Het ‘waarom’ van de dagvoorzitter: openen, verteren, vertalen, toepassen.

2 juli 2017
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Waarom doen dagvoorzitters wat ze doen? Waarom gebruiken ze de interactie-formats die ze gebruiken? Wat is hun werkelijke toegevoegde waarde en hoe profiteer je daar maximaal van?
Deze vragen kun je alleen beantwoorden, als je een dieper begrip hebt van het ‘waarom’ van de dagvoorzitter.

16177663_10154914531954493_2012640785359463232_o

 

Echt effectieve gespreksleiding is heel veel meer dan ‘zaken soepel laten verlopen’ (zoals het in het woordenboek staat). Het gaat over interactie, verbinding, dynamiek. Er zijn een paar redenen voor de dagvoorzitter om zijn mond open te doen en contact te maken met de deelnemers; een paar doelen die zijn interventies kunnen dienen.

Open de geesten:

Als je wilt dat mensen informatie opnemen, iets leren of veranderen, is het van wezenlijk belang dat ‘hun geest open staat’. De dagvoorzitter kan daar een belangrijke rol in spelen. Voorafgaand aan een spreker, een workshopronde, een panel of welk programmaonderdeel dan ook, kan hij helpen ze ‘aan te zetten’ voor wat er komt.
Een goede dagvoorzitter heeft een breed scala aan opties in zijn gereedschapskist. In de basis vallen die allemaal in een paar categorieën (en kosten ze geen van allen veel tijd of geld):

  • Je kunt de deelnemers een vraag stellen, ze daar even op laten kauwen en dan vragen om reacties.
  • Je kunt deelnemers ook een opdracht geven, om bijvoorbeeld iets te tekenen, bouwen en schrijven.
  • Je kunt ze met elkaar laten praten; of met zichzelf (je zult verbaasd zijn hoe krachtig het is om mensen privé reflectietijd te geven)
  • En ga zo maar door …

Verteren:

Tijdens de meeste bijeenkomsten proppen we deelnemers vol met informatie en inspiratie, zonder ze tijd te geven om te slikken. Het heeft veel weg van het voeden van de ganzen voor foie gras. Goed dagvoorzitterschap betekent: bewust tijd reserveren, om mensen te laten reflecteren op wat ze net geleerd hebben. En daar steeds de best passende vorm voor zoeken. Dit zal ze helpen om een bewuste keuze te maken, wat ze willen onthouden.
Je kunt dat op een aantal manieren doen:

  • Deelnemers de hele dag door aan een concreet project laten werken (individueel of in groepen) en daar na ieder programmaonderdeel tijd voor reserveren.
  • Ze simpelweg tijd – en soms de duidelijke opdracht – geven om aantekeningen te maken.
  • En ook hier weer: ze met elkaar laten praten, in één van de vele beschikbare formats.
  • En ga zo maar door…

NB: als je een Q&A in het programma op neemt, plan dan ook ‘verteer-tijd’ in. Het is namelijk niet eerlijk om van deelnemers te verwachten dat ze een briljante, relevante vraag hebben, 3 seconden nadat de spreker heeft afgerond. In een eerdere blog gaf ik al een paar Q&A-tips.

Vertalen:

De volgende stap is om deelnemers te helpen om hetgeen ze net verteerd hebben te vertalen naar hun dagelijkse praktijk. Immers: bijeenkomsten zijn (bijna) altijd in een ruimte die ver weg is van de werkelijke werkplek, de echte situatie of het concrete probleem. Een goede moderator vindt manieren om mensen zich (in hun hoofd) te laten verplaatsen naar ‘de wereld buiten’.
Dat kan bijvoorbeeld inhouden:

  • Mensen vragen hun ogen te sluiten en zich voor te stellen wat het effect gaat zijn van wat ze net geleerd hebben op bijvoorbeeld hun werk.
  • Ze opdragen om de perfecte situatie, zoals ze die net hebben leren zien, te tekenen. Op een platte grond bijvoorbeeld.
  • Een gesprek met alle aanwezige stakeholders over het perfecte plaatje.
  • Of welke creatieve oplossing je dan ook maar kunt bedenken …

Toepassen:

Als mensen geen actie ondernemen, verandert er niets en is de bijeenkomst verspilde tijd. De dagvoorzitter kan helpen om echt resultaat te boeken, na ieder onderdeel en aan het eind van de dag. De truc is hier, om mensen ter plekke in actie te laten komen. Tevreden zijn met hun belofte dat ze morgen actie zullen ondernemen, heeft het risico in zich dat ze die belofte zullen breken.
De manier om dit voor elkaar te krijgen, is door deelnemers al tijdens de bijeenkomst werkgroepen te laten vormen, afspraken in de agenda te laten zetten of processen te laten opstarten (in plaats van dit pas ná het event te doen, zoals meestal gebeurt). En dit hoeft zich helemaal niet te beperken tot de mensen op locatie: je kunt deelnemers ook prima een collega laten bellen of een email laten versturen.

Energie geven:

Voor alle elementen tot nu toe genoemd, is het van cruciaal belang dat deelnemers de energie hebben om dat allemaal te doen. En natuurlijk is het risico op lage energie een stuk kleiner, als je alles doet zoals hier boven omschreven; maar toch … Modereren betekent ook: de energie in de gaten houden en ingrijpen, als hij weg zakt. Er bestaat natuurlijk een flink aantal algemene energizers, maar in alle eerlijkheid: die zijn mensen een beetje zat. De beste energizers hebben enige relatie met de inhoud of de deelnemers.
Een paar voorbeelden:

  • Verander de samenstelling van deelgroepen, zodat mensen weer eens een paar nieuwe gezichten zien.
  • Laat mensen bewegen: een korte wandeling als ‘verteer moment’ of stemmen met je lijf, bijvoorbeeld.
  • Verander de opstelling van de zaal: van cabaret naar campfire, bijvoorbeeld. En laat de deelnemers dan zelf de tafels eens weg sjouwen … ze vinden het geweldig!
  • Verander het programma: draai sprekers spontaan om. Verander van en presentatie naar een interview .. als het maar voor opwinding zorgt.
  • En ga zo maar door …

Verbinden:

Mensen worden blij, als ze echt contact kunnen maken en echt goeie gesprekken mogen voeren. De dagvoorzitter is er om dat te faciliteren. De beste bijeenkomsten die ik bij heb gewoond verbonden de deelnemers in voortdurend wisselende samenstellingen: één-op-één, groepen van 3-5-10 en plenair. Door constant te zoeken naar de beste groepsgrootte en het beste (netwerk)format, help de gespreksleider doelen te behalen..

Hetzelfde geldt voor het verbinden van de deelnemers met de spreker: als dagvoorzitter zoek je de juiste toon en vorm om het te laten voelen als een twee-gesprek in plaats van een massa-gesprek. Het openen van de geesten, verteren, vertalen en toepassen gaat een stuk makkelijker, als je alternatieven zoekt voor de sprekers; bijvoorbeeld:

  • Interview
  • Town Hall Meeting
  • College Tour
  • Campfire
  • Etc.

Conclusie: heel veel dagvoorzitters doen interactie, alleen maar om de interactie. Echte verbinding leg je alleen, als de dagvoorzitter het doel van de dag werkelijk begrijpt, als hij het programma ontwerp volledig doorgrondt en op basis daarvan weloverwogen keuzes maakt.

