De mooiste momenten van het Best Event Award Festival

14 januari 2020
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Hoewel de lijst van prachtige projecten die we – als Dagvoorzitter.nl – in 2019 deden vrijwel eindeloos voelt, kan er maar één echt hoogtepunt zijn: Het Best Event Awards World Festival in Milaan. Samen met Salvatore Sagone en zijn briljante ADC-team kwam alles wat wij doen bij elkaar in één grote climax. Ons optreden (met maar liefs 6 dagvoorzitters) werk hoog gewaardeerd door de deelnemers, de top van ons vak. Graag deel ik wat gedachten over dit mooie evenement.

78754164_2854742371204051_1480669771769839616_o

Voor wie ons niet kent: wij leveren professionele dagvoorzitters, trainingen en meeting design. Dus je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen hoe het voelde om gevraagd te worden voor het modereren en (mede) ontwerpen van het Best Event Awards World Festival: het is als spelen in de Eredivisie en is een enorme waardering voor onze vernieuwende manier van modereren.
In Milaan, ontwierpen en modereerden we voor onze vakgenoten en dus waren we extra blij dat de evaluaties extreem positief waren.

Zoals ieder jaar, was het festival verdeeld in drie onderdelen: de pitches, het educatieve congres en de award show. Bij ieder element zijn we trouw gebleven aan de typische Dagvoorzitter.nl manier van modereren: interactief, doelgericht en met de deelnemer centraal.

The Pitches

Op de eerste dag werd er gepitcht: uit alle inzendingen waren de beste projecten geselecteerd en die mochten presenteren voor de jury. Voor ons was dit deel waarschijnlijk het meest uitdagend.
In vier ruimtes werden tientallen projecten gepresenteerd, verdeeld over een aantal categorieën. Om binnen de tijd te blijven en om deelnemers gelijke kansen te geven, was het schema strak en de procedure strikt. Dat gaf onze dagvoorzitters (Hans Etman, Kjell Lutz, Samme Allen en Jan-Jaap In der Maur) weinig ruimte om hun rol te spelen. En toch slaagden ze er in om de energie de hele dag door hoog te houden, met behulp van kleine spelletjes, korte interacties, snelle energizers en door simpelweg waardering te tonen voor het feit dat zo’n dag voor iedereen lang en taai is.
Een paar voorbeelden: In ‘mijn zaal’ liet ik juryleden de high-five run doen (zo veel mogelijk high fives met deelnemers in 60 seconden), vroeg ik de deelnemers om ‘we houden van jullie’ te roepen naar de juryleden (en de juryleden terug naar de zaal: ‘dank, wij ook van jullie’) en droeg ik de juryleden op om de deur uit te lopen, in de zon te gaan staan en met de ogen dicht drie keer diep in te ademen. En als je denkt dat deze  1-3 minuten lange interacties weinig voorstellen, dan had je erbij moeten zijn: het hielp mensen weer op te laden, liet ze zien dat er iemand voor ze zorgde en liet de hele dag voelen als een feestje.

78319301_2869344956410459_1072090945945600000_o 78859377_2869692513042370_5335706638542176256_o

Het educatieve congres

Devolgende dag was er het educatieve congres, gemodereerd door Jan-Jaap. In het design deden we een paar dingen anders dan anders; als uitgangspunten formuleerden we:
1. Minstens de helft van de tijd wordt gereserveerd voor interactie
2. Geen twee sessies zijn hetzelfde
3. Ieder onderdeel leidt tot praktisch toepasbare leerpunten, die meteen in praktijk gebracht kunnen worden
4. Deelnemers voelen zich geliefd, gezien en betrokken
5. Het thema is ‘the nature of events’, de rode draad is ‘co-creation’.

78298692_2869669249711363_3613776639516737536_o 78783013_2869669409711347_7227525408990691328_o 78532012_2869666436378311_8469085340550823936_o

We openden met een spectaculair voorbeeld: Rockin100 is de grootste rockband op aarde en toont de echte waarde van co-creatie. Uiteraard gaven we zelf het goede voorbeeld, door deelnemers mee te laten doen in de openingssong ‘We will rock you’: een aantal weken voor het congres vroegen we om vrijwilligers. we selecteerden er een paar om mee te zingen in de band. En dat was geen makkie: ze moesten thuis al oefenen en repeteerden de avond voorafgaand aan het congres met de band.
Omdat deze deelnemers er moeite in moesten steken en omdat ze zelf op het podium stonden veranderde hun ervaring: ze waren voor het eerst echt onderdeel van het event. Het veranderde – op afstand – ook de ervaring van de andere deelnemers: je collega’s op het podium zien verandert ook jouw gevoel. Mensen worden daardoor meer betrokken en ze doen als vanzelf makkelijk mee in de rest van het event.
The openingsact veranderde zelfs het onvermijdelijke openingspraatje van de organisator. Salvatore Sagone had het lef om ook een stukje te spelen op zijn gitaar en kwam daarmee in een diepere, meer persoonlijk verbinding met zijn gasten.

De eerste keynote – Walter Faaij – liet de deelnemers zien hoe stammen-structuren een bijeenkomst kunnen veranderen en hoe je nieuwe waarden kunt vinden, als je naar events kijkt door de bril van de antropoloog. Ook hier was de aanpak weer zeer interactief. Als moderator hadden we bovendien al vanaf dag 1 stiekem een aantal ‘rituelen’ geïntroduceerd, zodat de deelnemers zich deel van een (tijdelijke) stam gingen voelen.
Wat deze presentatie verder anders maakte, was dat we hem in tweeën hadden gehakt. Aan het einde van deel 1 gaf Walter de deelnemers een onderzoeks-opdracht. Later op de ochtend kwam hij terug op het podium om de bevindingen te analyseren.

78579342_2869668086378146_600305375643697152_o 79379381_2869669926377962_1045855859772489728_o 78889172_2869671939711094_1574076978221285376_o

Nadat de deelnemers samen de opstelling van de stoelen hadden omgebouwd (ook een vorm van co-creatie), had de tweede keynote de vorm van een teamopdracht. Zie het voor je: honderden mensen die met meubels lopen te sjouwen. Het gafvze nieuwe energie in de vorm van een beetje lichaamsbeweging en het liet ze weer voelen dat ze echt integraal onderdeel waren van dit event; hun event.
Na een korte introductie door Michela Russo van Kantar Media, werkten acht groepen aan een serie uitdagingen, allemaal rond de vraag ‘hoe betrek je de deelnemer van de toekomst’? De jury bestond uit een aantal Kantar-millenials. Het winnende team won een speciaal webinar met het Kantar Millenial Lab.

De laatste spreker van de ochtend  Cyriel Kortleven, liet de deelnemers zien hoe ‘creatief denken’ werkt. Dat was precies de lichte, entertainende, maar toch leerzame sessie die mensen nodig hadden aan het einde van een wel besteedde ochtend. Cyriel deed net dat stapje extra, door kleine verwijzingen naar de eerdere presentaties op te nemen in zijn verhaal. Hij knoopte daarmee alle elementen van de ochtend aan elkaar.

The Workshops

Copy of DSC_4727 (1)

Na de lunch konden de deelnemers kiezen uit een keur aan workshops. Onze dagvoorzitters(Hans, Kjell en Jan-Jaap, plus Desiree Hoving) deden extra hun best om het echte WORKshops te laten zijn, in plaats van de bekende lange presentaties voor kleinere groepjes. De uitdaging was bovendien om ze schaalbaar te maken voor iedere groepsgrootte, omdat deelnemers volledig vrij waren in hun keuze. Een sessie kon dus net zo goed 8 als 80 deelnemers hebben.
De gespreksleiders deden de voorbereiding in nauw overleg met de sprekers. Ook zij moesten werkelijk tijd en aandacht investeren, om workshops zo interactief en leerzaam mogelijk te maken. In de sessies waren we er om de sprekers te helpen zich aan te passen aan het aantal  deelnemers en belangrijker nog: aan hun behoeften.

Copy of DSCF5041 Copy of DSC_4775 Copy of DSC_4746

Al met al had het educatieve congres de ‘dagvoorzitter.nl handtekening’: echt contact maken verkiezen boven een ‘gelikte show’.

De Award Show

77394928_2854750544536567_6784081060859740160_o

“s Avonds modereerden Jan-Jaap samen met Sandy Nijhuis het laatste deel van het festival: de award show. OOk hier maakten we een paar heldere keuzes:

1. Het moest de snelste BEA award show ooit worden
2. We gingen de awards in hoog tempo uitreiken; geen eindeloze, ceremoniële plichtplegingen. Daarmee creëerden we ruimte voor:
3. De deelnemers moesten zich echt onderdeel voelen van de viering, op ieder moment tijdens de avond. Normaal gesproken zitten mensen bij dit soort gelegenheden verveeld te wachten op hun categorie. Wij wilden dat ze zich gedurende de hele ceremonie gezien en geliefd zouden voelen.

