Het DNA van een geslaagd panel

1 mei 2017
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Het is niet al te vaak, dat je ons vak in de pers ziet verschijnen. Dus als koningin Maxima plaats neemt in een panel over ‘vrouwen aan de top’, is dat een buitenkansje om de wereld ‘het leven van de dagvoorzitter’ te laten zien. De foto bij het artikel geeft een zeldzame inkijk in wat een panel tot een succes maakt … of een mislukking. Wat kunnen we leren van het optreden van onze koningin, Ivanka Trump en Angela Merkel?

WP_20170426_08_53_41_Rich

Laten we eerlijk zijn: de meeste panels zijn niet best, op het vlak van inhoud, interactie én entertainment. Het is – naar onze bescheiden mening – één van de moeilijkste onderdelen van het dagvoorzitters-vak. Laten we de foto eens analyseren.

De grootte van het panel

Wij zijn er van overtuigd dat 3 deelnemers het maximum is voor een geslaagd panel … desnoods 4, als ze een pistool op je hoofd zetten. Maar als je nauwkeurig naar deze foto kijkt, zie je in ieder geval een vijfde panellid (los van de gespreksleider), net buiten beeld aan de linker kant. Uit ervaring weten wij, dat dit er minstens één te veel is en dat bij meer dan vier deelnemers de energie, interactie en inhoud in een vrije val raken. Panelleden gaan dan vechten voor hun kans om iets te zeggen, in plaats van te luisteren en echt te reageren op de anderen. En sommige zullen het zelfs opgeven, wazig voor zich uit gaan staren en daarmee een negatieve invloed hebben op de bijeenkomst.
Dus als je met alle geweld meer dan vier mensen in het panel wilt zetten, zoek dan naar alternatieve concepten: wissel panelleden per onderwerp, wissel het panel af met korte 1-op-1 interviews, geef ieder panellid één kans om individueel de zaal toe te spreken, etc; mogelijkheden te over.

De selectie van de panelleden

Een goed panel is meer dan een willekeurige verzameling van sprekers. En het mag al helemaal niet – zoals in veel gevallen – het onderdeel zijn, waar je iedereen op het podium hijst die daar om wat voor een (meestal politieke, tactische) reden dan ook moet zijn, zonder daadwerkelijk iets bij te dragen aan het doel van de dag.
Afgaande op de foto, lijkt de organisatie in dit geval in ieder geval bewuste keuzes gemaakt te hebben met betrekking tot de samenstelling van het panel; en dat is positief. De panelleden hebben zelfs een verschillende, aanvullende achtergrond: een politica, iemand uit het corporate zakencircuit en twee ‘second-ladies’. En ook dat is goed: een succesvol panel bestaat altijd uit mensen die elkaar inhoudelijk aanvullen, omdat ze tegengestelde meningen hebben of omdat ze het vraagstuk allemaal bekijken vanuit een ander perspectief. Je kunt daarbij denken aan consument-producent-overheid, management-werkvloer-klant, of wat er dan ook maar werkt voor een specifiek vraagstuk.

Typecasting

Een goed panel herbergt niet alleen conflicterende standpunten of aanvullende perspectieven, maar brengt ook verschillende persoonlijkheden met elkaar in gesprek. In dit geval – oordelend naar de foto – zijn alle karakters aanwezig: de weloverwogen spreker, de denker, de flapuit, de sterke mening. Variatie in type deelnemer moet altijd een uitgangspunt zijn bij het samenstellen van een panel.

De gespreksleider

We kennen deze specifieke moderator niet persoonlijk, dus kunnen wij niet zeggen of ze professioneel is en of zij de best passende match is met dit panel/onderwerp. Wat we wel kunnen zien aan het plaatje, is dat haar fysieke positie helemaal fout is. Om te beginnen moet een dagvoorzitter wat ons betreft liefst staan. Dit stelt je namelijk in staat om regelmatig je positie ten opzichte van het panel te veranderen en maakt interactie met het publiek makkelijker; simpelweg door daarheen te lopen.
Maar als je dan toch moet zitten (en daar zijn soms goede redenen voor), zit dan niet in het midden! De gespreksleider moet op ieder moment alle panelleden in één oogopslag kunnen zien, om te kunnen observeren hoe ze reageren op elkaar en om interactie op gang te kunnen brengen. En dat is in dit geval overduidelijk niet het geval: de moderator kijkt naar onze koningin en kan op geen enkele manier zien, wat de rest aan het doen is.

