveel vaardigheden, die we meteen toe konden passen”.

Veel deelnemers noemden het de beste training ooit. “En ik heb er veel gevolgd”, voegt eentje daar aan toe. Een zeer ruime meerderheid geeft aan, dat ze nieuwe dingen hebben geleerd, dat ze hun vaardigheden als dagvoorzitter-gespreksleider aanzienlijk hebben verbeterd en dat ze in staat zijn gebleken het geleerde ook daadwerkelijk in de praktijk toe te passen. Eén blije deelnemer zei: “de cursus speelt nog steeds door mijn hoofd. En ik gebruik wat ik geleerd heb iedere dag”.

LM Kim lacht

Perfecte trainers: 64%

De kwaliteit van de trainers Jan-Jaap In der Maur en Kim Coppes bleek een belangrijke factor in de effectiviteit van de workshop. Niet minder dan 64% van de deelnemers gaf de twee een perfecte 5 op de schaal van 5. De overige 36% gaf niet lager dan een 4 uit 5.
De studenten roemden vooral de passie, creativiteit, persoonlijke aandacht en de lol van de twee trainers. De mooiste testimonials zeiden: “coachen wordt je niet, dat bén je. De trainers waren niet aan het trainen, ze waren ons aan het helpen”.

LM deelnemer oefent

Het succes verklaard

Aanvankelijk waren Kim en Jan-Jaap vooral overdonderd door het succes. Inmiddels hebben ze wel een idee van de redenen: “Om te beginnen veranderen bijeenkomsten. Vroeger draaiden ze vooral om sprekers, nu zijn ze steeds interactiever en gericht op de deelnemers. Bovendien verandert de maatschappij: van top-down naar bottom-up, naar een wereld van samenwerking. En dat betekent dat er in alle lagen meer besproken moet worden. Ambtenaren, werknemers van grote organisaties, eigenlijk iedereen komt steeds vaker in de situatie dat hij gesprekken moet leiden. Wij denken dat dialoog de basis is voor de volgende generaties. En professionele gespreksleiding is de basis voor een succesvolle dialoog”.

Jan-Jaap In der Maur

Verkiezing Dagvoorzitter van het Jaar weer van start

13 februari 2015
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

“Wanneer beginnen jullie weer? Dat werd ons voortdurend gevraagd”, zeggen Jan-Jaap In der Maur (Dagvoorzitter.nl) en Marga Groot Zwaaftink (Commgres), de initiatiefnemer van de verkiezing ‘Dagvoorzitter van het Jaar’.
De eerste editie was een doorslaand succes, volgens Jan-Jaap: “veel aandacht voor ons mooie vak, kwalitatief zeer hoogwaardige inzendingen en drie prachtige winnaars”. Vanaf 1 maart is de inschrijving voor de verkiezing van 2015 geopend, via www.dagvoorzittervanhetjaar.nl.

banner 2

 

Marga Groot Zwaaftink is overtuigd van het belang van de verkiezing: “het vak – want dat is het – wint erbij. Maar ook de deelnemers hebben er direct voordeel van gehad”.
Oud-winnaars Rens de Jong (Dagvoorzitter van het Jaar), Stefan Wijers (Dagvoorzitterschap van het Jaar 2013) en Rick van der Kleij (Talent van het Jaar 2013) zijn eensgezind in hun enthousiasme voor de competitie. “Het is een hele fijne bevestiging, dat je goed bezig bent. En het is ook gewoon leuk om met vakgenoten te praten over het vak, zegt Rens.
“Het is heel motiverend”, vult Rick aan, “om te reflecteren op wat je kunt, hoe jij je onderscheidt en wat je nog kunt leren”. Stefan noemt de beoordeling door een kritische jury niet alleen spannend en leerzaam, maar heeft ook aantoonbaar profijt gehad van zijn titel: “Echt onvoorstelbaar veel mensen hebben gereageerd op de nominatie en de onderscheiding. Bestaande en nieuwe opdrachtgevers refereren er nog regelmatig aan en het blijkt voor hen reden te meer om met me in zee te gaan”.

