J2

Tijdens de tweede editie van de Greenport Venlo iDays werd weer eens duidelijk, wat echt goede sprekers en een uitgebalanceerd programma kunnen doen.

Onder het thema ‘Innoveren kun je leren’ werden de deelnemers uitgedaagd buiten hun eigen doos te denken en samen te zoeken naar verrassende nieuwe ideeën. De middag eindigde met een sessie o.l.v. Syntens, waarin de aanwezigen oefenden met zelf innoveren. Hoe ze dat moesten doen hoorden ze eerder in het interactieve programma van onder andere Paul Iske (hoogleraar, consultant én innovatieaanjager bij ABN AMRO) en straatjutter Richard Stomp. Beiden kwamen met een aantal inzichten, die mij als discussieleider bijzonder aanspraken.

Paul Iske liet aan de hand van een anekdote zien, dat creativiteit en dus innoverend vermogen ons van jongs af aan worden afgeleerd: zijn zoontje tekende op school altijd de mooiste tekeningen van de klas. Toch werd hij door de juf gecorrigeerd: hij tekende de zon namelijk consequent blaauw … en dat mocht klopte toch niet?!
De tendens die daar al wordt ingezet leidt volgens Iske rond ons 44ste tot ‘terminale serieusheid’. Dat moeten we weer afleren om echt te kunnen innoveren en daar ging mijn dagvoorzittershart open: mensen anders laten kijken naar dingen.
En ook een tweede stelling van Iske sluit perfect aan bij het werk van een dagvoorzitter. Hij stelt dat iemands ‘creativiteitsindex’ opgebouwd wordt uit het aantal keren dat je dagelijks lacht vermenigvuldigd met het aantal vragen dat je per dag stelt … en laat mijn motto nou zijn: nieuwsgierig is wat in ben, vragen stellen is wat ik doe.

Aansluitend leerde Richard Stomp de deelnemers aan de iDays de kunst van het straatjutten: bijzondere dingen zien, bepalen wat ze nou precies zo bijzonder maakt en dat vertalen naar een bruikbare oplossing in je eigen situatie.
Volgens Stomp zijn onze hersenen niet gemaakt om zo veel mogelijk, maar juist om zo weinig mogelijk te zien. We kijken naar een situatie, zien een patroon, leggen dat naast wat we al kennen, trekken een conclusie en stoppen met denken. Wat we te weinig doen - en wat ik als dagvoorzitter graag faciliteer - is dat we een situatie echt analyseren, er van alle (verrassende) kanten naar kijken, zien wat we er van kunnen leren en hem gebruiken om nieuwe wegen in te slaan.

Ik heb al vaker geblogd over het feit dat programma’s van evenementen effectiever zouden mogen. En ik wil nog een stap verder gaan: we zouden niet alleen conceptueel moeten kijken naar de dag als geheel, maar ook per programmaonderdeel moeten afwegen hoe dat het beste tot zijn recht komt. Ik doe een poging de belangrijkste uitgangspunten op een rij te zetten:

Wat is het doel: de totale dag heeft een doel, maar ieder separaat onderdeel heeft daar binnen als het goed is zijn eigen functie, boodschap en soms zelfs zijn eigen doelgroep. Het is in mijn ogen cruciaal voor een geslaagde dag om dit helder te benoemen.

Wat is het (deel)concept: als je voor ieder programmaonderdeel een eigen doel benoemt, is het een logische stap ze ook een individueel concept te gunnen (passend binnen het totaalconcept van de dag).
Door hier scherp over te discussiëren kan voor ieder programmapunt de meest effectieve vorm gekozen worden. Dit wordt ook bepaald door wat in het programma vooraf gaat en wat volgt: de vorm van een forumdiscussie moet anders zijn, afhankelijk van of hij aansluit op een ronde workshops of op een plenaire interactie. De keuze voor een speech of het interviewen van een spreker heeft (onder andere) te maken met wat er na komt.

Wat is de opbouw: de separate onderdelen, met ieder hun eigen doel en concept, moeten samen een maximale bijdrage leveren aan de overkoepelende doelstelling voor de dag. Dat betekent dat je ze in samenhang moet bekijken: op welke plek in het programma komt een bepaald onderdeel het best tot zijn recht? Plaats je de spreker traditioneel voor de zaaldiscussie of draai je het om; eindig je met workshops, of open je er voor de verandering eens mee?

Hoort het wel in het programma: schuivend met programmaonderdelen en spelend met concepten, kan het zijn dat een onderdeel simpelweg niet blijkt te passen. In dat geval rest maar één maatregel: laten vallen.

