Korte pauze: dit is de natuurlijke pauze die je laat vallen, als je gewoon spreekt zoals altijd. Hij duurt zo’n anderhalf-twee seconden en  is - zeg maar - de alineaindeling in je voordracht. Hij helpt je toehoorders de losse onderdelen van je gedachtengang te onderscheiden en geeft ze de kans te verwerken wat je net gezegd hebt. Als je hem bewust gebruikt, zet je hem in na ieder woord of zin die je extra wilt benadrukken (wel met mate toepassen!).

Lange pauze: vanaf drie seconden wordt een pauze lang. Dat kan de eerste keer ongemakkelijk voelen, maar is niet raar als je hem op het juiste moment inzet. Hij kan het effect van je woorden enorm verhogen, omdat hij het publiek de kans geeft even écht na te denken over wat je net gezegd hebt.
Een geoefend spreker/dagvoorzitter weet feilloos wanneer hij deze pauze moet gebruiken en hoe lang hij precies moet zijn voor maximaal resultaat.

Gedramatiseerde pauze: Een pauze in je verhaal hoeft niet altijd een volledige stilte te zijn. Je kunt ook spelen met de invulling. Zo kun je even stoppen om je volgende woord ‘te proeven’ of een ‘uhm’ inzetten om te suggereren dat je de gedachte nog moet vormen (en de zaal dus stimuleren dit ook te doen).

Interactieve pauze: Deze vorm kun je gebruiken om je publiek meer bij je statement te betrekken. Kijk eens vragend de zaal in en je ziet direct hoe de hoofden knikken: ja of nee. Zo kun je ook de lach stimuleren of geroepen reacties uitlokken. En met de juiste opmerking over ‘de mensen om ons heen’, gevolgd door een korte pauze kun je zelfs contact tussen mensen in de zaal stimuleren.

Ongetwijfeld zijn er meer vormen te bedenken. Ik laat nu een korte pauze vallen, in de hoop dat jullie mijn lijst spontaan aan zullen vullen …

Luister niet naar de directeur. Veel managers zijn er van overtuigd dat ze weten ‘wat hun mensen denken’. Met grote vanzelfsprekendheid briefen ze jou over wat er leeft. Maar eenmaal voor de zaal, merk je dat het anders is. Vertrouw daarom niet (alleen) op de inschatting van de directeur, maar doe eigen onderzoek.

Benoem de belanghebbenden. Om te peilen wat de verwachtingen zijn bij de doelgroep, moet je weten wie de doelgroep is. En die is maar zelden volledig homogeen. Benoem daarom de beslissers, beïnvloeders en betrokkenen: iedereen die direct geraakt wordt door het onderwerp.

Doe research. Vraag je opdrachtgever om een aantal contactpersonen en ga daarmee in gesprek. Een belletje is vaak al voldoende, maar investeer eventueel ook in de uren om langs te gaan.
Maar vertrouw ook niet alleen op de selectie van het management. Spreek ook willekeurig mensen aan in de wandelgangen en bij de koffieautomaat. Pak de gastenlijst er eens bij en doe een steekproef. En kijk wat er eventueel gepubliceerd is, binnen en buiten het bedrijf waar je voor werkt.

Gebruik social media. Moderne communicatiemiddelen maken het gemakkelijker met mensen in contact te komen en meningen te peilen. Je kunt dit spontaan op eigen titel doen, maar ook onder de vlag van het project. Steeds vaker kun je in de aanloop naar een evenement al mee praten in een LinkedIn Group, op Facebook of via Twitter. Zo kom je in gesprek met mensendie in de zaal zullen zitten, maar ook - en dat is misschien nog wel veel interessanter - met mensen die niet zullen deelnemen.

Vraag het de zaal. Mijn goede collega Gert-Jan Jansen opent de dag regelmatig met de vraag aan een aantal mensen in de zaal: ‘wat verwacht jij van deze dag?’ En zelf hou ik ook in de loop van de dag regelmatig contact met de zaal: op het podium, maar ook tijdens breaks vraag ik simpelweg wat de aanwezigen vinden.

Neem de tijd. Research kost tijd, maar dat verdien je meer dan terug. Met goede informatie kom je sneller tot de juiste aanpak van het evenement. Zo win je tijd terug én verhoog je de opbrengst van de bijeenkomst.

