J2

Dagvoorzitters zijn net schakers: je hebt ze in alle soorten en maten. Je hebt de echte amateurs die de spelregels kennen, maar het verder alleen voor de lol doen. Dan zijn er de topamateurs/semiprofessionals die ook het nodige spelinzicht hebben, maar de echte ervaring en ‘t talent missen. Dan heb je natuurlijk de professionals en tot slot de simultaanschakers: zij die op meerdere borden tegelijk kunnen spelen én kunnen winnen. Afhankelijk van je eigen niveau, kies je wie je tegenover je wilt aan het bord.

Een echt professionele dagvoorzitter laat zich in mijn ogen het beste vergelijken met die simultaanschaker. Op ieder moment van de dag moet hij volledig overzicht hebben en op verschillende niveaus tegelijk kunnen denken:

Hij moet voortdurend luisteren naar degene die aan het woord is en daar goed op reageren: doorvragen, verduidelijken, verbanden leggen, samenvatten. Daarbij moet hij de doelgroep helder voor ogen houden en precies aanvoelen welke aanpak werkt bij welke geïnterviewde (al eerder schreef ik hier een blog over: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/).
Soms legt de dagvoorzitter iemand het vuur aan de schenen, soms helpt hij hem zijn verhaal beter over te brengen op de zaal. Een goede dagvoorzitter is zich bewust van zijn verschillende rollen binnen een programma en switcht daar bijna ongemerkt tussen.

Tegelijkertijd scant een goede dagvoorzitter zijn publiek: hoe wordt er gereageerd op wat gezegd wordt? Hoe is de sfeer en hoe moet daarop ingespeeld worden?
Maar het belangrijkste van alles is dat de dagvoorzitter steeds het einddoel in de gaten houdt en op basis daarvan inhoudelijke beslissingen neemt: ga ik nu samenvatten, verbreden of verdiepen? Laat ik een programmaonderdeel uitlopen of hou ik me strak aan de tijd? Gooi ik misschien zelfs programmaonderdelen om of hou ik vast aan de uitgezette koers? Benoem ik onverwachte ontwikkelingen of laat ik ze voorbij gaan?

Kortom: de volgende keer dat u een dagvoorzitter aan het werk ziet, bedenk dan dat hij meer doet dan alleen luisteren naar wat gezegd wordt. Terwijl hij luistert – naar u, een spreker, een deelnemer aan een discussie of wie dan ook – weegt hij tientallen beslissingen tegen elkaar af en neemt, hopelijk, de goede.

Veel optredens van dagvoorzitters, discussieleiders en sprekers missen effect, simpelweg omdat ze te veel hun best doen. Ze ‘spelen de professionele spreker’ in plaats van gewoon hun verhaal te vertellen.

Je publiek zit niet te wachten op een ‘ performance’, het wil inspiratie en motivatie horen in je verhaal. De kracht van je optreden moet zitten in wat je te vertellen hebt, je overtuigt je publiek niet met een opgeklopte toon.

Vergeet de luide stem, de brede lach. Wees oprecht … doe maar gewoon.

Gisteren was ik dagvoorzitter/discussieleider bij een masterclass die inging op de inzet van Social Media tijdens evenementen en ik ben enorm geïnspireerd geraakt! Ik zie enorme mogelijkheden om bijeenkomsten effectiever te laten zijn, door al vooraf met de bezoekers in gesprek te gaan via de Social Media.

Ook tijdens het evenement kunnen de Social Media denk ik een rol spelen in de discussies. En na afloop kan het gesprek gaande gehouden worden, door bezoekers met elkaar van gedachten te laten wisselen in communities.

Wat mij betreft zijn Social Media een volgende stap in de evolutie van de discussieleider! Ik zie mezelf in de toekomst ook online modereren.

Om vragen te stellen aan groepen mensen of met ze in discussie te gaan hoef je tegenwoordig niet meer fysiek bij elkaar te zitten. De mogelijkheden om via de digitale kanalen virtueel met elkaar te communiceren worden steeds groter.

