Het DNA van een geslaagd panel

1 mei 2017
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Het is niet al te vaak, dat je ons vak in de pers ziet verschijnen. Dus als koningin Maxima plaats neemt in een panel over ‘vrouwen aan de top’, is dat een buitenkansje om de wereld ‘het leven van de dagvoorzitter’ te laten zien. De foto bij het artikel geeft een zeldzame inkijk in wat een panel tot een succes maakt … of een mislukking. Wat kunnen we leren van het optreden van onze koningin, Ivanka Trump en Angela Merkel?

WP_20170426_08_53_41_Rich

Laten we eerlijk zijn: de meeste panels zijn niet best, op het vlak van inhoud, interactie én entertainment. Het is – naar onze bescheiden mening – één van de moeilijkste onderdelen van het dagvoorzitters-vak. Laten we de foto eens analyseren.

De grootte van het panel

Wij zijn er van overtuigd dat 3 deelnemers het maximum is voor een geslaagd panel … desnoods 4, als ze een pistool op je hoofd zetten. Maar als je nauwkeurig naar deze foto kijkt, zie je in ieder geval een vijfde panellid (los van de gespreksleider), net buiten beeld aan de linker kant. Uit ervaring weten wij, dat dit er minstens één te veel is en dat bij meer dan vier deelnemers de energie, interactie en inhoud in een vrije val raken. Panelleden gaan dan vechten voor hun kans om iets te zeggen, in plaats van te luisteren en echt te reageren op de anderen. En sommige zullen het zelfs opgeven, wazig voor zich uit gaan staren en daarmee een negatieve invloed hebben op de bijeenkomst.
Dus als je met alle geweld meer dan vier mensen in het panel wilt zetten, zoek dan naar alternatieve concepten: wissel panelleden per onderwerp, wissel het panel af met korte 1-op-1 interviews, geef ieder panellid één kans om individueel de zaal toe te spreken, etc; mogelijkheden te over.

De selectie van de panelleden

Een goed panel is meer dan een willekeurige verzameling van sprekers. En het mag al helemaal niet – zoals in veel gevallen – het onderdeel zijn, waar je iedereen op het podium hijst die daar om wat voor een (meestal politieke, tactische) reden dan ook moet zijn, zonder daadwerkelijk iets bij te dragen aan het doel van de dag.
Afgaande op de foto, lijkt de organisatie in dit geval in ieder geval bewuste keuzes gemaakt te hebben met betrekking tot de samenstelling van het panel; en dat is positief. De panelleden hebben zelfs een verschillende, aanvullende achtergrond: een politica, iemand uit het corporate zakencircuit en twee ‘second-ladies’. En ook dat is goed: een succesvol panel bestaat altijd uit mensen die elkaar inhoudelijk aanvullen, omdat ze tegengestelde meningen hebben of omdat ze het vraagstuk allemaal bekijken vanuit een ander perspectief. Je kunt daarbij denken aan consument-producent-overheid, management-werkvloer-klant, of wat er dan ook maar werkt voor een specifiek vraagstuk.

Typecasting

Een goed panel herbergt niet alleen conflicterende standpunten of aanvullende perspectieven, maar brengt ook verschillende persoonlijkheden met elkaar in gesprek. In dit geval – oordelend naar de foto – zijn alle karakters aanwezig: de weloverwogen spreker, de denker, de flapuit, de sterke mening. Variatie in type deelnemer moet altijd een uitgangspunt zijn bij het samenstellen van een panel.

De gespreksleider

We kennen deze specifieke moderator niet persoonlijk, dus kunnen wij niet zeggen of ze professioneel is en of zij de best passende match is met dit panel/onderwerp. Wat we wel kunnen zien aan het plaatje, is dat haar fysieke positie helemaal fout is. Om te beginnen moet een dagvoorzitter wat ons betreft liefst staan. Dit stelt je namelijk in staat om regelmatig je positie ten opzichte van het panel te veranderen en maakt interactie met het publiek makkelijker; simpelweg door daarheen te lopen.
Maar als je dan toch moet zitten (en daar zijn soms goede redenen voor), zit dan niet in het midden! De gespreksleider moet op ieder moment alle panelleden in één oogopslag kunnen zien, om te kunnen observeren hoe ze reageren op elkaar en om interactie op gang te kunnen brengen. En dat is in dit geval overduidelijk niet het geval: de moderator kijkt naar onze koningin en kan op geen enkele manier zien, wat de rest aan het doen is.

Interactie

Natuurlijk (althans, dat vinden wij … getuige vele panels is niet iedereen dit met ons eens) wil je dat er interactie ontstaat tussen het panel en de deelnemers. Om dat op gang te krijgen is het cruciaal, dat je eerst interactie op gang brengt binnen het panel. En dat is precies waar het meestal fout gaat.
Ook in dit geval vrezen we het ergste: hun lichaamstaal lijkt te zeggen, dat geen van de overige panelleden staat te popelen om te reageren op wat onze Maxima zegt. Ze wachten ofwel beleefd op hun beurt om iets te zeggen, of nog erger: ze zijn al aan de beurt geweest en wachten nu lijdzaam op het einde van het panelgesprek.
De basisvraag hier is: als je de panelleden niet met elkaar in gesprek krijgt, waarom zet je ze dan als groep op het podium? Als je ze netjes één voor één wilt laten spreken, programmeer ze dan ná elkaar, in plaats van samen.

Als je ze wél wilt laten interacteren, gebruik dan een aantal basis-trucs (naast dat je niet in het midden gaat zitten). Om te beginnen: ga niet met één en dezelfde vraag het hele rijtje af. Pak ieder antwoord op en laat dat volgen door een verdiepende vraag aan de volgende spreker. Vervolgens hop je het liefst van de ene spreker naar de andere, wanneer je maar kunt: als je Maxima iets vraagt en de vervolgvraag op haar antwoord kan net zo goed beantwoord worden door één van de anderen, kies dan voor die ander.
En tot slot, observeer voortdurend: je zult precies kunnen zien, wie er een mening heeft heeft over hetgeen een ander panellid zegt. Zodra je iemand ziet knikken, zuchten of wat dan ook, vraag die persoon wat zij denkt! Als je dat in het begin van het panelgesprek wat vaker en sneller doet, went het panel aan het idee dat het een echt gesprek moet worden en zullen ze steeds natuurlijker op elkaar gaan reageren.

Tot slot: als je meer wilt weten over de kunst van het panelgesprek, kijk dan eens op Powerful Panels.

