Gratis dagvoorzitter? 5 tips om hem te vinden!

10 maart 2016
Categorieën: Gastblog, Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren
Geen reacties »

Voor veel events is het een impasse: je wilt wél de professionele dagvoorzitter die je event precies de juiste toon geeft, alles in goede banen leidt en je opdrachtgever euforisch de champagne laat ontkurken. Maar je níet het budget dat past bij die doorgewinterde professional. Gelukkig hoeft niet alles van waarde duur te zijn.

gratis

 

Er zijn verschillende dagvoorzitters die hun diensten in ruil voor extra aandacht, de belofte van meer opdrachten in de toekomst of de exposure aan het juiste publiek met korting of zelfs om niet willen aanbieden. Zeker goede doelen, NGO’s en non-profit sector weten de weg naar deze event-professionals goed te vinden. Het blijft echter wel een precaire vraag; “..kun je ook voor minder..”. Immers: de professionele dagvoorzitter, moderator en presentator ziet het niet als een snabbel, en zal dus ook de voorbereiding  gedegen  aanpakken. Je vraagt hem of haar in feite dus niet zo maar om even iets minder te factureren; maar eigenlijk dus om de hoeveelheid tijd en toewijding voor je event te herschalen.
Vaak wordt er alleen gekeken naar gage of dagtarief en niet naar het aantal uren dat de gevraagde professional bereid is voor dat bedrag te investeren. Het is goed om dat te beseffen, alvorens iemand te vragen zich voor 100% in te zetten, maar dan wel graag voor 50% van de prijs of als het kan zelfs voor niets.
De vraag die interessant is om te stellen, is dan ook of de dagvoorzitter wel de juiste persoon is om op de bezuinigen. Of kan er ruimte gewonnen worden bij de inkoop op catering? Licht? Locatie? Soms gaat dat niet. En komt het toch echt aan op de bereidwilligheid van die ene perfect passende dagvoorzitter die je op het oog had voor deze productie.

Voor dat geval een aantal tips;

• Vind de professional die  al een connectie heeft met het thema of doel van het event. Heeft de dagvoorzitter iets met sport of duurzaamheid?

• Ga op zoek naar zijn/haar reden om hieraan belangeloos te willen meewerken. Heeft zij zelf misschien ook ontwikkelingswerk gedaan? Of heeft hij ooit gecollecteerd voor de hartstichting?

• Probeer ‘alternatieve waarde’ aan te bieden. Misschien heeft de opdrachtgever geen geld, maar wel een mediapartnership en kun je een interview of advertentie regelen. De traditionele manier van alternatieve waarde is de betaling in natura: er zijn dagvoorzitters, waarvan bekend is dat ze veel doen voor 4 kistjes Rioja Reserve.

• Zoek naar de mogelijkheden voor een langere samenwerking. Misschien is het voor de betreffende presentator of dagvoorzitter ook wel interessant om voor langere tijd aan een merk, doel of thema verbonden te zijn en kun je samen zoeken naar hoe zich dat vertaalt in een alternatieve waarde of misschien een inkoopvoordeel voor meerdere events. Er zijn al voorbeelden van organisaties die een abonnement hebben op een dagvoorzitter en voor een paar honderd euro per maand recht hebben op de inzet van de diensten van de presentator op een aantal momenten in het jaar.

• Ook loont het de moeite om internet en social media in gaten te houden op signalen van professionals, die zich om verschillende redenen actief aanbieden met korting of zelfs gratis. De redenen zijn uiteenlopend; van een rustige maand, tot de kans om zich te profileren voor nieuw publiek of werkelijke maatschappelijke betrokkenheid.

lars zwart wit

Een professional die dit al een aantal jaren doet, is Lars Sørensen. Ieder jaar geeft Sørensen zichzelf een aantal dagen weg via socialmedia onder de noemer #LarsForFree. Lars is expert in Live Communicatie en Eventdesign, veelgevraagd dagvoorzitter en was in 2014 nog genomineerd dagvoorzitter van het jaar.

Iedereen kan een aanvraag doen. Een onafhankelijke commissie gaat over de toekenning van de 3 dagen #LarsForFree. Eerdere winnaars waren: War Child, NOC NSF, Expeditie Geluk, Universiteit Groningen, Platform 50+ Power, Circle Lab en De Duurzaamheidsfabriek.

Een buitenkansje dus. Aanvragen kunnen vanaf 1 maart  ingezonden worden. Kijk voor meer informatie op de homepage van Lars of neem contact op via info@dagvoorzitter.nl.

Lars Sorensen

 

Het succes van Leren Modereren: “Ik zou de workshop zo weer doen”.

19 februari 2016
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

Kim Coppes en Jan-Jaap  In der Maur trainden zo’n 200 mensen in hun workshop Leren Modereren. Een recente enquete ter gelegenheid van het 2-jarig bestaan laat ongelofelijke resultaten zien: deelnemers waarderen de workshop met een NetPromoterScore van 80! Of zoals één van de studenten zegt: “Ik zou dezelfde workshop zo weer doen”.

LM groep heeft lol

Dagvoorzitterschap is hip. Steeds meer mensen – en echt niet allemaal professioneel gespreksleider – leiden bijeenkomsten. Daarom begonnen Kim Coppes en Jan-Jaap In der Maur een professionele dagvoorzitter-workshop, waarmee ze iedereen de basisbeginselen van effectieve gespreksleiding willen aanleren.

Vanaf dag 1 tot en met de meest recente sessie, zitten vrijwel alle workshops volledig vol. Deelnemers aan de in-company trainingen én aan de open workshops zijn iedere keer weer zeer tevreden. Eén van de leerlingen zei: “Ik heb nog nooit in mijn leven zo veel geleerd in twee dagen”.

NPS score 80

Het recente onderzoek toonde de relevantie, de kwaliteit én effectiviteit van de workshop. Niet alleen scoorde hij een NPS van 80, ook waardeerde meer dan 70% van de deelnemers de training met een 9 of een 10. De laagste score was altijd nog een 7.
De deelnemers roemen de voortdurende praktische oefening en de persoonlijke aandacht. Ze noemen de workshop origineel, speels, interactief, effectief, direct toepasbaar, memorabel en zelfs een ‘diepe ervaring, die mijn leven veranderd heeft, persoonlijk en professioneel’.

