Dagvoorzittersnachtmerrie

10 juni 2014
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

En dan ineens weet je, dat dagvoorzitten echt je vak is: als je er over gaat dromen. Mijn dochtertje haalde me vanochtend uit een ware dagvoorzittersnachtmerrie. Hij ging over het belang van voorbereiding.

nachtmerrie-720x346

De droom begon met het moment dat ik binnen kwam op de locatie van een bijeenkomst die ik moest leiden. Ineens realiseerde ik me, dat ik me helemaal niet had voorbereid. Even een momentje van paniek, maar toen kwam de rust: ik was immers altijd ruim op tijd, ik was een professional, dus dat ging nog makkelijk goed komen.
In de volgende scene stond ik aan een bartafel met de mannen van MiEr. Ik maakte een geintje over het feit, dat ik ze waarschijnlijk verkeerd aan zou kondigen; als Acda & de Munnik, ofzo. En toen gebeurde het: het licht dimde, de openingsclip startte op het beeldscherm en ik realiseerde me ‘ik moet nu het podium op’.
De paniek die me toen overviel is onbeschrijfelijk: ik had geen idee wat ik ging doen, wat het doel van de dag was, wie er in de zaal zaten en hoe het programma eruit zag. Sterker nog: ik had werkelijke geen enkel idee wat het onderwerp van de bijeenkomst was …!

Toen mijn dochter aan ons bed stond, droomde ik net dat ik de zaal in liep naar de eerste vragensteller: in mijn onderbroek, die ook nog eens van mijn kont zakte … ik was zo blij dat het niet echt was.

Jan-Jaap

No show … van de dagvoorzitter!

13 maart 2014
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Het gebeurt ons steeds vaker: einde van de middag, de telefoon gaat. Aan de lijn is een opdrachtgever in paniek. Overmorgen heeft hij een belangrijke bijeenkomst en nog geen half uur geleden heeft de dagvoorzitter afgezegd.
Voor ons als bureau is dit natuurlijk een gloriemoment, als blijkt dat we binnen een uur een uitstekende oplossing voor handen hebben. Maar voor de opdrachtgever is het een ramp.

leeg podium

Vaak blijkt het te gaan om een niet-professionele (maar lang niet altijd gratis) dagvoorzitter: iemand uit eigen gelederen of een expert uit het vakgebied waar het congres over gaat. De twee belangrijkste redenen waarom deze mensen afhaken zijn angst en agenda.
Angst steekt de kop op, als mensen zich anderhalve dag voor hun optreden ineens realiseren waar ze aan begonnen zijn. Ze zijn te laat gestart met de voorbereiding, hebben nooit goed nagedacht over hun rol … en dan slaat de paniek toe. Ze bedenken een rotsmoes en laten de organisatie met de ellende zitten. Kun je alleen hun dat kwalijk nemen?Nee, ook de organisator heeft een bewust risico genomen met zijn keuze. Dit is wel een probleem, wat voorkomen kan worden: niet door persé altijd een (duur)betaalde professional in de hand te nemen, maar door mensen te helpen te taak aan te kunnen. Er zijn soms hele goede redenen om te werken met interne dagvoorzitters, maar geef ze dan de nodige training/coaching.
En dan de agenda: voor mensen die het dagvoorzitterschap ‘erbij doen’, heeft het meestal niet de hoogste prioriteit. We hebben ze allemaal voorbij zien komen: de ambtenaar, die niet onder een ingelaste afspraak met de minister uit kon. De vakexpert, die een uitnodiging om voor een exclusief publiek te spreken niet voorbij kon laten gaan. En dit probleem – dat van onbetrouwbaarheid – is met geen training op te lossen.

Zijn professionele dagvoorzitters daarmee voor 100% betrouwbaar? Nee, natuurlijk niet. Ze kunnen ziek worden, maar dan weet je wel zeker dat ze echt héél erg ziek zijn, voordat ze afzeggen. En dat ze door de koorts heen al voor alternatieven gezorgd hebben, voordat ze de opdrachtgever bellen.
En ook onder de professionals zitten natuurlijk rotte appelen: zij die gewoon afzeggen, als ze ergens ander een paar honderd euro meer kunnen vangen. En ook daar zijn degenen die afzeggen uit angst op hun bek te gaan. We kennen zelfs het verhaal van een collega, die twee dagen van te voren af zegde, om vervolgens doodleuk in de zaal te gaan zitten.

Maar in het algemeen durf ik de stelling aan: met een professional heb je een meer betrouwbare oplossing.

