Geen sprekers meer … experts, alsjeblieft!

20 oktober 2017
Categorieën: Geen rubriek, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Wat gebeurt er, als je een spreker op het podium zet? Precies, dan spreekt hij of zij! Deelnemers leunen achterover en luisteren (in het meest gunstige geval); de spreker praat … soms eindeloos en oeverloos. Wat zou er nu gebeuren, als we ze niet langer ‘spreker’ zouden noemen, maar het alleen nog maar zouden hebben over ‘experts’? Dat zou een eindeloze bron aan interactieve, verbindende mogelijkheden openen. En dat is precies waarom wij -  de dagvoorzitters – geen sprekers meer op het podium willen. Wij willen experts!

people-sleeping

In onze Workshop Interaction Design nemen we het gemiddelde, traditionele congres als startpunt. Want dat is toch nog steeds de standaard: een lange rij sprekers. En dan nemen we onze deelnemers mee op een zoektocht naar alternatieven die ieder programmaonderdeel leuker en effectiever maken. Het mooie van deze opties is dat ze geen van allen meer tijd of geld kosten. Maar ze zorgen wél voor meer betrokkenheid tussen expert en deelnemers. Dit zijn een paar mogelijkheden:

Het gemodereerde interview

In plaats van een presentatie door de spreker, kan de dagvoorzitter hem ook interviewen. Dit zorgt er voor dat de belangrijkste vragen gesteld worden, dat vanuit hún perspectief in de behoeften van de deelnemers voorzien wordt en dat er interactie is tussen zaal en podium.
Heb je deze stap eenmaal genomen, dan opent zich een keur aan mogelijkheden om de deelnemers ook echt actief te betrekken bij het verhaal van de expert: vragen voorbereiden in groepjes, een stemapp gebruiken om de belangrijkste uitdagingen te bepalen, enz.

een andere vorm van een gemodereerd interview is het panel-gesprek. En ja, we weten het: in de meeste gevallen zijn panels dodelijk saai en oninteressant. Maar geloof me: mits goed voorbereid en uitgevoerd, kunnen panels inspirerend en energiek zijn!

Het participatieve interview

In een ‘gewoon’ interview’ door de gespreksleider is de expert nog steeds leidend. Als je nog een stap verder zet, zijn het de deelnemers die de expert direct ondervragen. De dagvoorzitter begeleidt in dat geval het proces alleen nog maar.

Een bekend format is de town-hall meeting of ook wel college tour: de expert staat (of zit) alleen maar op het podium om vragen van het publiek te beantwoorden. Mocht het toch een beetje te eng zijn, om het initiatief volledig bij de deelnemers te leggen (bijvoorbeeld omdat een minimale inhoud gegarandeerd moet zijn), laat de dagvoorzitter het gesprek dan indelen in een aantal heldere hoofdstukken en geef de expert toestemming om ieder hoofdstuk te openen met 1 minuut presentatie. Of maak gebruik van korte video-clips.

Een andere variatie is het zogenaamde kampvuur-gesprek, vooral geschikt voor wat kleinere groepen: De expert en de deelnemers zitten in een kring (als het ware rond een kampvuur), als gelijken. De expert mag openen met 1-2 minuten presentatie, maar daarna is het initiatief volledig aan de deelnemers en hun vragen. Het mooie aan dit format is de intimiteit. Deelnemers en expert voelen zich daardoor veel vrijer om werkelijk naar elkaar te luisteren en op elkaar te reageren.
Zelf gebruik ik deze vorm regelmatig in de ‘dying moments’ (dat zijn ze soms bijna letterlijk) van een congresdag, wanneer er vaak minder mensen in de zaal zitten. Het aanpassen van de zaalopstelling brengt dan nieuwe energie en verbinding.
Maar, zul je wellicht zeggen, dit werkt alleen met kleinere groepen en ik heb 300 man in de zaal. Een terechte tegenwerping, maar denk dan eens aan deze optie: in plaats van alle experts na elkaar op het podium te zetten voor een plenaire zaal, kun je ze ook 6 keer laten spreken in een carrousel. Dat betekent kampvuursessies met 50 mensen!

TV-formats

Er is een keur aan TV-programma’s met een rol voor experts, die met een paar kleine aanpassingen prima naar het podium vertaald kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan De Wereld Draait door, Zomergasten, Nieuwsuur, Klasgenoten, diverse talkshows en ga zo nog maar even door. Het fijne is, dat deelnemers de vorm meteen herkennen en daardoor direct ‘in het verhaal’ zitten. Maar let op: ieder TV-format heeft voor- en nadelen, dus kies met zorg. De talkshow zoals Arjan Lubach die doet, zorgt meteen voor energie … maar tegelijkertijd is de vorm wel een beetje oppervlakkig. Op sommige momenten op een dag, is dat precies wat je nodig hebt. Op andere momenten is een andere vorm wellicht beter.
Hetzelfde geldt overigens voor de gespreksleider: niet iedere professional is geschikt voor ieder format. Dus als je het interaction design rond hebt, kijk dan goed wie er het beste zou passen.

Als je op zoek gaat naar TV-formats, ben je geneigd eerst naar de meer inhoudelijke opties te kijken: talkshow/interview-format/journalistieke programma’s. Maar durf ook eens verder te gaan! Stel je eens voor dat je dit Out-of-the-box format zou gebruiken, waarbij de expert reageert op de uitkomsten. Of deze misschien, waarbij de expert rond loopt en reflecteert op wat hij ziet. Hoe veel sterker zou dat zijn, in vergelijking tot een spreker op het podium!?

Nog een laatste suggestie in deze categorie: waarom niet eens een wat speelser TV-format geprobeerd? Neem bijvoorbeeld ‘Dit was het nieuws’, waarin 4 experts een vriendelijke strijd met elkaar aan gaan. Het zou de bijeenkomst minimaal enorm opfrissen.

Case Study

Het nadeel van veel sprekers is dat ze vooral hun eigen verhaal vertellen en het aan de toehoorders laten om dit te vertalen naar hun eigen dagelijkse praktijk. Door de spreker te vervangen door de expert, kun je dit omdraaien. Het is zo krachtig om deelnemers eerst aan een case te laten werken, een opdracht te laten doen of een voorbeeld uit hun eigen praktijk in te laten brengen. De expert kan daar dan op reageren en fungeren als side-coach.
In plaats van een zaal vol luisteraars, zie je dan groepjes en/of individuen werken aan een taak. De expert is er  – onder leiding van de dagvoorzitter – om ze te helpen als ze vast lopen of om leerpunten te benoemen, als ze die eenmaal aan den lijve hebben ondervonden.

Spelletjes

We weten allemaal dat ook volwassen beter leren, als ze spelen. Dus laten we eens een pub-quiz organiseren in plaats van een rechtoe-rechtaan presentatie. De teams strijden om ‘de beker met de grote oren’, de expert verklaart de antwoorden of treedt op als jury. Iedereen heeft meer lol én luistert beter.
Op neem een willekeurig gezelschapsspel en maak er een expert-format van. Wat dacht je van Ganzenbord, waarbij deelnemers op ieder vak een vraag mogen leggen, de expert de dobbelsteen gooit en antwoord geeft op welke vraag er ook boven komt.

Debat-dialoog

Laat deelnemers eens eerst met elkaar praten. De lijst mogelijkheden is eindeloos: Lagerhuisdebat, tafellakensessies,  Lego Serious Play … alles wat ze aan het denken zet over het onderwerp, voordat de expert aan het woord komt om op hun bevindingen te reageren. Ik durf te wedden dat de expert zijn verhaal beter aan zal sluiten bij de behoefte van de deelnemers én dat zij met meer aandacht zullen luisteren.