Meer aanmeldingen
“We waren heel tevreden met het eerste jaar”, laat Marga Groot Zwaaftink weten, “maar we zagen ook punten ter verbetering. We hebben daarom bewust even pas op de plaats gemaakt en onszelf tijd en ruimte gegeven om een aantal aanpassingen uit te werken. Daardoor staat er nu een organisatie, die tot in lengte van jaren mee kan en die het vak dagvoorzitter de hoogwaardige aandacht geeft die het verdient”.
Om te beginnen werd de inschrijfprocedure eenvoudiger gemaakt en opent de inschrijving al in maart. Jan-Jaap rekent erop, dat dit gaat leiden tot meer aanmeldingen: “we merkten dat een bijeenkomst toch snel wegzakt. Dat betekent dat opdrachtgevers in november geen aanmelding meer doen voor een optreden dat al in april plaats vond. Nu kunnen ze het ijzer smeden, als het heet is”.
Daarnaast werden de beoordelingscriteria aangescherpt, op basis van de ervaringen van het eerste jaar. En het team dat de verkiezingen op zich neemt is uitgebreid. “Het eerste jaar bemanden we met zijn zessen drie jury’s én deden we de hele organisatie”, kijkt Marga terug. “En dat was eigenlijk niet te doen”.
Daarom werden nieuwe partners gezocht, die ieder de verantwoordelijkheid kunnen nemen voor één jury. Jan-Jaap vult aan: “dat heeft als bijkomend voordeel, dat de verkiezing ook breder gedragen wordt en daardoor nog geloofwaardiger is. Het is niet alleen meer van Dagvoorzitter.nl en Commgres. We zijn blij met Het Nederlands Debatinstituut als partner en zijn nog met een aantal partijen in gesprek.” Net als vorig jaar, is Congreswereld.nl de mediapartner.

Originaliteit, durf en inlevingsvermogen
De winnaars van de eerste editie nemen voor de verkiezing van 2015 allemaal plaats in een jury. Stefan Wijers heeft zijn persoonlijke criteria al op een rij: “Originaliteit, durf en inlevingsvermogen. Daar gaat het om, als je een goede vertaalslag wilt maken van het doel, naar het ontwerp en naar de uitvoering zelf. Nieuwsgierigheid en empathie zijn de basis en vervolgens ben ik benieuwd hoe kandidaten hun opdrachtgever mee weten te nemen in een aanpak die anders is dan anders”.
Rick gaat vooral op zoek naar zelfreflectie bij de kandidaten: “die is cruciaal om te kunnen groeien. En verder wil ik graag visie horen en hoe die aantoonbaar in praktijk is gebracht”. Rick zijn eigen uitverkiezing gaf ook hem een scherper beeld van zichzelf, vertelt hij: “Ik ben selectiever geworden in het soort bijeenkomsten die ik leid. Ik overweeg meer dan vroeger in hoeverre juist ik die ene bijeenkomst beter kan maken”.
Rens eist vooral dat een dagvoorzitter zorgt dat iedereen actief betrokken blijft: “Hij moet energie in de zaal brengen. En ik ben heel benieuwd naar de creatieve oplossingen die de genomineerden van dit jaar iedere dag weer vinden”.

Drie categorieën
Ook in 2015 wordt er gestreden om drie titels: ‘Talent van het Jaar’, voor de beste nieuwkomer. ‘Dagvoorzitterschap van het Jaar’ voor het beste, meest effectieve eenmalige optreden. En ‘Dagvoorzitter van het Jaar’ voor de echte professional, die een jaar lang op het allerhoogste niveau heeft geacteerd.
In de laatste categorie zullen de genomineerden voor het eerst ook live beoordeeld worden. Verder maken onder andere diepte-interviews deel uit van de beoordeling, met de kandidaten zelf en hun opdrachtgevers. De kandidaten worden beoordeeld op menselijke kenmerken als empathie en inlevingsvermogen, de beheersing van basis-dagvoorzittersvaardigheden, hun visie op het vak, hun investering in hun eigen ontwikkeling en het inzicht in hun sterke en zwakke kanten.

De jury’s staan onder leiding van Roderik van Grieken (Debatinstituut) en Hans Etman (Dagvoorzitter.nl). Voor de derde jury wordt nog een partner gezocht.
Elke jury bestaat naast de voorzitter uit de winnaar van de vorige editie, een opdrachtgever, een vakmens (meeting designer, vakjournalist, etc), een podiumdier (spreker, entertainer, etc) en twee ‘wildcards’.