Jan-Jaap

Onderdruk je instinct: de vele tegenstrijdigheden in het dagvoorzitterschap

30 maart 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
1 reactie »

Bijeenkomsten gaan altijd over verandering (althans, de succesvolle). De enige manier om te zorgen dat dingen veranderen, is zaken anders aan te pakken en anders naar dingen te kijken. Voor de dagvoorzitter-gespreksleider betekent dat: dappere keuzes maken en in veel gevallen tegen je natuurlijke instinct in gaan. Het is een vak dat bol staat van tegenstrijdigheden.

Geodata for Inclusive Finance and Food - 16-02-2017 - Hulstkamp

Als er gevaar dreigt, vlucht je. Als je een strijd niet kunt winnen, buig je mee. Als er brand is ga je blussen. Dat klinkt logisch, want dat is de meest verstandige keuze. Maar niet voor de professionele dagvoorzitter. Die zal het gevaar onverschrokken tegemoet treden, de tegestand het hoofd bieden en het vuurtje zelf verder opstoken. Dat is wat wij geleerd hebben, in onze vele jaren op het podium. En dat is wat we onze deelnemers leren in de workshops die we geven.
Dit zijn de meest voorkomende instinctieve reacties die iedere dagvoorzitter (en met hem de opdrachtgever) zou moeten onderdrukken:

Wees een dienaar, om de baas te zijn: bijeenkomsten gaan niet (we herhalen: niet) over jou, de dagvoorzitter. Ze gaan over de opdrachtgever en zelfs meer nog over de deelnemers. Tegelijkertijd hebben ze jouw hulp nodog, juist om het over hen en de doelen van de dag te laten gaan. iemand moet immers verantwoordelijkheid nemen voor allen en dus moet iemand de leiding nemen. En die persoon ben jij, de dagvoorzitter!
Dit dwingt je te balanceren tussen twee uitersten: op de achtergrond en in the spotlight. Een leider én een dienaar. Met charisma en bescheidenheid.

Serieus spelen: Het is een lastig uit te roeien misverstand, dat mensen zich alleen serieus genomen voelen, als je serieus bent. Diep van binnen wil iedereen graag spelen, wedstrijdjes doen, keet schoppen. De wetenschap heeft al lang geleden aangetoond dat je beter leert, als je speelt. Of zoals onze collega Marco Bakker altijd zegt: ‘Je kunt plezier maken niet serieus genoeg nemen”.

Val in de rede, uit beleefdheid: het is een misvatting dat het altijd onbeleefd is om iemand te onderbreken; en dat je iemand altijd netjes uit moet laten praten. Er is een aantal uitstekende redenen om iemand iedere paar zinnen in de rede te vallen; al is het alleen maar met korte vragen als hoe, waarom of oh ja?
De eerste is, dat het voor de meeste mensen veel natuurlijker voelt. In het dagelijks leven vallen we elkaar aantoonbaar 3-4 keer per minuut in de rede. Zo laat je een interview dus meer voelen als een gesprek dan als een ondervraging.
Ten tweede geeft het de gespreksleider echt leiding over het gesprek. Met de kleine – schijnbaar nutteloze – tussenvragen geef je de interviewee ongemerkt toestemming om door te praten of stimuleer je hem om uit te wijden.
Tot slot help je zo je gesprekspartner om keuzes te maken. De expert kan in het algemeen moeiteloos drie dagen over het onderwerp praten. Hij of zij zal je dankbaar zijn, als je helpt keuzes te maken, binnen de tijd te blijven, echte verbinding te maken met de deelnemers en binnen het doel van de dag te blijven.
Een onderbreking kan zo een hele stimulerende en effectieve manier zijn om iemand een goed verhaal te laten vertellen. Dat deel van je taak verwaarlozen, dat zou pas onbeleefd zijn.

Als het vast zit, geen kracht zetten: Het overkomt iedere dagvoorzitter eens in de zoveel tijd, dat deelnemers geen enkele aandrang vertonen tot interactie … maar dan ook echt geen enkele. Het is een echte nachtmerrie: geen vragen uit de zaal, geen reactie op jouw vragen. De natuurlijke reactie is om te gaan ‘duwen’. En het vervelende is: hoe harder je probeert mensen in de actieven stand te krijgen, hij geslotener ze worden.
De truc is om te accepteren dat ‘het vast zit’, om tijd te nemen om je opties te overwegen, het proces met aandacht te observeren en ze dan zachtjes te masseren, totdat ze wel willen. Dat vraagt tijd en geduld; veel geduld!

Geniet van de stilte: je taak als dagvoorzitter is om het gesprek op gang te krijgen en te zorgen voor energie; toch? Maar dat betekent niet dat je iedere seconde vol moet praten, zoals veel moderatoren doen. Er zijn twee redenen om de stilte te koesteren.
Om te beginnen hebben mensen simpelweg tijd nodig, om met een vraag of antwoord te komen. Ga maar na: de spreker heeft wekenlang de tijd gehad om zich voor te bereiden, net als de gespreksleider. En dan verwachten we van volkomen onvoorbereide deelnemers, dat ze i een fractie van een seconde met een briljante vraag of observatie komen? Geef ze alsjeblieft een beetje bedenktijd. Of beter nog: ontwerp tijd, ruimte en vormen om ze daarbij te helpen.
Verder hebben we vaak te maken met de introverten; en dat zijn er veel. De makkelijkste weg die de dagvoorzitter kan nemen, is zich richten op diegenen die altijd hun woordje klaar hebben. Maar daarmee mis je de input van de introverte, meer bescheiden deelnemers. En vergeet niet: ze zijn stil, niet dom! Het is daarom de taak van de gespreksleider om te leren ook die mensen zich veilig genoeg te laten voelen om mee te praten.

Als er slecht nieuws is, zorg dat het verteld wordt: uit gewoonte willen de meeste organisatoren het positief en gezellig houden. Ons wordt altijd verteld om uitdagingen te zien, geen problemen. Volgens ons is dat niet altijd productief. Door het ontkennen van slecht nieuws, negatieve resultaten en onaangename informatie creëer je geen duurzaam resultaat. Potentiële problemen moeten (h)erkend worden en aangepakt.
Wij – dagvoorzitters – willen van nature aardig gevonden worden. Maar soms is dat gewoon niet je rol. Om iets te leren moeten deelnemers uitgedaagd worden en daarom is er vaak behoefte aan de advocaat van de duivel. Dat is jouw rol, zelfs als je dat een slechte beoordeling oplevert.

