Een echt professionele dagvoorzitter laat zich in mijn ogen het beste vergelijken met die simultaanschaker. Op ieder moment van de dag moet hij volledig overzicht hebben en op verschillende niveaus tegelijk kunnen denken:

Hij moet voortdurend luisteren naar degene die aan het woord is en daar goed op reageren: doorvragen, verduidelijken, verbanden leggen, samenvatten. Daarbij moet hij de doelgroep helder voor ogen houden en precies aanvoelen welke aanpak werkt bij welke geïnterviewde (al eerder schreef ik hier een blog over: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/).
Soms legt de dagvoorzitter iemand het vuur aan de schenen, soms helpt hij hem zijn verhaal beter over te brengen op de zaal. Een goede dagvoorzitter is zich bewust van zijn verschillende rollen binnen een programma en switcht daar bijna ongemerkt tussen.

Tegelijkertijd scant een goede dagvoorzitter zijn publiek: hoe wordt er gereageerd op wat gezegd wordt? Hoe is de sfeer en hoe moet daarop ingespeeld worden?
Maar het belangrijkste van alles is dat de dagvoorzitter steeds het einddoel in de gaten houdt en op basis daarvan inhoudelijke beslissingen neemt: ga ik nu samenvatten, verbreden of verdiepen? Laat ik een programmaonderdeel uitlopen of hou ik me strak aan de tijd? Gooi ik misschien zelfs programmaonderdelen om of hou ik vast aan de uitgezette koers? Benoem ik onverwachte ontwikkelingen of laat ik ze voorbij gaan?

Kortom: de volgende keer dat u een dagvoorzitter aan het werk ziet, bedenk dan dat hij meer doet dan alleen luisteren naar wat gezegd wordt. Terwijl hij luistert – naar u, een spreker, een deelnemer aan een discussie of wie dan ook – weegt hij tientallen beslissingen tegen elkaar af en neemt, hopelijk, de goede.

Vergelijk het met de wereldtoppers in de sport: Roger Federer, Tiger Woods, Cristiano Ronaldo … zij kunnen een leuk balletjes slaan en trappen, maar toch hebben ze nog iedere dag behoefte aan een trainer/coach!

Om het maximale uit een dag te halen, moeten de deelnemers zich goed voelen in de ruimte waarin ze vaak uren achter elkaar doorbrengen. Maak bij een volgende gelegenheid eens een bewuste keuze, bijvoorbeeld uit de volgende opties:

Theater-opstelling:

Als de spreker centraal moet staan in een meer traditionele presentatie, is de theateropstelling het meest geschikt. Het gebruik van een podium suggereert autoriteit, kracht en geeft een meer formele, traditionele uitstraling. Tegelijkertijd schept het afstand en staat het interactie in de weg.

Er kan gekozen worden voor een opstelling in rechte rijen of voor een knik aan het einde, zodat iedereen de spreker goed kan zien.

Stadion-opstelling:

Is vergelijkbaar met de theater-opstelling, alleen vormen de tribunes een volle cirkel rond het podium. Hij is vooral geschikt voor meer informele bijeenkomsten, waarbij de afstand met het publiek niet te groot mag voelen.

Deze opstelling vereist een dynamisch programma dat regelmatig van opstelling verandert, om te voorkomen dat een deel van het publiek steeds tegen de achterkant van de actie aan zit te kijken.

Hij leent zich bijvoorbeeld goed voor het indelen van de aanwezigen in ‘doelgroep-vakken’ en het op het podium roepen van deelnemers. Vaste plekken voor sprekers zijn in dit geval taboe; niet iedere spreker kan er mee omgaan, dat hij zich ‘vrij door de ruimte moet bewegen. Daarnaast kan het plaatsen van projectieschermen een extra uitdaging zijn.

U-vorm:

Is meer geschikt voor kleinere groepen, waarbij afstand en interactie afgewisseld moeten worden. De ene spreker kan afstand houden door aan het open einde te blijven staan, een meer geoefende facilitator kan de U binnen lopen en de interactie zoeken.

Vrije indeling:

Met losse stoelen en tafels kan de ruimte gedurende de dag steeds weer anders ingedeeld worden, variërend van plenaire sessies tot kleine groepen. De deelnemers hebben zo steeds maximaal (oog)contact met de mensen waar ze op dat moment mee communiceren. Deze zaalindeling leent zich bij uitstek voor brainstorms en Group-decision-bijeenkomsten.

Informele indeling:

Deze opzet gaat nog een stap verder dan de vrije indeling. Door te werken met bijvoorbeeld statafels in caféstijl, loungebanken of bean bags wordt een hele vrije, open sfeer gecreëerd. Het leent zich vooral voor een combinatie van netwerken met meer informele werkvormen, zoals World-café, open space, speeddaten, poster-gesprekken etc.

Mix-vorm:

Binnen een programma is vaak sprake van meerdere vormen, ieder met hun eigen doel. En waarom zou je dan ook niet werken met meerdere opstellingen, verdeeld over meerdere ruimtes of juist binnen één zaal. Het publiek de opstelling laten ombouwen kan erg inspirerend zijn!