Marga Groot Zwaaftink neemt met haar congresbureau Commgres de organisatie op zich. Jan-Jaap In der Maur (Dagvoorzitter.nl) bewaakt de selectie- en beoordelingscriteria, als algemeen juryvoorzitter.

Gert-Jan Jansen: niet goed, geld terug

5 januari 2014
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Gert-Jan Jansen is de meest ervaren dagvoorzitter-gespreksleider van ons bureau … en misschien wel van ons land. Wie weet krijgt u hem gratis is 2014!

IMG_6079

Ruim 20 jaar vakmanschap neemt Gert-Jan mee naar uw bijeenkomsten. En nog steeds loopt hij voorop in het zoeken naar nieuwe wegen, om uw bijeenkomsten nóg succesvoller te maken. Met overtuiging adopteerde Gert-Jan het ROI-denken: streven naar concrete en meetbare uitkomsten, zodat een bijeenkomst niet alleen maar geld kost, maar ook aantoonbaar iets oplevert. ‘Sessierendement‘ noemt hij dat zelf.
En omdat wij overtuigd zijn van Gert-Jan zijn toegevoegde waarde, komen we in 2014 met een unieke actie: iedere maand neemt Gert-Jan één opdracht aan met de afspraak ‘niet goed, geld terug’.

De voorwaarden zijn eenvoudig:
1) als u mee wilt doen, meldt u dat bij de boeking
2) alleen projecten met een meetbare doelstelling komen in aanmerking. Gert-Jan helpt u graag uw doel scherp te krijgen
3) Gert-Jan wordt vanaf stap 1 bij het project betrokken. Alleen als hij de event-architectuur van de bijeenkomst mede mag bepalen, kan hij zijn rol immers goed spelen en een succesvolle uitkomst garanderen
4) er wordt niet onderhandeld: als de doelstelling waar u en Gert-Jan achter stonden niet behaald wordt, stuurt Gert-Jan u geen factuur. Wordt het doel echter wél behaald, dan betaalt u Gert-Jan zijn normale tarief. Zonder compromis.

Voor meer informatie of aanmelding, kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Jan-Jaap In der Maur

Unconvention or Event Architecture?

30 augustus 2013
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

For a post on our weblog, we are looking for input on this subject:

On the one hand, there are the event organisers in favour of the ‘unconvention’: meetings that let the attendees decide on scedule, goals and what content to discuss.
On the other side of the spectrum, there are the Event Architects, designing the meeting into the smallest detail. They believe you have to take the attendees by the hand, guiding them on a journey from a to b.

What is your opinion on this matter? What are pro’s and con’s to both approaches? What is the most future-proof?
Thanks for responding,

Jan-Jaap

Waarom ga ik eigenlijk naar de IMEX?

19 mei 2013
Categorieën: Geen rubriek, Nieuws
Geen reacties »

De koffer is gepakt, het hotel geboekt. Nog even inhoudelijk voorbereiden: welke exposanten en workshops wil ik bezoeken? En dan slaat ineens de twijfel toe: waarom wilde ik ook alweer persé naar de IMEX toe?

IMEX

 

Natuurlijk: een groot deel van mijn netwerk is er. Maar rechtvaardigt dat de kilometers heen en weer naar Frankfurt? En ja: er staan ook interessante nieuwe contacten te wachten … hoop ik.
Maar scrollen door de lijst van exposanten en aangeboden sessies bevestigt weer eens het beeld: minimaal 95% van de deelnemers is nog steeds uitsluitend bezig met locatie, catering en techniek. Het aantal mensen dat bezig is met content, communicatie en technologie die werkelijk iets toevoegt is op de vingers van één hand te tellen.

Is dat erg? Eigenlijk niet: ik ben al lang blij dat ik maar 5% van de stand hoef te bezoeken. En ik reken erop dat de mensen die daar staan mijn verblijf de moeite waard zullen maken, net als de deelnemers aan het FRESH diner op de dinsdagavond. Ik verwacht inspiratie te vinden bij mensen die voor de markt uitlopen, nieuwe inzichten te krijgen van de thought-leaders van ons vak.
Ik hoop de komende jaren een verschuiving te zien, van een beurs over randvoorwaarden als bitterballen, licht en geluid naar Return on Investment en werkelijk effectieve event-architectuur. En als IMEX 2013 daar een eerste stap in is en ik daar bij mag zijn, dan is gaan meer dan de moeite waard.