Wat is de uitvoering: ieder concept stelt zijn eigen eisen aan de ruimte; aan techniek, zaalopstelling etc. (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/07/je-publiek-beter-bereiken-de-zaalopstelling/). NHet is daarom erg belangrijk niet te kiezeniet iedere locatie is geschikt voor alle denkbare vormen en dus is het zaak daar bewust mee om te gaan.
Het liefst wordt de locatie pas geboekt, nadat helder is welke eisen het programma stelt. Tegelijkertijd kan het boeken van de locatie niet eindeloos uitgesteld worden en dus kan het gebeuren dat onderdelen aangepast moeten worden of zelfs afvallen, gedicteerd door de (on)mogelijkheden van de ruimte en de techniek.

Zie voor gerelateerde artikelen:
Verschillende discussievormen: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/
Ideeën voor de terugkoppelling: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/03/je-publiek-beter-bereiken-de-terugkoppeling/
Interviewtechnieken: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/
Tips voor meer interactiviteit: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/03/tien-tips-voor-een-interactief-evenement/
http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/04/geslaagde-gesprekken-hoe-maak-je-interactie-succesvol/

Het kiezen van de juiste kleding voor een bijeenkomst is niet alles bepalend voor het eindresultaat, maar het helpt wel. Zelf hou ik de volgende tien uitgangspunten aan:

Doelgroep: voor een zaal met gemeente-ambtenaren kleed ik me anders, dan voor een groep topmanagers van een multinational of een zaal vol MBO-studenten. Zij kleden zich immers ook anders.

Doel: de ene bijeenkomst heeft meer een ‘handen-uit-de-mouwen-karakter, dan de andere. Dat bepaalt de keuze tussen nette broek met colbert, pak zonder strop of met.

Verhouding: bij sommige evenementen ben ik prominent aanwezig, bij andere gelegenheden blijf ik meer op de achtergrond. In het eerste geval durf ik ‘uit te pakken’; in het tweede geval zorg ik dat ik net iets ‘saaier’ gekleed ga dan bijvoorbeeld de sprekers.
Hetzelfde geldt voor verschillen in generatie: voor een zaal met vooral mensen die ouder zijn dan ik, kies ik mijn meest conservatieve pak; voor een jonger publiek trek ik juist iets moderns aan.

Uitstraling: je kleding zegt iets over hoe serieus je de bijeenkomst neemt. Ik kies daarom eerder voor een beetje overdressed, dan voor te simpel.

Gemak: wat er ook gebeurt, ik zal nooit iets aantrekken dat niet fijn draagt.

Handelsmerk: voor sommige sprekers/dagvoorzitters is kleding deel van hun ‘merk’. Ze dragen bijzondere sokken, hele uitgesproken pakken, rare dassen, brillen etc. Zelf durf ik langzaamaan meer te kiezen voor opvallende schoenen.

Accessoires: Kies horloges, ringen en kettingen met beleid. Onderwerp ze aan dezelfde criteria als de rest van je kleding, met één toevoeging: alles wat rammelt gaat ten koste van de aandacht voor jouw betoog.

Techniek: Er moet in je pak ruimte zijn voor de zender van je microfoon (en voor jezelf, mocht je kilo’s aankomen).

Details: controleer regelmatig of alle knopen nog vast zitten en alle naden netjes zijn. Draag niets in je zakken: een bobbel van een sleutelbos bijvoorbeeld is geen gezicht.

Back-up: ik ga nooit de deur uit zonder een set reservekleding. Het zal je immers maar gebeuren dat je een kop koffie omgooit, net voor je op moet. Of dat je net voor de ingang de bijdrage van de hond van één van de buurtbewoners over het hoofd ziet.

Natuurlijk gaat het uiteindelijk om wát je zegt, niet om hóe je eruit ziet. Echter: als je uiterlijk niet past bij je boodschap, zal deze slechter over komen.
Stel je een spreker voor die vertelt over sales: dan wil je toch ook een goed geklede verkoper voor je zien. Spreekt deze ‘snelle jongen’ echter over een alternatieve geneeswijze, dan zul je hem ineens niet serieus nemen: je ziet immers nog steeds een verkoper voor je en geen vakman. 

Je wilt je publiek niet in de kou laten staan, je deelnemers niet in het duister laten tasten, het de aanwezigen niet te heet onder de voeten laten worden … klimaat is een vaak vergeten element in het slagen van een bijeenkomst. Mensen die zich prettig voelen, nemen meer informatie op en doen actiever mee.

Afhankelijk van het programma-onderdeel zou de zaal kouder of juist iets warmer moeten zijn: temperatuur kan helpen actief te worden/blijven of juist comfortabel te luisteren.
Hetzelfde geldt voor het licht. De juiste keuze in dag- of kunstlicht, veel of weinig, hard of zacht, met of zonder een kleurtje kan een belangrijke bijdrage leveren aan hoe het publiek zich gedraagt: meegaand of kritisch, actief of passief, introvert of communicatief. Bij velen - mezelf incluis - is deze wetenschap nog onderbelicht.

