J2

Dagvoorzitters zijn er in vele soorten en maten. Zelfs al lukt het je de goede van de slechte te onderscheiden (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/podiumbeest-of-prutser/), dan nog is de vraag: wie van deze professionals past het best bij mijn evenement? Iedere bijeenkomst vraagt om zijn eigen beste dagvoorzitter. Daarom hanteert www.goededagvoorzitters.nl een aantal zoekcriteria (we houden ons overigens van harte aanbevolen voor aanvullingen!), waarmee iedere organisator in onze ogen een profiel van de ideale dagvoorzitter voor dat evenement kan schetsen:

Rol van de dagvoorzitter:

De term ‘dagvoorzitter’ is een containerbegrip. Een helder beeld van welke rol(len) hij of zij binnen het programma vervult helpt bij het uitzoeken van de juiste dagvoorzitter. Maak liefst een gerichte keuze uit (een combinatie van) de rollen:

Adviseur/Communicatie-expert: Praat in vroeg stadium mee over concept, programma-indeling en inhoud

Brainstormer: Inventariseert gezamenlijke kennis en creativiteit; begeleidt weging van de uitkomsten

Discussie-/debatleider: Leidt de uitwisseling van visies, meningen en feiten

Energizer/motivator: Tilt de bijeenkomst naar een hoger energieniveau

Entertainer: Ondersteunt het programma door inzet showelementen

Facilitator: Begeleid processen binnen de groep en helpt deelnemers het gesprek optimaal te voeren

Interviewer: Krijgt in gesprek met sprekers, panelleden en deelnemers alle relevante informatie boven tafel

Marktmeester: leidt uw (banen/product) markt in goede banen

Moderator/katalysator: Maakt diepere lagen zichtbaar en begeleidt (verhitte) gemoederen naar optimaal eindresultaat

Presentator/ceremoniemeester: Zorgt dat het programma op schema verloopt en legt soepele verbanden tussen onderdelen

Karakter van de dagvoorzitter:

Iedere groep vereist zijn eigen aanpak om het gestelde doel te bereiken. Uw dagvoorzitter kan niet anders dan zichzelf zijn; dat is tegelijk zijn kracht en zijn zwakte.

Het is daarom van groot belang te bedenken, welk ‘type mens’ met welke persoonlijke vaardigheden het meest effectief uw bijeenkomst kan leiden. Is hij/zij: analytisch, bescheiden, charismatisch, creatief/vernieuwend, energiek/inspirerend, humoristisch, improvisator, inhoudelijk sterk, interactief, kritisch, nieuwsgierig/luisteraar, prikkelend, sturend/resultaatgericht, verbindend/bruggenbouwer?

Soort bijeenkomst:

De begrippen ‘evenement’ en ‘bijeenkomst’ zijn erg breed. Onder die noemer valt een scala aan vormen, die ieder hun eigen kenmerken hebben en dus ieder hun eigen soort dagvoorzitter vragen.
Ruwweg zou een organisator zijn evenement moeten indelen in (een combinatie van) de volgende rubrieken: congres, discussie-bijeenkomst, feestavond, informatie-bijeenkomst, inspraakbijeenkomst, (jaar)vergadering, kick-off, , managementmeeting, netwerk-/kennismakings-bijeenkomst, productpresentatie, seminar, studiedag, symposium, teambuilding, workshop/training.

Het onderwerp:

Maakt het uit of uw dagvoorzitter inhoudelijk iets van het onderwerp weet? Ja en nee.
Een te grote inhoudelijke expertise kan een rem zijn: het verhindert het stellen van onverwachte vragen. En de benodigde basiskennis kun je in de aanloop naar het evenement opdoen.
Aan de andere kant: een dagvoorzitter die helemaal niets met het onderwerp heeft, zal ook met research niet op een voldoende basisnivo komen. Interesse is een voorwaarde voor begrip. De een snapt nu eenmaal niets van computers, de ander heeft een aversie tegen religie. Een GoedeDagVoorzitter kan een breed scala aan onderwerpen aan, maar geeft duidelijk aan waar je hem vooral niet voor moet inhuren.