Ik zie vooral grote mogelijkheden in de combinatie van de digitale mogelijkheden en de discussie ‘in levende lijve’: door voorafgaand aan een evenement al virtueel met de doelgroep in gesprek te gaan, stijgt het netto resultaat van de dag zelf. En na afloop van een geslaagde bijeenkomst kan het momentum vast gehouden worden, door online met elkaar verder van gedachten te wisselen.

Eén van mijn opdrachtgevers – Publicis Consultants van Sluis – won onlangs een zilveren award voor een project waarbij met Multilogue (http://www.multilogue.net/) on-line gediscussieerd werd met 100.000 mensen tegelijk.

Collega Allard Dericks timmert aan de weg met Spilter (www.spilter.nl), een web-based tool dat uitdaagt tot creatief denken en besluitvorming versnelt.

Mijn vriend Jeroen Verkroost – auteur van ‘the age of conversation’ - gebruikt Tweedgrid om te volgen hoe er op Twitter over zijn bedrijf gesproken wordt. Kijk voor meer informatie eens op zijn website: http://www.copypaste.nl/755/how-to-get-real-time-feedback-are-you-listening/

En zo zijn er ongetwijfeld nog heel veel meer voorbeelden te noemen. Wie heeft er nog verrassende suggesties?

Stel je voor: je zoekt een dagvoorzitter/discussieleider of een spreker. Wie is dan de juiste man of vrouw voor jouw evenement? Om de selectie uit al die duizenden kandidaten – binnen of buiten je eigen organisatie, vrijwillig of professioneel, bekend of onbekend - wat makkelijker te maken, kun je de volgende vragen beantwoorden:

-                     wat wil je dat je publiek beleeft: nieuwe inzichten, gedragsverandering, plezier, diepere gedachten, ontroerende momenten, nieuwe vaardigheden, etc?

-                     wat is de doelgroep … gedetailleerd! Vaak wordt deze vraag te oppervlakkig beantwoord; neem de tijd om je doelgroep tot in detail te omschrijven en begrijpen;

-                     omschrijf in één woord, wat je thema is;

-                     wat houdt je doelgroep op dit moment het meest bezig: wat is hun grootste angst/bedreiging? En hoe ziet hun ‘ideale wereld’ eruit?

-                     wat is de belevingswereld van je doelgroep: denken ze nationaal of internationaal; beperkt hun visie zich tot de eigen markt of denken ze over grenzen heen; valt hún doelgroep binnen bijvoorbeeld één generatie of een bepaalde cultuur; gaat het goed of slecht met ze, etc?

Gewapend met antwoorden op deze vragen kun je een stuk makkelijker schiften in alle websites, bestanden van sprekersbureaus en andere informatie.

En natuurlijk  mag je mij bellen. Ik zal je graag met raad en daad terzijde staan en mijn netwerk tot je beschikking stellen.

Interviewen is een vak. Goede en vooral slechte voorbeelden daarvan zien we dagelijks op televisie.

Veel topmanagers willen met enige regelmaat hun mensen toespreken en kiezen dan vaak voor een statement op bijvoorbeeld DVD of via intranet.

Andere bedrijven willen een serie mensen (laten) ondervragen over een bepaald thema. Een montage van alle reacties wordt verspreid binnen de organisatie of vertoond op een congres.

De rol van de interviewer wordt daarbij vaak onderschat. In het slechtste geval wordt er voor gekozen alleen een cameraploeg in te huren: zij kunnen de sprekers weliswaar mooi in beeld brengen, maar verder is degene voor de camera geheel op zichzelf aangewezen.

Gelukkig wordt er vaak wel gekozen voor een vragensteller, maar wordt daarvoor de verkeerde persoon aangewezen. Een filmregisseur bijvoorbeeld is gewend iemand visueel goed over te laten komen, maar zal zich niet bezig houden met de feitelijke inhoud van het verhaal.

Een journalist kan natuurlijk vragen stellen, maar is vooral gewend ‘confronterend’ te ondervragen op zoek naar ‘hard nieuws’ en dat is echt iets anders dan gericht een boodschap communiceren. Een collega als interviewer – tot slot - is weliswaar helemaal ingevoerd in de materie, maar heeft niet voldoende afstand om opbouwende kritiek te kunnen geven.