De luis in de pels jeukt en dat is lekker: als je een makkelijke bijeenkomst wilt, richt je dan tot diegenen die je het gewenste antwoord zullen geven. Als je een haalbaar en gedragen resultaat wilt, zoek dan de luis in de pels. Het zijn de dwarsliggers, die nieuwe inzichten geven.

Als het pijn doet, moet je dieper snijden: soms worden bijeenkomsten ‘onvriendelijk’. Bij gelegenheid krijg je te maken met verbale agressie: tegen sprekers, tegen andere deelnemers of zelfs tegen jou. De natuurlijke reactie is om te gaan sussen. Je wilt mensen vertellen het netjes te houden, naar elkaar te luisteren etc. Klinkt bekend?
Helaas maakt dat zaken allen maar erger. Als je iemand die boos is vertelt dat hij niet boos mag zijn, wordt hij hoogstwaarschijnlijk woedend. De oplossing is, om het te laten gebeuren. Misschien moet je de emoties zelfs nog wat verder opstoken, bijvoorbeeld door prikellende vragen te stellen. Na een tijdje zul je merken, dat de energie uit de woede vloeit en dat mensen (al is het maar een beetje) minder agressief gaan doen. Je hebt het vertrouwen van het publiek gewonnen, ze merken dat ze gehoord worden en zullen dus meer bereid zijn tot een redelijk gesprek.

Wees radicaal neutraal: we vinden allemaal iets, van veel dingen. Dat laten we merken door te spreken of in onze lichaamstaal. Een dagvoorzitter moet zijn meningen echter liefst verbergen, vanwege de simpele reden dat de bijeenkomst niet over jou gaat (moeten we dat blijven herhalen?). Als je jouw mening laat zien, loop je het risico dat je sommige deelnemers van je vervreemd en dat ze minder mee gaan praten.
Betekent dit dat jouw bijeenkomsten saai moeten zijn, dat je niet een beetje mag provoceren? Allerminst! Zorg er allen voor dat als je een ander standpunt inbrengt, je duidelijk laat merken dat dit niet jouw standpunt is. Je moet soms stoken, maar niet door een kant te kiezen of een standpunt in te nemen. Je doet het door iedereen te vertegenwoordigen en alle perspectieven in te brengen in het gesprek.

Chaos is goed: dagvoorzitters zijn net mensen. Ook zij vinden het prettig als alles volgens plan en voorspelbaar verloopt. Maar is dat effectief en onderhoudend? Neuh … niet altijd. Kies daarom eens voor georganiseerde chaos.
Bijvoorbeeld: als je deelnemers met elkaar laat praten over een onderwerp, kan het zsoms lastig zijn ze weer stil te krijgen. Goed gedaan! Dat betekent namelijk dat ze ‘aan staan’, dus wees blij met deze puinhoop.
Nog een voorbeeld: op een bepaald moment voel je de energie weg zakken. Dan kun je gewoon doorgaan met het programma en hopen dat het vanzelf beter wordt … wat waarschijnlijk niet gaat gebeuren. Dus waarom niet ingegrepen, door bijvoorbeeld het programma om te gooien, de zaalopstelling te veranderen of het format van het volgende onderdeel. Wordt dat chaotisch? ja, vast. Zal het nieuwe energie brengen? Ja, zeker!

Weet alles, maar hou het voor je: een goede dagvoorzitter bereidt zich goed voor. Je moet weten wat er speelt en je moet alle informatie hebben die nodig is om de deelnemers te kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Tegelijkertijd moet je de neiging onderdrukken om te laten merken, hoe veel je weet. Omdat de bijeenkomst niet om jou draait (ja, we blijven het herhalen) en omdat mensen een hekel hebben aan opscheppers.
Waar je al die (heimelijke) kennis in kunt zetten, is inde vorm van de juiste vraag op het juiste moment. Het laat je zien als intelligente gespreksleider, niet als inhoudelijk expert. En zo hoort het.

Vergeet de tijd, om op tijd te komen: Ja natuurlijk, tijdbewaking is één van onze belangrijkste taken. Maar dat betekent niet dat je als dagvoorzitter het programma tot op de seconde nauwkeurig moet uitvoeren. De tijd moet je vriend zijn, zeiden de Rolling Stones al.
Een goede dagvoorzitter heeft gevoel voor timing, zonder de druk van de klok. Je moet bijeenkomsten ontwerpen en uitvoeren met een goed gevoel voor ritme en ruimte om na te denken. Je moet je bewust zijn van het beoogde programma en tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om dit aan te passen, als het doel van de dag daarom vraagt.
Voortdurend op de tijd wijzen geeft de dag een gehaast gevoel. Door de tijd (in samenwerking met sprekers en event managers) op een meer subtiele manie te bewaken, geef je de deelnemers het gevoel dat ze  alle tijd van de wereld hebben.

Conclusie: soms is een omweg sneller (en leuker). Vaak smaakt het hooghangende fruit beter. En Confucius had gelijk toen hij zei: ‘Wie haast heeft, moet even gaan zitten’.

Kim Coppes
Jan-Jaap In der Maur

 

Frans Miggelbrink: de meerwaarde van de congrescolumn

3 februari 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Te veel congressen gaan uit als een nachtkaars. Te veel afsluitende acts slaan de plank volledig mis. Congrescolumnist en dagvoorzitter Frans Miggelbrink bewijst dat het beter kan: dat een spetterende, humorvolle finale ook inhoudelijk bij kan dragen aan het doel van de dag.
Frans is te boeken bij Dagvoorzitter.nl. Boekt u hem in combinatie met één van onze dagvoorzitters, dan krijgt u 25% korting op de congrescolumn.

Congrescolumn

Hoe kan het toch, dat het nog steeds geaccepteerd wordt: dat de afsluiter van een bijeenkomst op zijn best betiteld kan worden als ‘fantastisch, maar zonder enige toegevoegde waarde’; en op zijn slechtst als ‘tenenkrommend, zonder enige relatie met de bijeenkomst’. Waarom nemen we er genoegen mee, dat een groot deel van de deelnemers eerder naar huis gaat, terwijl de afsluiting van de dag juist hét moment is om een punt te zetten?
En het kan ook anders! Stel je eens voor: bij binnenkomst zit er een man druk te schrijven. Voor iedereen zichtbaar, met een bureaulampje en enorme stapels papier. Hij observeert alles wat er gebeurt; maar dan met een frisse, andere blik. Hij ziet de parkeerproblemen bij het congres over bereikbaarheid. Hij gniffelt om de bureaucratie aan de inschrijfbalie bij de bijeenkomst over minder regels. En hij schrijft … en schrijft … en schrijft.