78371278_2854748891203399_4293454522619002880_o 77227449_2855157087829246_2666097693406789632_o 78258190_2854744134537208_1667703812120379392_o

Dus wat hebben we gedaan? De awards zelf werden uitgereikt in een zeer gestructureerd, waanzinnig snel format. Jan-Jaap en Sandy deden om de beurt een categorie, beiden vanaf hun eigen kant van de catwalk. Zo kon een nieuwe catergorie meteen beginnen, zodra de andere was afgerond (zelfs terwijl de foto’s van de winnaars nog gemaakt werden). Door deze strakke regels kwamen publiek en genomineerden in een ritme, waardoor we iedere categorie in anderhalve minuut af konden handelen (inclusief het aankondigen van de genomineerden, het bekend maken van goud/zilver/brons en het maken van de foto’s).
Na een aantal uitreikingen werden deelnemers het enorme tempo moe. Precies op die momenten hadden we een aantal publieksinteracties gepland (daarbij geholpen door Hans. Hij liep door de zaal, terwijl Sandy en Jan-Jaap werkten vanaf het podium). We lieten deelnemers naar elkaar zwaaien, foto’s maken, voor elkaar juichen, de jury bedanken, de wave doen en de staande ovatie oefenen voor de winnaar van de Grand Prix.
Het zorgde er voor dat mensen zich onderdeel voelden van de avond, in plaats van alleen maar toeschouwer. In plaats van een volledig gedramatiseerde show, maakten we er een feestje van, waarbij iedereen zich betrokken en welkom voelde.
We zeggen speciaal ‘duizendmaal dank’ tegen de event-teams van ADC, Next Group en Clonework, voor het vertrouwen, omdat ze steeds mee durfen te gaan in onze idiote ideeën en voor het ontwerpen van de beste staging en grisch ontwerp ooit. Ze zorgden ervoor dat wij precies de show neer konden zetten die we voor ogen hadden.

Het allermooiste compliment kregen we tijdens de afterparty (en nee, die persoon was niet volledig dronken). Iemand zei: ‘Misschien moet het BEA World Festival volgend jaar het BEA World Festival maar winnen’.

JJ

Vernieuwende formats en geweldige foto’s van Conventa Crossover

11 september 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Onlangs was ik weer dagvoorzitter in Ljubljana (Sloveni), tijdens de Conventa Crossover Conference. Het was weer een event om te onthouden, met dank aan de organisatie n de deelnemers. Graag deel ik een paar formats uit het meeting design, die we gebruikten om te zorgen voor interactie, betrokkenheid en energie.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-45

Maar eerst wil ik ook de fotograaf (Matjaz Tavcar) bedanken, voor het maken van de perfecte dagvoorzitter-foto! Hij laat wat mij betreft precies zien waar mijn vak om draait. Er zijn twee dingen die me opvallen aan het plaatje (zie hier boven):

1. De spreker is scherp, de dagvoorzitter niet. En zo hoort het. Want de spreker is de held van het verhaal; de gespreksleider is slechts zijn ‘trouwe assistent’. De spreker die je ziet is Patrick Roubroeks (Xsaga) … wat was hij goed!

2. De dagvoorzitter luistert weliswaar naar de spreker, maar observeert het publiek. En dat is ook precies waar zijn focus hoort te liggen. Het gaat immers om de deelnemers; de spreker is er om hen te dienen.

Maar goed, terug naar de formats die ik beloofde. We deden een paar dingen anders, deze keer:

Opening

In tegenstelling tot de meeste events, was deze opening niet ‘groots en luid’, maar eerder intiem en persoonlijk. Als dagvoorzitter zat ik op de rand van het podium, vertraagde en gaf deelnemers de kans om te reflecteren op mijn vragen. Het zorgde voor een ontspannen, informele sfeer, nodigde deelnemers uit om hun persoonlijke uitdagingen te benoemen en hielp iedereen zich open te stellen en te delen. Met dat gevoel gingen de deelnemers meteen daarna naar de workshops.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-5

Keynotes campfires

Na de workshops waren er twee keynote sprekers. De eerste sprak eigenlijk niet eens, maar interacteerde en co-creerde met de deelnemers. We vroegen deelnemers om te komen met wilde ideen voor events. Patrick Roubroeks voorzag de suggesties van commentaar en gaf iedereen zo een leerzaam inzicht in zijn creatieve manier van denken.
Verder waren er geen plenaire Q&A’s, direct na de sprekers. In plaats daarvan kregen beiden een persoonlijk hoekje, nadat ze allebei gesproken hadden. De deelnemers konden vrij kiezen: met n van de twee nog wat door praten in een kleinere setting, of email checken, ntwerken etc.
Deze keynote campfires zorgden ervoor dat de sprekers alleen maar tijd hoefden te investeren in diegenen die cht genteresseerd waren en dat ze juist die mensen ook hun volle aandacht konden geven. vergelijk dat eens met de ‘normale’ situatie, waar vaak honderd man ongeduldig zitten te wachten, totdat slecht 10 mensen hun vragen hebben gesteld. Bovendien droeg ook dit weer bij aan de intime sfeer die zo kenmerken is voor Conventa Crossover.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-54

Panel

Nog een format dat we hebben ingezet, was ‘panel on demand’. Zo zag het eruit:

Om te beginnen vroegen we de deelnemers te helpen bij het verbouwen van de ruimte. In plaats van de klassieke opstelling met drie mensen op het podium, werden de stoelen in en vierkant geplaatst; in het midden bleef er plek over voor het panel.
Vervolgens hoorden de deelnemers dat ze de keuze hadden uit vier onderwerpen (allemaal binnen het overkoepelende thema van het panel). Elk onderwerp correspondeerde met n van de vakken in het vierkant. Iedereen moest zijn favoriete onderwerp kiezen en plaats nemen in het bijbehorende kwadrant. Dat leidde ertoe dat 40% van de deelnemers in n vak zat, terwijl er in een ander vak maar 6 mensen zaten.
Het panel draaide zijn stoelen vervolgens naar het vak met de meeste mensen en besteedde de meeste tijd aan dit onderwerp. Na drie keer draaien was het minst populaire onderwerp aan de beurt. Ieder pannellid mocht daar twee zinnen aan wijden. Over het geheel genomen was dit een leuke, lichte vorm met stevige inhoud. Het publiek was actief betrokken, omdat het panel zich liet leiden door hn wensen. En ze waren vol energie, omdat ze fysiek actief waren geweest.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-69

Awards

Er was ook tijd gereserveerd voor de Conventa Crossover Awards. Meestal helpt dit onderdeel de energie om zeep: er waren 16 deelnemers, die allemaal de kans moeseten krijgen om te pitchen. Het oorspronkelijke – maar tamelijk traditionele – idee was om iedere finalist 10 minuten het podium te geven. Dat zou een zit van 2 (!) uur betekend hebben, en dat is voor niemand leuk.
Tegelijkertijd wilden we de pitches ook niet t kort laten zijn. We wilden deelnemers namelijk niet alleen laten stemmen, maar ze ook iets laten leren van de projecten. Dit was onze oplossing:

Allereerst mocht iedere finalist een video veryonen van 90 seconden, aangevuld met een pitch va 30 seconden. Dus slechts 2 minuten in totaal. Daarna kreeg iedere finalist een statafel toegewezen. In vier rondes van 15 minuten hadden deelnemers daarna de kans om maximaal vier projecten te bezoeken, om daar vragen te stellen en meer informatie te krijgen.
Wederom betekende dit, dat deelnemers allen tijd hoefden te investeren in projecten waar ze cht in genteresseerd waren. En de finalisten hoefden alleen te presenteren aan mensen die cht wilden luisteren. Uiteindelijk hadden somigge projecten zo vier rondes lang hun tafel vol en spraken anderen maar maar een heel klein groepje mensen. Is dat eerlijk? Misschien niet. Maar h … dit was een wedstrijd!

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-108

Anarchy Session

een laatste format dat ik wil delen, is de Anarchy Session. In een open space format mochten deelnemers vrijuit kiezen, waar ze het over wilden hebben. We vroegen ze om na te denken over de toekomst van ‘het vak’ en de belangrijkste uitdagingen. Iedereen die de dialoog aan wilde gaan over een bepaald vraagstuk, kon n van de ‘conversation corners’ claimen. Iedereen die naar zo’n hoek toe wilde gaan om mee te praten was welkom.
het werd een hele dynamische sessie, waarin mensen ideen uitwisselden, kennis deelden en netwerkten.