LM JJ doceert

De impact en effectiviteit werd op verschillende elementen getest en gemiddeld beoordeeld met een 4,3 op een schaal van 5. Er werden opmerkingen gemaakt als: “de feedback was eerlijk en direct. We leerden zoveel vaardigheden, die we meteen toe konden passen”.

Veel deelnemers noemden het de beste training ooit. “En ik heb er veel gevolgd”, voegt eentje daar aan toe. Een zeer ruime meerderheid geeft aan, dat ze nieuwe dingen hebben geleerd, dat ze hun vaardigheden als dagvoorzitter-gespreksleider aanzienlijk hebben verbeterd en dat ze in staat zijn gebleken het geleerde ook daadwerkelijk in de praktijk toe te passen. Eén blije deelnemer zei: “de cursus speelt nog steeds door mijn hoofd. En ik gebruik wat ik geleerd heb iedere dag”.

LM Kim lacht

Perfecte trainers: 64%

De kwaliteit van de trainers Jan-Jaap In der Maur en Kim Coppes bleek een belangrijke factor in de effectiviteit van de workshop. Niet minder dan 64% van de deelnemers gaf de twee een perfecte 5 op de schaal van 5. De overige 36% gaf niet lager dan een 4 uit 5.
De studenten roemden vooral de passie, creativiteit, persoonlijke aandacht en de lol van de twee trainers. De mooiste testimonials zeiden: “coachen wordt je niet, dat bén je. De trainers waren niet aan het trainen, ze waren ons aan het helpen”.

LM deelnemer oefent

Het succes verklaard

Aanvankelijk waren Kim en Jan-Jaap vooral overdonderd door het succes. Inmiddels hebben ze wel een idee van de redenen: “Om te beginnen veranderen bijeenkomsten. Vroeger draaiden ze vooral om sprekers, nu zijn ze steeds interactiever en gericht op de deelnemers. Bovendien verandert de maatschappij: van top-down naar bottom-up, naar een wereld van samenwerking. En dat betekent dat er in alle lagen meer besproken moet worden. Ambtenaren, werknemers van grote organisaties, eigenlijk iedereen komt steeds vaker in de situatie dat hij gesprekken moet leiden. Wij denken dat dialoog de basis is voor de volgende generaties. En professionele gespreksleiding is de basis voor een succesvolle dialoog”.

Jan-Jaap In der Maur

Asielzoekers in het dorp: gespreksleiding tijdens een inspraakavond

14 oktober 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

De mogelijke komst van een asielzoekerscentrum blijkt meestal goed voor heftige emoties en veel vragen. En laat dat nu net de specialiteit zijn van Marion van der Voort: Een stevige dagvoorzitter die een dergelijke avond tot een goed einde brengt. In haar vele jaren ervaring met juist dit soort bijeenkomsten ontwikkelde ze haar eigen set randvoorwaarden voor een succesvolle bewoners- of inspraakavonden.

WEZEP - Info avond AZC Voor Harmieke Paters COPYRIGHT Wilbert Bijzitter

 

Marion van der Voort stond in verschillende gemeentes te midden van honderden boze bewoners voor de taak om bewoners aan het woord te laten en bestuurders hun verhaal te laten vertellen: “Bij heftige emoties en dreigende tweespalt in een gemeenschap weet je vooraf dat een debat geen feestje wordt. Maar vaak is een dergelijke bijeenkomst wel nodig om lucht te geven aan emoties”.

Het gemeentebestuur wil een begin gesprek op gang brengen met bewoners over vragen, angsten en meningen over de mogelijke komst van een asielzoekerscentrum. Het COA wil vooral graag informatie geven. Boze bewoners grijpen de kans aan om hun ongenoegen luid te uiten. Marion brengt deze drie spelers bij elkaar met haar vaste ‘wetten’ voor bewoners- en inspraakbijeenkomsten:

Onafhankelijkheid

Onafhankelijkheid van de voorzitter is altijd essentieel. Het wantrouwen bij een deel van de bevolking is immers groot en velen hebben het gevoel, dat ‘alles toch al voorgekookt is’. Het is daarom ook erg belangrijk deze onafhankelijkheid meteen aan het begin sterk te benadrukken, zegt Marion: “En je moet dit gedurende de bijeenkomst blijven herhalen. Niet door te zeggen dat je onafhankelijk bent, maar vooral door dat te laten blijken. De burgemeester krijgt dezelfde behandeling als de buurvrouw van nummer 16, in procedure én in scherpte van vragen”.

Codering

Een goede bijeenkomst begint met het zetten van de toon. Deelnemers weten zo meteen wat hun rol en ruimte is. Marion kiest ervoor om eerst een paar bewoners aan het woord te laten, voordat de feitelijke toelichting begint: “Daarmee maak ik ze direct duidelijk dat bewoners tijd en gelegenheid krijgen om hun woordje te doen en dat ook hun mening telt. Dat geeft iets meer rust in de eerste, cruciale minuten. En daar heb je de rest van de bijeenkomst profijt van”.

Interactie

Presentaties en lange monologen zijn bij deze bijeenkomst uit den boze. Het gaat er immers om, alle partijen met elkaar in gesprek te brengen; hoe moeilijk de relatie ook is.
Daarom voert Marion vraaggesprekken met de bestuurders in plaats van ze te laten zenden. Met korte, krachtige tussenvragen kan ze bijvoorbeeld de burgemeester aanspreken op de vragen die in de zaal leven. De bewoners voelen zich daarmee vertegenwoordigd en de emotie uit de zaal wordt gekanaliseerd. “Het gaat mij altijd om de vraag achter de vraag die mensen stellen. Ik toon werkelijke interesse in hun betoog en adresseer de essentie. Om vervolgens te zorgen dat de bestuurder daar een helder antwoord op geeft.”