Wat heb ik genoten van ‘24 uur met Wilfried de Jong’ waarin hij PVV-ster Fleur Agema te gast had. Al kijkend vroeg ik me af: wat maakt die man toch tot één van de beste interviewers van Nederland en wat kan ik van hem leren?
Mijn belangrijkste conclusie: hij probeert geen punt te maken. Waar collega-interviewers ten koste van alles iets ‘willen bewijzen’, wil De Jong alleen maar ’laten zien’. Hij gaat de strijd niet aan, waar anderen zouden doordrukken; hij beheerst zich, waar iedereen tegengas zou geven. Hij kiest niet voor ‘ja maar’ in een poging zijn waarheid boven die van zijn interviewee te stellen, maar geeft simpelweg zijn gedachten ter discussie en laat de ander de ruimte zijn eigen mening te hebben. De Jong probeert niets aan te tonen, maar laat de kijker zijn eigen conclusies trekken.
Wat daarbij natuurlijk helpt is het format: Wilfried de Jong heeft alle tijd van de wereld. Als je iemand in 5 minuten moet interviewen, heb je uiteraard meer haast en ben je sneller geneigd druk te zetten … die dan vaak averechts werkt. Want eigenlijk is het heel simpel: je moet als interviewer niets willen forceren.

Wat we vervolgens zagen, was dat Fleur Agema een aantal uitspraken deed en een kant van zichzelf liet zien, die ik in ieder geval nog nooit eerder had gezien. Een aantal voorbeelden:
Toen Agema over de 2de wereldoorlog en haar afschuw voor de Jodenvervolging sprak, constateerde ze dat de joden toch een hele eigen plek hadden binnen onze maatschappij en dat het daarom zo erg was dat ze zo gestigmatiseerd en vervolgd werden. De Jong slikte de vraag in, die ieder ander gesteld zou hebben: ‘doen jullie met moslims niet precies hetzelfde?’
Dankzij die zelfbeheersing bleef het gesprek op gang en voelde Fleur Agema zich voldoende veilig om kort daarop de islam te vergelijken met Nazi-Duitsland. En weer glimlachte Wilfried, in plaats van haar te confronteren met het feit dat het uitsluiten van de islam in ons land net zo makkelijk (en net zo onterecht!) aan die vergelijking onderworpen kan worden.
En uiteindelijk leidde al dat geduld niet alleen tot een helder (en in mijn ogen onthutsend) totaalbeeld van de visie en drijfveren van Agema , maar vooral tot één concluderende opmerking van Fleur die meer over haar zei dan wat elke andere aanpak ooit boven water had kunnen krijgen. Op Wilfried zijn zoveelste nuancerende vraag, verzuchtte zij: “Ja maar Wilfried, jij hebt het steeds over mensen …’  En Wilfried? Hij zweeg en liet mij mijn eigen conclusie.

Overtuigt De Jong daarmee meer dan andere interviewers? Nee, want uiteindelijk preekt iedereen toch voor eigen parochie en PVV-ers zullen zich ook door De Jongs aanpak niet laten overtuigen van hun ongelijk, net zo min als ik ineens PVV-aanhanger geworden ben. Maar wat hij wel heeft bereikt is dat ik de drijfveren van Fleur Agema beter heb kunnen doorgronden dan ik na enig ander interview heb gekund.

Soms is de ideale dagvoorzitter een ‘hij’, soms een ‘zij’ … en in sommige gevallen een ‘hun’.

Iedere dagvoorzitter is anders en elke organisator van bijeenkomsten kiest – in de ideale wereld – doelgericht voor die ene man of vrouw die naadloos aansluit bij zijn evenement. Zelf stel ik mijn opdrachtgevers steeds vaker voor niet alleen het podium op te gaan, maar de bijeenkomst samen met een collega te leiden. En gelukkig zeggen opdrachtgevers regelmatig ‘ja’.

Waarom zou je dan kiezen voor een duo-voorzitterschap? Heel simpel: omdat twee voorzitters elkaar naadloos aan kunnen vullen, omdat twee meer kunnen dan één.

Het is juist daarom, dat ik vooral samen optreed met collega’s die mijn tegenpolen zijn; die beschikken over kwaliteiten die bij mij minder vertegenwoordigd zijn.