Deelnemers als experts

Waarom zou de expert op het podium moeten staan? En waarom zou het persé iemand van buiten de groep moeten zijn? In veel gevallen zit de echte expertise in de zaal, bij de deelnemers. Dus laten we de spreker niet behandelen als de alles-wetende half-god. Maak hem deel van de groep en zoek de kennis ook daar. Als je de expert en de deelnemers samen laat werken en samen laat zoeken naar antwoorden, gebeuren er wonderen.
Ooit werkte ik met een keynote spreker die de dag opende en er daarna op stond om de hele bijeenkomst aanwezig te blijven. Hij nam deel aan alle gesprekken, verwees voortdurend terug naar zijn presentatie, stelde vragen, leerde zelf nieuwe dingen en hielp deelnemers de  vertaling te maken naar hun eigen situatie. Deze spreker voelde zich niet groter dan de deelnemers, maar maakt de deelnemers groter!

Conclusie

Ik zou nog eindeloos door kunnen gaan met het noemen van formats met een expert in de hoofdrol. En jullie ook, als je jezelf toe staat om creatief te zijn.
Dus mogen we het woord ‘spreker’ alsjeblieft verwijderen uit het woordenboek? Hem of haar gebruiken als expert maakt bijeenkomsten leuker én effectiever. En dat is in ieders belang: deelnemers, dagvoorzitter, organisator en spreker … sorry: expert!

Onderdruk je instinct: de vele tegenstrijdigheden in het dagvoorzitterschap

30 maart 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
1 reactie »

Bijeenkomsten gaan altijd over verandering (althans, de succesvolle). De enige manier om te zorgen dat dingen veranderen, is zaken anders aan te pakken en anders naar dingen te kijken. Voor de dagvoorzitter-gespreksleider betekent dat: dappere keuzes maken en in veel gevallen tegen je natuurlijke instinct in gaan. Het is een vak dat bol staat van tegenstrijdigheden.

Geodata for Inclusive Finance and Food - 16-02-2017 - Hulstkamp

Als er gevaar dreigt, vlucht je. Als je een strijd niet kunt winnen, buig je mee. Als er brand is ga je blussen. Dat klinkt logisch, want dat is de meest verstandige keuze. Maar niet voor de professionele dagvoorzitter. Die zal het gevaar onverschrokken tegemoet treden, de tegestand het hoofd bieden en het vuurtje zelf verder opstoken. Dat is wat wij geleerd hebben, in onze vele jaren op het podium. En dat is wat we onze deelnemers leren in de workshops die we geven.
Dit zijn de meest voorkomende instinctieve reacties die iedere dagvoorzitter (en met hem de opdrachtgever) zou moeten onderdrukken:

Wees een dienaar, om de baas te zijn: bijeenkomsten gaan niet (we herhalen: niet) over jou, de dagvoorzitter. Ze gaan over de opdrachtgever en zelfs meer nog over de deelnemers. Tegelijkertijd hebben ze jouw hulp nodog, juist om het over hen en de doelen van de dag te laten gaan. iemand moet immers verantwoordelijkheid nemen voor allen en dus moet iemand de leiding nemen. En die persoon ben jij, de dagvoorzitter!
Dit dwingt je te balanceren tussen twee uitersten: op de achtergrond en in the spotlight. Een leider én een dienaar. Met charisma en bescheidenheid.

Serieus spelen: Het is een lastig uit te roeien misverstand, dat mensen zich alleen serieus genomen voelen, als je serieus bent. Diep van binnen wil iedereen graag spelen, wedstrijdjes doen, keet schoppen. De wetenschap heeft al lang geleden aangetoond dat je beter leert, als je speelt. Of zoals onze collega Marco Bakker altijd zegt: ‘Je kunt plezier maken niet serieus genoeg nemen”.

Val in de rede, uit beleefdheid: het is een misvatting dat het altijd onbeleefd is om iemand te onderbreken; en dat je iemand altijd netjes uit moet laten praten. Er is een aantal uitstekende redenen om iemand iedere paar zinnen in de rede te vallen; al is het alleen maar met korte vragen als hoe, waarom of oh ja?
De eerste is, dat het voor de meeste mensen veel natuurlijker voelt. In het dagelijks leven vallen we elkaar aantoonbaar 3-4 keer per minuut in de rede. Zo laat je een interview dus meer voelen als een gesprek dan als een ondervraging.
Ten tweede geeft het de gespreksleider echt leiding over het gesprek. Met de kleine – schijnbaar nutteloze – tussenvragen geef je de interviewee ongemerkt toestemming om door te praten of stimuleer je hem om uit te wijden.
Tot slot help je zo je gesprekspartner om keuzes te maken. De expert kan in het algemeen moeiteloos drie dagen over het onderwerp praten. Hij of zij zal je dankbaar zijn, als je helpt keuzes te maken, binnen de tijd te blijven, echte verbinding te maken met de deelnemers en binnen het doel van de dag te blijven.
Een onderbreking kan zo een hele stimulerende en effectieve manier zijn om iemand een goed verhaal te laten vertellen. Dat deel van je taak verwaarlozen, dat zou pas onbeleefd zijn.

Als het vast zit, geen kracht zetten: Het overkomt iedere dagvoorzitter eens in de zoveel tijd, dat deelnemers geen enkele aandrang vertonen tot interactie … maar dan ook echt geen enkele. Het is een echte nachtmerrie: geen vragen uit de zaal, geen reactie op jouw vragen. De natuurlijke reactie is om te gaan ‘duwen’. En het vervelende is: hoe harder je probeert mensen in de actieven stand te krijgen, hij geslotener ze worden.
De truc is om te accepteren dat ‘het vast zit’, om tijd te nemen om je opties te overwegen, het proces met aandacht te observeren en ze dan zachtjes te masseren, totdat ze wel willen. Dat vraagt tijd en geduld; veel geduld!

Geniet van de stilte: je taak als dagvoorzitter is om het gesprek op gang te krijgen en te zorgen voor energie; toch? Maar dat betekent niet dat je iedere seconde vol moet praten, zoals veel moderatoren doen. Er zijn twee redenen om de stilte te koesteren.
Om te beginnen hebben mensen simpelweg tijd nodig, om met een vraag of antwoord te komen. Ga maar na: de spreker heeft wekenlang de tijd gehad om zich voor te bereiden, net als de gespreksleider. En dan verwachten we van volkomen onvoorbereide deelnemers, dat ze i een fractie van een seconde met een briljante vraag of observatie komen? Geef ze alsjeblieft een beetje bedenktijd. Of beter nog: ontwerp tijd, ruimte en vormen om ze daarbij te helpen.
Verder hebben we vaak te maken met de introverten; en dat zijn er veel. De makkelijkste weg die de dagvoorzitter kan nemen, is zich richten op diegenen die altijd hun woordje klaar hebben. Maar daarmee mis je de input van de introverte, meer bescheiden deelnemers. En vergeet niet: ze zijn stil, niet dom! Het is daarom de taak van de gespreksleider om te leren ook die mensen zich veilig genoeg te laten voelen om mee te praten.

Als er slecht nieuws is, zorg dat het verteld wordt: uit gewoonte willen de meeste organisatoren het positief en gezellig houden. Ons wordt altijd verteld om uitdagingen te zien, geen problemen. Volgens ons is dat niet altijd productief. Door het ontkennen van slecht nieuws, negatieve resultaten en onaangename informatie creëer je geen duurzaam resultaat. Potentiële problemen moeten (h)erkend worden en aangepakt.
Wij – dagvoorzitters – willen van nature aardig gevonden worden. Maar soms is dat gewoon niet je rol. Om iets te leren moeten deelnemers uitgedaagd worden en daarom is er vaak behoefte aan de advocaat van de duivel. Dat is jouw rol, zelfs als je dat een slechte beoordeling oplevert.

