J2

Gesprekken bestaan er in vele verschijningsvormen: het interview, het forum, de discussie, de brainstorm, de workshop … ja, zelfs een goede speech is een gesprek.

Maar wanneer kun je die gesprekken nu geslaagd noemen? Waneer is de interactie zo  écht, dat de dialoog meer is dan een uitwisseling van loze woorden.
Een écht gesprek bestaat uit praten en luisteren, uit het uitwisselen van kennis en informatie, uit het bereiken van een gezamenlijk doel. Een goed gesprek voldoet in mijn ogen altijd aan een aantal vaste randvoorwaarden (aanvulling zijn meer dan welkom!).

Focus:
Het is volledig duidelijk wat het doel van de bijeenkomst én van ieder individueel onderdeel is. Ook over de doelgroep is volstrekte helderheid. Helaas moet deze open deur nog steeds opnieuw ingetrapt worden.

Concept:
Het totale programma heeft de vorm die – gegeven de doelgroep - het beste bijdraagt aan het bereiken van het doel.
En ook voor ieder separaat gesprek binnen de dag wordt heel bewust gezocht naar het meest doelmatige format. Of het nu gaat om een discussie, een interview, een forum of welke gespreksvorm dan ook: er zijn altijd tientallen manieren om het in te vullen en dus moet per programmaonderdeel heel bewust gekozen worden voor het juiste format.
Zie ook de blogs over:
1: Betere programma’s: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/
2: Betere forumdiscussies: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/je-publiek-beter-bereiken-de-paneldiscussie/
3: professionaliseren van bijeenkomsten: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/06/je-publiek-beter-bereiken-professionaliseren-van-bijeenkomsten/
4: Interviewtechniek: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/
5: dé discussie bestaat niet: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/

Continuïteit:
De dialoog beperkt zich niet tot die ene bijeenkomst; voortraject en nabeschouwing vormen een intergraal onderdeel van het proces. Al dan niet digitaal (social media) wordt in de aanloop van de bijeenkomst al met de deelnemers van gedachten gewisseld over doel, inhoud en aanpak. Na afloop worden de uitkomsten opgepakt en verder uitgewerkt, eventueel ook weer via de digitale weg.
Zie de eerdere blog over mijn ervaringen: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/

Vrijheid:
Iedere vraag die gesteld moeten worden, wordt ook gesteld. Er wordt een sfeer gecreëerd, waarin iedereen zich vrij voelt te zeggen wat hij vindt.
Iedere mening telt en wordt gewaardeerd. Deelnemers gaan beleefd en respectvol met elkaar om.
Zie ook deze 10 tips voor een interactief evenement: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/03/tien-tips-voor-een-interactief-evenement/

Gelijkwaardigheid:
Deelnemers spreken met elkaar op basis van gelijkwaardigheid; waar er sprake is van hiërarchie, wordt dit helder benoemd.

Duidelijkheid:
Alle deelnemers kennen insteek en doel van de discussie. Bij aanvang is helder of het gaat om bijvoorbeeld inventarisatie, prioritering en/of het nemen van beslissingen. Feiten, meningen of gevoelens worden helder benoemd en geschieden.
Duidelijk is wat er gaat gebeuren met de uitkomst van de bijeenkomst;

Volledigheid:
De gespreksleider en de deelnemers behandelen alle aspecten van het onderwerp, van belang voor het bereiken van het doel. De juiste vraag wordt gesteld op het juiste moment. Vanuit die volledigheid worden hoofd- en bijzaken soepel geschieden binnen de context van het evenement.

Uiteraard zijn dit alleen maar de algemene randvoorwaarden, waarmee het allemaal begint. Je komt pas echt tot de beste oplossing, als je binnen deze grenzen net zo lang doorgraaft tot je de meest effectieve aanpak hebt gevonden. Daarover in eerdere (zie boven) en latere blogs meer.

