J2

Iedereen die zijn mening geeft, wil dat er naar geluisterd wordt. Maar lang niet iedereen kan oprecht zeggen, dat als een ander het woord heeft, hij of zij dan ook echt hoort wat diegene te zeggen heeft. Het is daarom de taak van een dagvoorzitter om de doven naar alkaar te laten luisteren.

Een geslaagd gesprek – of het nu gaat om een discussie of een interview – is meer dan het vrijblijvend uitspreken van een aantal meningen: het gaat erom dat iedereen daadwerkelijk tot zich laat doordringen wat de ander zegt en dat zo alle visies tegen elkaar afgewogen kunnen worden.

Jammer genoeg verstaan maar weinig mensen de kunst van het echte luisteren. Voor velen betekent luisteren slechts dat je even je mond houdt, zodat de ander ook wat kan zeggen. Het is beleefdheid in plaats van echte interesse.

Wie echt luistert laat de woorden van de ander tot zich doordringen en geeft geen weerwoord, voordat hij die woorden echt heeft begrepen. Wanneer hij het statement van de ander niet volledig begrijpt, stelt hij vragen om door te kunnen dringen tot de kern. En tot slot toetst hij zijn eigen mening aan die van zijn gesprekspartner en stelt hij zijn visie bij op basis van die afweging.

Als alle partijen in een gesprek het zo doen, is de kans een stuk groter dat er iets bereikt wordt.

Een goede dagvoorzitter/discussieleider kan hierin een grote rol spelen. Het is zijn of haar vak om op te treden als beroepsluisteraar namens het hele publiek, door vragen te stellen, samen te vatten en te verbinden.
In de ideale luisterende wereld de dagvoorzitter een overbodige functie zijn. Zolang deze wereld niet bestaat zou er vaker gebruik gemaakt moeten worden van de expertise van een professionele gespreksleider.

Veel dagvoorzitter-discussieleiders en sprekers denken dat hun punt volkomen duidelijk zou moeten zijn bij hun publiek, maar merken tot hun frustratie dat ze het mis hebben.

Iedereen die wel eens het spelletje hints gespeeld heeft kent het gevoel: je staat vol passie “de avonturen van kabouter Plop” uit te beelden en je snap niet, waarom de anderen het maar niet raden. Je doet het immers zo duidelijk?

Waar het vaak fout gaat, is dat jij je publiek niet goed genoeg kent. Je denkt dat iedereen de bewuste film wel eens gezien heeft, maar vergeet dat jij de enige bent met kinderen in de Plop-leeftijd.

Als professioneel dagvoorzitter of spreker moet je dus altijd zorgen, dat je de toehoorders begrijpt: wie zijn ze, wat is hun achtergrond? Wat willen ze en wat weten ze van het onderwerp? Wat is hun probleem, waar zit de pijn? Pas als je dat weet, zullen ze begrijpen wat jij staat uit te beelden.

En nou maar hopen dat jullie het spelletje hints kennen, anders schiet deze blog-post zijn doel voorbij … 

Analogieën worden regelmatig gebruikt om gesprekken op gang te brengen; logisch, want vaak werkt dat heel goed. Jammer genoeg slaan de gebruikte analogie de plank net zo makkelijk mis; het gevolg: een bijeenkomst die de kern net niet raakt.
Ik kijk zelf altijd heel erg kritisch naar een analogie, voordat ik hem gebruik. Wat daarbij helpt is een lijstje criteria/vragen:

- Kan je publiek zich inleven in de gekozen analogie? Als hij te ver van hun bed is: niet doen!
- Verduidelijkt de analogie echt je punt of vraag? Is er het risico dat mensen hem niet snappen: niet doen!
- Is de analogie kort en simpel? Kost hij je meer dan een tiental tellen, dan werkt hij niet.
- Kun je de analogie visualiseren? Een beeld op een scherm of in mensen hun fantasie maakt hem sterker.
- Houdt je analogie stand? Vaak blijken ze mank te gaan, als het gesprek de diepte in gaat.
- Zijn er ‘losse eindjes’, die uiteindelijk de communicatie alleen maar tegenwerken? Dan niet doen!

Waarschijnlijk zijn er nog heel veel meer criteria te bedenken. Langs welke meetlat leggen jullie een analogie, alvorens hem te gebruiken?   

Velen op het podium maken zich er schuldig aan: te lang aan het woord zijn. En vaak verliezen deze sprekers en dagvoorzitters er de aandacht van hun publiek mee. Veel woorden gebruiken betekent immers niet, dat je ook veel zegt.

Vooral de inleiding kan bij veel mensen korter. Je hoeft niet meteen je hele verhaal in al zijn nuances voor het voetlicht te brengen. Een inleiding is bedoeld om te prikkelen, te verrassen en mensen te interesseren in de rest van het verhaal en kan daarom kort zijn.

