Winnaars Lars for Free bekend

15 januari 2014
Categorieën: Nieuws
Geen reacties »

Ook in 2014 was er weer flinke belangstelling voor Lars for Free: de jaarlijkse actie waarbij dagvoorzitter Lars Sorensen zijn diensten gratis ter beschikking stelt aan opdrachtgevers die wel behoefte hebben aan een professionele gespreksleider, maar geen budget hebben.
De inschrijvingstermijn is gesloten en de vijf winnaars zijn door Lars bepaald.

lars zwart wit

De winnaars van Lars for Free 2014 zijn:

The young professional of the Year: Lars heeft een speciale klik met ondernemerschap en dat maakt dit tot een logische keuze.

Leger des Heils: deze instelling is in 2014 al 125 jaar actief in Dordrecht, de stad waar Lars woont. En deze aanvraag valt natuurlijk helemaal binnen Lars zijn wens veelvuldig MVO-opdrachten te doen.

Stichting Gezondheidsaward: deze instelling richt zich vooral op het stimuleren van gezondheidsdenken bij bedrijven. De perfecte combinatie dus, van Lars zijn gevoel voor ondernemerschap en zijn betrokkenheid bij volksgezondheid, op welk vlak hij eerder bijeenkomsten leidde.

MKB Groningen: ook hier steekt Lars’ affiniteit met ondernemerschap weer de kop op.

UWV: deze organisatie stelt vooral prijs op Lars zijn vermogen om bijeenkomsten ook in het voortraject mee vorm te geven. En dat trok hem aan in deze aanvraag.

Lars for Free is daarmee voor dit jaar gesloten. Maar natuurlijk zijn er binnen Dagvoorzitter.nl altijd mogelijkheden, als het gaat om echte MVO-aanvragen. Daarnaast werkt dagvoorzitter Gert-Jan Jansen op aanvraag volgens het principe ‘niet goed, geld terug’.

Het is de schuld van de dagvoorzitter

10 januari 2014
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Nieuws
Geen reacties »

De hele wereld zag de video, waarin Hollywood blockbuster-regisseur Michael Bay afgaat op het podium en zo een Samsung-bijeenkomst om zeep helpt. Maar wat gaat er nu precies mis? Een analyse.

Michael-Bay

De meeste kijkers – zij, die niets weten van evenementen – zullen zeggen: het is de schuld van de techniek. Immers: de autocue begeeft het en daardoor raakt Bay in paniek. Michael Bay verklaarde later, dat hij zichzelf voor schut had gezet. Maar volgens mij is het niet alleen zijn schuld en zijn er nog twee andere dingen aan de hand: een verkeerde conceptuele keuze en een slechte gespreksleider.

Om te beginnen het concept. Wat deze bijeenkomst maar weer eens bewijst, is dat het nooit werkt om een vraaggesprek volledig te scripten, laat staan op autocue te zetten. Zelf al was alles technisch goed gegaan, dan nog was het een volledig ongeloofwaardig interview geworden. Een vraaggesprek komt alleen over, als het spontaan is. En het grote voordeel van spontaniteit: dat kan niet kapot gaan … koppel een goede interviewer aan iemand die weet waar hij het over heeft en het gesprek wordt leuk, hoe het zich ook ontwikkelt.
Opdrachtgever Samsung heeft deze ellende zelf over zich afgeroepen, door lafhartig te kiezen voor (schijnbare) volledige controle. Ze hadden regisseur Bay moeten vragen vrijuit te spreken, in het vertrouwen dat hij dan mooie dingen zou zeggen.

En dan mijn collega, de gespreksleider. Die man doet een aantal cruciale dingen fout:
1) hij had het interview nooit uit handen mogen geven aan de autocue
2) op het moment dat de autocue het begeeft, had hij het heft over moeten nemen. Nu hoor je Bay zelf zeggen ‘we slaan er ons wel doorheen’. De dagvoorzitter had hem daar bij moeten steunen, door meteen echt met hem in gesprek te gaan, in plaats van als een soort vlees geworden autocue voorgekookte vragen op te dreunen
3) ook fysiek had de interviewer Michael Bay bij moeten staan. Door op het moment dat de ellende begint naast hem te gaan staan en hem een nieuw houvast te bieden
4) hij had de problemen kunnen benoemen: “U merkt, de techniek laat ons in de steek. Achter de schermen gaan ongetwijfeld een paar mensen helemaal uit hun dak, maar wij gaan onverdroten door”. Een kleine grap had misschien kunnen helpen: het wordt hoog tijd dat Samsung ook autocues gaat maken
5) weet wanneer je verloren heb: vragen om een applaus voor Michael Bay is potsierlijk.

En natuurlijk: commentaar leveren vanaf de zijlijn, is altijd makkelijk. Het zal iedere dagvoorzitter wel eens overkomen, dat hij blundert. Ik kan alleen maar hopen dat de mijne minder erg zal zijn … en niet op YouTube geplaatst wordt.