Controle

Hoewel het draait om de bewoners, mogen die op geen enkel moment ‘de orde’ over nemen. De gespreksleider moet – ten dienste van alle partijen – steeds de leiding hebben. De gouden regel dat de microfoon in handen van de voorzitter blijft, is cruciaal. Evenals duidelijke regels vooraf over het woord voeren. “Gelijke behandeling betekent dat noch de buurvrouw, noch de burgemeester de microfoon zelf mag vasthouden. Dat is juist voor een burgemeester wel even wennen. Maar tijdens die avond heb ik de leiding en niet de burgemeester”, aldus Marion

Spelregels

Eén van de belangrijke aandachtspunten is het in stand houden van een minimaal fatsoen. De kunst daarbij is om dit fatsoen te kanaliseren, zonder de achterliggende zorg of angst de kop in te drukken. Marion haar aanpak is helder: “Extreme standpunten, vol van emotie zijn toegestaan. Ik vertaal deze in al hun scherpte, maar laat daarbij de scheldwoorden weg. Daarmee wordt de toon gezet en geef ik zelf het goede voorbeeld”.
Mensen afkappen die in hun emotie kwetsende dingen roepen is best lastig, maar blijkt noodzakelijk om escalatie te voorkomen. En zo balanceert Marion tussen de partijen die recht tegenover elkaar staan. Want hoe luider de tegenstanders van de komst van een asielzoekerscentrum zich roeren, hoe dieper de voorstanders geraakt worden. Beiden moeten respectvol het woord kunnen voeren. Marion fungeert als bliksemafleider, scheidsrechter, relativerende factor en baken voor de sprekers. Altijd zoekend naar de nuance en het evenwicht tussen meningen.

Voorbereiding

Goede voorbereiding is noodzakelijk. De voorzitter moet de cruciale feiten en gevoeligheden kennen. Dat is belangrijk om de gesprekonderwerpen te herkennen, die iets meer tijd en ruimte nodig hebben. Of juist alert te zijn op zijpaden die niet bewandeld moeten worden en in te grijpen zodra die in beeld komen. Beleidsnotities, het krantenarchief maar ook sociale media kunnen een bron van informatie zijn.
“Ik probeer bij de ontvangst in de hal te staan om de stemming te peilen en eventueel vast van mensen te horen wat zij van de avond verwachten. Vaak herken je dan ook de smaakmakers van de avond en kun je vast kennis maken. Het helpt als je elkaar al even in de ogen hebt gekeken. Bij avonden met 500 bezoekers is dat wat lastiger. Verwacht niet dat er tijdens zo’n informatieavond een gesprek op niveau plaatsvindt. Feitelijke informatie zenden draagt niet bij aan het beteugelen van emoties. Nuance houdt geen stand, als de standpunten verharden. Maar het is een begin van een gesprek. Als de avond zonder incidenten verloopt, kunnen de echte gesprekken later plaats vinden in kleinere groepen over de wezenlijke vragen en angsten die een rol spelen. Om dan te komen tot afspraken”.

Dit is waar gespreksleiders als Marion van der Voort en Hans Etman aan bij willen dragen, als de gemoederen verhit raken. Dat is een belangrijke, maatschappelijke taak die soms veel eist van een dagvoorzitter.
Deze mensen zijn in staat de heftigste bijeenkomsten te leiden. De enige uitzondering: echte idioten zijn niet te modereren.

 

Een 10 is waardeloos. Doe mij maar een 5!

1 oktober 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Stand van het vak
Geen reacties »

Dagvoorzitters worden met regelmaat beoordeeld; net als sprekers en bijeenkomsten. Er bestaan zelfs websites, waar mensen dagvoorzitters kunnen beoordelen; net zoals die er zijn voor hotels, restaurants, etc. Maar laten we nu eens kritisch kijken, wat die waarderingen eigenlijk zeggen … in de meeste gevallen helemaal niets! Ik kan niets met een 10, een 8 of een 5, zolang ik niet weet op basis van welke criteria deze nu precies is gegeven.
Wil je zinvol beoordelen, dan zijn dit 4 belangrijke voorwaarden.

geslaagd-hoed

 

 

Waardeer op een helder doel

Vaak worden dagvoorzitters, sprekers en bijeenkomsten beoordeeld, zonder dat de ‘examinanten’ weten wat nu precies het doel was van die bijeenkomst. En daarom worden gespreksleiders zo vaak geprezen om bijvoorbeeld hun ‘gevoel voor humor’: omdat mensen geen idee hebben, waar ze anders op zouden moeten oordelen. Het is dus cruciaal dat het doel helder is, zodat deelnemers kunnen beoordelen of het optreden van de dagvoorzitter werkelijk bij droeg aan het behalen daarvan.
Een paar voorbeelden: als je weet dat het doel van de meeting is om alle facetten van een probleem in kaart te brengen, weet je ook of de moderator daar aan heeft bij gedragen. En als je weet dat een interview bedoeld was om de menselijke kant te laten zien van de manager, zul je niet langer zeggen ‘dat het een aangenaam gesprek was’. Dan kun je namelijk specifiek melden ‘dat je verrast werd door de betrokkenheid van de manager bij het wel en wee van zijn mensen’ (of niet, natuurlijk).
Zodra je het doel helder voor ogen hebt, wordt een 8 waardevol. Dan krijgt hij of zij hem namelijk niet meer voor vriendelijkheid, maar voor werkelijk toegevoegde waarde.

Waardeer op heldere criteria

Als dagvoorzitter wil ik weten wat er van me verwacht wordt. En daar wil ik dan ook op beoordeeld worden. Soms kan dat zelfs betekenen, dat een matig cijfer juist wijst op een succesvol optreden. Wederom een voorbeeld: voor één van mijn meest geslaagde optredens kreeg ik een 5. Veel deelnemers vonden me een ‘drammer’. En daar werd ik blij van!
In dit geval was het namelijk mijn rol om te drammen. De deelnemers moesten geconfronteerd worden met zaken die niet lekker liepen in de organisatie en moesten hun eigen rol daarin gaan zien. En dan gaat vooruitgang soms gepaard met enig ongemak. Mijn klant huurde me in, juist om dat ongemak te veroorzaken en zodat zij het niet zelf hoefde te doen. Ik speelde mijn rol (met verve, durf ik te zeggen), de bijeenkomst haalde zijn doel en mijn klant was tevreden.
In dit geval was de 5 geen teken van falen; integendeel!