Effectieve bijeenkomsten draaien tegenwoordig om twee dingen: ROI (ofwel: verandert er ook daadwerkelijk iets) en Meeting Design.
Eén van de belangrijke uitgangspunten bij dat laatste – zeg maar: programma ontwerp – is content conversie: stelt het programma de deelnemers in staat om de gegeven informatie & inspiratie ‘geestelijk te verteren’ en te vertalen naar daadwerkelijke actie. Samenvattingen tussendoor en een zorgvuldig uitgedacht einde zijn daarbij cruciaal. Dat kan bijvoorbeeld met een congrescolumn.

Nieuwe lading

Halverwege de dag krijgt ‘de zonderling aan het tafeltje’ het woord. Hij vat op ludieke wijze samen, zodat het beter beklijft. Hij voorziet alles in een duidelijk Achterhoeks accent van een frisse blik, zodat het makkelijk verteerbaar is. Hij relativeert, vergroot uit, maakt bijzaken tot hoofdzaak en andersom, trekt uitspraken uit hun verband en geeft ze een nieuwe lading.
De column heeft een toon die het doel van de dag persoonlijker maakt: “En morgenvroeg om zeven uur gaan we allemaal, samen met deze bestuurders in een geel pak met een reflecterende driehoek de straat op en regelen we het verkeer, met de wethouder voorop. Want vanaf vandaag gaat deze stad voor veiligheid. Dat is hier net voor mijn ogen afgesproken. En als na vandaag er ooit nog iemand is die zegt dat het anders is, jonassen we hem met zijn allen de plomp in”.
Is hij eenmaal klaar, dan verheugen de aanwezigen zich al op zijn afsluiter, aan het einde van de dag. Thuis wachten lauwe aardappels, want niemand wilde voortijdig vertrekken.

“Ach ja”, wordt vaak gezegd, “het is deze doelgroep”. Het blijven ambtenaren. Het blijven specialisten. Het blijven beleidsmakers. Die gaan altijd eerder weg. Complete nonsens, volgens Frans: als de dag goed in elkaar zit en de acts een integraal onderdeel uitmaken van het programma, wil niemand ze missen.
De ludieke afsluiting heeft zichzelf overbodig gemaakt. Deelnemers moesten zo nodig “getrakteerd” worden op grappig bedoelde trapeze werkers, pipo’s of stand-up comedians, die niet bij machte waren om de inhoud te analyseren en de programma onderdelen binnen een groter kader te plaatsen:”Vandaag ging het hier over astma geloof ik. Nou: Mijn vriendin heeft ook zoiets. Ik ken haar uit het café de blaffende hond” en de tenen stonden weer eens krom.

Bovenop de inhoud

Frans (Miggel voor vrienden) doet dat anders: bovenop de inhoud en met de doelstelling van de dag als leidraad. Humorvol, maar vooral inhoudelijk. Scherp, maar met respect voor alle deelnemende sprekers en meningen. Als afsluiter zet hij de punt, die iedere bijeenkomst nodig heeft; maakt hij de vertaling naar ‘wat gaan we morgen anders doen’. En omdat hij dat doet op lichte toon, voelt het niet als een opgedrongen dienstmededeling.

De columns van Frans zijn niet op voorhand thuis verzonnen. Dat kan niet. De columnist Miggelbrink gebruikt dat wat er op het podium en in de zaal gezegd wordt. En dat voel je. Hij houdt pas op met schrijven in de laatste minuut met de laatste opmerking van het congres. En dan stapt hij meteen, met frisse moed het podium op: de dag wordt gebundeld in vijftien minuten. Schrappen, strepen en een intensieve zoektocht naar wat het begin te maken heeft met het einde. Wat hebben de sprekers gemeen. Waar ligt de passie. Waar ligt het gevoel en wat doen we er morgen mee?
Inhoud staat voorop, maar komt nooit uit de verf zonder relativering. De dwarse kijk en vooral de verrassende invalshoek. Dat de staatssecretaris zelf  zegt dat ze het boegbeeld is, bijvoorbeeld: ”Deze staatssecretaris staat met de armen breeduit voorop de boeg van het schip van duurzaamheid … en dat lijkt veel op de poster van de film Titanic. Ik weet niet of dat de bedoeling was van deze staatssecretaris”.

Bovenal versterkt de column het gemeenschappelijke doel. Het maakt het concreet en het geeft ontspanning. Maar ook aanknopingspunten om tijdens de borrel samen anders naar het onderwerp te kijken: ”En het ging over ouders en professionals die samen dagelijks barrières oprichten door te beschermend te zijn …. en dat je daarin door kunt schieten. Dat zit in de genen van ouders. Ouders zijn misschien wel de grootste barrières, want ouders zijn bang voor ongelukken. Bang voor drukke wegen. Voor rolstoelers die vastzitten in de modder. Want het gaat om gelukkig zijn”.
Deze manier helpt mensen informatie verwerken, concreet maken en relativeren:”Toen was er een pauze en moest iedereen elkaar anders vasthouden, zo werd gezegd. Nou, dat vonden de wethouders wel leuk. Dat is nog eens leuke politiek. We komen hier vaker lachten de wethouders. Wie wil me vasthouden. Maar daar was dan weer niemand voor te vinden”.
Iedereen in de zaal heeft hetzelfde meegemaakt. De humor en relativering van de column versterken dat gemeenschappelijke gevoel.

Referenties

Frans Miggelbrink is de vaste columnist bij politiek cafe Piment van Wouke van Scherrenburg en vaste columnist bij Cobouw café. Een door Nederland rondtrekkend café voor bouwend Nederland.

“Frans Miggelbrink weet net de juiste puntjes uit een gesprek op te pakken om het verhaal ‘smeuïg’ en voor het publiek herkenbaar te presenteren. Je krijgt als publiek heel direct, maar zeker ook op een hilarische manier een spiegel voorgehouden. Dit werkt uitstekend als intermezzo binnen een inhoudelijk programma”. Maryse Maes Communicatieadviseur i.o.v. Provincie Zuid-Holland

 

Eubea nominatie: dagvoorzitter, meeting designer en opdrachtgever gaan hand-in-hand

26 september 2016
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

We zijn ongelofelijk trost dat we op de shortlist staan voor de European Best Event Awards. Onze nominatie in de categorie Meeting Design toont het belang van een naadloze integratie van dagvoorzitterschap en programma-ontwerp. In dit project werkten onze klant Westland Kaas, meeting design bureau MindMeeting en dagvoorzitter.nl samen als een Siamese drieling. De gezamenlijke inspanningen van alle drie de partijen waren de belangrijkste voorwaarden voor het succes van het twee-jaarlijkse Westland Familie Congress: in onze visie kan alleen een perfecte combinatie van doelen, ontwerp en dagvoorzitterschap leiden tot echte resultaten.