Onderdruk je instinct: de vele tegenstrijdigheden in het dagvoorzitterschap

30 maart 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
1 reactie »

Bijeenkomsten gaan altijd over verandering (althans, de succesvolle). De enige manier om te zorgen dat dingen veranderen, is zaken anders aan te pakken en anders naar dingen te kijken. Voor de dagvoorzitter-gespreksleider betekent dat: dappere keuzes maken en in veel gevallen tegen je natuurlijke instinct in gaan. Het is een vak dat bol staat van tegenstrijdigheden.

Geodata for Inclusive Finance and Food - 16-02-2017 - Hulstkamp

Als er gevaar dreigt, vlucht je. Als je een strijd niet kunt winnen, buig je mee. Als er brand is ga je blussen. Dat klinkt logisch, want dat is de meest verstandige keuze. Maar niet voor de professionele dagvoorzitter. Die zal het gevaar onverschrokken tegemoet treden, de tegestand het hoofd bieden en het vuurtje zelf verder opstoken. Dat is wat wij geleerd hebben, in onze vele jaren op het podium. En dat is wat we onze deelnemers leren in de workshops die we geven.
Dit zijn de meest voorkomende instinctieve reacties die iedere dagvoorzitter (en met hem de opdrachtgever) zou moeten onderdrukken:

Wees een dienaar, om de baas te zijn: bijeenkomsten gaan niet (we herhalen: niet) over jou, de dagvoorzitter. Ze gaan over de opdrachtgever en zelfs meer nog over de deelnemers. Tegelijkertijd hebben ze jouw hulp nodog, juist om het over hen en de doelen van de dag te laten gaan. iemand moet immers verantwoordelijkheid nemen voor allen en dus moet iemand de leiding nemen. En die persoon ben jij, de dagvoorzitter!
Dit dwingt je te balanceren tussen twee uitersten: op de achtergrond en in the spotlight. Een leider én een dienaar. Met charisma en bescheidenheid.

Serieus spelen: Het is een lastig uit te roeien misverstand, dat mensen zich alleen serieus genomen voelen, als je serieus bent. Diep van binnen wil iedereen graag spelen, wedstrijdjes doen, keet schoppen. De wetenschap heeft al lang geleden aangetoond dat je beter leert, als je speelt. Of zoals onze collega Marco Bakker altijd zegt: ‘Je kunt plezier maken niet serieus genoeg nemen”.

Val in de rede, uit beleefdheid: het is een misvatting dat het altijd onbeleefd is om iemand te onderbreken; en dat je iemand altijd netjes uit moet laten praten. Er is een aantal uitstekende redenen om iemand iedere paar zinnen in de rede te vallen; al is het alleen maar met korte vragen als hoe, waarom of oh ja?
De eerste is, dat het voor de meeste mensen veel natuurlijker voelt. In het dagelijks leven vallen we elkaar aantoonbaar 3-4 keer per minuut in de rede. Zo laat je een interview dus meer voelen als een gesprek dan als een ondervraging.
Ten tweede geeft het de gespreksleider echt leiding over het gesprek. Met de kleine – schijnbaar nutteloze – tussenvragen geef je de interviewee ongemerkt toestemming om door te praten of stimuleer je hem om uit te wijden.
Tot slot help je zo je gesprekspartner om keuzes te maken. De expert kan in het algemeen moeiteloos drie dagen over het onderwerp praten. Hij of zij zal je dankbaar zijn, als je helpt keuzes te maken, binnen de tijd te blijven, echte verbinding te maken met de deelnemers en binnen het doel van de dag te blijven.
Een onderbreking kan zo een hele stimulerende en effectieve manier zijn om iemand een goed verhaal te laten vertellen. Dat deel van je taak verwaarlozen, dat zou pas onbeleefd zijn.

Als het vast zit, geen kracht zetten: Het overkomt iedere dagvoorzitter eens in de zoveel tijd, dat deelnemers geen enkele aandrang vertonen tot interactie … maar dan ook echt geen enkele. Het is een echte nachtmerrie: geen vragen uit de zaal, geen reactie op jouw vragen. De natuurlijke reactie is om te gaan ‘duwen’. En het vervelende is: hoe harder je probeert mensen in de actieven stand te krijgen, hij geslotener ze worden.
De truc is om te accepteren dat ‘het vast zit’, om tijd te nemen om je opties te overwegen, het proces met aandacht te observeren en ze dan zachtjes te masseren, totdat ze wel willen. Dat vraagt tijd en geduld; veel geduld!

Geniet van de stilte: je taak als dagvoorzitter is om het gesprek op gang te krijgen en te zorgen voor energie; toch? Maar dat betekent niet dat je iedere seconde vol moet praten, zoals veel moderatoren doen. Er zijn twee redenen om de stilte te koesteren.
Om te beginnen hebben mensen simpelweg tijd nodig, om met een vraag of antwoord te komen. Ga maar na: de spreker heeft wekenlang de tijd gehad om zich voor te bereiden, net als de gespreksleider. En dan verwachten we van volkomen onvoorbereide deelnemers, dat ze i een fractie van een seconde met een briljante vraag of observatie komen? Geef ze alsjeblieft een beetje bedenktijd. Of beter nog: ontwerp tijd, ruimte en vormen om ze daarbij te helpen.
Verder hebben we vaak te maken met de introverten; en dat zijn er veel. De makkelijkste weg die de dagvoorzitter kan nemen, is zich richten op diegenen die altijd hun woordje klaar hebben. Maar daarmee mis je de input van de introverte, meer bescheiden deelnemers. En vergeet niet: ze zijn stil, niet dom! Het is daarom de taak van de gespreksleider om te leren ook die mensen zich veilig genoeg te laten voelen om mee te praten.

Als er slecht nieuws is, zorg dat het verteld wordt: uit gewoonte willen de meeste organisatoren het positief en gezellig houden. Ons wordt altijd verteld om uitdagingen te zien, geen problemen. Volgens ons is dat niet altijd productief. Door het ontkennen van slecht nieuws, negatieve resultaten en onaangename informatie creëer je geen duurzaam resultaat. Potentiële problemen moeten (h)erkend worden en aangepakt.
Wij – dagvoorzitters – willen van nature aardig gevonden worden. Maar soms is dat gewoon niet je rol. Om iets te leren moeten deelnemers uitgedaagd worden en daarom is er vaak behoefte aan de advocaat van de duivel. Dat is jouw rol, zelfs als je dat een slechte beoordeling oplevert.

De luis in de pels jeukt en dat is lekker: als je een makkelijke bijeenkomst wilt, richt je dan tot diegenen die je het gewenste antwoord zullen geven. Als je een haalbaar en gedragen resultaat wilt, zoek dan de luis in de pels. Het zijn de dwarsliggers, die nieuwe inzichten geven.

Als het pijn doet, moet je dieper snijden: soms worden bijeenkomsten ‘onvriendelijk’. Bij gelegenheid krijg je te maken met verbale agressie: tegen sprekers, tegen andere deelnemers of zelfs tegen jou. De natuurlijke reactie is om te gaan sussen. Je wilt mensen vertellen het netjes te houden, naar elkaar te luisteren etc. Klinkt bekend?
Helaas maakt dat zaken allen maar erger. Als je iemand die boos is vertelt dat hij niet boos mag zijn, wordt hij hoogstwaarschijnlijk woedend. De oplossing is, om het te laten gebeuren. Misschien moet je de emoties zelfs nog wat verder opstoken, bijvoorbeeld door prikellende vragen te stellen. Na een tijdje zul je merken, dat de energie uit de woede vloeit en dat mensen (al is het maar een beetje) minder agressief gaan doen. Je hebt het vertrouwen van het publiek gewonnen, ze merken dat ze gehoord worden en zullen dus meer bereid zijn tot een redelijk gesprek.