Waardeer op de juiste vragen

Zijn het doel en de criteria helder, dan is het vinden van de juiste evaluatievragen de volgende stap. De simpele vraag ‘hoe goed vond u de dagvoorzitter’ volstaat niet meer, omdat mensen niet weten wat je bedoelt met ‘goed’. En dan ben je dus weer terug bij het beoordelen op een goed gevoel voor humor.
Een veel gestelde vraag is: ‘hoe scoorde de moderator op inhoud?’ Toegegeven, deze vraag is al wat specifieker. Maar waarom zou je hem stellen? In de meeste gevallen gaat de dagvoorzitter immers helemaal niet over de inhoud, maar over het proces.
Dus moet de meeting owner op zoek naar een vraag die iets zegt over het doel en over de rol die de dagvoorzitter (of spreker, cateraar, locatie etc) daar in speelde. In mijn eerdere voorbeeld had dus gezocht moeten worden naar iets als ‘kreeg u een nieuwe kijk op het functioneren van onze organisatie’, of  ’hielp de dagvoorzitter de deelnemers om hun eigen rol in het probleem te zien?’ Met dat soort vragen hadden de bijeenkomst en ik hoger gescoord; zeker weten!

Waardeer op behoefte

Een spreker of dagvoorzitter die voor één bijeenkomst een 10 scoort, is niet noodzakelijk de beste keuze voor iedere andere bijeenkomst. Want daar gelden weer een ander doel en andere eisen.
Een gespreksleider die vooral ruime voldoendes scoort op awardshows, was waarschijnlijk niet geschikt geweest voor de bijeenkomst die ik deed. En omgekeerd zou ik met een goede score op die meeting niet per definitie geschikt geweest zijn voor een awardshow.

Conclusie

Cijfers geven is goed, zolang doel, criteria en vragen maar goed overdacht zijn. Als je op zoek bent naar een dagvoorzitter, spreker, etc en je gaat daarvoor naar een beoordelingssite, hou dan in gedachten dat de meeste cijfers waardeloos zijn. Als je wilt kijken naar cijfers, zoek dan naar bewijs waar die cijfers voor staan.

Jan-Jaap

Meer succes op de beurs, met Frans Miggelbrink

29 mei 2015
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Nieuws, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Een beursdeelname is duur en levert weinig op. Met die gedachte besluiten veel bedrijven af te zien van een stand op bijvoorbeeld een belangrijke vakbeurs. Met de inzet van professionele gespreksleiders wil Dagvoorzitter.nl helpen hier verandering in aan te brengen.
De cruciale vraag is, waarom aanwezigheid op beurzen vaak te weinig oplevert. Ervaren dagvoorzitter en beursbemanningslid Frans Miggelbrink heeft een duidelijke mening: “de standbemanning heeft geen idee hoe ze wildvreemde voorbijgangers het beste aan kunnen spreken”.

Frans op beurs

 

Wat een beursdeelname kost is ineens geen probleem meer, als het veel geld in het oplevert. En op bijna iedere beurs wordt dat gerealiseerd door getekende contracten of minimaal nieuwe leads, die in de periode na de beurs leiden tot inkomsten.
Om tot dat punt te komen, is allereerst een heldere doelstelling voor de beurs noodzakelijk. Stap 2 is  in gesprek te raken met de beursbezoekers. De verkopers of accountmanagers op de stand zijn vaak prima in staat om een goed en succesvol verkoopgesprek te voeren. Maar voordat het zo ver is, zit daar nog een fase voor.

Frans vertelt: “Op een beurs komen honderden of zelfs duizenden mensen voorbij. De kunst is die aan te spreken, snel te bepalen of er potentie is. Dat is voor sommigen eng en moeilijk. Dus waarom zou je daar geen specialist voor inhuren?”
Frans legt voor zijn opdrachtgevers op beurzen het eerste contact met de bezoekers. Hij scant hun behoefte en bepaalt in een fractie van een seconde of uw bedrijf daar iets in kan betekenen. Beloftevolle kandidaten leidt hij op een hele natuurlijke wijze door naar de accountmanagers, die vervolgens kan doen waar hij goed in is: scoren.

Bewezen rendement
Deze samenwerking heeft zich al vaak bewezen. Met enige trots, geeft Frans een voorbeeld: “Een bedrijf waar ik voor werkte heeft van een beurs bijgehouden hoeveel de investering was en hoeveel het rendement. De investering was rond de € 1000 per dag. Het rendement: nieuwe klanten en concrete opdrachten die aantoonbaar herleidbaar waren tot het contact op de beurs. En dat bleek te gaan om zo’n € 300.000!”

Tegelijkertijd is Frans realistisch en weet hij dat niet dat hele bedrag op zijn conto te schrijven is. Maar al zou het maar om de helft gaan, dan nog was het inhuren van deze ervaren gespreksleider meer dan de moeite waard: ”Natuurlijk zijn ze zelf ook wel eens stiekem een gesprekje begonnen en de accountmanager moet de leads nog wel binnen halen. Maar ik heb er wel voor gezorgd dat zij al die dagen in gesprek waren met potentiële klanten. Wat ik daarvoor doe? Simpelweg echt contact maken, zonder meteen in de verkoopstand te schieten. Met openingszinnen als: is het een goeie beurs? Of iets prikkelender: moet ik het je nog eens uitleggen, of weet je het allemaal al? De omliggende stands waren leeg. Een buurman verzuchtte, dat waarschijnlijk hun doelgroep niet op de beurs liep of dat het aan het weer lag. Maar bij ons was het voortdurend vol”.