Jan-Jaap In der Maur

 

 

Dagvoorzitters zijn eenheidsworst; een jaaroverzicht

16 december 2013
Categorieën: Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
2 reacties »

De jaarwisseling: traditioneel hét moment om terug te kijken. Voor ons is 2013 een heel speciaal jaar geweest. Het was ons eerste volle kalenderjaar als bureau, volledig gespecialiseerd in dagvoorzitters.  Als we naar de (dagvoorzitters) markt kijken, kunnen we paar heldere conclusies trekken.

trends1

Dagvoorzitters worden beschouwd als eenheidsworst.
Opdrachtgevers kijken nog maar zelden bewust naar wie ze voor de zaal zetten. Ze kiezen zonder heldere visie op wat hun dagvoorzitter bij die ene specifieke gelegenheid zou moeten kunnen. Kennelijk denkt ‘de markt’ nog steeds dat alle dagvoorzitters hetzelfde zijn. Het tegendeel is waar: iedere dagvoorzitter heeft zijn eigen vaardigheden en persoonlijkheid.
Gelukkig merken we tegelijkertijd dat ons verhaal met interesse wordt ontvangen en mensen de voordelen inzien van een goede match tussen bijeenkomst en gespreksleider.

Dagvoorzitters beschouwen zichzelf als eenheidsworst
Dagvoorzitters zijn in het algemeen opportunistische ZZP-ers: ze pakken alles aan wat ze aangeboden wordt en vragen zich maar zelden af of een opdracht wel bij ze past. Ze scoren liever een factuur en een mager zesje, dan te kijken of een collega misschien beter geschikt is voor de opdracht.
De gemiddelde dagvoorzitter heeft er erg moeite mee om in een hokje geplaatst te worden. Wij denken dat dat hij of zijn daar juist beter van zou worden.

De markt oordeelt niet graag
Er wordt in evaluaties wel eens gevraagd naar een oordeel over de gespreksleider, maar dat gaat nooit dieper dan een algemeen en daarom nietszeggend cijfer. Wat zegt een 7, als je niet weet waar de dagvoorzitter nu precies op beoordeeld is? Voorwaarde voor een echte evaluatie is, dat de bijeenkomst een helder doel heeft en een weloverwogen programma. Pas dan kun je de rol van de dagvoorzitter specifiek maken en hem of haar beoordelen op het eindresultaat.

De dagvoorzitter wordt niet graag beoordeeld
Veel gespreksleiders vinden het prima om een 8 te krijgen, zonder dat helder is waarvoor. Ze houden daarmee de mythe van hun eigen toegevoegde waarde in stand, terwijl die vaak helemaal niet aantoonbaar is. We merken het al bij de inschrijving van nieuwe dagvoorzitters: de meesten willen gewoon op de site gezet worden en vinden het helemaal niet prettig dat we ze eerst aan het werk willen zien. Een belangrijke nuance is, dat de échte toppers juist graag beoordeeld willen worden en verder willen leren.

Een professionele gespreksleider staat niet bovenaan de wensenlijst
De voorkeur gaat regelmatig uit naar een Bekende Nederlander of een interne dagvoorzitter. En voor beiden is uiteraard iets te zeggen. Tegelijkertijd vinden wij het natuurlijk jammer, als de professionele dagvoorzitter bij voorbaat wordt uitgesloten en er niet gekeken wordt naar de mogelijke toegevoegde waarde.
Maakt de opdrachtgever een afgewogen keuze voor een BN’er of een interne dagvoorzitter, dan hebben wij daar vrede mee. Sterker nog: we helpen de (vaak onervaren) interne dagvoorzitter graag het goed te doen, door training of coaching aan te bieden.

Dagvoorzitter is een populair vak
Onze workshop ‘Leren Modereren’ loopt steeds soepel vol, dus kennelijk zijn er genoeg mensen die het vak onder de knie willen krijgen. We zien een paar categorieën: deelnemers die in andere rollen (zang/theater) al op het congrespodium staan en hun inzetbaarheid willen verbreden. Cursisten die bij een grote/corporate instelling werken, daar regelmatig gesprekken leiden en dat effectiever willen doen. En degenen die regelmatig ‘openbare inspraakbijeenkomsten’ begeleiden.
Daarnaast zie je bijvoorbeeld in alle profielen in de Social Media, hoe populair het is om jezelf dagvoorzitter te noemen. Uit dat enorme aanbod de werkelijke professionals onderscheiden van de snabbelaars en wannabees is voor opdrachtgevers een enorm probleem.

Dagvoorzitters bemiddelen is een populaire inkomstenbron
Ieder sprekersbureau biedt gespreksleiders aan, net als vele communicatiebureaus, artiestenbureaus en noem maar op. Er valt kennelijk goed geld in te verdienen en opdrachtgevers vragen (nog) niet om gericht, vakkundig advies over de inzet van hun dagvoorzitter. Een ander gegeven is daarin veelzeggend: Dagvoorzitter.nl is – voor zover we hebben kunnen constateren – het eerste bureau dat zich volledig richt op de matching van dagvoorzitters … in Europa en misschien zelfs ter wereld.

In 2012 begonnen we met een duidelijke filosofie: niet gaan voor de enorme omzetten, maar voor betere bijeenkomsten. Niet streven naar zo veel mogelijk mensen op de site, maar naar echt maatwerk. Het bracht ons een prachtig jaar, samen met een groot aantal hele mooie mensen. Dank, daarvoor!
We hopen in 2014 volgende stappen te zetten, liefst samen met jullie allemaal. Hoe dan ook, we wensen jullie alvast hele fijne feestdagen en een geweldig nieuwjaar.