Recent heb ik een aantal optredens gedaan met Niels van der Schaaff (www.muizenkoning.nl ) en binnenkort doe ik een programma samen met Otto Wijnen (www.ottowijnen.nl).

Duo-voorzitterschappen vergroten de toegevoegde waarde voor de deelnemers en breiden mijn ‘productaanbod’ uit. Tegelijkertijd is het zaak eerlijk te blijven: samen optreden mag geen truc worden om klussen binnen te halen, die eigenlijk helemaal niet bij je passen. Daarom ben ik nog steeds erg blij met mijn lidmaatschap van www.goededagvoorzitters.nl: daar zit altijd iemand tussen om gericht naar door te verwijzen, als ik duidelijk niet de juist ‘hij’ ben voor de gelegenheid … bijvoorbeeld als er gevraagd wordt om een ‘zij’.

Evenementen staan niet langer op zich. Dankzij de social media maakt iedere bijeenkomst voortaan onderdeel uit van een voortgaande reeks communicatiemomenten, on-line en off-line. De organisator bepaalt niet meer in zijn eentje wat er besproken wordt en hoe het proces eruit ziet: de deelnemers eisen échte interactie.
Ook de rol van de dagvoorzitter digitaliseert, nu de manier waarop mensen met elkaar in gesprek gaan verandert. Wat mij opvalt is dat social media vooral gebruikt wordt voor event-marketing en nog heel weinig om het inhoudelijke resultaat te verbeteren. Ik hoop dat daar snel verandering in komt en zet daarom mijn ervaringen met digitaal discussiëren graag op een rij, met daarbij de kanttekening dat ik ook nog zoekende ben en open sta voor input.

Voorafgaand aan het evenement
Om te beginnen wil ik het hebben over de inzet van social media in de aanloop naar een bijeenkomst. Steeds vaker leid ik als dagvoorzitter bijvoorbeeld discussiegroepen op LinkedIn of communiceer ik met toekomstige deelnemers via Twitter.
Een paar ervaringsfeiten:

Stel vragen die er echt toe doen: als er op een discussieonderwerp geen respons komt, ga er dan niet vanuit dat de doelgroep niet wil, maar durf simpelweg toe te geven dat de vraag ze dus kennelijk niet interesseert. Wees blij met dit inzicht, verwijder het topic en probeer het opnieuw;

Maak vooraf een heldere keuze: hoe wil  je de social media gebruiken in relatie tot het congres? Wil je inventariseren, wil je bepaalde discussiepunten alvast aanzwengelen om daar live op door te gaan, wil je polsen wat er leeft, wil je deelnemers mee laten beslissen over de concrete invulling van de dag, … etc. Vanuit deze keuze volgt vanzelf de juiste balans in de manier waarop je verschillende social media (niet) inzet.

Kies voor een mix: integreer vanaf dag één prikkelende gesprekken via Twitter, LinkedIn, mail, etc

Geef het woord aan de deelnemers: vraag je publiek wie ze willen horen, wat ze willen leren, welke onderwerpen ze willen bespreken en stem daar je programma op af. Geef bijvoorbeeld 10 opties voor sprekers en nodig de 6 meest populaire uit. Of stel een paar programma-elementen voor en kijk welke men kiest.

Zorg voor structuur: dat de grens tussen zender en ontvanger verdwijnt, wil niet zeggen dat er geen behoefte meer is aan gespreksleiding. Zonder regelmatige samenvattingen en doorvertalingen naar vervolgvragen is er geen focus in de groep en zullen mensen afhaken. Feit is wel dat de digitale dagvoorzitter niet meer bepaalt, maar veel meer begeleidt.
De situatie kan ontstaan dat één discussie erg wijdlopig wordt en dat het zinnig kan zijn te splitsen, net zoals het kan voorkomen dat je een aantal separaat ontstane discussies juist samen wilt voegen. Dan kan het helpen één of meerdere discussies (met vooraankondiging) stop te zetten en nieuwe (met heldere inleiding) te starten;

