J2

Stel: je zoekt een dagvoorzitter – discussieleider. Waar vind je dan degene die precies bij jouw evenement past; en hoe zorg je dat jullie samen tot een maximaal resultaat komen? Kortom: hoe professionaliseer je de bijeenkomst?
Ik heb geprobeerd (mede geholpen door een blog van Jeff Hurt – waarvoor dank!) een checklist op te stellen:

Kijk op www.goededagvoorzitters.nl (als je niet meteen www.dagvoorzitter.nl als beste oplossing ziet J).
Je vindt daar gegarandeerd professionele dagvoorzitters van uiteenlopende soort. Er zit dus altijd iemand tussen die het antwoord is op jouw vraag.

Bied training aan, als je ‘amateurs’ inzet.
Ik zie het natuurlijk liever niet, maar ik realiseer me dat er soms (héééél soms) goede redenen zijn om te werken met een ‘niet-professionele’ dagvoorzitter of spreker. In dat geval raad ik iedereen aan om ze een korte training te laten geven door een professional.

Stel je programma met zorg samen.
Vaak wordt gekozen voor een tamelijk traditionele programmaopzet. In veel gevallen is dat een prima oplossing, maar in net zo veel gevallen zijn er betere opties. Kies eens een minder voor de hand liggende opbouw van de dag of werk eens met verrassende discussievormen. Maak een veel bewustere afweging, dan je nu al gewend bent en maak daarbij vooral gebruik van de ervaring van je dagvoorzitter.
Ik zal een volgende keer eens een blog schrijven over ‘het ideale programma’. Eerder al schreef ik over verschillende discussieformats: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/   

Formuleer leerdoelen voor ieder programmaonderdeel.
Een dagvoorzitter kan zijn werk beter doen, als voor ieder onderdeel van de dag helder omschreven is, wat er nu precies gecommuniceerd moet worden en aan/met wie. Omschrijf wat deelnemers aan het eind van de sessie geleerd moeten hebben en pas daar de opzet van de presentatie/discussie op aan.

Evalueer
Laat deelnemers achteraf aangeven of inhoud en aanpak van een programmaonderdeel voldeden aan de omschrijving uit het programma en de gestelde leerdoelen. Hoe vaak heb jij bij de aankondiging van een spreker al gedacht: zit ik wel in de juiste zaal? En hoe vaak heb je de zaal al verlaten met het onvoldane gevoel dat je die tijd beter had kunnen besteden?
Als je dagvoorzitters of sprekers evalueert, vraag dan naar een oordeel over zijn: kennis, inhoud, relevantie, toepasbaarheid, tempo, stijl.  

Bepaal de gewenste gemiddelde score en stuur bij.
Laat deelnemers cijfers geven en bepaal vooraf het gewenste gemiddelde per programma-onderdeel. Organiseer je een serie evenementen, stel je dan tot doel de gemiddeldes te laten stijgen door tussentijds te evalueren.
Met dagvoorzitters en sprekers kun je eventueel harde afspraken maken over deze evaluaties: onder een bepaalde gemiddelde score zou je korting kunnen bedingen. En je kunt een bepaling in de overeenkomst opnemen, die je het recht geeft zonder verdere verplichtingen af te zeggen, als de eerste optredens onder een vastgesteld gemiddelde scoren.

Eis maatwerk.
Neem in het contract een voorwaarde op, die dagvoorzitter en sprekers verplicht stelt research te doen (en wees dan ook bereid daarvoor te betalen) en hun presentatie aan te passen aan publiek en communicatiedoel.
Het is wellicht lastig te meten (suggesties zijn welkom), maar iedereen voelt meteen als een spreker alleen maar zijn standaard praatje staat af te draaien of als een dagvoorzitter niet weet waar het over gaat.