Jan-Jaap In der Maur

 

Ook in 2014: Lars For Free. Inschrijving nu geopend.

16 november 2013
Categorieën: Gastblog, Nieuws
Geen reacties »

Na het succes van de afgelopen twee jaren, bieden we ook in 2014 Lars for Free. Heb jij een evenement, seminar of debat dat schreeuwt om professionele leiding, maar heb je geen of weinig budget? Stuur ons een mail en wie weet is Lars Sorensen je gratis dagvoorzitter: professioneel, origineel, dynamisch en energiek.

Lars mailchimp

Steeds meer organisaties en bedrijven zien de meerwaarde van een professionele presentator of dagvoorzitter. Het is nu eenmaal een rol die meer inhoudt dan alleen het aankondigen van sprekers , een microfoon vast houden en op je horloge kijken. Een goede dagvoorzitter creëert de juiste dynamiek én verbinding tussen sprekers en zaal, inhoud en vorm, proces en programma. Niet iedere organisatie heeft echter het budget voor een professional. Maak gebruik van #LFF en wellicht is de door jou gezochte presentator, dagvoorzitter, trainer of acteur volledig gratis.

Uit de inzendingen selecteren we 5 projecten waar Lars zich 1 dag gratis volledig voor gaat inzetten. De afgelopen jaren heeft hij op deze manier onder ander als dagvoorzitter een event gepresenteerd voor communicatie studenten in Groningen, een workshop presentatie techniek gegeven voor zorgprofessionals, als acteur in een voorstelling gespeeld rondom het thema pesten en als voice-over stemmen in gesproken voor War Child Nederland.

Gebruik je creativiteit en stuur voor 14 januari 2014 je aanvraag in via info@dagvoorzitter.nl

Be Sociable, Share!

Het evenement dat ik niet had willen missen

5 september 2013
Categorieën: Nieuws
Geen reacties »

Recent was ik deelnemer aan ‘het evenement dat niemand wil missen’. En de bijeenkomst maakte zijn titel zeker waar: in de zaken die besproken werden zat meerwaarde, de dingen die bleven liggen gaven me inzicht in de stand van ons vak.
Het meest heb ik genoten van initiatiefnemer en dagvoorzitter Erik Peekel (Aaaaha!, the Actor Factory). Met deze gespreksleider is het ineens een genot om concurrenten te hebben en hij bewees eens te meer dat dagvoorzitten een vak is. Erik was volledig in zijn element, het format paste hem als een oude jas en hij tilde de bijeenkomst naar een hoger niveau.

 

evenementnietmissen

 

Wat heb ik persoonlijk uit het evenement gehaald, waardoor ik het niet wilde missen?
Het programma stak goed in elkaar: veel interactie, ruimte om van elkaar te leren en elkaar te leren kennen.
De setting paste naadloos bij de opzet: een zeer geslaagde zaalopstelling met rijen tegenover elkaar.
Er werd feilloos gebruik gemaakt van ‘the wisdom of the crowd’, waardoor iedereen met nieuwe inzichten naar huis ging.
Veel nieuwe contacten met interessante mensen.

Heb ik dan niets op te merken? Mensen die me kennen, weten dat dit niet waar kan zijn. Daarom een paar observaties.
Ik ben verdwaald in de parkeergarage van het World Forum. Door een slechte routing begon ik net dat ene procentje minder positief aan de bijeenkomst.
Er werd gewerkt met de netwerktool Connect. Veel potentie ging verloren, omdat het niet uitgelegd werd, niet gepromoot.
We zijn als branche voor mijn gevoel nog steeds teveel bezig met de buitenkant en te weinig met ROI, het benoemen van scherpe doelen en afgewogen Event Architectuur.

Al met al zeg ik met volle overtuiging: als dit evenement weer eens georganiseerd wordt, mis het niet!

Jan-Jaap In der Maur

LEREN MODEREREN: een workshop dagvoorzitter/gespreksleider

25 juni 2013
Categorieën: Nieuws
Geen reacties »

Dagvoorzitten is een ervaringsvak. De beste manier om het te leren is: veel doen en kijken naar de experts. Die kans word je geboden door Kim Coppes en Jan-Jaap In der Maur, samen goed voor tientallen jaren en honderden bijeenkomsten ervaring. In een tweedaagse training met veel persoonlijke aandacht, laten ze je oefenen in alle facetten van het vak. Want een vak, dat is het.

mailchimp

 

Wat gaan we doen?