Maak de moderator zichtbaar: Zet liefst de dagvoorzitter in (als hij ervaring heeft met dit fenomeen) als moderator. Hij/zij is gewend gesprekken te leiden en ze leren hem vast kennen voor de dag zelf.
Laat hem minimaal één keer per dag naar lopende discussies kijken én reageren. Ook als een groepslid zelf een gespreksonderwerp post (en daar hoop je natuurlijk op), reageer dan snel; niet om zijn onderwerp over te nemen, maar wel om steeds zichtbaar te maken dat er een groepsleider is;

Stimuleer sprekers om mee te doen: door ook hen on-line in een vroeg stadium met deelnemers in gesprek te brengen ontstijgt het programma het niveau van zenden&ontvangen. Het stelt de sprekers bovendien in staat hun optredens op maat te snijden (en dat mag ook van hem/haar geëist worden, vind ik);

Kies voor continuïteit: Social media lenen zich voor een voortdurend proces, in tegenstelling tot de momentopname dat een evenement vaak is. De keren dat ik tot nu toe op deze manier heb gewerkt, heb ik ook na het event nog een aantal weken lopende gesprekken begeleid, om vervolgens het beheer over te dragen aan de opdrachtgever. Gaat het echter om een doorgaand proces en komt er op termijn wellicht weer een live-bijeenkomst, dan kan ik me voorstellen dat het beheer in handen blijft van de digitale dagvoorzitter.

Accepteer dat ‘de mensen’ nog moeten wennen: het betrekken van je bezoekers gaat de ene keer beter dan de andere.

Tijdens het evenement

En dan komt de dag van het evenement. En ook tijdens het congres biedt de communicatie via de sociale media grote kansen. Mijn tips zijn:

Accepteer dat het bestaat: twitteren, chatten etc. tijdens een bijeenkomst is niet onbeleefd, het is de nieuwe manier van communiceren. Accepteer ook dat mensen steeds vaker slechts een deel van het programma actief zullen volgen en op andere momenten hun aandacht aan iets anders geven. Aan de congresorganisator de uitdaging zo te programmeren dat niemand ook maar een seconde wil missen

Gebruik het in je voordeel: probeer te achterhalen (en dat is niet moeilijk, want het is immers on-line te volgen) waarom/waarover iemand bijvoorbeeld Twittert. Doet hij het, omdat het congres voor hem niet interessant is of is het juist zo aansprekend dat hij het met iedereen wil delen. Gebruik deze kennis in je voordeel in plaats van je er tegen te verzetten.

Werk met een social-media-manager: heel veel toegevoegde waarde van de social media gaat verloren, omdat niemand zich er op toelegt. Als dagvoorzitter wil ik graag weten als één bepaalde opmerking in veel tweets terug komt, maar zelf kan ik niet op het podium tijdens een forumdiscussie on-line gesprekken volgen. Ik ben daarom erg blij als er iemand is, die dit voor me doet.

Laat de deelnemers aan het roer: ook tijdens de dag kun je het programma nog aanpassen aan de wensen van de aanwezigen. Via social media, maar ook een toepassing als What’s on (http://www.triqle.eu/content/triqles-whats), kun je deelnemers bijvoorbeeld mede laten bepalen welke workshops in de middag nog een keer herhaald moeten worden, welke sprekers de meeste tijd moeten krijgen, welke vraag de dagvoorzitter moet stellen aan de minister etc.

Zorg voor toegevoegde waarde: veel toepassingen worden vooral ingezet als ‘trucje’. Een twitter-fountain is prachtig, maar wat voegt het wezenlijk toe, als je de geplaatste tweets niet gebruikt om je programma inhoudelijk vorm te geven? En waarom laat je mensen stemmen per SMS, als je vervolgens niets met de uitslagen doet?

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen. Hoe geven jullie invulling aan het gebruik van social media tijdens evenementen?