Huur geen bekende namen, maar kwaliteit.
Nog te vaak wordt gedacht dat mensen af komen op bekende namen, als dagvoorzitter of als spreker. De meesten mensen eisen echter kwaliteit en inhoud, geen dun vernislaagje.
Ik zeg overigens niet, dat er geen BN’ers zijn met kwaliteit. Ik zeg alleen dat hun bekendheid niet de primaire reden moet zijn om ze in te huren. Huur iemand zonder de juiste kwaliteit en je gemiddelde scores zullen tegen vallen.

Kijk goed naar je locatie/techniek.
een slechte locatie en techniek kunnen het succes van een zorgvuldig samengesteld programma volledig teniet doen. Check daarom – liefst samen met de dagvoorzitter – het licht, het geluid, de zichtlijnen, de projectie etc.

Kies de juiste zaalindeling.
Standaard wordt vaak gekozen voor de theateropstelling: het publiek in brede rijen in de zaal; dagvoorzitter, sprekers en forum op het podium. Maar er zijn zo veel meer mogelijkheden, ieder met hun eigen voor- en nadelen. Welke je kiest hangt helemaal af van je programma, je doel en je publiek. Ik zal daar een volgende keer een uitgebreidere blog over schrijven.

Ik ben benieuwd naar jullie opmerkingen en/of aanvullingen.

Interviews zijn een cruciaal onderdeel van vrijwel ieder programma; de goede uitvoering ervan bepaalt voor een belangrijk deel het slagen van een evenement. Omdat geen enkel interview hetzelfde is en doel, doelgroep en interviewee per keer verschillen, moet iedere dagvoorzitter kunnen schakelen tussen verschillende interviewtechnieken.

Belangrijke afwegingen zijn:

• Kies ik voor gesloten of open vragen? De eerste helpen het gesprek focus te geven en kunnen een onzekere of onduidelijke interviewee helpen toch zijn verhaal over te brengen: hij hoeft immers alleen maar te bevestigen wat de interviewer hem ‘influisterde’. Open vragen maken een gesprek ‘echter’ en geven de interviewee meer ruimte. Deze aanpak is vooral geschikt voor inventariserende gesprekken;
• Ben ik op zoek naar feiten of meningen? Gaat het om ‘de werkelijkheid’, dan volstaan gerichte vragen. Heb je het over iemands visie, dan kan bijvoorbeeld een Socratische aanpak zinnig zijn: door steeds scherper gestelde ’stel dat’ vragen de grens van een moreel dilemma opzoeken;
• Geef ik de interviewee alle ruimte zijn verhaal te doen of hou ik hem kort? In het eerste geval kom je dichter bij de persoon en kies je voor de beleefde weg. Onderwerp je iemand aan een kruisverhoor, dan kan dit de opbrengst van het interview en de amusementswaarde verhogen, maar loop je het risico dat iemand dicht klapt;
• Ben ik neutraal of betrokken? Vragen stellen vanuit je eigen ervaring/belevingswereld kan de band met interviewee en zaal enorm versterken. Je kunt er echter ook de plank verschikkelijk mee mis slaan;
• Interview ik alleen? Een tweede interviewer kan verrassende effecten hebben, maar werkt alleen als de afspraken goed zijn en je elkaar aanvoelt;
• Interview ik een aantal mensen tegelijk of kies ik ervoor ze één voor één te ondervragen. Een groepsinterview/forum geeft meer interactie, maar kan ook leiden tot meer spraakverwarring.

En zo is er nog een hele waslijst aan mogelijkheden te benoemen. Mijn conclusie: in de voorbereiding naar elk evenement moeten organisatie en dagvoorzitter nadenken over welke vorm het meest geschikt is.
Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen en afwegingen: welke vorm gebruik je op welk moment? Wat zijn voor- en nadelen van verschillende technieken?

Of je nu dagvoorzitter bent, spreker of organisator, het is belangrijk dat je gasten zich welkom voelen én dat je echt contact met ze maakt. Zelf spreek ik vooraf altijd zo veel mogelijk mensen, bij de inloop en de koffie. Ik proef de sfeer en kan peilen wat er leeft, waardoor het resultaat tijdens de bijeenkomst beter wordt.
Als de deelnemers de zaal in gaan, sta ik bij de ingang om ze welkom te heten. In het algemeen wordt die ontvangst gewaardeerd en het is prettig als de gasten je gezicht al een keer gezien hebben voordat je op het podium verschijnt.