Conventa Crosover PR Lutkovno prvi dan-91

Shits happens

En van de keynote sprekers had als thema ‘shit happens’… en hij bleek gelijk te hebben: de afsluitende keynote spreker kwam niet opdagen. Met een goede reden, maar toch: we hadden een uitdaging.
Eerder stoppen was geen optie, want dat lukte niet met de catering n met de geplande award show. Dus, wat te doen?
Gelukkig hadden we wel de Powerpoint presentatie van de spreker; gelukkig waren de deelnemers inmiddels genoeg vertrouwd met elkaar om een beetje keet te kunnen schoppen. En dus besloten we om een groepsgewijze’powerpoint karaoke’ te doen: bij iedere nieuwe slide gooide ik mijn catchbox naar iemand in het publiek. Diegene moest zich dan al improviserend een weg slaan door die slide.We hadden lol n we leerden ook nog iets.

Ik hoop dat ze me volgend jaar terug vragen voor Conventa Crossover. Dit is namelijk echt een uniek event, dankzij de breidwilligheid van iedereen om te delen en te experimenteren!

Jan-Jaap

Energizers & entertainment: droom van iedere dagvoorzitter … of drama?

4 september 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Elke zichzelf respecterende dagvoorzitter heeft ze op het repertoire: energizers. Iedere organisator zet het van tijd tot tijd op het programma: entertainment. Ze doen beiden wonderen, mits met zorg gekozen. Helaas doen deze ‘leukigheden’ net zo vaak schade aan de uitkomsten van bijeenkomsten.

1933661_10154021280679493_2339704884382838670_o

Vraag er naar bij deelnemers en je krijgt zonder enige twijfel een paar horrorverhalen te horen: over het congres dat opende met een briljante act, om meteen daarna de bezoekers in een diepe slaap te sussen. Of dat moment dat de dagvoorzitter iedereen mee laat doen aan een rondje buikdansen, waardoor iedereen zich ongemakkelijk voelt. Misschien wel de zaal vol mensen die allemaal denken ‘daar gaan we weer’, als ze gevraagd wordt de nek van degene voor zich te masseren. Of de zoveelste keer dat je moet praten met degene naast je, zonder dat je precies weet waarom.
Aan de andere kant weten we allemaal dat een bijeenkomst succesvoller is, als we de informatie en de leermomenten ‘makkelijk verteerbaar’ maken. Dus waar ligt dan de balans? Hier zijn een paar tips om rampen te voorkomen.

Laat het over inhoud gaan

Mensen zijn bereid alles te doen – en leuk te vinden! – als ze begrijpen waarm ze het doen. Kies de formats daarom zorgvuldig en zorg dat er een heldere connectie is met het onderwerp van de dag, met het voorliggende leerpunt of met het specifieke programmaonderdeel.
Deelnemers praten namelijk echt graag met hun buurman, zo lang ze maar duidelijk is wat ze erbij te winnen hebben.

Zorg voor een doortimmerd ontwerp

De algemene regel is even scherp als simpel: als je energizers en acts nodig hebt, is je programma kennelijk niet goed ontworpen. Want laten we eerlijk zijn: in te veel gevallen zijn ze alleen bedoeld om te verhullen dat het programma waardeloos is. Maar luister: je deelnemers zijn niet dom, daar trappen ze niet in. En dit is dus precies waarom ze de energizers (en dus jouw event) haten.
Investeer dus in het ontwerp van een geweldige bijeenkomst. Zorg dat de stevige inhoud verpakt is in een afwisseling van formats, zaalopstelling, aansprekende leermomenten etc. en je hoeft je geen zorgen te maken. Als deelnemers iedere stap in het dagschema leuk en interessant vinden, komt de energie vanzelf. Ook zonder noodgrepen!

Laat ze hard werken

We zijn veel te veel bezig met ‘het leuk maken’, terwijl lol hebben nooit een doel op zich is. Ja, als je een vrijgezellenfeest organiseert, dan draait het alleen maar om de pret. Maar als je naar een congres gaat, zoek je inhoud, kennis, inzichten en netwerken; energie en entertainment zijn echt alleen een middel.
In het algemeen krijgen mensen energie van hard werken. Zolang het harde werk gaat over hun passie, problemen en perspectieven. Dus als je zoekt naar nieuwe energie, kijk dan eens verder dan ‘lol hebben’ en laat ze zweten. Nog niet overtuigd: vergelijk het met de sportschool. Na een uurtje bikkelen kom je bekaf thuis. Maar je bent wel heel erg lekker moe.

Pluk de dag

Wat gisteren werkte hoeft dat vandaag niet weer te doen. Dus hou op met iedere hetzelfde trucje te doen. Vul je gereedschapskist met allerlei verschillende vormen, en kies daaruit steeds de juiste. Kijk naar onderwerp, context, doelgroep. Wissel vormen af en ontwikkel gaandeweg regelmatig nieuwe.

Doe het voor de deelnemer

Laat jezelf leiden door de mensen in de zaal. Observeer, luister en voel wat zij nodig hebben. Als je de energie eruit volt lopen, handel! Als je goed naar je deelnemers hebt gekeken, zul je op ieder moment weten wat te doen. Dit gaat over het maken van de echte connectie.
Je zult dan ook merken dat je niet te veel moet willen en vooral: niet te snel. Aan het ende van de derde congresdag kan zelfs buikdansen werken (soms …). Maar meteen na het openingswoord op dag 1 voelen mensen zich gewoon nog niet veilig genoeg om voor gek te staan voor 200 anderen!

Leef in het moment

Energizers kun je niet volledig vooraf plannen. Energie moet je leveren, als het nodig is. Blijf daarom scherp en kom in actie, als de boel inkakt.
Massages zullen maar zelden werken, maar soms is daar ineens het moment van uitzondering.

Zorg voor het perfecte einde

De slot-act zou meer moeten zijn dan een manier om deelnemers wakker te krijgen net voor de borrel of om ze te belonen voor het feit dat ze niet eerder vertrokken zijn. Het zou de dag aan een effectieve conclusie moeten helpen. De ideale afsluiter is daarom fris, positief, verbindend, scherp, gerelateerd aan de inhoud. Het entertainment zet een duidelijke punt, bekrachtigd uitkomsten en vat afspraken samen. En ja, dan mag het ook best leuk zijn.
De laatste minuten zijn geen goed moment om wonden open te rijten, want er is geen tijd meer voor hechtingen. Dus waarom dan een comedian programmeren die iedereen nog even snel beledigt, of een dansact die niemand iets zegt? De beste performers (en ik ken er een aantal) snappen wat bijeenkomsten doen, snappen wat hun rol is en pakken die met verve. Als je een afsluitende act huurt, neem er dan eentje die je bijeenkomst opstuwt naar een grotere hoogte.

Conclusie

Als je goed ontwerpt heb je minder energizers en entertainment nodig. En als je ze inzet, zorg dan dat ze cht iets toevoegen aan content, communicatie en connectie.

 

Sponsors: hoe maak je ze blij, zonder je deelnemers te irriteren?

15 juni 2018
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

We snappen allemaal, waarom we sponsors nodig hebben; toch? Tegelijkertijd begrijpt iedereen, waarom deelnemers een hekel hebben aan de gesponsorde delen van een programma … toch? De uitdaging is dus om dit ‘gearrangeerde huwelijk’ tot een gelukkige te maken. Vanuit onze ervaring als interactie deskundigen hebben we een paar suggesties.

sponsored by

Maak keuzes

Partners koppelen is succesvoller, als iemand echt tijd en moeite investeert in het maken van de match. Als organisator moet je daarom wellicht niet zo maar iedere sponsor accepteren, die je toevallig kunt krijgen (en ja, ik weet dat het moeilijk is om dat geld te laten liggen … maar wees dapper). Kies alleen die sponsoren die cht passen bij de inhoud van de bijeenkomst en die werkelijk waarde hebben voor de deelnemers. Daar maak je alle partijen gelukkiger mee.

Denk als een deelnemer

Zorg er voor dat je sponsoren volledig begrijpen wat de deelnemers nodig hebben. En laat ze zichzelf vervolgens presenteren vanuit dat perspectief. Daar worden zowel de sponsor, als de deelnemer beter van. Dat betekent dus dat jij – de organisator – tijd moet investeren: scan de presentaties van de sponsoren en bespreek ze, waar nodig.
Immers: een sponsor koopt het recht om zichzelf te laten zien, maar niet het recht om de deelnemers te vervelen tot ze in slaap vallen. Zelfs al betalen ze flink, het is ok om streng te zijn tegen je sponsoren.