Gisteren was ik - als deelnemer en leider van Powersessies - op de Dag van de Toegevoegde Waarde. En wat een terechte naam voor dit evenement: de aanwezigheid van een groot aantal vakgenoten die kennis deelden en met elkaar spraken over nieuwe mogelijkheden was ongelofelijk inspirerend!
Mijn observatie: ik hoop dat we het met zijn allen aan gaan durven de deelnemer aan de evenementen aan het roer te zetten. Laten we hem/haar vooraf durven vragen wat hij/zij wil: welke programmaonderdelen, welke sprekers, behandeling van welke problemen. Laten we de social media ook inhoudelijk gaan gebruiken, om ook vooraf en na afloop gesprekken te voeren en zo de dag zelf meerwaarde te geven.

Een verre van volledig overzicht:

De dag werd geleid door twee collega’s van GoedeDagVoorzitters.nl. het is altijd weer goed om een paar professionele collega’s te zien interacteren met de zaal.

Een aantal presentaties werd gedaan in Pecha Kucha stijl: de spreker heeft exact 20 sheets van ieder 20 seconden, dus 6 minuut 40 tot zijn beschikking. Het was heerlijk om naar een serie korte, flistende optredens te mogen kijken.
Mijn observatie: ieder format dat té rigide wordt toegepast is eerder een beperking dan een verrijking. Het is aan ons, de vakmensen, om iedere keer weer precies dát format te kiezen dat op een bepaald moment in het programma bij juis die doelgroep precies doet wat het communicatief zou moeten doen.

In één van de Pecha Kucha’s zei Erik Peekel: ‘Je doet nieuwe inzichten op door te spreken met mensen die anders zijn dan jij. Door gebruik te maken van de Wisdom of the Crowd kun je mensen aan het denken zetten’ (Erik vergeeft me hopelijk deze vrije vertaling van zijn optreden).
Mijn observatie: Je moet dus het standaard programma loslaten en iedere keer weer zoeken naar de vorm, die deze interactie mogelijk maakt. En een dagvoorzitter die hier ervaring mee heeft helpt!

Albin Bronkhorst sprak over de mogelijkheden van Webinars. De mogelijkheden hiervan zijn nog betrekkelijk onbekend en onbemind.
Mijn observatie: er is nog een wereld te winnen in het combineren van virtuele en fysieke bijeenkomsten. De laatste zullen in mijn ogen nooit uitsterven, maar wel steeds meer ’slechts’ een onderdeel worden in een langere keten van communicatiemomenten. Ik denk dat de dagvoorzitter ook steeds meer digitaal zal worden: hij zal zijn expertise ook toe gaan passen in on-line discussiegroepen of bijvoorbeeld op Twitter. En ook een webinar kan veel baat hebben bij een professionele gespreksleider.

Bedrijfssimulaties.nl hield ons voor dat kinderen leren door te experimenteren. Op congressen wordt in hun ogen (en de mijne) te veel geluisterd en te weinig gedaan.
En What’s on beleefde zijn vuurdoop … en slaagde met vlag en wimpel! Dit platform onafhankelijke meetingsysteem geeft voortdurend up-to-date info over de bijeenkomst en biedt mensen de mogelijkheid commentaar te geven. Ik zie grote mogelijkheden om de deelnemers lopende de dag mee te laten bepalen op welke punten het programma aangepast moet worden. Stel je eens voor wat dat kan doen voor de betrokkenheid van de aanwezigen!

Tot slot: Social Media. Er draaide ook op DvdTW een twitter-fountain en er werd op de hashtag druk getweet. Wat is het dan jammer dat het daar bij blijft! Waarom pakken we al deze buzz niet op en doen er iets mee; waarom krijgt de dagvoorzitter niet te horen, als het publiek en masse iets vindt over een uitspraak van een spreker? Waarom worden de mogelijkheden in het voortraject naar de dag vooral gebruikt voor eventmarketing en nog zo weinig voor inhoudelijke interactie. Het wordt tijd voor de echte digitale dagvoorzitter!

Mijn overall conclusie: het vakgebied raakt steeds meer overtuigd van het feit dat de bijeenkomst van alleen maar zenden niet meer bestaat. Deelnemers willen betrokken worden, interactief zijn. En ze willen mede het programma bepalen! 

Als je op zoek gaat naar een geschikte dagvoorzitter voor je bijeenkomst, heb je ruwweg vier mogelijkheden: een Bekende Nederlander, een expert op het vakgebied, een intern iemand of een professioneel dagvoorzitter.

Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen:

De Bekende Nederlander is bij uitstek een goede publiekstrekker. Mensen vinden het nu eenmaal leuk om beroemdheden te zien en ‘de show’ is gegarandeerd uitstekend. Ze hebben echter ook nadelen: ze zijn in het algemeen een stuk duurder dan de andere opties; een flink deel van de BN’ers (de goeden niet te na gesproken) is inhoudelijk niet sterk en beschouwt jouw opdracht vooral als schnabbel. Ik hoorde onlangs op de radio een uitspraak over een in vergetelheid geraakte TV-presentator: “Die zal wel dagvoorzitter geworden zijn”.

Een Expert weet als geen ander waar jouw bijeenkomst over gaat, waardoor het allemaal goed voorbereid en serieus over komt. Zijn inhoudelijke kracht kan echter ook zijn zwakte zijn: een expert kan gaan spreken in plaats van luisteren. Hij weet alles van het onderwerp, maar niets van het begeleiden van groepen en het bewerkstelligen van effectieve communicatie/discussie. Een goed alternatief kan de combinatie zijn van een professioneel dagvoorzitter voor de interactieve gespreksleiding en het maken van keuzes, en de expert als ‘sidekick’ voor de diepere inhoud.

Collega’s zijn soms een prima optie: hun aanwezigheid voelt vertrouwd en ze kennen interne gevoeligheden. Aan de andere kant kunnen ze bepaalde vragen niet stellen, die door iemand van buiten wel gesteld kunnen worden. Vaak kunnen collega’s wel ‘goed babbelen’, maar het leiden van een groep kan net te hoog gegrepen zijn. Een korte training door een professional zou kunnen helpen.

De professionele dagvoorzitter combineert een aantal belangrijke eigenschappen: hij heeft voldoende afstand tot de organisatie en de inhoud om kritisch te zijn en keuzes te maken. Hij heeft bovendien ervaring met ‘groepscommunicatie’ en interactie (cruciaal voor de bijeenkomst van vandaag; Zie ook mijn blog over het ‘moderne programma: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/ ).
Hij kan daarom in tijdens de bijeenkomst, in voor- en natraject een toevoegde waarde hebben als consultant en ervaringsdeskundige (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/07/je-publiek-beter-bereiken-voortdurende-communicatie/ ).
De investering in een professioneel dagvoorzitter is echter flink. Of de kosten tegen de baten opwegen is een afweging die iedereen keer op keer moet maken.

Als eerder schreef ik over het professionaliseren van bijeenkomsten: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/06/ .
Ik ben benieuwd welke keuzes jullie maken en waarom.

Je moet als dagvoorzitter, discussieleider of spreker meer willen bereiken dan alleen het informeren van je publiek. Mensen komen naar je toe in de verwachting geïnspireerd te worden en gemotiveerd.

We kennen allemaal de voorbeelden: aan de ene kant de man (of vrouw), waar we vooraf niet van verwachtten. Saai gekleed, kleurloze uitstraling … tot het moment dat hij begon te spreken. Je werd mee gevoerd in zijn betoog en hing ademloos een uur aan zijn lippen.
Daar tegenover staan de (vele) negatieve voorbeelden: strak in het pak en een tot in de puntjes verzorgde power-point. Maar na vijf minuten feiten en cijfers voelt het alsof je al een uur op je stoel zit.

Mijn conclusie: het gaat om voelbare, zichtbare passie. Of je nu als manager voor een groep staat, als trainer optreedt, een discussie leidt of als key-note spreker op het podium staat, je moet daar alleen gaan staan als je een bijdrage wilt leveren; als je denkt dat jouw verhaal zin heeft en als je voor je toehoorders het verschil wilt maken.

Het introduceren van de sprekers is een erg onderschatte taak van de dagvoorzitter. In de voorbereiding gaat alle aandacht naar de forumdiscussie en de interactie met de zaal; de aankondigingen van de sprekers worden vaak op het laatste moment in elkaar geflanst of zelfs volledig geïmproviseerd.

