J2

Een dikke keel, een hese stem: je maakt het als dagvoorzitter of spreker liefst niet mee. Je stem is je medium en dan kun je geen ruis gebruiken.
Een paar tips (met dank aan verschillende collega’s voor hun bijdrage), speciaal in dit seizoen:

Verwen: neem je rust als de verkoudheid toe heeft geslagen; slaap voldoende. Schuif alles aan de kant, dat niet onmiddellijke haast heeft en geniet van deze gedwongen ontspanning (hier ben ik erg goed in!).

Smeer: thee met honing doet wonderen. Net als veel sprekers/dagvoorzitters zweer ik bij IslaMoos. En ook smeren aan de buitenkant kan helpen, bijvoorbeeld met lichte tijgerbalsem. Vooral géén melk drinken, benadrukt collega Job Boot!

Bestrijdt: Als het echt niet anders kan, stort ook ik me vol met ieder denkbaar paardenmiddel. Dagvooorzitster Pauline van Aken houdt er een hele huisapotheek op na: Nysileen bij griep en verkoudheid; Echinaforce met extra vitamine C voor extra weerstand. Oscilococcium bij de eerste symptomen.

Gebruik techniek: zet liever je microfoon iets harder, zodat jij wat zachter kunt spreken en niet hoeft te forceren. Nuttige tip van Niels van der Schaaff: kies bij verkoudheid liever voor een handheld microfoon ipv een revers. Een handheld kun je je weg houden, als je ineens moet hoesten of niezen.

Accepteer: geef je over aan de relaxte stem, waar je op dat moment mee ‘gezegend’ bent. “Er in gaan hangen” noemt dagvoorzitster Kim Coppes dat.
Collega Rob Janssen gaat nog een stap verder en ziet de humor er van in: als dagvoorzitter word je zo gedwongen nog meer dan anders niet te spreken, maar te luisteren.

Voorkom: een gezonde stem huist in een gezond lichaam. Hou jezelf dus in topvorm: eet gezond, sport, stop met roken en drinken (ja natuurlijk: ik ben ook niet roomser dan de paus)

Ik ben erg benieuwd naar jullie middeltjes en remedies. Wie heeft er nog tips?

Interviewen is één ding, interviewen tijdens een bijeenkomst een heel ander. Een diepte-interview voor de krant of een vraaggesprek op TV stelt echt andere eisen aan de interviewer dan een dialoog op het podium.

Waarin verschilt het ‘congresinterview’ nu eigenlijk van andere vormen:

Publiek: het belangrijkste verschil zit hem in mijn ogen in het publiek. Aanwezigen kunnen de spreker of geïnterviewde bijna letterlijk aanraken.
Die directe relatie maakt meteen voelbaar, als het publiek afhaakt of het al dan niet eens is met de spreker. Dat vereist een reactie van de interviewer.
Vaak gaat het nog een stap verder: het publiek wordt werkelijk deelnemer aan het gesprek - zeg maar ‘mede-interviewer’ – als de reactie uit de zaal beloond wordt met ‘de microfoon’. De interviewee wordt niet meer door één, maar misschien wel door een paar honderd mensen ondervraagt.

De interviewee: doordat het publiek – in tegenstelling tot de lezer of de TV kijker - voelbaar aanwezig is en hun reactie op wat de interviewee zegt meteen zichtbaar wordt, staat hij/zij anders in het gesprek. Dat kan twee kanten op: er kan een klik ontstaan met de zaal, waardoor hij vrijuit gaat spreken. Of hij voelt zich juist ‘bedreigd’ en gaat overdreven voorzichtig formuleren.
De interviewer moet hier uiteraard op reageren.

Doel: natuurlijk heb je als dagvoorzitter, net als de krantenjournalist of Pauw&Witteman, een idee waar jij (of je opdrachtgever) heen wil. Maar omdat de zaal echt mee praat en gesprekken (als het goed is) niet volledig voorgekookt zijn, kan de route tijdens het gesprek meerdere keren veranderen. En dus staat zelfs het einddoel niet volledig vast.
Dat vereist flexibiliteit en echte interesse van alle deelnemers. De gesprekleider moet hierin voortdurend schakelen en keuzes maken.

