J2

Gisteren was ik - als deelnemer en leider van Powersessies - op de Dag van de Toegevoegde Waarde. En wat een terechte naam voor dit evenement: de aanwezigheid van een groot aantal vakgenoten die kennis deelden en met elkaar spraken over nieuwe mogelijkheden was ongelofelijk inspirerend!
Mijn observatie: ik hoop dat we het met zijn allen aan gaan durven de deelnemer aan de evenementen aan het roer te zetten. Laten we hem/haar vooraf durven vragen wat hij/zij wil: welke programmaonderdelen, welke sprekers, behandeling van welke problemen. Laten we de social media ook inhoudelijk gaan gebruiken, om ook vooraf en na afloop gesprekken te voeren en zo de dag zelf meerwaarde te geven.

Een verre van volledig overzicht:

De dag werd geleid door twee collega’s van GoedeDagVoorzitters.nl. het is altijd weer goed om een paar professionele collega’s te zien interacteren met de zaal.

Een aantal presentaties werd gedaan in Pecha Kucha stijl: de spreker heeft exact 20 sheets van ieder 20 seconden, dus 6 minuut 40 tot zijn beschikking. Het was heerlijk om naar een serie korte, flistende optredens te mogen kijken.
Mijn observatie: ieder format dat té rigide wordt toegepast is eerder een beperking dan een verrijking. Het is aan ons, de vakmensen, om iedere keer weer precies dát format te kiezen dat op een bepaald moment in het programma bij juis die doelgroep precies doet wat het communicatief zou moeten doen.

In één van de Pecha Kucha’s zei Erik Peekel: ‘Je doet nieuwe inzichten op door te spreken met mensen die anders zijn dan jij. Door gebruik te maken van de Wisdom of the Crowd kun je mensen aan het denken zetten’ (Erik vergeeft me hopelijk deze vrije vertaling van zijn optreden).
Mijn observatie: Je moet dus het standaard programma loslaten en iedere keer weer zoeken naar de vorm, die deze interactie mogelijk maakt. En een dagvoorzitter die hier ervaring mee heeft helpt!

Albin Bronkhorst sprak over de mogelijkheden van Webinars. De mogelijkheden hiervan zijn nog betrekkelijk onbekend en onbemind.
Mijn observatie: er is nog een wereld te winnen in het combineren van virtuele en fysieke bijeenkomsten. De laatste zullen in mijn ogen nooit uitsterven, maar wel steeds meer ’slechts’ een onderdeel worden in een langere keten van communicatiemomenten. Ik denk dat de dagvoorzitter ook steeds meer digitaal zal worden: hij zal zijn expertise ook toe gaan passen in on-line discussiegroepen of bijvoorbeeld op Twitter. En ook een webinar kan veel baat hebben bij een professionele gespreksleider.

Bedrijfssimulaties.nl hield ons voor dat kinderen leren door te experimenteren. Op congressen wordt in hun ogen (en de mijne) te veel geluisterd en te weinig gedaan.
En What’s on beleefde zijn vuurdoop … en slaagde met vlag en wimpel! Dit platform onafhankelijke meetingsysteem geeft voortdurend up-to-date info over de bijeenkomst en biedt mensen de mogelijkheid commentaar te geven. Ik zie grote mogelijkheden om de deelnemers lopende de dag mee te laten bepalen op welke punten het programma aangepast moet worden. Stel je eens voor wat dat kan doen voor de betrokkenheid van de aanwezigen!

Tot slot: Social Media. Er draaide ook op DvdTW een twitter-fountain en er werd op de hashtag druk getweet. Wat is het dan jammer dat het daar bij blijft! Waarom pakken we al deze buzz niet op en doen er iets mee; waarom krijgt de dagvoorzitter niet te horen, als het publiek en masse iets vindt over een uitspraak van een spreker? Waarom worden de mogelijkheden in het voortraject naar de dag vooral gebruikt voor eventmarketing en nog zo weinig voor inhoudelijke interactie. Het wordt tijd voor de echte digitale dagvoorzitter!

