J2

De verleiding is groot: de zaal aanspreken als groep. Ze zitten er immers met zijn allen. Als dagvoorzitter, discussieleider of spreker mag je echter nooit vergeten dat iedereen in de zaal naar je luister, alsof jullie één-op-één in gesprek zijn.

Spreek daarom, alsof je alleen maar tegen die vrouw in de rode jurk op de tweede rij praat. Stel vragen zo, alsof de man met de snor achterin de zaal je persoonlijke vriend is.

De simpelste manier om dit te bereiken is je woordkeuze aan te passen.  Spreek niet meer over ‘jullie’, ‘wij’ en ‘’ons’; dat reduceert je toehoorders tot de grote gemene deler. Spreek liever over ‘jij’ en ‘ik’; daarmee voelt ieder individu zich persoonlijk aangesproken.

Als iedere film, ieder toneelstuk zich net zo voorspelbaar zou ontwikkelen als het merendeel van de discussies, interviews en speeches, zouden er dan nog veel mensen naar de bioscoop of het theater gaan?

Heb eens de moed om je verhaal op te bouwen als een filmscenario: volg een simpele, heldere verhaallijn. Omschrijf het decor in de discussie, introduceer karakters in de vraagstelling. Bouw conflicten in en laat de hoofdpersonen tegenslagen overwinnen.

Toon lef en begin het verhaal of interview eens in het midden, werk met flash-backs of vlecht verhaallijnen door elkaar … net als in de film.

Bezoek eens een optreden van Jaap Bron en zie hoe levendig hij zijn personages verbeeldt; kijk eens naar internationaal top-spreker Billy Selekane en zie hoe hij zijn Zulu-roots gebruikt om een punt te maken. Durf zelf ook eens te acteren of vraag in discussies anderen dat te doen: kruip in de huid van een ander en verbreedt zo het perspectief van je verhaal.

Niemand, werkelijk niemand, houdt het lang vol om te luisteren naar een verhaal of gesprek dat gespeend is van enige emotie.

Pas als je publiek mee kan voelen met wat ze horen, zal het open staan voor je argumenten of deel nemen aan de discussie. Laat merken dat je hun emoties kent en begrijpt, maar vooral: durf je eigen emoties te laten zien! Deel je twijfels, je blijdschap, je angsten, je overtuigingen.

Jouw enthousiasme en beleving zullen aanstekelijk werken op de aanwezigen.

Veel congressen en evenementen hebben in mijn ogen minder impact dan mogelijk zou zijn. Gevoerde discussies kunnen meer diepgang en dus meer effect hebben, als die zich niet beperken tot dat ene moment dat iedereen bij elkaar zit. Dat is de verantwoordelijkheid van de organisator, maar ook de dagvoorzitter/discussieleider kan daar een belangrijke rol in spelen.

Vooraf krijgen deelnemers in het algemeen niet meer dan een uitnodiging, waarin plaats en datum vermeld worden;waar de dag nu echt over gaat, wordt vaak pas ter plekke duidelijk. Dat geldt vooral voor de discussies in het programma: pas op de dag zelf worden de aanwezigen voor het eerst geconfronteerd met de vraag en wordt er van ze verwacht dat ze ‘on the spot’ een antwoord of een mening formuleren. Waarom kan dat nou niet anders:

-                     waarom maken we de discussiepunten niet langer van te voren bekend?

-                     Waarom stellen we de algemene, verkennende vragen waar iedere discussie mee begint niet al ruim voor het congres, zodat we ter plekke meteen de diepte in kunnen?

-                     Waarom vragen we de deelnemers niet waar zij het over willen hebben, om zo de dag succesvoller te maken?

-                     Waarom vragen we managers niet voorafgaand aan de bijeenkomst te inventariseren wat hun mensen denken over een bepaald probleem of welke mogelijke oplossingen ze in kunnen brengen, zodat de discussie een veel breder perspectief krijgt?

De bijeenkomst zou zo wel eens hele verrassende nieuwe uitkomsten kunnen bieden.

En na het congres gaat ieder weer zijn eigen weg; de net opgestarte discussie stopt in feite voordat hij goed en wel op gang gekomen is. Waarom denken we niet na over manieren om het gesprek via andere wegen voort te zetten? De moderne communicatiekanalen bieden – vooral on-line - mogelijkheden te over om voortdurend met de doelgroep in gesprek te blijven!