Concepten: een interview op het podium kan – zelfs binnen één congresdag - in vele vormen gevoerd worden. Vergelijk weer met Pauw & Witteman: daar heeft ieder interview zijn eigen dynamiek, maar de basisvorm is altijd dezelfde.
Hoe anders is het op het podium: de ene keer een betrekkelijk kleine zaal, de andere keer gebruik maken van de grote ruimte. Soms een hectische omgeving met veel invloeden, vaak ook een klein, intiem gesprek tegen een grote achtergrond.  Weinig afleiding wordt afgewisseld met show, visuele middelen, muziek.
Dat betekent dat in de voorbereiding met andere ogen gekeken moet worden: meerdere scenario’s uitwerken en per onderdeel heel bewust kiezen voor de meest effectieve vorm.

De interviewer: een dagvoorzitter-interviewer heeft een duidelijk andere taak dan een schrijvend journalist of een TV-presentator. De journalist is er om kritisch te zijn, de presentator wil vooral zijn publiek aan zich binden. Een dagvoorzitter combineert een aantal elementen: hij vertegenwoordigt (kritisch) de zaal, helpt de spreker/opdrachtgever zijn doel te bereiken en doet dit door alle aanwezigen een leuke én zinvolle dag te bezorgen.
De gespreksleider op evenementen denkt en handelt minder vanuit zichzelf en meer vanuit zijn doelgroep. Dat vereist hele specifieke kwaliteiten.

Samenvattend: het live gevoel, in combinatie met echte inbreng van de toeschouwers maakt een podiuminterview wezenlijk anders dan een gesprek voor krant, TV, radio, een boek of internet.

NB: dank voor de input, Kim Coppes, Marijke Roskam, Donatello Piras en Tessa Smits!

Iedereen die wel eens een congres heeft bezocht, heeft het mee gemaakt: de aangekondigde spreker is slecht gekleed, vouwt wat smoezelige papieren uit en het onderwerp van zijn verhaal klinkt weinig aanlokkelijk … tot hij gaat praten. Vanaf seconde één hangt de zaal aan zijn lippen. Hij is gevat, grappig, improviseert zonder de draad van zijn verhaal te verliezen en is vooral waanzinnig inspirerend!

Het omgekeerde gebeurt ook: de spreker (of dagvoorzitter, natuurlijk) is tot in de puntjes voorbereid. Zowel zijn voorkomen als zijn presentatie voldoen aan alle eisen uit het ‘handboek perfect presenteren’ … en toch grijp je al snel naar je iPad om je mail te checken of wat te twitteren. Wat ontbreekt is het geloof in zijn eigen verhaal, de heilige overtuiging dat hij iets belangrijks heeft mede te delen.

Mijn conclusie: een technisch perfect verhaal leidt niet per definitie tot een geweldig optreden; een gepassioneerd optreden daarentegen kan een rammelende presentatie goed maken.
Enthousiasme wint van techniek!

De standaard profielschets die veel opdrachtgevers geven, als ze zoeken naar een geschikte dagvoorzitter is: gevoel voor humor, interactieve bruggenbouwer, kritisch. In praktijk blijkt deze profielschets maar zelden te kloppen met wat er écht nodig is. Ik wil organisatoren van evenementen daarom uitdagen beter na te denken over hoe hun ideale dagvoorzitter er nu werkelijk uitziet … en dat iedere keer weer, want geen enkel congres is hetzelfde.

Neem nou humor: neem van mij aan dat er geen enkele professionele dagvoorzitter bestaat, die niet in staat is op het juiste moment een grap te maken. In die zin is het dus een overbodige toevoeging aan het profiel.
En tegelijkertijd blijkt als ik doorvraag humor vaak niet meer dan een bijzaak … een belangrijke bijzaak, maar toch: een smeermiddel, maar zeker geen dragende voorwaarde.
Voor een bloedserieus congres over innovatie dat ik recent deed, helpt het als er momenten van ontspanning zijn. Maar er komt echt geen tastbaar resultaat, als iedereen alleen maar huilend van het lachen over tafel ligt.
Dus alsjeblieft, vraag alleen om een dagvoorzitter met humor, als dat echt een leidend kenmerk is.

