J2

Hoe is het toch mogelijk: we zijn het er in grote meerderheid over eens, dat deelnemers tegenwoordig ook echt willen déélnemen, maar in de meeste gevallen wordt nog steeds gekozen voor een traditionele dagindeling.

Een programma met de bekende ingrediënten (sprekers, forumdiscussie, subsessies en tot slot een plenaire samenvatting) gaat uit van de ouderwetse gedachte dat ‘het podium’ zendt en de zaal ontvangt.

De netto opbrengst van bijeenkomsten is aantoonbaar hoger, als gekozen wordt voor interactie en als de verzamelde kennis en creativiteit in de zaal ten volle benut worden.

De mogelijkheden om het onderscheid tussen zender en ontvanger weg te laten vallen, zijn eindeloos. Ik doe een paar voorzetten:

De zaal bepaalt:

Begin een onderwerp eens niet met een spreker, maar laat eerst de zaal aan het woord. Zet de ‘expert’ pas later in, als er behoefte ontstaan aan een ‘joker’ die de discussie in perspectief kan plaatsen.

De spreker bindt in:

Erg weinig sprekers hebben het in zich een zaal meer dan 15 minuten te boeien. Waarom geven we ze dan toch iedere keer 30-45 minuten het podium? Laat de spreker zich eens beperken tot een inleiding van 10 minuten, waarna hij de interactie met de zaal aangaat.
Nog sterker kan het zijn de inleiding vooraf op te nemen en on-line te plaatsen, waardoor er op de dag zelf meteen begonnen kan worden met de interactie.

Non-lineaire opbouw:

Veel evenementen houden zich aan de meest logische opbouw. Heb eens het lef die door elkaar te gooien en kom tot verrassende resultaten.

Actief leren:

Jeff Hurt laat in één van zijn blogs zien, dat testen bij ratten hebben aangetoond dat een prikkelende omgeving leidt tot het feitelijk groeien van hersencapaciteit (http://jeffhurtblog.com/2010/04/21/killing-me-softly-with-your-lecture/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+MidcourseCorrections+%28Midcourse+Corrections+-+Jeff+Hurt%27s+Blog%29).

Sprankelende concepten:

Ik zeg: traditioneel wanneer dat effectief is, maar vooral vernieuwend als dat zinnig is. Ik geef een verre van volledige lijst concepten, die roept om aanvulling is:

-       Stemmen met je lijf: mensen fysiek vragen laten beantwoorden, kan een heel goed alternatief zijn voor dure stemsystemen. Dit kan bijvoorbeeld door ze fysiek op te laten staan, naar een stemvak te lopen of ze meer naar links of rechts langs een muur te laten gaan staan, naarmate ze het meer of minder eens zijn met een stelling.

Dit creëert grote betrokkenheid en maakt in één oogopslag inzichtelijk, hoe de groep denkt over een probleem: kiezen ze allemaal voor een veilige middenweg, is er een kleine minderheid faliekant tegen, zijn de meningen verdeeld over het hele spectrum? Het is daarmee de ideale opmaat naar een goede discussie;

-       Praktijkstudie: waarom zou je een volledig afgerond praktijkvoorbeeld behandelen, als je er ook voor kunt kiezen alleen het probleem te schetsen en de aanwezigen gezamenlijk de oplossing te laten bedenken?

-       Fishbowl: de groep wordt verdeeld in twee kringen. De binnenste kring discussieert over een onderwerp. De buitenste kring observeert het proces, de groepsdynamiek en de gebruikte argumenten. Na verloop deelt de buitenste ring zijn observaties, waarna de rollen omdraaien;

-       Intermezzo: kort (max 5 min.) onderdeel binnen het programma, dat gebruikt kan worden om randvoorwaarden te schetsen, gemeenschappelijke delers te benoemen, feiten vast te stellen. Een intermezzo kan gebruikt worden als brug tussen twee onderdelen of als inleiding tot een discussie. Hij kan bestaan uit een snelle interactie met de zaal, of een korte speech door een erkende authoriteit;

-       Open space: een breed scala aan werkvormen, waarin de deelnemers gezamenlijk agenda en aanpak bepalen. http://www.openspaceworld.org/;

-       Expert-tafels: een gestructureerd systeem om kennis rond afgebakende onderwerpen te mobiliseren. Aan losse tafels in de ruimte wordt over één onderwerp of stelling gediscussieerd onder leiding van een (zorgvuldig geïnstrueerde) gespreksleider;

-       Rolspellen: de ideale vorm om op een veilige manier gecompliceerde problemen te bespreken. Fouten mogen gemaakt worden, dus er wordt veel geleerd. Ik maak binnenkort gebruik van deze vorm, waarbij ik de rol van inhoudelijk discussieleider vervul en mijn collega Niels van der Schaaff (www.muizenkoning.nl) de begeleiding van de rolimprovisaties voor zijn rekening neemt;

-       World café: Deelnemers lopen van groep naar groep, nemen deel aan steeds wisselende lopende discussies en komen zo gezamenlijk tot verrassende oplossing.  http://www.theworldcafe.com/  

De kunst is, steeds de juiste mix te vinden. Een dagvoorzitter kan daarbij – met al zijn ervaring – een goede adviserende rol spelen.