Mijn overall conclusie: het vakgebied raakt steeds meer overtuigd van het feit dat de bijeenkomst van alleen maar zenden niet meer bestaat. Deelnemers willen betrokken worden, interactief zijn. En ze willen mede het programma bepalen! 

Als je op zoek gaat naar een geschikte dagvoorzitter voor je bijeenkomst, heb je ruwweg vier mogelijkheden: een Bekende Nederlander, een expert op het vakgebied, een intern iemand of een professioneel dagvoorzitter.

Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen:

De Bekende Nederlander is bij uitstek een goede publiekstrekker. Mensen vinden het nu eenmaal leuk om beroemdheden te zien en ‘de show’ is gegarandeerd uitstekend. Ze hebben echter ook nadelen: ze zijn in het algemeen een stuk duurder dan de andere opties; een flink deel van de BN’ers (de goeden niet te na gesproken) is inhoudelijk niet sterk en beschouwt jouw opdracht vooral als schnabbel. Ik hoorde onlangs op de radio een uitspraak over een in vergetelheid geraakte TV-presentator: “Die zal wel dagvoorzitter geworden zijn”.

Een Expert weet als geen ander waar jouw bijeenkomst over gaat, waardoor het allemaal goed voorbereid en serieus over komt. Zijn inhoudelijke kracht kan echter ook zijn zwakte zijn: een expert kan gaan spreken in plaats van luisteren. Hij weet alles van het onderwerp, maar niets van het begeleiden van groepen en het bewerkstelligen van effectieve communicatie/discussie. Een goed alternatief kan de combinatie zijn van een professioneel dagvoorzitter voor de interactieve gespreksleiding en het maken van keuzes, en de expert als ‘sidekick’ voor de diepere inhoud.

Collega’s zijn soms een prima optie: hun aanwezigheid voelt vertrouwd en ze kennen interne gevoeligheden. Aan de andere kant kunnen ze bepaalde vragen niet stellen, die door iemand van buiten wel gesteld kunnen worden. Vaak kunnen collega’s wel ‘goed babbelen’, maar het leiden van een groep kan net te hoog gegrepen zijn. Een korte training door een professional zou kunnen helpen.

De professionele dagvoorzitter combineert een aantal belangrijke eigenschappen: hij heeft voldoende afstand tot de organisatie en de inhoud om kritisch te zijn en keuzes te maken. Hij heeft bovendien ervaring met ‘groepscommunicatie’ en interactie (cruciaal voor de bijeenkomst van vandaag; Zie ook mijn blog over het ‘moderne programma: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/08/je-publiek-beter-bereiken-het-programma/ ).
Hij kan daarom in tijdens de bijeenkomst, in voor- en natraject een toevoegde waarde hebben als consultant en ervaringsdeskundige (zie ook: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/07/je-publiek-beter-bereiken-voortdurende-communicatie/ ).
De investering in een professioneel dagvoorzitter is echter flink. Of de kosten tegen de baten opwegen is een afweging die iedereen keer op keer moet maken.

Als eerder schreef ik over het professionaliseren van bijeenkomsten: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/06/ .
Ik ben benieuwd welke keuzes jullie maken en waarom.

Je moet als dagvoorzitter, discussieleider of spreker meer willen bereiken dan alleen het informeren van je publiek. Mensen komen naar je toe in de verwachting geïnspireerd te worden en gemotiveerd.

We kennen allemaal de voorbeelden: aan de ene kant de man (of vrouw), waar we vooraf niet van verwachtten. Saai gekleed, kleurloze uitstraling … tot het moment dat hij begon te spreken. Je werd mee gevoerd in zijn betoog en hing ademloos een uur aan zijn lippen.
Daar tegenover staan de (vele) negatieve voorbeelden: strak in het pak en een tot in de puntjes verzorgde power-point. Maar na vijf minuten feiten en cijfers voelt het alsof je al een uur op je stoel zit.