De luis in de pels jeukt en dat is lekker: als je een makkelijke bijeenkomst wilt, richt je dan tot diegenen die je het gewenste antwoord zullen geven. Als je een haalbaar en gedragen resultaat wilt, zoek dan de luis in de pels. Het zijn de dwarsliggers, die nieuwe inzichten geven.

Als het pijn doet, moet je dieper snijden: soms worden bijeenkomsten ‘onvriendelijk’. Bij gelegenheid krijg je te maken met verbale agressie: tegen sprekers, tegen andere deelnemers of zelfs tegen jou. De natuurlijke reactie is om te gaan sussen. Je wilt mensen vertellen het netjes te houden, naar elkaar te luisteren etc. Klinkt bekend?
Helaas maakt dat zaken allen maar erger. Als je iemand die boos is vertelt dat hij niet boos mag zijn, wordt hij hoogstwaarschijnlijk woedend. De oplossing is, om het te laten gebeuren. Misschien moet je de emoties zelfs nog wat verder opstoken, bijvoorbeeld door prikellende vragen te stellen. Na een tijdje zul je merken, dat de energie uit de woede vloeit en dat mensen (al is het maar een beetje) minder agressief gaan doen. Je hebt het vertrouwen van het publiek gewonnen, ze merken dat ze gehoord worden en zullen dus meer bereid zijn tot een redelijk gesprek.

Wees radicaal neutraal: we vinden allemaal iets, van veel dingen. Dat laten we merken door te spreken of in onze lichaamstaal. Een dagvoorzitter moet zijn meningen echter liefst verbergen, vanwege de simpele reden dat de bijeenkomst niet over jou gaat (moeten we dat blijven herhalen?). Als je jouw mening laat zien, loop je het risico dat je sommige deelnemers van je vervreemd en dat ze minder mee gaan praten.
Betekent dit dat jouw bijeenkomsten saai moeten zijn, dat je niet een beetje mag provoceren? Allerminst! Zorg er allen voor dat als je een ander standpunt inbrengt, je duidelijk laat merken dat dit niet jouw standpunt is. Je moet soms stoken, maar niet door een kant te kiezen of een standpunt in te nemen. Je doet het door iedereen te vertegenwoordigen en alle perspectieven in te brengen in het gesprek.

Chaos is goed: dagvoorzitters zijn net mensen. Ook zij vinden het prettig als alles volgens plan en voorspelbaar verloopt. Maar is dat effectief en onderhoudend? Neuh … niet altijd. Kies daarom eens voor georganiseerde chaos.
Bijvoorbeeld: als je deelnemers met elkaar laat praten over een onderwerp, kan het zsoms lastig zijn ze weer stil te krijgen. Goed gedaan! Dat betekent namelijk dat ze ‘aan staan’, dus wees blij met deze puinhoop.
Nog een voorbeeld: op een bepaald moment voel je de energie weg zakken. Dan kun je gewoon doorgaan met het programma en hopen dat het vanzelf beter wordt … wat waarschijnlijk niet gaat gebeuren. Dus waarom niet ingegrepen, door bijvoorbeeld het programma om te gooien, de zaalopstelling te veranderen of het format van het volgende onderdeel. Wordt dat chaotisch? ja, vast. Zal het nieuwe energie brengen? Ja, zeker!

Weet alles, maar hou het voor je: een goede dagvoorzitter bereidt zich goed voor. Je moet weten wat er speelt en je moet alle informatie hebben die nodig is om de deelnemers te kunnen helpen het doel van de bijeenkomst te bereiken. Tegelijkertijd moet je de neiging onderdrukken om te laten merken, hoe veel je weet. Omdat de bijeenkomst niet om jou draait (ja, we blijven het herhalen) en omdat mensen een hekel hebben aan opscheppers.
Waar je al die (heimelijke) kennis in kunt zetten, is inde vorm van de juiste vraag op het juiste moment. Het laat je zien als intelligente gespreksleider, niet als inhoudelijk expert. En zo hoort het.

Vergeet de tijd, om op tijd te komen: Ja natuurlijk, tijdbewaking is één van onze belangrijkste taken. Maar dat betekent niet dat je als dagvoorzitter het programma tot op de seconde nauwkeurig moet uitvoeren. De tijd moet je vriend zijn, zeiden de Rolling Stones al.
Een goede dagvoorzitter heeft gevoel voor timing, zonder de druk van de klok. Je moet bijeenkomsten ontwerpen en uitvoeren met een goed gevoel voor ritme en ruimte om na te denken. Je moet je bewust zijn van het beoogde programma en tegelijkertijd flexibel genoeg zijn om dit aan te passen, als het doel van de dag daarom vraagt.
Voortdurend op de tijd wijzen geeft de dag een gehaast gevoel. Door de tijd (in samenwerking met sprekers en event managers) op een meer subtiele manie te bewaken, geef je de deelnemers het gevoel dat ze  alle tijd van de wereld hebben.

Conclusie: soms is een omweg sneller (en leuker). Vaak smaakt het hooghangende fruit beter. En Confucius had gelijk toen hij zei: ‘Wie haast heeft, moet even gaan zitten’.

Kim Coppes
Jan-Jaap In der Maur

 

Frans Miggelbrink: de meerwaarde van de congrescolumn

3 februari 2017
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Te veel congressen gaan uit als een nachtkaars. Te veel afsluitende acts slaan de plank volledig mis. Congrescolumnist en dagvoorzitter Frans Miggelbrink bewijst dat het beter kan: dat een spetterende, humorvolle finale ook inhoudelijk bij kan dragen aan het doel van de dag.
Frans is te boeken bij Dagvoorzitter.nl. Boekt u hem in combinatie met één van onze dagvoorzitters, dan krijgt u 25% korting op de congrescolumn.

Congrescolumn

Hoe kan het toch, dat het nog steeds geaccepteerd wordt: dat de afsluiter van een bijeenkomst op zijn best betiteld kan worden als ‘fantastisch, maar zonder enige toegevoegde waarde’; en op zijn slechtst als ‘tenenkrommend, zonder enige relatie met de bijeenkomst’. Waarom nemen we er genoegen mee, dat een groot deel van de deelnemers eerder naar huis gaat, terwijl de afsluiting van de dag juist hét moment is om een punt te zetten?
En het kan ook anders! Stel je eens voor: bij binnenkomst zit er een man druk te schrijven. Voor iedereen zichtbaar, met een bureaulampje en enorme stapels papier. Hij observeert alles wat er gebeurt; maar dan met een frisse, andere blik. Hij ziet de parkeerproblemen bij het congres over bereikbaarheid. Hij gniffelt om de bureaucratie aan de inschrijfbalie bij de bijeenkomst over minder regels. En hij schrijft … en schrijft … en schrijft.

Effectieve bijeenkomsten draaien tegenwoordig om twee dingen: ROI (ofwel: verandert er ook daadwerkelijk iets) en Meeting Design.
Eén van de belangrijke uitgangspunten bij dat laatste – zeg maar: programma ontwerp – is content conversie: stelt het programma de deelnemers in staat om de gegeven informatie & inspiratie ‘geestelijk te verteren’ en te vertalen naar daadwerkelijke actie. Samenvattingen tussendoor en een zorgvuldig uitgedacht einde zijn daarbij cruciaal. Dat kan bijvoorbeeld met een congrescolumn.