World Cafe en Open Space: succesvolle formats voor werken in deelgroepen

11 april 2013
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Werken in deelgroepen kan enorm helpen een dag tot een succes te maken. Mits met beleid ingezet werkt het vaak beter om niet de hele dag plenair met elkaar te praten. Kleinere gezelschappen kennen een andere dynamiek en afwisseling in het programma houdt de mensen fris. Het World Café en de Open Space zijn twee specifieke concepten om te werken met deelgroepen. Ze hebben ieder hun eigen aandachtspunten.

GMAB12 Breaking zone
Hans Etman leidt Open Space sessie (foto: Olof wessels)

Eerder gaven we al ’8 tips voor het succesvol werken in deelgroepen’ en keken we naar de zin en onzin van terugkoppeling. Een belangrijke succesfactor voor deelgroepen is – net als bij ieder programmaonderdeel – de werkvorm: een haarscherp doel in combinatie met een zorgvuldig gekozen concept leidt tot echt resultaat. Twee formats zijn erg populair:

World Café:

De naam zegt het al: deze vorm zet mensen in ‘kroeg-opstelling’, waarbij overal in de ruimte mensen met elkaar praten over deelonderwerpen. In een aantal rondes kan in hele korte tijd heel veel bereikt worden. Verslaglegging gebeurt vaak op papieren tafelkleden.
Een aantal punten is belangrijk:

1)
Zorg voor goede gespreksleiders voor iedere subgroep. Zorg dat ze niet alleen op de hoogte zijn van het onderwerp, maar dat ze ook het doel van de dag helder voor ogen hebben en de basisprincipes van gespreksleiding beheersen. Vaak worden interne mensen ingezet voor deze functie. Een stevige voorbespreking of zelfs een korte training kan dan enorm helpen.

2)
Bepaal de rol van de dagvoorzitter. Gaat hij/zij rond om indrukken op te doen en later plenair verslag te doen? Is hij een coach voor alle groepen en breekt hij daarom in bij de gesprekken? Legt hij verbindingen tussen de groepen? Hoe helderder de afspraken, hoe groter de oogst.

3)
Werk het format verder uit. Ook het World Café kun je op allerlei manieren invullen, afhankelijk van je doel. Denk daarom na over de relatie tussen de verschillende groepen, bepaal hoe je wilt dat ze elkaar beïnvloeden en wat de concrete oogst van iedere groep moet zijn. Op basis daarvan kun je kiezen voor een geregisseerde groepsindeling, of een vrije.  En je kunt bepalen of er iedere ronde volgens een vast schema doorgeschoven wordt of dat je het over laat aan de spontaniteit.  Tot slot is ook de opbouw belangrijk: zijn alle rondes identiek, of geef je per ronde een vervolgopdracht?

4)
Denk na over het (plenaire) vervolg: hebben de groepen samen gewerkt en is het nu tijd voor concrete afspraken, bijvoorbeeld? Of worden de uitkomsten nu voor het eerst bij elkaar gelegd en is verzamelen, bespreken en keuzes maken de volgende stap?

Open Space:

Deze vorm neemt het World Café een stap verder: het staat iedereen vrij op ieder gewenst moment van groep te wisselen. Gesprekken kunnen daardoor steeds opnieuw beginnen, van richting veranderen of eindeloos de diepte in gaan. De onvoorspelbaarheid is tegelijkertijd de kracht én zwakte.
Ook bij deze vorm moet een aantal zaken afgewogen worden:

1)
hoe doe je het praktisch? Groepen kunnen per minuut van grootte wisselen. Is er een maximale groepsomvang of kun je de ruimte zo inrichten, dat er geen beperkingen zijn?

2)
Schrik niet als een groep tijdelijk leeg loopt. Vaak stroomt hij juist daarom een paar minuten later ineens weer vol. Hou tegelijkertijd de optie open om groepen  op te heffen.

3)
Wees net zo flexibel als het format en de deelnemers: durf groepen samen te voegen, of nieuwe op te richten. Dat kan gebeuren door de organisatie, eventueel in overleg met de dagvoorzitter. Maar je kunt het ook aan de deelnemers zelf laten om nieuwe groepen te beginnen.

4)
Denk na over de relatie met het doel van de dag en de rest van het programma. Geef waar nodig richting: Open Space is iets anders dan doelloze, totale anarchie.