En wat te denken van interactieve bruggenbouwer? Hoe vaak blijkt deze gewenste eigenschap eigenlijk te betekenen: goed de microfoon kunnen brengen naar maximaal drie vragenstellers. In veel gevallen zoekt de opdrachtgever iemand die zenden eruit kan laten zien als interactie. Maar dan heb je een écht interactieve dagvoorzitter niet nodig.

Tot slot dan: kritisch. Veel mensen zeggen een kritische, mee denkende houding op prijs te stellen. En bijna net zo veel mensen vinden het niet leuk, als je dat dan ook echt doet. De directeur zegt vooraf dat de dagvoorzitter hem natuurlijk het vuur aan de schenen mag leggen, want hij gelooft in zijn verhaal. Maar als je het dan echt doet, spreekt zijn gezicht boekdelen.

Kortom: opdrachtgevers, wees eerlijk in wat je wilt en zoek dáár de meest geschikte dagvoorzitter bij. En ben je niet helemaal zeker van je zaak, consulteer dan gerust een aantal professionele dagvoorzitters: zij zullen graag mee denken en je ook nog eens doorverwijzen naar de meest geschikte man of vrouw.
Echte iedere professionele dagvoorzitter heeft een bepaalde mate van humor, kan in meer of mindere mate interactief bruggen bouwen en heeft een bepaald percentage kritische blik in zich. Ze verschillen in de verhouding: de één heeft echt humor als wapen, de ander is echt in de eerste plaats interactief. Pas als de verhouding van de dagvoorzitter aansluit op de verhouding van de bijeenkomst, is er een echte match.

Als je wilt dat er naar je geluisterd wordt, moeten mensen merken dat je het ook echt tegen hun hebt. Oogcontact met de zaal is cruciaal: of je de aanwezigen nu als gespreksleider bij een discussie wilt betrekken of de deelnemers als spreker wilt boeien bij het uitdragen van je boodschap.
Om te zorgen dat iedere toehoorder zich persoonlijk benaderd voelt, kun je een aantal regels in acht nemen:

Kijk met enige regelmaat naar alle secties in de ruimte: voor, achter; links, rechts;

Kijk binnen iedere sectie steeds kort een paar mensen recht in de ogen aan;

Gebruik oogcontact om nadruk te leggen op de belangrijke punten in je verhaal. Kijk bijvoorbeeld op de juiste momenten naar de directeur, de afdeling verkoop of een vorige spreker;

Hou rekening met culturele verschillen: in sommige landen wordt te lang oogcontact als beledigend beschouwd. Weet wie er in de zal zitten en bereid je daar op voor;

Wees je bewust van wat je ogen doen, waar ze heen kijken en hoe lang. Neem het eens op en kijk het terug: dan kun je precies zien, hoe jij omgaat met oogcontact en wat je eventueel kunt veranderen.

En tot slot: beschouw de zaal niet als groep, maar als een verzameling individuën. Het zal je helpen écht contact tot stand te brengen

Dagvoorzitters zijn er in vele soorten en maten. Zelfs al lukt het je de goede van de slechte te onderscheiden (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/podiumbeest-of-prutser/), dan nog is de vraag: wie van deze professionals past het best bij mijn evenement? Iedere bijeenkomst vraagt om zijn eigen beste dagvoorzitter. Daarom hanteert www.goededagvoorzitters.nl een aantal zoekcriteria (we houden ons overigens van harte aanbevolen voor aanvullingen!), waarmee iedere organisator in onze ogen een profiel van de ideale dagvoorzitter voor dat evenement kan schetsen:

Rol van de dagvoorzitter:

De term ‘dagvoorzitter’ is een containerbegrip. Een helder beeld van welke rol(len) hij of zij binnen het programma vervult helpt bij het uitzoeken van de juiste dagvoorzitter. Maak liefst een gerichte keuze uit (een combinatie van) de rollen:

Adviseur/Communicatie-expert: Praat in vroeg stadium mee over concept, programma-indeling en inhoud

Brainstormer: Inventariseert gezamenlijke kennis en creativiteit; begeleidt weging van de uitkomsten

Discussie-/debatleider: Leidt de uitwisseling van visies, meningen en feiten

Energizer/motivator: Tilt de bijeenkomst naar een hoger energieniveau

Entertainer: Ondersteunt het programma door inzet showelementen

Facilitator: Begeleid processen binnen de groep en helpt deelnemers het gesprek optimaal te voeren