We zijn het er met zijn allen gelukkig steeds meer over eens: de tijd is voorbij, dat bijeenkomsten alleen maar bestonden uit zenden. Tegelijkertijd merk ik dat veel opdrachtgevers de interactie wel met de mond belijden, maar nog niet altijd in daden omzetten; dat is niet (of in ieder geval niet altijd) uit onwil, maar veel meer uit onwennigheid.

Ik doe een poging de belangrijkste tips op een rij te zetten, maar ben natuurlijk ook erg benieuwd naar aanvullingen en voorbeelden uit jullie praktijk:

1: wees eerlijk
Natuurlijk mag je als congres-organisator enige ‘zend-tijd’ nemen, om bijvoorbeeld informatie over te brengen of nieuw beleid aan te kondigen. Maar doe dat dan in alle openheid en probeer het niet – zoals vaak gebeurt – weg te moffelen onder een sausje van interactie. Vijf minuten vragen mogen stellen over een speech van 30 minuten is natuurlijk niet verboden, maar noem het géén interactie. Je publiek is niet gek.

2: trek heldere grenzen
Interactie toestaan betekent dat je niet precies kunt voorspellen, welke lastige vragen of kritische opmerkingen er gaan komen. Om toch te zorgen voor focus die leidt tot een resultaat, is het cruciaal helder te zijn in wat wel open staat voor discussie en wat niet.

3: geef alternatieven
Als je een bepaalde vraag of opmerking niet wilt of kunt behandelen, stuur de inbrenger dan niet ‘het bos in’. Geef hem of haar erkenning voor de inbreng, beloof dat je er op terug zult komen, geef aan hoe/wanneer je dat zult doen en hou je daar aan!

4. wees flexibel
Durf jouw route op ieder moment tegen het licht te houden en aan te passen. Gooi het programma om, als daar een goede aanleiding toe is en sla zijpaden in, die een toegevoegde waarde lijken te hebben: als zich een gespreksdeelnemer uit de zaal meldt met een geweldig leuk verhaal, geef hem ruimte. Als zich uit de discussies spontaan een nieuw, onvoorzien programmaonderdeel aandient, doen! Dat kan, als je een scherpe focus hebt op waarom je ‘t – samen - allemaal doet.
Er zijn steeds meer planningssystemen beschikbaar die het mogelijk maken de dag dynamisch in te richten en daarbij het programmaboekje voortdurend aan te passen. Maak daar gebruik van, door bijvoorbeeld lengte van onderwerpen flexibel te maken of inschrijving voor workshops tot kort voor aanvang vrij te geven.

5. luister naar je publiek
Accepteer dat het niet meer ‘jouw’ bijeenkomst is, maar dat ‘jullie’ (jij en je deelnemers) samen het succes van het evenement bepalen. Dus als het publiek duidelijk andere verwachtingen heeft dan jij: benoem ze en doe er iets mee.
Sterker nog: wacht niet tot het publiek komt met tegenwerpingen of aanvullende vragen, maar vraag ze op de man af wat zij willen. Laat de deelnemers liefst vooraf en tijdens het evenement mee beslissen: welke sprekers willen ze, welke discussieonderwerpen? Welk programmaonderdeel vinden ze te lang en waar willen ze best een kwartier lunch voor opofferen?

6: giet niet alles in beton
Durf de dag in te gaan met open eindjes en zonder volledig uitgewerkte boodschap. Vertrouw op het feit dat de deelnemers ook kennis en gezond verstand hebben en laat je verrassen door hoeveel dit op kan leveren.
Ga het gesprek eens aan zonder vooropgezet einddoel en laat je leiden door wat de discussie brengt. En laat de wens eens los om de dag te voorzien van een afgeronde conclusie: het op gang brengen van een denkproces is vaak waardevoller dan het streven naar een (geforceerde) afronding.
Stimuleer ook sprekers om hun zekerheden los te laten en laat ze in plaats van 30 minuten nu een 7 minuten spreken en de rest van de tijd open laten voor vragen: als ze verstand hebben van hun onderwerp, zijn ze daar niet bang voor. Bovendien vindt echt niemand het erg, als je eens toegeeft niet alles te weten.