Nieuwe lading

Halverwege de dag krijgt ‘de zonderling aan het tafeltje’ het woord. Hij vat op ludieke wijze samen, zodat het beter beklijft. Hij voorziet alles in een duidelijk Achterhoeks accent van een frisse blik, zodat het makkelijk verteerbaar is. Hij relativeert, vergroot uit, maakt bijzaken tot hoofdzaak en andersom, trekt uitspraken uit hun verband en geeft ze een nieuwe lading.
De column heeft een toon die het doel van de dag persoonlijker maakt: “En morgenvroeg om zeven uur gaan we allemaal, samen met deze bestuurders in een geel pak met een reflecterende driehoek de straat op en regelen we het verkeer, met de wethouder voorop. Want vanaf vandaag gaat deze stad voor veiligheid. Dat is hier net voor mijn ogen afgesproken. En als na vandaag er ooit nog iemand is die zegt dat het anders is, jonassen we hem met zijn allen de plomp in”.
Is hij eenmaal klaar, dan verheugen de aanwezigen zich al op zijn afsluiter, aan het einde van de dag. Thuis wachten lauwe aardappels, want niemand wilde voortijdig vertrekken.

“Ach ja”, wordt vaak gezegd, “het is deze doelgroep”. Het blijven ambtenaren. Het blijven specialisten. Het blijven beleidsmakers. Die gaan altijd eerder weg. Complete nonsens, volgens Frans: als de dag goed in elkaar zit en de acts een integraal onderdeel uitmaken van het programma, wil niemand ze missen.
De ludieke afsluiting heeft zichzelf overbodig gemaakt. Deelnemers moesten zo nodig “getrakteerd” worden op grappig bedoelde trapeze werkers, pipo’s of stand-up comedians, die niet bij machte waren om de inhoud te analyseren en de programma onderdelen binnen een groter kader te plaatsen:”Vandaag ging het hier over astma geloof ik. Nou: Mijn vriendin heeft ook zoiets. Ik ken haar uit het café de blaffende hond” en de tenen stonden weer eens krom.

Bovenop de inhoud

Frans (Miggel voor vrienden) doet dat anders: bovenop de inhoud en met de doelstelling van de dag als leidraad. Humorvol, maar vooral inhoudelijk. Scherp, maar met respect voor alle deelnemende sprekers en meningen. Als afsluiter zet hij de punt, die iedere bijeenkomst nodig heeft; maakt hij de vertaling naar ‘wat gaan we morgen anders doen’. En omdat hij dat doet op lichte toon, voelt het niet als een opgedrongen dienstmededeling.

De columns van Frans zijn niet op voorhand thuis verzonnen. Dat kan niet. De columnist Miggelbrink gebruikt dat wat er op het podium en in de zaal gezegd wordt. En dat voel je. Hij houdt pas op met schrijven in de laatste minuut met de laatste opmerking van het congres. En dan stapt hij meteen, met frisse moed het podium op: de dag wordt gebundeld in vijftien minuten. Schrappen, strepen en een intensieve zoektocht naar wat het begin te maken heeft met het einde. Wat hebben de sprekers gemeen. Waar ligt de passie. Waar ligt het gevoel en wat doen we er morgen mee?
Inhoud staat voorop, maar komt nooit uit de verf zonder relativering. De dwarse kijk en vooral de verrassende invalshoek. Dat de staatssecretaris zelf  zegt dat ze het boegbeeld is, bijvoorbeeld: ”Deze staatssecretaris staat met de armen breeduit voorop de boeg van het schip van duurzaamheid … en dat lijkt veel op de poster van de film Titanic. Ik weet niet of dat de bedoeling was van deze staatssecretaris”.

Bovenal versterkt de column het gemeenschappelijke doel. Het maakt het concreet en het geeft ontspanning. Maar ook aanknopingspunten om tijdens de borrel samen anders naar het onderwerp te kijken: ”En het ging over ouders en professionals die samen dagelijks barrières oprichten door te beschermend te zijn …. en dat je daarin door kunt schieten. Dat zit in de genen van ouders. Ouders zijn misschien wel de grootste barrières, want ouders zijn bang voor ongelukken. Bang voor drukke wegen. Voor rolstoelers die vastzitten in de modder. Want het gaat om gelukkig zijn”.
Deze manier helpt mensen informatie verwerken, concreet maken en relativeren:”Toen was er een pauze en moest iedereen elkaar anders vasthouden, zo werd gezegd. Nou, dat vonden de wethouders wel leuk. Dat is nog eens leuke politiek. We komen hier vaker lachten de wethouders. Wie wil me vasthouden. Maar daar was dan weer niemand voor te vinden”.
Iedereen in de zaal heeft hetzelfde meegemaakt. De humor en relativering van de column versterken dat gemeenschappelijke gevoel.

Referenties

Frans Miggelbrink is de vaste columnist bij politiek cafe Piment van Wouke van Scherrenburg en vaste columnist bij Cobouw café. Een door Nederland rondtrekkend café voor bouwend Nederland.

“Frans Miggelbrink weet net de juiste puntjes uit een gesprek op te pakken om het verhaal ‘smeuïg’ en voor het publiek herkenbaar te presenteren. Je krijgt als publiek heel direct, maar zeker ook op een hilarische manier een spiegel voorgehouden. Dit werkt uitstekend als intermezzo binnen een inhoudelijk programma”. Maryse Maes Communicatieadviseur i.o.v. Provincie Zuid-Holland

 

Eubea nominatie: dagvoorzitter, meeting designer en opdrachtgever gaan hand-in-hand

26 september 2016
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

We zijn ongelofelijk trost dat we op de shortlist staan voor de European Best Event Awards. Onze nominatie in de categorie Meeting Design toont het belang van een naadloze integratie van dagvoorzitterschap en programma-ontwerp. In dit project werkten onze klant Westland Kaas, meeting design bureau MindMeeting en dagvoorzitter.nl samen als een Siamese drieling. De gezamenlijke inspanningen van alle drie de partijen waren de belangrijkste voorwaarden voor het succes van het twee-jaarlijkse Westland Familie Congress: in onze visie kan alleen een perfecte combinatie van doelen, ontwerp en dagvoorzitterschap leiden tot echte resultaten.

Eubea 2016

“Dit was het beste familie congres ooit”, zegt Desiree Westland, één van de leden van de organisatie commissie, “en tijdens het proces hebben we zó veel lol gehad!”
Iedere twee jaar organiseert de Westland familie een congres: alle aandeelhouders uit de familie praten dan over de specifieke uitdagingen van een familiebedrijf. Na twee – in hun eigen woorden – ‘middelmatige edities’, wilden ze voor 2016 is dat speciaal zou zijn en echt effectief.
De jongste generatie aandeelhouders was verantwoordelijk voor het congres van 2016. Aanvankelijk vroegen ze dagvoorzitter.nl alleen maar om simpelweg een gespreksleider te leveren. Hun bereidheid om naar iedere mogelijke suggestie te luisteren, bleek de start van een unieke samenwerking.

Doelen

Onze eerste bijeenkomst was meteen een feestje: De familie zat vol wilde, creatieve ideeën. En wij houden daarvan (en als snel ook van hen). Desondanks vroegen we ze om alle thema’s, werkvormen en zo verder nog even te vergeten. We overtuigden ze ervan, om eerst heldere doelen te bepalen.
En zo startte de gespreksleiding al ver voor het evenement – zoals het hoort. Aan de hand van de Event ROI Institute’s methodologie, bespraken we tot in detail, wat de commissie wilde dat de concrete uitkomst zou zijn van het congres. Ook interviewden we een zorgvuldig geselecteerde groep ‘doorsnee familieleden’. Het hielp ons aannames te voorkomen en echt inzicht te krijgen in wat de familie wil … en wat niet.
Dit was waarschijnlijk de dapperste stap van de congres commissie. En het was een cruciale in het creëren van het perfecte programma!