Frans zijn aanpak is slechts één voorbeeld van hoe een professionele moderator kan helpen meer succes te halen uit een beursdeelname. Onze dagvoorzitters beschikken over een keur aan formats, waarmee uw stand zich gegarandeerd terug betaalt.
Wilt u Frans boeken, of wilt u meer informatie over alle mogelijkheden? Bel ons dan op +316 46113994 of stuur een mail naar info@dagvoorzitter.nl

 

Duin en Kruidberg wint gratis dagvoorzitter

1 april 2015
Categorieën: Nieuws
Geen reacties »

Tijdens de MPI NLconference was Dagvoorzitter.nl één van de sponsoren. We leverden 4 gespreksleiders, 2 workshopleiders én we gaven prijzen weg! We vroegen iedereen om zijn/haar belangrijkste vraag over dagvoorzitterschap. De beste vraag wordt beloond met een gratis dagvoorzitter, de nummers 2 t/m 5 krijgen een gratis adviesgesprek van een uur.
We maken graag de winnaars bekend en geven antwoord op hun vragen.

evenemens

 

Hoofdprijs

De hoofdprijs gaat naar Jo-Ann van Halderen van Landgoed Duin & Kruidberg. Deze prachtige locatie wil, zo laat Jo-Ann weten, meer doen dan alleen de locatie leveren. Ze vraagt zich daarom af: “Hoe kan ik jullie (Dagvoorzitter.nl) effectief inzetten?”
Wij willen met het toekennen van de hoofdprijs Duin & Kruidberg prijzen voor het feit dat ze voor (durven) lopen op de markt. Het overgrote deel van de locaties beperkt zich nog steeds tot het verhuren van een stapel stenen en een dak. Het is onze overtuiging dat alle spelers in de keten in staat moeten zijn om opdrachtgevers een stap verder te helpen. Wij willen als bureau graag adviseren over locaties en vinden het prettig, als die dat omgekeerd ook doen. Bijeenkomsten zullen er beter van worden, als daar samenhang ontstaat.
Met de inzet van een bureau als Dagvoorzitter.nl kan een locatie werkelijke meerwaarde bieden. Zonder zelf de markt op te hoeven, kan de venue zijn opdrachtgever ook inhoudelijk helpen het maximale uit de bijeenkomst te halen.
In antwoord op de concrete vraag van Jo-Ann: ons bureau wordt het meest effectief ingezet, als we vroeg in het proces mogen instappen. Dan is de selectie van de juiste gespreksleider het meest gericht en kan de gekozen dagvoorzitter echte toegevoegde waarde leveren. De locatie is daarvoor een perfecte partner voor de opdrachtgever: de locatie boeken is immers vaak de eerste stap in het proces, dus daar liggen kansen op het leveren van meerwaarde. Verder is er een duidelijke samenhang tussen locatie en moderatie: de juiste sfeer en zaalopstelling maken het werk van de dagvoorzitter ontzettend veel makkelijker.
We gaan snel een keer bij Jo-Ann langs, om verder te praten over de vraag hoe zij haar opdrachtgevers kan overtuigen van het belang van een gerichte keuze van de juiste dagvoorzitter.

Prijzen 2 t/m 5

Uiteindelijk hebben we besloten niet vier, maar vijf mensen blij te maken met een gratis adviesgesprek. We zetten de winnaars, hun vragen en de antwoorden kort op een rij.
Wieteke Lemmen (wietweetwaarheen.nl) worstelt met een opdrachtgever, die liefst iemand uit het vakgebied op het podium zet. Zij voelt meer voor een professionele buitenstaander. Ook Jan-Willem Nienhuys (TeKa groep) stelt de vraag “waarom je een professionele dagvoorzitter zou moeten verkiezen boven een intern iemand”.
Dit is een vraag, waar wij vaak mee geconfronteerd worden. Ons antwoord verbaast mensen vaak: wij willen niet uitleggen, waarom je altijd een professionele dagvoorzitter zou moeten huren. Simpelweg, omdat we vinden dat in sommige gevallen een interne kandidaat (eventueel met enige coaching), een inhoudelijke expert of een BN-er een betere optie is.
Belangrijk in de afweging is, wat er van de betreffende gespreksleider verwacht wordt op het podium. Gaat het om werkelijk diepgravende vragen over het onderwerp, dan kan een insider de juiste keuze blijken; zeker als de verdere eisen niet te zwaar zijn. Soms is interactie beperkt en hoeven er allen maar een paar mensen aangekondigd te worden. Wordt er echter meer verwacht op het vlak van het begeleiden van processen, het creëren van de juiste sfeer, ervaren ipv informeren, dialoog en echt luisteren, samen iets bereiken, interviewen en interactie in plaats van zenden, dan komt de professional in beeld.
En in een aantal gevallen is de ideale combinatie: een professionele dagvoorzitter die samen werkt met een inhoudelijke ‘side-kick’. Het is dus een kwestie van een goede intake en de juiste afwegingen. Daar helpen we Wieteke en Jan-Willem graag bij.

Bertil van Veen (Faber Audiovisuals) vraagt zich af “hoe de dagvoorzitter 2.0 eruit zal zien”. Wij denken dat die nog veel moet kunnen dan nu: bijeenkomsten ontwikkelen zich in rap tempo naar werkelijke ervaringen, met veel interactie, inzet van event-tech, gamification en ga zo maar door. Dus waar we nu te maken hebben met (weliswaar professionele) autodidacten op het podium, zullen we in de toekomst werkelijk opgeleide professionals zien. Dagvoorzitter 2.0 is opgeleid in interactie, groepsdynamica, psychologie, biologie, sociale wetenschap, interview, debat, dialoog, event ROI, meeting design en ga zo nog maar even door.
Wij verwachten dat binnen nu en 2-4 jaar de eerste officiële opleiding tot dagvoorzitter een feit zal zijn.

Rick Schreuder komt met een hele praktische vraag: “Ik sta als dagvoorzitter altijd bij de ingang om mensen welkom te heten. Dat legt de basis voor de juiste sfeer. Doen jullie dat ook?” Het antwoord is: ja, vaak wel. Maar alleen als dat past bij het doel van de bijeenkomst en de rol die jij daar als dagvoorzitter in hebt.
Ben je bijvoorbeeld ingehuurd als gastheer of is het voor de bijeenkomst van belang dat mensen zich meteen thuis voelen, dan is bij de deur staan heel belangrijk. Collega Hans Etman doet regelmatig verhitte bewonersbijeenkomsten en dan is het fijn, als mensen hem al leren kennen voordat hij op het podium verschijnt.
Aan de andere kant  is je rol soms die van de kritische buitenstaander; de luis in de pels, die de mensen een spiegel voor houdt. Dan kan juist afstand houden beter werken en is jouw ‘populariteit’ niet van belang.
Omdat wij ook mensen trainen, praten we graag een keer verder met Rick over de keuzes die je als dagvoorzitter voortdurend maakt.