Ook een veel gemaakte fout is overcompleet willen zijn. Geloof me, als je een expert bent op jouw vakgebied, dan zijn mensen best bereid een aantal zaken van je aan te nemen en hoef je dus niet ieder woord dat je zegt te onderbouwen. Maak daarom een afweging, waar je kort door de bocht kunt en waar echt meer uitleg of bewijsvoering nodig is. En wees daarbij niet bang open eindjes in je verhaal te hebben: dat is alleen maar goede grondstof voor een verder gesprek met je publiek en voedt de zo gewenste interactie.

Wees tot slot niet bang voor een mening. Ik zie op het podium te veel mensen vervallen in wollig taalgebruik, omdat ze bang zijn kleur te bekennen. Op het moment dat je jezelf uit durft te spreken, hoef je niet meer bang te zijn voor one-liners. Dan kun je dingen korter en krachtiger zeggen en komt je boodschap beter over.

Ik wil iedereen uitdagen vanaf nu zijn spreektijd met de helft in te korten, zonder daarin minder effectief te zijn. De andere helft van de tijd kan dan besteed worden aan andere interessante sprekers of aan een verdiepende discussie.

De verleiding is groot: de zaal aanspreken als groep. Ze zitten er immers met zijn allen. Als dagvoorzitter, discussieleider of spreker mag je echter nooit vergeten dat iedereen in de zaal naar je luister, alsof jullie één-op-één in gesprek zijn.

Spreek daarom, alsof je alleen maar tegen die vrouw in de rode jurk op de tweede rij praat. Stel vragen zo, alsof de man met de snor achterin de zaal je persoonlijke vriend is.

De simpelste manier om dit te bereiken is je woordkeuze aan te passen.  Spreek niet meer over ‘jullie’, ‘wij’ en ‘’ons’; dat reduceert je toehoorders tot de grote gemene deler. Spreek liever over ‘jij’ en ‘ik’; daarmee voelt ieder individu zich persoonlijk aangesproken.

Als iedere film, ieder toneelstuk zich net zo voorspelbaar zou ontwikkelen als het merendeel van de discussies, interviews en speeches, zouden er dan nog veel mensen naar de bioscoop of het theater gaan?

Heb eens de moed om je verhaal op te bouwen als een filmscenario: volg een simpele, heldere verhaallijn. Omschrijf het decor in de discussie, introduceer karakters in de vraagstelling. Bouw conflicten in en laat de hoofdpersonen tegenslagen overwinnen.

Toon lef en begin het verhaal of interview eens in het midden, werk met flash-backs of vlecht verhaallijnen door elkaar … net als in de film.

Bezoek eens een optreden van Jaap Bron en zie hoe levendig hij zijn personages verbeeldt; kijk eens naar internationaal top-spreker Billy Selekane en zie hoe hij zijn Zulu-roots gebruikt om een punt te maken. Durf zelf ook eens te acteren of vraag in discussies anderen dat te doen: kruip in de huid van een ander en verbreedt zo het perspectief van je verhaal.

Niemand, werkelijk niemand, houdt het lang vol om te luisteren naar een verhaal of gesprek dat gespeend is van enige emotie.

Pas als je publiek mee kan voelen met wat ze horen, zal het open staan voor je argumenten of deel nemen aan de discussie. Laat merken dat je hun emoties kent en begrijpt, maar vooral: durf je eigen emoties te laten zien! Deel je twijfels, je blijdschap, je angsten, je overtuigingen.

Jouw enthousiasme en beleving zullen aanstekelijk werken op de aanwezigen.

Veel congressen en evenementen hebben in mijn ogen minder impact dan mogelijk zou zijn. Gevoerde discussies kunnen meer diepgang en dus meer effect hebben, als die zich niet beperken tot dat ene moment dat iedereen bij elkaar zit. Dat is de verantwoordelijkheid van de organisator, maar ook de dagvoorzitter/discussieleider kan daar een belangrijke rol in spelen.

Vooraf krijgen deelnemers in het algemeen niet meer dan een uitnodiging, waarin plaats en datum vermeld worden;waar de dag nu echt over gaat, wordt vaak pas ter plekke duidelijk. Dat geldt vooral voor de discussies in het programma: pas op de dag zelf worden de aanwezigen voor het eerst geconfronteerd met de vraag en wordt er van ze verwacht dat ze ‘on the spot’ een antwoord of een mening formuleren. Waarom kan dat nou niet anders:

-                     waarom maken we de discussiepunten niet langer van te voren bekend?

-                     Waarom stellen we de algemene, verkennende vragen waar iedere discussie mee begint niet al ruim voor het congres, zodat we ter plekke meteen de diepte in kunnen?

-                     Waarom vragen we de deelnemers niet waar zij het over willen hebben, om zo de dag succesvoller te maken?

-                     Waarom vragen we managers niet voorafgaand aan de bijeenkomst te inventariseren wat hun mensen denken over een bepaald probleem of welke mogelijke oplossingen ze in kunnen brengen, zodat de discussie een veel breder perspectief krijgt?

De bijeenkomst zou zo wel eens hele verrassende nieuwe uitkomsten kunnen bieden.

En na het congres gaat ieder weer zijn eigen weg; de net opgestarte discussie stopt in feite voordat hij goed en wel op gang gekomen is. Waarom denken we niet na over manieren om het gesprek via andere wegen voort te zetten? De moderne communicatiekanalen bieden – vooral on-line - mogelijkheden te over om voortdurend met de doelgroep in gesprek te blijven!