Oefenen, oefenen, oefenen. Het is onze mening dat het doen de enige manier is om het dagvoorzitterschap onder de knie te krijgen. In twee intensieve dagen behandelen we alle basisvaardigheden van het vak:

Podium-presence: hoe sta je erbij en wat straal je uit? Je wilt je zeker voelen en je soepel door de ruimte bewegen
Presenteren: hoe schrijf je goede (aankondigings)teksten en hoe breng je die overtuigend? Je leert inhoudelijke keuzes te maken, de juiste toon te kiezen en verbinding te leggen tussen je sprekers en de deelnemers
Modereren: Hoe breng je interactie op gang? Je doet ervaring op met technieken & trucs die helpen deelnemers écht met elkaar in gesprek te brengen. En je krijgt situaties voorgeschoteld die een effectieve interactie in de weg kunnen staan.
Interviewen: wat is de juiste vraag op het juiste moment? Of je nu één iemand ondervraagt of in gesprek bent met een panel, een podium-interview is een discipline op zich.
Event architectuur: hoe ontwerp je een programma, dat helpt het doel van de dag te verwezenlijken en vooral: welke rol heb jij daar als moderator in? De dagvoorzitter is immers degene die het op het podium waar moet maken. Het kiezen van de juiste toon en tempo zijn cruciaal. Je leert kiezen tussen scherp en meegaand, tussen polariseren en bruggen bouwen, tussen snelkookpan en urenlang stoven.

Wat levert het je op?

In hoog tempo krijg je tips en adviezen van maar liefst twee doorgewinterde professionals, die al hun kennis en ervaring met je willen delen. In een selecte groep doe je een schat aan ervaring op. Omdat de groep bestaat uit maximaal 12 personen, krijgt iedere deelnemer ruimschoots individuele aandacht.
Aan het einde van de training weet je wat het vak inhoudt, hoe groot je aanleg ervoor is en heb je een flinke stap gezet op weg naar het vakmanschap.

Wat kost het?

Voor deze tweedaagse workshop betaal je € 940,= ex. BTW. De lunch, koffie, thee en koeken zijn inbegrepen.

Waar en wanneer?

De eerst volgende workshop vindt plaats op 26 en 27 september. Zodra deze vol is geboekt, gaan we inschrijvingen aannemen voor 23 en 24 september.
De dagen zijn van 09.00 (aanvang 09.30) tot 17.00. De locatie is Landgoed Kraaybekerhof in Driebergen; het landgoed is uitstekend bereikbaar per auto (gratis parkeren) en trein.

Hoe kun je reserveren?

Stuur een mail naar info@dagvoorzitter.nl, betaal vervolgens de helft van de factuur vooruit en je hebt een plek. Kun je onverhoopt toch niet komen, dan mag je jouw plaats aan iemand anders geven.
Voor meer informatie kun je bellen met Kim (06 28518149) of Jan-Jaap (06 46113994). We hopen je te begroeten in september.

En de winnaar is … het feestje van de dagvoorzitter

11 juni 2013
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Tijdens het jaarcongres van Logeion (beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals) vroegen we deelnemers naar hun meest prangende vraag over dagvoorzitterschap en gespreksleiding. De inzendingen geven een mooi beeld van hoe er naar dagvoorzitters gekeken wordt. Ze zijn interessant voor iedereen die zich bezig houdt met (inhoudelijke) bijeenkomsten.
Aan de steller van de ‘beste vraag’ (toegegeven: de keuze is volledig subjectief) geeft Dagvoorzitter.nl een dag gratis dagvoorzitter cadeau. Daarnaast geven we vier gratis telefonische consulten van een uur weg (en als het er per ongeluk twee worden, doen we ook niet moeilijk).
Een overzicht van de belangrijkste vragen, natuurlijk met antwoord:

Answers

De winnaar van de gratis dagvoorzitter is Petra Borsboom van de Provincie Gelderland. Zij stelde de vraag ‘hoe zorg ik ervoor dat de dag geen feestje wordt van de dagvoorzitter?’ Waarom vonden we dit de belangrijkste vraag: omdat dit erg genoeg nog veel te vaak voor komt. Te veel dagvoorzitters luisteren vooral erg graag naar zichzelf en vinden dat de wereld om hun draait.
Het antwoord op de vraag is dan ook tamelijk simpel, maar misschien een beetje flauw: zorg dat je een goede dagvoorzitter huurt, dan heb je dit probleem niet. Hoe je die herkent, lees je in ‘podiumbeest of prutser‘. Maar laat ik nog een stap dieper gaan: je kunt er zelf ook iets aan doen, door je doelen heel helder te maken. Als je die scherp hebt, kunt je de dagvoorzitter-van-dienst heel gericht instrueren. Die heldere eisen geven hem een stuk minder ruimte om te gaan egotrippen. Dit overzicht kan daarbij helpen.
En ik haal ook de vraag van Chantal Kolleman (Gemeente Hollands Kroon) er nog even bij: ‘hoe voorkom je dat de dagvoorzitter de hoofdrol speelt?’ Dat lijkt dezelfde vraag, maar is het niet: het kan namelijk best zijn dat het doel van de bijeenkomst erbij gediend is, als de gespreksleider prominent aanwezig is. Dan treedt hij niet op de voorgrond, omdat hij dat zo graag wil, maar omdat die effectief is. Sommige bijeenkomsten hebben stevige sturing nodig. Cruciaal is dus om niet zo maar een dagvoorzitter te kiezen, maar te zoeken naar precies de juiste.