Ik denk dat mijn vak de komende jaren flink zal veranderen. Ik denk dat een dagvoorzitter/discussieleider in de toekomst niet alleen meer het evenement zelf zal leiden, maar ook in de aanloop naar en na afloop van het congres met de bezoekers in gesprek zal gaan. Het zou me niet verbazen als ik ooit bijvoorbeeld aansluitend op de bijeenkomst nog een paar weken een discussiegroep op LinkedIn of op de site van de organisator zal modereren. Ik verheug me op deze verdieping van mijn vak!  

Humor kan enorm helpen om je punt te maken of het publiek te betrekken bij een discussie. Goede humor voldoet aan een aantal criteria:

-                     wees grappig, maar vertel geen moppen. Je bent immers geen komiek;

-                     wees spontaan. Om weg te komen met vooraf bedachte grappen, moet je wel een hele goede acteur zijn;

-                     maak grappen over jezelf. Je bent het veiligste ‘slachtoffer’ en publiek dat om jou en je situatie moet lachen, heeft meer sympathie voor je argumenten;

-                     beledig niemand met je grappen;

-                     zorg dat de grap een duidelijke relatie heeft met het punt dat je wilt maken;

-                     hou het kort. Mensen haken snel af bij eindeloze, grappig bedoelde verhalen;

-                     zeg nooit ‘ik heb nog een grappig verhaal’ … humor moet mensen overvallen.

Lees ook deze columns eens:

http://greatpublicspeaking.blogspot.com/2009/06/public-speaking-laws-of-humor.html

En kijk voor meer tips naar dit overzicht op de ‘humorsite’ prohumorist: http://prohumorist.com/32-essential-skills-every-humorous-speaker-should-have

Wantrouw mensen, die zeggen ‘dat het wel goed zal komen’ … het succes van een evenement is voor een groot gedeelte afhankelijk van de voorbereiding. Hetzelfde geldt voor het optreden van de dagvoorzitter/discussieleider en de sprekers.

Om een geslaagd optreden te garanderen, werk ik zelf met de volgende checklist:

-          Zaalindeling: ik wil weten onder welke omstandigheden ik moet werken en wil daar liefst inspraak in. Een hoog podium bijvoorbeeld schept afstand en maakt interactie lastiger; een lagerhuisopstelling daarentegen kan onoverzichtelijk zijn, als er te veel mensen in de zaal zitten;

-          Techniek: om ruis te voorkomen, heb ik het liefst contact met de direct verantwoordelijke over mijn wensen. Zo werk ik graag met een headset, zodat ik mijn handen vrij heb. Veel sprekers kiezen er voor eigen spullen mee te nemen (microfoon, laptop, etc.);

-          Draaiboek: ik vraag mijn opdrachtgever om een helder draaiboek van de dag. Om misverstanden te voorkomen, maak ik ook altijd nog een eigen draaiboek voor mijn werkzaamheden en bespreek dit met de organisator: tijdschema, opzet interviews, discussie op hoofdlijnen. Op deze manier weten we allebei zeker dat we met hetzelfde schema werken én dat we dezelfde verwachtingen hebben van de inhoud van de dag;

-          Voorbespreking: het liefst spreek ik iedere interviewee, spreker of forumlid ruim voor het evenement. Op deze manier weet iedereen waar hij aan toe is. Soms volstaat mailcontact, soms is een ontmoeting zinnig (al is het maar op de dag zelf);

-          Informatie: voor zover zinnig (onwetendheid kán namelijk ook een voordeel zijn), vraag ik de opdrachtgever om de nodige informatie en lees me in;

-          Locatiekennis: zeker bij bijzondere locaties duik ik in de feiten. Een kleine verwijzing tijdens je optreden doet wonderen;

-          Actualiteit: ik check de actualiteit, tot vlak voor het optreden. Het mag je niet overkomen dat er interessante ontwikkelingen zijn in relatie tot het onderwerp van de dag en dat jij van niks weet;

-          Tijd: ik ben ruim van te voren aanwezig voor de laatste check. Ik wil ’de zaal kunnen proeven’ en eventueel nog zaken bij kunnen stellen. Ik krijg genoeg betaald om er een hele dag voor uit te trekken;

-          Doelgroep: ik informeer me zo goed als mogelijk over de doelgroep van het evenement: wie zijn ze, wat houdt ze bezig en wat verwachten ze van de dag? Alleen met die kennis kun je ze van precies die informatie en inzichten voorzien, waar ze écht iets aan hebben. Ik probeer ruim van te voren contacten te leggen met de doelgroep. Ik zie grote mogelijkheden in de inzet van Social Media om al ruim voor de bijeenkomst met mensen in contact te komen.