Interactie

Natuurlijk (althans, dat vinden wij … getuige vele panels is niet iedereen dit met ons eens) wil je dat er interactie ontstaat tussen het panel en de deelnemers. Om dat op gang te krijgen is het cruciaal, dat je eerst interactie op gang brengt binnen het panel. En dat is precies waar het meestal fout gaat.
Ook in dit geval vrezen we het ergste: hun lichaamstaal lijkt te zeggen, dat geen van de overige panelleden staat te popelen om te reageren op wat onze Maxima zegt. Ze wachten ofwel beleefd op hun beurt om iets te zeggen, of nog erger: ze zijn al aan de beurt geweest en wachten nu lijdzaam op het einde van het panelgesprek.
De basisvraag hier is: als je de panelleden niet met elkaar in gesprek krijgt, waarom zet je ze dan als groep op het podium? Als je ze netjes één voor één wilt laten spreken, programmeer ze dan ná elkaar, in plaats van samen.

Als je ze wél wilt laten interacteren, gebruik dan een aantal basis-trucs (naast dat je niet in het midden gaat zitten). Om te beginnen: ga niet met één en dezelfde vraag het hele rijtje af. Pak ieder antwoord op en laat dat volgen door een verdiepende vraag aan de volgende spreker. Vervolgens hop je het liefst van de ene spreker naar de andere, wanneer je maar kunt: als je Maxima iets vraagt en de vervolgvraag op haar antwoord kan net zo goed beantwoord worden door één van de anderen, kies dan voor die ander.
En tot slot, observeer voortdurend: je zult precies kunnen zien, wie er een mening heeft heeft over hetgeen een ander panellid zegt. Zodra je iemand ziet knikken, zuchten of wat dan ook, vraag die persoon wat zij denkt! Als je dat in het begin van het panelgesprek wat vaker en sneller doet, went het panel aan het idee dat het een echt gesprek moet worden en zullen ze steeds natuurlijker op elkaar gaan reageren.

Tot slot: als je meer wilt weten over de kunst van het panelgesprek, kijk dan eens op Powerful Panels.

Jan-Jaap

Stront aan de knikker? Vraag Hans Etman!

5 februari 2015
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Steeds vaker worden onze gespreksleiders ingezet bij bewoners-/inspraakavonden en andere gelegenheden, waar ‘stront aan de knikker is’. Getuige onderstaande artikelen, deed collega Hans Etman fantastisch werk voor Sportvereniging Agilitas.
Strijdende partijen binnen de vereniging stonden elkaar zelfs voor de rechter ‘naar het leven’. Hans wist van de ALV een constructieve bijeenkomst te maken, waar de basis werd gelegd om als één saamhorige club verder te kunnen.

_MG_7857

 

Lees hier wat de lokale pers er over schreef:

De Bunschoter, voorpagina:
“Mede dankzij de ontspannen en kiene leiding van externe voorzitter Hans Etman bleven binnenbrandjes uit en voerde ondanks de tegenstellingen contructief denken toch hoogtij”.
Lees hier het hele artikel.

De Bunschoter, pagina 7, citaat van de nieuwe voorzitter Voorbach:
“Ik vond het wel spannend. Vooral of het zou lukken om de emoties die los zouden komen, te kunnen beteugelen. Dat is  goed gelukt … De externe voorzitter heeft daar zeker een positieve rol in gespeeld”.
Lees hier de volledige tekst.

 

De debatleider als debatonderwerp

17 maart 2014
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Het zijn hoogtijdagen voor debatleidend Nederland: de aankomende gemeenteraadsverkiezingen zorgen voor topdrukte. Een korte rondgang langs de Social Media laat zien dat de discussieleiders zelf ook met regelmaat onderwerp zijn van gesprek. Over twee zaken wordt heftig gedebatteerd: kwaliteit en geld.

verkiezingsdebat

Ik zie onwaarschijnlijk veel berichten voorbij komen, waarin mensen klagen over de prestatie van de gespreksleider: hij luister niet, doet zelf mee aan het debat, vraagt niet door, stelt de verkeerde vragen, laat politici weg komen met bla-bla en geeft iedereen veel te lang het woord … of juist te kort.
Om te beginnen moeten we die commentaren natuurlijk met een korrel zout nemen. Want aanhangers van politieke partijen vinden al snel dat hun lijsttrekker tekort gedaan wordt en een kritische vraag van de debatleider wordt al snel vertaald als ‘gekleurd’. Maar als je daar doorheen kijkt, is er wel een duidelijk patroon zichtbaar: bij welwillende amateurs is het commentaar niet van de lucht en komt het uit alle kampen. Bij professionals als Donatello Piras of Hans Etman (om maar eens twee voorbeelden te noemen) overheersen complimenten en constateert men, dat iedereen er wijzer van geworden is.