Laat los. Laten we eerlijk zijn: soms is er (budgettair en in planning) gewoon geen ruimte voor research. En het is ook bij lang niet alle bijeenkomsten even cruciaal je publiek door en door te kennen. Accepteer daarom dat het niet altijd lukt en laat het op de dag zelf aan komen.

Geef zin:
Mensen doen makkelijker mee, als ze weten wat ze er bij winnen. Geef daarom een heldere opsomming van wat de oefening of werkgroep ze gaat brengen, persoonlijk en professioneel. Let daarbij goed op dat je niet gaat uitleggen wat de organisator erbij wint, maar dat je laat zien wat het de deelnemer oplevert.

Hou het veilig:
Echte vooruitgang boek je pas, als je het aandurft mensen uit hun comfort zone te halen. Maar als je daarin te ver gaat, werkt het vaak averechts. Je gooit een kind ook niet in eéén keer in het diepe: je laat haar eerst samen met papa het water in gaan, geeft haar daarna vleugeltjes en gaat haar dan pas leren los zwemmen.

Bouw op:
Begin - als de stap anders te groot is - liefst met een kleine oefening. Sta mensen toe eerst iets te doen met een bekende, met een kleine groep en zonder van hun stoel te komen. Bouw daarna op naar het moment dat je mensen door de hele zaal met elkaar laat mixen, dat je lastiger opdrachten gaat geven, of noem maar op.

Leg uit:
Een oefening of deelsessie zal pas werken, als je de werkwijze helder uitlegt. Geef om te beginnen de regels en zorg dat dit er niet te veel zijn. Kun je de oefening niet kort en bondig uitleggen, pas hem dan aan of schrap hem uit het programma.
Geef ook precies aan, welke output je verwacht; in kwantitet en kwaliteit. Het product kan bijvoorbeeld zijn: ‘de10 belangrijkste aandachtpunten voor …’ of ‘een personeelsadvertentie voor de ideale collega’. Een voorbeeld geven kan enorm helpen.

Regel praktische zaken:
Geef precies aan hoe je de groepen in wilt delen, zodat iedereen snel zijn plek kan vinden. Omschrijf hoe groot groepen zijn (en zet een afgepast aantal stoelen neer) en hoeveel tijd iedere groep beschikbaar heeft.
Als er ruim de tijd is, kan het effectief zijn om de groepen niet naar vooraf ingerichte werkplekken te sturen, maar ze zelf de zaalindeling te laten bepalen en veranderen: hoe minder je voorkookt, hoe zelfstandiger groepen zich zullen voelen, hoe beter ze zelf aan het werk zullen gaan.

Kies groepssamenstelling:
Het succes van groepen is ook afhankelijk van de juiste samenstelling. Geef daarom aan wat je als organisator wilt: zitten bloedgroepen bij elkaar of juist niet? Kruip je met bekenden in een groep of liever met nieuwe mensen?
Laat de deelnemers vervolgens zelf groepen vormen op basis van deze richtlijnen. Een vooraf bepaalde groepsindeling kan de indruk wekken dat alles ‘voorgekookt’ is en dat komt de spontane deelname niet ten goede.

Koppel terug (of niet):
Maak vooraf duidelijk, hoe je de resultaten terug wilt koppelen naar alle deelnemers: is er één woordvoerder per groep? Gaan de groepen met elkaar in discussie of vullen ze elkaar juist aan? Heeft de terugkoppeling een bepaald format (gedicht, verslag in vaste opbouw, salespitch, …)?
En de belangrijkste beslissing: koppel alleen terug, als het wezenlijk iets toevoegt aan de deelsessies en ze in gezamenlijke samenhang naar een hoger nivo tilt. Kies een vorm, die de terugkoppeling meer laat zijn dan 5 x hetzelfde verslag. Zie ook:http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/03/je-publiek-beter-bereiken-de-terugkoppeling/

Ken je doelgroep:
De ene groep kan sneller het diepe in dan de ander. De ene deelnemer durft verder buiten het bekende terrein dan de ander. Pas als je daar helder zicht op hebt, kun je de juiste aanpak voor de gelegenheid bepalen.