Met een slechte voorbereiding van de introducties doe je de sprekers tekort. Een goeie aankondiging maakt de toehoorders warm voor het verhaal dat volgen gaat en zet de toon voor de spreker. Zo help je vooraf al contact te leggen tussen de spreker en zijn publiek.
Ik heb geprobeerd een paar tips op een rij te zetten; aanvullingen zijn van harte welkom:

-       Verdiep je in het onderwerp: het helpt enorm, als je weet waar het over gaat;

-       Verdiep je in het publiek: waarom is deze speech relevant door deze doelgroep? Je motiveert zo de toehoorders aandachtig te luisteren;

-       Verdiep je in de spreker: leer hem/haar persoonlijk kennen en vraag je af waarom hij/zij bij uitstek geschikt is om dit verhaal te vertellen. Je versterkt hiermee de geloofwaardigheid van de spreker en kunt hem oprecht aankondigen;

-       Bereid je voor: schrijf de introductie volledig uit, overleg met de spreker of dit de lading dekt en oefen!

-       Improviseer: dit lijkt in tegenspraak met het vorige punt, maar is het niet. Een perfecte voorbereiding wil niet zeggen dat je de tekst letterlijk van een papiertje moet lezen. Juist vanuit een stevige voorbereiding kun je de aankondiging spontaan en uit je hoofd brengen (eventueel met minimale aantekeningen op een cue-card);

-       Wees enthousiast: als jij al geen zin hebt in het komende verhaal, wat kun je dan nog van het publiek verwachten? Maar overdrijf niet en schep geen verwachtingen die de spreker niet waar kan maken

-       Pas je toon aan: overleg met de spreker wat de tone-of-voice is van zijn voordracht. Is het losjes en humoristisch, dan kun jij dat ook zijn. Is hij serieus en zakelijk, dan hou jij je ook in;

-       Check je feiten: zorg dat alles klopt wat je zegt; en dat je bijvoorbeeld weet hoe de naam van de spreker of bepaalde termen uitgesproken moeten worden;

-       Wees oppervlakkig: geef geen details uit de komende speech, doe geen beloftes over exacte inhoud. Immers: misschien heeft de spreker zijn verhaal nog wel aangepast of wil hij tijdens de voordracht keuzes maken. Hou het zo algemeen, dat je de spreker niet voor het blok zet;

-       Blijf bij het onderwerp: geef alleen informatie over de spreker, die relevant is voor het onderwerp. Noem dus niet al zijn vroegere en huidige functies; laat privé informatie achterwege, tenzij het wezenlijk iets toevoegt;

-       Werk naar een climax: door je introductie op te bouwen (zonder schreeuwerig te worden), verleidt je het publiek de spreker te ontvangen met applaus; je kunt daar zelfs om vragen;

-       Zorg voor een soepele overgang: weet waar de spreker zich bevindt, zodat je naar hem kunt kijken op het moment dat je hem noemt. Overleg of hij speciale wensen heeft voor zijn opkomst (muziek, attributen, etc);

-       Hou het kort: een puntige introductie is krachtiger; een lange inleiding leidt af van de spreker.

Samen gevat bevat een goede inleiding een paar elementen: wat is het onderwerp en waarom is dit belangrijk? Wie is de spreker en wat is zijn/haar autoriteit?

Onlangs schreef ik een analyse van het CDA-congres, waar besloten werd over regeringsdeelname (zie: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/gezien-de-gemiste-kans-op-het-cda-congres/). Mijn conclusie was: veel stellingname, weinig echte communicatie.

Ook het Debatinstituut schreef een analyse: http://www.debatinstituut.nl/Nieuws/Algemeen-nieuws/analyse-cda-congres.html
Hoewel hun invalshoek licht verschilt van de mijne, komt de conclusie grotendeels overeen: veel pathos met prachtige retorische spitsvondigheden, maar weinig echt inhoudelijke debat.

De paneldiscussie wordt nog steeds veel gebruikt tijdens evenementen, en terecht: het is een uitstekende manier om onderwerpen op een dynamische en  interactieve manier te behandelen.