En vergeet niet dat zaken elkaar beïnvloeden en dat het belangrijk is de hele dag scherp te zijn: de temperatuur in de zaal kan snel oplopen, als hij vol zit met mensen; licht dat voor het ene programmaonderdeel perfect is, kan een ander doel later op de dag juist hinderen. Vertrouw dus niet op één standaardinstelling voor de hele dag.

We weten allemaal dat het - helaas - niet altijd perfect kan zijn. Benoem dat vooral: erkennen dat het in de zaal veel te warm is verzacht het leed en vergroot de bereidheid bij de deelnemers om door de zure appel heen te bijten.

Het poneren van stellingen is een veel gebruikt middel om mensen aan het denken te zetten en in gesprek te krijgen. Mits goed toegepast, is het een geweldige manier om discussie op gang te brengen of de aanwezigen mee te nemen in het verhaal van de spreker.
Helaas zie ik te vaak dagvoorzitters, publiek, panels en sprekers worstelen met stellingen die hun doel volledig voorbij schieten.

Ik heb daarom geprobeerd een aantal uitgangspunten te formuleren. Een geslaagde stelling is:
Eenduidig: als hij voor meerdere uitleggen vatbaar is, gaat de discussie als snel over de vraag hoe je de stelling uit moet leggen en dus niet meer over de stelling zelf. Het gebeurt met grote regelmaat dat na verloop van tijd blijkt dat ja-stemmers en nee-stemmers het eigenlijk eens zijn, maar dat ze simpelweg de stelling anders gelezen hebben.
Eenvoudig: je begrijpt hem in een oogopslag, zodat er meteen begonnen kan worden met discussieren. Een stelling uit moeten leggen is net zo erg als de clou van een mop moeten verklaren. Een truc die vaak toegepast wordt en goed werkt, is één voor- en één tegenstander hun standpunt laten verdedigen, voordat de rest van de zaal mee gaat praten.
Enkelvoudig: opdrachtgevers willen vaak te veel boodschappen in één dag stoppen en dat geldt ook voor de stellingen. Helaas schept dat verwarring bij de deelnemers aan het gesprek en dat komt de effectiviteit van de discussie niet ten goede. Dus: maak keuzes! En wil je persé meerdere zaken in debat brengen, splits ze dan op in meerdere stellingen.
Polariserend: stellingen worden vaak (te) voorzichtig geformuleerd, om niemand voor het hoofd te stoten. Maar als iedereen het meteen eens is over het antwoord op de stelling, heb je geen discussie en bereik je dus niks.  Vaak kent de opdrachtgever zijn doelgroep niet goed genoeg en dénkt dat er tegenstellingen zijn, waar ze niet bestaan.
Prikkelend: een goede stelling maakt nieuwsgierig en maakt dat je de diepte in wilt. Je raakt er niet snel op uitgekeken en hij zet aan tot nadenken. Het is de spreekwoordelijke ui, die je samen laag voor laag wilt afpellen;
Doelgericht: als de deelnemers aan een discussie niet weten waarom deze stelling besproken wordt, gaat het gesprek nergens heen. Ik zeg niet dat de uitkomst vast moet staan, maar wel dat je drijfveren helder moeten zijn: gaat het om uitwisseling van kennis? Om inventarisatie van feiten en argumenten; om elkaar leren kennen of het eens worden?
Open: als de gewenste uitkomst van discussie vooraf al vast staat, is het aanbieden van een stelling zinloos en een minachting van je publiek. Durf het gesprek aan te gaan zonder vast omlijnd einddoel. Is het debat alleen een verhikel om de aanwezigen te overtuigen van de mening van de opdrachtgever, zoek dan een andere vorm. Zie ook ‘doelloos is doelmatig’: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/03/doelloos-is-doelmatig/
Geen stelling: denk ook eens aan alternatieven. Een stelling gaat namelijk uit van confrontatie, terwijl het eigenlijke doel van een programmaonderdeel vaak anders is: van elkaar leren, samen toewerken naar een resultaat etc. Je publiek laten praten over een open vraag, een citaat, een passage uit een onderzoek of een stemming kan dan veel beter werken.

Heb je aanvullingen of opmerkingen: graag!