7: speel met vormen
Mensen worden het best gemobiliseerd, als ze verrast worden. Geef daarom ieder programmaonderdeel, met ieder zijn eigen doel, ieder het format die het verdient. Speel met lengte, groepsgrootte en aanpak; durf te vernieuwen!
Wijk daarom ook eens af van het standaard programma en durf te kiezen voor een minder voor de hand liggende opzet; begin bijvoorbeeld eens met een interactief onderdeel, vóórdat je gaat zenden.
Zie ook: ‘het programma’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/)  en ‘dé discussie bestaat niet’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/)

8: kies de juiste plek
De locatie en zijn indeling zijn cruciaal. Denk daarom eerst na wat je wilt bereiken, bepaal dan hoe en kies dan pas plek en inrichting.
Zie ook: ‘zaalopstelling’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/07/je-publiek-beter-bereiken-de-zaalopstelling/)

9: gebruik social media
Interactiviteit begint en eindigt niet op de dag van het evenement: je zet de toon door deelnemers ook al vooraf en na afloop met elkaar in gesprek te brengen en te houden. Zet de social media daarom niet alleen in om je evenement te promoten, maar vooral om een community te creëren waar inhoudelijk met elkaar gepraat word. Een ervaren moderator kan enorm helpen. 
Zie ook ‘ervaringen als digitale dagvoorzitter’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/)

10: wéés interactief
Dwing jezelf voortdurend met anderen in gesprek te gaan en daar de meerwaarde van te zien. Jouw kennis en mening zijn belangrijk, maar groeien pas echt als je ze toetst aan die van anderen. Realiseer je dat iedere deelnemer – net als jij – graag zijn kennis deelt en gehoord wil worden. Samen werken leidt tot betere resultaten.
En sta jezelf niet toe te zeggen ‘dat het publiek niet mee wilde praten’. Als een gesprek niet op gang komt, ligt dat niet aan de deelnemers, maar aan de organisatie: dan is of het onderwerp niet interessant (waarom heb je ze niet gevraagd, wat ze wilden horen?) of de gespreksvorm niet uitnodigend genoeg. Een ervaren dagvoorzitter kan helpen dit te voorkomen.
Zie ook ‘de dood van de discussie’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2008/10/de-dood-van-de-discussie/) en ‘de paneldiscussie’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/je-publiek-beter-bereiken-de-paneldiscussie/)

Soms is de ideale dagvoorzitter een ‘hij’, soms een ‘zij’ … en in sommige gevallen een ‘hun’.

Iedere dagvoorzitter is anders en elke organisator van bijeenkomsten kiest – in de ideale wereld – doelgericht voor die ene man of vrouw die naadloos aansluit bij zijn evenement. Zelf stel ik mijn opdrachtgevers steeds vaker voor niet alleen het podium op te gaan, maar de bijeenkomst samen met een collega te leiden. En gelukkig zeggen opdrachtgevers regelmatig ‘ja’.

Waarom zou je dan kiezen voor een duo-voorzitterschap? Heel simpel: omdat twee voorzitters elkaar naadloos aan kunnen vullen, omdat twee meer kunnen dan één.

Het is juist daarom, dat ik vooral samen optreed met collega’s die mijn tegenpolen zijn; die beschikken over kwaliteiten die bij mij minder vertegenwoordigd zijn.

Recent heb ik een aantal optredens gedaan met Niels van der Schaaff (www.muizenkoning.nl ) en binnenkort doe ik een programma samen met Otto Wijnen (www.ottowijnen.nl).

Duo-voorzitterschappen vergroten de toegevoegde waarde voor de deelnemers en breiden mijn ‘productaanbod’ uit. Tegelijkertijd is het zaak eerlijk te blijven: samen optreden mag geen truc worden om klussen binnen te halen, die eigenlijk helemaal niet bij je passen. Daarom ben ik nog steeds erg blij met mijn lidmaatschap van www.goededagvoorzitters.nl: daar zit altijd iemand tussen om gericht naar door te verwijzen, als ik duidelijk niet de juist ‘hij’ ben voor de gelegenheid … bijvoorbeeld als er gevraagd wordt om een ‘zij’.