Interviewer: Krijgt in gesprek met sprekers, panelleden en deelnemers alle relevante informatie boven tafel

Marktmeester: leidt uw (banen/product) markt in goede banen

Moderator/katalysator: Maakt diepere lagen zichtbaar en begeleidt (verhitte) gemoederen naar optimaal eindresultaat

Presentator/ceremoniemeester: Zorgt dat het programma op schema verloopt en legt soepele verbanden tussen onderdelen

Karakter van de dagvoorzitter:

Iedere groep vereist zijn eigen aanpak om het gestelde doel te bereiken. Uw dagvoorzitter kan niet anders dan zichzelf zijn; dat is tegelijk zijn kracht en zijn zwakte.

Het is daarom van groot belang te bedenken, welk ‘type mens’ met welke persoonlijke vaardigheden het meest effectief uw bijeenkomst kan leiden. Is hij/zij: analytisch, bescheiden, charismatisch, creatief/vernieuwend, energiek/inspirerend, humoristisch, improvisator, inhoudelijk sterk, interactief, kritisch, nieuwsgierig/luisteraar, prikkelend, sturend/resultaatgericht, verbindend/bruggenbouwer?

Soort bijeenkomst:

De begrippen ‘evenement’ en ‘bijeenkomst’ zijn erg breed. Onder die noemer valt een scala aan vormen, die ieder hun eigen kenmerken hebben en dus ieder hun eigen soort dagvoorzitter vragen.
Ruwweg zou een organisator zijn evenement moeten indelen in (een combinatie van) de volgende rubrieken: congres, discussie-bijeenkomst, feestavond, informatie-bijeenkomst, inspraakbijeenkomst, (jaar)vergadering, kick-off, , managementmeeting, netwerk-/kennismakings-bijeenkomst, productpresentatie, seminar, studiedag, symposium, teambuilding, workshop/training.

Het onderwerp:

Maakt het uit of uw dagvoorzitter inhoudelijk iets van het onderwerp weet? Ja en nee.
Een te grote inhoudelijke expertise kan een rem zijn: het verhindert het stellen van onverwachte vragen. En de benodigde basiskennis kun je in de aanloop naar het evenement opdoen.
Aan de andere kant: een dagvoorzitter die helemaal niets met het onderwerp heeft, zal ook met research niet op een voldoende basisnivo komen. Interesse is een voorwaarde voor begrip. De een snapt nu eenmaal niets van computers, de ander heeft een aversie tegen religie. Een GoedeDagVoorzitter kan een breed scala aan onderwerpen aan, maar geeft duidelijk aan waar je hem vooral niet voor moet inhuren.

Evenementen staan niet langer op zich. Dankzij de social media maakt iedere bijeenkomst voortaan onderdeel uit van een voortgaande reeks communicatiemomenten, on-line en off-line. De organisator bepaalt niet meer in zijn eentje wat er besproken wordt en hoe het proces eruit ziet: de deelnemers eisen échte interactie.
Ook de rol van de dagvoorzitter digitaliseert, nu de manier waarop mensen met elkaar in gesprek gaan verandert. Wat mij opvalt is dat social media vooral gebruikt wordt voor event-marketing en nog heel weinig om het inhoudelijke resultaat te verbeteren. Ik hoop dat daar snel verandering in komt en zet daarom mijn ervaringen met digitaal discussiëren graag op een rij, met daarbij de kanttekening dat ik ook nog zoekende ben en open sta voor input.

Voorafgaand aan het evenement
Om te beginnen wil ik het hebben over de inzet van social media in de aanloop naar een bijeenkomst. Steeds vaker leid ik als dagvoorzitter bijvoorbeeld discussiegroepen op LinkedIn of communiceer ik met toekomstige deelnemers via Twitter.
Een paar ervaringsfeiten:

Stel vragen die er echt toe doen: als er op een discussieonderwerp geen respons komt, ga er dan niet vanuit dat de doelgroep niet wil, maar durf simpelweg toe te geven dat de vraag ze dus kennelijk niet interesseert. Wees blij met dit inzicht, verwijder het topic en probeer het opnieuw;

Maak vooraf een heldere keuze: hoe wil  je de social media gebruiken in relatie tot het congres? Wil je inventariseren, wil je bepaalde discussiepunten alvast aanzwengelen om daar live op door te gaan, wil je polsen wat er leeft, wil je deelnemers mee laten beslissen over de concrete invulling van de dag, … etc. Vanuit deze keuze volgt vanzelf de juiste balans in de manier waarop je verschillende social media (niet) inzet.