De eerste winnares van een gratis consult is Jacqueline Kronenberg van het Nederlands Instituut voor Sport en Bewegen. Zij legde ons een stelling voor: ‘de beste dagvoorzitter is iemand uit je eigen organisatie, die weet waar hij het over heeft, de mensen kent én tegelijkertijd het vak van dagvoorzitter beheerst’. Dat klinkt inderdaad ideaal: iemand die inhoudelijk volledig op de hoogte is, zijn pappenheimers kent en ook nog eens goed voor de zaal kan staan. Maar dat is het niet altijd. Soms kan een beperkte kennis juist een voordeel zijn, omdat je daarmee volledig kunt focussen op het stellen van de ‘domme vragen’. En de ideale dagvoorzitter is soms juist een volledige buitenstaander, omdat die zich kan focussen op het proces zonder zich zorgen te hoeven maken over zijn positie.
Daar staat tegenover dat Jacqueline ook een punt heeft met haar stelling: de dagvoorzitter hoeft niet altijd een professional te zijn. Bij de inzet van bijvoorbeeld een eigen manager kan een korte training-coaching soms wel zinnig zijn.
In het verlengde van deze vraag, vroeg Joke Busschots (gemeente Leiden) zich af, of je een dagvoorzitter uit eigen gelederen ook kunt combineren met een professional. Het antwoord is volmondig ‘ja’! In dat geval kunnen ze beiden doen waar ze goed in zijn: de één wordt aangesproken op zijn kennis van het onderwerp en de mensen. De ander focust zich op zijn rol als buitenstaander en brengt zijn proces-expertise in. Ervaring leert dat het ‘t beste werkt, als de professionele dagvoorzitter de lead neemt en de interne dagvoorzitter fungeert als ‘side-kick’.

Het tweede gratis consult gaat naar Anne Broekhuizen van de Grontmij met de vraag: ‘ik wil een bijeenkomst organiseren met techneuten, die inspirerend is en toch inhoudelijk. Maar ze vinden het erg moeilijk om deel te nemen. Kan een dagvoorzitter hierbij helpen?’
Wij denken van wel, op twee vlakken: om te beginnen is er de bijeenkomst zelf, waarbij een professional de kennis en ervaring heeft om aan te voelen hoe de mensen in de zaal het beste te betrekken. Maar misschien nog wel belangrijker is de rol van de dagvoorzitter in het voortraject: vanuit zijn ervaring kan hij helpen de doelen te vertalen naar precies de juiste programma-opbouw, de juiste werkvormen en de juiste toon. Door samen te werken aan deze zogenaamde ’event-architectuur’ wordt het deelnemen door de deelnemers vanaf het begin de belangrijkste focus.
Wil je meer weten over dit onderwerp, dan is het boek ‘into the heart of meetings‘ een absolute aanrader. Eric de Groot – één van de auteurs – gaf ook een workshop tijdens ComKracht.

Ook Erika Hoekstra (gemeente Emmen) en Dieuwke de Boer (gemeente Alphen a/d Rijn) winnen een gratis consult. De eerste stelde de vraag: ‘wat voor een geschikte vorm van bijeenkomst kan ingezet worden bij reorganisaties (personeelsbijeenkomsten)?’ En Dieuwke wilde weten: ‘hoe vul je een leuk politiek debat in voor een lijsttrekkersdebat?’
Dit zijn beiden zeer concrete vragen die meer informatie vereisen om te kunnen beantwoorden. Ik zal tijdens het consult niet meteen met oplossingen komen, maar allereerst vooral veel vragen stellen. De belangrijkste zal zijn: wat is jullie doel?
Kijk bijvoorbeeld naar de reorganisatiebijeenkomsten: het maakt voor het concept een enorm verschil of je wilt dat mensen na afloop alles weten van de plannen, of je wilt dat ze de plannen gaan omarmen, of je wilt dat ze de plannen mee helpen uitwerken, etc. En voor het debat geldt hetzelfde: wil je dat iedereen na afloop zijn keuze kan maken of dat iedereen weet welke coalities het meest waarschijnlijk zijn? Afhankelijk van het doel – en van andere factoren, zoals de sfeer binnen de doelgroep – kun je de vorm bepalen.

Tot slot wil ik nog een paar vragen behandelen die niet in de prijzen zijn gevallen, maar wel de moeite waard zijn. Als eerste die van Marije van Peridon (LVTPR); zij wil weten: ‘hoe kies je een dagvoorzitter met verstand van het onderwerp?’ Ik antwoord met een wedervraag: waarom is verstand van het onderwerp zo belangrijk? Soms is een ‘domme dagvoorzitter‘ veel effectiever.
Aan de andere kant heeft ze natuurlijk wel een punt: je moet een dagvoorzitter die helemaal niets met computers en IT heeft geen dag laten leiden over het bouwen van webshops. Mijn tip: zoek binnen de kring van professionals niet op jouw specifieke onderwerp (zakelijk Apple gebruik), maar op de meer algemene zoekterm (automatisering, IT, gadgets). Een dagvoorzitter voor de landelijke clubdag van dwarsgestreepte fladdervinken hoeft niet alles te weten van die vogelsoort, maar het helpt wel als hij dierenliefhebber is.

Wendy Smouter van ANP Pers Support vroeg zich af: ‘kies je een dagvoorzitter die bij je organisatie past, bij je publiek of bij allebei?’ Ik denk dat je het laatste wilt, maar dat je daarbij moet uitgaan van je publiek. Immers: de organisatie heeft een doel met de bijeenkomst en wil bij de deelnemers iets bereiken. Dan zal de organisatie het meest gebaat zijn bij een dagvoorzitter die bij het publiek past. En als je er vanuit gaat dat organisator en publiek bij elkaar passen, dan is het driehoekje rond. Passen organisator en publiek niet bij elkaar, dan heb je een heel ander probleem … en daar helpt geen dagvoorzitter meer aan.