5)
Overweeg om te werken in meerdere rondes. Dat geeft je de optie tussendoor plenair te peilen en bij te sturen. Of je kunt kiezen voor een opbouw, waarbij iedere ronde start met een verdiepingsvraag.

Voor beide vormen geldt: je geeft je deelnemers veel vrije ruimte. Overweeg dan ook om ze zeggenschap te geven over de loop van de gesprekken. Geef bijvoorbeeld iedereen een joker, waarmee hij de totale bijeenkomst één keer stil mag leggen. De dagvoorzitter bespreekt dan met iedereen het voorstel tot verbetering van het proces/de inhoud en eventueel wordt er bijgestuurd. Onze dagvoorzitter Gert-Jan Jansen bijvoorbeeld heeft veel ervaring met het principe van de ‘rode fluit’

 

De bijeenkomst, de borrel … en dan?

15 maart 2013
Categorieën: Gastblog, Geen rubriek, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Bijeenkomsten staan – gelukkig – steeds minder op zichzelf. Er wordt vooraf gecommuniceerd en ook na afloop gaat ‘de actie’ steeds vaker gewoon door. Verslaglegging kan helpen het momentum vast te houden.
Een gastblog van bedrijfsjournalist Rob Visser, CommuniCadans, over de mogelijkheden en randvoorwaarden. 

Van een evenement kun je op allerlei manieren verslag doen. Niet alleen achteraf in het relatieblad, maar ook simultaan of direct na afloop via bijvoorbeeld Facebook of Twitter. Het kan variëren van een journalistiek, inhoudelijk verslag tot een sfeerimpressie, een reeks tweets of een gedegen mindmap. Wat zijn de voor- en nadelen van deze alternatieven?

mindmap

 

Kies je voor een tekstueel verslag, mindmap of social media?

Tekst is het domein van de linker hersenhelft, die dempend werkt voor de creativiteit. Die wordt juist gestimuleerd door het gebruik van mindmaps. Maar die hebben door hun sterke structuur ook weer een bepaalde hardheid, een soort eenduidigheid die verstarrend kan werken. Alsof een bepaald brokje informatie ‘alleen maar daar’ kan staan.
In dat opzicht kan tekst dan juist wat meer meeslepend zijn. Door de zinspeling en de cadans van de woorden ontstaat een bepaalde gelaagdheid van betekenissen die bij de lezer emoties kunnen wekken en daarmee ook betrokkenheid. Dit voordeel van tekst wordt wel eens onderschat.
Een tekst heeft per definitie veel minder structuur dan een mindmap en is daarmee ook minder efficiënt om te lezen.

Ten opzichte van tweets en Facebookberichten heeft een tekstverslag veel meer lengte. Dat is een drempel voor de leesbaarheid, maar de lezer die prijs stelt op diepgang en volledigheid neemt graag plaats onder een douche van honderden woorden of meer.
Twitter en Facebook hebben als enorm voordeel dat het live karakter betrokkenheid en creativiteit schept: degenen die meelezen vormen met elkaar tijdelijk een community. Sommigen zitten in de zaal, maar ook wie aan de andere kant van het land zit  voelt zich verbonden. Daar tegenover staat de vluchtigheid van sociale media, alsof de realiteit uiteenvalt in hapklare brokjes met hier en daar een Like of RT.

Tekstverslag achteraf

Een journalistiek verslag is een tekstuele weergave van een gebeurtenis. In tegenstelling tot notulen (die in chronologische volgorde geschreven zijn) staat bij een verslag het nieuws vooraan. Overeenkomst met notulen is dat het gaat om rationele informatie die op een systematische manier is verzameld en gepresenteerd, gericht op waarde voor de lezer.
Wie een verslag maakt, diept heel doelgericht het onderwerp uit. De reportage is een journalistiek genre dat feiten vervlecht met sfeer en waarbij de selectie deels berust op toeval. De schrijver van een reportage schetst in geuren en kleuren waar hij tegenaan loopt.

Welke vorm kies je?