Ontwerp en zorg voor interactie

Ook bij de inzet van sponsoren zouden we moeten zoeken naar formats die de deelnemer centraal stellen en die hen toegevoegde waarde leveren. Laat een sponsor eens minder presenteren en meer interacteren. Zoek eens naar hun gedeelde belang, zodat ze echt met elkaar in gesprek komen. En als een sponsor daar niet voor open staat … zoek een andere!

Een paar ‘deelnemer-gerichte’ sponsor formats zijn (en sommige zijn prima te combineren):

Vragenvuur: De sponsor staat op het podium, maar presenteert niet. Hij/zij beantwoordt uitsluitend gerichte vragen uit het publiek

Case-study: Haal een paar echte problemen uit de zaal, waar deelnemers mee worstelen. In plaats van een plat verkooppraatje te houden, gebruikt de sponsor zijn expertise om deelnemers te helpen deze real-life problemen op te lossen. Als alternatief kun je de zaal laten werken aan een fictieve case, waarbij de sponsor optreedt als coach.

Buzzword bingo: Bepaal een aantal dingen die de sponsor niet mag zeggen (bijvoorbeeld: “ons product…”). Als de bingo kaart vol is, krijgt de betreffende sponsor een ‘straf’ (liefst wel een ludieke).

Quick tour: alle sponsoren hebben een stand. Vervolgens breng je een carrousel op gang, waarbij alle deelnemers bij iedere stand een presentatie van n minuut krijgen. Later kunnen ze dan gericht terug naar enkele stands van hun keuze, om verdiepende vragen te stellen.

Gepland netwerken: programmeer tijdvakken, wanneer deelnemers tijd krijgen om met een paar sponsors te praten. Mensen kunnen per tijdvak inschrijven op 1-2 sponsoren (maak eens gebruik van NetworkTables). Sp0nsoren zullen zo niet met iedereen kunnen praten, maar weten zeker dat ze mensen aan de stand krijgen die cht interesse hebben in hun aanbod.

Sponsor hackathon: aan iedere tafel werkt een sponsor aan een bepaalde case. In een open-space format mogen de deelnemers daarna zelf kiezen aan welke tafel(s) ze een bijdragen willen leveren.

Panellist: sponsoren nemen als expert zitting in een panel. Dit helpt ze om mee te praten over een onderwerp, in plaats van over hun product. Doen ze dat goed, dan wekken ze vanzelf interesse in hun product.

Sponsor-quiz: doe een paar rondes in een quiz-format, verspreid over het congres. Stel 3-5 vragen per sponsor en laat die de antwoorden uitleggen. De winnaar gaat naar huis met een mooi prijzenpakket, aangeboden door de sponsoren.

Samenvattend: werk alleen met sponsoren en formats, die werkelijk toegevoegde waarde hebben voor de deelnemers. Alleen op die manier gaan alle betrokkenen tevreden naar huis.

Jan-Jaap

Het waarom van de dagvoorzitter: openen, verteren, vertalen, toepassen.

2 juli 2017
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Waarom doen dagvoorzitters wat ze doen? Waarom gebruiken ze de interactie-formats die ze gebruiken? Wat is hun werkelijke toegevoegde waarde en hoe profiteer je daar maximaal van?
Deze vragen kun je alleen beantwoorden, als je een dieper begrip hebt van het waarom van de dagvoorzitter.

16177663_10154914531954493_2012640785359463232_o

 

Echt effectieve gespreksleiding is heel veel meer dan zaken soepel laten verlopen (zoals het in het woordenboek staat). Het gaat over interactie, verbinding, dynamiek.Er zijn een paar redenen voor de dagvoorzitter om zijn mond open te doen en contact te maken met de deelnemers; een paar doelen die zijn interventies kunnen dienen.

Open de geesten:

Als je wilt dat mensen informatie opnemen, iets leren of veranderen, is het van wezenlijk belang dat hun geest open staat. De dagvoorzitter kan daar een belangrijke rol in spelen. Voorafgaand aan een spreker, een workshopronde, een panel of welk programmaonderdeel dan ook, kan hij helpen ze aan te zetten voor wat er komt.
Een goede dagvoorzitter heeft een breed scala aan opties in zijn gereedschapskist. In de basis vallen die allemaal in een paar categorien (en kosten ze geen van allen veel tijd of geld):

  • Je kunt de deelnemers een vraag stellen, ze daar even op laten kauwen en dan vragen om reacties.
  • Je kunt deelnemers ook een opdracht geven, om bijvoorbeeld iets te tekenen, bouwen en schrijven.
  • Je kunt ze met elkaar laten praten; of met zichzelf (je zult verbaasd zijn hoe krachtig het is om mensen priv reflectietijd te geven)
  • En ga zo maar door

Verteren:

Tijdens de meeste bijeenkomsten proppen we deelnemers vol met informatie en inspiratie, zonder ze tijd te geven om te slikken. Het heeft veel weg van het voeden van de ganzen voor foie gras.Goed dagvoorzitterschap betekent: bewust tijd reserveren, om mensen te laten reflecteren op wat ze net geleerd hebben. En daar steeds de best passende vorm voor zoeken. Dit zal ze helpen om een bewuste keuze te maken, wat ze willen onthouden.
Je kunt dat op een aantal manieren doen:

  • Deelnemers de hele dag door aan een concreet project laten werken (individueel of in groepen) en daar na ieder programmaonderdeel tijd voor reserveren.
  • Ze simpelweg tijd en soms de duidelijke opdracht geven om aantekeningen te maken.
  • En ook hier weer: ze met elkaar laten praten, in n van de vele beschikbare formats.
  • En ga zo maar door

NB: als je een Q&A in het programma op neemt, plan dan ook verteer-tijd in. Het is namelijk niet eerlijk om van deelnemers te verwachten dat ze een briljante, relevante vraag hebben, 3 seconden nadat de spreker heeft afgerond. In een eerdere blog gaf ik al een paar Q&A-tips.

Vertalen:

De volgende stap is om deelnemers te helpen om hetgeen ze net verteerd hebben te vertalen naar hun dagelijkse praktijk. Immers: bijeenkomsten zijn (bijna) altijd in een ruimte die ver weg is van de werkelijke werkplek, de echte situatie of het concrete probleem.Een goede moderator vindt manieren om mensen zich (in hun hoofd) te laten verplaatsen naar de wereld buiten.
Dat kan bijvoorbeeld inhouden:

  • Mensen vragen hun ogen te sluiten en zich voor te stellen wat het effect gaat zijn van wat ze net geleerd hebben op bijvoorbeeld hun werk.
  • Ze opdragen om de perfecte situatie, zoals ze die net hebben leren zien, te tekenen. Op een platte grond bijvoorbeeld.
  • Een gesprek met alle aanwezige stakeholders over het perfecte plaatje.
  • Of welke creatieve oplossing je dan ook maar kunt bedenken

Toepassen:

Als mensen geen actie ondernemen, verandert er niets en is de bijeenkomst verspilde tijd. De dagvoorzitter kan helpen om echt resultaat te boeken, na ieder onderdeel en aan het eind van de dag.De truc is hier, om mensen ter plekke in actie te laten komen. Tevreden zijn met hun belofte dat ze morgen actie zullen ondernemen, heeft het risico in zich dat ze die belofte zullen breken.
De manier om dit voor elkaar te krijgen, is door deelnemers al tijdens de bijeenkomst werkgroepen te laten vormen, afspraken in de agenda te laten zetten of processen te laten opstarten (in plaats van dit pas n het event te doen, zoals meestal gebeurt). En dit hoeft zich helemaal niet te beperken tot de mensen op locatie: je kunt deelnemers ook prima een collega laten bellen of een email laten versturen.

Energie geven:

Voor alle elementen tot nu toe genoemd, is het van cruciaal belang dat deelnemers de energie hebben om dat allemaal te doen. En natuurlijk is het risico op lage energie een stuk kleiner, als je alles doet zoals hier boven omschreven; maar toch Modereren betekent ook: de energie in de gaten houden en ingrijpen, als hij weg zakt. Er bestaat natuurlijk een flink aantal algemene energizers, maar in alle eerlijkheid: die zijn mensen een beetje zat. De beste energizers hebben enige relatie met de inhoud of de deelnemers.
Een paar voorbeelden:

  • Verander de samenstelling van deelgroepen, zodat mensen weer eens een paar nieuwe gezichten zien.
  • Laat mensen bewegen: een korte wandeling als verteer moment of stemmen met je lijf, bijvoorbeeld.
  • Verander de opstelling van de zaal: van cabaret naar campfire, bijvoorbeeld. En laat de deelnemers dan zelf de tafels eens weg sjouwen ze vinden het geweldig!
  • Verander het programma: draai sprekers spontaan om. Verander van en presentatie naar een interview .. als het maar voor opwinding zorgt.
  • En ga zo maar door

Verbinden:

Mensen worden blij, als ze echt contact kunnen maken en echt goeie gesprekken mogen voeren. De dagvoorzitter is er om dat te faciliteren.De beste bijeenkomsten die ik bij heb gewoond verbonden de deelnemers in voortdurend wisselende samenstellingen: n-op-n, groepen van 3-5-10 en plenair. Door constant te zoeken naar de beste groepsgrootte en het beste (netwerk)format, help de gespreksleider doelen te behalen..