En dan is er het geld. Zodra een gemeente investeert in een professionele presentator, vaak een BN-er, is de kritiek niet van de lucht en lijkt iedere nuance verdwenen. Het gaat alleen nog maar over de prijs, en niet meer over opbrengst en kwaliteit.
Zo is het heel wel denkbaar dat het inhuren van Jaap Jongbloed daadwerkelijk leidt tot een betere opkomst bij het debat. Dan zou dit een waardevolle investering geweest kunnen zijn. Zonder zijn bijdrage kwam er misschien maar anderhalve man en een paardenkop, waarmee de hele investering in een debat in één klap waardeloos wordt.
En € 3000,= neertellen voor een werkelijk professionele dagvoorzitter, die het debat tot een echt succes maakt, is misschien helemaal zo gek nog niet. Het alternatief is namelijk een volledig verloren avond, waar niemand iets aan heeft.
Er is één belangrijke voorwaarde, waar in mijn ogen bijna geen enkele gemeente aan voldoet: benoemen wat het concrete doel is van het debat. Wil je als gemeente een hogere opkomst, bij het debat of aan de stembus? Of gaat het je om het faciliteren van een afgewogen keuze bij de kiezers? Pas als je duidelijk hebt wanneer het debat geslaagd genoemd mag worden, weet je wat dat waard is. En pas dan weet je als gemeente welke debatleider je in moet huren: de gemeentesecretaris, de journalist van het lokale sufferdje, een professional, een TV-presentator … of clown Bassie.

Jan-Jaap In der Maur

Het is de schuld van de dagvoorzitter

10 januari 2014
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Nieuws
Geen reacties »

De hele wereld zag de video, waarin Hollywood blockbuster-regisseur Michael Bay afgaat op het podium en zo een Samsung-bijeenkomst om zeep helpt. Maar wat gaat er nu precies mis? Een analyse.

Michael-Bay

De meeste kijkers – zij, die niets weten van evenementen – zullen zeggen: het is de schuld van de techniek. Immers: de autocue begeeft het en daardoor raakt Bay in paniek. Michael Bay verklaarde later, dat hij zichzelf voor schut had gezet. Maar volgens mij is het niet alleen zijn schuld en zijn er nog twee andere dingen aan de hand: een verkeerde conceptuele keuze en een slechte gespreksleider.

Om te beginnen het concept. Wat deze bijeenkomst maar weer eens bewijst, is dat het nooit werkt om een vraaggesprek volledig te scripten, laat staan op autocue te zetten. Zelf al was alles technisch goed gegaan, dan nog was het een volledig ongeloofwaardig interview geworden. Een vraaggesprek komt alleen over, als het spontaan is. En het grote voordeel van spontaniteit: dat kan niet kapot gaan … koppel een goede interviewer aan iemand die weet waar hij het over heeft en het gesprek wordt leuk, hoe het zich ook ontwikkelt.
Opdrachtgever Samsung heeft deze ellende zelf over zich afgeroepen, door lafhartig te kiezen voor (schijnbare) volledige controle. Ze hadden regisseur Bay moeten vragen vrijuit te spreken, in het vertrouwen dat hij dan mooie dingen zou zeggen.

En dan mijn collega, de gespreksleider. Die man doet een aantal cruciale dingen fout:
1) hij had het interview nooit uit handen mogen geven aan de autocue
2) op het moment dat de autocue het begeeft, had hij het heft over moeten nemen. Nu hoor je Bay zelf zeggen ‘we slaan er ons wel doorheen’. De dagvoorzitter had hem daar bij moeten steunen, door meteen echt met hem in gesprek te gaan, in plaats van als een soort vlees geworden autocue voorgekookte vragen op te dreunen
3) ook fysiek had de interviewer Michael Bay bij moeten staan. Door op het moment dat de ellende begint naast hem te gaan staan en hem een nieuw houvast te bieden
4) hij had de problemen kunnen benoemen: “U merkt, de techniek laat ons in de steek. Achter de schermen gaan ongetwijfeld een paar mensen helemaal uit hun dak, maar wij gaan onverdroten door”. Een kleine grap had misschien kunnen helpen: het wordt hoog tijd dat Samsung ook autocues gaat maken
5) weet wanneer je verloren heb: vragen om een applaus voor Michael Bay is potsierlijk.

En natuurlijk: commentaar leveren vanaf de zijlijn, is altijd makkelijk. Het zal iedere dagvoorzitter wel eens overkomen, dat hij blundert. Ik kan alleen maar hopen dat de mijne minder erg zal zijn … en niet op YouTube geplaatst wordt.

Jan-Jaap In der Maur

 

 

High Profile Locatieonderzoek door de bril van een dagvoorzitter

5 november 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen
Geen reacties »

Recent viel het jaarlijkse locatieonderzoek van High Profile weer op de mat. Een mooi vormgegeven boekwerk, met veel feiten en cijfers. Als je er naar kijkt met de blik van een dagvoorzitter, valt een aantal dingen op:

locatie

44% van het budget gaat op aan locatie en catering. Dat is veel, in onze ogen. Zeker omdat we merken dat slechts een klein percentage besteed wordt aan content. Die verhouding moet volgens ons veranderen.