Eubea 2016

“Dit was het beste familie congres ooit”, zegt Desiree Westland, één van de leden van de organisatie commissie, “en tijdens het proces hebben we zó veel lol gehad!”
Iedere twee jaar organiseert de Westland familie een congres: alle aandeelhouders uit de familie praten dan over de specifieke uitdagingen van een familiebedrijf. Na twee – in hun eigen woorden – ‘middelmatige edities’, wilden ze voor 2016 is dat speciaal zou zijn en echt effectief.
De jongste generatie aandeelhouders was verantwoordelijk voor het congres van 2016. Aanvankelijk vroegen ze dagvoorzitter.nl alleen maar om simpelweg een gespreksleider te leveren. Hun bereidheid om naar iedere mogelijke suggestie te luisteren, bleek de start van een unieke samenwerking.

Doelen

Onze eerste bijeenkomst was meteen een feestje: De familie zat vol wilde, creatieve ideeën. En wij houden daarvan (en als snel ook van hen). Desondanks vroegen we ze om alle thema’s, werkvormen en zo verder nog even te vergeten. We overtuigden ze ervan, om eerst heldere doelen te bepalen.
En zo startte de gespreksleiding al ver voor het evenement – zoals het hoort. Aan de hand van de Event ROI Institute’s methodologie, bespraken we tot in detail, wat de commissie wilde dat de concrete uitkomst zou zijn van het congres. Ook interviewden we een zorgvuldig geselecteerde groep ‘doorsnee familieleden’. Het hielp ons aannames te voorkomen en echt inzicht te krijgen in wat de familie wil … en wat niet.
Dit was waarschijnlijk de dapperste stap van de congres commissie. En het was een cruciale in het creëren van het perfecte programma!

WP_20160409_09_50_14_Pro__highres        WP_20160409_11_50_57_Rich__highres

Budget

De volgende belangrijkste beslissing van deze dappere opdrachtgevers, was om het leeuwendeel van het budget te reserveren voor het ontwerp van een goed programma, en de uitvoering daarvan. En dat voor een familie, die tot nu toe gewend was om als eerste stap een 5-sterren hotel met top-keuken te boeken.
Deze keer gingen zde pas op zoek naar een passende locatie, nadat de voorwaarden volledig duidelijk waren. Eerst besloten we, welke omgeving het beste zou helpen om het meeting design in praktijk te laten komen, onder leiding van de dagvoorzitter. En pas toen boekten ze De Kapellerput. Dat bleek overigens de beste locatie ooit: ze begrepen het programma echt en ze gingen tot het uiterste om de dagvoorzitter perfect te late functioneren. Dank daarvoor!

Ontwerp

Toen de doelen eenmaal helder waren, waren we klaar om te gaan ontwerpen. Als dagvoorzitter is programma-ontwerp een natuurlijk onderdeel van je functie: uit ervaring weet je wat werkt en dus ben je de perfecte persoon om de klant van advies te dienen. tegelijkertijd moet je weten, waar je grens ligt. En dus besloten we om in dit geval een fikse dosis specifieke meeting design kennis binnen te halen. Natuurlijk wilden we de beste, en dus werkten we samen met MindMeeting’s Mike van der Vijver; algemeen beschouwd als één van ‘s werelds beste meeting designers.
Zo werd de Siamese tweeling een drieling: de Westland familie bracht haar vakkennis en enthousiasme in, Dagvoorzitter.nl deed daar zijn inhoudelijke en conceptuele kracht bij en MindMeeting voegde cresativiteit en een beproefde methodologie toe.

In twee bijeenkomsten leidde Mike van der Vijver ons door een briljant proces. De familie bleken erg ontvankelijk voor zijn aanpak en de manier waarop Mike een programma kneedt. Uiteindelijk was het Matthias Westland, die zei: “het voelt een beetje, alsof we een eerste schooldag aan het ontwerpen zijn”… en zo werd het Expercience Concept geboren.
Met alle input ging Mike aan het ontwerpen. En omdat wij gespreksleiders zijn in hart en nieren, hielpen wij hem natuurlijk in onze rol als sparring partner. Mike zegt over het proces: “Het is uitzonderlijk, dat een klant de lef en de toewijding heeft om het het ontwerp proces echt goed te doen. De congres commissie vertrouwde volledig op dagvoorzitter.nl en waren daardoor ongelofelijk makkelijk om mee samen te werken”.

WP_20160409_12_47_37_Rich__highres      WP_20160409_12_43_14_Rich__highres

Uitvoering

Ook de uitvoeringsfase kenmerkte zich door volledige co-creatie. De familie nam zelf het grootste deel van planning en productie op zich, als volleerde event managers. Ze vonden de perfecte locatie en decoreerden hem tot in perfectie, in lijn met de gewenste ‘eerste schooldag’ ervaring. Verder ontwierp één van de nichtjes een ‘vriendenboekje’ en het Westland-familiespel; dat werd gespeeld, nadat de deelnemers zelf de regels en opdrachten bedacht hadden.
Dagvoorzitter.nl zocht de best passende gespreksleider voor de gelegenheid en vond in Kim Coppes de perfecte schooljuf. De ‘klas’ liep weg met haar! Ze doorgrondde het meeting design en begreep wat de deelnemers wilden. Over de bijeenkomst zegt Kim: “Het ontworpen programma paste perfect bij de inhoud en de doelen. Het meeting design was geschreven met veel liefde: verbeeldingskracht en effectiviteit to in het kleinste detail. Dat maakte het voor mij heerlijk en makkelijk om te modereren”.

Conclusie

Voor effectieve bijeenkomsten met werkelijke ROI, moeten doelen, meeting design en dagvoorzitterschap volledig geïntegreerd zijn. Zonder enige twijfel, laat ditproject zien dat dit geldt voor iedere bijeenkomst; zelfs de kleinere met beprekte budgetten. Of, zoals Desiree Westland het verwoordt: “We werden steeds weer verrast, iedere stap van het proces. En iedere verrassing bleek nog effectiever dan we ooit hadden kunnen hopen. Dit was een speciaal project, in ieder opzicht. En we zijn apetrots, dat dit óns project was”.