De MPI-NLconference was voor mij een doorslaand succes. Hoewel de programma-opbouw tamelijk traditioneel was, waren alle onderdelen inspirerend en inhoudelijk interessant. De lading dekte het thema – Bluf! – niet echt, maar kon wel overtuigen.
Er zat niet één uitgesproken zwakke spreker bij en hoewel ze voor mij als dagvoorzitter inhoudelijk niet allemaal even interessant waren, wisten ze me allemaal te boeien. Ik loop alle onderdelen even langs, uiteraard allemaal gezien door de ‘bril van een professioneel dagvoorzitter’. Ik begin met de twee sprekers die mij het meest aan het denken zetten:

Roland van der Vorst:
De eerste spreker bleek voor mij als dagvoorzitter direct de meest aansprekende. Zijn verhaal over het oproepen en beïnvloeden van nieuwsgierigheid inspireerde en gaf handvatten. Wat mij betreft verplichte kost voor iedereen die bijeenkomsten organiseert!
Roland gaf vier manieren aan om mensen nieuwsgierig te maken: achterhouden, verstoren, open houden en vragen stellen. Ik zal in een latere blog zijn verhaal nog eens uitgebreider aandacht geven, omdat nieuwsgierigheid in mijn ogen de basis hoort te zijn voor iedere bijeenkomst.

Sharon Kroes:
Het was aan iedereen duidelijk, waarom hij wereldkampioen debatteren is: moeiteloos won hij iedere discussie de zaal, omdat hij de door hem gedeelde techniek van het overtuigen als geen ander beheerst.
Maar daar zat dan ook direct mijn dagvoorzitters-bezwaar tegen zijn aanpak: waar hij het motto volgt ‘er is een verschil tussen gelijk hebben en gelijk krijgen’, ben ik meer aanhanger van ‘gelijk hebben is iets anders dan dénken dat je gelijk hebt’. Sharon is bezig met winnen, ik met vinden.
In mijn ogen zijn we tegenwoordig te veel gericht op de ander overtuigen en te weinig op het gezamenlijk vinden van de beste oplossing. Dat dit niet meteen hoeft te leiden tot ‘slappe compromissen’ heb ik eerder betoogd in ‘De dood van de discussie’: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2008/10/de-dood-van-de-discussie/

Oscar Kneppers:
De derde spreker pakte als eerste het thema echt op en dat vond ik opvallend. In mijn ogen past iedere spreker zijn verhaal aan op doelgroep en thema, zodat zijn inhoud optimaal over komt.
Als belangrijkste leerpunten voor evenementen en dagvoorzitters haalde ik uit zijn verhaal: wees duidelijk over je intenties, geef ze alle aandacht, praat er publiekelijk over en durf vooral op je bek te gaan.

Geert Chatrou:
Hoewel hij volgens mij het meest ‘amateur’ was, vond ik deze wereldkampioen kunstfluiten (ja, echt!) verreweg de beste spreker: bescheiden, ontspannen, grappig en met een briljant ‘fluitconcert’. Zo zie je maar dat sprekerstechniek minder belangrijk is dan jezelf zijn en geloven in je verhaal.

Hans Janssen:
Hij kwam wat traag op gang in zijn eerste podiumoptreden ooit, maar hij had dan ook een lastige plek in het programma: ik zat echt nog een beetje bij te komen van pauze en een zonnig terras. Maar toen hij eenmaal op gang kwam, werd duidelijk dat er een prima spreker in hem schuilt.
Ik denk dat hij per saldo de meeste bruikbare tips en inzichten deelde van alle sprekers. Het zal jullie niet verbazen, dat ik er eentje uit pik: ‘zoek een professionele, ego-loze dagvoorzitter’!
De dagvoorzitter:
Het is voor mij altijd goed collega’s aan het werk te zien. Gregor Bak bleek met zijn eigen stijl een welkome aanvulling op het brede landschap aan dagvoorzitters. Zijn gezongen aankondigingen van achter de vleugel zijn zeker weer eens wat anders.

De voorzitter:
De dag werd geopend door MPI-voorzitter Roel Frissen. Hoewel ik zijn werk zeer waardeer en hem zijn verdiende moment niet wil ontzeggen, wil ik toch een welgemeende oproep doen: laat MPI het goede voorbeeld geven en de dag eens niet beginnen met de obligate opening door ‘de baas’. Het vertraagt en doet daarmee geen recht aan het verwachtingsvolle publiek en de rest van het programma. Ik zeg: spetterend openen en de ‘speech van de directeur’ later in het programma vlechten (of in veel gevallen liever nog: weg laten).

James Veenhof:
Als organisator van de Amsterdamse fashionweek gaf hij organisatoren van evenementen twee belangrijke inzichten mee: kopieer geen successen van anderen, maar doe het op je eigen manier. En: een succesvol evenement mengt verschillende bloedgroepen.