Hetzelfde geldt voor het verbinden van de deelnemers met de spreker: als dagvoorzitter zoek je de juiste toon en vorm om het te laten voelen als een twee-gesprek in plaats van een massa-gesprek. Het openen van de geesten, verteren, vertalen en toepassen gaat een stuk makkelijker, als je alternatieven zoekt voor de sprekers; bijvoorbeeld:

  • Interview
  • Town Hall Meeting
  • College Tour
  • Campfire
  • Etc.

Conclusie: heel veel dagvoorzitters doen interactie, alleen maar om de interactie. Echte verbinding leg je alleen, als de dagvoorzitter het doel van de dag werkelijk begrijpt, als hij het programma ontwerp volledig doorgrondt en op basis daarvan weloverwogen keuzes maakt.

Onderdruk je instinct: de vele tegenstrijdigheden in het dagvoorzitterschap

30 maart 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
2 reacties »

Bijeenkomsten gaan altijd over verandering (althans, de succesvolle). De enige manier om te zorgen dat dingen veranderen, is zaken anders aan te pakken en anders naar dingen te kijken. Voor de dagvoorzitter-gespreksleider betekent dat: dappere keuzes maken en in veel gevallen tegen je natuurlijke instinct in gaan. Het is een vak dat bol staat van tegenstrijdigheden.

Geodata for Inclusive Finance and Food - 16-02-2017 - Hulstkamp

Als er gevaar dreigt, vlucht je. Als je een strijd niet kunt winnen, buig je mee. Als er brand is ga je blussen. Dat klinkt logisch, want dat is de meest verstandige keuze. Maar niet voor de professionele dagvoorzitter. Die zal het gevaar onverschrokken tegemoet treden, de tegestand het hoofd bieden en het vuurtje zelf verder opstoken. Dat is wat wij geleerd hebben, in onze vele jaren op het podium. En dat is wat we onze deelnemers leren in deworkshopsdie we geven.
Dit zijn de meest voorkomende instinctieve reacties die iedere dagvoorzitter (en met hem de opdrachtgever) zou moeten onderdrukken:

Wees een dienaar, om de baas te zijn: bijeenkomsten gaan niet (we herhalen: niet) over jou, de dagvoorzitter. Ze gaan over de opdrachtgever en zelfs meer nog over de deelnemers. Tegelijkertijd hebben ze jouw hulp nodog, juist om het over hen en de doelen van de dag te laten gaan. iemand moet immers verantwoordelijkheid nemen voor allen en dus moet iemand de leiding nemen. En die persoon ben jij, de dagvoorzitter!
Dit dwingt je te balanceren tussen twee uitersten: op de achtergrond en in the spotlight. Een leider n een dienaar. Met charisma en bescheidenheid.

Serieus spelen: Het is een lastig uit te roeien misverstand, dat mensen zich alleen serieus genomen voelen, als je serieus bent. Diep van binnen wil iedereen graag spelen, wedstrijdjes doen, keet schoppen. De wetenschap heeft al lang geleden aangetoond dat je beter leert, als je speelt. Of zoals onze collega Marco Bakker altijd zegt: ‘Je kunt plezier maken niet serieus genoeg nemen”.

Val in de rede, uit beleefdheid: het is een misvatting dat het altijd onbeleefd is om iemand te onderbreken; en dat je iemand altijd netjes uit moet laten praten. Er is een aantal uitstekende redenen om iemand iedere paar zinnen in de rede te vallen; al is het alleen maar met korte vragen als hoe, waarom of oh ja?
De eerste is, dat het voor de meeste mensen veel natuurlijker voelt. In het dagelijks leven vallen we elkaar aantoonbaar 3-4 keer per minuut in de rede. Zo laat je een interview dus meer voelen als een gesprek dan als een ondervraging.
Ten tweede geeft het de gespreksleider echt leiding over het gesprek. Met de kleine – schijnbaar nutteloze – tussenvragen geef je de interviewee ongemerkt toestemming om door te praten of stimuleer je hem om uit te wijden.
Tot slot help je zo je gesprekspartner om keuzes te maken. De expert kan in het algemeen moeiteloos drie dagen over het onderwerp praten. Hij of zij zal je dankbaar zijn, als je helpt keuzes te maken, binnen de tijd te blijven, echte verbinding te maken met de deelnemers en binnen het doel van de dag te blijven.
Een onderbreking kan zo een hele stimulerende en effectieve manier zijn om iemand een goed verhaal te laten vertellen. Dat deel van je taak verwaarlozen, dat zou pas onbeleefd zijn.

Als het vast zit, geen kracht zetten: Het overkomt iedere dagvoorzitter eens in de zoveel tijd, dat deelnemers geen enkele aandrang vertonen tot interactie … maar dan ook echt geen enkele. Het is een echte nachtmerrie: geen vragen uit de zaal, geen reactie op jouw vragen. De natuurlijke reactie is om te gaan ‘duwen’. En het vervelende is: hoe harder je probeert mensen in de actieven stand te krijgen, hij geslotener ze worden.
De truc is om te accepteren dat ‘het vast zit’, om tijd te nemen om je opties te overwegen, het proces met aandacht te observeren en ze dan zachtjes te masseren, totdat ze wel willen. Dat vraagt tijd en geduld; veel geduld!

Geniet van de stilte: je taak als dagvoorzitter is om het gesprek op gang te krijgen en te zorgen voor energie; toch? Maar dat betekent niet dat je iedere seconde vol moet praten, zoals veel moderatoren doen. Er zijn twee redenen om de stilte te koesteren.
Om te beginnen hebben mensen simpelweg tijd nodig, om met een vraag of antwoord te komen. Ga maar na: de spreker heeft wekenlang de tijd gehad om zich voor te bereiden, net als de gespreksleider. En dan verwachten we van volkomen onvoorbereide deelnemers, dat ze i een fractie van een seconde met een briljante vraag of observatie komen? Geef ze alsjeblieft een beetje bedenktijd. Of beter nog: ontwerp tijd, ruimte en vormen om ze daarbij te helpen.
Verder hebben we vaak te maken met de introverten; en dat zijn er veel. De makkelijkste weg die de dagvoorzitter kan nemen, is zich richten op diegenen die altijd hun woordje klaar hebben. Maar daarmee mis je de input van de introverte, meer bescheiden deelnemers. En vergeet niet: ze zijn stil, niet dom! Het is daarom de taak van de gespreksleider om te leren ook die mensen zich veilig genoeg te laten voelen om mee te praten.

Als er slecht nieuws is, zorg dat het verteld wordt: uit gewoonte willen de meeste organisatoren het positief en gezellig houden. Ons wordt altijd verteld om uitdagingen te zien, geen problemen. Volgens ons is dat niet altijd productief. Door het ontkennen van slecht nieuws, negatieve resultaten en onaangename informatie creer je geen duurzaam resultaat. Potentile problemen moeten (h)erkend worden en aangepakt.
Wij – dagvoorzitters – willen van nature aardig gevonden worden. Maar soms is dat gewoon niet je rol. Om iets te leren moeten deelnemers uitgedaagd worden en daarom is er vaak behoefte aan de advocaat van de duivel. Dat is jouw rol, zelfs als je dat eenslechte beoordelingoplevert.

De luis in de pels jeukt en dat is lekker: als je een makkelijke bijeenkomst wilt, richt je dan tot diegenen die je het gewenste antwoord zullen geven. Als je een haalbaar en gedragen resultaat wilt, zoek dan de luis in de pels. Het zijn de dwarsliggers, die nieuwe inzichten geven.

Als het pijn doet, moet je dieper snijden: soms worden bijeenkomsten ‘onvriendelijk’. Bij gelegenheid krijg je te maken met verbale agressie: tegen sprekers, tegen andere deelnemers of zelfs tegen jou. De natuurlijke reactie is om te gaan sussen. Je wilt mensen vertellen het netjes te houden, naar elkaar te luisteren etc. Klinkt bekend?
Helaas maakt dat zaken allen maar erger. Als je iemand die boos is vertelt dat hij niet boos mag zijn, wordt hij hoogstwaarschijnlijk woedend. De oplossing is, om het te laten gebeuren. Misschien moet je de emoties zelfs nog wat verder opstoken, bijvoorbeeld door prikellende vragen te stellen. Na een tijdje zul je merken, dat de energie uit de woede vloeit en dat mensen (al is het maar een beetje) minder agressief gaan doen. Je hebt het vertrouwen van het publiek gewonnen, ze merken dat ze gehoord worden en zullen dus meer bereid zijn tot een redelijk gesprek.