Mijn conclusie: het gaat om voelbare, zichtbare passie. Of je nu als manager voor een groep staat, als trainer optreedt, een discussie leidt of als key-note spreker op het podium staat, je moet daar alleen gaan staan als je een bijdrage wilt leveren; als je denkt dat jouw verhaal zin heeft en als je voor je toehoorders het verschil wilt maken.

Het introduceren van de sprekers is een erg onderschatte taak van de dagvoorzitter. In de voorbereiding gaat alle aandacht naar de forumdiscussie en de interactie met de zaal; de aankondigingen van de sprekers worden vaak op het laatste moment in elkaar geflanst of zelfs volledig geïmproviseerd.

Met een slechte voorbereiding van de introducties doe je de sprekers tekort. Een goeie aankondiging maakt de toehoorders warm voor het verhaal dat volgen gaat en zet de toon voor de spreker. Zo help je vooraf al contact te leggen tussen de spreker en zijn publiek.
Ik heb geprobeerd een paar tips op een rij te zetten; aanvullingen zijn van harte welkom:

-       Verdiep je in het onderwerp: het helpt enorm, als je weet waar het over gaat;

-       Verdiep je in het publiek: waarom is deze speech relevant door deze doelgroep? Je motiveert zo de toehoorders aandachtig te luisteren;

-       Verdiep je in de spreker: leer hem/haar persoonlijk kennen en vraag je af waarom hij/zij bij uitstek geschikt is om dit verhaal te vertellen. Je versterkt hiermee de geloofwaardigheid van de spreker en kunt hem oprecht aankondigen;

-       Bereid je voor: schrijf de introductie volledig uit, overleg met de spreker of dit de lading dekt en oefen!

-       Improviseer: dit lijkt in tegenspraak met het vorige punt, maar is het niet. Een perfecte voorbereiding wil niet zeggen dat je de tekst letterlijk van een papiertje moet lezen. Juist vanuit een stevige voorbereiding kun je de aankondiging spontaan en uit je hoofd brengen (eventueel met minimale aantekeningen op een cue-card);

-       Wees enthousiast: als jij al geen zin hebt in het komende verhaal, wat kun je dan nog van het publiek verwachten? Maar overdrijf niet en schep geen verwachtingen die de spreker niet waar kan maken

-       Pas je toon aan: overleg met de spreker wat de tone-of-voice is van zijn voordracht. Is het losjes en humoristisch, dan kun jij dat ook zijn. Is hij serieus en zakelijk, dan hou jij je ook in;

-       Check je feiten: zorg dat alles klopt wat je zegt; en dat je bijvoorbeeld weet hoe de naam van de spreker of bepaalde termen uitgesproken moeten worden;

-       Wees oppervlakkig: geef geen details uit de komende speech, doe geen beloftes over exacte inhoud. Immers: misschien heeft de spreker zijn verhaal nog wel aangepast of wil hij tijdens de voordracht keuzes maken. Hou het zo algemeen, dat je de spreker niet voor het blok zet;

-       Blijf bij het onderwerp: geef alleen informatie over de spreker, die relevant is voor het onderwerp. Noem dus niet al zijn vroegere en huidige functies; laat privé informatie achterwege, tenzij het wezenlijk iets toevoegt;

-       Werk naar een climax: door je introductie op te bouwen (zonder schreeuwerig te worden), verleidt je het publiek de spreker te ontvangen met applaus; je kunt daar zelfs om vragen;

-       Zorg voor een soepele overgang: weet waar de spreker zich bevindt, zodat je naar hem kunt kijken op het moment dat je hem noemt. Overleg of hij speciale wensen heeft voor zijn opkomst (muziek, attributen, etc);

-       Hou het kort: een puntige introductie is krachtiger; een lange inleiding leidt af van de spreker.

Samen gevat bevat een goede inleiding een paar elementen: wat is het onderwerp en waarom is dit belangrijk? Wie is de spreker en wat is zijn/haar autoriteit?