Stel: je zoekt een dagvoorzitter – discussieleider. Waar vind je dan degene die precies bij jouw evenement past; en hoe zorg je dat jullie samen tot een maximaal resultaat komen? Kortom: hoe professionaliseer je de bijeenkomst?
Ik heb geprobeerd (mede geholpen door een blog van Jeff Hurt – waarvoor dank!) een checklist op te stellen:

Kijk op www.goededagvoorzitters.nl (als je niet meteen www.dagvoorzitter.nl als beste oplossing ziet J).
Je vindt daar gegarandeerd professionele dagvoorzitters van uiteenlopende soort. Er zit dus altijd iemand tussen die het antwoord is op jouw vraag.

Bied training aan, als je ‘amateurs’ inzet.
Ik zie het natuurlijk liever niet, maar ik realiseer me dat er soms (héééél soms) goede redenen zijn om te werken met een ‘niet-professionele’ dagvoorzitter of spreker. In dat geval raad ik iedereen aan om ze een korte training te laten geven door een professional.

Stel je programma met zorg samen.
Vaak wordt gekozen voor een tamelijk traditionele programmaopzet. In veel gevallen is dat een prima oplossing, maar in net zo veel gevallen zijn er betere opties. Kies eens een minder voor de hand liggende opbouw van de dag of werk eens met verrassende discussievormen. Maak een veel bewustere afweging, dan je nu al gewend bent en maak daarbij vooral gebruik van de ervaring van je dagvoorzitter.
Ik zal een volgende keer eens een blog schrijven over ‘het ideale programma’. Eerder al schreef ik over verschillende discussieformats: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/   

Formuleer leerdoelen voor ieder programmaonderdeel.
Een dagvoorzitter kan zijn werk beter doen, als voor ieder onderdeel van de dag helder omschreven is, wat er nu precies gecommuniceerd moet worden en aan/met wie. Omschrijf wat deelnemers aan het eind van de sessie geleerd moeten hebben en pas daar de opzet van de presentatie/discussie op aan.

Evalueer
Laat deelnemers achteraf aangeven of inhoud en aanpak van een programmaonderdeel voldeden aan de omschrijving uit het programma en de gestelde leerdoelen. Hoe vaak heb jij bij de aankondiging van een spreker al gedacht: zit ik wel in de juiste zaal? En hoe vaak heb je de zaal al verlaten met het onvoldane gevoel dat je die tijd beter had kunnen besteden?
Als je dagvoorzitters of sprekers evalueert, vraag dan naar een oordeel over zijn: kennis, inhoud, relevantie, toepasbaarheid, tempo, stijl.  

Bepaal de gewenste gemiddelde score en stuur bij.
Laat deelnemers cijfers geven en bepaal vooraf het gewenste gemiddelde per programma-onderdeel. Organiseer je een serie evenementen, stel je dan tot doel de gemiddeldes te laten stijgen door tussentijds te evalueren.
Met dagvoorzitters en sprekers kun je eventueel harde afspraken maken over deze evaluaties: onder een bepaalde gemiddelde score zou je korting kunnen bedingen. En je kunt een bepaling in de overeenkomst opnemen, die je het recht geeft zonder verdere verplichtingen af te zeggen, als de eerste optredens onder een vastgesteld gemiddelde scoren.

Eis maatwerk.
Neem in het contract een voorwaarde op, die dagvoorzitter en sprekers verplicht stelt research te doen (en wees dan ook bereid daarvoor te betalen) en hun presentatie aan te passen aan publiek en communicatiedoel.
Het is wellicht lastig te meten (suggesties zijn welkom), maar iedereen voelt meteen als een spreker alleen maar zijn standaard praatje staat af te draaien of als een dagvoorzitter niet weet waar het over gaat.