Maar al te vaak hoor ik ‘dat de voorbereidingstijd zo kort was’ en dat er daarom geïmproviseerd moest worden. Mijn instelling is dat de checklist altijd afgewerkt kan worden in één of andere vorm, of je nou een maand of een dag voorbereidingstijd hebt.

Mensen zullen aandachtiger naar je luisteren of actiever deelnemen aan een discussie, als ze het gevoel hebben dat het echt over hun gaat. Zet je publiek daarom centraal in alles wat je doet, maak hún de ster van de bijeenkomst.

Daarvoor zijn er een aantal simpele trucs:

-                     haal mensen op het podium en geef ze een rol. Dit werkt nog beter als je van te voren hebt vastgesteld, met welke mensen het hele publiek zich kan identificeren: haal juist die persoon naar voren;

-                     spreek in discussies mensen persoonlijk aan in plaats van af te wachten, wie zich gaat melden. Als iemand spontaan deel neemt aan het gesprek, laat dan merken dat je weet wie hij/zij is en welke rol hij/zij speelt in de organisatie;

-                     noem namen van personen, afdelingen, werkgroepen, etc. Ze voelen zich daarmee persoonlijk aangesproken;

-                     citeer individuen;

-                     prijs individuen en groepen voor hun prestaties. Laat merken dat je weet, waar mensen mee worstelen, maar vooral dat je ziet wat ze presteren. Zoek uit wie de anonieme helden zijn van de organisatie en zet ze in het zonnetje;

-                     toon begrip voor ieders situatie en inbreng;

-                     hou bij iedere beslissing die je neemt je doelgroep voor ogen.

Het zijn simpele manieren om je publiek beter te bereiken. Ze zijn echter niet simpel uitvoerbaar: om de genoemde trucs goed in praktijk te kunnen brengen en niet het risico te lopen de plank volledig mis te slaan, is een grondige voorbereiding vereist. Daarin onderscheidt zich de professionele dagvoozitter/discussieleider of spreker van de goedwillende amateur.

Je eerste woorden, je eerste actie, je eerste blik de zaal in: ze vormen de eerste indruk, die bepaalt of het publiek wil weten wat je te vertellen hebt.

Zonder een pakkende opening ben je de interesse van de toehoorders direct al kwijt.

Een goede opening is niet zo moeilijk als het lijkt:

-          maak indruk: gebruik decorstukken of props. Doe iets met je persoonlijke talenten, zoals gitaar spelen, buikspreken of jongleren. Of kijk – een beetje drama mag best - eerst eens een minuut zwijgzaam de zaal in, kijk steeds een ander in de ogen. Kortom: laat je fantasie de vrije loop, doe iets onverwachts;

-          vertel een verhaal: deel iets persoonlijks of kom met een anekdote. We zijn immers allemaal nog steeds dat kleine kind, dat graag naar verhalen luistert. Een goed verhaal is makkelijk te vertellen, legt direct een connectie met je publiek en maakt meteen een helder punt;

-          hou het kort! Veel inleidingen zijn te lang en proberen compleet te zijn. Verlies je te veel tijd aan het begin verhaal, dan kom je aan het eind tijd te kort voor een echte climax;

-          hou het simpel: de aandacht van je toehoorders is aan het begin van je verhaal hoog. Je wilt die aandacht niet verliezen aan prietpraat en een langdradige, onduidelijke boodschap;

-          verplaats je in je publiek: wat is die ene gedachte die ze willen horen, onthouden en in praktijk brengen? Dat is de rode draad van je opening én de rest van je verhaal;

-          begin nooit met ‘goedemiddag, ik ben …’. Val met één ijzersterke openingszin of vraag direct midden in het verhaal: deze zin bepaalt of mensen luisteren en je verhaal zullen onthouden. Je voorstellen kan eventueel nog na je inleiding.

Het is vooral een kwestie van durven. Je zult merken hoe opgelucht je publiek reageert, als ze merken dat jij nu eens niet hebt gekozen voor de standaard-opening, die ze al zo vaak gehoord hebben.