Slechts 11% van de opdrachtgevers werkt met een evenementenbureau. Dat is heel weinig, maar klopt wel met onze ervaring. Ook bij Dagvoorzitter.nl komt zo’n 90% van de aanvragen rechtstreeks van de opdrachtgever. Voor locaties ligt hier een gouden kans: aangezien de locatie vaak het eerste is waar een opdrachtgever zich over buigt, kan een locatie zich onderscheiden door die opdrachtgever op meerdere vlakken te ontzorgen. Bijvoorbeeld door de beschikking te hebben over een professionele pool aan dagvoorzitters-gespreksleiders, door contacten te hebben met sprekersbureaus etc. Omgekeerd helpen wij onze klanten graag aan de juiste locatie, als die daar om vraagt. Kortom: laten we elkaar helpen en daarmee de dienstverlening naar de klant verbeteren.

75% van de opdrachtgevers stelt vooraf een pakket van eisen op. Wij zouden heel benieuwd zijn, wat daar dan in staat. Onze eigen ervaring leert, dat er maar zelden gekeken wordt naar de ‘venue message’ en te vaak staan wij als dagvoorzitter op een plek die niet bijdraagt aan het halen van het doel van de bijeenkomst … of dat zelfs tegenwerkt. In praktijk wordt de locatie als eerste geboekt, zonder dat al precies helder is wat het programma zal zijn en elke eisen dat stelt aan de locatie. Dat zou andersom moeten.

Voor 79% is prijs de doorslaggevende factor. Opvallend is daarnaast, dat opdrachtgevers van een locatie vooral creativiteit verwachten, klantvriendelijkheid, goede bereikbaarheid, flexibiliteit etc. In onze ogen zou de focus moeten liggen op ROI: hoeveel draagt de locatie bij aan het welslagen van de bijeenkomst? Als door de keuze van de juiste locatie het doel van de bijeenkomst wél gehaald wordt, mag die toch best iets meer kosten? Dat vereist dan wel dat het doel van de bijeenkomst volledig helder is, en daar ontbreekt het nog wel eens aan.

Jan-Jaap In der Maur

LEF: de locatie van de toekomst

17 juli 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken
Geen reacties »

Onlangs bracht ik een bezoek aan het LEF future center en ik was onder de indruk: dit is precies hoe we in onze branche naar locaties zouden moeten kijken! In het overgrote deel van de gevallen kiezen organisatoren van bijeenkomsten hun venue met weinig zorg en wordt er niet of nauwelijks gekeken naar de invloed die de locatie heeft op het halen van de gestelde doelen. En dat moet anders: de locatie hoort naadloos aan te sluiten bij de meeting. Het LEF future center pakt de zaken wezenlijk anders aan.

lef in bedrijf-20

Neurologie, psychologie en sociologie dienden als basis voor het ontwerp van het LEF. Uitgangspunt is dat 95% van je handelen en denken gestuurd wordt door onbewuste routine. Als je die kunt doorbreken, worden nieuwe verbindingen gemaakt in de hersenen. Het gevolg: je bent ineens ook in staat nieuwe verbindingen te zien in informatie of tussen (zakelijke) relaties.
Om dit te bereiken, maakt het LEF gebruik van een aantal elementen. Ik noem de belangrijkste:

Beeld: iedere ruimte maakt gebruik van projectie. De vertoonde, steeds wisselende beelden beïnvloeden je op de 13 belangrijkste emoties, op individueel en groepsniveau.

lef in bedrijf-18

Beweging: groepen verplaatsen zich met grote regelmaat naar een nieuwe ruimte. Er is een afwisseling tussen staan, zitten en zelfs liggen. Uitgangspunt is dat iedereen actief deel neemt en dat mee liften zonder werkelijke bijdrage niet voor komt.

lef in bedrijf-49

Inrichting: iedere ruimte kent zijn eigen architectuur en meubilair, steeds bedoeld om het proces op een bepaalde manier te sturen. Een ruimte met veel glas en de blik naar buiten brengt je in de modus ‘weidse blik’. Met zijn allen zitten in een boot brengt als vanzelf gesprek op gang. Werken aan een Esscher-achtige tafel prikkelt de fantasie.

lef in bedrijf-36

Professionele facilitatoren: de gespreksleider moet precies weten, hoe met groepen en individuen om te gaan. Hij of zij kent het einddoel en stuurt daar met een zorgvuldig opgebouwde dag naar toe. Hij of zij stelt de juiste uitgangsvraag, creëert een veilige omgeving en maakt een bewuste keuze voor de modus (contemplatief, introspectief, …).

lef in bedrijf-47

Catering: voeding en drinken helpen doelen te bereiken. Het moet niet alleen gezond en duurzaam zijn, maar ook de juiste energie geven: weinig suikers, veel fruit. Soms liever even geen koffie. Er is onder andere het sportmenu: iedere 90 minuten iets eten helpt om de hele dag door te kunnen werken, zonder echte pauze. Het is vooral geschikt voor eenvoudige vraagstukken, die vragen om een snelle, oppervlakkige productie van oplossingen.
Maar wil je bijvoorbeeld het groepsgevoel stimuleren, dan is de samenwerkingslunch ideaal: naar buiten met een picknickmand, waaruit je alles moet delen.