Een bedrijfsjournalist die terugblikt op de teambuilding voor medewerkers doet er goed aan een reportage te maken met de geëigende wanhoopskreten, druppels zweet en glorieuze overwinningen.
Voor het debat tussen directie en ondernemingsraad is het genre verslag meer geschikt, al kunnen sfeerelementen hier een uiterst belangrijke rol vervullen, zeker als het onderwerp de gemoederen in beroering brengt. Tegenstellingen worden verzacht wanneer partijen die als kemphanen tegenover elkaar staan toch weer een beetje mens worden.
Bovendien: hoe ernstig de gevolgen of de noodzaak van een voorgenomen maatregel zijn is vaak niet met het verstand te bevatten. Daarvoor is een concreet sfeerbeeld nodig, zoals de diepe zucht van een OR-lid met veertig dienstjaren.

Twitteren tijdens een event

Twitter is bij uitstek geschikt voor een realtime verslag: iedere tweet is heet van de naald! Naast de inhoud verdient ook de sfeer aandacht: in het ideale geval ontstaat een enorme synergie, maar het kan ook uitlopen op cynisme. Wees voorbereid op beide situaties: aarzel niet de discussie te prikkelen en negeer in eerste instantie negatieve uitlatingen. Ga je er wel op in, zeg dan dat er achter deze uitlating een positieve intentie zit en geef daar antwoord op.

Op Facebook verslag doen

Dit medium heeft een lagere actualiteit dan twitter en omdat de lengte van bijdragen niet beperkt is, kan de leesbaarheid gevaar lopen. Tegenover deze twee nadelen staan veel voordelen:

-         Het geven van een Like vraagt niet meer dan een muisklik.

-         Je kunt door de lengte iets meer de diepte in.

-         Je kunt discussie oproepen door heel snel een peiling te maken.

-         Een foto is direct zichtbaar via een thumbnail.

-         Conversaties worden automatisch gegroepeerd (helaas is niet goed te zien wie op wie reageert).

 Tips voor Facebooken tijdens een event

-         Het is verstandig om per bericht een maximum lengte in te stellen: zeven regels tekst is gemakkelijker te tellen dan het equivalent van vijfhonderd tekens.

-       Facebook heeft een faciliteit om een event aan te maken en zo deelnemers te werven. Doe dit zo lang mogelijk van tevoren. De pagina die hiermee ontstaat heeft een url die je ook via twitter en e-mail kunt verspreiden.

-         Deelnemers kunnen zich via Facebook aanmelden en je kunt instellen dat zij ook anderen mogen werven.

Met mindmaps verslag doen

Te midden van alle aandacht voor sociale media lijkt de mindmap wat naar de achtergrond geraakt. Dat is jammer, want ook dit medium heeft veel voordelen:

-         Het is breinvriendelijk: een goed gemaakte mindmap is met plaatjes en verbindingen een snoepkraam voor de hersenen.

-         Doordat de samenhang tussen de verschillende elementen grafisch is weergegeven, ontstaat direct overzicht. Hierdoor kan de lezer ook snel het antwoord op de eigen vragen vinden.

-         Een mindmap is snel klaar, dus het verslag van een bijeenkomst is snel te verspreiden.

-         En ook snel te lezen door gebruik van trefwoorden of korte zinnen.

 Deze mindmap ‘Smashin’ scope’ is bedacht door Tony Buzan. Hij heeft een zakelijke stijl met

rechte lijnen:

Dit voorbeeld van mindmap.nl is een meer persoonlijke mindmap met meer vrijheid, maar iets

minder goed leesbaar. Hij heet ‘hoe te mindmappen’:

 

Tips voor het lezen van een mindmap

Mensen die voor het eerst een mindmap zien, hebben wel eens moeite deze te lezen. Geef dan de volgende aanwijzingen:

-         Vorm een eerste indruk en bekijk de tak(ken) die dicht bij het centrum van demindmap zit(ten), dus ver van de uiteinden.

-         Check of hier iets staat dat raakt aan je interesse. Zo ja, check dan ook de subtakken.

-         Voeg naar wens eigen associaties toe: tekeningen, markeringen, notities, pijlen, etc.

-         Bestaat de mindmap uit meerdere vellen, leg dan een paar aangrenzende vellen tegen elkaar (twee vellen is al prima).

 

Bereid je goed voor

Welke vorm van verslaglegging je ook kiest, een goede voorbereiding is van belang, vooral op de volgende punten:

-         Vraag vooraf of je een deelnemerslijst kunt krijgen, uiteraard met correct gespelde namen. Ook vermelding van de persoonlijke Twitter- en Facebookaccounts van de deelnemers zijn handig om hen te steunen bij het netwerken, maar ook voor de tweets en berichten die jij gaat maken.