Susan Dijkstra (ErasmusMC Congresbureau) komt met een hele praktische vraag: “Ik zoek een dagvoorzitter voor op het podium tijdens een Asbestbeurs”. Het gaat hier om een podium midden op de beursvloer en dat stelt hele specifieke eisen aan de presentator. Niet iedereen kan dat en daarom helpen we Susan graag om de juiste keuzecriteria te formuleren.

Met het beantwoorden van deze en alle andere denkbare vragen, willen we bijdragen aan betere bijeenkomsten. De dagvoorzitter speelt daarin een belangrijke rol; of het nu gaat om een doorgewinterde professional of een goed gecoachte vrijwilliger.
De vier gespreksleiders tijdens de MPI NLconference waren overigens trainees van de workshop ‘Leren Modereren‘, een product van Kim Coppes en ondergetekende (ook voor internationale groepen). We bedanken MPI voor de kans die ze deze mensen gegeven hebben om ervaring op te doen. Want dagvoorzitter zijn is  net zoiets als je rijbewijs halen: het papiertje is de start, een echt goede chauffeur wordt je pas met veel ervaring.

Jan-Jaap In der Maur

Verkiezing Dagvoorzitter van het Jaar weer van start

13 februari 2015
Categorieën: Geen rubriek
Geen reacties »

“Wanneer beginnen jullie weer? Dat werd ons voortdurend gevraagd”, zeggen Jan-Jaap In der Maur (Dagvoorzitter.nl) en Marga Groot Zwaaftink (Commgres), de initiatiefnemer van de verkiezing ‘Dagvoorzitter van het Jaar’.
De eerste editie was een doorslaand succes, volgens Jan-Jaap: “veel aandacht voor ons mooie vak, kwalitatief zeer hoogwaardige inzendingen en drie prachtige winnaars”. Vanaf 1 maart is de inschrijving voor de verkiezing van 2015 geopend, via www.dagvoorzittervanhetjaar.nl.

banner 2

 

Marga Groot Zwaaftink is overtuigd van het belang van de verkiezing: “het vak – want dat is het – wint erbij. Maar ook de deelnemers hebben er direct voordeel van gehad”.
Oud-winnaars Rens de Jong (Dagvoorzitter van het Jaar), Stefan Wijers (Dagvoorzitterschap van het Jaar 2013) en Rick van der Kleij (Talent van het Jaar 2013) zijn eensgezind in hun enthousiasme voor de competitie. “Het is een hele fijne bevestiging, dat je goed bezig bent. En het is ook gewoon leuk om met vakgenoten te praten over het vak, zegt Rens.
“Het is heel motiverend”, vult Rick aan, “om te reflecteren op wat je kunt, hoe jij je onderscheidt en wat je nog kunt leren”. Stefan noemt de beoordeling door een kritische jury niet alleen spannend en leerzaam, maar heeft ook aantoonbaar profijt gehad van zijn titel: “Echt onvoorstelbaar veel mensen hebben gereageerd op de nominatie en de onderscheiding. Bestaande en nieuwe opdrachtgevers refereren er nog regelmatig aan en het blijkt voor hen reden te meer om met me in zee te gaan”.

Meer aanmeldingen
“We waren heel tevreden met het eerste jaar”, laat Marga Groot Zwaaftink weten, “maar we zagen ook punten ter verbetering. We hebben daarom bewust even pas op de plaats gemaakt en onszelf tijd en ruimte gegeven om een aantal aanpassingen uit te werken. Daardoor staat er nu een organisatie, die tot in lengte van jaren mee kan en die het vak dagvoorzitter de hoogwaardige aandacht geeft die het verdient”.
Om te beginnen werd de inschrijfprocedure eenvoudiger gemaakt en opent de inschrijving al in maart. Jan-Jaap rekent erop, dat dit gaat leiden tot meer aanmeldingen: “we merkten dat een bijeenkomst toch snel wegzakt. Dat betekent dat opdrachtgevers in november geen aanmelding meer doen voor een optreden dat al in april plaats vond. Nu kunnen ze het ijzer smeden, als het heet is”.
Daarnaast werden de beoordelingscriteria aangescherpt, op basis van de ervaringen van het eerste jaar. En het team dat de verkiezingen op zich neemt is uitgebreid. “Het eerste jaar bemanden we met zijn zessen drie jury’s én deden we de hele organisatie”, kijkt Marga terug. “En dat was eigenlijk niet te doen”.
Daarom werden nieuwe partners gezocht, die ieder de verantwoordelijkheid kunnen nemen voor één jury. Jan-Jaap vult aan: “dat heeft als bijkomend voordeel, dat de verkiezing ook breder gedragen wordt en daardoor nog geloofwaardiger is. Het is niet alleen meer van Dagvoorzitter.nl en Commgres. We zijn blij met Het Nederlands Debatinstituut als partner en zijn nog met een aantal partijen in gesprek.” Net als vorig jaar, is Congreswereld.nl de mediapartner.

