J2

Stel je voor: je zoekt een dagvoorzitter/discussieleider of een spreker. Wie is dan de juiste man of vrouw voor jouw evenement? Om de selectie uit al die duizenden kandidaten – binnen of buiten je eigen organisatie, vrijwillig of professioneel, bekend of onbekend - wat makkelijker te maken, kun je de volgende vragen beantwoorden:

-                     wat wil je dat je publiek beleeft: nieuwe inzichten, gedragsverandering, plezier, diepere gedachten, ontroerende momenten, nieuwe vaardigheden, etc?

-                     wat is de doelgroep … gedetailleerd! Vaak wordt deze vraag te oppervlakkig beantwoord; neem de tijd om je doelgroep tot in detail te omschrijven en begrijpen;

-                     omschrijf in één woord, wat je thema is;

-                     wat houdt je doelgroep op dit moment het meest bezig: wat is hun grootste angst/bedreiging? En hoe ziet hun ‘ideale wereld’ eruit?

-                     wat is de belevingswereld van je doelgroep: denken ze nationaal of internationaal; beperkt hun visie zich tot de eigen markt of denken ze over grenzen heen; valt hún doelgroep binnen bijvoorbeeld één generatie of een bepaalde cultuur; gaat het goed of slecht met ze, etc?

Gewapend met antwoorden op deze vragen kun je een stuk makkelijker schiften in alle websites, bestanden van sprekersbureaus en andere informatie.

En natuurlijk  mag je mij bellen. Ik zal je graag met raad en daad terzijde staan en mijn netwerk tot je beschikking stellen.

Interviewen is een vak. Goede en vooral slechte voorbeelden daarvan zien we dagelijks op televisie.

Veel topmanagers willen met enige regelmaat hun mensen toespreken en kiezen dan vaak voor een statement op bijvoorbeeld DVD of via intranet.

Andere bedrijven willen een serie mensen (laten) ondervragen over een bepaald thema. Een montage van alle reacties wordt verspreid binnen de organisatie of vertoond op een congres.

De rol van de interviewer wordt daarbij vaak onderschat. In het slechtste geval wordt er voor gekozen alleen een cameraploeg in te huren: zij kunnen de sprekers weliswaar mooi in beeld brengen, maar verder is degene voor de camera geheel op zichzelf aangewezen.

Gelukkig wordt er vaak wel gekozen voor een vragensteller, maar wordt daarvoor de verkeerde persoon aangewezen. Een filmregisseur bijvoorbeeld is gewend iemand visueel goed over te laten komen, maar zal zich niet bezig houden met de feitelijke inhoud van het verhaal.

Een journalist kan natuurlijk vragen stellen, maar is vooral gewend ‘confronterend’ te ondervragen op zoek naar ‘hard nieuws’ en dat is echt iets anders dan gericht een boodschap communiceren. Een collega als interviewer – tot slot - is weliswaar helemaal ingevoerd in de materie, maar heeft niet voldoende afstand om opbouwende kritiek te kunnen geven.

Waar bedrijven doelgericht voor zouden moeten kiezen, is een ‘coachend interviewer’: iemand die de spreker op zijn gemak stelt en hem laat voelen dat het ook zijn doel is het verhaal zo goed mogelijk over het voetlicht te krijgen.

Iemand dus die zich verplaatst in de interviewee en zijn boodschap. Iemand die zich tegelijkertijd bezig houdt met de vraag wie de doelgroep is en hoe die het beste aangesproken kan worden.

Het verdient dan ook de voorkeur deze interviewer in een vroeg stadium bij de communicatie te betrekken, zodat al in de voorbereiding gewerkt kan worden aan het meest effectieve interview. Een ‘coachend interviewer’ is meer dan een vragensteller: hij is communicatiespecialist, consultant, imagodeskundige, vertrouwensman en regisseur in één.

De meeste bijeenkomsten die ik leid hebben een helder doel; dat is goed. Maar ze hebben vaak ook een vooraf zorgvuldig en minutieus vastgesteld eindresultaat en dat vind ik soms jammer.

Ik zou graag zien dat organisatoren van evenement, congressen, seminars, enzovoort wat vaker het lef zouden hebben de bijeenkomst een open einde te geven en er op zouden durven vertrouwen dat het aan het eind toch de moeite waard is geweest voor alle aanwezigen.

Natuurlijk heeft een zorgvuldig voorbereidde presentatie voordelen: de boodschap wordt precies zo verteld, als de zender het bedoeld heeft. Maar komt zijn verhaal ook aan bij de luisteraar? Een meer open interview, met een dagvoorzitter die zich inleeft in de doelgroep, zou wel eens veel verrassender kunnen zijn en beter kunnen communiceren.