-         Als je live verslag doet via sociale media, heb je natuurlijk een internetverbinding nodig, al dan niet draadloos.

-         Regel dat een fotograaf regelmatig foto’s levert, die je naar Twitter of Facebook kunt uploaden. Of maak zelf wat foto’s.

-         Bespreek van tevoren met de organisator of dagvoorzitter de structuur van de bijeenkomst en de belangrijkste begrippen die ter sprake zullen komen, met hun spelling en betekenis.

-         Vraag direct na afloop de dagvoorzitter of opdrachtgever drie conclusies uit de discussie te selecteren en neem deze op in het verslag.

-         Vraag de opdrachtgever vooraf in hoeverre het gewenst is dat aanwezigen die deelnemen aan de discussie worden genoemd. Dit kan eervol voor hen zijn, maar het kan ook de noodzaak scheppen om het betreffende citaat nog aan hen voor te leggen. Een andere afweging is dat anonimiteit van uitspraken enerzijds een bepaalde onbevangenheid geeft: het gaat niet meer om wie het zegt, maar om de inhoud. Tegelijk geeft het noemen van namen wel weer een bepaald commitment: wie een uitspraak doet, bijvoorbeeld een toezegging, is erop aanspreekbaar en dat komt de helderheid ten goede.

 Professionaliteit vereist

Ondanks al hun verschillen hebben de vier besproken verslagvormen gemeen dat ze veel professionaliteit eisen. Empathie voor de lezer, oog voor relevantie en het vermogen informatie snel te verwerken. Wie dit doet met passie en talent is in staat veel enthousiasme te wekken en daarmee loyaliteit voor de organisator van het event.

Rob Visser is expert geloofwaardig communiceren bij CommuniCadans, hij richt zich op vertrouwen, beleving en overzicht.

Dit artikel is een bewerkte versie van een artikel dat is verschenen op De Communicatiedesk

Huur je een professional? Of bespaar je jezelf de kosten?

1 maart 2013
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Dagvoorzitter.nl verhuurt dagvoorzitters: mensen die van die functie hun vak hebben gemaakt. Maar vinden we daarom – zoals veel vakgenoten – dat je voor iedere bijeenkomst altijd een professionele dagvoorzitter in moet huren? Nee zeg!
Natuurlijk, we verdienen graag geld. Maar laten we ook eerlijk zijn: er zijn ook heel veel bijeenkomsten, die ook prima zonder een professionele, (duur) betaalde dagvoorzitter kunnen. Maar waar ligt dan de grens? We doen een poging hem te trekken:

U kunt afzien van een professionele dagvoorzitter, als:

… de bijeenkomst alleen maar bedoeld is om te zenden en feitelijke informatie over te dragen. U kunt met een gerust hart kiezen voor bijvoorbeeld een interne dagvoorzitter, als de directeur alleen maar praat. En als er geen ruimte gegeven wordt voor discussie, maar hooguit voor een enkele verhelderende vraag.

… de dagvoorzitter uitsluitend ceremoniemeester is. Als er niet meer hoeft te gebeuren dan het oplezen van de huishoudelijke mededelingen en het CV van de volgende spreker, zijn er voldoende prima spreekstalmeesters op de markt voor een bescheiden budget.

… het alleen gaat om de show en niet om de inhoud. In dat geval kijkt u beter naar een vlotte presentator. Een BN-er kan misschien zelfs mensen trekken, die anders niet zouden komen.

… de interactie in het programma volledig is voorgekookt. In dat geval hoeft een dagvoorzitter alleen maar de vooraf bepaalde vragen voor te lezen, zodat het management haar vooraf uitgewerkte antwoorden op kan lepelen.

… er op specialistisch niveau gepraat moet worden over een onderwerp. Als zowel de zaal als het podium gevuld zijn met vakbroeders en de gesprekken gaan over de inhoudelijke details van het vak, dan kan een inhoudelijk expert als dagvoorzitter een hele goede optie zijn.

Maar stel nu dat er geen behoefte is aan één van boven genoemde aanpakken. Dan zou de investering in een professionele dagvoorzitter zich wel eens terug kunnen betalen in een beter geslaagde bijeenkomst.
Wanneer kiest u voor iemand die van dagvoorzitten zijn vak heeft gemaakt? Als:

… het naast inhoud vooral gaat om inspiratie en interactie. Dan is kennis nodig van groepsprocessen en beheersing van gesprekstechnieken.