Vernieuwende inzichten zijn geweldig inspirerend. Maar zou je daarom nooit mogen herhalen wat al eerder gezegd is? Nee, soms hebben mensen gewoon behoefte aan bevestiging van wat ze al wisten of moeten ze weer even herinnerd worden aan wat echt belangrijk is. Ook herhaling kan inspirerend en motiverend zijn!

Vergelijk het met de wereldtoppers in de sport: Roger Federer, Tiger Woods, Cristiano Ronaldo … zij kunnen een leuk balletjes slaan en trappen, maar toch hebben ze nog iedere dag behoefte aan een trainer/coach!

In de meeste gevallen wordt de locatie voor een evenement al geboekt, voordat het programma bekend is. Te vaak worden doelen niet (volledig) gehaald, omdat zaal en indeling niet naadloos aansluiten bij de opzet van de bijeenkomst.

Om het maximale uit een dag te halen, moeten de deelnemers zich goed voelen in de ruimte waarin ze vaak uren achter elkaar doorbrengen. Maak bij een volgende gelegenheid eens een bewuste keuze, bijvoorbeeld uit de volgende opties:

Theater-opstelling:

Als de spreker centraal moet staan in een meer traditionele presentatie, is de theateropstelling het meest geschikt. Het gebruik van een podium suggereert autoriteit, kracht en geeft een meer formele, traditionele uitstraling. Tegelijkertijd schept het afstand en staat het interactie in de weg.

Er kan gekozen worden voor een opstelling in rechte rijen of voor een knik aan het einde, zodat iedereen de spreker goed kan zien.

Stadion-opstelling:

Is vergelijkbaar met de theater-opstelling, alleen vormen de tribunes een volle cirkel rond het podium. Hij is vooral geschikt voor meer informele bijeenkomsten, waarbij de afstand met het publiek niet te groot mag voelen.

Deze opstelling vereist een dynamisch programma dat regelmatig van opstelling verandert, om te voorkomen dat een deel van het publiek steeds tegen de achterkant van de actie aan zit te kijken.

Hij leent zich bijvoorbeeld goed voor het indelen van de aanwezigen in ‘doelgroep-vakken’ en het op het podium roepen van deelnemers. Vaste plekken voor sprekers zijn in dit geval taboe; niet iedere spreker kan er mee omgaan, dat hij zich ‘vrij door de ruimte moet bewegen. Daarnaast kan het plaatsen van projectieschermen een extra uitdaging zijn.

U-vorm:

Is meer geschikt voor kleinere groepen, waarbij afstand en interactie afgewisseld moeten worden. De ene spreker kan afstand houden door aan het open einde te blijven staan, een meer geoefende facilitator kan de U binnen lopen en de interactie zoeken.

Vrije indeling:

Met losse stoelen en tafels kan de ruimte gedurende de dag steeds weer anders ingedeeld worden, variërend van plenaire sessies tot kleine groepen. De deelnemers hebben zo steeds maximaal (oog)contact met de mensen waar ze op dat moment mee communiceren. Deze zaalindeling leent zich bij uitstek voor brainstorms en Group-decision-bijeenkomsten.

Informele indeling:

Deze opzet gaat nog een stap verder dan de vrije indeling. Door te werken met bijvoorbeeld statafels in caféstijl, loungebanken of bean bags wordt een hele vrije, open sfeer gecreëerd. Het leent zich vooral voor een combinatie van netwerken met meer informele werkvormen, zoals World-café, open space, speeddaten, poster-gesprekken etc.

Mix-vorm:

Binnen een programma is vaak sprake van meerdere vormen, ieder met hun eigen doel. En waarom zou je dan ook niet werken met meerdere opstellingen, verdeeld over meerdere ruimtes of juist binnen één zaal. Het publiek de opstelling laten ombouwen kan erg inspirerend zijn!

Welke opstelling je ook kiest, hou er rekening mee dat een zaal bestaat uit meer dan stoelen en tafels alleen. Denk ook na over de aankleding en de atmosfeer: niets is zo ellendig als een kale ruimte met zuurstofgebrek.