Op congreswereld.nl las ik een Amerikaans onderzoek naar hoe locaties bij kunnen dragen aan het succes van een bijeenkomst.
Eerste tip: “selecteer een locatie die op bijeenkomsten gefocust is”. Maar ik vraag me af, of dit werkelijk zo’n keiharde wetmatigheid is. Aan de ene kant kun je je afvragen, of de ‘professionele evenementenlocaties’ je werkelijk alle zorgen uit handen nemen. Ik ken vele fantastische venues, maar maak ook regelmatig het omgekeerde mee: slechte techniek, slechte catering, slechte organisatie. Je denkt er geen omkijken naar te hebben, maar komt bedrogen uit.

En waar gaat het uiteindelijk om: dat een locatie inspirerend is! En wat dat betreft heb ik recent een aantal goede ervaringen met gelegenheden, die niet bij voorbaat geschikt lijken voor een congres: in de kantine van de Atoomclub in Utrecht leidde ik ‘Give Marketeers a Break’ en in Gasterij De Arend werd de ‘Inspiratielunch Congres 5.0′ gehouden.
Daar werd bewezen dat een inspirerend programma in een mooie locatie werkt … en dat je techniek, catering, etc overal op orde kunt krijgen. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen.

Het stokpaardje: welke kant het gesprek ook op gaat, die ene man op rij zeven blijft steeds maar terug komen op dat ene punt. Hem de mond snoeren lukt niet en is in mijn ogen ook geen optie: iedereen heeft immers recht van spreken en dit punt zit hem – op zijn zachtst gezegd - duidelijk hoog .
Ik kies in deze gevallen vaak voor twee tactieken, niet zelden in combinatie: om te beginnen stel ik de persoon een aantal vragen over zijn stokpaard. Het vergroot de kans dat hij ook anderen de ruimte zal geven, omdat ik hem serieus heb genomen en podium heb gegeven voor zijn punt.
Daarnaast leg ik de beslissing hoe lang dit stokpaard te berijden vaak bij de zaal: ik vraag gewoon, of dit een thema is dat het verdient uitgediept te worden. Door het te vragen maak ik de lastpak ‘controleerbaar’: als 200 man hem steunen, gaan we er op door. Geeft het publiek aan geen interesse te hebben, dan bindt hij wel in (meestal stel ik wel voor, dat de verantwoordelijke manager na afloop even persoonlijk contact met hem op neemt).

De eindeloze vraag: Je geeft iemand het woord en hij is duidelijk van zins dat niet meer af te geven. In plaats van een korte, heldere vraag komt er een betoog, bestaand uit een eindeloze reeks bijzinnen en zonder helder einddoel.
Zo iemand in de rede vallen met de vraag het kort te houden en to-the-point te komen heeft – hoe beleefd of bot ook gesteld – meestal geen enkel effect. Er zijn wel twee andere effectieve manieren om zo iemand te onderbreken.
Ten eerste kun je er voor kiezen om vragen te stellen naar aanleiding van het betoog: door in te zoomen op een onderdeel van wat diegene zegt, kan hij zich nooit beledigd voelen. Je toont immers oprechte interesse. En met die vraagstelling geef je jezelf de kans het gesprek de richting op te sturen, waarvan jij denkt dat vragensteller, publiek en je opdrachtgever er het meest bij gebaat zijn.
Een andere mogelijkheid is een poging te doen zelf naar de conclusie van het betoog te komen. Je onderbreekt de vragensteller dan met de opmerking ‘dus als ik het goed begrijp is uw punt …’ En het grappige is, dat het niet eens uit maakt of je goed hebt gegokt: klopt je aanname, dan zegt hij ‘ja’ en kun je verder. Maar zit je er naast, dan zal diegene in 90% van de gevallen ineens wel in staat blijken om zijn punt in twee zinnen samen te vatten … gewoon, omdat jij het ook in twee zinnen deed.