We kunnen alleen maar hopen, dat de Eubea jury de waarde van dit verhaal ziet en ons de beker gunt.

Jan-Jaap In der Maur

Asielzoekers in het dorp: gespreksleiding tijdens een inspraakavond

14 oktober 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

De mogelijke komst van een asielzoekerscentrum blijkt meestal goed voor heftige emoties en veel vragen. En laat dat nu net de specialiteit zijn van Marion van der Voort: Een stevige dagvoorzitter die een dergelijke avond tot een goed einde brengt. In haar vele jaren ervaring met juist dit soort bijeenkomsten ontwikkelde ze haar eigen set randvoorwaarden voor een succesvolle bewoners- of inspraakavonden.

WEZEP - Info avond AZC Voor Harmieke Paters COPYRIGHT Wilbert Bijzitter

 

Marion van der Voort stond in verschillende gemeentes te midden van honderden boze bewoners voor de taak om bewoners aan het woord te laten en bestuurders hun verhaal te laten vertellen: “Bij heftige emoties en dreigende tweespalt in een gemeenschap weet je vooraf dat een debat geen feestje wordt. Maar vaak is een dergelijke bijeenkomst wel nodig om lucht te geven aan emoties”.

Het gemeentebestuur wil een begin gesprek op gang brengen met bewoners over vragen, angsten en meningen over de mogelijke komst van een asielzoekerscentrum. Het COA wil vooral graag informatie geven. Boze bewoners grijpen de kans aan om hun ongenoegen luid te uiten. Marion brengt deze drie spelers bij elkaar met haar vaste ‘wetten’ voor bewoners- en inspraakbijeenkomsten:

Onafhankelijkheid

Onafhankelijkheid van de voorzitter is altijd essentieel. Het wantrouwen bij een deel van de bevolking is immers groot en velen hebben het gevoel, dat ‘alles toch al voorgekookt is’. Het is daarom ook erg belangrijk deze onafhankelijkheid meteen aan het begin sterk te benadrukken, zegt Marion: “En je moet dit gedurende de bijeenkomst blijven herhalen. Niet door te zeggen dat je onafhankelijk bent, maar vooral door dat te laten blijken. De burgemeester krijgt dezelfde behandeling als de buurvrouw van nummer 16, in procedure én in scherpte van vragen”.

Codering

Een goede bijeenkomst begint met het zetten van de toon. Deelnemers weten zo meteen wat hun rol en ruimte is. Marion kiest ervoor om eerst een paar bewoners aan het woord te laten, voordat de feitelijke toelichting begint: “Daarmee maak ik ze direct duidelijk dat bewoners tijd en gelegenheid krijgen om hun woordje te doen en dat ook hun mening telt. Dat geeft iets meer rust in de eerste, cruciale minuten. En daar heb je de rest van de bijeenkomst profijt van”.

Interactie

Presentaties en lange monologen zijn bij deze bijeenkomst uit den boze. Het gaat er immers om, alle partijen met elkaar in gesprek te brengen; hoe moeilijk de relatie ook is.
Daarom voert Marion vraaggesprekken met de bestuurders in plaats van ze te laten zenden. Met korte, krachtige tussenvragen kan ze bijvoorbeeld de burgemeester aanspreken op de vragen die in de zaal leven. De bewoners voelen zich daarmee vertegenwoordigd en de emotie uit de zaal wordt gekanaliseerd. “Het gaat mij altijd om de vraag achter de vraag die mensen stellen. Ik toon werkelijke interesse in hun betoog en adresseer de essentie. Om vervolgens te zorgen dat de bestuurder daar een helder antwoord op geeft.”

Controle

Hoewel het draait om de bewoners, mogen die op geen enkel moment ‘de orde’ over nemen. De gespreksleider moet – ten dienste van alle partijen – steeds de leiding hebben. De gouden regel dat de microfoon in handen van de voorzitter blijft, is cruciaal. Evenals duidelijke regels vooraf over het woord voeren. “Gelijke behandeling betekent dat noch de buurvrouw, noch de burgemeester de microfoon zelf mag vasthouden. Dat is juist voor een burgemeester wel even wennen. Maar tijdens die avond heb ik de leiding en niet de burgemeester”, aldus Marion

Spelregels

Eén van de belangrijke aandachtspunten is het in stand houden van een minimaal fatsoen. De kunst daarbij is om dit fatsoen te kanaliseren, zonder de achterliggende zorg of angst de kop in te drukken. Marion haar aanpak is helder: “Extreme standpunten, vol van emotie zijn toegestaan. Ik vertaal deze in al hun scherpte, maar laat daarbij de scheldwoorden weg. Daarmee wordt de toon gezet en geef ik zelf het goede voorbeeld”.
Mensen afkappen die in hun emotie kwetsende dingen roepen is best lastig, maar blijkt noodzakelijk om escalatie te voorkomen. En zo balanceert Marion tussen de partijen die recht tegenover elkaar staan. Want hoe luider de tegenstanders van de komst van een asielzoekerscentrum zich roeren, hoe dieper de voorstanders geraakt worden. Beiden moeten respectvol het woord kunnen voeren. Marion fungeert als bliksemafleider, scheidsrechter, relativerende factor en baken voor de sprekers. Altijd zoekend naar de nuance en het evenwicht tussen meningen.

Voorbereiding

Goede voorbereiding is noodzakelijk. De voorzitter moet de cruciale feiten en gevoeligheden kennen. Dat is belangrijk om de gesprekonderwerpen te herkennen, die iets meer tijd en ruimte nodig hebben. Of juist alert te zijn op zijpaden die niet bewandeld moeten worden en in te grijpen zodra die in beeld komen. Beleidsnotities, het krantenarchief maar ook sociale media kunnen een bron van informatie zijn.
“Ik probeer bij de ontvangst in de hal te staan om de stemming te peilen en eventueel vast van mensen te horen wat zij van de avond verwachten. Vaak herken je dan ook de smaakmakers van de avond en kun je vast kennis maken. Het helpt als je elkaar al even in de ogen hebt gekeken. Bij avonden met 500 bezoekers is dat wat lastiger. Verwacht niet dat er tijdens zo’n informatieavond een gesprek op niveau plaatsvindt. Feitelijke informatie zenden draagt niet bij aan het beteugelen van emoties. Nuance houdt geen stand, als de standpunten verharden. Maar het is een begin van een gesprek. Als de avond zonder incidenten verloopt, kunnen de echte gesprekken later plaats vinden in kleinere groepen over de wezenlijke vragen en angsten die een rol spelen. Om dan te komen tot afspraken”.