lef in bedrijf-42

Onderzoek en resultaat:  het LEF bouwt ook aan haar expertise en doet onderzoek. De resultaten zijn zeer waardevol voor iedereen die zich bezig houdt met bijeenkomsten. De resultaten van het LEF zijn verbluffend: in 85% van de gevallen worden de doelen van bijeenkomsten gehaald. Er wordt daardoor binnen projecten enorm bespaard op (doorloop)tijd en manuren; dat levert per jaar zo’n 8 miljoen euro op.  Bovendien zijn er bij-effecten die ook waarde hebben voor de organisatie: inhoudelijke verrijking, het realiseren van doorbraken en verbetering van samenwerking. LEF deelt haar kennis en onderzoek met iedereen die interesse heeft.

Het LEF kent maar één nadeel: het is van Rijkswaterstaat en is daardoor niet voor iedereen ‘te boeken’ als all-in faciliteit. Ik daag onze markt uit deze kans op te pakken!

Gastblog: bijeenkomsten moeten emotioneler

12 juli 2013
Categorieën: Gastblog, Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken
Geen reacties »

Return on Investment wordt steeds belangrijker in onze branche. Maar waarom meten we alleen op het behalen van harde, zakelijke doelstellingen? Waarom kijken we nog zo weinig naar de Return on Emotions, naar hoe een bijeenkomst ons persoonlijk raakt?
Een prachtige en zeer persoonlijke gastblog van Marga Groot Zwaaftink, eigenaresse van Commgres Congresbureau.

Ik heb als kind brandwonden opgelopen. Een ervaring die ik me niet kan herinneren. Wat wel diepe indruk op mij maakte, is mijn opname in het Brandwonden Ziekenhuis in Beverwijk toen ik een puber was, voor een huid operatie. Op de kinderafdeling lagen vele kids die wél in hun gezicht zichtbare brandwonden hadden, dat is mij bespaard gebleven! Toen besefte ik me dat ik enorm geluk had gehad! En bewonderde ik deze kids enorm omdat die positief in hun leven stonden, ondanks alle ‘blikken’.

Marga Groot Zwaaftink

Het lot (daar geloof ik in) zorgde dat ik deze week een telefoontje kreeg van een relatie. Zij werkt voor ‘Dokters van de wereld’ dat o.a. artsen uitzendt naar gebieden waar zij brandwonden patiënten opereren die anders nooit deze hulp zouden krijgen. Op haar vraag of ik mee wilde brainstormen over kansen op een samenwerking tussen congressen en fondsenwerving zei ik meteen ja.
Dit gesprek kwam vol bij mij binnen: maximale impact! Waarom, dacht ik later. Omdat ik emotioneel diep betrokken ben! Een stap verder denkend: waarom zou niet elk congres naast een rationele, ook een emotionele doelstelling moeten hebben? Alleen dan gaan mensen immers over tot actie? Is het dromen of kan onze doelstelling ‘congressen met impact’ nog sterker waar worden gemaakt met  het zoeken en benoemen van de ‘emotionele ‘ doelstelling voor het congres?

Dromen realiseren kan!
1. Deelnemers research: vraag wat er nodig is aan potentiële deelnemers, om ‘geraakt’ te worden. Wat maakt dat zij de motivatie op voelen laaien om zaken anders aan te pakken?
2. Stel dezelfde vraag aan de sprekers die je belt en zorg dat ze het samen met jou als organisator benoemen: welke emotie gaat haar of zijn optreden losmaken?
3. Bouw gerichte interactie in tussen de deelnemers zodat zij verhalen kunnen uitwisselen en reflectie mogelijk is. Dat vraagt een grondige voorbereiding met stellingen samen met de dagvoorzitter maar die tijdsinvestering komt er zeker uit!

Het zou prachtig zijn als het lukt om de ratio én de emotie van onze deelnemers te raken! Ik ben om: ga zeker meedenken én me hard maken voor deze doelstelling. En ga helpen meer projecten in het buitenland te realiseren voor hulp aan brandwonden patiënten, via Dokters van de Wereld

Marga Groot Zwaaftink

IMEX: heel erg de moeite waard!

25 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Nieuws
Geen reacties »

Voor vertrek vroeg ik me af: waarom ga ik eigenlijk naar de IMEX? Achteraf kan ik zeggen: het was de moeite van de autorit meer dan waard!

Je moet wel weten waar te kijken: op het eerste gezicht lijkt deze internationale bijeenkomst voor event-professionals verdacht veel op de vakantiebeurs. Zo ver het oog reikt worden je exotische bestemmingen aangeboden. Of het nu Australië is, Dubai of Texas: ze vinden allemaal dat je vooral bij hun moet komen vieren of confereren. Het lijkt alles hotels en congrescentra wat de klok slaat. En dat is voor ons als bureau dat zich richt op inhoudelijke concepten natuurlijk helemaal niet zo interessant.