Eén fout wordt echter veel gemaakt bij het inzetten van een forum: veel organisatoren denken dat ze met het noemen van deze discussievorm in het programma klaar zijn. Maar feitelijk begint het dan pas: alleen als grondig is nagedacht over doel, vorm en invulling van dit programmaonderdeel, is het effect optimaal.

Waar moet je op letten bij het uitwerken van een paneldiscussie? Het zijn (bijna) allemaal dooddoeners, maar ik zal ze blijven herhalen totdat iedereen gestopt is hier te gemakkelijk over te denken:

1)    Ken uw publiek. Pas als je weet welke vragen er leven in de zaal, kun je het doel van de discussie voldoende scherp stellen. Mijn collega Gert-Jan Jansen (www.gespreksleider.nl) maakt er gebruik van zijn publiek aan het begin van een bijeenkomst te vragen wat ZIJ verwachten;

2)    Zoek de interactie. Pas als de zaal actief deelneemt, gebeurt er iets. Zorg dat je onderwerpen en vragen klaar hebt, om de interactie te stimuleren als deze niet spontaan op gang komt.

3)    Speel met vormen/formats: een goede paneldiscussie is meer dan een obligate uitwisseling van vragen en ideeën. Door de juist vorm te kiezen, help je de juist sfeer neer te zetten en het doel te bereiken. Eerder schreef ik al over verschillende interviewvormen (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/) en over inspirerende discussievormen: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/;

4)    Bereid je voor: heb het doel scherp voor ogen, bedenk een pakkend introductie die meteen de kaders scherp stelt, ken de gevoeligheden in de zaal en rond het onderwerp. Juist een goede voorbereiding geeft de rust om prikkelend te kunnen improviseren, omdat je altijd terug kunt vallen op de basis;

5)    Kies het panel met zorg. De juiste mix van expertise en tegengestelde meningen zorgt voor levendigheid en verrassende perspectieven. Overtuig jezelf ervan, dat iedere deelnemer aan het panel ‘spreekvaardig’ is;

6)    Vermijd politiek: te vaak worden panels gevuld met directeuren, omdat ‘je die nu eenmaal niet kunt passeren’. Pas op voor verborgen agenda’s. Het doel van de forumdiscussie moet voorop staan; zoek voor de politiek correcte problemen een andere oplossing binnen het programma (of heb het lef mensen te schrappen!);

7)    Ken je panelleden: het is dodelijk, als je fouten maakt met hun namen. Weet wie ze zijn en wat hun achtergrond is; ken hun mening over het onderwerp. Zo weet je steeds, welke vragen je aan wie kunt stellen;

    Coach je panelleden: heb ruim voor het congres contact met ze, laat weten wat je van ze verwacht en wees beschikbaar voor vragen. Begin de discussie met een paar ‘simpele’ vragen; zo stel je ze op hun gemak;

9)    Doe een ‘generale’ met het hele panel: de ‘klik’ tussen panelleden komt sneller, als je op de dag van het optreden een podiumrepetitie doet. Kauw niet uit, maar laat ze wel al aan elkaar ruiken;

10) Wees flexibel. Natuurlijk moet je een einddoel voor ogen hebben, maar dat is iets anders dan krampachtig aan je vragenlijst vast houden;

11) Maak keuzes: hou de sprekers kort om uitloop te voorkomen, maar vraag door waar het interessant is;

12) Wees bescheiden: het gaat niet om jou, dus als de discussie prima loopt en deelnemers spontaan op elkaar reageren geef dat dan ruimte;

13) Kijk rond: hou je ogen en oren open voor de sfeer in de zaal. Als mensen onderling gaan roezemoezen, benoem dit en neem het mee in de discussie. Als mensen in slaap vallen, zorg dat je iets bedenkt om ze weer bij de les te krijgen;

14) Hoor de ‘buzz’: er wordt veel gezegd dat jij niet hoort, maar dat wel de sfeer bepaalt. Zorg dat je weet wat er gechat wordt via bijvoorbeeld Twitter en neem dat mee in je aanpak. Loop tijdens lunch en koffiepauzes rond en voel wat er leeft onder het publiek.

Waarschijnlijk zijn er nog wel meer punten te benoemen. Ik ben benieuwd naar jullie aanvulling.