Jan-Jaap In der Maur

Vastgesnoerd aan het podium

23 september 2013
Categorieën: Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Je droomt er wel eens van: de ideale dag, waarop je alles naar je hand kunt zetten en alles perfect loopt. De praktijk is weerbarstiger. En misschien ligt daar dan ook wel een belangrijke kracht van de echte professional: dat hij ook onder minder ideale bijeenkomsten een keurige voldoende scoort. Ik had laatst zo’n bijeenkomst: een microfoon met snoer maakte me bijna het werken onmogelijk.

handen gebonden

De afspraak was toch zo helder geweest: ik werk het liefst met een headset in combinatie met een draadloze handheld microfoon. Ik had begrip voor het feit dat een headset deze keer niet haalbaar was, maar de draadloze handheld werd me uitdrukkelijk beloofd. Eenmaal op locatie bleek het anders: alles wat ik tot mijn beschikking had, was een microfoon aan een (te kort) snoer.
Ik wilde interactie met het publiek en dus wilde ik de zaal in. Ik kreeg techniek die me toe stond maximaal twee meter bij het podium vandaan te gaan. En toch werd het nog een redelijk interactieve bijeenkomst: ik besloot vlak bij het podium een statafel te benoemen tot ‘ik bemoei me er even mee’ tafel. Maar daarmee was ik er nog niet. Want dat vraagt van mensen een bewuste beslissing aan te haken bij het gesprek, in combinatie met de actie naar voren te lopen. En dat gaat toch aanmerkelijk stroever dan wanneer ik door de zaal kan lopen, mensen in hun ogen kan kijken en ze direct aan kan spreken op hele kleine signalen die ze afgeven. Daarom ging ik nog een stap verder: veel meer dan ik gepland had, ben ik zaken in stemming gaan brengen. Dat gaf me de kans om voor- of tegenstemmers persoonlijk naar de tafel te vragen.

En zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen van momenten waarop je het als dagvoorzitter maar moet redden met wat je aangeboden wordt. Je wilt liefst het hele programma mee vormgeven, maar in praktijk zijn sprekers, locatie, panelleden en het programma al bepaald en bewijs jij je meerwaarde in het schaven aan de details: volgorde van sprekers, gespreksvorm met het panel, lengte van programmaonderdelen.
Of je wordt pas een week van te voren benaderd en moet je meerwaarde vooral bewijzen in het kunnen werken met een halve voorbereiding. Dar kun je klagerig over doen … of je kunt besluiten, dat dat simpelweg één van de kenmerken is van een professioneledagvoorzitter.

Jan-Jaap In der Maur

Into the heart of meetings moet je gelezen hebben!

3 mei 2013
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Voor opdrachtgevers is het leven een stuk gemakkelijker geworden. Bij de selectie van een organisator van hun bijeenkomst hoeven ze voortaan nog maar één vraag te stellen: heb je ‘Into the heart of meetings’ gelezen? Dit fantastische boek van Eric de Groot en Mike van der Vijver is verplichte kost voor iedereen die professioneel bezig is met evenementen.

Ik werd door elk woord geïnspireerd en alles wat ik al steeds voelde, maar niet precies kon plaatsen viel ineens op zijn plek. Het boek getuigt van een geweldige visie op het vak en bevat tegelijkertijd een praktisch toepasbare werkwijze. ‘Into the heart of meetings’ kent in mijn ogen maar één zwakke plek: het bewijst dat het ontwerpen van een geslaagde bijeenkomst iets anders is dan het schrijven van een leesbaar boek. Maar daarover later meer, eerst doe ik een poging de belangrijkste punten op een rij te zetten (en dan maar hopen dat de schrijvers er blij mee zijn). into the heart of meetings De Groot en Van der Vijver omschrijven het begrip ‘meeting’ als: een fysieke ervaring rond specifieke inhoud en met een specifiek doel. Er is in hun ogen dus altijd sprake van iets ondergaan, emotie en inhoud, waarbij lichaam en geest elkaar beïnvloeden. Zie zien een evenement als een tijdelijk eco-systeem ontworpen om conventies, sociale en culturele patronen te sturen en om deelnemers door de juiste stimulans/serie gebeurtenissen bereid te maken om te veranderen.
Er zijn in de ogen van de schrijvers zes redenen om een bijeenkomst te organiseren: leren, netwerken, motiveren, beslissen, richting geven en rituelen. Ieder van deze doelen moet voor een geslaagde bijeenkomst gekwantificeerd worden; bijvoorbeeld: wat moet ‘netwerken’ meetbaar opleveren? Ze noemen dat Return on Effort.
Ze hanteren daarbij een paar basisbegrippen:

Content Flow: Iedere bijeenkomst draait om inhoud en het verplaatsen daarvan. De centrale vraag is welke kennis waarheen moet en wat de ontvanger er vervolgens mee moet doen.  De inhoud zal alleen de goede kant op stromen, als de ontvangers daar klaar voor gemaakt zijn. Deze ‘klik’ bereik je op twee manieren: de inhoud moet interessant zijn en de ontvanger moet er belang bij hebben. Goede inhoud ‘bekt lekker’, heeft persoonlijke impact op de deelnemers, draagt een ‘intrinsiek conflict’ in zich en maakt nieuwsgierig.
De auteurs maken onderscheid tussen tastbare en abstracte resultaten, om vervolgens te constateren dat het één niet zonder het ander kan. De abstracte winst (‘wij-gevoel’ bijvoorbeeld) draagt altijd enorm bij aan de tastbare beslissingen. Hoe meer abstracte effecten, hoe meer magie de bijeenkomst kent.

Experience Concept: Als is vastgesteld waar de inhoud naartoe moet reizen, is de volgende vraag: hoe verplaats je de inhoud het meest effectief? Welke ervaring moet de deelnemers ondergaan, om de inhoud binnen te krijgen? Belangrijk daarbij is je te realiseren dat een bijeenkomst altijd gaat over iets dat elders plaats vindt (voorbeeld: een recente bijeenkomst over het aanpakken van de problemen waar de detailhandel mee te maken heeft. Het gaat over winkels, maar je zit in een vergaderzaal) en dat er dus ‘geregisseerde elementen’ in het programma moeten zitten om die andere wereld voelbaar te maken. Met name aan het begin van het programma moet dit bewust ingepland worden. En aan het einde van de dag moet de oogst uit de zaal bewust concreet toepasbaar gemaakt worden naar de ‘echte wereld’.

Facilitation style: Het zal jullie niet verbazen, dat dit onderdeel ons het meeste aanspreekt. De combinatie van Content Flow en Experience Concept wordt mogelijk gemaakt door een hele reeks mensen: de dagvoorzitter – natuurlijk -, maar ook sprekers, technici, cateringpersoneel, hostesses, etc. De Groot en Van der Vijver omschrijven in hun meeting designs altijd de stijl van de dag; bijvoorbeeld: ‘ontspannen formeel’ of’ ‘vertrouwd kritisch’. Alle betrokken partijen kunnen daar hun eigen aanpak uit destilleren. De dagvoorzitter kan daarmee zijn toon, tempo en aanpak bepalen.

Content providers: Veel bijeenkomst beginnen met het vastleggen van de sprekers (en vaak ook de dagvoorzitter), terwijl de architectuur nog niet af is. Dat is volgens de schrijvers net zoiets als meubels kopen, terwijl je nieuwe huis nog niet eens ontworpen is. Zij pleiten ervoor om eerst  te bepalen welke functies programmaonderdelen hebben en dan pas te bepalen, wie de benodigde inhoud mag brengen. In onze ogen kan de dagvoorzitter juist in die fase een belangrijke rol spelen, vanuit zijn ervaring met de effectiviteit van programma’s en interactie.
En heel belangrijk: zij zien sprekers niet als enige mogelijkheid om te voorzien in inhoud. Het kan ook met discussie, co-creatie, gericht inzetten van groepsdynamiek, coaching, gaming (denk eens aan Cyriel Kortleven), muziek, poëzie, film, theater en noem maar op.

Venue Message: Wij bepleitten al eerder, eerst na te denken over de aanpak, alvorens een locatie te kiezen. En ook ‘Into the heart of meetings’ zegt: ieder doel kent zijn eigen ideale venue, dus denk eerst goed na wát je er precies wilt gaan doen. Ook een locatie geeft een boodschap af en die moet je bewust inzetten: wat doet de ruimte met je gemoed, in welke modus brengt de ruimte je en wat zijn er functioneel de mogelijkheden.

Net als wij en vele anderen, zeggen De Groot en Van de Vijver dat je een geslaagd meeting design niet kunt bereiken, zonder kennis van de doelgroep. Maar zijn gaan nog een stap verder: zij zeggen dat je altijd moet praten met de doelgroep, voordat je de bijeenkomst ontwerpt. En dat vereist dat de opdrachtgever bereid is geld vrij te maken voor deze research.