Ik denk dat mijn vak de komende jaren flink zal veranderen. Ik denk dat een dagvoorzitter/discussieleider in de toekomst niet alleen meer het evenement zelf zal leiden, maar ook in de aanloop naar en na afloop van het congres met de bezoekers in gesprek zal gaan. Het zou me niet verbazen als ik ooit bijvoorbeeld aansluitend op de bijeenkomst nog een paar weken een discussiegroep op LinkedIn of op de site van de organisator zal modereren. Ik verheug me op deze verdieping van mijn vak!  

Humor kan enorm helpen om je punt te maken of het publiek te betrekken bij een discussie. Goede humor voldoet aan een aantal criteria:

-                     wees grappig, maar vertel geen moppen. Je bent immers geen komiek;

-                     wees spontaan. Om weg te komen met vooraf bedachte grappen, moet je wel een hele goede acteur zijn;

-                     maak grappen over jezelf. Je bent het veiligste ‘slachtoffer’ en publiek dat om jou en je situatie moet lachen, heeft meer sympathie voor je argumenten;

-                     beledig niemand met je grappen;

-                     zorg dat de grap een duidelijke relatie heeft met het punt dat je wilt maken;

-                     hou het kort. Mensen haken snel af bij eindeloze, grappig bedoelde verhalen;

-                     zeg nooit ‘ik heb nog een grappig verhaal’ … humor moet mensen overvallen.

Lees ook deze columns eens:

http://greatpublicspeaking.blogspot.com/2009/06/public-speaking-laws-of-humor.html

En kijk voor meer tips naar dit overzicht op de ‘humorsite’ prohumorist: http://prohumorist.com/32-essential-skills-every-humorous-speaker-should-have

Wantrouw mensen, die zeggen ‘dat het wel goed zal komen’ … het succes van een evenement is voor een groot gedeelte afhankelijk van de voorbereiding. Hetzelfde geldt voor het optreden van de dagvoorzitter/discussieleider en de sprekers.

Om een geslaagd optreden te garanderen, werk ik zelf met de volgende checklist:

-          Zaalindeling: ik wil weten onder welke omstandigheden ik moet werken en wil daar liefst inspraak in. Een hoog podium bijvoorbeeld schept afstand en maakt interactie lastiger; een lagerhuisopstelling daarentegen kan onoverzichtelijk zijn, als er te veel mensen in de zaal zitten;

-          Techniek: om ruis te voorkomen, heb ik het liefst contact met de direct verantwoordelijke over mijn wensen. Zo werk ik graag met een headset, zodat ik mijn handen vrij heb. Veel sprekers kiezen er voor eigen spullen mee te nemen (microfoon, laptop, etc.);

-          Draaiboek: ik vraag mijn opdrachtgever om een helder draaiboek van de dag. Om misverstanden te voorkomen, maak ik ook altijd nog een eigen draaiboek voor mijn werkzaamheden en bespreek dit met de organisator: tijdschema, opzet interviews, discussie op hoofdlijnen. Op deze manier weten we allebei zeker dat we met hetzelfde schema werken én dat we dezelfde verwachtingen hebben van de inhoud van de dag;

-          Voorbespreking: het liefst spreek ik iedere interviewee, spreker of forumlid ruim voor het evenement. Op deze manier weet iedereen waar hij aan toe is. Soms volstaat mailcontact, soms is een ontmoeting zinnig (al is het maar op de dag zelf);

-          Informatie: voor zover zinnig (onwetendheid kán namelijk ook een voordeel zijn), vraag ik de opdrachtgever om de nodige informatie en lees me in;

-          Locatiekennis: zeker bij bijzondere locaties duik ik in de feiten. Een kleine verwijzing tijdens je optreden doet wonderen;

-          Actualiteit: ik check de actualiteit, tot vlak voor het optreden. Het mag je niet overkomen dat er interessante ontwikkelingen zijn in relatie tot het onderwerp van de dag en dat jij van niks weet;

-          Tijd: ik ben ruim van te voren aanwezig voor de laatste check. Ik wil ’de zaal kunnen proeven’ en eventueel nog zaken bij kunnen stellen. Ik krijg genoeg betaald om er een hele dag voor uit te trekken;

-          Doelgroep: ik informeer me zo goed als mogelijk over de doelgroep van het evenement: wie zijn ze, wat houdt ze bezig en wat verwachten ze van de dag? Alleen met die kennis kun je ze van precies die informatie en inzichten voorzien, waar ze écht iets aan hebben. Ik probeer ruim van te voren contacten te leggen met de doelgroep. Ik zie grote mogelijkheden in de inzet van Social Media om al ruim voor de bijeenkomst met mensen in contact te komen.

Maar al te vaak hoor ik ‘dat de voorbereidingstijd zo kort was’ en dat er daarom geïmproviseerd moest worden. Mijn instelling is dat de checklist altijd afgewerkt kan worden in één of andere vorm, of je nou een maand of een dag voorbereidingstijd hebt.