Waar bedrijven doelgericht voor zouden moeten kiezen, is een ‘coachend interviewer’: iemand die de spreker op zijn gemak stelt en hem laat voelen dat het ook zijn doel is het verhaal zo goed mogelijk over het voetlicht te krijgen.

Iemand dus die zich verplaatst in de interviewee en zijn boodschap. Iemand die zich tegelijkertijd bezig houdt met de vraag wie de doelgroep is en hoe die het beste aangesproken kan worden.

Het verdient dan ook de voorkeur deze interviewer in een vroeg stadium bij de communicatie te betrekken, zodat al in de voorbereiding gewerkt kan worden aan het meest effectieve interview. Een ‘coachend interviewer’ is meer dan een vragensteller: hij is communicatiespecialist, consultant, imagodeskundige, vertrouwensman en regisseur in één.

De meeste bijeenkomsten die ik leid hebben een helder doel; dat is goed. Maar ze hebben vaak ook een vooraf zorgvuldig en minutieus vastgesteld eindresultaat en dat vind ik soms jammer.

Ik zou graag zien dat organisatoren van evenement, congressen, seminars, enzovoort wat vaker het lef zouden hebben de bijeenkomst een open einde te geven en er op zouden durven vertrouwen dat het aan het eind toch de moeite waard is geweest voor alle aanwezigen.

Natuurlijk heeft een zorgvuldig voorbereidde presentatie voordelen: de boodschap wordt precies zo verteld, als de zender het bedoeld heeft. Maar komt zijn verhaal ook aan bij de luisteraar? Een meer open interview, met een dagvoorzitter die zich inleeft in de doelgroep, zou wel eens veel verrassender kunnen zijn en beter kunnen communiceren.

En een strak geleidde discussie, die aanstuurt op de gewenste conclusies is natuurlijk het meest veilig. Maar wordt de doelgroep ook overtuigd door de argumenten? En echt open gedachtenwisseling levert misschien wel veel meer op en geeft het publiek in ieder geval het gevoel dat er ook echt naar ze geluisterd wordt.

De meeste sprekers die ik tref op het podium weten heel goed waar ze het over hebben. Het zijn vakmensen die geloven in hun verhaal. Ze hoeven dus niet bang te zijn, dat ze ‘klem komen te staan’ en zouden er in mijn ogen op kunnen vertrouwen dat ook zonder een ‘georchestreerde bijeenkomst‘ hun punt vanzelf naar voren komt … zeker als de dag onder leiding staat van een kundig dagvoorzitter/discussieleider.  

Wereldwijd zijn er tienduizenden mensen die hun geld verdienen op het podium: sprekers, dagvoorzitters, discussieleiders, facilitators en moderators. Er zijn goede en slechte.

Het werken met een erkend bureau geeft enige zekerheid over de kwaliteit, net als het lidmaatschap van de Professional Speakers Association Holland. Maar dan nog blijft de vraag: hoe onderscheid je het echte podiumbeest van de prutser?

Ik zet een aantal criteria op een rij, die ik zelf hanteer. Een goede spreker of discussieleider:

-                     is een professional. Hoe je dat weet? Vraag eens hoe vaak hij optreedt, voor wie, hoe zijn aanpak is, of hij referenties op kan geven;

-                     past zijn optreden iedere keer weer aan bij de gelegenheid. Hij zal je daarom het hemd van het lijf vragen, voordat hij besluit voor jou het podium op te gaan: wat is het doel, wie is de doelgroep, wat is zijn rol in het programma, etc;

-                     wil weten, waarom je juist hém gevraagd hebt. Hij wil weet immers als geen ander dat sprekers vaak om de verkeerde redenen gekozen worden: iemand anders vond hem zo goed, er is te weinig tijd om de ideale kandidaat te zoeken, hij is de meest voor de hand liggende, etc. De echte professional wil dat je bewust voor hém kiest, zijn verhaal, zijn stijl, zijn aanpak … zodat zijn optreden naadloos aansluit bij het thema van de dag en de verwachtingen van publiek en organisator;

-                     kiest niet altijd voor de leuke boodschap, maar zoekt soms ook de confrontatie. Een vakman wil zijn publiek iets leren, het verder helpen en weet dat hij zijn luisteraars daarom soms uit hun comfortabele stoel moet schoppen;

-                     doet niet klakkeloos wat je vraagt. Hij zal je stimuleren ook eens te kiezen voor een prikkelende, vernieuwende invalshoek. Of voor een collega, omdat een onverwachte keuze voor nieuwe inspiratie kan zorgen.