Dagan Cohen:
Het gebruiken van het enorme potentieel aan illustratieve films op Youtube is een enorme toevoeging op ieder evenement. Beeld zegt immers meer dan tekst.
Dagan sprak echter vooral over de activiteiten van Upload Cinema en maakte naar mijn gevoel te weinig de vertaalslag naar hoe de aanwezigen dat naar hun dagelijkse praktijk konden vertalen.
Hoewel zijn onderwerp één van de meest aansprekende was, vond ik dit de minste spreker. Dat hij toch een voldoende scoort, zegt veel over de kwaliteit van de andere sprekers!

Daan Rosengaarde:
Als beelden kunstenaar wil hij kunst en social media samen brengen. Zijn objecten brengen mensen daadwerkelijk met elkaar in contact.
Met zijn prachtige verhaal maakte hij zijn plek als laatste spreker meer dan waar. Zijn belangrijkste uitspraak: ‘innovatie komt nooit uit een branche zelf’. Laten we deze wetenschap mee nemen en buiten onze grenzen durven kijken.

Armand Scheurs:
De dag werd afgesloten door een briljante Belgische poppenspeler. Zo kan een samenvatting dus ook! Zelf blogde ik al eerder over de terugkoppeling: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/03/je-publiek-beter-bereiken-de-terugkoppeling/

Mijn conclusie: er wordt vaak gezegd dat de ‘ klassieke programma-indeling’  niet meer werkt en in veel gevallen is dat ook zo. Deze NLconference bewees echter, dat we de ‘ ouderwetse aanpak’ zeker niet af moeten schrijven.
Aan de andere kant: moet een toonaangevende marktleider als MPI niet het voortouw nemen om nieuwe wegen uit te proberen? Ik wil de organisatoren van de NLconference 2012 daarom uitdagen en ze vragen een programma op te stellen met dezelfde kwaliteit als dit jaar, maar misschien iets meer ruimte voor vernieuwende vormen en experiment.

Gesprekken bestaan er in vele verschijningsvormen: het interview, het forum, de discussie, de brainstorm, de workshop … ja, zelfs een goede speech is een gesprek.

Maar wanneer kun je die gesprekken nu geslaagd noemen? Waneer is de interactie zo  écht, dat de dialoog meer is dan een uitwisseling van loze woorden.
Een écht gesprek bestaat uit praten en luisteren, uit het uitwisselen van kennis en informatie, uit het bereiken van een gezamenlijk doel. Een goed gesprek voldoet in mijn ogen altijd aan een aantal vaste randvoorwaarden (aanvulling zijn meer dan welkom!).

Focus:
Het is volledig duidelijk wat het doel van de bijeenkomst én van ieder individueel onderdeel is. Ook over de doelgroep is volstrekte helderheid. Helaas moet deze open deur nog steeds opnieuw ingetrapt worden.

Concept:
Het totale programma heeft de vorm die – gegeven de doelgroep - het beste bijdraagt aan het bereiken van het doel.
En ook voor ieder separaat gesprek binnen de dag wordt heel bewust gezocht naar het meest doelmatige format. Of het nu gaat om een discussie, een interview, een forum of welke gespreksvorm dan ook: er zijn altijd tientallen manieren om het in te vullen en dus moet per programmaonderdeel heel bewust gekozen worden voor het juiste format.
Zie ook de blogs over:
1: Betere programma’s: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/
2: Betere forumdiscussies: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/je-publiek-beter-bereiken-de-paneldiscussie/
3: professionaliseren van bijeenkomsten: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/06/je-publiek-beter-bereiken-professionaliseren-van-bijeenkomsten/
4: Interviewtechniek: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/
5: dé discussie bestaat niet: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/

Continuïteit:
De dialoog beperkt zich niet tot die ene bijeenkomst; voortraject en nabeschouwing vormen een intergraal onderdeel van het proces. Al dan niet digitaal (social media) wordt in de aanloop van de bijeenkomst al met de deelnemers van gedachten gewisseld over doel, inhoud en aanpak. Na afloop worden de uitkomsten opgepakt en verder uitgewerkt, eventueel ook weer via de digitale weg.
Zie de eerdere blog over mijn ervaringen: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/

Vrijheid:
Iedere vraag die gesteld moeten worden, wordt ook gesteld. Er wordt een sfeer gecreëerd, waarin iedereen zich vrij voelt te zeggen wat hij vindt.
Iedere mening telt en wordt gewaardeerd. Deelnemers gaan beleefd en respectvol met elkaar om.
Zie ook deze 10 tips voor een interactief evenement: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/03/tien-tips-voor-een-interactief-evenement/

Gelijkwaardigheid:
Deelnemers spreken met elkaar op basis van gelijkwaardigheid; waar er sprake is van hiërarchie, wordt dit helder benoemd.