Welke opstelling je ook kiest, hou er rekening mee dat een zaal bestaat uit meer dan stoelen en tafels alleen. Denk ook na over de aankleding en de atmosfeer: niets is zo ellendig als een kale ruimte met zuurstofgebrek.

Tot slot: ik heb één keer een opdrachtgever mee gemaakt, die een reeds geboekte zaal afzegde, de extra kosten voor lief nam en een nieuwe locatie zocht, omdat dit voor zijn evenement beter bleek. Hij beloofde een volgende keer pas een plek te huren, nadat het format voor de dag bekend was.

Hoe denken jullie daarover?

Welke aanpak je ook kiest om je toehoorders te benaderen, zorg dat hij vanuit jezelf komt. Vertel verhalen waarvan iedereen kan voelen, dat ze daadwerkelijk uit jouw belevingswereld komen.

Als je het aandurft jezelf te zijn, komt je boodschap over. Wees authentiek, zodat opdrachtgevers weten wat ze in huis halen. Laten ze je vragen om wie je bent, niet om hoe je je voordoet … en wees anders blij dat de opdracht aan je voorbij gaat.

Kijk op www.goededagvoorzitters.nl (als je niet meteen www.dagvoorzitter.nl als beste oplossing ziet J).
Je vindt daar gegarandeerd professionele dagvoorzitters van uiteenlopende soort. Er zit dus altijd iemand tussen die het antwoord is op jouw vraag.

Bied training aan, als je ‘amateurs’ inzet.
Ik zie het natuurlijk liever niet, maar ik realiseer me dat er soms (héééél soms) goede redenen zijn om te werken met een ‘niet-professionele’ dagvoorzitter of spreker. In dat geval raad ik iedereen aan om ze een korte training te laten geven door een professional.

Stel je programma met zorg samen.
Vaak wordt gekozen voor een tamelijk traditionele programmaopzet. In veel gevallen is dat een prima oplossing, maar in net zo veel gevallen zijn er betere opties. Kies eens een minder voor de hand liggende opbouw van de dag of werk eens met verrassende discussievormen. Maak een veel bewustere afweging, dan je nu al gewend bent en maak daarbij vooral gebruik van de ervaring van je dagvoorzitter.
Ik zal een volgende keer eens een blog schrijven over ‘het ideale programma’. Eerder al schreef ik over verschillende discussieformats: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/   

Formuleer leerdoelen voor ieder programmaonderdeel.
Een dagvoorzitter kan zijn werk beter doen, als voor ieder onderdeel van de dag helder omschreven is, wat er nu precies gecommuniceerd moet worden en aan/met wie. Omschrijf wat deelnemers aan het eind van de sessie geleerd moeten hebben en pas daar de opzet van de presentatie/discussie op aan.

Evalueer
Laat deelnemers achteraf aangeven of inhoud en aanpak van een programmaonderdeel voldeden aan de omschrijving uit het programma en de gestelde leerdoelen. Hoe vaak heb jij bij de aankondiging van een spreker al gedacht: zit ik wel in de juiste zaal? En hoe vaak heb je de zaal al verlaten met het onvoldane gevoel dat je die tijd beter had kunnen besteden?
Als je dagvoorzitters of sprekers evalueert, vraag dan naar een oordeel over zijn: kennis, inhoud, relevantie, toepasbaarheid, tempo, stijl.  

Bepaal de gewenste gemiddelde score en stuur bij.
Laat deelnemers cijfers geven en bepaal vooraf het gewenste gemiddelde per programma-onderdeel. Organiseer je een serie evenementen, stel je dan tot doel de gemiddeldes te laten stijgen door tussentijds te evalueren.
Met dagvoorzitters en sprekers kun je eventueel harde afspraken maken over deze evaluaties: onder een bepaalde gemiddelde score zou je korting kunnen bedingen. En je kunt een bepaling in de overeenkomst opnemen, die je het recht geeft zonder verdere verplichtingen af te zeggen, als de eerste optredens onder een vastgesteld gemiddelde scoren.

Eis maatwerk.
Neem in het contract een voorwaarde op, die dagvoorzitter en sprekers verplicht stelt research te doen (en wees dan ook bereid daarvoor te betalen) en hun presentatie aan te passen aan publiek en communicatiedoel.
Het is wellicht lastig te meten (suggesties zijn welkom), maar iedereen voelt meteen als een spreker alleen maar zijn standaard praatje staat af te draaien of als een dagvoorzitter niet weet waar het over gaat.

Huur geen bekende namen, maar kwaliteit.
Nog te vaak wordt gedacht dat mensen af komen op bekende namen, als dagvoorzitter of als spreker. De meesten mensen eisen echter kwaliteit en inhoud, geen dun vernislaagje.
Ik zeg overigens niet, dat er geen BN’ers zijn met kwaliteit. Ik zeg alleen dat hun bekendheid niet de primaire reden moet zijn om ze in te huren. Huur iemand zonder de juiste kwaliteit en je gemiddelde scores zullen tegen vallen.

Kijk goed naar je locatie/techniek.
een slechte locatie en techniek kunnen het succes van een zorgvuldig samengesteld programma volledig teniet doen. Check daarom – liefst samen met de dagvoorzitter – het licht, het geluid, de zichtlijnen, de projectie etc.