Wees radicaal neutraal: we vinden allemaal iets, van veel dingen. Dat laten we merken door te spreken of in onze lichaamstaal. Een dagvoorzitter moet zijn meningen echter liefst verbergen, vanwege de simpele reden dat de bijeenkomst niet over jou gaat (moeten we dat blijven herhalen?). Als je jouw mening laat zien, loop je het risico dat je sommige deelnemers van je vervreemd en dat ze minder mee gaan praten.
Betekent dit dat jouw bijeenkomsten saai moeten zijn, dat je niet een beetje mag provoceren? Allerminst! Zorg er allen voor dat als je een ander standpunt inbrengt, je duidelijk laat merken dat dit niet jouw standpunt is. Je moet soms stoken, maar niet door een kant te kiezen of een standpunt in te nemen. Je doet het door iedereen te vertegenwoordigen en alle perspectieven in te brengen in het gesprek.

Chaos is goed: dagvoorzitters zijn net mensen. Ook zij vinden het prettig als alles volgens plan en voorspelbaar verloopt. Maar is dat effectief en onderhoudend? Neuh … niet altijd. Kies daarom eens voor georganiseerde chaos.
Bijvoorbeeld: als je deelnemers met elkaar laat praten over een onderwerp, kan het zsoms lastig zijn ze weer stil te krijgen. Goed gedaan! Dat betekent namelijk dat ze ‘aan staan’, dus wees blij met deze puinhoop.
Nog een voorbeeld: op een bepaald moment voel je de energie weg zakken. Dan kun je gewoon doorgaan met het programma en hopen dat het vanzelf beter wordt … wat waarschijnlijk niet gaat gebeuren. Dus waarom niet ingegrepen, door bijvoorbeeld het programma om te gooien, de zaalopstelling te veranderen of het format van het volgende onderdeel. Wordt dat chaotisch? ja, vast. Zal het nieuwe energie brengen? Ja, zeker!

Weet alles, maar hou het voor je: een goede dagvoorzitter bereidt zich goed voor. Je moet weten wat er speelt en je moet alle informatie hebben die nodig is om de deelnemers te kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Tegelijkertijd moet je de neiging onderdrukken om te laten merken, hoe veel je weet. Omdat de bijeenkomst niet om jou draait (ja, we blijven het herhalen) en omdat mensen een hekel hebben aan opscheppers.
Waar je al die (heimelijke) kennis in kunt zetten, is inde vorm van de juiste vraag op het juiste moment. Het laat je zien als intelligente gespreksleider, niet als inhoudelijk expert. En zo hoort het.

Vergeet de tijd, om op tijd te komen: Ja natuurlijk, tijdbewaking is n van onze belangrijkste taken. Maar dat betekent niet dat je als dagvoorzitter het programma tot op de seconde nauwkeurig moet uitvoeren. De tijd moet je vriend zijn, zeiden de Rolling Stones al.
Een goede dagvoorzitter heeft gevoel voor timing, zonder de druk van de klok. Je moet bijeenkomsten ontwerpen en uitvoeren met een goed gevoel voor ritme en ruimte om na te denken. Je moet je bewust zijn van het beoogde programma en tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om dit aan te passen, als het doel van de dag daarom vraagt.
Voortdurend op de tijd wijzen geeft de dag een gehaast gevoel. Door de tijd (in samenwerking met sprekers en event managers) op een meer subtiele manie te bewaken, geef je de deelnemers het gevoel dat ze alle tijd van de wereld hebben.

Conclusie: soms is een omweg sneller (en leuker). Vaak smaakt het hooghangende fruit beter. En Confucius had gelijk toen hij zei: ‘Wie haast heeft, moet even gaan zitten’.

Kim Coppes
Jan-Jaap In der Maur

 

Het awards-circus: twee keer brons en nog een medaille onderweg

3 februari 2017
Categorieën: Nieuws, Stand van het vak
Geen reacties »

Het is de afgelopen tijd steeds moeilijker voor ons geworden, om niet op te gaan scheppen. Ons project voor Westland Kaas (dat we deden, samen met MindMeeting) werd wereldwijd een aantal keren genomineerd n bekroond. Dat maakt ons blij en trots! Hopelijk willen jullie ons vergeven, dat we een kort overzicht geven van alle positieve aandacht die we kregen voor dit geweldige project.

Eubea

Om te beginnen werden we genomineerd in de categorie Meeting Design tijdens de European Best Event Awards. En uiteindelijk wonnen we een bronzen medaille. Dat we dit presteerden, in zware competitie met de beste bureaus ter wereld, was heel speciaal voor ons; zeker omdat de dagvoorzitter zo’n belangrijke rol speelde en we daarmee het belang van ons vak konden laten zien.

bollino_premio_eubea60

Eventex

Daarna gingen we door naar Eventex. Deze internationale competitie richt zich vooral op disruptieve, vernieuwende formats. We werden genomineerd in de categorie ‘Beste Congres’ en wonnen wederom een bronzen plak.

Eventex-2017-Best-Conference-3 (1)

Hans Etman, eigenaar van ons bureau, was dagvoorzitter van de twee-daagse conferentie na de award-show (dat was niet waarom we een prijs wonnen … erewoord). Hij hielp de organisatoren een dynamisch en disruptief programma te ontwerpen en kreeg daar hele goede recensies voor.

Gouden Giraffe

En nu concentreren we ons op de competitie dichter bij huis: we schreven ons in voor de Gouden Giraffes en werden wederom genomineerd; in de categorie ‘beste interne event’ deze keer. We wisten dat de genomineerden afgelopen vrijdag allemaal persoonlijk bezocht zouden worden. En dus volgenden we de hele dag nagelbijtend de live-stream of Facebook. Helemaal aan het einde van de middag ging dan eindelijk de deurbel, thuis bij onze eigenaar Jan-Jaap In der Maur. Je kunt hier zien, wat er toen gebeurde.
Op 10 februari worden de winnaars bekend gemaakt. We houden jullie op de hoogte.

Wil je alles lezen over dit geweldige en succesvolle project, kijk dan hier.

Frans Miggelbrink: de meerwaarde van de congrescolumn

3 februari 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Te veel congressen gaan uit als een nachtkaars. Te veel afsluitende acts slaan de plank volledig mis. Congrescolumnist en dagvoorzitter Frans Miggelbrink bewijst dat het beter kan: dat een spetterende, humorvolle finale ook inhoudelijk bij kan dragen aan het doel van de dag.
Frans is te boeken bij Dagvoorzitter.nl. Boekt u hem in combinatie met n van onze dagvoorzitters, dan krijgt u 25% korting op de congrescolumn.

Congrescolumn

Hoe kan het toch, dat het nog steeds geaccepteerd wordt: dat de afsluiter van een bijeenkomst op zijn best betiteld kan worden als fantastisch, maar zonder enige toegevoegde waarde; en op zijn slechtst als tenenkrommend, zonder enige relatie met de bijeenkomst. Waarom nemen we er genoegen mee, dat een groot deel van de deelnemers eerder naar huis gaat, terwijl de afsluiting van de dag juist ht moment is om een punt te zetten?
En het kan ook anders! Stel je eens voor: bij binnenkomst zit er een man druk te schrijven. Voor iedereen zichtbaar, met een bureaulampje en enorme stapels papier. Hij observeert alles wat er gebeurt; maar dan met een frisse, andere blik. Hij ziet de parkeerproblemen bij het congres over bereikbaarheid. Hij gniffelt om de bureaucratie aan de inschrijfbalie bij de bijeenkomst over minder regels. En hij schrijft en schrijft en schrijft.

Effectieve bijeenkomsten draaien tegenwoordig om twee dingen: ROI (ofwel: verandert er ook daadwerkelijk iets) en Meeting Design.
En van de belangrijke uitgangspunten bij dat laatste zeg maar: programma ontwerp is content conversie: stelt het programma de deelnemers in staat om de gegeven informatie & inspiratie geestelijk te verteren en te vertalen naar daadwerkelijke actie. Samenvattingen tussendoor en een zorgvuldig uitgedacht einde zijn daarbij cruciaal. Dat kan bijvoorbeeld met een congrescolumn.