WP_20160409_09_50_14_Pro__highres        WP_20160409_11_50_57_Rich__highres

Budget

De volgende belangrijkste beslissing van deze dappere opdrachtgevers, was om het leeuwendeel van het budget te reserveren voor het ontwerp van een goed programma, en de uitvoering daarvan. En dat voor een familie, die tot nu toe gewend was om als eerste stap een 5-sterren hotel met top-keuken te boeken.
Deze keer gingen zde pas op zoek naar een passende locatie, nadat de voorwaarden volledig duidelijk waren. Eerst besloten we, welke omgeving het beste zou helpen om het meeting design in praktijk te laten komen, onder leiding van de dagvoorzitter. En pas toen boekten ze De Kapellerput. Dat bleek overigens de beste locatie ooit: ze begrepen het programma echt en ze gingen tot het uiterste om de dagvoorzitter perfect te late functioneren. Dank daarvoor!

Ontwerp

Toen de doelen eenmaal helder waren, waren we klaar om te gaan ontwerpen. Als dagvoorzitter is programma-ontwerp een natuurlijk onderdeel van je functie: uit ervaring weet je wat werkt en dus ben je de perfecte persoon om de klant van advies te dienen. tegelijkertijd moet je weten, waar je grens ligt. En dus besloten we om in dit geval een fikse dosis specifieke meeting design kennis binnen te halen. Natuurlijk wilden we de beste, en dus werkten we samen met MindMeeting’s Mike van der Vijver; algemeen beschouwd als één van ‘s werelds beste meeting designers.
Zo werd de Siamese tweeling een drieling: de Westland familie bracht haar vakkennis en enthousiasme in, Dagvoorzitter.nl deed daar zijn inhoudelijke en conceptuele kracht bij en MindMeeting voegde cresativiteit en een beproefde methodologie toe.

In twee bijeenkomsten leidde Mike van der Vijver ons door een briljant proces. De familie bleken erg ontvankelijk voor zijn aanpak en de manier waarop Mike een programma kneedt. Uiteindelijk was het Matthias Westland, die zei: “het voelt een beetje, alsof we een eerste schooldag aan het ontwerpen zijn”… en zo werd het Expercience Concept geboren.
Met alle input ging Mike aan het ontwerpen. En omdat wij gespreksleiders zijn in hart en nieren, hielpen wij hem natuurlijk in onze rol als sparring partner. Mike zegt over het proces: “Het is uitzonderlijk, dat een klant de lef en de toewijding heeft om het het ontwerp proces echt goed te doen. De congres commissie vertrouwde volledig op dagvoorzitter.nl en waren daardoor ongelofelijk makkelijk om mee samen te werken”.

WP_20160409_12_47_37_Rich__highres      WP_20160409_12_43_14_Rich__highres

Uitvoering

Ook de uitvoeringsfase kenmerkte zich door volledige co-creatie. De familie nam zelf het grootste deel van planning en productie op zich, als volleerde event managers. Ze vonden de perfecte locatie en decoreerden hem tot in perfectie, in lijn met de gewenste ‘eerste schooldag’ ervaring. Verder ontwierp één van de nichtjes een ‘vriendenboekje’ en het Westland-familiespel; dat werd gespeeld, nadat de deelnemers zelf de regels en opdrachten bedacht hadden.
Dagvoorzitter.nl zocht de best passende gespreksleider voor de gelegenheid en vond in Kim Coppes de perfecte schooljuf. De ‘klas’ liep weg met haar! Ze doorgrondde het meeting design en begreep wat de deelnemers wilden. Over de bijeenkomst zegt Kim: “Het ontworpen programma paste perfect bij de inhoud en de doelen. Het meeting design was geschreven met veel liefde: verbeeldingskracht en effectiviteit to in het kleinste detail. Dat maakte het voor mij heerlijk en makkelijk om te modereren”.

Conclusie

Voor effectieve bijeenkomsten met werkelijke ROI, moeten doelen, meeting design en dagvoorzitterschap volledig geïntegreerd zijn. Zonder enige twijfel, laat ditproject zien dat dit geldt voor iedere bijeenkomst; zelfs de kleinere met beprekte budgetten. Of, zoals Desiree Westland het verwoordt: “We werden steeds weer verrast, iedere stap van het proces. En iedere verrassing bleek nog effectiever dan we ooit hadden kunnen hopen. Dit was een speciaal project, in ieder opzicht. En we zijn apetrots, dat dit óns project was”.

We kunnen alleen maar hopen, dat de Eubea jury de waarde van dit verhaal ziet en ons de beker gunt.

Jan-Jaap In der Maur

Gratis dagvoorzitter? 5 tips om hem te vinden!

10 maart 2016
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Voor veel events is het een impasse: je wilt wél de professionele dagvoorzitter die je event precies de juiste toon geeft, alles in goede banen leidt en je opdrachtgever euforisch de champagne laat ontkurken. Maar je níet het budget dat past bij die doorgewinterde professional. Gelukkig hoeft niet alles van waarde duur te zijn.

gratis

 

Er zijn verschillende dagvoorzitters die hun diensten in ruil voor extra aandacht, de belofte van meer opdrachten in de toekomst of de exposure aan het juiste publiek met korting of zelfs om niet willen aanbieden. Zeker goede doelen, NGO’s en non-profit sector weten de weg naar deze event-professionals goed te vinden. Het blijft echter wel een precaire vraag; “..kun je ook voor minder..”. Immers: de professionele dagvoorzitter, moderator en presentator ziet het niet als een snabbel, en zal dus ook de voorbereiding  gedegen  aanpakken. Je vraagt hem of haar in feite dus niet zo maar om even iets minder te factureren; maar eigenlijk dus om de hoeveelheid tijd en toewijding voor je event te herschalen.
Vaak wordt er alleen gekeken naar gage of dagtarief en niet naar het aantal uren dat de gevraagde professional bereid is voor dat bedrag te investeren. Het is goed om dat te beseffen, alvorens iemand te vragen zich voor 100% in te zetten, maar dan wel graag voor 50% van de prijs of als het kan zelfs voor niets.
De vraag die interessant is om te stellen, is dan ook of de dagvoorzitter wel de juiste persoon is om op de bezuinigen. Of kan er ruimte gewonnen worden bij de inkoop op catering? Licht? Locatie? Soms gaat dat niet. En komt het toch echt aan op de bereidwilligheid van die ene perfect passende dagvoorzitter die je op het oog had voor deze productie.

Voor dat geval een aantal tips;

• Vind de professional die  al een connectie heeft met het thema of doel van het event. Heeft de dagvoorzitter iets met sport of duurzaamheid?

• Ga op zoek naar zijn/haar reden om hieraan belangeloos te willen meewerken. Heeft zij zelf misschien ook ontwikkelingswerk gedaan? Of heeft hij ooit gecollecteerd voor de hartstichting?

• Probeer ‘alternatieve waarde’ aan te bieden. Misschien heeft de opdrachtgever geen geld, maar wel een mediapartnership en kun je een interview of advertentie regelen. De traditionele manier van alternatieve waarde is de betaling in natura: er zijn dagvoorzitters, waarvan bekend is dat ze veel doen voor 4 kistjes Rioja Reserve.