Kies voor een mix: integreer vanaf dag één prikkelende gesprekken via Twitter, LinkedIn, mail, etc

Geef het woord aan de deelnemers: vraag je publiek wie ze willen horen, wat ze willen leren, welke onderwerpen ze willen bespreken en stem daar je programma op af. Geef bijvoorbeeld 10 opties voor sprekers en nodig de 6 meest populaire uit. Of stel een paar programma-elementen voor en kijk welke men kiest.

Zorg voor structuur: dat de grens tussen zender en ontvanger verdwijnt, wil niet zeggen dat er geen behoefte meer is aan gespreksleiding. Zonder regelmatige samenvattingen en doorvertalingen naar vervolgvragen is er geen focus in de groep en zullen mensen afhaken. Feit is wel dat de digitale dagvoorzitter niet meer bepaalt, maar veel meer begeleidt.
De situatie kan ontstaan dat één discussie erg wijdlopig wordt en dat het zinnig kan zijn te splitsen, net zoals het kan voorkomen dat je een aantal separaat ontstane discussies juist samen wilt voegen. Dan kan het helpen één of meerdere discussies (met vooraankondiging) stop te zetten en nieuwe (met heldere inleiding) te starten;

Maak de moderator zichtbaar: Zet liefst de dagvoorzitter in (als hij ervaring heeft met dit fenomeen) als moderator. Hij/zij is gewend gesprekken te leiden en ze leren hem vast kennen voor de dag zelf.
Laat hem minimaal één keer per dag naar lopende discussies kijken én reageren. Ook als een groepslid zelf een gespreksonderwerp post (en daar hoop je natuurlijk op), reageer dan snel; niet om zijn onderwerp over te nemen, maar wel om steeds zichtbaar te maken dat er een groepsleider is;

Stimuleer sprekers om mee te doen: door ook hen on-line in een vroeg stadium met deelnemers in gesprek te brengen ontstijgt het programma het niveau van zenden&ontvangen. Het stelt de sprekers bovendien in staat hun optredens op maat te snijden (en dat mag ook van hem/haar geëist worden, vind ik);

Kies voor continuïteit: Social media lenen zich voor een voortdurend proces, in tegenstelling tot de momentopname dat een evenement vaak is. De keren dat ik tot nu toe op deze manier heb gewerkt, heb ik ook na het event nog een aantal weken lopende gesprekken begeleid, om vervolgens het beheer over te dragen aan de opdrachtgever. Gaat het echter om een doorgaand proces en komt er op termijn wellicht weer een live-bijeenkomst, dan kan ik me voorstellen dat het beheer in handen blijft van de digitale dagvoorzitter.

Accepteer dat ‘de mensen’ nog moeten wennen: het betrekken van je bezoekers gaat de ene keer beter dan de andere.

Tijdens het evenement

En dan komt de dag van het evenement. En ook tijdens het congres biedt de communicatie via de sociale media grote kansen. Mijn tips zijn:

Accepteer dat het bestaat: twitteren, chatten etc. tijdens een bijeenkomst is niet onbeleefd, het is de nieuwe manier van communiceren. Accepteer ook dat mensen steeds vaker slechts een deel van het programma actief zullen volgen en op andere momenten hun aandacht aan iets anders geven. Aan de congresorganisator de uitdaging zo te programmeren dat niemand ook maar een seconde wil missen

Gebruik het in je voordeel: probeer te achterhalen (en dat is niet moeilijk, want het is immers on-line te volgen) waarom/waarover iemand bijvoorbeeld Twittert. Doet hij het, omdat het congres voor hem niet interessant is of is het juist zo aansprekend dat hij het met iedereen wil delen. Gebruik deze kennis in je voordeel in plaats van je er tegen te verzetten.

Werk met een social-media-manager: heel veel toegevoegde waarde van de social media gaat verloren, omdat niemand zich er op toelegt. Als dagvoorzitter wil ik graag weten als één bepaalde opmerking in veel tweets terug komt, maar zelf kan ik niet op het podium tijdens een forumdiscussie on-line gesprekken volgen. Ik ben daarom erg blij als er iemand is, die dit voor me doet.