Dit is waar gespreksleiders als Marion van der Voort en Hans Etman aan bij willen dragen, als de gemoederen verhit raken. Dat is een belangrijke, maatschappelijke taak die soms veel eist van een dagvoorzitter.
Deze mensen zijn in staat de heftigste bijeenkomsten te leiden. De enige uitzondering: echte idioten zijn niet te modereren.

 

Meer succes op de beurs, met Frans Miggelbrink

29 mei 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Een beursdeelname is duur en levert weinig op. Met die gedachte besluiten veel bedrijven af te zien van een stand op bijvoorbeeld een belangrijke vakbeurs. Met de inzet van professionele gespreksleiders wil Dagvoorzitter.nl helpen hier verandering in aan te brengen.
De cruciale vraag is, waarom aanwezigheid op beurzen vaak te weinig oplevert. Ervaren dagvoorzitter en beursbemanningslid Frans Miggelbrink heeft een duidelijke mening: “de standbemanning heeft geen idee hoe ze wildvreemde voorbijgangers het beste aan kunnen spreken”.

Frans op beurs

 

Wat een beursdeelname kost is ineens geen probleem meer, als het veel geld in het oplevert. En op bijna iedere beurs wordt dat gerealiseerd door getekende contracten of minimaal nieuwe leads, die in de periode na de beurs leiden tot inkomsten.
Om tot dat punt te komen, is allereerst een heldere doelstelling voor de beurs noodzakelijk. Stap 2 is  in gesprek te raken met de beursbezoekers. De verkopers of accountmanagers op de stand zijn vaak prima in staat om een goed en succesvol verkoopgesprek te voeren. Maar voordat het zo ver is, zit daar nog een fase voor.

Frans vertelt: “Op een beurs komen honderden of zelfs duizenden mensen voorbij. De kunst is die aan te spreken, snel te bepalen of er potentie is. Dat is voor sommigen eng en moeilijk. Dus waarom zou je daar geen specialist voor inhuren?”
Frans legt voor zijn opdrachtgevers op beurzen het eerste contact met de bezoekers. Hij scant hun behoefte en bepaalt in een fractie van een seconde of uw bedrijf daar iets in kan betekenen. Beloftevolle kandidaten leidt hij op een hele natuurlijke wijze door naar de accountmanagers, die vervolgens kan doen waar hij goed in is: scoren.

Bewezen rendement
Deze samenwerking heeft zich al vaak bewezen. Met enige trots, geeft Frans een voorbeeld: “Een bedrijf waar ik voor werkte heeft van een beurs bijgehouden hoeveel de investering was en hoeveel het rendement. De investering was rond de € 1000 per dag. Het rendement: nieuwe klanten en concrete opdrachten die aantoonbaar herleidbaar waren tot het contact op de beurs. En dat bleek te gaan om zo’n € 300.000!”

Tegelijkertijd is Frans realistisch en weet hij dat niet dat hele bedrag op zijn conto te schrijven is. Maar al zou het maar om de helft gaan, dan nog was het inhuren van deze ervaren gespreksleider meer dan de moeite waard: ”Natuurlijk zijn ze zelf ook wel eens stiekem een gesprekje begonnen en de accountmanager moet de leads nog wel binnen halen. Maar ik heb er wel voor gezorgd dat zij al die dagen in gesprek waren met potentiële klanten. Wat ik daarvoor doe? Simpelweg echt contact maken, zonder meteen in de verkoopstand te schieten. Met openingszinnen als: is het een goeie beurs? Of iets prikkelender: moet ik het je nog eens uitleggen, of weet je het allemaal al? De omliggende stands waren leeg. Een buurman verzuchtte, dat waarschijnlijk hun doelgroep niet op de beurs liep of dat het aan het weer lag. Maar bij ons was het voortdurend vol”.

Frans zijn aanpak is slechts één voorbeeld van hoe een professionele moderator kan helpen meer succes te halen uit een beursdeelname. Onze dagvoorzitters beschikken over een keur aan formats, waarmee uw stand zich gegarandeerd terug betaalt.
Wilt u Frans boeken, of wilt u meer informatie over alle mogelijkheden? Bel ons dan op +316 46113994 of stuur een mail naar info@dagvoorzitter.nl

 

Stront aan de knikker? Vraag Hans Etman!

5 februari 2015
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Steeds vaker worden onze gespreksleiders ingezet bij bewoners-/inspraakavonden en andere gelegenheden, waar ‘stront aan de knikker is’. Getuige onderstaande artikelen, deed collega Hans Etman fantastisch werk voor Sportvereniging Agilitas.
Strijdende partijen binnen de vereniging stonden elkaar zelfs voor de rechter ‘naar het leven’. Hans wist van de ALV een constructieve bijeenkomst te maken, waar de basis werd gelegd om als één saamhorige club verder te kunnen.

_MG_7857

 

Lees hier wat de lokale pers er over schreef:

De Bunschoter, voorpagina:
“Mede dankzij de ontspannen en kiene leiding van externe voorzitter Hans Etman bleven binnenbrandjes uit en voerde ondanks de tegenstellingen contructief denken toch hoogtij”.
Lees hier het hele artikel.

De Bunschoter, pagina 7, citaat van de nieuwe voorzitter Voorbach:
“Ik vond het wel spannend. Vooral of het zou lukken om de emoties die los zouden komen, te kunnen beteugelen. Dat is  goed gelukt … De externe voorzitter heeft daar zeker een positieve rol in gespeeld”.
Lees hier de volledige tekst.