Wees radicaal neutraal: we vinden allemaal iets, van veel dingen. Dat laten we merken door te spreken of in onze lichaamstaal. Een dagvoorzitter moet zijn meningen echter liefst verbergen, vanwege de simpele reden dat de bijeenkomst niet over jou gaat (moeten we dat blijven herhalen?). Als je jouw mening laat zien, loop je het risico dat je sommige deelnemers van je vervreemd en dat ze minder mee gaan praten.
Betekent dit dat jouw bijeenkomsten saai moeten zijn, dat je niet een beetje mag provoceren? Allerminst! Zorg er allen voor dat als je een ander standpunt inbrengt, je duidelijk laat merken dat dit niet jouw standpunt is. Je moet soms stoken, maar niet door een kant te kiezen of een standpunt in te nemen. Je doet het door iedereen te vertegenwoordigen en alle perspectieven in te brengen in het gesprek.

Chaos is goed: dagvoorzitters zijn net mensen. Ook zij vinden het prettig als alles volgens plan en voorspelbaar verloopt. Maar is dat effectief en onderhoudend? Neuh … niet altijd. Kies daarom eens voor georganiseerde chaos.
Bijvoorbeeld: als je deelnemers met elkaar laat praten over een onderwerp, kan het zsoms lastig zijn ze weer stil te krijgen. Goed gedaan! Dat betekent namelijk dat ze ‘aan staan’, dus wees blij met deze puinhoop.
Nog een voorbeeld: op een bepaald moment voel je de energie weg zakken. Dan kun je gewoon doorgaan met het programma en hopen dat het vanzelf beter wordt … wat waarschijnlijk niet gaat gebeuren. Dus waarom niet ingegrepen, door bijvoorbeeld het programma om te gooien, de zaalopstelling te veranderen of het format van het volgende onderdeel. Wordt dat chaotisch? ja, vast. Zal het nieuwe energie brengen? Ja, zeker!

Weet alles, maar hou het voor je: een goede dagvoorzitter bereidt zich goed voor. Je moet weten wat er speelt en je moet alle informatie hebben die nodig is om de deelnemers te kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Tegelijkertijd moet je de neiging onderdrukken om te laten merken, hoe veel je weet. Omdat de bijeenkomst niet om jou draait (ja, we blijven het herhalen) en omdat mensen een hekel hebben aan opscheppers.
Waar je al die (heimelijke) kennis in kunt zetten, is inde vorm van de juiste vraag op het juiste moment. Het laat je zien als intelligente gespreksleider, niet als inhoudelijk expert. En zo hoort het.

Vergeet de tijd, om op tijd te komen: Ja natuurlijk, tijdbewaking is één van onze belangrijkste taken. Maar dat betekent niet dat je als dagvoorzitter het programma tot op de seconde nauwkeurig moet uitvoeren. De tijd moet je vriend zijn, zeiden de Rolling Stones al.
Een goede dagvoorzitter heeft gevoel voor timing, zonder de druk van de klok. Je moet bijeenkomsten ontwerpen en uitvoeren met een goed gevoel voor ritme en ruimte om na te denken. Je moet je bewust zijn van het beoogde programma en tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om dit aan te passen, als het doel van de dag daarom vraagt.
Voortdurend op de tijd wijzen geeft de dag een gehaast gevoel. Door de tijd (in samenwerking met sprekers en event managers) op een meer subtiele manie te bewaken, geef je de deelnemers het gevoel dat ze  alle tijd van de wereld hebben.

Conclusie: soms is een omweg sneller (en leuker). Vaak smaakt het hooghangende fruit beter. En Confucius had gelijk toen hij zei: ‘Wie haast heeft, moet even gaan zitten’.

Kim Coppes
Jan-Jaap In der Maur

 

Het awards-circus: twee keer brons en nog een medaille onderweg

3 februari 2017
Categorieën: Nieuws, Stand van het vak
Geen reacties »

Het is de afgelopen tijd steeds moeilijker voor ons geworden, om niet op te gaan scheppen. Ons project voor Westland Kaas (dat we deden, samen met MindMeeting) werd wereldwijd een aantal keren genomineerd én bekroond. Dat maakt ons blij en trots! Hopelijk willen jullie ons vergeven, dat we een kort overzicht geven van alle positieve aandacht die we kregen voor dit geweldige project.

Eubea

Om te beginnen werden we genomineerd in de categorie Meeting Design tijdens de European Best Event Awards. En uiteindelijk wonnen we een bronzen medaille. Dat we dit presteerden, in zware competitie met de beste bureaus ter wereld, was heel speciaal voor ons; zeker omdat de dagvoorzitter zo’n belangrijke rol speelde en we daarmee het belang van ons vak konden laten zien.

bollino_premio_eubea60

Eventex

Daarna gingen we door naar Eventex. Deze internationale competitie richt zich vooral op disruptieve, vernieuwende formats. We werden genomineerd in de categorie ‘Beste Congres’ en wonnen wederom een bronzen plak.

Eventex-2017-Best-Conference-3 (1)

Hans Etman, eigenaar van ons bureau, was dagvoorzitter van de twee-daagse conferentie na de award-show (dat was niet waarom we een prijs wonnen … erewoord). Hij hielp de organisatoren een dynamisch en disruptief programma te ontwerpen en kreeg daar hele goede recensies voor.

Gouden Giraffe

En nu concentreren we ons op de competitie dichter bij huis: we schreven ons in voor de Gouden Giraffes en werden wederom genomineerd; in de categorie ‘beste interne event’ deze keer. We wisten dat de genomineerden afgelopen vrijdag allemaal persoonlijk bezocht zouden worden. En dus volgenden we de hele dag nagelbijtend de live-stream of Facebook. Helemaal aan het einde van de middag ging dan eindelijk de deurbel, thuis bij onze eigenaar Jan-Jaap In der Maur. Je kunt hier zien, wat er toen gebeurde.
Op 10 februari worden de winnaars bekend gemaakt. We houden jullie op de hoogte.

Wil je alles lezen over dit geweldige en succesvolle project, kijk dan hier.

Frans Miggelbrink: de meerwaarde van de congrescolumn

3 februari 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Te veel congressen gaan uit als een nachtkaars. Te veel afsluitende acts slaan de plank volledig mis. Congrescolumnist en dagvoorzitter Frans Miggelbrink bewijst dat het beter kan: dat een spetterende, humorvolle finale ook inhoudelijk bij kan dragen aan het doel van de dag.
Frans is te boeken bij Dagvoorzitter.nl. Boekt u hem in combinatie met één van onze dagvoorzitters, dan krijgt u 25% korting op de congrescolumn.