• Zoek naar de mogelijkheden voor een langere samenwerking. Misschien is het voor de betreffende presentator of dagvoorzitter ook wel interessant om voor langere tijd aan een merk, doel of thema verbonden te zijn en kun je samen zoeken naar hoe zich dat vertaalt in een alternatieve waarde of misschien een inkoopvoordeel voor meerdere events. Er zijn al voorbeelden van organisaties die een abonnement hebben op een dagvoorzitter en voor een paar honderd euro per maand recht hebben op de inzet van de diensten van de presentator op een aantal momenten in het jaar.

• Ook loont het de moeite om internet en social media in gaten te houden op signalen van professionals, die zich om verschillende redenen actief aanbieden met korting of zelfs gratis. De redenen zijn uiteenlopend; van een rustige maand, tot de kans om zich te profileren voor nieuw publiek of werkelijke maatschappelijke betrokkenheid.

lars zwart wit

Een professional die dit al een aantal jaren doet, is Lars Sørensen. Ieder jaar geeft Sørensen zichzelf een aantal dagen weg via socialmedia onder de noemer #LarsForFree. Lars is expert in Live Communicatie en Eventdesign, veelgevraagd dagvoorzitter en was in 2014 nog genomineerd dagvoorzitter van het jaar.

Iedereen kan een aanvraag doen. Een onafhankelijke commissie gaat over de toekenning van de 3 dagen #LarsForFree. Eerdere winnaars waren: War Child, NOC NSF, Expeditie Geluk, Universiteit Groningen, Platform 50+ Power, Circle Lab en De Duurzaamheidsfabriek.

Een buitenkansje dus. Aanvragen kunnen vanaf 1 maart  ingezonden worden. Kijk voor meer informatie op de homepage van Lars of neem contact op via info@dagvoorzitter.nl.

Lars Sorensen

 

Asielzoekers in het dorp: gespreksleiding tijdens een inspraakavond

14 oktober 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

De mogelijke komst van een asielzoekerscentrum blijkt meestal goed voor heftige emoties en veel vragen. En laat dat nu net de specialiteit zijn van Marion van der Voort: Een stevige dagvoorzitter die een dergelijke avond tot een goed einde brengt. In haar vele jaren ervaring met juist dit soort bijeenkomsten ontwikkelde ze haar eigen set randvoorwaarden voor een succesvolle bewoners- of inspraakavonden.

WEZEP - Info avond AZC Voor Harmieke Paters COPYRIGHT Wilbert Bijzitter

 

Marion van der Voort stond in verschillende gemeentes te midden van honderden boze bewoners voor de taak om bewoners aan het woord te laten en bestuurders hun verhaal te laten vertellen: “Bij heftige emoties en dreigende tweespalt in een gemeenschap weet je vooraf dat een debat geen feestje wordt. Maar vaak is een dergelijke bijeenkomst wel nodig om lucht te geven aan emoties”.

Het gemeentebestuur wil een begin gesprek op gang brengen met bewoners over vragen, angsten en meningen over de mogelijke komst van een asielzoekerscentrum. Het COA wil vooral graag informatie geven. Boze bewoners grijpen de kans aan om hun ongenoegen luid te uiten. Marion brengt deze drie spelers bij elkaar met haar vaste ‘wetten’ voor bewoners- en inspraakbijeenkomsten:

Onafhankelijkheid

Onafhankelijkheid van de voorzitter is altijd essentieel. Het wantrouwen bij een deel van de bevolking is immers groot en velen hebben het gevoel, dat ‘alles toch al voorgekookt is’. Het is daarom ook erg belangrijk deze onafhankelijkheid meteen aan het begin sterk te benadrukken, zegt Marion: “En je moet dit gedurende de bijeenkomst blijven herhalen. Niet door te zeggen dat je onafhankelijk bent, maar vooral door dat te laten blijken. De burgemeester krijgt dezelfde behandeling als de buurvrouw van nummer 16, in procedure én in scherpte van vragen”.

Codering

Een goede bijeenkomst begint met het zetten van de toon. Deelnemers weten zo meteen wat hun rol en ruimte is. Marion kiest ervoor om eerst een paar bewoners aan het woord te laten, voordat de feitelijke toelichting begint: “Daarmee maak ik ze direct duidelijk dat bewoners tijd en gelegenheid krijgen om hun woordje te doen en dat ook hun mening telt. Dat geeft iets meer rust in de eerste, cruciale minuten. En daar heb je de rest van de bijeenkomst profijt van”.

Interactie

Presentaties en lange monologen zijn bij deze bijeenkomst uit den boze. Het gaat er immers om, alle partijen met elkaar in gesprek te brengen; hoe moeilijk de relatie ook is.
Daarom voert Marion vraaggesprekken met de bestuurders in plaats van ze te laten zenden. Met korte, krachtige tussenvragen kan ze bijvoorbeeld de burgemeester aanspreken op de vragen die in de zaal leven. De bewoners voelen zich daarmee vertegenwoordigd en de emotie uit de zaal wordt gekanaliseerd. “Het gaat mij altijd om de vraag achter de vraag die mensen stellen. Ik toon werkelijke interesse in hun betoog en adresseer de essentie. Om vervolgens te zorgen dat de bestuurder daar een helder antwoord op geeft.”

Controle

Hoewel het draait om de bewoners, mogen die op geen enkel moment ‘de orde’ over nemen. De gespreksleider moet – ten dienste van alle partijen – steeds de leiding hebben. De gouden regel dat de microfoon in handen van de voorzitter blijft, is cruciaal. Evenals duidelijke regels vooraf over het woord voeren. “Gelijke behandeling betekent dat noch de buurvrouw, noch de burgemeester de microfoon zelf mag vasthouden. Dat is juist voor een burgemeester wel even wennen. Maar tijdens die avond heb ik de leiding en niet de burgemeester”, aldus Marion

Spelregels

Eén van de belangrijke aandachtspunten is het in stand houden van een minimaal fatsoen. De kunst daarbij is om dit fatsoen te kanaliseren, zonder de achterliggende zorg of angst de kop in te drukken. Marion haar aanpak is helder: “Extreme standpunten, vol van emotie zijn toegestaan. Ik vertaal deze in al hun scherpte, maar laat daarbij de scheldwoorden weg. Daarmee wordt de toon gezet en geef ik zelf het goede voorbeeld”.
Mensen afkappen die in hun emotie kwetsende dingen roepen is best lastig, maar blijkt noodzakelijk om escalatie te voorkomen. En zo balanceert Marion tussen de partijen die recht tegenover elkaar staan. Want hoe luider de tegenstanders van de komst van een asielzoekerscentrum zich roeren, hoe dieper de voorstanders geraakt worden. Beiden moeten respectvol het woord kunnen voeren. Marion fungeert als bliksemafleider, scheidsrechter, relativerende factor en baken voor de sprekers. Altijd zoekend naar de nuance en het evenwicht tussen meningen.

Voorbereiding

Goede voorbereiding is noodzakelijk. De voorzitter moet de cruciale feiten en gevoeligheden kennen. Dat is belangrijk om de gesprekonderwerpen te herkennen, die iets meer tijd en ruimte nodig hebben. Of juist alert te zijn op zijpaden die niet bewandeld moeten worden en in te grijpen zodra die in beeld komen. Beleidsnotities, het krantenarchief maar ook sociale media kunnen een bron van informatie zijn.
“Ik probeer bij de ontvangst in de hal te staan om de stemming te peilen en eventueel vast van mensen te horen wat zij van de avond verwachten. Vaak herken je dan ook de smaakmakers van de avond en kun je vast kennis maken. Het helpt als je elkaar al even in de ogen hebt gekeken. Bij avonden met 500 bezoekers is dat wat lastiger. Verwacht niet dat er tijdens zo’n informatieavond een gesprek op niveau plaatsvindt. Feitelijke informatie zenden draagt niet bij aan het beteugelen van emoties. Nuance houdt geen stand, als de standpunten verharden. Maar het is een begin van een gesprek. Als de avond zonder incidenten verloopt, kunnen de echte gesprekken later plaats vinden in kleinere groepen over de wezenlijke vragen en angsten die een rol spelen. Om dan te komen tot afspraken”.