Tot slot moet de passie voelbaar zijn. Wantrouw de mensen die beweren een echt podiumbeest te zijn, maar hun voorbereiding uitsluitend laten bestaan uit de mededeling ‘dat het wel goed komt’.

Ik zou de lijst met criteria graag uitbreiden, om zo het profiel van de ideale spreker te kunnen benaderen. Wie doet er suggesties?

In het streven naar effectieve evenementen, wordt vaak gebruik gemaakt van discussie: de dagvoorzitter voelt de directeur stevig aan de tand, een forum buigt zich over een aantal heikele kwesties, de zaal gaat in gesprek met het podium.

Jammer genoeg denken de organisatoren daarmee dé oplossing voor hun communicatieprobleem gevonden te hebben, terwijl met de keuze voor een discussie de zoektocht naar de beste vorm eigenlijk pas begint.

De meeste discussies verlopen identiek: iemand stelt een vraag, iemand geeft een antwoord, er wordt wat heen en weer geargumenteerd tot de dagvoorzitter vindt dat het tijd is om door de gaan naar de volgende vraag.

Vaak werkt dit uitstekend, maar net zo vaak had het effect veel groter kunnen zijn.

Ik zet een paar mogelijke alternatieve gespreksvormen op een rij:

Buzz-words:

Het doel van de discussie is vooral feiten vast stellen, zodat iedereen het eens kan worden over de gezamenlijke uitgangspunten. Vooraf worden daarom een paar buzz-words afgesproken: ik vind, ik denk, het schijnt … iedere keer als iemand die noemt, gaat er een zoemer en wordt er net zo lang doorgevraagd tot de feiten duidelijk zijn.

Ikke, ikke, ikke:

Afhankelijk van het doel wordt het woord ‘ik’ verboden of juist verplicht gesteld. In het eerste geval worden mensen daarmee gedwongen te kijken naar het bredere perspectief. In het tweede geval laten mensen vooral zien, wat hun persoonlijk raakt.

De overhoring:

Als de verwachting is dat aanwezigen vooral hun eigen stokpaardjes zullen berijden, is het belangrijk het luisteren naar elkaar te stimuleren. Iedereen wordt daarom verplicht het statement van zijn voorganger samen te vatten, voordat hij zelf zijn/haar stelling mag poneren. Of elke spreker moet minimaal één verdiepende vraag stellen aan zijn voorganger.

Rollenspel:

Waar twee verschillende wereld elkaar treffen, ontbreekt vaak begrip voor elkaars situatie. Dan kan het heel goed werken iedereen in de huid van de ander te laten kruipen. Door een buurtbewoner te laten uitleggen welke maatregelen hij zou nemen als wethouder, geef je de wethouder de kans te laten zien waarom dat voor hem niet realiseerbaar is.

Natuurlijk zijn dit maar een paar mogelijkheden; met elkaar in gesprek gaan kan op oneindig veel manieren. De kunst is iedere keer weer te kijken naar het doel en de deelnemers en op basis daarvan de ideale vorm te bepalen voor die specifieke gelegenheid.

Ik laat me graag inspireren door jullie reacties: wie doet er nog een paar suggesties?  

Gelukkig zijn steeds meer mensen bereid hun kennis te delen, waardoor niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Zelf doe ik dit onder andere binnen de Vereniging Goede Dagvoorzitters en de Professional Speakers Association Holland.
Mijn collega Gert-Jan Jansen legt op zijn website een verzameling ’supertips’ aan: verrassende, inspirerende sprekers en originele locaties. Dus hebben jullie suggesties die jullie willen delen, meldt deze dan op http://gjj.nl/supertips.html

En mocht ik dan een keer niet kunnen (of niet de juiste man zijn voor de gelegenheid), dan mogen jullie hem ook wel inhuren, hoor … dat is waar Goede Dagvoorzitters voor staat: samen het vak versterken, zonder bang te zijn voor concurrentie.