… een kritische blik nodig is. Vreemde ogen dwingen immers en een externe dagvoorzitter kan scherpere vragen stellen aan het management of de medewerkers.

… er ruimte moet zijn voor spontane ingevingen. Als het programma pas op de dag zelf zijn echte invulling krijgt en de uitkomsten niet zijn voorgekookt, is er behoefte aan iemand die kan werken vanuit improvisatie en experiment, zonder het einddoel uit het oog te verliezen.

… er een frisse kijk nodig is. Iemand van buiten kijkt nu eenmaal anders tegen zaken aan.

… er behoefte is aan een tolk/vertaler. De deelnemers spreken niet altijd dezelfde taal. Met een hoogleraar op het podium en een zaal vol leken, kan het effectief zijn als de dagvoorzitter juist niet te veel weet van het onderwerp.

… de deelnemers tegenover elkaar staan. Dan moet de dagvoorzitter in staat zijn mensen echt naar elkaar te laten luisteren en samen te laten werken.

… er nog geen helder idee is over de opbouw van de bijeenkomst. Een professionele dagvoorzitter heeft verstand van ‘event architectuur’: de kunst het juiste programmaonderdeel op de best passende plek te programmeren in de meest effectieve vorm.

… er toch een dagvoorzitter gekozen wordt voor wie het niet zijn vak is. In dat geval kan enige training/coaching door een vakman wonderen doen.

“De Gespreksleider”: uitstekend boek op zoek naar lezers

11 februari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Nieuws
Geen reacties »

Ik heb het in één ruk uitgelezen: het boek ‘De gespreksleider’, geschreven door Peter van der Geer. Het is goed geschreven, door een vakman die wéét wat de toegevoegde waarde van een professioneel gespreksleider is. Het staat boordevol waardevolle theorie en meteen toepasbare praktijkvoorbeelden. En toch heb ik twijfels of het boek echt een succes zal worden, omdat ik niet precies weet wie de ideale doelgroep is.

Peter van der Geer heeft overduidelijk heel veel ervaring als gespreksleider. Hij beheerst praktijk én theorie. Zijn boek geeft inzicht in wat de rol is van een gespreksleider en geeft concrete handvatten hoe die rol in te vullen.
Maar stel nou, dat ik een betrekkelijk ongeoefend gespreksleider zou zijn. Dan ben ik bang voor de auteur, dat ik snel zou afhaken. De lat ligt namelijk vanaf de eerste pagina hoog: Van der Geer stort al in de eerste hoofdstukken een beangstigende hoeveelheid theorieën, modellen en wetmatigheden uit over zijn lezer. De beginner zou er van kunnen schrikken en legt het boek dan wellicht weg. Sterker nog: zelfs ik – toch zeker geen beginner – werd op een aantal punten overvallen door de gedachte: ‘Tjonge, moet ik dat allemáál onthouden?!’
De ervaren gespreksleider aan de andere kant, laat het boek wellicht bij voorbaat liggen. Je hebt het daar namelijk over een tamelijk eigenwijze doelgroep, die wellicht denkt dat zij niets meer te leren hebben uit een boek. Dat is wel een volledig onterechte gedachte, overigens: het boek ademt vakmanschap, waar iedereen nog iets van kan leren. Natuurlijk is voor de professional niet alles nieuw en heb je onder vakbroeders als tijd te maken met verschil in inzicht: zo vind ik dat de werkvormen de gespreksleider soms degraderen tot B-acteur. Maar over het geheel genomen, vind ik dit boek voor iedere professional verplichte kost!

Wat me het meest aanspreekt in ‘De gespreksleider’ is dat het publiek voortdurend voorop staat en interactie een gegeven is. Van der Geers ervaring helpt om aan te voelen wat werkt: voor de deelnemers, de opdrachtgever en de gespreksleider zelf.
Wat ik jammer vind, is dat ik het boek erg geschreven vind uit het perspectief van de gespreksleider, en dat het daarmee net te weinig aandacht heeft voor ROI-denken en event-architectuur.

De conclusie kan er al met al maar één zijn: koop dat boek! Lees het en leer ervan!