IMex Holland

Maar wie verder kijkt, vindt de onderstroom: een groeiende groep mensen die uit wil stijgen boven techniek en catering. Professionals die geloven dat event-architectuur, meeting-design en ROI dé termen zijn die de boventoon horen te voeren. Toen ik die mensen eenmaal gevonden had, werd het een inspirerend verblijf. Ik zet de highlights op een rij:

Wat gebouwen je vertellen:

Mike van der Vijver – schrijver van ‘into the heart of meetings’ -  hield een workshop over ‘the venue message’. Zijn stelling: iedere zaal geeft een boodschap af, die het gedrag van de deelnemers beïnvloedt. Een hotel dat zegt ‘ik ben 40 en heb botox nodig’ is dus niet de beste ruimte om een creatieve, innovatieve sfeer te creëren. En twee dagen later zag ik het zelf in praktijk gebracht: de bedoeling was een geanimeerde gedachtewisseling, de zaal zei ‘hier gedempt en beheerst spreken’.
Mike zijn boodschap: kies de venue liefst pas als je concept/programma bepaald. Maar luister minimaal goed naar je geboekte zaal en pas hem waar nodig aan.

waldorf statler

Meetings als wetenschap:

Jonathan Bradshaw (meetology) gaf één van de vele ‘campfire sessions’: kleine, intensieve groepen die onder leiding van een expert van gedachten wisselen. Jonathan specialiseert zich in het wetenschappelijk onderbouwen van werking en effectiviteit van live-meetings. In de sessie die ik bij woonde ging het over factoren die creativiteit bevorderen. Het ging over Pixar films, Darwin, Einstein, Waldorf & Statler en dat brainstormen aantoonbaar niet werkt; over de voordelen van liggen, spelen, liefde, zeurpieten en … elektrocutie. Ik heb Jonathan gevraagd zijn verhaal te vatten in een blog, dus hopelijk binnenkort meer.

Stop met organiseren, begin met creëren:

William Thomson stelde vast dat nog steeds 95% van budgetten naar de zaal, de techniek en de catering gaat. En dat meetings aantoonbaar effectiever worden, als je meer geld uitgeeft aan de inhoud.
Waarom, vroeg hij zich af, zijn bijeenkomsten zo saai? Terwijl we weten dat een carnaval in Rio meer blijft hangen dan de inhoud van een saaie speech. Dus waarom altijd alleen maar sprekers inzetten?
En waarom is netwerken nooit meer dan een half uurtje praten tijdens de lunch, terwijl iedereen zegt het belangrijk te vinden? Er moet in zijn ogen meer ruimte voor gemaakt worden en er zou gewerkt moeten worden met gerichte netwerk-concepten. Je kunt aan gerichte matching doen via bijvoorbeeld de badges en je kunt toeval een handje helpen met gamification.
William zijn boodschap: organiseer altijd, alsof de deelnemers er zelf voor moeten betalen.

FRESH diner:

Op de dinsdagavond kwam de FRESH-movement bij elkaar. Allemaal mensen die willen dat onze branche een volgende stap zet in zijn evolutie. Eens per jaar organiseren zij een conferentie in Kopenhagen. Ik hoop van harte dat jullie er komende januari allemaal bij zijn.
De avond werd gehost door ‘onze’ Lars Sorensen. Hij eindigde de bijeenkomst met een fantastische, geïmproviseerde rap in het Engels. Eerder op de dag werden Lars en ik (Jan-Jaap In der Maur) al geïnterviewd over ons vak.

Into the heart of meetings moet je gelezen hebben!

3 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Voor opdrachtgevers is het leven een stuk gemakkelijker geworden. Bij de selectie van een organisator van hun bijeenkomst hoeven ze voortaan nog maar één vraag te stellen: heb je ‘Into the heart of meetings’ gelezen? Dit fantastische boek van Eric de Groot en Mike van der Vijver is verplichte kost voor iedereen die professioneel bezig is met evenementen.