Congrescolumn

Hoe kan het toch, dat het nog steeds geaccepteerd wordt: dat de afsluiter van een bijeenkomst op zijn best betiteld kan worden als ‘fantastisch, maar zonder enige toegevoegde waarde’; en op zijn slechtst als ‘tenenkrommend, zonder enige relatie met de bijeenkomst’. Waarom nemen we er genoegen mee, dat een groot deel van de deelnemers eerder naar huis gaat, terwijl de afsluiting van de dag juist hét moment is om een punt te zetten?
En het kan ook anders! Stel je eens voor: bij binnenkomst zit er een man druk te schrijven. Voor iedereen zichtbaar, met een bureaulampje en enorme stapels papier. Hij observeert alles wat er gebeurt; maar dan met een frisse, andere blik. Hij ziet de parkeerproblemen bij het congres over bereikbaarheid. Hij gniffelt om de bureaucratie aan de inschrijfbalie bij de bijeenkomst over minder regels. En hij schrijft … en schrijft … en schrijft.

Effectieve bijeenkomsten draaien tegenwoordig om twee dingen: ROI (ofwel: verandert er ook daadwerkelijk iets) en Meeting Design.
Eén van de belangrijke uitgangspunten bij dat laatste – zeg maar: programma ontwerp – is content conversie: stelt het programma de deelnemers in staat om de gegeven informatie & inspiratie ‘geestelijk te verteren’ en te vertalen naar daadwerkelijke actie. Samenvattingen tussendoor en een zorgvuldig uitgedacht einde zijn daarbij cruciaal. Dat kan bijvoorbeeld met een congrescolumn.

Nieuwe lading

Halverwege de dag krijgt ‘de zonderling aan het tafeltje’ het woord. Hij vat op ludieke wijze samen, zodat het beter beklijft. Hij voorziet alles in een duidelijk Achterhoeks accent van een frisse blik, zodat het makkelijk verteerbaar is. Hij relativeert, vergroot uit, maakt bijzaken tot hoofdzaak en andersom, trekt uitspraken uit hun verband en geeft ze een nieuwe lading.
De column heeft een toon die het doel van de dag persoonlijker maakt: “En morgenvroeg om zeven uur gaan we allemaal, samen met deze bestuurders in een geel pak met een reflecterende driehoek de straat op en regelen we het verkeer, met de wethouder voorop. Want vanaf vandaag gaat deze stad voor veiligheid. Dat is hier net voor mijn ogen afgesproken. En als na vandaag er ooit nog iemand is die zegt dat het anders is, jonassen we hem met zijn allen de plomp in”.
Is hij eenmaal klaar, dan verheugen de aanwezigen zich al op zijn afsluiter, aan het einde van de dag. Thuis wachten lauwe aardappels, want niemand wilde voortijdig vertrekken.

“Ach ja”, wordt vaak gezegd, “het is deze doelgroep”. Het blijven ambtenaren. Het blijven specialisten. Het blijven beleidsmakers. Die gaan altijd eerder weg. Complete nonsens, volgens Frans: als de dag goed in elkaar zit en de acts een integraal onderdeel uitmaken van het programma, wil niemand ze missen.
De ludieke afsluiting heeft zichzelf overbodig gemaakt. Deelnemers moesten zo nodig “getrakteerd” worden op grappig bedoelde trapeze werkers, pipo’s of stand-up comedians, die niet bij machte waren om de inhoud te analyseren en de programma onderdelen binnen een groter kader te plaatsen:”Vandaag ging het hier over astma geloof ik. Nou: Mijn vriendin heeft ook zoiets. Ik ken haar uit het café de blaffende hond” en de tenen stonden weer eens krom.

Bovenop de inhoud

Frans (Miggel voor vrienden) doet dat anders: bovenop de inhoud en met de doelstelling van de dag als leidraad. Humorvol, maar vooral inhoudelijk. Scherp, maar met respect voor alle deelnemende sprekers en meningen. Als afsluiter zet hij de punt, die iedere bijeenkomst nodig heeft; maakt hij de vertaling naar ‘wat gaan we morgen anders doen’. En omdat hij dat doet op lichte toon, voelt het niet als een opgedrongen dienstmededeling.

De columns van Frans zijn niet op voorhand thuis verzonnen. Dat kan niet. De columnist Miggelbrink gebruikt dat wat er op het podium en in de zaal gezegd wordt. En dat voel je. Hij houdt pas op met schrijven in de laatste minuut met de laatste opmerking van het congres. En dan stapt hij meteen, met frisse moed het podium op: de dag wordt gebundeld in vijftien minuten. Schrappen, strepen en een intensieve zoektocht naar wat het begin te maken heeft met het einde. Wat hebben de sprekers gemeen. Waar ligt de passie. Waar ligt het gevoel en wat doen we er morgen mee?
Inhoud staat voorop, maar komt nooit uit de verf zonder relativering. De dwarse kijk en vooral de verrassende invalshoek. Dat de staatssecretaris zelf  zegt dat ze het boegbeeld is, bijvoorbeeld: ”Deze staatssecretaris staat met de armen breeduit voorop de boeg van het schip van duurzaamheid … en dat lijkt veel op de poster van de film Titanic. Ik weet niet of dat de bedoeling was van deze staatssecretaris”.

Bovenal versterkt de column het gemeenschappelijke doel. Het maakt het concreet en het geeft ontspanning. Maar ook aanknopingspunten om tijdens de borrel samen anders naar het onderwerp te kijken: ”En het ging over ouders en professionals die samen dagelijks barrières oprichten door te beschermend te zijn …. en dat je daarin door kunt schieten. Dat zit in de genen van ouders. Ouders zijn misschien wel de grootste barrières, want ouders zijn bang voor ongelukken. Bang voor drukke wegen. Voor rolstoelers die vastzitten in de modder. Want het gaat om gelukkig zijn”.
Deze manier helpt mensen informatie verwerken, concreet maken en relativeren:”Toen was er een pauze en moest iedereen elkaar anders vasthouden, zo werd gezegd. Nou, dat vonden de wethouders wel leuk. Dat is nog eens leuke politiek. We komen hier vaker lachten de wethouders. Wie wil me vasthouden. Maar daar was dan weer niemand voor te vinden”.
Iedereen in de zaal heeft hetzelfde meegemaakt. De humor en relativering van de column versterken dat gemeenschappelijke gevoel.

Referenties

Frans Miggelbrink is de vaste columnist bij politiek cafe Piment van Wouke van Scherrenburg en vaste columnist bij Cobouw café. Een door Nederland rondtrekkend café voor bouwend Nederland.

“Frans Miggelbrink weet net de juiste puntjes uit een gesprek op te pakken om het verhaal ‘smeuïg’ en voor het publiek herkenbaar te presenteren. Je krijgt als publiek heel direct, maar zeker ook op een hilarische manier een spiegel voorgehouden. Dit werkt uitstekend als intermezzo binnen een inhoudelijk programma”. Maryse Maes Communicatieadviseur i.o.v. Provincie Zuid-Holland

 

Eubea nominatie: dagvoorzitter, meeting designer en opdrachtgever gaan hand-in-hand

26 september 2016
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

We zijn ongelofelijk trost dat we op de shortlist staan voor de European Best Event Awards. Onze nominatie in de categorie Meeting Design toont het belang van een naadloze integratie van dagvoorzitterschap en programma-ontwerp. In dit project werkten onze klant Westland Kaas, meeting design bureau MindMeeting en dagvoorzitter.nl samen als een Siamese drieling. De gezamenlijke inspanningen van alle drie de partijen waren de belangrijkste voorwaarden voor het succes van het twee-jaarlijkse Westland Familie Congress: in onze visie kan alleen een perfecte combinatie van doelen, ontwerp en dagvoorzitterschap leiden tot echte resultaten.