Het betekent dat ik ruim op tijd klaar moet zijn met mijn voorbereidingen in de zaal en niet op het laatste moment binnen kan komen hollen. Ik zie het vrijmaken van deze tijd als investering in een geslaagde bijeenkomst.

Doorvragen zit niet in onze cultuur. We beseffen te weinig dat we diepere lagen alleen bereiken door verder te graven.

Altijd maar ‘ja en amen’ zeggen tegen je klant, je collega, je baas of tegen je publiek maakt het eindresultaat niet beter. Een goede discussie maakt scherper, waar het nou echt om draait. Stel daarom de vragen die niemand horen wil en je betekent meer voor je toehoorders, dan wanneer je de vragen stelt waar iedereen het antwoord al op weet.

Ik wil iedereen uitdagen eens een experiment te doen: probeer een hele dag lang overal op door te vragen. Stel letterlijk alles ter discussie en het zal je een aantal verfrissende inzichten opleveren.

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen (of als je het niet aandurft: je verwachtingen): wat levert je vragende houding op? Hoe lang blijven mensen het prettig vinden dat je doorvraagt? Accepteren mensen dat je iedere vraag beantwoord met een wedervraag? Waar ligt de grens van wat je nog ter discussie kunt stellen en wanneer gebieden beleefdheid en sociale omgangsvormen je te stoppen met het experiment?

René van den Bos/Digiredo schreef een helder verslag van de Masterclass Social Media: http://www.marketingfacts.nl/berichten/20090605_social_media_masterclass_voor_de_evenementenbranche/

Afgelopen weekend woonde ik de jaarlijkse conventie bij van mijn vakvereniging, de Professional Speakers Association Holland. En wat een inspirerende bijeenkomst was het weer! Diverse nationale én internationale top-sprekers deelden hun visie en expertise; stuk voor stuk verhalen, waar ieder bedrijf baat bij zou hebben.

Veel Speeches gingen over communicatie en de vraag hoe je jezelf - vooral in deze lastige tijden - kun verkopen. Amerikaans visibility-coach David Avrin legde uit, hoe je kunt zorgen dat je voortdurend in het blikveld van je potentiële opdrachtgevers blijft. Alan Stevens leerde ons, hoe je gratis publiciteit kunt krijgen en Lesley Everett behandelde het onderwerp ‘personal branding’.

Het optreden van W. Mitchell was voor mij het absolute hoogtepunt. Hij is meervoudig gehandicapt, als gevolg van twee ernstige ongelukken, en toch vindt hij de kracht om zijn publiek voor te houden ‘dat het leven niet is wat je overkomt, maar wat je er van maakt’.
Billy Selekane hield ons voor dat de westerse wereld veel kan leren van zijn Zulu-cultuur en de manier waarop de Zulu’s zich organiseren. Martin Laschkolnig wijdde ons in, in zijn manier van ‘zelf-acupunctuur met je vingertoppen’.

Uit Nederland hield Robert Benninga ons voor, hoe we meer kunnen bereiken met minder moeite; zijn HIT-experience is een must voor iedere organisatie. Jaap Bron leerde ons op energieke en beeldende wijze omgaan met lastige mensen en onze collega Richard Bottram deelde met ons hoe hij er in slaagde 365 marathons te lopen in 365 dagen.

Kortom: een line-up om van te smullen. En dan heb ik nog niet eens de tijd gehad om de optredens bij te wonen van Hary van Hest, Jessika de Waijer & Frowa Schuitemaker, Ellen Leicher, Elisabeth Noble, Roger Harrop en Jeffrey Scott.
Wil je meer weten over één van de sprekers, neem dan even contact met me op.