Onlangs schreef ik een analyse van het CDA-congres, waar besloten werd over regeringsdeelname (zie: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/10/gezien-de-gemiste-kans-op-het-cda-congres/). Mijn conclusie was: veel stellingname, weinig echte communicatie.

Ook het Debatinstituut schreef een analyse: http://www.debatinstituut.nl/Nieuws/Algemeen-nieuws/analyse-cda-congres.html
Hoewel hun invalshoek licht verschilt van de mijne, komt de conclusie grotendeels overeen: veel pathos met prachtige retorische spitsvondigheden, maar weinig echt inhoudelijke debat.

De paneldiscussie wordt nog steeds veel gebruikt tijdens evenementen, en terecht: het is een uitstekende manier om onderwerpen op een dynamische en  interactieve manier te behandelen.

Eén fout wordt echter veel gemaakt bij het inzetten van een forum: veel organisatoren denken dat ze met het noemen van deze discussievorm in het programma klaar zijn. Maar feitelijk begint het dan pas: alleen als grondig is nagedacht over doel, vorm en invulling van dit programmaonderdeel, is het effect optimaal.

Waar moet je op letten bij het uitwerken van een paneldiscussie? Het zijn (bijna) allemaal dooddoeners, maar ik zal ze blijven herhalen totdat iedereen gestopt is hier te gemakkelijk over te denken:

1)    Ken uw publiek. Pas als je weet welke vragen er leven in de zaal, kun je het doel van de discussie voldoende scherp stellen. Mijn collega Gert-Jan Jansen (www.gespreksleider.nl) maakt er gebruik van zijn publiek aan het begin van een bijeenkomst te vragen wat ZIJ verwachten;

2)    Zoek de interactie. Pas als de zaal actief deelneemt, gebeurt er iets. Zorg dat je onderwerpen en vragen klaar hebt, om de interactie te stimuleren als deze niet spontaan op gang komt.

3)    Speel met vormen/formats: een goede paneldiscussie is meer dan een obligate uitwisseling van vragen en ideeën. Door de juist vorm te kiezen, help je de juist sfeer neer te zetten en het doel te bereiken. Eerder schreef ik al over verschillende interviewvormen (http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/) en over inspirerende discussievormen: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2009/02/de-discussie-bestaat-niet/;

4)    Bereid je voor: heb het doel scherp voor ogen, bedenk een pakkend introductie die meteen de kaders scherp stelt, ken de gevoeligheden in de zaal en rond het onderwerp. Juist een goede voorbereiding geeft de rust om prikkelend te kunnen improviseren, omdat je altijd terug kunt vallen op de basis;

5)    Kies het panel met zorg. De juiste mix van expertise en tegengestelde meningen zorgt voor levendigheid en verrassende perspectieven. Overtuig jezelf ervan, dat iedere deelnemer aan het panel ‘spreekvaardig’ is;

6)    Vermijd politiek: te vaak worden panels gevuld met directeuren, omdat ‘je die nu eenmaal niet kunt passeren’. Pas op voor verborgen agenda’s. Het doel van de forumdiscussie moet voorop staan; zoek voor de politiek correcte problemen een andere oplossing binnen het programma (of heb het lef mensen te schrappen!);

7)    Ken je panelleden: het is dodelijk, als je fouten maakt met hun namen. Weet wie ze zijn en wat hun achtergrond is; ken hun mening over het onderwerp. Zo weet je steeds, welke vragen je aan wie kunt stellen;

    Coach je panelleden: heb ruim voor het congres contact met ze, laat weten wat je van ze verwacht en wees beschikbaar voor vragen. Begin de discussie met een paar ‘simpele’ vragen; zo stel je ze op hun gemak;

9)    Doe een ‘generale’ met het hele panel: de ‘klik’ tussen panelleden komt sneller, als je op de dag van het optreden een podiumrepetitie doet. Kauw niet uit, maar laat ze wel al aan elkaar ruiken;

10) Wees flexibel. Natuurlijk moet je een einddoel voor ogen hebben, maar dat is iets anders dan krampachtig aan je vragenlijst vast houden;