Een geslaagde bijeenkomst – tot slot – kent niet alleen harde uitkomsten, maar legt deze ook vast. ‘Into the heart of meetings’ onderscheid 4 elementen:

Outcomes ownership: Vastgelegd wordt wat er is besloten en wie er op welk moment wat doet om de resultaten uit te voeren of te verzilveren.

Power of Ritualisation: Met een sluitingsceremonie wordt de verantwoordelijkheid voor de resultaten over gedragen.

Post-meeting communication: Door middel van follow-up wordt verzekerd dat iedereen ook doet wat hij belooft.

Design impact: De resultaten worden vastgelegd op een manier die iedereen aanspreekt. Dus zowel visueel (kijken), mondeling (luisteren) als fysiek (doen).

Zoals gezegd: ‘Into the heart of meetings’ lezen is wel iets voor doorzetters. Op zich is de schrijfstijl vlot, maar daarmee is het boek nog niet makkelijk leesbaar. De schrijvers hebben namelijk erg veel woorden nodig om to the point te komen. Veel omhaal van woorden en te veel nodeloze uitleg over hoe het boek in elkaar steekt leiden af van de inhoud. De uitgeschreven toneelstukjes aan het eind van ieder hoofdstuk voegen in mijn ogen niets toe en werden door mij al snel over geslagen. Een goede redacteur de vrije hand geven bij het redigeren zou het boek minimaal 75 pagina’s korter maken en een stuk leesbaarder.

Maar bovenaan blijft staan, wat een geweldige bijdrage De Groot en Van der Vijver leveren aan het naar een volgende niveau tillen van ons vak. Aan hun heb ik een verzoek: schrijf hetzelfde boek nog een keer, maar dan specifiek gericht op meeting owners. De komende tijd zal ik met enige regelmaat een passage uit het boek nemen en proberen die te vertalen naar het niveau van de dagvoorzitter/gespreksleider.

Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk

18 januari 2013
Categorieën: Geen rubriek, Verhalen uit de praktijk
1 reactie »

De juiste dagvoorzitter op het juiste moment, dat is waar Dagvoorzitter.nl voor staat. Het belang van een professional op het podium, die de juiste match is met publiek en opdrachtgever laat zich het beste vertellen in verhalen uit de praktijk. Bijvoorbeeld die van Marion van der Voort:

“In de voorbereiding toont zich de meester. Die zegswijze geldt bij uitstek voor de dagvoorzitter: zodra de bijeenkomst start is het echte werk al gedaan. Pas als het doel van de dag helder omschreven is, de architectuur van de bijeenkomst klopt, de sprekers zijn geïnstrueerd en de locatie met zorg is uitgekozen, is er succes.

Het gebeurde me kort geleden nog: ik werd uitgenodigd de bijeenkomst ‘even’ voor te bespreken. Het programma was immers al volledig dicht getimmerd, de uitnodiging was de deur uit en techniek, zaal en sprekers waren vastgelegd. En toen kwam ik als dagvoorzitter die de boel volledig op zijn kop zet. Dat was even schrikken …

Het was niet de eerste keer en het zal zeker niet de laatste zijn: een bijeenkomst die volgens de opdrachtgever bedoeld is om inspraak te geven, maar uitdraait op eindeloos zenden. De opdrachtgever durft de zaal (meestal tégen de voorstellen) pas het woord te geven, nadat ze alle argumenten vóór het voorstel moesten aanhoren. Vier sprekers lang worden ze overladen met PowerPoints vol feiten, uitgesproken door een spreker die zich verschuilt achter een katheder, ver weg op een hoog podium.
Tegen de tijd dat de zaal het woord krijgt, zijn de bezoekers in het beste geval in slaap gesust en in het slechtste geval woedend, omdat ze het gevoel hebben dat de beslissing er door wordt gedrukt .
Ik stel voor écht connectie met de zaal te maken. Bijvoorbeeld door hen eerst aan het woord te laten. Of door sprekers niet te laten presenteren, maar ze te interviewen; door ze midden in de ruimte te zetten, waardoor ze kwetsbaarder en eerlijker over komen. En natuurlijk door duidelijk te maken wat er met alle reacties gebeurt.

Achteraf vraagt de opdrachtgever zich af of al die voorbereidingsuren wel nodig waren. Immers: de bijeenkomst is soepel verlopen, de weerstand viel mee en er vond een constructieve uitwisseling van argumenten plaats. Ik denk dan: je moet eens weten hoe het ook had kunnen lopen.
Ook deze keer was ik weer blij dat ik me vooraf intensief had bemoeid met de opzet. Juist door die voorbereiding was de bijeenkomst zelf een fluitje van een cent”.