Duidelijkheid:
Alle deelnemers kennen insteek en doel van de discussie. Bij aanvang is helder of het gaat om bijvoorbeeld inventarisatie, prioritering en/of het nemen van beslissingen. Feiten, meningen of gevoelens worden helder benoemd en geschieden.
Duidelijk is wat er gaat gebeuren met de uitkomst van de bijeenkomst;

Volledigheid:
De gespreksleider en de deelnemers behandelen alle aspecten van het onderwerp, van belang voor het bereiken van het doel. De juiste vraag wordt gesteld op het juiste moment. Vanuit die volledigheid worden hoofd- en bijzaken soepel geschieden binnen de context van het evenement.

Uiteraard zijn dit alleen maar de algemene randvoorwaarden, waarmee het allemaal begint. Je komt pas echt tot de beste oplossing, als je binnen deze grenzen net zo lang doorgraaft tot je de meest effectieve aanpak hebt gevonden. Daarover in eerdere (zie boven) en latere blogs meer.

Als je wilt dat er naar je geluisterd wordt, moeten mensen merken dat je het ook echt tegen hun hebt. Oogcontact met de zaal is cruciaal: of je de aanwezigen nu als gespreksleider bij een discussie wilt betrekken of de deelnemers als spreker wilt boeien bij het uitdragen van je boodschap.
Om te zorgen dat iedere toehoorder zich persoonlijk benaderd voelt, kun je een aantal regels in acht nemen:

Kijk met enige regelmaat naar alle secties in de ruimte: voor, achter; links, rechts;

Kijk binnen iedere sectie steeds kort een paar mensen recht in de ogen aan;

Gebruik oogcontact om nadruk te leggen op de belangrijke punten in je verhaal. Kijk bijvoorbeeld op de juiste momenten naar de directeur, de afdeling verkoop of een vorige spreker;

Hou rekening met culturele verschillen: in sommige landen wordt te lang oogcontact als beledigend beschouwd. Weet wie er in de zal zitten en bereid je daar op voor;

Wees je bewust van wat je ogen doen, waar ze heen kijken en hoe lang. Neem het eens op en kijk het terug: dan kun je precies zien, hoe jij omgaat met oogcontact en wat je eventueel kunt veranderen.

En tot slot: beschouw de zaal niet als groep, maar als een verzameling individuën. Het zal je helpen écht contact tot stand te brengen

We zijn het er met zijn allen gelukkig steeds meer over eens: de tijd is voorbij, dat bijeenkomsten alleen maar bestonden uit zenden. Tegelijkertijd merk ik dat veel opdrachtgevers de interactie wel met de mond belijden, maar nog niet altijd in daden omzetten; dat is niet (of in ieder geval niet altijd) uit onwil, maar veel meer uit onwennigheid.

Ik doe een poging de belangrijkste tips op een rij te zetten, maar ben natuurlijk ook erg benieuwd naar aanvullingen en voorbeelden uit jullie praktijk:

1: wees eerlijk
Natuurlijk mag je als congres-organisator enige ‘zend-tijd’ nemen, om bijvoorbeeld informatie over te brengen of nieuw beleid aan te kondigen. Maar doe dat dan in alle openheid en probeer het niet – zoals vaak gebeurt – weg te moffelen onder een sausje van interactie. Vijf minuten vragen mogen stellen over een speech van 30 minuten is natuurlijk niet verboden, maar noem het géén interactie. Je publiek is niet gek.

2: trek heldere grenzen
Interactie toestaan betekent dat je niet precies kunt voorspellen, welke lastige vragen of kritische opmerkingen er gaan komen. Om toch te zorgen voor focus die leidt tot een resultaat, is het cruciaal helder te zijn in wat wel open staat voor discussie en wat niet.

3: geef alternatieven
Als je een bepaalde vraag of opmerking niet wilt of kunt behandelen, stuur de inbrenger dan niet ‘het bos in’. Geef hem of haar erkenning voor de inbreng, beloof dat je er op terug zult komen, geef aan hoe/wanneer je dat zult doen en hou je daar aan!

4. wees flexibel
Durf jouw route op ieder moment tegen het licht te houden en aan te passen. Gooi het programma om, als daar een goede aanleiding toe is en sla zijpaden in, die een toegevoegde waarde lijken te hebben: als zich een gespreksdeelnemer uit de zaal meldt met een geweldig leuk verhaal, geef hem ruimte. Als zich uit de discussies spontaan een nieuw, onvoorzien programmaonderdeel aandient, doen! Dat kan, als je een scherpe focus hebt op waarom je ‘t – samen - allemaal doet.
Er zijn steeds meer planningssystemen beschikbaar die het mogelijk maken de dag dynamisch in te richten en daarbij het programmaboekje voortdurend aan te passen. Maak daar gebruik van, door bijvoorbeeld lengte van onderwerpen flexibel te maken of inschrijving voor workshops tot kort voor aanvang vrij te geven.