En een strak geleidde discussie, die aanstuurt op de gewenste conclusies is natuurlijk het meest veilig. Maar wordt de doelgroep ook overtuigd door de argumenten? En echt open gedachtenwisseling levert misschien wel veel meer op en geeft het publiek in ieder geval het gevoel dat er ook echt naar ze geluisterd wordt.

De meeste sprekers die ik tref op het podium weten heel goed waar ze het over hebben. Het zijn vakmensen die geloven in hun verhaal. Ze hoeven dus niet bang te zijn, dat ze ‘klem komen te staan’ en zouden er in mijn ogen op kunnen vertrouwen dat ook zonder een ‘georchestreerde bijeenkomst‘ hun punt vanzelf naar voren komt … zeker als de dag onder leiding staat van een kundig dagvoorzitter/discussieleider.  

Wereldwijd zijn er tienduizenden mensen die hun geld verdienen op het podium: sprekers, dagvoorzitters, discussieleiders, facilitators en moderators. Er zijn goede en slechte.

Het werken met een erkend bureau geeft enige zekerheid over de kwaliteit, net als het lidmaatschap van de Professional Speakers Association Holland. Maar dan nog blijft de vraag: hoe onderscheid je het echte podiumbeest van de prutser?

Ik zet een aantal criteria op een rij, die ik zelf hanteer. Een goede spreker of discussieleider:

-                     is een professional. Hoe je dat weet? Vraag eens hoe vaak hij optreedt, voor wie, hoe zijn aanpak is, of hij referenties op kan geven;

-                     past zijn optreden iedere keer weer aan bij de gelegenheid. Hij zal je daarom het hemd van het lijf vragen, voordat hij besluit voor jou het podium op te gaan: wat is het doel, wie is de doelgroep, wat is zijn rol in het programma, etc;

-                     wil weten, waarom je juist hém gevraagd hebt. Hij wil weet immers als geen ander dat sprekers vaak om de verkeerde redenen gekozen worden: iemand anders vond hem zo goed, er is te weinig tijd om de ideale kandidaat te zoeken, hij is de meest voor de hand liggende, etc. De echte professional wil dat je bewust voor hém kiest, zijn verhaal, zijn stijl, zijn aanpak … zodat zijn optreden naadloos aansluit bij het thema van de dag en de verwachtingen van publiek en organisator;

-                     kiest niet altijd voor de leuke boodschap, maar zoekt soms ook de confrontatie. Een vakman wil zijn publiek iets leren, het verder helpen en weet dat hij zijn luisteraars daarom soms uit hun comfortabele stoel moet schoppen;

-                     doet niet klakkeloos wat je vraagt. Hij zal je stimuleren ook eens te kiezen voor een prikkelende, vernieuwende invalshoek. Of voor een collega, omdat een onverwachte keuze voor nieuwe inspiratie kan zorgen.

Tot slot moet de passie voelbaar zijn. Wantrouw de mensen die beweren een echt podiumbeest te zijn, maar hun voorbereiding uitsluitend laten bestaan uit de mededeling ‘dat het wel goed komt’.

Ik zou de lijst met criteria graag uitbreiden, om zo het profiel van de ideale spreker te kunnen benaderen. Wie doet er suggesties?

In het streven naar effectieve evenementen, wordt vaak gebruik gemaakt van discussie: de dagvoorzitter voelt de directeur stevig aan de tand, een forum buigt zich over een aantal heikele kwesties, de zaal gaat in gesprek met het podium.

Jammer genoeg denken de organisatoren daarmee dé oplossing voor hun communicatieprobleem gevonden te hebben, terwijl met de keuze voor een discussie de zoektocht naar de beste vorm eigenlijk pas begint.

De meeste discussies verlopen identiek: iemand stelt een vraag, iemand geeft een antwoord, er wordt wat heen en weer geargumenteerd tot de dagvoorzitter vindt dat het tijd is om door de gaan naar de volgende vraag.

Vaak werkt dit uitstekend, maar net zo vaak had het effect veel groter kunnen zijn.

Ik zet een paar mogelijke alternatieve gespreksvormen op een rij:

Buzz-words:

Het doel van de discussie is vooral feiten vast stellen, zodat iedereen het eens kan worden over de gezamenlijke uitgangspunten. Vooraf worden daarom een paar buzz-words afgesproken: ik vind, ik denk, het schijnt … iedere keer als iemand die noemt, gaat er een zoemer en wordt er net zo lang doorgevraagd tot de feiten duidelijk zijn.