11) Maak keuzes: hou de sprekers kort om uitloop te voorkomen, maar vraag door waar het interessant is;

12) Wees bescheiden: het gaat niet om jou, dus als de discussie prima loopt en deelnemers spontaan op elkaar reageren geef dat dan ruimte;

13) Kijk rond: hou je ogen en oren open voor de sfeer in de zaal. Als mensen onderling gaan roezemoezen, benoem dit en neem het mee in de discussie. Als mensen in slaap vallen, zorg dat je iets bedenkt om ze weer bij de les te krijgen;

14) Hoor de ‘buzz’: er wordt veel gezegd dat jij niet hoort, maar dat wel de sfeer bepaalt. Zorg dat je weet wat er gechat wordt via bijvoorbeeld Twitter en neem dat mee in je aanpak. Loop tijdens lunch en koffiepauzes rond en voel wat er leeft onder het publiek.

Waarschijnlijk zijn er nog wel meer punten te benoemen. Ik ben benieuwd naar jullie aanvulling.

De leden van het CDA debatteerden vandaag over de deelname aan het minderheidskabinet met de VVD en de gedoogsteun door de PVV. Het was voor iedere professionele dagvoorzitter-discussieleider een droom daar leiding aan te mogen geven. De partij koos echter voor een - met alle respect voor zijn prestatie - amateurdagvoorzitter en liet daarmee een grote kans liggen.

De partijleiding koos er met de inzet van partijsecretaris Hoeben voor de vaste procedure te volgen en daar valt wat voor te zeggen: je voorkomt door de keuze om alles bij het oude te laten iedere schijn van het sturen van de uitslag.
Jammer genoeg werd de discussie daardoor ook puur procedureel geleid: iedereen kreeg keurig zijn minuutje spreektijd, niemand kon klagen over bevoordeling van welk partijlid dan ook. Het gevolg was wel, dat er veel standpunten werden ingenomen, maar geen standpunten werden uitgewisseld; er werd veel gesproken, maar niet met elkaar gepraat.

Natuurlijk zul je bij het CDA niemand horen klagen. De dag verliep op hoofdlijnen ordentelijk en het beoogde resultaat - een meerderheid stemde voor het voorliggende regeerakkoord - werd behaald.
En toch blijf ik het gevoel houden dat er voor de partij meer winst te halen was geweest in een ‘echte discussie’ (lees ook eens: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2008/10/de-dood-van-de-discussie/) onder leiding van een professionele dagvoorzitter. Die had de leden echt met elkaar in gesprek kunnen brengen, door de juiste discussievorm te kiezen, gestructureerd elkaars argumenten en feiten te wegen en gebruik te maken van de juiste technieken. Hij had het begrip tussen voor- en tegenstanders kunnen vergroten, had de ‘verliezers’ een groter gevoel kunnen geven serieus genomen te zijn en had alle betrokkenen nog dichter bij elkaar kunnen brengen.
Onder leiding van een professioneel dagvoorzitter was het gevoel bij iedereen na afloop nog beter geweest en had misschien zelfs de stemverhouding nog gunstiger uit kunnen pakken.

Arrogant? Misschien wel, maar daar ben je dan professional voor. Ik had zelf wel een paar suggesties willen doen en natuurlijk had ik niets liever gewild dan zelf voor die zaal staan. Nu moet ik weer wachten op het volgende historische congres voor een nieuwe kans.

Ik kwam een interessant artikel tegen over het inkorten van presentaties. De schrijver zegt dat je toch effect kunt sorteren; ik denk eerder dat je met inkorten juist je publiek beter bereikt.

In mijn ogen zou iedereen het lef moeten hebben om te proberen elke bijeenkomst en iedere onderdeel daarbinnen met 30% terug te brengen.
Lees de tips voor inkorting van presentaties op: http://sixminutes.dlugan.com/axe-your-presentation/#utm_source=feedburner&utm_medium=email&utm_campaign=Feed%3A+SixMinutesBlog+%28Six+Minutes%29

Laat me vooral even weten, wat jullie er van vinden.