De frontale aanval: Soms worden discussies echt onvriendelijk; er wordt gescholden en op de man gespeeld. In die gevallen is belangrijk: vragen stellen en vertalen.
Vragen stellen naar aanleiding van een tirade kan helpen iemand ‘tot rust te brengen’ en weer op redelijke toon te laten discussiëren. Plat gezegd: door de puist helemaal leeg te knijpen, voorkom je dat hij terug komt. Door iemand juist ruimte te geven zijn verhaal te doen in plaats van hem af te kappen leg je oprecht contact, toon je begrip en haal je er daarmee de scherpe kanten af. Vaak is het gal kunnen spuwen al genoeg.
Daarnaast is het cruciaal steeds te vertalen: laat (bijvoorbeeld) de directeur niet rechtstreeks reageren op de tirade, maar vat deze in ‘passende bewoordingen’ samen; ontdaan van de scheldwoorden en de scherpe kanten. Maar pas op: geef de ‘opstandeling’ niet het gevoel dat je zijn standpunt afzwakt, want dan brandt hij weer los.
Als er vanaf het podium vervolgens antwoord is gegeven op de vraag uit de zaal, geef het woord dan niet meteen terug aan de ‘aanvaller’. Stel zelf een vervolgvraag aan de directie, in lijn met de tirade: verplaats je in de boosheid uit de zaal en verwoordt hem in acceptabele bewoordingen.
Conclusie: laat de strijdende partijen nooit rechtstreeks met elkaar praten, maar vertaal keer op keer. Zo voelen beiden kampen zich vertegenwoordigd en beschermd, terwijl jij zorgt dat het taalgebruik ‘binnen de perken blijft’.

In al deze gevallen geldt dus: geef de lastpakken oprechte aandacht, stel vragen en hou ze zo ‘in de hand’. Lichaamstaal - een paar stappen naar iemand toe zetten bijvoorbeeld - helpt daarbij enorm (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2012/02/lichaamstaal-5-manieren-om-een-evenement-succesvol-te-maken/)

Cruciaal is: als je ingrijpt, doe dat dan met 100% overtuiging, anders maak je het alleen maar erger. Ben je nog niet helemaal zeker van de beste aanpak, volg dan de tactiek van de voetbalscheidsrechter, als twee teams met elkaar op de vuist gaan: laat de situatie gewoon even voort duren, doe een paar stappen terug, observeer en grijp pas in als je zeker weet wat je te doen staat.

Voor mij als dagvoorzitter is de microfoon mijn grootste vriend (of vijand, als hij kwaad wil). Microfoontechniek ken vele facetten, die ik wil proberen op een rij te zetten:

Microfoongebruik:
Er eentje in je hand hebben is één ding, weten wat je er mee moet een tweede. Los van het feit dat een microfoon iedereen verstaanbaar maakt (als het goed is, tenminste), heeft hij een belangrijke regiefunctie: wie de microfoon heeft mag spreken, de rest luistert.
Precies daarom willen veel mensen hem graag zelf in de hand hebben; met name degenen die zichzelf graag lang horen praten. De ‘gouden dagvoorzitterswet’ is daarom de microfoon nooit uit handen te geven. Maar wat nu als iemand er toch aan blijft trekken: dan mag het nooit een voor de zaal zichtbare strijd worden. Je kunt dit voorkomen door mee te geven. Als de spreker de mic naar zich toe trekt, trek dan niet meteen terug, maar hou hem vast en sta de ander toe de microfoon naar zijn mond te brengen. De kans is groot dat hij hem – zeker na een geruststellend knikje van jouw kant- alsnog los zal laten. Doet hij dit niet, probeer dan iets meer kracht te zetten, zonder dat dit het publiek opvalt. En wil de ander echt niet toegeven, gun hem dan de microfoon, maar zorg dat je een plan B hebt: zie microfoonkeuze.

Microfoonkeuze:
Mijn voorkeur gaat uit naar een headset. Deze beweegt mee met mijn mond, wat ik ook doe en daardoor ben ik altijd goed verstaanbaar. Daarnaast hou ik daarmee mijn handen vrij voor het vasthouden van cue-cards, gesticuleren, een tweede microfoon etc.
Een revermicrofoon is een goed alternatief, op het moment dat je vrij statisch bent en je positie ten opzichte van de zaal steeds dezelfde is.
In combinatie met de headset gebruik ik graag een handheld: deze kan ik gebruiken om te interviewen en mensen in de zaal aan het woord te laten. Waarom dan niet alleen een handheld? Omdat ik met een headset iemand in de rede kan vallen, zonder de microfoon weg te halen (handig, als hij hem vast houdt bijvoorbeeld; zie boven) en omdat ik dan altijd een noodoplossing bij de hand heb, mocht één van de twee uitvallen.

Microfooninstelling: Het lijkt een dooddoener, maar een microfoon moet goed werken. Dat betekent dat het nivo precies goed moet zijn, dat je nergens in de zaal ‘rondzingen’ veroorzaakt en dat de batterijen nieuw/vol moeten zijn. Verder kan de instelling – los van het nivo – de verstaanbaarheid enorm vergroten.