Ikke, ikke, ikke:

Afhankelijk van het doel wordt het woord ‘ik’ verboden of juist verplicht gesteld. In het eerste geval worden mensen daarmee gedwongen te kijken naar het bredere perspectief. In het tweede geval laten mensen vooral zien, wat hun persoonlijk raakt.

De overhoring:

Als de verwachting is dat aanwezigen vooral hun eigen stokpaardjes zullen berijden, is het belangrijk het luisteren naar elkaar te stimuleren. Iedereen wordt daarom verplicht het statement van zijn voorganger samen te vatten, voordat hij zelf zijn/haar stelling mag poneren. Of elke spreker moet minimaal één verdiepende vraag stellen aan zijn voorganger.

Rollenspel:

Waar twee verschillende wereld elkaar treffen, ontbreekt vaak begrip voor elkaars situatie. Dan kan het heel goed werken iedereen in de huid van de ander te laten kruipen. Door een buurtbewoner te laten uitleggen welke maatregelen hij zou nemen als wethouder, geef je de wethouder de kans te laten zien waarom dat voor hem niet realiseerbaar is.

Natuurlijk zijn dit maar een paar mogelijkheden; met elkaar in gesprek gaan kan op oneindig veel manieren. De kunst is iedere keer weer te kijken naar het doel en de deelnemers en op basis daarvan de ideale vorm te bepalen voor die specifieke gelegenheid.

Ik laat me graag inspireren door jullie reacties: wie doet er nog een paar suggesties?  

Gelukkig zijn steeds meer mensen bereid hun kennis te delen, waardoor niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Zelf doe ik dit onder andere binnen de Vereniging Goede Dagvoorzitters en de Professional Speakers Association Holland.
Mijn collega Gert-Jan Jansen legt op zijn website een verzameling ’supertips’ aan: verrassende, inspirerende sprekers en originele locaties. Dus hebben jullie suggesties die jullie willen delen, meldt deze dan op http://gjj.nl/supertips.html

En mocht ik dan een keer niet kunnen (of niet de juiste man zijn voor de gelegenheid), dan mogen jullie hem ook wel inhuren, hoor … dat is waar Goede Dagvoorzitters voor staat: samen het vak versterken, zonder bang te zijn voor concurrentie.

Leiderschap wordt jammer genoeg vaak verward met commanderen. Te veel leidinggevenden vervullen hun functie door hun personeel te vertellen hoe ze hun werk moeten doen. Te weinig managers durven vragen te stellen en discussie toe te laten.

Directief leiding geven leidt tot slechtere resultaten. Want laten we eerlijk zijn;  geen enkele leider is alleswetend en altijd honderd procent zeker van zijn zaak. Daarnaast is het ook een gegeven dat veel zogenaamde ‘ondergeschikten’ heel veel wél weten en vaak hele goede ideeën hebben. Maar wanneer zij zich niet vrij voelen om deze te uiten, zullen die ideeën nooit aan de oppervlakte komen. Kortom: alleen als de leider van de groep het lef heeft vragen te stellen en zaken open te bespreken, komen alle gezamenlijke kennis en visie bij elkaar en kan er een optimaal resultaat bereikt worden.

Waarom zetten dan toch zo weinig managers die stap? Ik denk omdat ze bang zijn aanzien te verliezen en de grip op ‘de groep’ kwijt te raken. En daar zit in mijn ogen het grootste misverstand: anderen vragen mee te denken sluit natuurlijk niet uit dat jij als leider de eindbeslissing neemt. En op de lange termijn verwerf je alleen maar meer respect en steun voor je beslissingen, wanneer je het personeel in het proces durft te betrekken.

Ook tijdens mijn optredens als dagvoorzitter/discussieleider zou ik graag meer lef zien bij de mensen op het podium. Durf de zaal eens tegemoet te treden zonder een volledig dichtgetimmerd verhaal; durf erop te vertrouwen dat in een open discussie de belangrijkste vragen en conclusies echt wel naar voren komen. Durf te vertrouwen op de intelligentie en betrokkenheid van het publiek!

Spreken is zilver, de juiste spreker is goud. Maar waar vind je die gedreven professional, die precies het verhaal vertelt dat past bij jouw evenement; die zijn verhaal op maat snijdt en precies de juiste toon weet te raken bij jouw doelgroep?

In ieder geval geldt: verbeter de spreker, begin bij jezelf. Zorg dat je helder op je netvlies hebt, wie nu precies je doelgroep is en wat je precies verwacht van de spreker. En schroom daarbij niet om anderen in een vroeg stadium van de voorbereidingen te vragen je criteria aan te scherpen. Dat maakt een scherpe keuze een stuk gemakkelijker.