Nieuwe lading

Halverwege de dag krijgt de zonderling aan het tafeltje het woord. Hij vat op ludieke wijze samen, zodat het beter beklijft. Hij voorziet alles in een duidelijk Achterhoeks accent van een frisse blik, zodat het makkelijk verteerbaar is. Hij relativeert, vergroot uit, maakt bijzaken tot hoofdzaak en andersom, trekt uitspraken uit hun verband en geeft ze een nieuwe lading.
De column heeft een toon die het doel van de dag persoonlijker maakt: En morgenvroeg om zeven uur gaan we allemaal, samen met deze bestuurders in een geel pak met een reflecterende driehoek de straat op en regelen we het verkeer, met de wethouder voorop. Want vanaf vandaag gaat deze stad voor veiligheid. Dat is hier net voor mijn ogen afgesproken. En als na vandaag er ooit nog iemand is die zegt dat het anders is, jonassen we hem met zijn allen de plomp in.
Is hij eenmaal klaar, dan verheugen de aanwezigen zich al op zijn afsluiter, aan het einde van de dag. Thuis wachten lauwe aardappels, want niemand wilde voortijdig vertrekken.

Ach ja, wordt vaak gezegd, het is deze doelgroep. Het blijven ambtenaren. Het blijven specialisten. Het blijven beleidsmakers. Die gaan altijd eerder weg. Complete nonsens, volgens Frans: als de dag goed in elkaar zit en de acts een integraal onderdeel uitmaken van het programma, wil niemand ze missen.
De ludieke afsluiting heeft zichzelf overbodig gemaakt. Deelnemers moesten zo nodig getrakteerd worden op grappig bedoelde trapeze werkers, pipos of stand-up comedians, die niet bij machte waren om de inhoud te analyseren en de programma onderdelen binnen een groter kader te plaatsen:Vandaag ging het hier over astma geloof ik. Nou: Mijn vriendin heeft ook zoiets. Ik ken haar uit het caf de blaffende hond en de tenen stonden weer eens krom.

Bovenop de inhoud

Frans (Miggel voor vrienden) doet dat anders: bovenop de inhoud en met de doelstelling van de dag als leidraad. Humorvol, maar vooral inhoudelijk. Scherp, maar met respect voor alle deelnemende sprekers en meningen.Als afsluiter zet hij de punt, die iedere bijeenkomst nodig heeft; maakt hij de vertaling naar wat gaan we morgen anders doen. En omdat hij dat doet op lichte toon, voelt het niet als een opgedrongen dienstmededeling.

De columns van Frans zijn niet op voorhand thuis verzonnen. Dat kan niet. De columnist Miggelbrink gebruikt dat wat er op het podium en in de zaal gezegd wordt. En dat voel je. Hij houdt pas op met schrijven in de laatste minuut met de laatste opmerking van het congres. En dan stapt hij meteen, met frisse moed het podium op: de dag wordt gebundeld in vijftien minuten. Schrappen, strepen en een intensieve zoektocht naar wat het begin te maken heeft met het einde. Wat hebben de sprekers gemeen. Waar ligt de passie. Waar ligt het gevoel en wat doen we er morgen mee?
Inhoud staat voorop, maar komt nooit uit de verf zonder relativering. De dwarse kijk en vooral de verrassende invalshoek. Dat de staatssecretaris zelf zegt dat ze het boegbeeld is, bijvoorbeeld: Deze staatssecretaris staat met de armen breeduit voorop de boeg van het schip van duurzaamheid en dat lijkt veel op de poster van de film Titanic. Ik weet niet of dat de bedoeling was van deze staatssecretaris.

Bovenal versterkt de column het gemeenschappelijke doel. Het maakt het concreet en het geeft ontspanning. Maar ook aanknopingspunten om tijdens de borrel samen anders naar het onderwerp te kijken: En het ging over ouders en professionals die samen dagelijks barrires oprichten door te beschermend te zijn . en dat je daarin door kunt schieten. Dat zit in de genen van ouders. Ouders zijn misschien wel de grootste barrires, want ouders zijn bang voor ongelukken. Bang voor drukke wegen. Voor rolstoelers die vastzitten in de modder. Want het gaat om gelukkig zijn.
Deze manier helpt mensen informatie verwerken, concreet maken en relativeren:Toen was er een pauze en moest iedereen elkaar anders vasthouden, zo werd gezegd. Nou, dat vonden de wethouders wel leuk. Dat is nog eens leuke politiek. We komen hier vaker lachten de wethouders. Wie wil me vasthouden. Maar daar was dan weer niemand voor te vinden.
Iedereen in de zaal heeft hetzelfde meegemaakt. De humor en relativering van de column versterken dat gemeenschappelijke gevoel.

Referenties

Frans Miggelbrink is de vaste columnist bij politiek cafe Piment van Wouke van Scherrenburg en vaste columnist bij Cobouw caf. Een door Nederland rondtrekkend caf voor bouwend Nederland.

Frans Miggelbrink weet net de juiste puntjes uit een gesprek op te pakken om het verhaal smeug en voor het publiek herkenbaar te presenteren. Je krijgt als publiek heel direct, maar zeker ook op een hilarische manier een spiegel voorgehouden. Dit werkt uitstekend als intermezzo binnen een inhoudelijk programma”. Maryse Maes Communicatieadviseur i.o.v. Provincie Zuid-Holland

 

Eubea nominatie: dagvoorzitter, meeting designer en opdrachtgever gaan hand-in-hand

26 september 2016
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

We zijn ongelofelijk trost dat we op de shortlist staan voor deEuropean Best Event Awards.Onze nominatie in de categorie Meeting Design toont het belang van een naadloze integratie van dagvoorzitterschap en programma-ontwerp.In dit project werkten onze klant Westland Kaas, meeting design bureauMindMeetingen dagvoorzitter.nl samen als een Siamese drieling. De gezamenlijke inspanningen van alle drie de partijen waren de belangrijkste voorwaarden voor het succes van het twee-jaarlijkse Westland Familie Congress: in onze visie kan alleen eenperfecte combinatievan doelen, ontwerp en dagvoorzitterschap leiden tot echte resultaten.

Eubea 2016

Dit was het beste familie congres ooit, zegt Desiree Westland, n van de leden van de organisatie commissie, “en tijdens het proces hebben we z veel lol gehad!
Iedere twee jaar organiseert de Westland familie een congres: alle aandeelhouders uit de familie praten dan over de specifieke uitdagingen van een familiebedrijf. Na twee – in hun eigen woorden – ‘middelmatige edities’, wilden ze voor 2016 is dat speciaal zou zijn en echt effectief.
De jongste generatie aandeelhouders was verantwoordelijk voor het congres van 2016. Aanvankelijk vroegen ze dagvoorzitter.nl alleen maar om simpelweg een gespreksleider te leveren. Hun bereidheid om naar iedere mogelijke suggestie te luisteren, bleek de start van een unieke samenwerking.

Doelen

Onze eerste bijeenkomst was meteen een feestje: De familie zat vol wilde, creatieve ideen. En wij houden daarvan (en als snel ook van hen). Desondanks vroegen we ze om alle thema’s, werkvormen en zo verder nog even te vergeten. We overtuigden ze ervan, om eerst heldere doelen te bepalen.
En zo startte de gespreksleiding al ver voor het evenement – zoals het hoort. Aan de hand van de Event ROI Institutesmethodologie, bespraken we tot in detail, wat de commissie wilde dat de concrete uitkomst zou zijn van het congres. Ook interviewden we een zorgvuldig geselecteerde groep ‘doorsnee familieleden’. Het hielp ons aannames te voorkomen en echt inzicht te krijgen in wat de familie wil … en wat niet.
Dit was waarschijnlijk de dapperste stap van de congres commissie. En het was een cruciale in het creren van het perfecte programma!

WP_20160409_09_50_14_Pro__highres WP_20160409_11_50_57_Rich__highres

Budget

De volgende belangrijkste beslissing van deze dappere opdrachtgevers, was om het leeuwendeel van het budget te reserveren voor het ontwerp van een goed programma, en de uitvoering daarvan. En dat voor een familie, die tot nu toe gewend was om als eerste stap een 5-sterren hotel met top-keuken te boeken.
Deze keer gingen zde pas op zoek naar een passende locatie, nadat de voorwaarden volledig duidelijk waren. Eerst besloten we, welke omgeving het beste zou helpen om het meeting design in praktijk te laten komen, onder leiding van de dagvoorzitter. En pas toen boekten ze De Kapellerput. Dat bleek overigens de beste locatie ooit: ze begrepen het programma echt en ze gingen tot het uiterste om de dagvoorzitter perfect te late functioneren. Dank daarvoor!