Microfoonvertrouwen: Je kunt je werk pas goed doen, als je er op kunt rekenen dat de microfoon werkt. Dat betekent: testen! Loop met al je microfoons de hele zaal door; ook als interactie niet gepland is, want je weet immers nooit wat er onverwacht kan gebeuren. Laat iemand mee luisteren voor verstaanbaarheid en geluidsnivo.
Werk je – zoals ik – met meerdere mics tegelijk, test ze dan ook terwijl ze allemaal aan staan.

Microfoonvriendschap: Wordt maatjes met de technicus! Hij is cruciaal voor jouw optreden, dus praat goed met hem door wat je wilt en vraag hem of er beperkingen zijn.
En als je de handheld noodgedwongen moet afgeven (zie boven) laat hem dan het nivo van jouw headset iets hoger zetten. Zo blijf jij ‘baas over de bijeenkomst’.

In het algemeen – merk ik vooral tijdens de opleidingen die ik geef – zijn dagvoorzitters zich te weinig bewust van de kracht van hun lijf. Ik zet een paar toepassingen van het lichaam op een rij, in de hoop dat jullie zullen aanvullen:

Staan: De plek waar je gaat staan bepaalt (mede) de loop van een gesprek. Simpelweg door een spreker op het podium een vraag te stellen en daarna tussen het publiek te gaan staan, helpt hem zijn blik naar hun te richten. Dat maakt een heel andere indruk dan dat je hem op het podium interviewt en het publiek tot (afstandelijk) toeschouwer maakt.

Lopen: door een paar passen te zetten, maak je eenvoudig een hoop duidelijk. Als een spreker tegen het eind van spreektijd zit, zet ik vanaf de rand van het podium vaak een paar passen naar hem toe. De kans is groot, dat ik dan niet eens meer verbaal in hoef te grijpen.
En ook tijdens zaalinteractie leg ik heel wat meters af: door naar iemand in de zaal toe te stappen, geef je hem echte, unieke aandacht. Zeker in heel heftige discussies kan dit helpen de emoties binnen de perken te houden: in plaats van dat de persoon in de zaal woedend en dus luid tegen iemand op het podium te keer gaat, is hij ineens op een kleinere afstand in gesprek met jou.
Ook handig: begin langzaam bij iemand weg te lopen, en hij snapt dat hij tot zijn punt moet komen. Dat helpt om de vragen uit de zaal kort te houden.
Tot slot: door op het juiste moment uit de zaal naar het podium te lopen, of omgekeerd, vervul je automatisch een brugfunctie en help je ‘de partijen’ tot elkaar te komen.

Wijzen: Overduidelijk wijzen – met gestrekte arm – helpt de discipline in de gesprekken te houden. Degene die aangewezen wordt heeft het woord, de rest luistert. Zeker in combinatie met lopen helpt het je de baas te blijven over de discussie.
Ook in het vervullen van de brugfunctie maakt wijzen je sterker. Doorvragen bij het management, terwijl je naar iemand in de zaal wijst (‘maar deze meneer gaf net aan, wat zijn probleem is…’) werkt twee kanten op: het dwingt de ene partij zich bewust te zijn van het perspectief van de ander en tegelijkertijd voelt de andere partij (of het nu de zaal is waar je naar wijst of de directie) dat je hem op dat moment vertegenwoordigt.

Knikken en blikken: een hoofdknik of een bepaalde blik kan een statement sturen, zonder dat je verbaal in hoeft te grijpen. Duidelijk waarneembaar knikken stimuleert de spreker in zijn betoog en laat hem voelen dat je vol aandacht bent (zelfs als je ondertussen nadenkt of de zaal scant).
En als je midden in een betoog ineens verbazing laat zien, enthousiasme of verontwaardiging bijvoorbeeld, stuur je degene die aan het woord is om juist om dat deel van zijn verhaal in te zoomen. Doe je dat niet, dan maak jij geen keuzes en de spreker dus ook niet: hij zal zijn verhaal helemaal tot het einde afdraaien. Door eerder non-verbaal in te haken, laat je de spreker afslagen maken en bepaal jij de loop van het gesprek.
Ook het publiek kun je op deze manier ’bespelen’: door op het juiste moment een bijvoorbeeld aangenaam verraste blik de zaal in te werpen of je armen vragend naar ze uit te strekken, betrek je mensen bij het verhaal op het podium en daag je ze uit te reageren.