Dit is waar gespreksleiders als Marion van der Voort en Hans Etman aan bij willen dragen, als de gemoederen verhit raken. Dat is een belangrijke, maatschappelijke taak die soms veel eist van een dagvoorzitter.
Deze mensen zijn in staat de heftigste bijeenkomsten te leiden. De enige uitzondering: echte idioten zijn niet te modereren.

 

Stront aan de knikker? Vraag Hans Etman!

5 februari 2015
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Steeds vaker worden onze gespreksleiders ingezet bij bewoners-/inspraakavonden en andere gelegenheden, waar ‘stront aan de knikker is’. Getuige onderstaande artikelen, deed collega Hans Etman fantastisch werk voor Sportvereniging Agilitas.
Strijdende partijen binnen de vereniging stonden elkaar zelfs voor de rechter ‘naar het leven’. Hans wist van de ALV een constructieve bijeenkomst te maken, waar de basis werd gelegd om als één saamhorige club verder te kunnen.

_MG_7857

 

Lees hier wat de lokale pers er over schreef:

De Bunschoter, voorpagina:
“Mede dankzij de ontspannen en kiene leiding van externe voorzitter Hans Etman bleven binnenbrandjes uit en voerde ondanks de tegenstellingen contructief denken toch hoogtij”.
Lees hier het hele artikel.

De Bunschoter, pagina 7, citaat van de nieuwe voorzitter Voorbach:
“Ik vond het wel spannend. Vooral of het zou lukken om de emoties die los zouden komen, te kunnen beteugelen. Dat is  goed gelukt … De externe voorzitter heeft daar zeker een positieve rol in gespeeld”.
Lees hier de volledige tekst.

 

Stand van het vak: de puberteit

3 februari 2015
Categorieën: Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Het begint een mooie traditie te worden: aan het begin van het jaar geven wij onze visie op ‘de stand van het vak’. Voor ons gevoel zit het dagvoorzitterschap midden in zijn puberteit: alle basisvaardigheden zijn inmiddels aangeleerd, maar er is nog ervaring en groei nodig om ze echt effectief in te zetten.
Om van ons vak een werkelijk volwassen professie te maken, moet nog een aantal stappen gezet worden.

puistige puber

Professionalisme

Nog niet eens zo heel lang geleden was het dagvoorzitterschap vooral een fijne, goed betaalde schnabbel. Natuurlijk zijn de ‘klussers’ die het alleen maar doen voor het geld nog niet helemaal uitgestorven, maar gelukkig groeit de groep gespreksleiders die hun vak serieus nemen gestaag.
Maar er is nog een stap te zetten: op dit moment zijn dagvoorzitters vooral autodidacten. Ze hebben het vak onder knie gekregen door het veel te doen, goed naar zichzelf te kijken en voortdurend te schaven aan hun prestaties. Wij verwachten dat een volgende generatie moderatoren de eerste zal zijn, die bewust gaat kiezen voor het vak van dagvoorzitter. Zij zullen de eersten zijn, die stap voor stap getraind gaan worden in alle facetten van het vak.
Natuurlijk worden er al een aantal trainingen aangeboden. Zelf leiden we  - met veel succes – mensen op in de workshop Leren Modereren. Maar dan heb je het nog niet over een volwaardige beroepsopleiding tot dagvoorzitter-gespreksleider. Het kan in onze ogen niet lang meer duren, voordat dagvoorzitters een echt diploma gaan halen aan het eind van een breed opleidingstraject van misschien wel meerdere jaren.

Toegevoegde waarde

Met het verder professionaliseren van het vak, zal ook de toegevoegde waarde toenemen. We zullen steeds meer los komen van het inzetten van een dagvoorzitter, zonder dat duidelijk is wat dit oplevert. We zullen steeds meer groeien naar een situatie waarin de rol van de dagvoorzitter meetbaar gemaakt wordt en de keuze voor een bepaalde dagvoorzitter een hele bewuste wordt.

Rol van de dagvoorzitter

Omdat de aard van bijeenkomsten verandert, verandert de rol van de dagvoorzitter mee. We zitten midden in de beweging: het zenden van grote hoeveelheden informatie sterft – al is het langzaam – uit. Informatie kun je immers overal vinden. En dus komt er een groeiende focus op het inzetten en interpreteren van kennis en informatie.
Voor de dagvoorzitter betekent dit, dat zijn rol verschuift van presentator naar motivator, coach, het laten ondergaan van een ervaring, het wegen van feiten, het helpen informatie te vertalen naar de praktijk en die concreet toe te passen.

Van hip naar effectief

De waardering voor de rol van de dagvoorzitter groeit, maar is wel nog een vrij oppervlakkige. Misschien zijn we op dit moment wel de DJ van het bedrijfsleven: hip, maar zonder echte waarde. Daarom zie je nog te veel platgetreden paden: uitgekauwde formats, die vrij willekeurig ingezet worden. Dagvoorzitters die één kunstje heel goed beheersen en dat dan ook altijd doen; te pas, maar ook vaak te onpas.
Om volwassen te worden moeten we toe naar goed opgeleide dagvoorzitters, die alle facetten van het vak beheersen: groepsdynamiek, psychologie, theater, debat, interviewtechniek, gamification, eventtechnology… en ga zo maar door. We moeten toe naar gespreksleiders, die niet zo maar wat doen op basis van hun gevoel, maar die bewuste keuzes maken in toon, tempo en stijl.
De inzet van een dagvoorzitter moet een meetbare grootheid worden, op basis van heldere criteria. Pas dan mag het vak zich volwassen noemen.

Jan-Jaap In der Maur

Moderation design: een prachtige symfonie

21 oktober 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

De dagvoorzitter is als de dirigent van een symfonie-orkest: het is aan jou om het werk van de componist zo goed mogelijk uit te voeren en je publiek in vervoering te brengen. Daarom is het  onvoorstelbaar: een dirigent die de bladmuziek pas voor het eerst in kijkt, vlak voor hij het podium op stapt; die niet na heeft gedacht over de vertaling die hij wil geven aan wat de componist bedacht heeft. Net zo min is het denkbaar, dat een dagvoorzitter volledig vertrouwt op wat zijn gevoel hem tijdens de bijeenkomst zelf ingeeft. En toch gebeurt dat nog (te) veel.

Conductor

De dirigent verdiept zich in de compositie en de bedoelingen die de componist daarmee had. Voor een deel liggen die duidelijk vast, maar voor een ander deel geeft de dirigent er zijn eigen interpretatie aan.  En net zo zou iedere dagvoorzitter zich moet verdiepen in het Meeting Design: een goede bijeenkomst is met grote zorg en tot in detail ontworpen en dan ben jij , de dagvoorzitter, degene die moet zorgen dat jouw interpretatie leidt tot een (meer dan) geslaagde bijeenkomst.
Iedere dagvoorzitter zou voor zichzelf een zogenaamd  ’ Moderation Design’ moeten uitwerken: de bewuste keuze in toon, tempo en stijl om het ontwerp van de dag zo effectief mogelijk ‘op te voeren’.