5. luister naar je publiek
Accepteer dat het niet meer ‘jouw’ bijeenkomst is, maar dat ‘jullie’ (jij en je deelnemers) samen het succes van het evenement bepalen. Dus als het publiek duidelijk andere verwachtingen heeft dan jij: benoem ze en doe er iets mee.
Sterker nog: wacht niet tot het publiek komt met tegenwerpingen of aanvullende vragen, maar vraag ze op de man af wat zij willen. Laat de deelnemers liefst vooraf en tijdens het evenement mee beslissen: welke sprekers willen ze, welke discussieonderwerpen? Welk programmaonderdeel vinden ze te lang en waar willen ze best een kwartier lunch voor opofferen?

6: giet niet alles in beton
Durf de dag in te gaan met open eindjes en zonder volledig uitgewerkte boodschap. Vertrouw op het feit dat de deelnemers ook kennis en gezond verstand hebben en laat je verrassen door hoeveel dit op kan leveren.
Ga het gesprek eens aan zonder vooropgezet einddoel en laat je leiden door wat de discussie brengt. En laat de wens eens los om de dag te voorzien van een afgeronde conclusie: het op gang brengen van een denkproces is vaak waardevoller dan het streven naar een (geforceerde) afronding.
Stimuleer ook sprekers om hun zekerheden los te laten en laat ze in plaats van 30 minuten nu een 7 minuten spreken en de rest van de tijd open laten voor vragen: als ze verstand hebben van hun onderwerp, zijn ze daar niet bang voor. Bovendien vindt echt niemand het erg, als je eens toegeeft niet alles te weten.

7: speel met vormen
Mensen worden het best gemobiliseerd, als ze verrast worden. Geef daarom ieder programmaonderdeel, met ieder zijn eigen doel, ieder het format die het verdient. Speel met lengte, groepsgrootte en aanpak; durf te vernieuwen!
Wijk daarom ook eens af van het standaard programma en durf te kiezen voor een minder voor de hand liggende opzet; begin bijvoorbeeld eens met een interactief onderdeel, vóórdat je gaat zenden.
Zie ook: ‘het programma’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/)  en ‘dé discussie bestaat niet’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/)

8: kies de juiste plek
De locatie en zijn indeling zijn cruciaal. Denk daarom eerst na wat je wilt bereiken, bepaal dan hoe en kies dan pas plek en inrichting.
Zie ook: ‘zaalopstelling’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/07/je-publiek-beter-bereiken-de-zaalopstelling/)

9: gebruik social media
Interactiviteit begint en eindigt niet op de dag van het evenement: je zet de toon door deelnemers ook al vooraf en na afloop met elkaar in gesprek te brengen en te houden. Zet de social media daarom niet alleen in om je evenement te promoten, maar vooral om een community te creëren waar inhoudelijk met elkaar gepraat word. Een ervaren moderator kan enorm helpen. 
Zie ook ‘ervaringen als digitale dagvoorzitter’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2011/01/ervaringen-als-digitale-dagvoorzitter/)

10: wéés interactief
Dwing jezelf voortdurend met anderen in gesprek te gaan en daar de meerwaarde van te zien. Jouw kennis en mening zijn belangrijk, maar groeien pas echt als je ze toetst aan die van anderen. Realiseer je dat iedere deelnemer – net als jij – graag zijn kennis deelt en gehoord wil worden. Samen werken leidt tot betere resultaten.
En sta jezelf niet toe te zeggen ‘dat het publiek niet mee wilde praten’. Als een gesprek niet op gang komt, ligt dat niet aan de deelnemers, maar aan de organisatie: dan is of het onderwerp niet interessant (waarom heb je ze niet gevraagd, wat ze wilden horen?) of de gespreksvorm niet uitnodigend genoeg. Een ervaren dagvoorzitter kan helpen dit te voorkomen.
Zie ook ‘de dood van de discussie’ (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2008/10/de-dood-van-de-discussie/) en ‘de paneldiscussie’(http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/je-publiek-beter-bereiken-de-paneldiscussie/)

Het eerste Grote Interview Gala was in mijn ogen een succes: een uitverkochte Stadschouwburg vol met inspirerende, nieuwsgierige mensen. Omdat ik zelf veel interviews doe, als dagvoorzitter en als regisseur van opdrachtfilms, was dit voor mij Luilekkerland. De belangrijkste conclusies:
Hét interview en dé interviewer bestaan niet. Interviewen is een vak met vele facetten. Ik denk een deel te beheersen, maar heb ook vormen gezien waar ik niet geschikt voor ben.
De bekendste interviewers van Nederland zijn niet per definitie de beste.
Goede journalisten zijn nog geen goede dagvoorzitters, interviewers kunnen niet per definitie een goed evenement organiseren.