 

Dagvoorzittersnachtmerrie

10 juni 2014
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

En dan ineens weet je, dat dagvoorzitten echt je vak is: als je er over gaat dromen. Mijn dochtertje haalde me vanochtend uit een ware dagvoorzittersnachtmerrie. Hij ging over het belang van voorbereiding.

nachtmerrie-720x346

De droom begon met het moment dat ik binnen kwam op de locatie van een bijeenkomst die ik moest leiden. Ineens realiseerde ik me, dat ik me helemaal niet had voorbereid. Even een momentje van paniek, maar toen kwam de rust: ik was immers altijd ruim op tijd, ik was een professional, dus dat ging nog makkelijk goed komen.
In de volgende scene stond ik aan een bartafel met de mannen van MiEr. Ik maakte een geintje over het feit, dat ik ze waarschijnlijk verkeerd aan zou kondigen; als Acda & de Munnik, ofzo. En toen gebeurde het: het licht dimde, de openingsclip startte op het beeldscherm en ik realiseerde me ‘ik moet nu het podium op’.
De paniek die me toen overviel is onbeschrijfelijk: ik had geen idee wat ik ging doen, wat het doel van de dag was, wie er in de zaal zaten en hoe het programma eruit zag. Sterker nog: ik had werkelijke geen enkel idee wat het onderwerp van de bijeenkomst was …!

Toen mijn dochter aan ons bed stond, droomde ik net dat ik de zaal in liep naar de eerste vragensteller: in mijn onderbroek, die ook nog eens van mijn kont zakte … ik was zo blij dat het niet echt was.

Jan-Jaap

No show … van de dagvoorzitter!

13 maart 2014
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Het gebeurt ons steeds vaker: einde van de middag, de telefoon gaat. Aan de lijn is een opdrachtgever in paniek. Overmorgen heeft hij een belangrijke bijeenkomst en nog geen half uur geleden heeft de dagvoorzitter afgezegd.
Voor ons als bureau is dit natuurlijk een gloriemoment, als blijkt dat we binnen een uur een uitstekende oplossing voor handen hebben. Maar voor de opdrachtgever is het een ramp.

leeg podium

Vaak blijkt het te gaan om een niet-professionele (maar lang niet altijd gratis) dagvoorzitter: iemand uit eigen gelederen of een expert uit het vakgebied waar het congres over gaat. De twee belangrijkste redenen waarom deze mensen afhaken zijn angst en agenda.
Angst steekt de kop op, als mensen zich anderhalve dag voor hun optreden ineens realiseren waar ze aan begonnen zijn. Ze zijn te laat gestart met de voorbereiding, hebben nooit goed nagedacht over hun rol … en dan slaat de paniek toe. Ze bedenken een rotsmoes en laten de organisatie met de ellende zitten. Kun je alleen hun dat kwalijk nemen?Nee, ook de organisator heeft een bewust risico genomen met zijn keuze. Dit is wel een probleem, wat voorkomen kan worden: niet door persé altijd een (duur)betaalde professional in de hand te nemen, maar door mensen te helpen te taak aan te kunnen. Er zijn soms hele goede redenen om te werken met interne dagvoorzitters, maar geef ze dan de nodige training/coaching.
En dan de agenda: voor mensen die het dagvoorzitterschap ‘erbij doen’, heeft het meestal niet de hoogste prioriteit. We hebben ze allemaal voorbij zien komen: de ambtenaar, die niet onder een ingelaste afspraak met de minister uit kon. De vakexpert, die een uitnodiging om voor een exclusief publiek te spreken niet voorbij kon laten gaan. En dit probleem – dat van onbetrouwbaarheid – is met geen training op te lossen.

Zijn professionele dagvoorzitters daarmee voor 100% betrouwbaar? Nee, natuurlijk niet. Ze kunnen ziek worden, maar dan weet je wel zeker dat ze echt héél erg ziek zijn, voordat ze afzeggen. En dat ze door de koorts heen al voor alternatieven gezorgd hebben, voordat ze de opdrachtgever bellen.
En ook onder de professionals zitten natuurlijk rotte appelen: zij die gewoon afzeggen, als ze ergens ander een paar honderd euro meer kunnen vangen. En ook daar zijn degenen die afzeggen uit angst op hun bek te gaan. We kennen zelfs het verhaal van een collega, die twee dagen van te voren af zegde, om vervolgens doodleuk in de zaal te gaan zitten.

Maar in het algemeen durf ik de stelling aan: met een professional heb je een meer betrouwbare oplossing.

Jan-Jaap In der Maur

Vastgesnoerd aan het podium

23 september 2013
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Je droomt er wel eens van: de ideale dag, waarop je alles naar je hand kunt zetten en alles perfect loopt. De praktijk is weerbarstiger. En misschien ligt daar dan ook wel een belangrijke kracht van de echte professional: dat hij ook onder minder ideale bijeenkomsten een keurige voldoende scoort. Ik had laatst zo’n bijeenkomst: een microfoon met snoer maakte me bijna het werken onmogelijk.

handen gebonden

De afspraak was toch zo helder geweest: ik werk het liefst met een headset in combinatie met een draadloze handheld microfoon. Ik had begrip voor het feit dat een headset deze keer niet haalbaar was, maar de draadloze handheld werd me uitdrukkelijk beloofd. Eenmaal op locatie bleek het anders: alles wat ik tot mijn beschikking had, was een microfoon aan een (te kort) snoer.
Ik wilde interactie met het publiek en dus wilde ik de zaal in. Ik kreeg techniek die me toe stond maximaal twee meter bij het podium vandaan te gaan. En toch werd het nog een redelijk interactieve bijeenkomst: ik besloot vlak bij het podium een statafel te benoemen tot ‘ik bemoei me er even mee’ tafel. Maar daarmee was ik er nog niet. Want dat vraagt van mensen een bewuste beslissing aan te haken bij het gesprek, in combinatie met de actie naar voren te lopen. En dat gaat toch aanmerkelijk stroever dan wanneer ik door de zaal kan lopen, mensen in hun ogen kan kijken en ze direct aan kan spreken op hele kleine signalen die ze afgeven. Daarom ging ik nog een stap verder: veel meer dan ik gepland had, ben ik zaken in stemming gaan brengen. Dat gaf me de kans om voor- of tegenstemmers persoonlijk naar de tafel te vragen.

En zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen van momenten waarop je het als dagvoorzitter maar moet redden met wat je aangeboden wordt. Je wilt liefst het hele programma mee vormgeven, maar in praktijk zijn sprekers, locatie, panelleden en het programma al bepaald en bewijs jij je meerwaarde in het schaven aan de details: volgorde van sprekers, gespreksvorm met het panel, lengte van programmaonderdelen.
Of je wordt pas een week van te voren benaderd en moet je meerwaarde vooral bewijzen in het kunnen werken met een halve voorbereiding. Dar kun je klagerig over doen … of je kunt besluiten, dat dat simpelweg één van de kenmerken is van een professioneledagvoorzitter.

Jan-Jaap In der Maur