Kies de juiste zaalindeling.
Standaard wordt vaak gekozen voor de theateropstelling: het publiek in brede rijen in de zaal; dagvoorzitter, sprekers en forum op het podium. Maar er zijn zo veel meer mogelijkheden, ieder met hun eigen voor- en nadelen. Welke je kiest hangt helemaal af van je programma, je doel en je publiek. Ik zal daar een volgende keer een uitgebreidere blog over schrijven.

Ik ben benieuwd naar jullie opmerkingen en/of aanvullingen.

Een paar simpele trucs kunnen daar bij helpen:

-              haak aan bij de actualiteit, plaats je verhaal in de context van het moment;

-              gebruik namen/merken in plaats van algemene omschrijvingen. Zeg niet dat je bij een supermarkt was, maar ‘dat je bij de Albert Heijn iets opviel’;

-              benoem de grootst mogelijke eenheid: meer dan een kwart EEUW klinkt belangrijker dan 25 JAAR;

-              maak cijfers concreet (100 mensen in plaats van ‘een grote groep’). Is het cijfer op zich niet spectaculair of veelzeggend, schrap dit dan uit je verhaal;

-              spreek uit persoonlijke ervaring, vermijdt algemeenheden.

Wie vult de lijst aan? Ik ben benieuwd!

Belangrijke afwegingen zijn:

• Kies ik voor gesloten of open vragen? De eerste helpen het gesprek focus te geven en kunnen een onzekere of onduidelijke interviewee helpen toch zijn verhaal over te brengen: hij hoeft immers alleen maar te bevestigen wat de interviewer hem ‘influisterde’. Open vragen maken een gesprek ‘echter’ en geven de interviewee meer ruimte. Deze aanpak is vooral geschikt voor inventariserende gesprekken;
• Ben ik op zoek naar feiten of meningen? Gaat het om ‘de werkelijkheid’, dan volstaan gerichte vragen. Heb je het over iemands visie, dan kan bijvoorbeeld een Socratische aanpak zinnig zijn: door steeds scherper gestelde ’stel dat’ vragen de grens van een moreel dilemma opzoeken;
• Geef ik de interviewee alle ruimte zijn verhaal te doen of hou ik hem kort? In het eerste geval kom je dichter bij de persoon en kies je voor de beleefde weg. Onderwerp je iemand aan een kruisverhoor, dan kan dit de opbrengst van het interview en de amusementswaarde verhogen, maar loop je het risico dat iemand dicht klapt;
• Ben ik neutraal of betrokken? Vragen stellen vanuit je eigen ervaring/belevingswereld kan de band met interviewee en zaal enorm versterken. Je kunt er echter ook de plank verschikkelijk mee mis slaan;
• Interview ik alleen? Een tweede interviewer kan verrassende effecten hebben, maar werkt alleen als de afspraken goed zijn en je elkaar aanvoelt;
• Interview ik een aantal mensen tegelijk of kies ik ervoor ze één voor één te ondervragen. Een groepsinterview/forum geeft meer interactie, maar kan ook leiden tot meer spraakverwarring.

En zo is er nog een hele waslijst aan mogelijkheden te benoemen. Mijn conclusie: in de voorbereiding naar elk evenement moeten organisatie en dagvoorzitter nadenken over welke vorm het meest geschikt is.
Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen en afwegingen: welke vorm gebruik je op welk moment? Wat zijn voor- en nadelen van verschillende technieken?

Veel bijeenkomsten eindigen met een terugkoppeling van de resultaten, vaak uit kleinere sessies. Te vaak voegt dit programmaonderdeel niet wezenlijk iets toe. Als je het doet, maak het dan interessant, sprankelend en effectief. Ik geef een paar voorbeelden van leuke vormen (met dank aan een aantal collega’s van www.goededagvoorzitters.nl):

-              laat de samenvatting ludiek zijn:

o   bellen met oma (liefst echt), zodat de samenvatting gesteld wordt in normale mensen taal (met dank aan Astrid de Feiter);

o   samenvatten in een reclameslogan;

o   gezamenlijk een slotverklaring opstellen en ondertekenen (Rob Janssen    );

o   braderie van standwerkers (Gert-Jan Jansen    );

-              kies bewust voor een bepaalde groepsindeling, zodat je zeker weet dat niet alle groepjes met hetzelfde resultaat terug komen. Kies voor conflicterende of elkaar aanvullende thema’s;

-              stuur de groepen op pad met hele concrete vragen, zodat de terugkoppeling een tastbaar resultaat geeft;

-              laat groepen niet allemaal hun hele verhaal vertellen, maar vraag ze alleen of ze iets toe te voegen hebben aan voorgaande presentaties;

-              voer discussie tussen de groepen; laat ze elkaars resultaten aanvullen;

-              vraag een externe observator de samenvatting te doen (Rob Janssen    );

-              vraag aan het begin van de dag naar mensen hun verwachtingen, kom daar einde van de dag op terug (Gert-Jan Jansen    )

Ik voldoe nog niet aan alle punten …