Dansen: hoe meer je door de zaal ‘danst’ in plaats van sjokt, hoe beter en opener de sfeer zal zijn. Als jij – zonder te overacteren - voortdurend uitstraalt dat je het naar je zin hebt, interesse toont en nieuwsgierig bent, zal de zaal dat oppikken en je volgen.

Het doel van GMAB was de marketeers buiten hun vaste kaders te laten denken over de vraag hoe het marketingvak de komende jaren moet veranderen. Om vastgeroeste patronen te doorbreken en ‘ja maar …’ uit te sluiten, werd gekozen voor een niet alledaagse aanpak:

Om te beginnen werd de toon op een aantal momenten gezet door meditatie. Waar je wellicht zou verwachten dat marketeers te nuchter en te zakelijk zouden zijn voor ‘die zweverige onzin’ werden de optredens van Tijn en Kris Touber zeer enthousiast ontvangen en werd de sfeer er aantoonbaar productiever van.

Verder werd voorkomen dat de groep zou vervallen in algemeenheden en afschuifgedrag, door alle deelnemers de hele dag consequent aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheid. Iedereen werd door mijn co-host Dennis Kerkhoven uitgedaagd zijn eigen ‘doorbraakvraag‘ te formuleren en anderen te helpen de zijne te beantwoorden.

En tot slot was het grootste deel van het programma ‘open space’. In zes breaking zones kon iedereen naar behoeven in- en uitlopen, op zoek naar nieuwe inzichten. De zones stonden onder leiding van een storyteller en een alchemist. De laatste functie werd vervuld door mijn goede collega’s Rob Janssen, Bart Cosijn, Hans Etman, Niels van der Schaaff, Ron Vervuurt en Arthur Tolsma.
Het was een mooi beeld: steeds wisselende gespreksgroepen, mensen die met hun eigen krukje dé plek voor hun zochten.

Al met al een geslaagd voorbeeld hoe een bijeenkomst effectiever kan zijn, als je het aan durft te kiezen voor een vernieuwend programma. Alle hulde aan mijn opdrachtgeefsters Annelies Ruis en Madelon Engels!

Kijk voor een impressie ook eens op: http://www.facebook.com/pages/Give-marketeers-a-break/102647216504795 

Naast dat ik zelf dagvoorzitter-discussieleider ben, verzorg ik ook trainingen; individueel en groepsgewijs. Zo bereid ik bijvoorbeeld eens per jaar een groep vrijwilligers van het International Documentary Festival Amsterdam (IDFA) voor op hun rol van gespreksleider bij de interactie tussen regisseur en publiek, na afloop van de vertoning van een documentaire.

De punten waar deze groep (en vele anderen) het meest moeite mee heeft zijn:

De bescheiden baas: veel beginnende dagvoorzitters worstelen met de balans tussen baas zijn over het programma en ruimte geven aan de deelnemers. Met regelmaat zie ik deelnemers aan de Masterclass vooral hun eigen pad volgen: ze willen – uit enthousiasme - vooral hun eigen vragen beantwoord zien en vergeten te kijken of het publiek misschien een hele andere kant op wil.
En soms wordt het nog erger: dan wil de gespreksleider vooral laten zien hoe goed hij zich heeft voorbereid en hoe ontzettend goed hij mee kan praten over het onderwerp. Het ego wint het dan van de goede dagvoorzitter.
Omgekeerd zie ik ook regelmatig gespreksleiders de grip op de gebeurtenissen volledig verliezen. Ze geven het publiek alle ruimte, maar vergeten die ruimte af te bakenen, in inhoud en tijd.
Mijn uitgangspunt is: jij bent de baas, maar het draait niet om jou. Uiteindelijk moet je als dagvoorzitter-discussieleider dus bepalend aanwezig zijn, zonder daarvoor erkenning te willen krijgen. Mijn ideaal is bereikt, als iedereen in de zaal het gevoel had dat het volledig om hem/haar ging en dat ik niet ben opgevallen. En dat mijn zorgvuldig voorbereidde vragen dan helemaal niet gesteld worden … jammer dan.