Ik werd door elk woord geïnspireerd en alles wat ik al steeds voelde, maar niet precies kon plaatsen viel ineens op zijn plek. Het boek getuigt van een geweldige visie op het vak en bevat tegelijkertijd een praktisch toepasbare werkwijze. ‘Into the heart of meetings’ kent in mijn ogen maar één zwakke plek: het bewijst dat het ontwerpen van een geslaagde bijeenkomst iets anders is dan het schrijven van een leesbaar boek. Maar daarover later meer, eerst doe ik een poging de belangrijkste punten op een rij te zetten (en dan maar hopen dat de schrijvers er blij mee zijn). into the heart of meetings De Groot en Van der Vijver omschrijven het begrip ‘meeting’ als: een fysieke ervaring rond specifieke inhoud en met een specifiek doel. Er is in hun ogen dus altijd sprake van iets ondergaan, emotie en inhoud, waarbij lichaam en geest elkaar beïnvloeden. Zie zien een evenement als een tijdelijk eco-systeem ontworpen om conventies, sociale en culturele patronen te sturen en om deelnemers door de juiste stimulans/serie gebeurtenissen bereid te maken om te veranderen.
Er zijn in de ogen van de schrijvers zes redenen om een bijeenkomst te organiseren: leren, netwerken, motiveren, beslissen, richting geven en rituelen. Ieder van deze doelen moet voor een geslaagde bijeenkomst gekwantificeerd worden; bijvoorbeeld: wat moet ‘netwerken’ meetbaar opleveren? Ze noemen dat Return on Effort.
Ze hanteren daarbij een paar basisbegrippen:

Content Flow: Iedere bijeenkomst draait om inhoud en het verplaatsen daarvan. De centrale vraag is welke kennis waarheen moet en wat de ontvanger er vervolgens mee moet doen.  De inhoud zal alleen de goede kant op stromen, als de ontvangers daar klaar voor gemaakt zijn. Deze ‘klik’ bereik je op twee manieren: de inhoud moet interessant zijn en de ontvanger moet er belang bij hebben. Goede inhoud ‘bekt lekker’, heeft persoonlijke impact op de deelnemers, draagt een ‘intrinsiek conflict’ in zich en maakt nieuwsgierig.
De auteurs maken onderscheid tussen tastbare en abstracte resultaten, om vervolgens te constateren dat het één niet zonder het ander kan. De abstracte winst (‘wij-gevoel’ bijvoorbeeld) draagt altijd enorm bij aan de tastbare beslissingen. Hoe meer abstracte effecten, hoe meer magie de bijeenkomst kent.

Experience Concept: Als is vastgesteld waar de inhoud naartoe moet reizen, is de volgende vraag: hoe verplaats je de inhoud het meest effectief? Welke ervaring moet de deelnemers ondergaan, om de inhoud binnen te krijgen? Belangrijk daarbij is je te realiseren dat een bijeenkomst altijd gaat over iets dat elders plaats vindt (voorbeeld: een recente bijeenkomst over het aanpakken van de problemen waar de detailhandel mee te maken heeft. Het gaat over winkels, maar je zit in een vergaderzaal) en dat er dus ‘geregisseerde elementen’ in het programma moeten zitten om die andere wereld voelbaar te maken. Met name aan het begin van het programma moet dit bewust ingepland worden. En aan het einde van de dag moet de oogst uit de zaal bewust concreet toepasbaar gemaakt worden naar de ‘echte wereld’.

Facilitation style: Het zal jullie niet verbazen, dat dit onderdeel ons het meeste aanspreekt. De combinatie van Content Flow en Experience Concept wordt mogelijk gemaakt door een hele reeks mensen: de dagvoorzitter – natuurlijk -, maar ook sprekers, technici, cateringpersoneel, hostesses, etc. De Groot en Van der Vijver omschrijven in hun meeting designs altijd de stijl van de dag; bijvoorbeeld: ‘ontspannen formeel’ of’ ‘vertrouwd kritisch’. Alle betrokken partijen kunnen daar hun eigen aanpak uit destilleren. De dagvoorzitter kan daarmee zijn toon, tempo en aanpak bepalen.

Content providers: Veel bijeenkomst beginnen met het vastleggen van de sprekers (en vaak ook de dagvoorzitter), terwijl de architectuur nog niet af is. Dat is volgens de schrijvers net zoiets als meubels kopen, terwijl je nieuwe huis nog niet eens ontworpen is. Zij pleiten ervoor om eerst  te bepalen welke functies programmaonderdelen hebben en dan pas te bepalen, wie de benodigde inhoud mag brengen. In onze ogen kan de dagvoorzitter juist in die fase een belangrijke rol spelen, vanuit zijn ervaring met de effectiviteit van programma’s en interactie.
En heel belangrijk: zij zien sprekers niet als enige mogelijkheid om te voorzien in inhoud. Het kan ook met discussie, co-creatie, gericht inzetten van groepsdynamiek, coaching, gaming (denk eens aan Cyriel Kortleven), muziek, poëzie, film, theater en noem maar op.

Venue Message: Wij bepleitten al eerder, eerst na te denken over de aanpak, alvorens een locatie te kiezen. En ook ‘Into the heart of meetings’ zegt: ieder doel kent zijn eigen ideale venue, dus denk eerst goed na wát je er precies wilt gaan doen. Ook een locatie geeft een boodschap af en die moet je bewust inzetten: wat doet de ruimte met je gemoed, in welke modus brengt de ruimte je en wat zijn er functioneel de mogelijkheden.