Laat de deelnemers aan het roer: ook tijdens de dag kun je het programma nog aanpassen aan de wensen van de aanwezigen. Via social media, maar ook een toepassing als What’s on (http://www.triqle.eu/content/triqles-whats), kun je deelnemers bijvoorbeeld mede laten bepalen welke workshops in de middag nog een keer herhaald moeten worden, welke sprekers de meeste tijd moeten krijgen, welke vraag de dagvoorzitter moet stellen aan de minister etc.

Zorg voor toegevoegde waarde: veel toepassingen worden vooral ingezet als ‘trucje’. Een twitter-fountain is prachtig, maar wat voegt het wezenlijk toe, als je de geplaatste tweets niet gebruikt om je programma inhoudelijk vorm te geven? En waarom laat je mensen stemmen per SMS, als je vervolgens niets met de uitslagen doet?

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen. Hoe geven jullie invulling aan het gebruik van social media tijdens evenementen?

Als je op zoek gaat naar een geschikte dagvoorzitter voor je bijeenkomst, heb je ruwweg vier mogelijkheden: een Bekende Nederlander, een expert op het vakgebied, een intern iemand of een professioneel dagvoorzitter.

Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen:

De Bekende Nederlander is bij uitstek een goede publiekstrekker. Mensen vinden het nu eenmaal leuk om beroemdheden te zien en ‘de show’ is gegarandeerd uitstekend. Ze hebben echter ook nadelen: ze zijn in het algemeen een stuk duurder dan de andere opties; een flink deel van de BN’ers (de goeden niet te na gesproken) is inhoudelijk niet sterk en beschouwt jouw opdracht vooral als schnabbel. Ik hoorde onlangs op de radio een uitspraak over een in vergetelheid geraakte TV-presentator: “Die zal wel dagvoorzitter geworden zijn”.

Een Expert weet als geen ander waar jouw bijeenkomst over gaat, waardoor het allemaal goed voorbereid en serieus over komt. Zijn inhoudelijke kracht kan echter ook zijn zwakte zijn: een expert kan gaan spreken in plaats van luisteren. Hij weet alles van het onderwerp, maar niets van het begeleiden van groepen en het bewerkstelligen van effectieve communicatie/discussie. Een goed alternatief kan de combinatie zijn van een professioneel dagvoorzitter voor de interactieve gespreksleiding en het maken van keuzes, en de expert als ‘sidekick’ voor de diepere inhoud.

Collega’s zijn soms een prima optie: hun aanwezigheid voelt vertrouwd en ze kennen interne gevoeligheden. Aan de andere kant kunnen ze bepaalde vragen niet stellen, die door iemand van buiten wel gesteld kunnen worden. Vaak kunnen collega’s wel ‘goed babbelen’, maar het leiden van een groep kan net te hoog gegrepen zijn. Een korte training door een professional zou kunnen helpen.

De professionele dagvoorzitter combineert een aantal belangrijke eigenschappen: hij heeft voldoende afstand tot de organisatie en de inhoud om kritisch te zijn en keuzes te maken. Hij heeft bovendien ervaring met ‘groepscommunicatie’ en interactie (cruciaal voor de bijeenkomst van vandaag; Zie ook mijn blog over het ‘moderne programma: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/ ).
Hij kan daarom in tijdens de bijeenkomst, in voor- en natraject een toevoegde waarde hebben als consultant en ervaringsdeskundige (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/07/je-publiek-beter-bereiken-voortdurende-communicatie/ ).
De investering in een professioneel dagvoorzitter is echter flink. Of de kosten tegen de baten opwegen is een afweging die iedereen keer op keer moet maken.

Als eerder schreef ik over het professionaliseren van bijeenkomsten: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/06/ .
Ik ben benieuwd welke keuzes jullie maken en waarom.

Je moet als dagvoorzitter, discussieleider of spreker meer willen bereiken dan alleen het informeren van je publiek. Mensen komen naar je toe in de verwachting geïnspireerd te worden en gemotiveerd.