Tot slot: ik heb één keer een opdrachtgever mee gemaakt, die een reeds geboekte zaal afzegde, de extra kosten voor lief nam en een nieuwe locatie zocht, omdat dit voor zijn evenement beter bleek. Hij beloofde een volgende keer pas een plek te huren, nadat het format voor de dag bekend was.

Hoe denken jullie daarover?

Niemand zal naar je luisteren, als ze niet geloven dat je meent wat je zegt. Te veel discussieleiders en sprekers spelen een rol en maken daardoor geen connectie met hun publiek.

Welke aanpak je ook kiest om je toehoorders te benaderen, zorg dat hij vanuit jezelf komt. Vertel verhalen waarvan iedereen kan voelen, dat ze daadwerkelijk uit jouw belevingswereld komen.

Als je het aandurft jezelf te zijn, komt je boodschap over. Wees authentiek, zodat opdrachtgevers weten wat ze in huis halen. Laten ze je vragen om wie je bent, niet om hoe je je voordoet … en wees anders blij dat de opdracht aan je voorbij gaat.

Of je nu een discussie leidt of spreekt: je bereikt je publiek beter, als je concreet bent. Hoe specifieker je bent in het gebruik van voorbeelden, hoe gedetailleerder je bent, hoe duidelijker de boodschap over zal komen.

Een paar simpele trucs kunnen daar bij helpen:

-              haak aan bij de actualiteit, plaats je verhaal in de context van het moment;

-              gebruik namen/merken in plaats van algemene omschrijvingen. Zeg niet dat je bij een supermarkt was, maar ‘dat je bij de Albert Heijn iets opviel’;

-              benoem de grootst mogelijke eenheid: meer dan een kwart EEUW klinkt belangrijker dan 25 JAAR;

-              maak cijfers concreet (100 mensen in plaats van ‘een grote groep’). Is het cijfer op zich niet spectaculair of veelzeggend, schrap dit dan uit je verhaal;

-              spreek uit persoonlijke ervaring, vermijdt algemeenheden.

Wie vult de lijst aan? Ik ben benieuwd!

Veel bijeenkomsten eindigen met een terugkoppeling van de resultaten, vaak uit kleinere sessies. Te vaak voegt dit programmaonderdeel niet wezenlijk iets toe. Als je het doet, maak het dan interessant, sprankelend en effectief. Ik geef een paar voorbeelden van leuke vormen (met dank aan een aantal collega’s van www.goededagvoorzitters.nl):

-              laat de samenvatting ludiek zijn:

o   bellen met oma (liefst echt), zodat de samenvatting gesteld wordt in normale mensen taal (met dank aan Astrid de Feiter);

o   samenvatten in een reclameslogan;

o   gezamenlijk een slotverklaring opstellen en ondertekenen (Rob Janssen    );

o   braderie van standwerkers (Gert-Jan Jansen    );

-              kies bewust voor een bepaalde groepsindeling, zodat je zeker weet dat niet alle groepjes met hetzelfde resultaat terug komen. Kies voor conflicterende of elkaar aanvullende thema’s;

-              stuur de groepen op pad met hele concrete vragen, zodat de terugkoppeling een tastbaar resultaat geeft;

-              laat groepen niet allemaal hun hele verhaal vertellen, maar vraag ze alleen of ze iets toe te voegen hebben aan voorgaande presentaties;

-              voer discussie tussen de groepen; laat ze elkaars resultaten aanvullen;

-              vraag een externe observator de samenvatting te doen (Rob Janssen    );

-              vraag aan het begin van de dag naar mensen hun verwachtingen, kom daar einde van de dag op terug (Gert-Jan Jansen    )

Iedereen die zijn mening geeft, wil dat er naar geluisterd wordt. Maar lang niet iedereen kan oprecht zeggen, dat als een ander het woord heeft, hij of zij dan ook echt hoort wat diegene te zeggen heeft. Het is daarom de taak van een dagvoorzitter om de doven naar alkaar te laten luisteren.

Een geslaagd gesprek – of het nu gaat om een discussie of een interview – is meer dan het vrijblijvend uitspreken van een aantal meningen: het gaat erom dat iedereen daadwerkelijk tot zich laat doordringen wat de ander zegt en dat zo alle visies tegen elkaar afgewogen kunnen worden.

Jammer genoeg verstaan maar weinig mensen de kunst van het echte luisteren. Voor velen betekent luisteren slechts dat je even je mond houdt, zodat de ander ook wat kan zeggen. Het is beleefdheid in plaats van echte interesse.

Wie echt luistert laat de woorden van de ander tot zich doordringen en geeft geen weerwoord, voordat hij die woorden echt heeft begrepen. Wanneer hij het statement van de ander niet volledig begrijpt, stelt hij vragen om door te kunnen dringen tot de kern. En tot slot toetst hij zijn eigen mening aan die van zijn gesprekspartner en stelt hij zijn visie bij op basis van die afweging.