En dan de allerlaatste, maar zeker niet de minste. Frederique Koning (Wereld Natuur Fonds) stelde de vraag: ‘hoe zorg je dat de dagvoorzitter voldoende inhoudelijke kennis heeft om de sprekers uit te dagen en échte interactie te krijgen?’
Dat is een kwestie van de juiste voorbereiding en de juiste keuzes. Als je bepaald hebt wat je einddoel is en daar de beste vorm bij hebt gekozen, dan weet je ook welke kennis de dagvoorzitter nodig heeft om goed zijn werk te kunnen doen. Dan kun je een dagvoorzitter zoeken die deze kennis heeft, of je voedt hem met de juiste informatie.
Maar belangrijker nog: echte interactie is geen kwestie van de juiste informatie alleen. Het vereist ook ervaring met (groeps)processen, kennis van debat-dynamiek, mensenkennis en het feilloos aanvoelen van sfeer. Dat is ervaring die een professionele dagvoorzitter in zijn bagage heeft en graag voor je inzet.

Jan-Jaap In der Maur

IMEX: heel erg de moeite waard!

25 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Nieuws
Geen reacties »

Voor vertrek vroeg ik me af: waarom ga ik eigenlijk naar de IMEX? Achteraf kan ik zeggen: het was de moeite van de autorit meer dan waard!

Je moet wel weten waar te kijken: op het eerste gezicht lijkt deze internationale bijeenkomst voor event-professionals verdacht veel op de vakantiebeurs. Zo ver het oog reikt worden je exotische bestemmingen aangeboden. Of het nu Australië is, Dubai of Texas: ze vinden allemaal dat je vooral bij hun moet komen vieren of confereren. Het lijkt alles hotels en congrescentra wat de klok slaat. En dat is voor ons als bureau dat zich richt op inhoudelijke concepten natuurlijk helemaal niet zo interessant.

IMex Holland

Maar wie verder kijkt, vindt de onderstroom: een groeiende groep mensen die uit wil stijgen boven techniek en catering. Professionals die geloven dat event-architectuur, meeting-design en ROI dé termen zijn die de boventoon horen te voeren. Toen ik die mensen eenmaal gevonden had, werd het een inspirerend verblijf. Ik zet de highlights op een rij:

Wat gebouwen je vertellen:

Mike van der Vijver – schrijver van ‘into the heart of meetings’ -  hield een workshop over ‘the venue message’. Zijn stelling: iedere zaal geeft een boodschap af, die het gedrag van de deelnemers beïnvloedt. Een hotel dat zegt ‘ik ben 40 en heb botox nodig’ is dus niet de beste ruimte om een creatieve, innovatieve sfeer te creëren. En twee dagen later zag ik het zelf in praktijk gebracht: de bedoeling was een geanimeerde gedachtewisseling, de zaal zei ‘hier gedempt en beheerst spreken’.
Mike zijn boodschap: kies de venue liefst pas als je concept/programma bepaald. Maar luister minimaal goed naar je geboekte zaal en pas hem waar nodig aan.

waldorf statler

Meetings als wetenschap:

Jonathan Bradshaw (meetology) gaf één van de vele ‘campfire sessions’: kleine, intensieve groepen die onder leiding van een expert van gedachten wisselen. Jonathan specialiseert zich in het wetenschappelijk onderbouwen van werking en effectiviteit van live-meetings. In de sessie die ik bij woonde ging het over factoren die creativiteit bevorderen. Het ging over Pixar films, Darwin, Einstein, Waldorf & Statler en dat brainstormen aantoonbaar niet werkt; over de voordelen van liggen, spelen, liefde, zeurpieten en … elektrocutie. Ik heb Jonathan gevraagd zijn verhaal te vatten in een blog, dus hopelijk binnenkort meer.

Stop met organiseren, begin met creëren:

William Thomson stelde vast dat nog steeds 95% van budgetten naar de zaal, de techniek en de catering gaat. En dat meetings aantoonbaar effectiever worden, als je meer geld uitgeeft aan de inhoud.
Waarom, vroeg hij zich af, zijn bijeenkomsten zo saai? Terwijl we weten dat een carnaval in Rio meer blijft hangen dan de inhoud van een saaie speech. Dus waarom altijd alleen maar sprekers inzetten?
En waarom is netwerken nooit meer dan een half uurtje praten tijdens de lunch, terwijl iedereen zegt het belangrijk te vinden? Er moet in zijn ogen meer ruimte voor gemaakt worden en er zou gewerkt moeten worden met gerichte netwerk-concepten. Je kunt aan gerichte matching doen via bijvoorbeeld de badges en je kunt toeval een handje helpen met gamification.
William zijn boodschap: organiseer altijd, alsof de deelnemers er zelf voor moeten betalen.