De doelgerichte vragensteller: veel ongeoefende gespreksleiders verliezen kostbare tijd met omtrekkende bewegingen en dat gaat helaas vaak ten koste van de diepte van het gesprek. De grote kunst is om inleidende vragen achterwege te laten en meteen to-the-point te komen, zeker als je zoals bij het IDFA 10 minuten hebt om de vragen van 200 mensen af te handelen. Een podiuminterview is wezenlijk anders dan bijvoorbeeld een interview voor de krant: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/10/congresinterview-een-zaal-vol-vragen/
Verder zie ik vaak dat gespreksleiders – uit onzekerheid – het lef missen om directe, korte vragen te stellen. Het voorzichtige betoog dat ze houden leidt tot tijdverlies, maar ook tot net zulke vage antwoorden en daar is niemand mee geholpen. Als dagvoorzitter moet je (foute) keuzes durven maken!

De sfeergevoelige observator: het op gang brengen van een geslaagd gesprek tussen ‘zaal en podium’ vereist dat je beide partijen observeert. En dat is precies waar veel gespreksleiders ‘in opleiding’ kansen missen: tijdens de vertoning van de film kijken veel IDFA-moderatoren alleen naar het scherm, terwijl reacties uit de zaal tijdens de voorstelling je veel kunnen vertellen over welke kant het publiek tijdens de Q&A op wil; wanneer lachen ze, op welke momenten ontstaat geroezemoes, etc?
En ook tijdens het vraaggesprek met de regisseur vergeten sommige moderatoren hun aandacht te verdelen: ze luisteren vol aandacht naar de spreker, terwijl één oog op de zaal gericht zou moeten zijn.

De microfoon bewaker:
Eén van de gouden dagvoorzitters-wetten is: geef nooit de microfoon uit handen. Tegelijkertijd mag het nimmer een strijd worden. Tijdens IDFA heb ik moderator en regisseur beiden verbeten aan de microfoon zien trekken en dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.
Om te beginnen wordt de kans dat je de ‘strijd om de mic’ wint een stuk groter, als je durft mee te geven. Sta de spreker toe de microfoon naar zich toe te trekken, maar laat niet los; wees niet bang de microfoon even samen vast te hebben. Knik hem – als hij je vragend aan kijkt – bemoedigend toe: ‘ik hou hem wel voor je vast’. De kans is dan groot, dat hij begrijpt dat je hem wilt helpen met het vast houden van de microfoon, in plaats van hem er van wilt ‘beroven’.
Mocht de interviewee vervolgens toch zelf de microfoon vast willen houden, accepteer dan dat hij zich daar kennelijk veiliger bij voelt. Het is tijd voor plan B: het gaat uiteindelijk niet om die ene microfoon, maar om het feit dat jij baas wilt blijven over het gesprek. Zorg daarom dat je altijd een tweede microfoon bij de hand hebt (zelf werk ik graag met een headset voor mezelf) en vraag de technicus die iets harder te zetten, zodat jij in volume de overhand hebt.

De technische detaillist: veel gespreksleiders overschatten het belang van techniek; het gaat natuurlijk om de inhoud. Maar net zo vele discussieleiders onderschatten de rol van licht en geluid.
Ik doe bij het IDFA zelf ook regelmatig Q&A’s en niet zelden keer kijkt de (vrijwillige) technicus van dienst me verbaast of zelfs licht geïrriteerd aan als ik de microfoons wil testen. Soms bleek mijn bemoeizucht terecht: batterijen bleken bijna leeg, het geluid ging rond zingen als ik de zaal in liep of microfoonsnoeren bleken te kort. Allemaal uitzonderingen op een verder perfecte organisatie, maar het gaat precies om die details.
Vele moderatoren stonden tijdens IDFA op het podium van Tuschinksi 1, ik kreeg te horen dat ik de eerste was die de stand van het voetlicht aangepast wilde hebben: standaard stond dit zo hoog, dat de regisseur en ik vanaf het podium de zaal niet konden zien. En dan weet je zeker dat echte interactie nooit tot stand zal komen

De balletdanser: Tijdens de IDFA-training merk ik ook dat veel moderatoren zich niet bewust zijn van hun lichaam of zich er geen raad mee weten. En dat terwijl lichaamstaal een krachtige tool is voor de dagvoorzitter: door op het juiste moment naar mensen toe te bewegen of zelfs te wijzen, kun je ze laten merken dat je echt aandacht voor ze hebt. Door juist bij iemand weg te bewegen spoor je hem aan zijn betoog af te ronden. Door je slim op te stellen, kun je de blik van de spreker op het podium naar de zaal richten en zo interactie op gang helpen.
Met een actieve houding en open blik help je een gesprek dynamischer te maken. En door op het juiste moment de juiste blik te trekken, kun je een vraag stellen zonder het woord te nemen.