Ik geef een aantal voorbeelden van wat ik gezien/mee gemaakt heb:
Om te beginnen hulde voor Frenk van der Linden voor het nemen van dit geweldige initiatief. Ik hoop op een jaarlijks terugkerend fenomeen. Wel zag ik weer eens bevestigd, dat je initiatiefnemers nooit hun eigen bijeenkomst moet laten openen, tenzij onder leiding van een strenge dagvoorzitter. Frenks openingspeech was véél te lang en miste daardoor doel. Bovendien: waarom open je een interview gala niet met een spetterend interview?
Wouter Bos liet aansluitend zien, waarom hij diep van binnen geen echte politicus is: hij is oprecht, eerlijk en heeft humor. Zijn verhaal vanuit het perspectief van de interviewee was een genot om naar te luisteren.

Een erg leuk onderdeel was de masterclass, waarin drie journalistiek-studenten ieder zes minuten de tijd kregen om een top-interviewer te ondervragen. Aansluitend werd hun prestatie door de gespreksleider én de zaal van commentaar voorzien. Er is duidelijk veel talent voor handen, als interviewer én als toekomstig dagvoorzitter!
Het was goed te zien dat de één eigenlijk meer geschikt was voor marathoninterviews voor de geschreven pers, terwijl de ander zich bij een kort live-interview wel als een vis in het water voelde. Ook was duidelijk dat niet iedereen op jonge leeftijd de ‘rijpheid’ heeft een goed gesprek te voeren. Zelf werd ik pas later een goede interviewer en ook één van de studenten was duidelijk nog te veel met zichzelf bezig. In zijn hardnekkige rol als ‘puber, die het allemaal geen zak interesseert’ slaagde hij er niet in connectie te maken met zijn op zich zeer welwillende interviewee.
De gesprekleiders ten slotte, toonde aan dat je als gerenommeerd journalist/interviewer nog geen goede dagvoorzitter bent: hij vond vooral zijn eigen inzichten belangrijk, vergat dat de zaal uit meer dan de voorste rij bestaat, voelde niet aan op welke momenten de aandacht van het publiek verslapte en liep gruwelijk uit de tijd. De combinatie van een professioneel dagvoorzitter met hem als inhoudsexpert zou beter gewerkt hebben.

Patrick Lodiers vond ik grappig genoeg als live-discussieleider veel beter op zijn plek dan op TV. Met humor, vaart én inhoud gaf hij leiding aan een Q&A met Clairy Polak. Ik denk dat Patrick zijn roeping gemist heeft en full-time dagvoorzitter moet worden.
Clairy toonde zich hét voorbeeld van een goede interviewster: goed voorbereid, oprecht geïnteresseerd en vooral zonder enige behoefte zichzelf belangrijk te maken.

De techniek was de hele avond, in alle zalen waar ik geweest ben een drama. Natuurlijk draait het daar uiteindelijk niet om, maar het kan wel zo storend zijn dat het afleidt van de inhoud.
Verder was er duidelijk geen sterke regie op planning: we begonnen al een half uur te laat; want, zo werd gezegd: ‘dat gebeurt nu eenmaal altijd’. Met een goede organisatie en een professionele dagvoorzitter gebeurt dat nooit … nou ja, zelden.
In de loop van de avond liep de achterstand op de planning alleen maar op. Als je werkt met parallel-sessies is het cruciaal dat die zich allemaal perfect aan de tijd houden. Niet alleen om uitloop te voorkomen, maar vooral om alle bezoekers de kans te geven tijdens de pauze in de ene zaal te switchen naar een andere zaal, zonder het risico dat ze daar al 10 minuten bezig zijn.

Het slotdebat – met toch een mooi panel – leverde in mijn ogen te weinig op, ondanks de strakke, kundige leiding van Clairy Polak.
Om te beginnen was het jammer dat het programma zo ver uit was gelopen, dat velen al besloten hadden om maar eens naar huis te gaan: de laatste trein halen, morgen weer werken, etc.
Maar wat me vooral tegen viel was de inhoud: bepaalde panelleden hadden óf al de hele avond aan de wijn gezeten óf waren na een langer avond zelf ook moe. Het effect was dat er een jolige sfeer ontstond, die de avond tekort deed. Na 10 minuten heb ook ik besloten, dat het mooi geweest was.
Volgend jaar ben ik er zeker weer!