Originaliteit, durf en inlevingsvermogen
De winnaars van de eerste editie nemen voor de verkiezing van 2015 allemaal plaats in een jury. Stefan Wijers heeft zijn persoonlijke criteria al op een rij: “Originaliteit, durf en inlevingsvermogen. Daar gaat het om, als je een goede vertaalslag wilt maken van het doel, naar het ontwerp en naar de uitvoering zelf. Nieuwsgierigheid en empathie zijn de basis en vervolgens ben ik benieuwd hoe kandidaten hun opdrachtgever mee weten te nemen in een aanpak die anders is dan anders”.
Rick gaat vooral op zoek naar zelfreflectie bij de kandidaten: “die is cruciaal om te kunnen groeien. En verder wil ik graag visie horen en hoe die aantoonbaar in praktijk is gebracht”. Rick zijn eigen uitverkiezing gaf ook hem een scherper beeld van zichzelf, vertelt hij: “Ik ben selectiever geworden in het soort bijeenkomsten die ik leid. Ik overweeg meer dan vroeger in hoeverre juist ik die ene bijeenkomst beter kan maken”.
Rens eist vooral dat een dagvoorzitter zorgt dat iedereen actief betrokken blijft: “Hij moet energie in de zaal brengen. En ik ben heel benieuwd naar de creatieve oplossingen die de genomineerden van dit jaar iedere dag weer vinden”.

Drie categorieën
Ook in 2015 wordt er gestreden om drie titels: ‘Talent van het Jaar’, voor de beste nieuwkomer. ‘Dagvoorzitterschap van het Jaar’ voor het beste, meest effectieve eenmalige optreden. En ‘Dagvoorzitter van het Jaar’ voor de echte professional, die een jaar lang op het allerhoogste niveau heeft geacteerd.
In de laatste categorie zullen de genomineerden voor het eerst ook live beoordeeld worden. Verder maken onder andere diepte-interviews deel uit van de beoordeling, met de kandidaten zelf en hun opdrachtgevers. De kandidaten worden beoordeeld op menselijke kenmerken als empathie en inlevingsvermogen, de beheersing van basis-dagvoorzittersvaardigheden, hun visie op het vak, hun investering in hun eigen ontwikkeling en het inzicht in hun sterke en zwakke kanten.

De jury’s staan onder leiding van Roderik van Grieken (Debatinstituut) en Hans Etman (Dagvoorzitter.nl). Voor de derde jury wordt nog een partner gezocht.
Elke jury bestaat naast de voorzitter uit de winnaar van de vorige editie, een opdrachtgever, een vakmens (meeting designer, vakjournalist, etc), een podiumdier (spreker, entertainer, etc) en twee ‘wildcards’.

Marga Groot Zwaaftink neemt met haar congresbureau Commgres de organisatie op zich. Jan-Jaap In der Maur (Dagvoorzitter.nl) bewaakt de selectie- en beoordelingscriteria, als algemeen juryvoorzitter.

Stront aan de knikker? Vraag Hans Etman!

5 februari 2015
Categorieën: Gezien gehoord gelezen, Over vragen stellen en discussie voeren, Verhalen uit de praktijk
Geen reacties »

Steeds vaker worden onze gespreksleiders ingezet bij bewoners-/inspraakavonden en andere gelegenheden, waar ‘stront aan de knikker is’. Getuige onderstaande artikelen, deed collega Hans Etman fantastisch werk voor Sportvereniging Agilitas.
Strijdende partijen binnen de vereniging stonden elkaar zelfs voor de rechter ‘naar het leven’. Hans wist van de ALV een constructieve bijeenkomst te maken, waar de basis werd gelegd om als één saamhorige club verder te kunnen.

_MG_7857

 

Lees hier wat de lokale pers er over schreef:

De Bunschoter, voorpagina:
“Mede dankzij de ontspannen en kiene leiding van externe voorzitter Hans Etman bleven binnenbrandjes uit en voerde ondanks de tegenstellingen contructief denken toch hoogtij”.
Lees hier het hele artikel.

De Bunschoter, pagina 7, citaat van de nieuwe voorzitter Voorbach:
“Ik vond het wel spannend. Vooral of het zou lukken om de emoties die los zouden komen, te kunnen beteugelen. Dat is  goed gelukt … De externe voorzitter heeft daar zeker een positieve rol in gespeeld”.
Lees hier de volledige tekst.

 

Stand van het vak: de puberteit

3 februari 2015
Categorieën: Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

Het begint een mooie traditie te worden: aan het begin van het jaar geven wij onze visie op ‘de stand van het vak’. Voor ons gevoel zit het dagvoorzitterschap midden in zijn puberteit: alle basisvaardigheden zijn inmiddels aangeleerd, maar er is nog ervaring en groei nodig om ze echt effectief in te zetten.
Om van ons vak een werkelijk volwassen professie te maken, moet nog een aantal stappen gezet worden.

puistige puber

Professionalisme

Nog niet eens zo heel lang geleden was het dagvoorzitterschap vooral een fijne, goed betaalde schnabbel. Natuurlijk zijn de ‘klussers’ die het alleen maar doen voor het geld nog niet helemaal uitgestorven, maar gelukkig groeit de groep gespreksleiders die hun vak serieus nemen gestaag.
Maar er is nog een stap te zetten: op dit moment zijn dagvoorzitters vooral autodidacten. Ze hebben het vak onder knie gekregen door het veel te doen, goed naar zichzelf te kijken en voortdurend te schaven aan hun prestaties. Wij verwachten dat een volgende generatie moderatoren de eerste zal zijn, die bewust gaat kiezen voor het vak van dagvoorzitter. Zij zullen de eersten zijn, die stap voor stap getraind gaan worden in alle facetten van het vak.
Natuurlijk worden er al een aantal trainingen aangeboden. Zelf leiden we  - met veel succes – mensen op in de workshop Leren Modereren. Maar dan heb je het nog niet over een volwaardige beroepsopleiding tot dagvoorzitter-gespreksleider. Het kan in onze ogen niet lang meer duren, voordat dagvoorzitters een echt diploma gaan halen aan het eind van een breed opleidingstraject van misschien wel meerdere jaren.

Toegevoegde waarde

Met het verder professionaliseren van het vak, zal ook de toegevoegde waarde toenemen. We zullen steeds meer los komen van het inzetten van een dagvoorzitter, zonder dat duidelijk is wat dit oplevert. We zullen steeds meer groeien naar een situatie waarin de rol van de dagvoorzitter meetbaar gemaakt wordt en de keuze voor een bepaalde dagvoorzitter een hele bewuste wordt.