FRESH diner:

Op de dinsdagavond kwam de FRESH-movement bij elkaar. Allemaal mensen die willen dat onze branche een volgende stap zet in zijn evolutie. Eens per jaar organiseren zij een conferentie in Kopenhagen. Ik hoop van harte dat jullie er komende januari allemaal bij zijn.
De avond werd gehost door ‘onze’ Lars Sorensen. Hij eindigde de bijeenkomst met een fantastische, geïmproviseerde rap in het Engels. Eerder op de dag werden Lars en ik (Jan-Jaap In der Maur) al geïnterviewd over ons vak.

Waarom ga ik eigenlijk naar de IMEX?

19 mei 2013
Categorieën: Geen rubriek, Nieuws
Geen reacties »

De koffer is gepakt, het hotel geboekt. Nog even inhoudelijk voorbereiden: welke exposanten en workshops wil ik bezoeken? En dan slaat ineens de twijfel toe: waarom wilde ik ook alweer persé naar de IMEX toe?

IMEX

 

Natuurlijk: een groot deel van mijn netwerk is er. Maar rechtvaardigt dat de kilometers heen en weer naar Frankfurt? En ja: er staan ook interessante nieuwe contacten te wachten … hoop ik.
Maar scrollen door de lijst van exposanten en aangeboden sessies bevestigt weer eens het beeld: minimaal 95% van de deelnemers is nog steeds uitsluitend bezig met locatie, catering en techniek. Het aantal mensen dat bezig is met content, communicatie en technologie die werkelijk iets toevoegt is op de vingers van één hand te tellen.

Is dat erg? Eigenlijk niet: ik ben al lang blij dat ik maar 5% van de stand hoef te bezoeken. En ik reken erop dat de mensen die daar staan mijn verblijf de moeite waard zullen maken, net als de deelnemers aan het FRESH diner op de dinsdagavond. Ik verwacht inspiratie te vinden bij mensen die voor de markt uitlopen, nieuwe inzichten te krijgen van de thought-leaders van ons vak.
Ik hoop de komende jaren een verschuiving te zien, van een beurs over randvoorwaarden als bitterballen, licht en geluid naar Return on Investment en werkelijk effectieve event-architectuur. En als IMEX 2013 daar een eerste stap in is en ik daar bij mag zijn, dan is gaan meer dan de moeite waard.

Into the heart of meetings moet je gelezen hebben!

3 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Voor opdrachtgevers is het leven een stuk gemakkelijker geworden. Bij de selectie van een organisator van hun bijeenkomst hoeven ze voortaan nog maar één vraag te stellen: heb je ‘Into the heart of meetings’ gelezen? Dit fantastische boek van Eric de Groot en Mike van der Vijver is verplichte kost voor iedereen die professioneel bezig is met evenementen.

Ik werd door elk woord geïnspireerd en alles wat ik al steeds voelde, maar niet precies kon plaatsen viel ineens op zijn plek. Het boek getuigt van een geweldige visie op het vak en bevat tegelijkertijd een praktisch toepasbare werkwijze. ‘Into the heart of meetings’ kent in mijn ogen maar één zwakke plek: het bewijst dat het ontwerpen van een geslaagde bijeenkomst iets anders is dan het schrijven van een leesbaar boek. Maar daarover later meer, eerst doe ik een poging de belangrijkste punten op een rij te zetten (en dan maar hopen dat de schrijvers er blij mee zijn). into the heart of meetings De Groot en Van der Vijver omschrijven het begrip ‘meeting’ als: een fysieke ervaring rond specifieke inhoud en met een specifiek doel. Er is in hun ogen dus altijd sprake van iets ondergaan, emotie en inhoud, waarbij lichaam en geest elkaar beïnvloeden. Zie zien een evenement als een tijdelijk eco-systeem ontworpen om conventies, sociale en culturele patronen te sturen en om deelnemers door de juiste stimulans/serie gebeurtenissen bereid te maken om te veranderen.
Er zijn in de ogen van de schrijvers zes redenen om een bijeenkomst te organiseren: leren, netwerken, motiveren, beslissen, richting geven en rituelen. Ieder van deze doelen moet voor een geslaagde bijeenkomst gekwantificeerd worden; bijvoorbeeld: wat moet ‘netwerken’ meetbaar opleveren? Ze noemen dat Return on Effort.
Ze hanteren daarbij een paar basisbegrippen:

Content Flow: Iedere bijeenkomst draait om inhoud en het verplaatsen daarvan. De centrale vraag is welke kennis waarheen moet en wat de ontvanger er vervolgens mee moet doen.  De inhoud zal alleen de goede kant op stromen, als de ontvangers daar klaar voor gemaakt zijn. Deze ‘klik’ bereik je op twee manieren: de inhoud moet interessant zijn en de ontvanger moet er belang bij hebben. Goede inhoud ‘bekt lekker’, heeft persoonlijke impact op de deelnemers, draagt een ‘intrinsiek conflict’ in zich en maakt nieuwsgierig.
De auteurs maken onderscheid tussen tastbare en abstracte resultaten, om vervolgens te constateren dat het één niet zonder het ander kan. De abstracte winst (‘wij-gevoel’ bijvoorbeeld) draagt altijd enorm bij aan de tastbare beslissingen. Hoe meer abstracte effecten, hoe meer magie de bijeenkomst kent.