JJ

Hoe is het toch mogelijk: we zijn het er in grote meerderheid over eens, dat deelnemers tegenwoordig ook echt willen déélnemen, maar in de meeste gevallen wordt nog steeds gekozen voor een traditionele dagindeling.

Een programma met de bekende ingrediënten (sprekers, forumdiscussie, subsessies en tot slot een plenaire samenvatting) gaat uit van de ouderwetse gedachte dat ‘het podium’ zendt en de zaal ontvangt.

De netto opbrengst van bijeenkomsten is aantoonbaar hoger, als gekozen wordt voor interactie en als de verzamelde kennis en creativiteit in de zaal ten volle benut worden.

De mogelijkheden om het onderscheid tussen zender en ontvanger weg te laten vallen, zijn eindeloos. Ik doe een paar voorzetten:

De zaal bepaalt:

Begin een onderwerp eens niet met een spreker, maar laat eerst de zaal aan het woord. Zet de ‘expert’ pas later in, als er behoefte ontstaan aan een ‘joker’ die de discussie in perspectief kan plaatsen.

De spreker bindt in:

Erg weinig sprekers hebben het in zich een zaal meer dan 15 minuten te boeien. Waarom geven we ze dan toch iedere keer 30-45 minuten het podium? Laat de spreker zich eens beperken tot een inleiding van 10 minuten, waarna hij de interactie met de zaal aangaat.
Nog sterker kan het zijn de inleiding vooraf op te nemen en on-line te plaatsen, waardoor er op de dag zelf meteen begonnen kan worden met de interactie.

Non-lineaire opbouw:

Veel evenementen houden zich aan de meest logische opbouw. Heb eens het lef die door elkaar te gooien en kom tot verrassende resultaten.

Actief leren:

Jeff Hurt laat in één van zijn blogs zien, dat testen bij ratten hebben aangetoond dat een prikkelende omgeving leidt tot het feitelijk groeien van hersencapaciteit (http://jeffhurtblog.com/2010/04/21/killing-me-softly-with-your-lecture/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+MidcourseCorrections+%28Midcourse+Corrections+-+Jeff+Hurt%27s+Blog%29).

Sprankelende concepten:

Ik zeg: traditioneel wanneer dat effectief is, maar vooral vernieuwend als dat zinnig is. Ik geef een verre van volledige lijst concepten, die roept om aanvulling is:

-       Stemmen met je lijf: mensen fysiek vragen laten beantwoorden, kan een heel goed alternatief zijn voor dure stemsystemen. Dit kan bijvoorbeeld door ze fysiek op te laten staan, naar een stemvak te lopen of ze meer naar links of rechts langs een muur te laten gaan staan, naarmate ze het meer of minder eens zijn met een stelling.

Dit creëert grote betrokkenheid en maakt in één oogopslag inzichtelijk, hoe de groep denkt over een probleem: kiezen ze allemaal voor een veilige middenweg, is er een kleine minderheid faliekant tegen, zijn de meningen verdeeld over het hele spectrum? Het is daarmee de ideale opmaat naar een goede discussie;

-       Praktijkstudie: waarom zou je een volledig afgerond praktijkvoorbeeld behandelen, als je er ook voor kunt kiezen alleen het probleem te schetsen en de aanwezigen gezamenlijk de oplossing te laten bedenken?