Voor de duidelijkheid: ik generaliseer. En mijn observaties doen niets af aan de vele uitstekende Q&A’s er volbracht zijn door al die geweldige en soms zeer talentvolle vrijwillige moderatoren.

Weet jij meer zaken waar (beginnende) dagvoorzitters mee worstelen? Ik hoor het graag.

€ 0 - € 750:

In deze prijscategorie vallen allereerst de ‘amateurs’: mensen die misschien prima een dag kunnen voorzitten, maar die het niet voor hun beroep doen. Het kan goed uitpakken voor weinig geld, maar is een gok.
Ook de lichtste groep presentatoren valt in deze prijsklasse: mensen die de boel vakkundig aan elkaar kunnen praten, prima een paar sprekers aan kunnen kondigen, maar inhoudelijk geen grote toegevoegde waarde hebben.
Tot slot zullen sommige professionele dagvoorzitters (waaronder ik) bereid zijn voor dit bedrag te werken, als het gaat om een goed doel met maatschappelijke relevantie.

€ 750 - € 1250:

Dit is de overgangscategorie van de professionele amateurs naar de goedkopere professionals. In deze groep vind je enerzijds de talentvolle dagvoorzitters: nog niet heel veel ervaring, de wens te groeien, gedreven en daardoor prima inzetbaar.
Aan de andere kant zijn er de professionele dagvoorzitters in de lichtere categorie: ze beheersen presentatie/aankondiging en zijn in staat een niet al te zwaar inhoudelijk interview uitstekend uit te voeren.
Echter: in deze prijsklasse vallen ook de goedbetaalde schnabbelaars, die op routine en zonder echte liefde voor het vak een paar extra centen op komen halen.

€ 1250 - € 2000:

Dit is – in mijn ogen - de eerste prijsklasse waar je naar mag kijken, als je werkelijk professionele bijeenkomsten wilt organiseren. Kwaliteit en werkelijk toegevoegde waarde kosten nu eenmaal geld.
Dagvoorzitters in deze prijsklasse zijn in staat uw doelgroep en doel te begrijpen en kunnen daardoor echt inhoudelijke gesprekken voeren en op het podium de juiste inhoudelijke keuzes maken. Ze zijn in staat te luisteren, te schiften, samen te vatten en verbindingen te leggen.
Zie ook ‘podiumbeest of prutser’: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/podiumbeest-of-prutser/

€ 2000 - € 3000:

In deze categorie vind je de top-professionals. Mensen met een ruime ervaring, voor wie dagvoorzitten echt hun vak is.
Meer dan voorzitters in de andere prijsklassen zijn ze in staat met je mee te denken en te adviseren over inhoudelijke keuzes in het programma. Verder kunnen ze iedere format/gespreksvorm aan en zijn ze in staat ieder denkbare discussie te leiden of de zwaarste interviews te doen.

€ 3000 - …

Hier hebben we het over de categorie goeroes en BN-ers: mensen die vanwege hun naam meer kunnen vragen; omdat ze op een bepaald gebied dé autoriteit zijn of omdat ze simpelweg bekend genoeg zijn om een zaal vol te krijgen. Dat is een kwaliteit die in veel gevallen voldoende waarde heeft om de uitgave te rechtvaardigen … en in even zo vele gevallen zonde is van het geld, omdat hun echte dagvoorzitterskwaliteiten te wensen over laten.
Zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/11/je-publiek-beter-bereiken-bn%e2%80%99er-expert-collega-of-professional/ )

Het is maar een indicatie. Ik zal ongetwijfeld een paar mensen beledigd hebben, door de grenzen tussen de categoriën niet 100 euro meer omhoog of omlaag te leggen. En ik heb ook geen rekening gehouden met ‘onderhandelingsbereidheid. Het is – kortom – maar een indicatie … ik ben benieuwd naar jullie bevindingen.

Deze blog kwam tot stand op speciaal verzoek van Boris Veldhuijzen van Zanten. Ik vond inspiratie bij Gerrit Heijkoop. Beiden dank!