Eubea 2016

“Dit was het beste familie congres ooit”, zegt Desiree Westland, één van de leden van de organisatie commissie, “en tijdens het proces hebben we zó veel lol gehad!”
Iedere twee jaar organiseert de Westland familie een congres: alle aandeelhouders uit de familie praten dan over de specifieke uitdagingen van een familiebedrijf. Na twee – in hun eigen woorden – ‘middelmatige edities’, wilden ze voor 2016 is dat speciaal zou zijn en echt effectief.
De jongste generatie aandeelhouders was verantwoordelijk voor het congres van 2016. Aanvankelijk vroegen ze dagvoorzitter.nl alleen maar om simpelweg een gespreksleider te leveren. Hun bereidheid om naar iedere mogelijke suggestie te luisteren, bleek de start van een unieke samenwerking.

Doelen

Onze eerste bijeenkomst was meteen een feestje: De familie zat vol wilde, creatieve ideeën. En wij houden daarvan (en als snel ook van hen). Desondanks vroegen we ze om alle thema’s, werkvormen en zo verder nog even te vergeten. We overtuigden ze ervan, om eerst heldere doelen te bepalen.
En zo startte de gespreksleiding al ver voor het evenement – zoals het hoort. Aan de hand van de Event ROI Institute’s methodologie, bespraken we tot in detail, wat de commissie wilde dat de concrete uitkomst zou zijn van het congres. Ook interviewden we een zorgvuldig geselecteerde groep ‘doorsnee familieleden’. Het hielp ons aannames te voorkomen en echt inzicht te krijgen in wat de familie wil … en wat niet.
Dit was waarschijnlijk de dapperste stap van de congres commissie. En het was een cruciale in het creëren van het perfecte programma!

WP_20160409_09_50_14_Pro__highres        WP_20160409_11_50_57_Rich__highres

Budget

De volgende belangrijkste beslissing van deze dappere opdrachtgevers, was om het leeuwendeel van het budget te reserveren voor het ontwerp van een goed programma, en de uitvoering daarvan. En dat voor een familie, die tot nu toe gewend was om als eerste stap een 5-sterren hotel met top-keuken te boeken.
Deze keer gingen zde pas op zoek naar een passende locatie, nadat de voorwaarden volledig duidelijk waren. Eerst besloten we, welke omgeving het beste zou helpen om het meeting design in praktijk te laten komen, onder leiding van de dagvoorzitter. En pas toen boekten ze De Kapellerput. Dat bleek overigens de beste locatie ooit: ze begrepen het programma echt en ze gingen tot het uiterste om de dagvoorzitter perfect te late functioneren. Dank daarvoor!

Ontwerp

Toen de doelen eenmaal helder waren, waren we klaar om te gaan ontwerpen. Als dagvoorzitter is programma-ontwerp een natuurlijk onderdeel van je functie: uit ervaring weet je wat werkt en dus ben je de perfecte persoon om de klant van advies te dienen. tegelijkertijd moet je weten, waar je grens ligt. En dus besloten we om in dit geval een fikse dosis specifieke meeting design kennis binnen te halen. Natuurlijk wilden we de beste, en dus werkten we samen met MindMeeting’s Mike van der Vijver; algemeen beschouwd als één van ‘s werelds beste meeting designers.
Zo werd de Siamese tweeling een drieling: de Westland familie bracht haar vakkennis en enthousiasme in, Dagvoorzitter.nl deed daar zijn inhoudelijke en conceptuele kracht bij en MindMeeting voegde cresativiteit en een beproefde methodologie toe.

In twee bijeenkomsten leidde Mike van der Vijver ons door een briljant proces. De familie bleken erg ontvankelijk voor zijn aanpak en de manier waarop Mike een programma kneedt. Uiteindelijk was het Matthias Westland, die zei: “het voelt een beetje, alsof we een eerste schooldag aan het ontwerpen zijn”… en zo werd het Expercience Concept geboren.
Met alle input ging Mike aan het ontwerpen. En omdat wij gespreksleiders zijn in hart en nieren, hielpen wij hem natuurlijk in onze rol als sparring partner. Mike zegt over het proces: “Het is uitzonderlijk, dat een klant de lef en de toewijding heeft om het het ontwerp proces echt goed te doen. De congres commissie vertrouwde volledig op dagvoorzitter.nl en waren daardoor ongelofelijk makkelijk om mee samen te werken”.

WP_20160409_12_47_37_Rich__highres      WP_20160409_12_43_14_Rich__highres

Uitvoering

Ook de uitvoeringsfase kenmerkte zich door volledige co-creatie. De familie nam zelf het grootste deel van planning en productie op zich, als volleerde event managers. Ze vonden de perfecte locatie en decoreerden hem tot in perfectie, in lijn met de gewenste ‘eerste schooldag’ ervaring. Verder ontwierp één van de nichtjes een ‘vriendenboekje’ en het Westland-familiespel; dat werd gespeeld, nadat de deelnemers zelf de regels en opdrachten bedacht hadden.
Dagvoorzitter.nl zocht de best passende gespreksleider voor de gelegenheid en vond in Kim Coppes de perfecte schooljuf. De ‘klas’ liep weg met haar! Ze doorgrondde het meeting design en begreep wat de deelnemers wilden. Over de bijeenkomst zegt Kim: “Het ontworpen programma paste perfect bij de inhoud en de doelen. Het meeting design was geschreven met veel liefde: verbeeldingskracht en effectiviteit to in het kleinste detail. Dat maakte het voor mij heerlijk en makkelijk om te modereren”.

Conclusie

Voor effectieve bijeenkomsten met werkelijke ROI, moeten doelen, meeting design en dagvoorzitterschap volledig geïntegreerd zijn. Zonder enige twijfel, laat ditproject zien dat dit geldt voor iedere bijeenkomst; zelfs de kleinere met beprekte budgetten. Of, zoals Desiree Westland het verwoordt: “We werden steeds weer verrast, iedere stap van het proces. En iedere verrassing bleek nog effectiever dan we ooit hadden kunnen hopen. Dit was een speciaal project, in ieder opzicht. En we zijn apetrots, dat dit óns project was”.

We kunnen alleen maar hopen, dat de Eubea jury de waarde van dit verhaal ziet en ons de beker gunt.

Jan-Jaap In der Maur

Een 10 is waardeloos. Doe mij maar een 5!