-       Fishbowl: de groep wordt verdeeld in twee kringen. De binnenste kring discussieert over een onderwerp. De buitenste kring observeert het proces, de groepsdynamiek en de gebruikte argumenten. Na verloop deelt de buitenste ring zijn observaties, waarna de rollen omdraaien;

-       Intermezzo: kort (max 5 min.) onderdeel binnen het programma, dat gebruikt kan worden om randvoorwaarden te schetsen, gemeenschappelijke delers te benoemen, feiten vast te stellen. Een intermezzo kan gebruikt worden als brug tussen twee onderdelen of als inleiding tot een discussie. Hij kan bestaan uit een snelle interactie met de zaal, of een korte speech door een erkende authoriteit;

-       Open space: een breed scala aan werkvormen, waarin de deelnemers gezamenlijk agenda en aanpak bepalen. http://www.openspaceworld.org/;

-       Expert-tafels: een gestructureerd systeem om kennis rond afgebakende onderwerpen te mobiliseren. Aan losse tafels in de ruimte wordt over één onderwerp of stelling gediscussieerd onder leiding van een (zorgvuldig geïnstrueerde) gespreksleider;

-       Rolspellen: de ideale vorm om op een veilige manier gecompliceerde problemen te bespreken. Fouten mogen gemaakt worden, dus er wordt veel geleerd. Ik maak binnenkort gebruik van deze vorm, waarbij ik de rol van inhoudelijk discussieleider vervul en mijn collega Niels van der Schaaff (www.muizenkoning.nl) de begeleiding van de rolimprovisaties voor zijn rekening neemt;

-       World café: Deelnemers lopen van groep naar groep, nemen deel aan steeds wisselende lopende discussies en komen zo gezamenlijk tot verrassende oplossing.  http://www.theworldcafe.com/  

De kunst is, steeds de juiste mix te vinden. Een dagvoorzitter kan daarbij – met al zijn ervaring – een goede adviserende rol spelen.

Dagvoorzitters zijn net schakers: je hebt ze in alle soorten en maten. Je hebt de echte amateurs die de spelregels kennen, maar het verder alleen voor de lol doen. Dan zijn er de topamateurs/semiprofessionals die ook het nodige spelinzicht hebben, maar de echte ervaring en ‘t talent missen. Dan heb je natuurlijk de professionals en tot slot de simultaanschakers: zij die op meerdere borden tegelijk kunnen spelen én kunnen winnen. Afhankelijk van je eigen niveau, kies je wie je tegenover je wilt aan het bord.

Een echt professionele dagvoorzitter laat zich in mijn ogen het beste vergelijken met die simultaanschaker. Op ieder moment van de dag moet hij volledig overzicht hebben en op verschillende niveaus tegelijk kunnen denken:

Hij moet voortdurend luisteren naar degene die aan het woord is en daar goed op reageren: doorvragen, verduidelijken, verbanden leggen, samenvatten. Daarbij moet hij de doelgroep helder voor ogen houden en precies aanvoelen welke aanpak werkt bij welke geïnterviewde (al eerder schreef ik hier een blog over: http://www.dagvoorzitter.nl/weblog/2010/04/je-publiek-beter-bereiken-interviewtechniek/).
Soms legt de dagvoorzitter iemand het vuur aan de schenen, soms helpt hij hem zijn verhaal beter over te brengen op de zaal. Een goede dagvoorzitter is zich bewust van zijn verschillende rollen binnen een programma en switcht daar bijna ongemerkt tussen.

Tegelijkertijd scant een goede dagvoorzitter zijn publiek: hoe wordt er gereageerd op wat gezegd wordt? Hoe is de sfeer en hoe moet daarop ingespeeld worden?
Maar het belangrijkste van alles is dat de dagvoorzitter steeds het einddoel in de gaten houdt en op basis daarvan inhoudelijke beslissingen neemt: ga ik nu samenvatten, verbreden of verdiepen? Laat ik een programmaonderdeel uitlopen of hou ik me strak aan de tijd? Gooi ik misschien zelfs programmaonderdelen om of hou ik vast aan de uitgezette koers? Benoem ik onverwachte ontwikkelingen of laat ik ze voorbij gaan?

Kortom: de volgende keer dat u een dagvoorzitter aan het werk ziet, bedenk dan dat hij meer doet dan alleen luisteren naar wat gezegd wordt. Terwijl hij luistert – naar u, een spreker, een deelnemer aan een discussie of wie dan ook – weegt hij tientallen beslissingen tegen elkaar af en neemt, hopelijk, de goede.