Huur geen bekende namen, maar kwaliteit.
Nog te vaak wordt gedacht dat mensen af komen op bekende namen, als dagvoorzitter of als spreker. De meesten mensen eisen echter kwaliteit en inhoud, geen dun vernislaagje.
Ik zeg overigens niet, dat er geen BN’ers zijn met kwaliteit. Ik zeg alleen dat hun bekendheid niet de primaire reden moet zijn om ze in te huren. Huur iemand zonder de juiste kwaliteit en je gemiddelde scores zullen tegen vallen.

Kijk goed naar je locatie/techniek.
een slechte locatie en techniek kunnen het succes van een zorgvuldig samengesteld programma volledig teniet doen. Check daarom – liefst samen met de dagvoorzitter – het licht, het geluid, de zichtlijnen, de projectie etc.

Kies de juiste zaalindeling.
Standaard wordt vaak gekozen voor de theateropstelling: het publiek in brede rijen in de zaal; dagvoorzitter, sprekers en forum op het podium. Maar er zijn zo veel meer mogelijkheden, ieder met hun eigen voor- en nadelen. Welke je kiest hangt helemaal af van je programma, je doel en je publiek. Ik zal daar een volgende keer een uitgebreidere blog over schrijven.

Ik ben benieuwd naar jullie opmerkingen en/of aanvullingen.

Interviews zijn een cruciaal onderdeel van vrijwel ieder programma; de goede uitvoering ervan bepaalt voor een belangrijk deel het slagen van een evenement. Omdat geen enkel interview hetzelfde is en doel, doelgroep en interviewee per keer verschillen, moet iedere dagvoorzitter kunnen schakelen tussen verschillende interviewtechnieken.

Belangrijke afwegingen zijn:

• Kies ik voor gesloten of open vragen? De eerste helpen het gesprek focus te geven en kunnen een onzekere of onduidelijke interviewee helpen toch zijn verhaal over te brengen: hij hoeft immers alleen maar te bevestigen wat de interviewer hem ‘influisterde’. Open vragen maken een gesprek ‘echter’ en geven de interviewee meer ruimte. Deze aanpak is vooral geschikt voor inventariserende gesprekken;
• Ben ik op zoek naar feiten of meningen? Gaat het om ‘de werkelijkheid’, dan volstaan gerichte vragen. Heb je het over iemands visie, dan kan bijvoorbeeld een Socratische aanpak zinnig zijn: door steeds scherper gestelde ’stel dat’ vragen de grens van een moreel dilemma opzoeken;
• Geef ik de interviewee alle ruimte zijn verhaal te doen of hou ik hem kort? In het eerste geval kom je dichter bij de persoon en kies je voor de beleefde weg. Onderwerp je iemand aan een kruisverhoor, dan kan dit de opbrengst van het interview en de amusementswaarde verhogen, maar loop je het risico dat iemand dicht klapt;
• Ben ik neutraal of betrokken? Vragen stellen vanuit je eigen ervaring/belevingswereld kan de band met interviewee en zaal enorm versterken. Je kunt er echter ook de plank verschikkelijk mee mis slaan;
• Interview ik alleen? Een tweede interviewer kan verrassende effecten hebben, maar werkt alleen als de afspraken goed zijn en je elkaar aanvoelt;
• Interview ik een aantal mensen tegelijk of kies ik ervoor ze één voor één te ondervragen. Een groepsinterview/forum geeft meer interactie, maar kan ook leiden tot meer spraakverwarring.

En zo is er nog een hele waslijst aan mogelijkheden te benoemen. Mijn conclusie: in de voorbereiding naar elk evenement moeten organisatie en dagvoorzitter nadenken over welke vorm het meest geschikt is.
Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen en afwegingen: welke vorm gebruik je op welk moment? Wat zijn voor- en nadelen van verschillende technieken?