1 oktober 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Dagvoorzitters worden met regelmaat beoordeeld; net als sprekers en bijeenkomsten. Er bestaan zelfs websites, waar mensen dagvoorzitters kunnen beoordelen; net zoals die er zijn voor hotels, restaurants, etc. Maar laten we nu eens kritisch kijken, wat die waarderingen eigenlijk zeggen … in de meeste gevallen helemaal niets! Ik kan niets met een 10, een 8 of een 5, zolang ik niet weet op basis van welke criteria deze nu precies is gegeven.
Wil je zinvol beoordelen, dan zijn dit 4 belangrijke voorwaarden.

geslaagd-hoed

 

 

Waardeer op een helder doel

Vaak worden dagvoorzitters, sprekers en bijeenkomsten beoordeeld, zonder dat de ‘examinanten’ weten wat nu precies het doel was van die bijeenkomst. En daarom worden gespreksleiders zo vaak geprezen om bijvoorbeeld hun ‘gevoel voor humor’: omdat mensen geen idee hebben, waar ze anders op zouden moeten oordelen. Het is dus cruciaal dat het doel helder is, zodat deelnemers kunnen beoordelen of het optreden van de dagvoorzitter werkelijk bij droeg aan het behalen daarvan.
Een paar voorbeelden: als je weet dat het doel van de meeting is om alle facetten van een probleem in kaart te brengen, weet je ook of de moderator daar aan heeft bij gedragen. En als je weet dat een interview bedoeld was om de menselijke kant te laten zien van de manager, zul je niet langer zeggen ‘dat het een aangenaam gesprek was’. Dan kun je namelijk specifiek melden ‘dat je verrast werd door de betrokkenheid van de manager bij het wel en wee van zijn mensen’ (of niet, natuurlijk).
Zodra je het doel helder voor ogen hebt, wordt een 8 waardevol. Dan krijgt hij of zij hem namelijk niet meer voor vriendelijkheid, maar voor werkelijk toegevoegde waarde.

Waardeer op heldere criteria

Als dagvoorzitter wil ik weten wat er van me verwacht wordt. En daar wil ik dan ook op beoordeeld worden. Soms kan dat zelfs betekenen, dat een matig cijfer juist wijst op een succesvol optreden. Wederom een voorbeeld: voor één van mijn meest geslaagde optredens kreeg ik een 5. Veel deelnemers vonden me een ‘drammer’. En daar werd ik blij van!
In dit geval was het namelijk mijn rol om te drammen. De deelnemers moesten geconfronteerd worden met zaken die niet lekker liepen in de organisatie en moesten hun eigen rol daarin gaan zien. En dan gaat vooruitgang soms gepaard met enig ongemak. Mijn klant huurde me in, juist om dat ongemak te veroorzaken en zodat zij het niet zelf hoefde te doen. Ik speelde mijn rol (met verve, durf ik te zeggen), de bijeenkomst haalde zijn doel en mijn klant was tevreden.
In dit geval was de 5 geen teken van falen; integendeel!

Waardeer op de juiste vragen

Zijn het doel en de criteria helder, dan is het vinden van de juiste evaluatievragen de volgende stap. De simpele vraag ‘hoe goed vond u de dagvoorzitter’ volstaat niet meer, omdat mensen niet weten wat je bedoelt met ‘goed’. En dan ben je dus weer terug bij het beoordelen op een goed gevoel voor humor.
Een veel gestelde vraag is: ‘hoe scoorde de moderator op inhoud?’ Toegegeven, deze vraag is al wat specifieker. Maar waarom zou je hem stellen? In de meeste gevallen gaat de dagvoorzitter immers helemaal niet over de inhoud, maar over het proces.
Dus moet de meeting owner op zoek naar een vraag die iets zegt over het doel en over de rol die de dagvoorzitter (of spreker, cateraar, locatie etc) daar in speelde. In mijn eerdere voorbeeld had dus gezocht moeten worden naar iets als ‘kreeg u een nieuwe kijk op het functioneren van onze organisatie’, of  ’hielp de dagvoorzitter de deelnemers om hun eigen rol in het probleem te zien?’ Met dat soort vragen hadden de bijeenkomst en ik hoger gescoord; zeker weten!

Waardeer op behoefte

Een spreker of dagvoorzitter die voor één bijeenkomst een 10 scoort, is niet noodzakelijk de beste keuze voor iedere andere bijeenkomst. Want daar gelden weer een ander doel en andere eisen.
Een gespreksleider die vooral ruime voldoendes scoort op awardshows, was waarschijnlijk niet geschikt geweest voor de bijeenkomst die ik deed. En omgekeerd zou ik met een goede score op die meeting niet per definitie geschikt geweest zijn voor een awardshow.

Conclusie

Cijfers geven is goed, zolang doel, criteria en vragen maar goed overdacht zijn. Als je op zoek bent naar een dagvoorzitter, spreker, etc en je gaat daarvoor naar een beoordelingssite, hou dan in gedachten dat de meeste cijfers waardeloos zijn. Als je wilt kijken naar cijfers, zoek dan naar bewijs waar die cijfers voor staan.

Jan-Jaap

Stand van het vak: de puberteit

3 februari 2015
Categorieën: Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Het begint een mooie traditie te worden: aan het begin van het jaar geven wij onze visie op ‘de stand van het vak’. Voor ons gevoel zit het dagvoorzitterschap midden in zijn puberteit: alle basisvaardigheden zijn inmiddels aangeleerd, maar er is nog ervaring en groei nodig om ze echt effectief in te zetten.
Om van ons vak een werkelijk volwassen professie te maken, moet nog een aantal stappen gezet worden.

puistige puber

Professionalisme

Nog niet eens zo heel lang geleden was het dagvoorzitterschap vooral een fijne, goed betaalde schnabbel. Natuurlijk zijn de ‘klussers’ die het alleen maar doen voor het geld nog niet helemaal uitgestorven, maar gelukkig groeit de groep gespreksleiders die hun vak serieus nemen gestaag.
Maar er is nog een stap te zetten: op dit moment zijn dagvoorzitters vooral autodidacten. Ze hebben het vak onder knie gekregen door het veel te doen, goed naar zichzelf te kijken en voortdurend te schaven aan hun prestaties. Wij verwachten dat een volgende generatie moderatoren de eerste zal zijn, die bewust gaat kiezen voor het vak van dagvoorzitter. Zij zullen de eersten zijn, die stap voor stap getraind gaan worden in alle facetten van het vak.
Natuurlijk worden er al een aantal trainingen aangeboden. Zelf leiden we  - met veel succes – mensen op in de workshop Leren Modereren. Maar dan heb je het nog niet over een volwaardige beroepsopleiding tot dagvoorzitter-gespreksleider. Het kan in onze ogen niet lang meer duren, voordat dagvoorzitters een echt diploma gaan halen aan het eind van een breed opleidingstraject van misschien wel meerdere jaren.

Toegevoegde waarde

Met het verder professionaliseren van het vak, zal ook de toegevoegde waarde toenemen. We zullen steeds meer los komen van het inzetten van een dagvoorzitter, zonder dat duidelijk is wat dit oplevert. We zullen steeds meer groeien naar een situatie waarin de rol van de dagvoorzitter meetbaar gemaakt wordt en de keuze voor een bepaalde dagvoorzitter een hele bewuste wordt.

Rol van de dagvoorzitter

Omdat de aard van bijeenkomsten verandert, verandert de rol van de dagvoorzitter mee. We zitten midden in de beweging: het zenden van grote hoeveelheden informatie sterft – al is het langzaam – uit. Informatie kun je immers overal vinden. En dus komt er een groeiende focus op het inzetten en interpreteren van kennis en informatie.
Voor de dagvoorzitter betekent dit, dat zijn rol verschuift van presentator naar motivator, coach, het laten ondergaan van een ervaring, het wegen van feiten, het helpen informatie te vertalen naar de praktijk en die concreet toe te passen.