Rol van de dagvoorzitter

Omdat de aard van bijeenkomsten verandert, verandert de rol van de dagvoorzitter mee. We zitten midden in de beweging: het zenden van grote hoeveelheden informatie sterft – al is het langzaam – uit. Informatie kun je immers overal vinden. En dus komt er een groeiende focus op het inzetten en interpreteren van kennis en informatie.
Voor de dagvoorzitter betekent dit, dat zijn rol verschuift van presentator naar motivator, coach, het laten ondergaan van een ervaring, het wegen van feiten, het helpen informatie te vertalen naar de praktijk en die concreet toe te passen.

Van hip naar effectief

De waardering voor de rol van de dagvoorzitter groeit, maar is wel nog een vrij oppervlakkige. Misschien zijn we op dit moment wel de DJ van het bedrijfsleven: hip, maar zonder echte waarde. Daarom zie je nog te veel platgetreden paden: uitgekauwde formats, die vrij willekeurig ingezet worden. Dagvoorzitters die één kunstje heel goed beheersen en dat dan ook altijd doen; te pas, maar ook vaak te onpas.
Om volwassen te worden moeten we toe naar goed opgeleide dagvoorzitters, die alle facetten van het vak beheersen: groepsdynamiek, psychologie, theater, debat, interviewtechniek, gamification, eventtechnology… en ga zo maar door. We moeten toe naar gespreksleiders, die niet zo maar wat doen op basis van hun gevoel, maar die bewuste keuzes maken in toon, tempo en stijl.
De inzet van een dagvoorzitter moet een meetbare grootheid worden, op basis van heldere criteria. Pas dan mag het vak zich volwassen noemen.

Jan-Jaap In der Maur

Moderation design: een prachtige symfonie

21 oktober 2014
Categorieën: Je publiek beter bereiken, Over vragen stellen en discussie voeren, Stand van het vak
Geen reacties »

De dagvoorzitter is als de dirigent van een symfonie-orkest: het is aan jou om het werk van de componist zo goed mogelijk uit te voeren en je publiek in vervoering te brengen. Daarom is het  onvoorstelbaar: een dirigent die de bladmuziek pas voor het eerst in kijkt, vlak voor hij het podium op stapt; die niet na heeft gedacht over de vertaling die hij wil geven aan wat de componist bedacht heeft. Net zo min is het denkbaar, dat een dagvoorzitter volledig vertrouwt op wat zijn gevoel hem tijdens de bijeenkomst zelf ingeeft. En toch gebeurt dat nog (te) veel.

Conductor

De dirigent verdiept zich in de compositie en de bedoelingen die de componist daarmee had. Voor een deel liggen die duidelijk vast, maar voor een ander deel geeft de dirigent er zijn eigen interpretatie aan.  En net zo zou iedere dagvoorzitter zich moet verdiepen in het Meeting Design: een goede bijeenkomst is met grote zorg en tot in detail ontworpen en dan ben jij , de dagvoorzitter, degene die moet zorgen dat jouw interpretatie leidt tot een (meer dan) geslaagde bijeenkomst.
Iedere dagvoorzitter zou voor zichzelf een zogenaamd  ’ Moderation Design’ moeten uitwerken: de bewuste keuze in toon, tempo en stijl om het ontwerp van de dag zo effectief mogelijk ‘op te voeren’.

Toon:
Afhankelijk van de opbouw van de dag, kies je steeds wisselende manieren om de deelnemers aan te spreken. Je kunt scherp openen, omdat de opbouw van de dag vraagt dat je mensen eerst confronteert met een aantal zaken. In andere gevallen dicteert het Meeting Design een open en uitnodigende toon, bijvoorbeeld als het onderwerp gevoelig ligt.
Vervolgens pas je in de loop van de bijeenkomst je toon een paar keer heel bewust aan: na scherpte geef je ruimte voor reflectie, bijvoorbeeld. Of je schakelt door naar een zakelijke toon, als de uitnodigende opening zijn effect heeft gehad. Het is maar net wat je wilt bereiken.

Tempo:
Een goed Meeting Design maakt ook keuzes die te maken hebben met dynamiek: rust voor reflectie is op zijn tijd net zo belangrijk, als dynamiek en snelheid op andere momenten. Nadat mensen in hoog tempo overladen zijn met informatie of inspiratie, hebben ze tijd nodig dit te verwerken. En vervolgens kan het zaak zijn dit te vertalen naar concrete afspraken of maatregel, waarbij het tempo weer omhoog moet.  Die constante en bewuste wisseling in tempo houdt de deelnemers bij de les en zorgt dat ieder programma-onderdeel precies doet wat het moet doen. Toon en tempo hangen uiteraard nauw samen.

Stijl:
In het boek ‘Into the heart of meetings’ wordt gesproken over ‘facilitation  style’: een hele precieze omschrijving van de aanpak door de dagvoorzitter in een paar woorden. Dat kan entertainend zijn, bombastisch, dynamisch, beheerst, beschouwend, en ga zo maar door. Je kunt de rol aannemen van de journalist, de coach, de hofnar, de advocaat van de duivel etc … De mogelijkheden zijn oneindig en dus is het zaak hier veel tijd en aandacht aan te besteden.

Een goed Moderation Design maken is een proces dat begint bij het Meeting Design en een goede briefing van de gespreksleider. Vervolgens wordt er in de aanloop naar de bijeenkomst voortdurend aan geschaafd. Uiteindelijk gaat de dagvoorzitter het podium op met een helder idee, wat hij gaat doen op welk moment.
Maar let wel: toon, tempo en stijl mogen nooit in beton gegoten zijn. Iedere meeting kent moment dat het anders loopt dan gepland, en dan moet je het Moderation Design ter plekke aan kunnen passen. Dat moet altijd ‘on the spot’, dus ook dan is het heel belangrijk dat de dagvoorzitter zich tot in detail heeft verdiept in doel en ontwerp van de bijeenkomst. Alleen dan kan hij in een fractie van een seconde de juiste aanpassingen maken.

Tot slot: het Moderation Design is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van Meeting Owner, Meeting Designer en dagvoorzitter. Pas als ze allemaal bereid zijn erin te investeren én op het juiste moment bereid zijn de ander te vertrouwen, komt het echt tot zijn recht.

Jan-Jaap In der Maur