Net als wij en vele anderen, zeggen De Groot en Van de Vijver dat je een geslaagd meeting design niet kunt bereiken, zonder kennis van de doelgroep. Maar zijn gaan nog een stap verder: zij zeggen dat je altijd moet praten met de doelgroep, voordat je de bijeenkomst ontwerpt. En dat vereist dat de opdrachtgever bereid is geld vrij te maken voor deze research.

Een geslaagde bijeenkomst – tot slot – kent niet alleen harde uitkomsten, maar legt deze ook vast. ‘Into the heart of meetings’ onderscheid 4 elementen:

Outcomes ownership: Vastgelegd wordt wat er is besloten en wie er op welk moment wat doet om de resultaten uit te voeren of te verzilveren.

Power of Ritualisation: Met een sluitingsceremonie wordt de verantwoordelijkheid voor de resultaten over gedragen.

Post-meeting communication: Door middel van follow-up wordt verzekerd dat iedereen ook doet wat hij belooft.

Design impact: De resultaten worden vastgelegd op een manier die iedereen aanspreekt. Dus zowel visueel (kijken), mondeling (luisteren) als fysiek (doen).

Zoals gezegd: ‘Into the heart of meetings’ lezen is wel iets voor doorzetters. Op zich is de schrijfstijl vlot, maar daarmee is het boek nog niet makkelijk leesbaar. De schrijvers hebben namelijk erg veel woorden nodig om to the point te komen. Veel omhaal van woorden en te veel nodeloze uitleg over hoe het boek in elkaar steekt leiden af van de inhoud. De uitgeschreven toneelstukjes aan het eind van ieder hoofdstuk voegen in mijn ogen niets toe en werden door mij al snel over geslagen. Een goede redacteur de vrije hand geven bij het redigeren zou het boek minimaal 75 pagina’s korter maken en een stuk leesbaarder.

Maar bovenaan blijft staan, wat een geweldige bijdrage De Groot en Van der Vijver leveren aan het naar een volgende niveau tillen van ons vak. Aan hun heb ik een verzoek: schrijf hetzelfde boek nog een keer, maar dan specifiek gericht op meeting owners. De komende tijd zal ik met enige regelmaat een passage uit het boek nemen en proberen die te vertalen naar het niveau van de dagvoorzitter/gespreksleider.

iBook “ROI van je evenement” verplichte kost

6 november 2012
Categorieën: Geen rubriek, Gezien gehoord gelezen
2 reacties »

Het Evoluon – u weet wel: die prachtige retro, maar nog altijd innovatieve lokatie in Eindhoven – bracht onlangs het iBook “de ROI van je evenement” uit. Het is verplichte kost voor iedereen die bijeenkomsten organiseert! Downloaden kan via www.evoluon.com.

Het boek werd geschreven door twee experts op het gebied van ROI en evenementen: Ruud Janssen en dr. Elling Hamso. Verder is er een bijdrage van Rob Captijn, één van de grote ROI-zendelingen van ons vak. Hun gezamenlijke verhaal is me uit het hart gegrepen: pas als iedere organisator van evenementen bereid is zijn werk zo structureel te benaderen wordt het mogelijk de feitelijke toegevoegde waarde van een professionele, passende dagvoorzitter te benoemen. En ik wil niets liever dan dat!

Voor wie het boek nog niet gelezen heeft alvast een korte samenvatting/preview:

- Evenementen zijn weliswaar kostbaar, maar kunnen ook heel veel opleveren. Alle zintuigen worden immers geprikkeld;

- De kans op ROI is daarom groot bij evenementen. Het risico dat je geld weg gooit net zo;

- Een evenement geeft pas ROI als ‘gedragsverandering’ het doel is. Dat is immers wel concreet en meetbaar te maken;

- Alleen richten op het verspreiden van kennis of het veranderen van houding is dus niet genoeg;

- Leren ligt aan de basis van gedragsverandering. Er zijn 4 soorten leren: kennis, vaardigheid, attitude, andere mensen leren kennen;

- Er is pas toegevoegde waarde (ROI), als de deelnemer het geleerde ook gaat DOEN;

- Je bereikt ‘doen’ in 4 stappen naar gedragsverandering: eerst moet je de noodzaak van gedragsverandering aantonen. Daarna moeten alle argumenten voor en tegen behandeld worden. Tot slot moeten de deelnemers geactiveerd worden: ze moeten de kans krijgen hun ‘ja, ik wil’ meteen in praktijk te brengen en moeten daarvoor leren hoe dat te doen.

- ROI bereik je niet alleen op de dag van het evenement zelf. Voortraject en nazorg zijn cruciaal.

En nu maar hopen dat de heren kunnen leven met deze samenvating.
Ik had slechts één klein puntje van kritiek: er wordt steeds gezegd dat álle belanghebbenden mee genomen moeten worden in het bepalen en bereiken van ROI. Maar waarom staat ‘de dagvoorzitter’ daar niet bij, temidden van sprekers, lokatie etc?