Van hip naar effectief

De waardering voor de rol van de dagvoorzitter groeit, maar is wel nog een vrij oppervlakkige. Misschien zijn we op dit moment wel de DJ van het bedrijfsleven: hip, maar zonder echte waarde. Daarom zie je nog te veel platgetreden paden: uitgekauwde formats, die vrij willekeurig ingezet worden. Dagvoorzitters die één kunstje heel goed beheersen en dat dan ook altijd doen; te pas, maar ook vaak te onpas.
Om volwassen te worden moeten we toe naar goed opgeleide dagvoorzitters, die alle facetten van het vak beheersen: groepsdynamiek, psychologie, theater, debat, interviewtechniek, gamification, eventtechnology… en ga zo maar door. We moeten toe naar gespreksleiders, die niet zo maar wat doen op basis van hun gevoel, maar die bewuste keuzes maken in toon, tempo en stijl.
De inzet van een dagvoorzitter moet een meetbare grootheid worden, op basis van heldere criteria. Pas dan mag het vak zich volwassen noemen.

Jan-Jaap In der Maur

Moderation design: een prachtige symfonie

21 oktober 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

De dagvoorzitter is als de dirigent van een symfonie-orkest: het is aan jou om het werk van de componist zo goed mogelijk uit te voeren en je publiek in vervoering te brengen. Daarom is het  onvoorstelbaar: een dirigent die de bladmuziek pas voor het eerst in kijkt, vlak voor hij het podium op stapt; die niet na heeft gedacht over de vertaling die hij wil geven aan wat de componist bedacht heeft. Net zo min is het denkbaar, dat een dagvoorzitter volledig vertrouwt op wat zijn gevoel hem tijdens de bijeenkomst zelf ingeeft. En toch gebeurt dat nog (te) veel.

Conductor

De dirigent verdiept zich in de compositie en de bedoelingen die de componist daarmee had. Voor een deel liggen die duidelijk vast, maar voor een ander deel geeft de dirigent er zijn eigen interpretatie aan.  En net zo zou iedere dagvoorzitter zich moet verdiepen in het Meeting Design: een goede bijeenkomst is met grote zorg en tot in detail ontworpen en dan ben jij , de dagvoorzitter, degene die moet zorgen dat jouw interpretatie leidt tot een (meer dan) geslaagde bijeenkomst.
Iedere dagvoorzitter zou voor zichzelf een zogenaamd  ’ Moderation Design’ moeten uitwerken: de bewuste keuze in toon, tempo en stijl om het ontwerp van de dag zo effectief mogelijk ‘op te voeren’.

Toon:
Afhankelijk van de opbouw van de dag, kies je steeds wisselende manieren om de deelnemers aan te spreken. Je kunt scherp openen, omdat de opbouw van de dag vraagt dat je mensen eerst confronteert met een aantal zaken. In andere gevallen dicteert het Meeting Design een open en uitnodigende toon, bijvoorbeeld als het onderwerp gevoelig ligt.
Vervolgens pas je in de loop van de bijeenkomst je toon een paar keer heel bewust aan: na scherpte geef je ruimte voor reflectie, bijvoorbeeld. Of je schakelt door naar een zakelijke toon, als de uitnodigende opening zijn effect heeft gehad. Het is maar net wat je wilt bereiken.

Tempo:
Een goed Meeting Design maakt ook keuzes die te maken hebben met dynamiek: rust voor reflectie is op zijn tijd net zo belangrijk, als dynamiek en snelheid op andere momenten. Nadat mensen in hoog tempo overladen zijn met informatie of inspiratie, hebben ze tijd nodig dit te verwerken. En vervolgens kan het zaak zijn dit te vertalen naar concrete afspraken of maatregel, waarbij het tempo weer omhoog moet.  Die constante en bewuste wisseling in tempo houdt de deelnemers bij de les en zorgt dat ieder programma-onderdeel precies doet wat het moet doen. Toon en tempo hangen uiteraard nauw samen.

Stijl:
In het boek ‘Into the heart of meetings’ wordt gesproken over ‘facilitation  style’: een hele precieze omschrijving van de aanpak door de dagvoorzitter in een paar woorden. Dat kan entertainend zijn, bombastisch, dynamisch, beheerst, beschouwend, en ga zo maar door. Je kunt de rol aannemen van de journalist, de coach, de hofnar, de advocaat van de duivel etc … De mogelijkheden zijn oneindig en dus is het zaak hier veel tijd en aandacht aan te besteden.

Een goed Moderation Design maken is een proces dat begint bij het Meeting Design en een goede briefing van de gespreksleider. Vervolgens wordt er in de aanloop naar de bijeenkomst voortdurend aan geschaafd. Uiteindelijk gaat de dagvoorzitter het podium op met een helder idee, wat hij gaat doen op welk moment.
Maar let wel: toon, tempo en stijl mogen nooit in beton gegoten zijn. Iedere meeting kent moment dat het anders loopt dan gepland, en dan moet je het Moderation Design ter plekke aan kunnen passen. Dat moet altijd ‘on the spot’, dus ook dan is het heel belangrijk dat de dagvoorzitter zich tot in detail heeft verdiept in doel en ontwerp van de bijeenkomst. Alleen dan kan hij in een fractie van een seconde de juiste aanpassingen maken.

Tot slot: het Moderation Design is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van Meeting Owner, Meeting Designer en dagvoorzitter. Pas als ze allemaal bereid zijn erin te investeren én op het juiste moment bereid zijn de ander te vertrouwen, komt het echt tot zijn recht.

Jan-Jaap In der Maur

 

De wiskundige waarde van de dagvoorzitter; een theorie

21 augustus 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Eeuwenlang bepaalde een strakke hiërarchie de gang der dingen, nu is er een razendsnelle verandering richting co-creatie. En dus verandert de manier waarop we bij elkaar komen, waarop we beslissingen nemen en waarop we samen dingen bereiken.
Tegelijkertijd komt er in de meetings- en eventsbranche steeds meer aandacht voor de effectiviteit van bijeenkomsten en daarmee stijgt – vinden wij – het belang van goede moderatie. Het werd dus hoog tijd voor een serieuze dagvoorzitters-theorie.

Equation

 

Een bijeenkomst is geslaagd, als hij effectief bijdraagt aan het bestaansrecht van de organiserende instelling (meeting-owner) en de deelnemers.  Een succesvolle meeting  is in onze ogen altijd gebouwd op 3 elementen, die we samen hebben gebracht in een wiskundige vergelijking:

geslaagde bijeenkomst = doel x meeting design x moderatie.

Laten we de separate onderdelen van deze rekensom eens individueel bekijken en benoemen wat hun functie is in het geheel. Daarmee krijgen we beter grip op de inhoudelijke, conceptuele kant van bijeenkomsten.

Doel: Als er geen helder doel is, kan een bijeenkomst nooit effectief genoemd worden. Immers: je kunt pas zeggen dat iets geslaagd is, als je vooraf benoemd hebt wat de voorwaarden zijn om het geslaagd te mogen noemen. De uitkomst van een bijeenkomst zal altijd bestaan uit aantoonbare effecten en meer ongrijpbare grootheden als sfeer, groepsgevoel etc. Maar onder aan de streep moet een bijeenkomst volgens de werkwijze van het Event ROI Institute altijd mikken op gedrag(sverandering). Zonder zo’n meetbare doelstelling is de bijeenkomst bij voorbaat doelloos en dus zinloos.