Ontwerp

Toen de doelen eenmaal helder waren, waren we klaar om te gaan ontwerpen. Als dagvoorzitter is programma-ontwerp een natuurlijk onderdeel van je functie: uit ervaring weet je wat werkt en dus ben je de perfecte persoon om de klant van advies te dienen. tegelijkertijd moet je weten, waar je grens ligt. En dus besloten we om in dit geval een fikse dosis specifieke meeting design kennis binnen te halen. Natuurlijk wilden we de beste, en dus werkten we samen metMindMeetings Mike van der Vijver; algemeen beschouwd als n van ‘s werelds beste meeting designers.
Zo werd de Siamese tweeling een drieling: de Westland familie bracht haar vakkennis en enthousiasme in, Dagvoorzitter.nl deed daar zijn inhoudelijke en conceptuele kracht bij en MindMeeting voegde cresativiteit en een beproefde methodologie toe.

In twee bijeenkomsten leidde Mike van der Vijver ons door een briljant proces. De familie bleken erg ontvankelijk voor zijn aanpak en de manier waarop Mike een programma kneedt. Uiteindelijk was het Matthias Westland, die zei: “het voelt een beetje, alsof we een eerste schooldag aan het ontwerpen zijn”… en zo werd het Expercience Concept geboren.
Met alle input ging Mike aan het ontwerpen. En omdat wij gespreksleiders zijn in hart en nieren, hielpen wij hem natuurlijk in onze rol als sparring partner. Mike zegt over het proces: “Het is uitzonderlijk, dat een klant de lef en de toewijding heeft om het het ontwerp proces echt goed te doen. De congres commissie vertrouwde volledig op dagvoorzitter.nl en waren daardoor ongelofelijk makkelijk om mee samen te werken”.

WP_20160409_12_47_37_Rich__highres WP_20160409_12_43_14_Rich__highres

Uitvoering

Ook de uitvoeringsfase kenmerkte zich door volledige co-creatie. De familie nam zelf het grootste deel van planning en productie op zich, als volleerde event managers. Ze vonden de perfecte locatie en decoreerden hem tot in perfectie, in lijn met de gewenste ‘eerste schooldag’ ervaring. Verder ontwierp n van de nichtjes een ‘vriendenboekje’ en het Westland-familiespel; dat werd gespeeld, nadat de deelnemers zelf de regels en opdrachten bedacht hadden.
Dagvoorzitter.nl zocht de best passende gespreksleider voor de gelegenheid en vond in Kim Coppes de perfecte schooljuf. De ‘klas’ liep weg met haar! Ze doorgrondde het meeting design en begreep wat de deelnemers wilden. Over de bijeenkomst zegt Kim: “Het ontworpen programma paste perfect bij de inhoud en de doelen. Het meeting design was geschreven met veel liefde: verbeeldingskracht en effectiviteit to in het kleinste detail. Dat maakte het voor mij heerlijk en makkelijk om te modereren”.

Conclusie

Voor effectieve bijeenkomsten met werkelijke ROI, moeten doelen, meeting design en dagvoorzitterschap volledig gentegreerd zijn. Zonder enige twijfel, laat ditproject zien dat dit geldt voor iedere bijeenkomst; zelfs de kleinere met beprekte budgetten. Of, zoals Desiree Westland het verwoordt: We werden steeds weer verrast, iedere stap van het proces. En iedere verrassing bleek nog effectiever dan we ooit hadden kunnen hopen. Dit was een speciaal project, in ieder opzicht. En we zijn apetrots, dat dit ns project was”.

We kunnen alleen maar hopen, dat de Eubea jury de waarde van dit verhaal ziet en ons de beker gunt.

Jan-Jaap In der Maur

Een 10 is waardeloos. Doe mij maar een 5!

1 oktober 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Dagvoorzitters worden met regelmaat beoordeeld; net als sprekers en bijeenkomsten. Er bestaan zelfs websites, waar mensen dagvoorzitters kunnen beoordelen; net zoals die er zijn voor hotels, restaurants, etc. Maar laten we nu eens kritisch kijken, wat die waarderingen eigenlijk zeggen … in de meeste gevallen helemaal niets! Ik kan niets met een 10, een 8 of een 5, zolang ik niet weet op basis van welke criteria deze nu precies is gegeven.
Wil je zinvol beoordelen, dan zijn dit 4 belangrijke voorwaarden.

geslaagd-hoed

 

 

Waardeer op een helder doel

Vaak worden dagvoorzitters, sprekers en bijeenkomsten beoordeeld, zonder dat de ‘examinanten’ weten wat nu precies het doel was van die bijeenkomst. En daarom worden gespreksleiders zo vaak geprezen om bijvoorbeeld hun ‘gevoel voor humor’: omdat mensen geen idee hebben, waar ze anders op zouden moeten oordelen. Het is dus cruciaal dat het doel helder is, zodat deelnemers kunnen beoordelen of het optreden van de dagvoorzitter werkelijk bij droeg aan het behalen daarvan.
Een paar voorbeelden: als je weet dat het doel van de meeting is om alle facetten van een probleem in kaart te brengen, weet je ook of de moderator daar aan heeft bij gedragen. En als je weet dat een interview bedoeld was om de menselijke kant te laten zien van de manager, zul je niet langer zeggen ‘dat het een aangenaam gesprek was’. Dan kun je namelijk specifiek melden ‘dat je verrast werd door de betrokkenheid van de manager bij het wel en wee van zijn mensen’ (of niet, natuurlijk).
Zodra je het doel helder voor ogen hebt, wordt een 8 waardevol. Dan krijgt hij of zij hem namelijk niet meer voor vriendelijkheid, maar voor werkelijk toegevoegde waarde.

Waardeer op heldere criteria

Als dagvoorzitter wil ik weten wat er van me verwacht wordt. En daar wil ik dan ook op beoordeeld worden. Soms kan dat zelfs betekenen, dat een matig cijfer juist wijst op een succesvol optreden. Wederom een voorbeeld: voor één van mijn meest geslaagde optredens kreeg ik een 5. Veel deelnemers vonden me een ‘drammer’. En daar werd ik blij van!
In dit geval was het namelijk mijn rol om te drammen. De deelnemers moesten geconfronteerd worden met zaken die niet lekker liepen in de organisatie en moesten hun eigen rol daarin gaan zien. En dan gaat vooruitgang soms gepaard met enig ongemak. Mijn klant huurde me in, juist om dat ongemak te veroorzaken en zodat zij het niet zelf hoefde te doen. Ik speelde mijn rol (met verve, durf ik te zeggen), de bijeenkomst haalde zijn doel en mijn klant was tevreden.
In dit geval was de 5 geen teken van falen; integendeel!

Waardeer op de juiste vragen

Zijn het doel en de criteria helder, dan is het vinden van de juiste evaluatievragen de volgende stap. De simpele vraag ‘hoe goed vond u de dagvoorzitter’ volstaat niet meer, omdat mensen niet weten wat je bedoelt met ‘goed’. En dan ben je dus weer terug bij het beoordelen op een goed gevoel voor humor.
Een veel gestelde vraag is: ‘hoe scoorde de moderator op inhoud?’ Toegegeven, deze vraag is al wat specifieker. Maar waarom zou je hem stellen? In de meeste gevallen gaat de dagvoorzitter immers helemaal niet over de inhoud, maar over het proces.
Dus moet de meeting owner op zoek naar een vraag die iets zegt over het doel en over de rol die de dagvoorzitter (of spreker, cateraar, locatie etc) daar in speelde. In mijn eerdere voorbeeld had dus gezocht moeten worden naar iets als ‘kreeg u een nieuwe kijk op het functioneren van onze organisatie’, of  ’hielp de dagvoorzitter de deelnemers om hun eigen rol in het probleem te zien?’ Met dat soort vragen hadden de bijeenkomst en ik hoger gescoord; zeker weten!

Waardeer op behoefte

Een spreker of dagvoorzitter die voor één bijeenkomst een 10 scoort, is niet noodzakelijk de beste keuze voor iedere andere bijeenkomst. Want daar gelden weer een ander doel en andere eisen.
Een gespreksleider die vooral ruime voldoendes scoort op awardshows, was waarschijnlijk niet geschikt geweest voor de bijeenkomst die ik deed. En omgekeerd zou ik met een goede score op die meeting niet per definitie geschikt geweest zijn voor een awardshow.

Conclusie

Cijfers geven is goed, zolang doel, criteria en vragen maar goed overdacht zijn. Als je op zoek bent naar een dagvoorzitter, spreker, etc en je gaat daarvoor naar een beoordelingssite, hou dan in gedachten dat de meeste cijfers waardeloos zijn. Als je wilt kijken naar cijfers, zoek dan naar bewijs waar die cijfers voor staan.

Jan-Jaap