Als alle partijen in een gesprek het zo doen, is de kans een stuk groter dat er iets bereikt wordt.

Een goede dagvoorzitter/discussieleider kan hierin een grote rol spelen. Het is zijn of haar vak om op te treden als beroepsluisteraar namens het hele publiek, door vragen te stellen, samen te vatten en te verbinden.
In de ideale luisterende wereld de dagvoorzitter een overbodige functie zijn. Zolang deze wereld niet bestaat zou er vaker gebruik gemaakt moeten worden van de expertise van een professionele gespreksleider.

Veel dagvoorzitter-discussieleiders en sprekers denken dat hun punt volkomen duidelijk zou moeten zijn bij hun publiek, maar merken tot hun frustratie dat ze het mis hebben.

Iedereen die wel eens het spelletje hints gespeeld heeft kent het gevoel: je staat vol passie “de avonturen van kabouter Plop” uit te beelden en je snap niet, waarom de anderen het maar niet raden. Je doet het immers zo duidelijk?

Waar het vaak fout gaat, is dat jij je publiek niet goed genoeg kent. Je denkt dat iedereen de bewuste film wel eens gezien heeft, maar vergeet dat jij de enige bent met kinderen in de Plop-leeftijd.

Als professioneel dagvoorzitter of spreker moet je dus altijd zorgen, dat je de toehoorders begrijpt: wie zijn ze, wat is hun achtergrond? Wat willen ze en wat weten ze van het onderwerp? Wat is hun probleem, waar zit de pijn? Pas als je dat weet, zullen ze begrijpen wat jij staat uit te beelden.

En nou maar hopen dat jullie het spelletje hints kennen, anders schiet deze blog-post zijn doel voorbij … 

Analogieën worden regelmatig gebruikt om gesprekken op gang te brengen; logisch, want vaak werkt dat heel goed. Jammer genoeg slaan de gebruikte analogie de plank net zo makkelijk mis; het gevolg: een bijeenkomst die de kern net niet raakt.
Ik kijk zelf altijd heel erg kritisch naar een analogie, voordat ik hem gebruik. Wat daarbij helpt is een lijstje criteria/vragen:

- Kan je publiek zich inleven in de gekozen analogie? Als hij te ver van hun bed is: niet doen!
- Verduidelijkt de analogie echt je punt of vraag? Is er het risico dat mensen hem niet snappen: niet doen!
- Is de analogie kort en simpel? Kost hij je meer dan een tiental tellen, dan werkt hij niet.
- Kun je de analogie visualiseren? Een beeld op een scherm of in mensen hun fantasie maakt hem sterker.
- Houdt je analogie stand? Vaak blijken ze mank te gaan, als het gesprek de diepte in gaat.
- Zijn er ‘losse eindjes’, die uiteindelijk de communicatie alleen maar tegenwerken? Dan niet doen!

Waarschijnlijk zijn er nog heel veel meer criteria te bedenken. Langs welke meetlat leggen jullie een analogie, alvorens hem te gebruiken?   

Velen op het podium maken zich er schuldig aan: te lang aan het woord zijn. En vaak verliezen deze sprekers en dagvoorzitters er de aandacht van hun publiek mee. Veel woorden gebruiken betekent immers niet, dat je ook veel zegt.

Vooral de inleiding kan bij veel mensen korter. Je hoeft niet meteen je hele verhaal in al zijn nuances voor het voetlicht te brengen. Een inleiding is bedoeld om te prikkelen, te verrassen en mensen te interesseren in de rest van het verhaal en kan daarom kort zijn.

Ook een veel gemaakte fout is overcompleet willen zijn. Geloof me, als je een expert bent op jouw vakgebied, dan zijn mensen best bereid een aantal zaken van je aan te nemen en hoef je dus niet ieder woord dat je zegt te onderbouwen. Maak daarom een afweging, waar je kort door de bocht kunt en waar echt meer uitleg of bewijsvoering nodig is. En wees daarbij niet bang open eindjes in je verhaal te hebben: dat is alleen maar goede grondstof voor een verder gesprek met je publiek en voedt de zo gewenste interactie.

Wees tot slot niet bang voor een mening. Ik zie op het podium te veel mensen vervallen in wollig taalgebruik, omdat ze bang zijn kleur te bekennen. Op het moment dat je jezelf uit durft te spreken, hoef je niet meer bang te zijn voor one-liners. Dan kun je dingen korter en krachtiger zeggen en komt je boodschap beter over.

Ik wil iedereen uitdagen vanaf nu zijn spreektijd met de helft in te korten, zonder daarin minder effectief te zijn. De andere helft van de tijd kan dan besteed worden aan andere interessante sprekers of aan een verdiepende discussie.