Meeting Design: Dit is de kunst om doel en inhoud te vertalen naar een effectieve vorm/format, zoals beschreven in ‘Into the heart of meetings’. Een goed  programma wordt tot in detail ontworpen, zodat deelnemers op de juiste momenten in de juiste werkvorm precies de goede informatie krijgen, de goede ervaring opdoen, de goede vaardigheden aanleren of de juiste mensen leren kennen. Als je het dagprogramma ‘zo maar even in elkaar flanst’, zul je daarmee automatisch minder effectief zijn in het bereiken van het doel.

Moderatie: Dit is de effectieve uitvoering van het meeting design, zodat het doel gehaald wordt. Een plan kan er op papier nog zo goed uitzien, maar wordt pas werkelijk effectief als het ‘op het podium’ goed wordt uitgevoerd.
En hier komt de dagvoorzitter in beeld, in al zijn verschijningsvormen: de facilitator, debatleider, interviewer, presentator etc. Hij of zij kan zijn werk alleen goed doen met een gericht Moderation Design: een heldere keuze in toon, tempo en stijl, die bijdraagt aan het halen van het gestelde doel.

Met ‘dagvoorzitter’ bedoelen we overigens niet per definitie een ingehuurde professional. We hebben het hier over degene die het best in staat is doel en meeting design op het podium te vertalen naar een geslaagde dag. En dat kan dus soms prima de eigen directeur zijn, wellicht met een beetje coaching.

Weging en impact
Over de zwaarte van de drie elementen kunnen we discussiëren, maar wij zetten doel x meeting design x moderatie op 10:5:2.
De achterliggende gedachte is: geen doel hebben maakt een bijeenkomst volledig zinloos, vandaar dat die de meeste ‘punten’  krijgt. Een zinvolle bijeenkomst wordt effectief door een goed meeting design. En een goede dagvoorzitter helpt enorm, maar is – in alle eerlijkheid – ‘alleen maar’ een uitvoering van doel en design.
De  impact van deze vergelijking en de weging op de zin van een bijeenkomst is simpel: als je maximaal scoort op alle onderdelen, scoor je 10 x 5 x 2 = een 100% geslaagd evenement. Maar laat één van de drie elementen weg (in de vergelijking: zet hem op nul) en je scoort meteen nul procent.
Maar ook de impact van bijvoorbeeld een matige of de verkeerde dagvoorzitter is groot: als dit onderdeel een  1 scoort in plaats van de 2 in de vergelijking, dan zakt de bijeenkomst meteen naar 50% geslaagd.

Overigens: de weging van de drie onderdelen zegt niets over de budgettaire consequentie ervan. Het formuleren van een helder doel heeft weliswaar de grootste impact, maar kan bij wijze van spreken in 5 minuten bedacht worden.

Conclusie
Door op deze manier te kijken naar meetings & events, maak je inzichtelijk wat het belang is van een helder doel, een goed meeting design en natuurlijk – jullie zullen ons de reclame vergeven – een passende dagvoorzitter.

Jan-Jaap

Professionele dagvoorzitters: Eenoog doet ook maar wat

12 juni 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Een flink aantal dagvoorzitters noemt zich ‘professional’. En met recht: ze doen hun opdrachten niet als snelle bijverdienste, maar leven echt voor hun vak. Ze leveren aantoonbaar meerwaarde ten opzichte van de ‘amateurs’.
En toch is het vak dagvoorzitter nog lang niet volwassen. We zijn Рin alle eerlijkheid Р̩̩noog in het land der blinden. We doen dingen beter dan anderen, op basis van ervaring en een beetje kennis. Maar als je eerlijk bent, doet ̩̩noog zo nu en dan ook maar wat.

cycloop

Onze branche verandert. Er komt steeds meer focus op ROI en meeting design. Dat betekent – gelukkig – dat het belang van een goede dagvoorzitter prominenter zichtbaar wordt. Maar het betekent ook dat zichtbaar wordt welke groei dagvoorzitters nog door moeten maken, om het een werkelijk volwassen vak te mogen noemen.
Wij denken, dat éénoog op een paar vlakken bij moet leren:

Moderation design:
Dagvoorzitters kiezen maar weinig bewust voor een bepaalde toon, tempo of stijl. Als je de bijeenkomst werkelijk naar zijn doel wilt helpen, kun je hier niet om heen.
Iedere gespreksleider moet in zijn voorbereiding zijn aanpak tot in detail voorbereiden: betekent het meeting design dat ik confronterend begin of juist uitnodigend? Waar in het programma breng ik rust en waar voer ik het tempo op? Welke stijl kies ik voor het interview? Is er bij een bepaald onderdeel ruimte voor een luchtige aanpak, of blijf ik serieus?
We komen er simpelweg niet meer mee weg, om dit op de dag zelf te beslissen op basis van wat ons gevoel ons ingeeft. Binnenkort een uitgebreidere blog hierover.

Vaardigheden:
We kunnen allemaal een interview doen, interacteren met de zaal, een debat leiden, een spreker aankondigen en werkvormen bedenken/begeleiden. Het zijn de basisvaardigheden van het vak. Maar hoe goed zijn we er nu eigenlijk in? Nemen we ons vak serieus genoeg om te trainen op onze zwakke plekken? Ik denk dat veel vakmensen deze vragen met ‘nee’ moeten beantwoorden.
Ik vind dat iedere dagvoorzitter met regelmaat verdiepingscursussen of volledige opleidingen moet volgen in de echte dagvoorzitters-vaardigheden.

Zelfkennis:
Ieder mens heeft een ‘fabrieksinstelling’: je persoonlijkheid. Die is deels flexibel en binnen grenzen kun je jezelf anders programmeren, al is het maar voor de duur van een bijeenkomst. Maar daar zitten grenzen aan en dus is het voor een dagvoorzitter belangrijk, zich bewust te zijn van zijn/haar ‘default stand’.
Met die kennis kun je twee dingen doen: je moderation design zo bijschaven, dat jouw persoonlijkheid maximaal bijdraagt aan het halen van het doel van de dag. En belangrijker nog: weten wanneer jouw karakter een succesvolle bijeenkomst in de weg staat en dan besluiten dat je de opdracht aan een ander laat.
En feitelijk geldt hetzelfde voor je vaardigheden. Natuurlijk kan ik een spreker aankondigen, maar presenteren is niet mijn sterkste punt. Ik zal daarom altijd proberen te beginnen met interactie. En als het programma (bijna) volledig leunt op presentatievaardigheden, stuur ik een ander.

Wetenschap:
Dagvoorzitters doen veel op gevoel; en dat doen ze goed. Maar wat weten we nu eigenlijk van psychologie, de werking van de hersenen, groepsdynamica, biologie en ga zo maar door? Door kennis op die gebieden te vergroten, kun je je vak beter uitoefenen.
De Meetology Group is hier mee bezig: ze doen onderzoek naar het functioneren van bijeenkomsten en vertalen dat terug naar effectievere meetings en gespreksleiding. En ook Meetovation is bezig allerlei wetenschappen bij elkaar te brengen. Wat ons betreft verplichte kost voor dagvoorzitters.

Kunst en cultuur:
Muziek, film, grafisch ontwerp, schilderkunst, toneel. Ze kunnen de standaard bijeenkomst naar een ander niveau helpen tillen, door ze bewust toe te passen in het meeting design. Aan ons dagvoorzitters de taak, te weten wat dit met mensen doet; hoe je er gebruik van kunt maken om interactie te sturen.

Jan-Jaap