Toon:
Afhankelijk van de opbouw van de dag, kies je steeds wisselende manieren om de deelnemers aan te spreken. Je kunt scherp openen, omdat de opbouw van de dag vraagt dat je mensen eerst confronteert met een aantal zaken. In andere gevallen dicteert het Meeting Design een open en uitnodigende toon, bijvoorbeeld als het onderwerp gevoelig ligt.
Vervolgens pas je in de loop van de bijeenkomst je toon een paar keer heel bewust aan: na scherpte geef je ruimte voor reflectie, bijvoorbeeld. Of je schakelt door naar een zakelijke toon, als de uitnodigende opening zijn effect heeft gehad. Het is maar net wat je wilt bereiken.

Tempo:
Een goed Meeting Design maakt ook keuzes die te maken hebben met dynamiek: rust voor reflectie is op zijn tijd net zo belangrijk, als dynamiek en snelheid op andere momenten. Nadat mensen in hoog tempo overladen zijn met informatie of inspiratie, hebben ze tijd nodig dit te verwerken. En vervolgens kan het zaak zijn dit te vertalen naar concrete afspraken of maatregel, waarbij het tempo weer omhoog moet.  Die constante en bewuste wisseling in tempo houdt de deelnemers bij de les en zorgt dat ieder programma-onderdeel precies doet wat het moet doen. Toon en tempo hangen uiteraard nauw samen.

Stijl:
In het boek ‘Into the heart of meetings’ wordt gesproken over ‘facilitation  style’: een hele precieze omschrijving van de aanpak door de dagvoorzitter in een paar woorden. Dat kan entertainend zijn, bombastisch, dynamisch, beheerst, beschouwend, en ga zo maar door. Je kunt de rol aannemen van de journalist, de coach, de hofnar, de advocaat van de duivel etc … De mogelijkheden zijn oneindig en dus is het zaak hier veel tijd en aandacht aan te besteden.

Een goed Moderation Design maken is een proces dat begint bij het Meeting Design en een goede briefing van de gespreksleider. Vervolgens wordt er in de aanloop naar de bijeenkomst voortdurend aan geschaafd. Uiteindelijk gaat de dagvoorzitter het podium op met een helder idee, wat hij gaat doen op welk moment.
Maar let wel: toon, tempo en stijl mogen nooit in beton gegoten zijn. Iedere meeting kent moment dat het anders loopt dan gepland, en dan moet je het Moderation Design ter plekke aan kunnen passen. Dat moet altijd ‘on the spot’, dus ook dan is het heel belangrijk dat de dagvoorzitter zich tot in detail heeft verdiept in doel en ontwerp van de bijeenkomst. Alleen dan kan hij in een fractie van een seconde de juiste aanpassingen maken.

Tot slot: het Moderation Design is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van Meeting Owner, Meeting Designer en dagvoorzitter. Pas als ze allemaal bereid zijn erin te investeren én op het juiste moment bereid zijn de ander te vertrouwen, komt het echt tot zijn recht.

Jan-Jaap In der Maur

 

Professionele dagvoorzitters: Eenoog doet ook maar wat

12 juni 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Een flink aantal dagvoorzitters noemt zich ‘professional’. En met recht: ze doen hun opdrachten niet als snelle bijverdienste, maar leven echt voor hun vak. Ze leveren aantoonbaar meerwaarde ten opzichte van de ‘amateurs’.
En toch is het vak dagvoorzitter nog lang niet volwassen. We zijn Рin alle eerlijkheid Р̩̩noog in het land der blinden. We doen dingen beter dan anderen, op basis van ervaring en een beetje kennis. Maar als je eerlijk bent, doet ̩̩noog zo nu en dan ook maar wat.

cycloop

Onze branche verandert. Er komt steeds meer focus op ROI en meeting design. Dat betekent – gelukkig – dat het belang van een goede dagvoorzitter prominenter zichtbaar wordt. Maar het betekent ook dat zichtbaar wordt welke groei dagvoorzitters nog door moeten maken, om het een werkelijk volwassen vak te mogen noemen.
Wij denken, dat éénoog op een paar vlakken bij moet leren:

Moderation design:
Dagvoorzitters kiezen maar weinig bewust voor een bepaalde toon, tempo of stijl. Als je de bijeenkomst werkelijk naar zijn doel wilt helpen, kun je hier niet om heen.
Iedere gespreksleider moet in zijn voorbereiding zijn aanpak tot in detail voorbereiden: betekent het meeting design dat ik confronterend begin of juist uitnodigend? Waar in het programma breng ik rust en waar voer ik het tempo op? Welke stijl kies ik voor het interview? Is er bij een bepaald onderdeel ruimte voor een luchtige aanpak, of blijf ik serieus?
We komen er simpelweg niet meer mee weg, om dit op de dag zelf te beslissen op basis van wat ons gevoel ons ingeeft. Binnenkort een uitgebreidere blog hierover.

Vaardigheden:
We kunnen allemaal een interview doen, interacteren met de zaal, een debat leiden, een spreker aankondigen en werkvormen bedenken/begeleiden. Het zijn de basisvaardigheden van het vak. Maar hoe goed zijn we er nu eigenlijk in? Nemen we ons vak serieus genoeg om te trainen op onze zwakke plekken? Ik denk dat veel vakmensen deze vragen met ‘nee’ moeten beantwoorden.
Ik vind dat iedere dagvoorzitter met regelmaat verdiepingscursussen of volledige opleidingen moet volgen in de echte dagvoorzitters-vaardigheden.

Zelfkennis:
Ieder mens heeft een ‘fabrieksinstelling’: je persoonlijkheid. Die is deels flexibel en binnen grenzen kun je jezelf anders programmeren, al is het maar voor de duur van een bijeenkomst. Maar daar zitten grenzen aan en dus is het voor een dagvoorzitter belangrijk, zich bewust te zijn van zijn/haar ‘default stand’.
Met die kennis kun je twee dingen doen: je moderation design zo bijschaven, dat jouw persoonlijkheid maximaal bijdraagt aan het halen van het doel van de dag. En belangrijker nog: weten wanneer jouw karakter een succesvolle bijeenkomst in de weg staat en dan besluiten dat je de opdracht aan een ander laat.
En feitelijk geldt hetzelfde voor je vaardigheden. Natuurlijk kan ik een spreker aankondigen, maar presenteren is niet mijn sterkste punt. Ik zal daarom altijd proberen te beginnen met interactie. En als het programma (bijna) volledig leunt op presentatievaardigheden, stuur ik een ander.

Wetenschap:
Dagvoorzitters doen veel op gevoel; en dat doen ze goed. Maar wat weten we nu eigenlijk van psychologie, de werking van de hersenen, groepsdynamica, biologie en ga zo maar door? Door kennis op die gebieden te vergroten, kun je je vak beter uitoefenen.
De Meetology Group is hier mee bezig: ze doen onderzoek naar het functioneren van bijeenkomsten en vertalen dat terug naar effectievere meetings en gespreksleiding. En ook Meetovation is bezig allerlei wetenschappen bij elkaar te brengen. Wat ons betreft verplichte kost voor dagvoorzitters.

Kunst en cultuur:
Muziek, film, grafisch ontwerp, schilderkunst, toneel. Ze kunnen de standaard bijeenkomst naar een ander niveau helpen tillen, door ze bewust toe te passen in het meeting design. Aan ons dagvoorzitters de taak, te weten wat dit met mensen doet; hoe je er gebruik van kunt maken om interactie te sturen.

Jan-Jaap