We kennen allemaal de voorbeelden: aan de ene kant de man (of vrouw), waar we vooraf niet van verwachtten. Saai gekleed, kleurloze uitstraling … tot het moment dat hij begon te spreken. Je werd mee gevoerd in zijn betoog en hing ademloos een uur aan zijn lippen.
Daar tegenover staan de (vele) negatieve voorbeelden: strak in het pak en een tot in de puntjes verzorgde power-point. Maar na vijf minuten feiten en cijfers voelt het alsof je al een uur op je stoel zit.

Mijn conclusie: het gaat om voelbare, zichtbare passie. Of je nu als manager voor een groep staat, als trainer optreedt, een discussie leidt of als key-note spreker op het podium staat, je moet daar alleen gaan staan als je een bijdrage wilt leveren; als je denkt dat jouw verhaal zin heeft en als je voor je toehoorders het verschil wilt maken.

Het introduceren van de sprekers is een erg onderschatte taak van de dagvoorzitter. In de voorbereiding gaat alle aandacht naar de forumdiscussie en de interactie met de zaal; de aankondigingen van de sprekers worden vaak op het laatste moment in elkaar geflanst of zelfs volledig geïmproviseerd.

Met een slechte voorbereiding van de introducties doe je de sprekers tekort. Een goeie aankondiging maakt de toehoorders warm voor het verhaal dat volgen gaat en zet de toon voor de spreker. Zo help je vooraf al contact te leggen tussen de spreker en zijn publiek.
Ik heb geprobeerd een paar tips op een rij te zetten; aanvullingen zijn van harte welkom:

-       Verdiep je in het onderwerp: het helpt enorm, als je weet waar het over gaat;

-       Verdiep je in het publiek: waarom is deze speech relevant door deze doelgroep? Je motiveert zo de toehoorders aandachtig te luisteren;

-       Verdiep je in de spreker: leer hem/haar persoonlijk kennen en vraag je af waarom hij/zij bij uitstek geschikt is om dit verhaal te vertellen. Je versterkt hiermee de geloofwaardigheid van de spreker en kunt hem oprecht aankondigen;

-       Bereid je voor: schrijf de introductie volledig uit, overleg met de spreker of dit de lading dekt en oefen!

-       Improviseer: dit lijkt in tegenspraak met het vorige punt, maar is het niet. Een perfecte voorbereiding wil niet zeggen dat je de tekst letterlijk van een papiertje moet lezen. Juist vanuit een stevige voorbereiding kun je de aankondiging spontaan en uit je hoofd brengen (eventueel met minimale aantekeningen op een cue-card);

-       Wees enthousiast: als jij al geen zin hebt in het komende verhaal, wat kun je dan nog van het publiek verwachten? Maar overdrijf niet en schep geen verwachtingen die de spreker niet waar kan maken

-       Pas je toon aan: overleg met de spreker wat de tone-of-voice is van zijn voordracht. Is het losjes en humoristisch, dan kun jij dat ook zijn. Is hij serieus en zakelijk, dan hou jij je ook in;

-       Check je feiten: zorg dat alles klopt wat je zegt; en dat je bijvoorbeeld weet hoe de naam van de spreker of bepaalde termen uitgesproken moeten worden;

-       Wees oppervlakkig: geef geen details uit de komende speech, doe geen beloftes over exacte inhoud. Immers: misschien heeft de spreker zijn verhaal nog wel aangepast of wil hij tijdens de voordracht keuzes maken. Hou het zo algemeen, dat je de spreker niet voor het blok zet;

-       Blijf bij het onderwerp: geef alleen informatie over de spreker, die relevant is voor het onderwerp. Noem dus niet al zijn vroegere en huidige functies; laat privé informatie achterwege, tenzij het wezenlijk iets toevoegt;

-       Werk naar een climax: door je introductie op te bouwen (zonder schreeuwerig te worden), verleidt je het publiek de spreker te ontvangen met applaus; je kunt daar zelfs om vragen;

-       Zorg voor een soepele overgang: weet waar de spreker zich bevindt, zodat je naar hem kunt kijken op het moment dat je hem noemt. Overleg of hij speciale wensen heeft voor zijn opkomst (muziek, attributen, etc);

-       Hou het kort: een puntige introductie is krachtiger; een lange inleiding leidt af van de spreker.

Samen gevat bevat een goede inleiding een paar elementen: wat is het onderwerp en waarom is dit belangrijk? Wie is de spreker en wat is zijn/haar autoriteit?