Vervolgens kun je gebruik maken van de bekende en erkende sprekersbureaus, zoals Speakers Academy (www.speakersacademy.nl), Sprekersplatform (www.sprekersplatform.nl) of de Assemblee (www.assemblee.nl).
Maar ook buiten deze bureaus om zijn goede sprekers te vinden. Zelf maak ik daarbij graag gebruik van de Nederlandse vakorganisatie, de Professional Speakers Association Holland (www.psaholland.org). Daar hebben ze direct toegang tot de top van nationale én internationale sprekers. En ook kan het helpen te zoeken in verschillende netwerken: LinkedIn (www.linkedin.com) natuurlijk, maar ook de netwerksites speciaal gericht op sprekers. www.speakersite.com draait op volle toeren met internationale sprekers en ik hoop dat de Nederlandse site (http://sprekersnet.ning.com) ook snel een enorme vlucht zal nemen.

Tot slot: betrek de dagvoorzitter/discussieleider in een vroeg stadium. Hij of zij weet wat werkt én kent veel sprekers. Dat kan tot verrassende en effectieve oplossingen leiden.

De meeste mensen stellen in mijn ogen te weinig vragen. En dat is jammer, want vragen stellen leidt tot kennis, groei, verdieping, vooruitgang.

Te weinig mensen durven hun mening, hun visie ter discussie te stellen. Het gevolg: slechte beslissingen, oppervlakkigheid en stagnatie.

Kinderen doen instinctief het juiste: zij leren door eindeloos vragen te stellen. Iedere ouder kent het soms gekmakende ‘waarom … waarom … waarom?’. Pubers zetten de volgende stap. Zij ‘weten’ dat je alleen volwassen kunt worden door alles ter discussie te stellen. Die instelling van de jongste generaties heeft de wereld voortdurende vooruitgang gebracht.

Een kleine groep mensen blijft ‘waarom’ vragen en zaken ter discussie stellen, ook wanneer ze volwassen zijn: journalisten, wetenschappers en filosofen, om er maar een paar te noemen.

Maar een grote meerderheid stopt met vragen stellen, laat staan dat ze hun mening of zichzelf ter discussie durven te stellen. Politici, religieus leiders, managers, consultants, docenten, mensen in uniform, voetbaltrainers en ga zo maar door poneren stellingen alsof dat de enige waarheid is en durven geen ruimte te laten voor twijfel. De goede uitzonderingen daargelaten, natuurlijk.

Ik roep iedereen dan ook op regelmatig kind te zijn en vooral flink te blijven puberen, je hele leven lang.

De kunst van het discussiëren is dood. Er wordt daardoor niets meer bereikt en tegenstellingen worden alleen maar groter.

Onder het mom van een open discussie nemen we veel te vaak een onwrikbare stelling in. Met elkaar praten is niet meer bedoeld om tot de beste oplossing of een vergelijk te komen, maar uitsluitend om de ander te overtuigen van ons eigen gelijk. Als we de ander al spreektijd geven is dat puur uit beleefdheid, niet uit waarachtige interesse in zijn argumenten.

Wat is dan discussie in zijn meest pure vorm? Dat iedereen deelneemt met hetzelfde doel: alle denkbare argumenten en feiten op tafel krijgen.

Een echte discussie kenmerkt zich in mijn ogen door het feit, dat iedere deelnemer oprecht probeert de stelling van de ander te doorgronden. Elke uitspraak zou daarom eigenlijk gevolgd moeten worden door vragen in plaats van tegenwerpingen. ‘Leg eens uit’ in plaats van het te vaak gehoorde ‘ja, maar’.

Dit betekent niet dat de wereld dan geregeerd zal worden door slappe compromissen. Een echte open discussie sluit namelijk helemaal niet uit dat er aan het eind iemand een beslissing neemt … en dat sommige deelnemers aan de discussie het daar helemaal niet mee eens zijn.

Stel je eens voor dat je minister bent: zou je dan niet veel betere beslissingen nemen en die veel beter uit kunnen leggen als je alle voors en tegens hebt doorgenomen met de leden van de Tweede Kamer? Hetzelfde geldt natuurlijk voor managers en ouders. Het horen en respecteren van alle standpunten vergemakkelijkt het beslissingsproces en het verdedigen van de conclusie.

Laat ik eerlijk zijn: ik verdien een goed belegde boterham aan het feit dat we het echte discussiëren verleerd zijn. Maar toch ben ik benieuwd naar jullie suggesties om de kunst van het discussiëren nieuw leven in te blazen. 

Ik stel mijn stelling dat de echte discussie dood is graag ter discussie… echt!