Experience Concept: Als is vastgesteld waar de inhoud naartoe moet reizen, is de volgende vraag: hoe verplaats je de inhoud het meest effectief? Welke ervaring moet de deelnemers ondergaan, om de inhoud binnen te krijgen? Belangrijk daarbij is je te realiseren dat een bijeenkomst altijd gaat over iets dat elders plaats vindt (voorbeeld: een recente bijeenkomst over het aanpakken van de problemen waar de detailhandel mee te maken heeft. Het gaat over winkels, maar je zit in een vergaderzaal) en dat er dus ‘geregisseerde elementen’ in het programma moeten zitten om die andere wereld voelbaar te maken. Met name aan het begin van het programma moet dit bewust ingepland worden. En aan het einde van de dag moet de oogst uit de zaal bewust concreet toepasbaar gemaakt worden naar de ‘echte wereld’.

Facilitation style: Het zal jullie niet verbazen, dat dit onderdeel ons het meeste aanspreekt. De combinatie van Content Flow en Experience Concept wordt mogelijk gemaakt door een hele reeks mensen: de dagvoorzitter – natuurlijk -, maar ook sprekers, technici, cateringpersoneel, hostesses, etc. De Groot en Van der Vijver omschrijven in hun meeting designs altijd de stijl van de dag; bijvoorbeeld: ‘ontspannen formeel’ of’ ‘vertrouwd kritisch’. Alle betrokken partijen kunnen daar hun eigen aanpak uit destilleren. De dagvoorzitter kan daarmee zijn toon, tempo en aanpak bepalen.

Content providers: Veel bijeenkomst beginnen met het vastleggen van de sprekers (en vaak ook de dagvoorzitter), terwijl de architectuur nog niet af is. Dat is volgens de schrijvers net zoiets als meubels kopen, terwijl je nieuwe huis nog niet eens ontworpen is. Zij pleiten ervoor om eerst  te bepalen welke functies programmaonderdelen hebben en dan pas te bepalen, wie de benodigde inhoud mag brengen. In onze ogen kan de dagvoorzitter juist in die fase een belangrijke rol spelen, vanuit zijn ervaring met de effectiviteit van programma’s en interactie.
En heel belangrijk: zij zien sprekers niet als enige mogelijkheid om te voorzien in inhoud. Het kan ook met discussie, co-creatie, gericht inzetten van groepsdynamiek, coaching, gaming (denk eens aan Cyriel Kortleven), muziek, poëzie, film, theater en noem maar op.

Venue Message: Wij bepleitten al eerder, eerst na te denken over de aanpak, alvorens een locatie te kiezen. En ook ‘Into the heart of meetings’ zegt: ieder doel kent zijn eigen ideale venue, dus denk eerst goed na wát je er precies wilt gaan doen. Ook een locatie geeft een boodschap af en die moet je bewust inzetten: wat doet de ruimte met je gemoed, in welke modus brengt de ruimte je en wat zijn er functioneel de mogelijkheden.

Net als wij en vele anderen, zeggen De Groot en Van de Vijver dat je een geslaagd meeting design niet kunt bereiken, zonder kennis van de doelgroep. Maar zijn gaan nog een stap verder: zij zeggen dat je altijd moet praten met de doelgroep, voordat je de bijeenkomst ontwerpt. En dat vereist dat de opdrachtgever bereid is geld vrij te maken voor deze research.

Een geslaagde bijeenkomst – tot slot – kent niet alleen harde uitkomsten, maar legt deze ook vast. ‘Into the heart of meetings’ onderscheid 4 elementen:

Outcomes ownership: Vastgelegd wordt wat er is besloten en wie er op welk moment wat doet om de resultaten uit te voeren of te verzilveren.

Power of Ritualisation: Met een sluitingsceremonie wordt de verantwoordelijkheid voor de resultaten over gedragen.

Post-meeting communication: Door middel van follow-up wordt verzekerd dat iedereen ook doet wat hij belooft.

Design impact: De resultaten worden vastgelegd op een manier die iedereen aanspreekt. Dus zowel visueel (kijken), mondeling (luisteren) als fysiek (doen).

Zoals gezegd: ‘Into the heart of meetings’ lezen is wel iets voor doorzetters. Op zich is de schrijfstijl vlot, maar daarmee is het boek nog niet makkelijk leesbaar. De schrijvers hebben namelijk erg veel woorden nodig om to the point te komen. Veel omhaal van woorden en te veel nodeloze uitleg over hoe het boek in elkaar steekt leiden af van de inhoud. De uitgeschreven toneelstukjes aan het eind van ieder hoofdstuk voegen in mijn ogen niets toe en werden door mij al snel over geslagen. Een goede redacteur de vrije hand geven bij het redigeren zou het boek minimaal 75 pagina’s korter maken en een stuk leesbaarder.

Maar bovenaan blijft staan, wat een geweldige bijdrage De Groot en Van der Vijver leveren aan het naar een volgende niveau tillen van ons vak. Aan hun heb ik een verzoek: schrijf hetzelfde boek nog een keer, maar dan specifiek gericht op meeting owners. De komende tijd zal ik met enige regelmaat een passage uit het boek nemen en proberen die te vertalen naar het niveau van de dagvoorzitter/gespreksleider.