Of je nu dagvoorzitter bent, spreker of organisator, het is belangrijk dat je gasten zich welkom voelen én dat je echt contact met ze maakt. Zelf spreek ik vooraf altijd zo veel mogelijk mensen, bij de inloop en de koffie. Ik proef de sfeer en kan peilen wat er leeft, waardoor het resultaat tijdens de bijeenkomst beter wordt.
Als de deelnemers de zaal in gaan, sta ik bij de ingang om ze welkom te heten. In het algemeen wordt die ontvangst gewaardeerd en het is prettig als de gasten je gezicht al een keer gezien hebben voordat je op het podium verschijnt.

Het betekent dat ik ruim op tijd klaar moet zijn met mijn voorbereidingen in de zaal en niet op het laatste moment binnen kan komen hollen. Ik zie het vrijmaken van deze tijd als investering in een geslaagde bijeenkomst.

Doorvragen zit niet in onze cultuur. We beseffen te weinig dat we diepere lagen alleen bereiken door verder te graven.

Altijd maar ‘ja en amen’ zeggen tegen je klant, je collega, je baas of tegen je publiek maakt het eindresultaat niet beter. Een goede discussie maakt scherper, waar het nou echt om draait. Stel daarom de vragen die niemand horen wil en je betekent meer voor je toehoorders, dan wanneer je de vragen stelt waar iedereen het antwoord al op weet.

Ik wil iedereen uitdagen eens een experiment te doen: probeer een hele dag lang overal op door te vragen. Stel letterlijk alles ter discussie en het zal je een aantal verfrissende inzichten opleveren.

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen (of als je het niet aandurft: je verwachtingen): wat levert je vragende houding op? Hoe lang blijven mensen het prettig vinden dat je doorvraagt? Accepteren mensen dat je iedere vraag beantwoord met een wedervraag? Waar ligt de grens van wat je nog ter discussie kunt stellen en wanneer gebieden beleefdheid en sociale omgangsvormen je te stoppen met het experiment?

René van den Bos/Digiredo schreef een helder verslag van de Masterclass Social Media: http://www.marketingfacts.nl/berichten/20090605_social_media_masterclass_voor_de_evenementenbranche/

Afgelopen weekend woonde ik de jaarlijkse conventie bij van mijn vakvereniging, de Professional Speakers Association Holland. En wat een inspirerende bijeenkomst was het weer! Diverse nationale én internationale top-sprekers deelden hun visie en expertise; stuk voor stuk verhalen, waar ieder bedrijf baat bij zou hebben.

Veel Speeches gingen over communicatie en de vraag hoe je jezelf - vooral in deze lastige tijden - kun verkopen. Amerikaans visibility-coach David Avrin legde uit, hoe je kunt zorgen dat je voortdurend in het blikveld van je potentiële opdrachtgevers blijft. Alan Stevens leerde ons, hoe je gratis publiciteit kunt krijgen en Lesley Everett behandelde het onderwerp ‘personal branding’.

Het optreden van W. Mitchell was voor mij het absolute hoogtepunt. Hij is meervoudig gehandicapt, als gevolg van twee ernstige ongelukken, en toch vindt hij de kracht om zijn publiek voor te houden ‘dat het leven niet is wat je overkomt, maar wat je er van maakt’.
Billy Selekane hield ons voor dat de westerse wereld veel kan leren van zijn Zulu-cultuur en de manier waarop de Zulu’s zich organiseren. Martin Laschkolnig wijdde ons in, in zijn manier van ‘zelf-acupunctuur met je vingertoppen’.

Uit Nederland hield Robert Benninga ons voor, hoe we meer kunnen bereiken met minder moeite; zijn HIT-experience is een must voor iedere organisatie. Jaap Bron leerde ons op energieke en beeldende wijze omgaan met lastige mensen en onze collega Richard Bottram deelde met ons hoe hij er in slaagde 365 marathons te lopen in 365 dagen.

Kortom: een line-up om van te smullen. En dan heb ik nog niet eens de tijd gehad om de optredens bij te wonen van Hary van Hest, Jessika de Waijer & Frowa Schuitemaker, Ellen Leicher, Elisabeth Noble, Roger Harrop en Jeffrey Scott.
Wil je meer weten over één van de sprekers, neem dan even contact met me op.